La Valutazione del Sistema Scolastico La Comunicazione – 2^ incontro Bologna, 7 febbraio 2009.

La Valutazione del Sistema Scolastico

La Comunicazione – 2^ incontro

Bologna, 7 febbraio 2009

Bologna, seminario Fonder2

Argomenti del 2^ incontro

Completamento del tema degli organi: Segreteria e direzione amministrativa

Comunicazione interna: strumenti e caratteristiche

Comunicazione con Territorio/Famiglie Valutazione da parte delle famiglie:

rapporto tra carisma/offerta formativa e aspettativa delle famiglie


Funzioni ed organi delle aziende scolastiche

Blocchi funzionali (molto in sintesi)1. Funzioni deliberative

2. Aree della Direzione Generale

3. Dirigenza Scolastica

4. Docenza

5.5. Segreteria e servizi amministrativiSegreteria e servizi amministrativi

6. Servizi ausiliari e manutenzioni


Rapporto organico tra le funzioni

AREA DEI SERVIZI AREA DI DOCENZA

AREA DELLA DIRIGENZA

FINALITA’ FINALITA’ EDUCATIVAEDUCATIVA


FE

Servizi segreteria, ammin. e ausiliari

Docenti

Dirigenza

CdA

Responsabilità a “cerchi concentrici”Responsabilità a “cerchi concentrici”


VISITATORI E GENITORI

TELEFONATE

CORRISPONDENZA

E-MAILEventi, fatti

ALUNNI

SEGRETERIAPORTINERIA/CENTRALINO

DOCENTI


Aree di attività di segreteria e amministrazione

Gestione della burocrazia dettata dalle norme del settore scolastico (cd. Segreteria “IstituzionaleSegreteria “Istituzionale”)

Rapporti con Ministero e U.S. Regionale Segreteria “di sportellodi sportello” (certificati, orari, circolari) Agenda dei dirigenti: appuntamenti, riunioni Logistica e organizzazione attività extracurricolari Servizio “tesoreria” (incasso rette, pagamento

fornitori) Stipendi e pratiche del personale dipendente Contabilità generale Acquisti e piccole manutenzioni


Criteri per la gestione delle informazioni

Unicità e aggiornamento responsabile dei data base (mai duplicazioni!): software di segreteria /contabilità/ cartella comune/ cartelle personali

Competenza e tempestività: le info devono essere comunicate al responsabile di settore al più presto.

Fruibilità: devono essere facilmente e sempre disponibili alle persone autorizzate


Criteri per la gestione delle informazioni Segretezza e privacy: i segreti di ufficio (dati

comuni) e i dati sensibili devono essere conosciuti e trattati solosolo da chi ne ha necessità per esigenze di lavoro.

“Stile”: quando si parla o si scrive, per l’interlocutore si è il volto e la voce della Fondazione.

“Canali” appropriati: le notizie devono essere fornite all’esterno - di norma – solo da chi ne ha la responsabilità diretta, in base all’organigramma (esempio: anche se so, non dico, se è materia del preside o del rettore o della mia collega … )


Criteri per la gestione del lavoro di segreteria

SpecializzazioneSpecializzazione ma anche PolivalenzaPolivalenza, per le seguenti finalità: Promemoria di ciò che si è (una cosa sola) Adeguatezza professionale della risposta Prontezza nel rispondere ai bisogni degli interlocutori

(docenti/alunni/genitori/enti ecc.) Capacità di affronto dei picchi di lavoro che

riguardano, sfalsati temporalmente, i diversi ambiti di attività (rette, iscrizioni, open day ecc.

Condivisione delle competenze e quindi: Trasferimento e promozione del Knowhow


Criteri per la gestione del lavoro

Dignità e Uso Proprio degli ufficiDignità e Uso Proprio degli uffici: qualche esempio preso dall’esperienza diretta : Centralino, Front Office, Ufficio di Segreteria istituzionale, Archivio

NON SONONON SONO sale professori, deposito caschi, borse e affini, circoli ricreativi e culturali, confessionali ecc.).


Il Direttore Amministrativo. Le funzioni

La gestione di un Istituto Scolastico, specialmente se questo offre l’intero percorso scolastico, dalle materne ai licei, coinvolge una grande complessità di fattori economici e normativi. Elenchiamo i principali:

L’esigenza di autosufficienza economica dell’azienda scolastica



La gestione del personale dipendente, docente e non docente.

l’organizzazione del lavoro e le normative di sicurezza

la formazione del personale non docente



il rispetto delle normative inerenti gli edifici scolastici

la gestione della mensa, se diretta, o del rapporto con la ditta esterna di catering.

le manutenzioni degli immobili e delle attrezzature didattiche.

Manutenzione delle attrezzature informatiche



l’organizzazione di corsi e attività extra curricolari.

Il marketing e la qualità dei servizi accessori

la ricerca di fonti di finanziamento pubblico e privato,

la progettazione dell’uso razionale degli spazi e delle risorse


Il direttore amministrativo

Tutti questi aspetti richiedono di essere tenuti presenti contemporaneamente, e condotti in modo organico per il raggiungimento degli obiettivi, che sono appunto quelli fissati dal Gestore.



Il Direttore amministrativo ha la funzione di tenere presenti e rappresentare le esigenze e determinazioni della Gestione nel corso del funzionamento dell’Istituto Scolastico.



Con la crescita della complessità e della specializzazione dei diversi rami di competenza oggi coinvolti nella gestione, non è più pensabile che, come accadeva in passato, il compito dell’economato fosse affidato, spesso a turno, a persone prive di una solida base di competenze culturali e tecniche



Occorre passare dal concetto di “amministrazione”

al concetto di “gestione”

La funzione del direttore amministrativo deve essere uno strumento di tale

cambiamento

Comunicazione interna

Strumenti e caratteristiche


Strumenti di comunicazione

LA RIUNIONE


La riunione sistematica ha come obiettivo generale il

coinvolgimento e la responsabilizzazione dei collaboratori

attraverso obiettivi specifici:

• la condivisione di obiettivi e metodi di lavoro

• lo scambio di esperienze

• un flusso sistematico di informazioni importanti e

necessarie

• la precisazione di responsabilità e compiti

• la discussione di problemi in un modo oggettivo e

con una propensione a soluzioni

• un confronto con i risultati raggiunti

Gli obiettivi della riunione


Di conseguenza la riunione sistematica :

• agevola la motivazione e la crescita professionale

• permette di uscire dall’emergenza e di affrontare esigenze e problemi in una forma ordinata e risolutiva, eventualmente anticipando possibili problematiche future

In questo modo la riunione ha come esito principale il

miglioramento delle prestazioni dell‘organizzazione e dei

singoli collaboratori, cioè un vantaggio per l‘utente


La Sistematicità:una condizione imprescindibile

La regolarità della riunione a scadenze fisse è una condizione imprescindibile per raggiungere questi obiettivi.

Solo la regolarità delle riunioni garantisce che esse siano veramente uno strumento di lavoro.

I primi nemici della riunione sono la casualità e la reattività.


Se tutti sanno che esiste un momento preciso e regolare dove si possono discutere proposte, suggerimenti, esperienze e problemi che non sono urgentissimi si introduce un periodo di riflessione e di preparazione che permette di “oggettivare” il modo di affrontare la vita lavorativa; è quindi possibile:

distinguere fra “importante” e “urgente” distinguere fra “fatti” e “impressioni” distinguere fra “cause” e “effetti” contestualizzare i problemi trovare soluzioni concentrarsi sulla prestazione e non sulla

persona ridurre le lamentele (“tanto non serve a niente”/

“non si può fare niente”)


Se il Responsabile sa che esiste un momento preciso e regolare dove può “rilanciare” continuamente i collaboratori può:

garantire una comunicazione ordinata e continua delle informazioni necessarie e importanti

può coordinare il gruppo in modo che tutti sappiano sempre “chi fa che cosa e come”

dare a tutti le ragioni per decisioni e suggerimenti “riprendere” con calma situazioni difficili o

problematiche creare sinergie fra i collaboratori a medio-lungo

termine trasferire e far assimilare criteri, modi di fare e

obiettivi che sono una guida rilevante anche per ciò che - essendo importante e urgente- non trova spazio nella riunione


la preparazione la riunione la gestione dell’esito

Le 3 fasidi una riunione


Preparazione10%

Riunione80%

Gestione dell’esito10%

In una riunione “normale” tutto il lavorosi concentra sulla riunione stessa:

Se una riunione ha come obiettivo delle decisioni importanti (“strategiche”) aumenta il peso della

preparazione e della gestione dell’esito:

Preparazione40%

Riunione30%

Gestione dell’esito30%

Il peso delle 3 fasi


La Preparazione

Le domande principali per la preparazione sono:

1. Quali obiettivi ho per questa riunione?2. Quali temi sono quindi da trattare?:

Ordine del Giorno3. Quali informazioni devo comunicare?4. Quali problemi sono da risolvere e come devono

essere affrontati?5. Quali materiali da preparare?

Una riunione non preparata bene è destinata all'inefficienza, alle lamentele, alle demotivazioni, alle conflittualità, alla perdita di leadership.

La preparazione dipende in gran parte dalla vostra capacità di osservare


L’Evento

il coinvolgimento dei partecipanti

Ogni riunione ha due livelli:

i contenuti


Per il coinvolgimento dei partecipanti è importante:

invitare ad una partecipazione e ad un ascolto attivo

creare e mantenere un clima di fiducia orientarsi sui fatti e non sulle impressioni discutere le azioni e i comportamenti sempre

rispetto ad un obiettivo comune valorizzare prima di criticare dare le ragioni per la propria decisione/proposta informare in maniera chiara e ragionata evitare una focalizzazione sui problemi e

contestualizzare

N.B.: Spesso una domanda aiuta di più che non una “contro-affermazione”: invita a dimostrare le ragioni e responsabilizza


Esempi di alcuni contenuti principali

Per i contenuti è importante seguire la logica

- Obiettivi – Strategie – Azioni

Occorre quindi chiarire e condividere prima gli obiettivi o i risultati da raggiungere, poi le strategie e le tattiche adeguate e infine le azioni da intraprendere.

Per decisioni importanti conviene comunicare le ragioni e i vantaggi della decisione presa.


I temi più difficili non dovrebbero essere trattati né all’inizio né alla fine di una riunione.

Alla fine di ogni riunione conviene riepilogare: - le decisioni prese- le responsabilità e i compiti attribuiti- chi altro deve essere informato di cosa e da chi

Verbale anche informale

Importante: in ogni riunione si deve verificare l’esito della riunione precedente.


L’efficienza della riunione dipende in gran parte dalla vostra capacità di ascolto

N.B.: Ogni riunione può avere una durata diversa a seconda dei temi da trattare. Però non si dovrebbe mai saltare un appuntamento


Gestione dell’esito

Ogni decisione presa e ogni cambiamento concordato deve essere verificato: ciò implica chiarezza circa le decisioni prese e le informazioni apprese nella riunione precedente:

abbiamo attuato/raggiunto ciò che abbiamo concordato?

è stato il modo adeguato per migliorare la nostra prestazione?

sono emersi altri problemi?

Questa verifica dovrebbe avvenire, se possibile, nella riunione successiva.


Senza questa verifica il cambiamento non ha continuità e ricomincia a prevalere la casualità: la riunione è destinata all‘inefficienza, alla lamentela, alla demotivazione, alla conflittualità, alla perdita di leadership.

La gestione dell‘ esito dipende in gran parte dalla motivazione al raggiungimento degli obiettivi


Comunicazione con territorio e famiglie


Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: CRITERI

Partire dal reale: Consapevolezza dell’ “identità” del Soggetto

della gestione dell’opera educativa: non conviene “snaturarsi”.

Osservazione e quindi conoscenza delle caratteristiche e dei bisogni del territorio

Pertanto, conviene essere disponibili all’ascolto delle richieste delle famiglie



“Vagliare tutto e trattenere il valore”: Tali richieste devono essere giudicate in base

ai criteri propri dell’ente educativo, cercando di individuarne e valorizzarne i contenuti di verità, quasi sempre presenti.

L’offerta dei servizi dovrà, se possibile, contemperare le esigenze o i desiderata delle famiglie con le caratteristiche fondamentali del carisma educativo proprie dell’ente.



Assumere il rischio di impresa: In base alle risorse umane disponibili e alle

condizioni economiche, dare una “forma” alla propria offerta didattica e di servizi

Tale forma avrà delle ragioni, che dovranno essere formalmente esplicitate (ad es. nel PEI e nel POF) ma, più importante, dovranno essere conosciute e condivise dal personale direttivo, docente e non docente.



Dare le ragioni delle scelte: Costringe ad avere delle ragioni adeguate, e

ad averle adeguatamente riflettute e condivise nelle sedi appropriate.

Consente interventi correttivi laddove le famiglie e/o il personale segnalino eventuali incoerenze o contraddizioni o problemi.



La scuola è un rapporto fiduciario, tra attori che hanno la stessa finalità: l’educazione dei bambini e dei ragazzi attraverso l’istruzione

La comunicazione deve assumere la forma di un rapporto fiduciario: non erogazione di servizi ma rapporto che veicola anche i servizi



Deve essere percettibile il fatto che noi mettiamo al centro dell’opera e quindi dell’attività che gestiamo “quel” ragazzo, non lo studente o il giovane, ma proprio “quel ragazzo”, secondo la totalità dei fattori che lo costituiscono.

Incontriamo “quel” ragazzo nell’occasione del suo bisogno di frequentare una scuola e di essere istruito.


Qualche esempio in cui sono messi alla prova il carisma e la sua percezione da parte della famiglia

“Finisco di lavorare alle 18, non so a chi lasciare mio figlio”

“in questa scuola la disciplina lascia a desiderare…” “Questa scuola è troppo severa…” “Troppi compiti!” “Troppo pochi compiti!” “Date voti troppo bassi…” “I voti sono troppo alti…” “I docenti sono troppo giovani” “I docenti sono troppo anziani”…


Rapporto tra carisma dell’opera e domanda delle famiglie: STRUMENTI

L’identità dell’opera educativa deve essere facilmente “incontrabile”: i primi colloqui informativi devono essere curati ed affidati al personale più adeguato (Rettore, Preside, segreteria di sportello …)

Non bisogna darla per scontata, anche quando l’Istituto è antico e affermato

Gli strumenti di comunicazione devono puntare alla semplicità di fruizione.



Deve essere comunicato il concetto dell’unita’ e dell’organicità dell’opera educativa, da tutti i punti di vista (di finalità, didattico, amministrativo, organizzativo, di servizi).

Ad esempio: un punto solo di accesso alla scuola, sempre presidiato da una portineria/centralino

Un solo ufficio di segreteria, facilmente raggiungibile dai genitori e visitatori



Le richieste di chiarimenti, le lamentele dei genitori e/o dei docenti devono trovare udienza da parte del referente appropriato (in base alla materia) quanto prima possibile e senza anticamere, attraverso la segreteria che terrà l’agenda degli appuntamenti.

Le comunicazioni non devono mai essere contraddittorie tra i diversi ruoli della scuola: nel dubbio è meglio riservarsi di rispondere dopo aver avuto il tempo di informarsi



Le circolari devono essere chiare e semplici, evitando le informazioni non essenziali o burocratiche.

Devono tuttavia dar conto della organicità delle attività dell’Istituto, che non è dato dalla sommatoria di attività diverse (per settore scolastico) ma è un unico soggetto che si esprime in settori e quindi forme differenti.



Grafica e coordinato Perciò, le circolari dovrebbero avere un layout

comune per tutti i livelli. Può essere utile avere un marchio

riconoscibile, ed improntare a questo tutto il coordinato di cancelleria (carte intestate, timbri, buste, cartellonistica, tabelle informative, bacheche, sito web


Strumenti di comunicazione

Il sito web


Finalità

1) Rendere visibili le caratteristiche dell’Istituto

2) Informazione 3) Strumento di lavoro per dirigenti,

docenti e segreteria


Finalità

1) Rendere visibili le caratteristiche dell’Istituto Dall’esterno si deve poter avere un’idea coerente con

la realtà effettiva dell’Istituto: non bacheca, non vetrina, ma “finestra”.

L’Istituto è in rapporto con gli studenti e le loro famiglie, che non sono né solo “utenti” né solo “clienti”.

Mezzo di espressione del “carisma” Il confronto come antidoto dell’autoreferenzialità.


Finalità

2) Informazione Facilità di accesso alle notizie utili a

studenti, famiglie e pubblico esterno Snellimento del lavoro ripetitivo delle

segreterie e della portineria Capillarità di diffusione, rapidità e

completezza delle informazioni pubblicate


Finalità

3) Strumento di lavoro per dirigenti, docenti e segreteria Per evitare duplicazioni del lavoro (esempi) Unicità e qualità degli archivi,

aggiornamento in tempo reale. Ogni cosa fatta è immediatamente

disponibile ai potenziali interessati, senza necessità di ulteriori lavorazioni da parte propria o di altri


“Dedalo” Soc. Cooperativa Sociale a r.l.

Fonder

La Valutazione del Sistema Scolastico La Comunicazione – 2^ incontro Bologna, 7 febbraio 2009.

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