État des lieux de la numérisation Présentation des résultats.
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LA NUMÉRISATION PATRIMONIALE DES
DOCUMENTS D’ARCHIVES EN FRANCE
• Isabelle CHAVE, directrice des Archives départementales des Vosges
• Jean-François MOUFFLET, Service interministériel des Archives de France (Ministère de la Culture)
Stage « Courants »
29 novembre 2010
Au programme…1. Historique, panorama et tendances de la numérisation des archives en France
2. Présentation d’une politique de numérisation dans un service d’archives départemental
3. Mener un projet de numérisation : du document à l’écran
4. Rédiger un cahier des charges de numérisation
5. Exercice pratique autour du cahier des charges de numérisation
1. LA NUMÉRISATION DES
ARCHIVES EN FRANCENotions fondamentales
Définition
La numérisation est la mise en œuvre de procédés visant à convertir un objet physique ou un support analogique en objet numérique, qui devient une copie de substitution pour la consultation.
Caractéristiques de l’objet numérique
Un document dont le contenu informatif n’est pas directement accessible à l’homme en raison de sa structure et de son support,et qui nécessite donc, pour être intelligible, des intermédiaires et des outils informatiques.
Caractéristiques de l’objet numérique
Ces intermédiaires sont, principalement…
Support
DonnéesFormat de donnéesImages : JFIF/JPEG, TIFF, PNG, JPEG2000…
Support de stockageCD/DVD, disques durs, serveurs, bandes…
Matériel de lecture
Logiciel d’interprétation des donnéesVisionneuses, retouche d’image (Photoshop…)
Que numérise-t-on ?
• Textes manuscrits et imprimés• Documents d’archives, reliés
(registres) ou non• Archives institutionnelles• Fonds d’archives privés
• Documents édités• Livres• Périodiques et presse• Revues, ouvrages
scientifiques
Que numérise-t-on ?• Documents dits iconographiques
• Photographies : tirages, négatifs, plaques de verre, ektachromes, diapositives…
• Cartes postales• Affiches• Dessins, estampes
• Microfilms
• Cartes et plans
• Documents sonores et audiovisuels• Enregistrements sonores• Films…
Pourquoi numériser ?
• Dimension de conservation / préservation des fonds• Eviter la dégradation des originaux par la consultation fréquente et
intense• Faire connaître des documents incommunicables en raison de leur état
matériel• Sauvegarder le contenu de documents voués à une dégradation
irrémédiable (presse ancienne, documents sonores et audiovisuels analogiques)
Pourquoi numériser ?• Dimension de communication et de service aux usagers
• Profiter de la souplesse du support numérique :• duplication à l'infini sans perte de qualité (contrairement aux microfilms)• consultation simultanée par un grand nombre de personnes
• Améliorer le confort de consultation :• possibilité d'améliorer l'image par rapport à l'original (restauration
numérique)• meilleure visibilité des détailsExemple : interface des Archives départementales du Var
• Offrir des possibilités inédites de recherche :• exploitation de corpus physiquement éloignés• indexation et structuration des documents• Recherche plein texte grâce à l’océrisation (presse)
Pourquoi numériser ?
• Aujourd’hui, les enjeux de la diffusion prennent toujours plus d’ampleur :• Points d’accès mutualisés (portails)• Perspectives de coopération entre institutions culturelles autour de
ces portails, mais aussi autour des choix dans les corpus à numériser• Offrir de nouvelles approches au public
1. LA NUMÉRISATION DES
ARCHIVES EN FRANCENotions fondamentalesHistorique de la numérisation et évolution des enjeux
Historique de la numérisation
• Premiers programmes de numérisation• Archives nationales
• Numérisation des sceaux de Bourgogne (1993)• Constitution d'une banque de données d'images (origines de la base
Archim)
• Numérisation dans les Archives départementales• Mayenne (1993)• Aveyron (1994)
Historique de la numérisation
• Un essor très rapide dans les services d’archives départementales
Année 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003
Nombre de services ayant pratiqué de la numérisation
6 19 28 27 45 60 64 74 73
1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 20030
20
40
60
80
Les débuts de la numérisationNombre de services d'Archives départementales prat iquant la numérisation
Nombre de services ayant pratiqué de la numérisation
Année
Nom
bre
de s
ervi
ces
Historique de la numérisation• Evolutions des thématiques
Année 1995 1996 1997 1998 1999 2000
Fonds iconographiques
Cartes postales 2 7 7 9 17 18
Plans 1 6 7 8 15 24
Photographies 5 7 9 10 15
Plaques de verre 1 3 5 3 6 3
Sceaux 2 2 1
Affiches 5
Microfilms 12
Etat civil 1 3 2 6 9 22
Instruments de recherche 2 4
Autres 1 2 6 35 29
Historique de la numérisation
• Les types de fonds numérisés en priorité :• Les documents iconographiques (affiches, cartes postales, dessins et
estampes, photographies)• Les cartes et plans• Les registres paroissiaux et d’état civil• D’autres types de registres (matricules, recensements, délibérations…)• La presse, qui commence à se développer
Ce sont évidemment les projets de numérisation des registres qui entraînent le volume de données le plus important... (registres paroissiaux et d'état-civil)
Historique de la numérisation• Les débuts de la mise en ligne sur Internet des archives
numérisées (Archives départementales)
17
Historique de la numérisationLa progression de la mise en ligne : exemple de l’état-civil : services d'archives
départementaux ayant mis en ligne l'état civil (registres et tables) – septembre 2010
2003 : Mayenne, Savoie, Vendée 3
2004 : Ardèche, Yvelines 2
2005 : Alpes-Maritimes, Côtes d'Armor, Sarthe, Tarn 4
2006 : Ardèche, Aube, Bouches-du-Rhône, Côte-d'Or, Eure, Eure-et-Loir, Loire-Atlantique, Lozère, Vienne
9
2007: Ain, Hautes-Alpes, Corrèze, Gironde, Oise, Orne, Morbihan, Var 8
2008 : Hérault, Drôme, Cantal, Charente-Maritime, Maine-et-Loire, Meurthe-et-Moselle, Nord, Saône-et-Loire, Seine-et-Marne, Deux-Sèvres, Alpes-de-Haute-Provence, Val-de-Marne
12
2009 : Ardennes, Calvados, Dordogne, Doubs, Essonne, Haute-Garonne, Ille-et-Vilaine, Indre-et-Loire, Landes, Paris, Pas-de-Calais, Puy-de-Dôme, Territoire deBelfort, Yonne
14
2010 : Meuse, Somme, Vosges, Aisne, Bas-Rhin, Haute-Saône, Haut-Rhin, Isère,Loire, Manche, Tarn-et-Garonne
11
Total 63
Historique de la numérisation
• Bilan quantitatif de la mise en ligne de l’ensemble du réseau des archives (mars 2010)
Nombre de pages mises en ligne : 132 187 740
Dont état civil : 119 373 690
Dont autres documents nominatifs (recensements, registres matricules, listes électorales) : 7 512 966
Dont fonds de l'enregistrement : 1 566 649
Dont archives notariales : 1 273 700
Dont presse ancienne : 897 648
Nombre d'images mises en ligne : 641 230
Dont plans (en particulier cadastre) : 285 291
Dont documents iconographiques (photographies, affiches, cartes postales, etc.) : 355 939
1. LA NUMÉRISATION DES
ARCHIVES EN FRANCENotions fondamentalesHistorique de la numérisation et évolution des enjeuxAccéder aux fonds numérisés : rapide panorama des réalisations
Un état des lieuxSite des Archives de France,
rubrique « ressources en ligne »
21
• Exemple des Archives : la rubrique « Archives en ligne »
• Sommehttp://www.somme.fr/100-pratique/Archives-et-genealogie
• Ardenneshttp://archives.cg08.fr/
• Aisnehttp://www.archives.aisne.fr/
L’affichage institutionnel
L’affichage institutionnel
La visibilité de la rubrique « Archives en ligne »
Accéder aux documents numérisés : le principe des métadonnées
Métadonnées : informations d’indexation sur les images
Informations sur les ressources,
pour les retrouverà partir d’outils de
recherche
Accéder aux documents numérisés : le principe des métadonnées
Métadonnées : informations d’indexation sur les images
Informations sur les ressources,
pour les décrire
Outils de recherche spécifiques et bases de données• Pour certains types de fonds, les services peuvent constituer
des outils de recherche spécifiques. Les bases de données sont la formule la plus couramment employée.
• Base de données et utilisation des métadonnées :Exemple de l’état-civil d’Algérie (Archives nationales d’Outre-Mer)
Archives départementales de la Mayenne : recensements de population
Les fonds iconographiques : exemple de la banque d’images Ulysse (Archives nationales d’outre-Mer)
Instruments de recherche en ligne illustrés• A l’inverse, certains services choisissent de donner accès aux
documents numérisés depuis leurs instruments de recherche encodés en ligne.
Archives départementales du Val-de-Marne : iconographie Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques : notaires
Accès thématiques et expositions en ligne
• Certains services proposent des accès plus thématiques Regrouper des documents différents autour d’une même thématique
• Dossiers thématiquesExemple de la banque d’images des Archives nationales : Archim
• Expositions virtuellesExemple du Var
Exposition virtuelle « Trésors d’archives » des Archives départementales du Var
1. LA NUMÉRISATION DES
ARCHIVES EN FRANCENotions fondamentalesHistorique de la numérisation et évolution des enjeuxAccéder aux fonds numérisés : rapide panorama des réalisationsLes tendances actuelles : mutualisation et participation des usagers
La mutualisation des ressources
• Au-delà de la logique institutionnelle :• coopération et fédération des ressources des services• utilisation d’outils communs et standards partagés pour favoriser
l’échange et l’interopérabilité des ressources
La mutualisation des ressources
• Le référencement commun : exemple du catalogue « Patrimoine numérique » du ministère de la Culture
• permettre un accès unifié aux collections réparties dans les institutions patrimoniales
http://www.numerique.culture.fr/
Archives
Bibliothèques
Musées
Patrimoine bâti
Les portails
• Portail : une porte d’accès unique vers des ressources numériques diverses, éloignées « physiquement »
• Utilisation de technologies et standards permettant l’échange de métadonnées et l’interopérabilité :• Protocole OAI-PMH qui permet de récupérer les métadonnées
descriptives des fonds numérisés• OAI PMH = Open Archive Initiative – Protocol for Metadata Hervesting• Protocole de moissonnage des métadonnées• Fiche technique : www.culture.gouv.fr/culture/dll/OAI-PMH.htm
Les portails
• Portail culturel du ministère de la Culture : accès unique aux ressources culturelles numérisées par les services culturels
Le portail « Collections »
Les portails
• Portail archivistique de la Nouvelle-France
Les portails
Exemple : presse ancienne dans les Yvelines
Evolution du rôle de l’utilisateur
• Contexte du « Web 2.0 »• L’utilisateur est aussi bien un consommateur qu’un créateur
Wikipédia : utilisateur contributeur d’informationsFlickr : utilisateur fournisseur de documents
• Comment adapter cette logique au public des archives ?
La participation des usagersAnnotations structurées :
• Faire remplir les champs d’une base de données (généalogique en général)• AD de la Mayenne• AD des Yvelines
(participation libre)• AM de Rennes
(inscription pour un registre entier)
• AD de l’Ain (test de niveau de lecture des écritures anciennes)
La participation des usagersFournitures de contenus :
• Initiatives soutenues par le ministère de la Culture en 2010• AD Vendée : wiki
historique de la Vendée
• AD Lot-et-Garonne : fourniture de cartes postales numérisées et indexation de la base de cartes postales
2. LA POLITIQUE DE NUMÉRISATION
D’UN SERVICE D’ARCHIVES
DÉPARTEMENTALESL’exemple des Archives départementales des Vosges, par Isabelle Chave
Au sein des Archives des Vosges : la numérisation, une
activité parmi d’autres…
Le Conseil général des Vosges s'appuie :
► sur une équipe dynamique de27 professionnels (25 Conseil général Vosges+ 2 ministère de la Culture)
► sur un bâtiment fonctionnel, mais saturé (chantier d’extension de 20 km lancé pour 2011-2013)
Vue extérieure en 2008
Le personnel (presque au complet) en formation extérieureen 2007
Les grandes missions des Archives départementales des Vosges
- conserver, inventorier et communiquer 26,5 km linéaires d’archives publiques et privées, remontant au Xe siècle, et faire entrer 600 m d’archives définitives chaque année,
- assurer le contrôle scientifique et technique sur les archives de 1286 services publics répartis dans le département
- accueillir de 25 à 30 000 visites par an (consultation de documents, recherches, expositions, visites scolaires, conférences, journées d’études, formations à l’archivage),
- concevoir et animer un programme culturel et pédagogique sur l’histoire et le patrimoine des Vosges, concernant tout le ressort départemental,
- accompagner techniquement et scientifiquement les projets culturels des collectivités, des sociétés savantes, des associations et des institutions culturelles locales.
La collecte de 600 m d'archives / an auprès de 1 286 services publics :
► préfecture et sous-préfectures► conseil général des Vosges► services déconcentrés de l'Etat► organismes privés chargés de missions de service public► officiers publics et ministériels► communes, intercommunalités► établissements hospitaliers, scolaires...► chaque année, de 6 à 10 chartes
d'archivage co-signéesavec les services versants
La collecte s'étend aux archives privées, reflet
de la richesse historique des Vosges
(10 % des entrées / an) :
► archives familiales► archives d'entreprises► archives d'hommes politiques► archives d'associations
La formation à l'archivage et l'accueil de professionnels ou futurs professionnels en stage : un axe fort du service
► 2006 : 181 fonctionnaires formés à l'archivage► 2008 : 216 fonctionnaires formés à l'archivage► 2005/2007 : 30 à 40 stagiaires accueillischaque année
En plus de cycles ciblés pour les grands secteursde l’Administration publique, des partenariats avec :► l'Institut national du patrimoine► la Direction des Archives de France► les masters d'archivistique de Mulhouse et d'Amiens► le CNFPT► l'Association des maires des Vosges► le Centre régional de formation des bibliothécaires, etc. …
► 2004 : 966 m lin. classés et inventorié► 2005 : 1 047 m lin. classés + 75 inventaires nouveaux► 2006 : 1 571 m lin. classés + 83 inventaires nouveaux► 2007 : 982 m lin. classés + 129 inventaires nouveaux► 2008 : 906 m lin. classés + 90 inventaires nouveaux
- 15 agents sur 27 affectés au classement- un des premiers départements françaispar sa production annuelle d'inventaires- des qualités professionnellesentretenues par des recrutementsde personnels diplôméset par la formation continue
En 2009, 74 % des collections sont classées, donc accessibles à la recherche
► Des magasins de conservationmaintenus à 18°C et 55 % d'humidité(par climatisation dans les silos actuels)
► L'usage de conditionnements neutrespour freiner la dégradation des documents
4 missions fondamentales,qui peuvent toutes êtres reliées
à la numérisation :
- collecter- classer
- conserver- communiquer
Comment un service territorial perçoit-il la numérisation et
que recherche-t-il ?
Les 4 objectifs de la numérisationet de la mise en ligne des données numérisées
► Sortir les fonds de la consultation directe (conservation préventive)
► Réduire les déplacements du public (développement durable)
► Démultiplier la puissance de recherche par les outils d’indexation et de visualisation (amélioration du service public)
► Faire rayonner le département en plaçant les Vosges dans les échanges et les réseaux multimédia (diffusion et communication)
La numérisation, auxiliaire de la conservation préventive
L’atelier de reliure-restauration des Vosges :► restaure les fonds des Archives départementales(programme pluriannuel, accompagnementdes classements)► effectue des prestations de reliure (délibérations,état civil) pour des communes [convention Conseilgénéral/Association des maires des Vosges]► conseille en conservation préventivele reste de l'équipe► accueille en stage de futurs relieurset restaurateurs de documents graphiques
MICROFILMAGE
NUMERISATION
Les supports de substitution prolongentla politique de conservation préventive
► de 3,5 à 5 km de microfilms/an
► de 10 000 à 25 000 vues numériques/an(archivage en .TIFF et .JPG)
La salle de consultation et de recherche :► 1e vitrine des Archives départementales jusqu’à la création du site internet en 2006► de 30 à 40 000 documents originaux communiqués chaque année► l’application des lois en vigueur sur la communicabilité des archives publiques et sur la propriété intellectuelle et artistique
Origine des visiteurs en 2008 :1) Vosges2) Autres départements lorrains3) Autres régions françaises
(Alsace, Ile-de-France au 1er
chef)
Archives départementales des Vosges :25 000 visites
48%
36%
16%
La numérisation des sources généalogiques,une réponse à un public « monolithique » :
► de 25 à 30 000 visites / an depuis 2005
► une forte proportion de généalogistes (74 %, soit 20% au-dessusde la moyenne nationale, située à 56 %)
La numérisation derrière les 5 axes du projet d'établissement :
► démocratiser l’accès aux documents d’archives► attirer de nouveaux publics► valoriser le travail mené sur les fonds et leur richesse► travailler en synergie avec les autres services culturels du Conseil général► privilégier des partenariats extérieurs sur tout le territoire
Panorama des chantiers de numérisation réalisés
Les chantiers de numérisation interne depuis 1997
► 1 laboratoire de numérisation, lancé dès 1997► l'externalisation de l'argentique et la focalisation sur le tout numérique depuis 2006
Collection d’affiches(5 Fi)
Collection de cartes postales (4 Fi)
Fonds de cartes et plans anciens (2 Fi)
Fonds des images d’Epinal (48 J)
Collections photographiques(plaques de verre, négatifsphotographiques…)(Fi)
Les chantiers de numérisation externalisés :
► 3 000 000 de pages numériséesde sources généalogiques (2003-2006)
► 9 000 plans cadastraux (2007, 2010-2011)
2
Les choixdes modes de diffusion
Le mode de diffusion des images numériques :
► 2008-2009 : espace numérique de 14 postes (consultation intranet)► depuis le 28 / 01 2010 : mise en ligne sur le site des Archives, créé en 2006 (consultation internet)
Déjà en ligne sur vosges-archives.com :► 500 instruments de recherche► 20 000 notices bibliographiques► des ressources pédagogiques
Consultation de la base« Archives en ligne » :
http://www.vosges-archives.com
Pause…
3. MENER UN PROJET DE
NUMÉRISATIONLes principales étapes du projet de numérisation, de la préparation des documents à la mise en ligne des donnéesConseils d’organisation
Définir son projet de numérisation• Détermination intellectuelle du projet
• Un patrimoine rare, précieux, exceptionnel et d’un grand intérêt historique ou scientifique
• Des supports en danger, très empruntés ou malmenés ou bien très demandés : les documents pour les généalogistes, les plaques de verre, les films sur celluloïd, la presse...
• Coopération et concertation : des fonds complémentaires des programmes menés par les autres établissements culturels (archives, bibliothèques)
• Thématique régionale ou locale (voir l’environnement du service)
• Des fonds d'archives d'une grande richesse pour un usage pédagogique ou un usage de recherche, personnelle ou scientifique
• Des fonds originaux à faire connaître
Ex. de la Charente : les cahiers des instituteurs de 1914-1918
Définir son projet de numérisation
• Détermination intellectuelle du projet• Exemple : définition d'un projet dans le dossier de candidature au plan
national de numérisation (Ministère de la Culture et de la Communication)
1. Enjeux
2. Publics et usages
3. Thématiques, types de fonds/collections
4. Partenariats, mise en réseau
5. Impacts attendus
Définir son projet de numérisation
• Planification et organisation matérielle• Établir un calendrier :
• programme de numérisation pluri-annuel : il peut y avoir une véritable politique raisonnée de numérisation des fonds, qui s'étend sur plusieurs années
• celui-ci peut-être contraint (notamment si une institution subventionnant le projet exige des délais précis : en France, c’est le cas du Ministère de la Culture, qui impose un délai d'un an)
• il faut prévoir en conséquence l’importance matérielle des fonds qui seront numérisés, compte tenu aussi des moyens de l'organisme
Définir son projet de numérisation
• Évaluation matérielle : établir un projet réaliste selon• ses moyens financiers
de quelles ressources financières dispose-t-on ?
• ses moyens humains : combien d’agents mobilisera-t-on autour du projet ? quelle sont leur expertise et
leur formation en la matière ?
• ses moyens techniques : le projet peut-il être fait en interne ou en externe ? sur place ou chez le prestataire ?
Définir son projet de numérisation
• Moyens financiers• Financement :
• ressources propres• subventions
• Les postes de dépense :• Préparation, restauration
éventuelle des documents• Déplacement des documents• Numérisation• Achat de petit ou de gros
matériel• Livraison sur des supports• Mise en ligne, élaboration
d'un site Internet, achat et installation de logiciels
• Gestion et maintenance de la base de diffusion
• Hébergement des données• Vacataires…
Définir son projet de numérisation
• Moyens humains• Évaluer le nombre de
personnes à mobiliser autour du projet
Archives Départementales - Chef de projet
responsable du pôle Numérisation / Images et sons Suivi des projets de numérisation des AD
Archives Départementalesréférent et responsable des questions informatiques et en charge du suivi du récolement
Assure le suivi et l'interface avec la Direction Informatique pour toutes les questions techniques et logicielles.
Archives Départementales référent et collaborateur Intranet et Internet pour les AD
Participation aux travaux de numérisation.Chargé du site Internet des AD en lien avec la Direction de la Communication.
Archives Départementales référent images numérisées Contrôle des images et de la base de données
Archives Départementales référent images numérisées Contrôle des images et de la base de données
Archives Départementales référent collecte et traitement des fonds
Préparation, conditionnement, récolement des collections
Archives Départementales référent collecte et traitement des fonds
Préparation, conditionnement, récolement des collections
Direction Informatique Chef du service études Serveurs / solutions logicielles / maintenance
Direction Informatique Analyste-programmeur études intégration solutions achetées
Serveurs / solutions logicielles / maintenance
Direction de la communicationConcepteur réalisateur multimédia,correspondant pour les AD pour toutes les questions Internet
Contrôle des contenus et de la présentation sur le site Internet selon la Charte graphique départementale. Correspondant pour toutes les questions relatives à l'Internet pour les AD.
Définir son projet de numérisation• Moyens techniques et environnement de numérisation
• sur place ? possible si le centre est suffisamment équipé, mais plutôt rare et surtout pour
des petites opérations ponctuelles
• chez un prestataire ? faire attention aux conditions de stockage des documents prévoir les risques liés au transport
• sur place par un prestataire ? avantageux pour documents précieux et/ou fragiles nécessite toutefois d’avoir une surface de travail importante
Définir son projet de numérisation
Exemple de planification du projet « Archives généalogiques » aux Archives départementales des Vosges
L’impact sur le service ?
- Le budget- Le travail en mode projet
- Les profils des collaborateurs- Les partenariats extérieurs
Les grandes étapes du projet « Archives généalogiques » :
- inscription de l’action au plan quadriennal (1999-2002)
- récolement des collections : estimation quantitative
- lancement du marché par appel d’offres
- début de la prestation : 5 février 2003
Le projet « Archives généalogiques » en quelques chiffres :
- calendrier programmé sur 36 mois
- 2 795 812 vues numériques
- 5 435 cartons d’archives traités
- poids total de 7 To (pour les seules images)
Le projet « Archives généalogiques » en quelques chiffres :
- marché triennal de 656 365 €- coût total investissement : 967 260 €
- coût fonctionnement : 18 500 € par an
PartenariatGAÏA
18500€/an Numérisation
656365 €
Acquisition matériel
informatique phase 1
310895 €
Définir son projet de numérisation
• Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet• Evaluation matérielle et préparation des documents
• récolement, • constat d’état, • restauration préalable,• élimination des doublons, mise à plat, reconditionnement• marquage des documents, préparation en vue de les fournir à l’opérateur
de numérisation
Evaluation matérielle
• Plus on aura évalué précisément la quantité de documents à évaluer, plus le projet pourra se dérouler facilement• Phase d'inventaire et de repérage des documents que l'on souhaite
faire numériser• Exemple :
"Le projet porte sur la numérisation des plaques de verres et d'un registre des procès verbaux d'assemblée (...).
7358 plaques de verres et gélatines souples (...). 1 registre des procès verbaux d'assemblée (...)".
Type de documents Nature du support Nombre de documents
Plans et croquis d’architecture
PapierCalque (souvent
dégradé)Papier carbone bleu
780(formats divers : de
29,7 x 21 cm à 80 x 105 cm)
Carnets de croquis Papier Calque (1 carnet) 8
Registres de comptes Papier, reliure en cuir 2 (34 x 23 cm)Cahiers d’attachements (reliés – reliuresouple – ou brochés) Papier 99
(29,7 x 21)
Factures, dossiers relatifs aux pensions desouvriers, correspondance Papier
Non chiffré(format habituel :
29,7 x 21)
Evaluation matérielle• Exemple : Archives départementales de l’Aube
Evaluation matérielle
• Établir un fichier de récolement• document primordial et obligatoire• permet dans un premier temps au prestataire de vérifier si tous les
documents sont bien livrés• ce document sera par la suite complété par le prestataire qui pourra y
reporter le nom des vues correspondantes aux documents décrits
Exemple (AD Haute-Vienne)
Evaluation matérielle
Le circuit de numérisation :8 étapes sur 1 cycle de 3 à 5 semaines
Étape 1 Recensement des registres conservés. Déplacement en commune si nécessaire pour le prêt de documents originaux non conservés aux Archives.
Mobilisation d’1 personne
Étape 2 Définition des lots, comptage des pages, répartition en cartons de transport et saisie des données sur Excel.
Mobilisation de 4 personnes
Étape 3 Contrôle de l’état des documents par l’atelier reliure-restauration.
Mobilisation de 3 personnes
Étape 4 Prise en charge des documents et transmission des fichiers de la « base de connaissance et de contrôle de la prestation ».
Mobilisation d’1 personne
Définir son projet de numérisation
• Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet• Evaluation matérielle et préparation des documents
• Rédaction d’un cahier des charges de numérisation, appel d’offre et marché public pour le choix d’un prestataire de numérisation
• Récupération des documents par l’opérateur de numérisation• Numérisation des documents, production des données
Étape 5 Numérisation par l’atelier de numérisation externalisé, installé à Epinal
Mobilisation de 2 personnes
Numérisation en niveaux de gris ; format PNG ; poids entre 2 Mo et 4 Mo
Définir son projet de numérisation
• Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet• Evaluation matérielle et préparation des documents
• Rédaction d’un cahier des charges de numérisation, appel d’offre et marché public pour le choix d’un prestataire de numérisation
• Récupération des documents par l’opérateur de numérisation• Numérisation des documents, production des données
• Contrôle qualité des données fournies par l’opérateur de numérisation• Retour des documents dans le service
Fichier de récolement complété et finalisé – Suivi de la production
103
Le prestataire a complété le bordereau de récolement initial avec les identifiants des supports de livraison (ici CD-R) et le nom des répertoires contenant les vues numériques correspondantes.
Étape 6 Réception des documents et contrôle de l’état au retour.
Mobilisation de 2 personnes
Étape 7Réception des disques.Contrôle quantitatif et qualitatif.Validation de la livraison.
Mobilisation de 3 personnes
Étape 8Réintégration ou restitution des registres prêtés.
Mobilisation d’1 personne
Définir son projet de numérisation• Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et
la durée de chaque étape du projet• Evaluation matérielle et préparation des documents
• Rédaction d’un cahier des charges de numérisation, appel d’offre et marché public pour le choix d’un prestataire de numérisation
• Récupération des documents par l’opérateur de numérisation• Numérisation des documents, production des données
• Contrôle qualité des données fournies par l’opérateur de numérisation• Retour des documents dans le service
• Indexation des vues• Chargement des données dans les infrastructures de stockage et les
applications de consultation
Étape 9- Déchargement des disques sur le serveur- Conversion du format PNG en JPEG.- Vignettage en compression 30% et 70%.Mobilisation d’1 personne / intervention équipe informaticiens
Étape 10Importation des données dans la base documentaire
Mobilisation d’1 personne / intervention équipe informaticiens
Étape 11Association images et documentaire
Mobilisation d’1 personne
Définir son projet de numérisation• Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et
la durée de chaque étape du projet• Evaluation matérielle et préparation des documents
• Rédaction d’un cahier des charges de numérisation, appel d’offre et marché public pour le choix d’un prestataire de numérisation
• Récupération des documents par l’opérateur de numérisation• Numérisation des documents, production des données
• Contrôle qualité des données fournies par l’opérateur de numérisation• Retour des documents dans le service
• Indexation des vues• Chargement des données dans les infrastructures de stockage et les
applications de consultation
Attention à ne pas sous-estimer la durée
de ces étapes.
Bilan
• Evaluer l’accueil du public et mesurer les conséquences sur le service par rapport à la communication
L'évaluation de la numérisationet les conséquences en termes
de diffusion
Exemple du département de la Sarthe (390 000 habitants) :passage de 7 000 à 30 000 connexions mensuelles par des internautes individuels dès le 1er mois de la mise en ligne des sources généalogiques (2007).
Le site vosges-archives.com avant la mise en ligne (juin 2006-décembre 2009) :En 3 ans, plus de4 millions de connexions cumulées hommes et robots
0
100 000
200 000
300 000
400 000
500 000
600 000
2008
2009
2010 Le site vosges-archives.comdepuis la mise en ligne(janvier-novembre 2010) :Passage de 150 000 à 567 000 connexionsannuelles hors robots et moteursde recherche
1. Nombre de connexions annuelles (hors robots)
0
10 000
20 000
30 000
40 000
50 000
déc-09
sept-10
2. Nombre de connexions mensuelles (hors robots)
- Communication autour de la mise en ligne- Evolution des modes de recherche
- Evolution de la fréquentation de la salle de lecture
4. RÉDIGER UN CAHIER DES
CHARGES DE NUMÉRISATIONLe cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et ses principales clauses
Le cahier des charges• Dans le cas d’une prestation externe qui fera l’objet d’un marché
public (majorité des cas en France), le commanditaire doit rédiger un cahier des charges définissant au moins au prestataire de numérisation :• l’objet du projet de numérisation et le résultat attendu
• une liste détaillée des documents transmis pour la numérisation, avec une estimation du nombre d’images que leur numérisation va générer
on indique ainsi souvent un nombre approximatif de pages ou de documents iconographiques
• les différentes étapes du projet et le périmètre de la prestation :
livraison des documents physiques, numérisation selon des critères techniques bien définis, périodes de contrôle de qualité, indexation des vues, livraison des images au commanditaire…
Le cahier des charges• Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation
(Archives de France) :• Site ADF : Gérer les archives > Numérisation
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1308http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1309http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1310
• Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation de la presse
• Guide d’écriture d’un cahier des charges de numérisation des fonds sonores et audiovisuels
1. Contexte et objectifs
Décrire la nature et l'objectif général du marché :
commanditaire,
types de documents concernés,
résultat attendu, l'exploitation prévue, les usages envisagés,
périmètre de la prestation,
relations éventuelles avec d'autres prestataires chargés de tâches différentes comme le contrôle ou la diffusion.
1. Contexte et objectifs
Décrire la nature et l'objectif général du marché :
Archives départementales de Seine-Saint-Denis - Photographies -2006
L’opération consiste à numériser des collections de photographies (tirages positifs noir et blanc) conservées aux Archives départementales de la Seine-Saint-Denis, et notamment une partie des collections déposées par le journal L’Humanité. Ces collections pourront être communiquées au public sur un support numérique, qui offrira de surcroît de nouvelles possibilités de recherche. Sous un format compressé, les images pourront être utilisées pour valoriser les fonds à travers des applications intranet/internet ou extranet et divers projets multimédias.
L’opération comprend la numérisation des phototypes et le gravagedes fichiers résultant de cette numérisation sur des CD-R.
Pour ce faire, le titulaire de l’opération doit respecter les prescriptions techniques décrites dans le présent cahier des clauses particulières.
2. Résumé des prestations à réaliser
Nature des prestations à réaliser
Quantité de documents à traiter
2. Résumé des prestations à réaliser
Archives du Morbihan (2007)Le nombre total de documents à numériser s’élève à environ 6 500 vues réparties en feuilles volantes ou en atlas.
Opérations à effectuer :
•numérisation des documents ;
•attribution de noms aux fichiers numérisés ;
•fourniture de disques durs aux Archives départementales du Morbihan contenant tous les
•répertoires et fichiers issus de la numérisation en vue des contrôles. Ces disques durs seront restitués vierges à la fin de la prestation ;
•fourniture finale de CD-R en double exemplaire contenant les images numérisées.
3. Présentation des documents à numériser
Décrire en détail les documents qui font l’objet de la prestation
Préciser notamment : si numérisation en simple ou double page pour les registres
cas des pages blanches
si documents fragiles à manipuler avec précaution
s'il y a des opérations de manipulation supplémentaires à faire par le prestataire (dépliage…)
4. Décomposition en sous-ensembles
Préciser le découpage de la prestation en unités pouvant donner lieu à des livraisons successives par le prestataire, et qui peuvent correspondre à des envois échelonnés de documents ou à des tâches distinctes à effectuer sur les documents.
Par exemple regroupement de documents de même nature en lots
Distinction de plusieurs opérations
numérisation puis océrisation pour la presse par exemple
5. Déroulement et délais d’exécution
Enchaînement des envois ou des tâches
Délais de réalisation et de contrôle associés préciser les délais et la durée des phases de contrôle (à ne
pas sous-estimer)
Phase de test précédant le début de la production étalonnage de la chaîne de numérisation
tests et contrôle qualité pendant la prestation
5. Déroulement et délais d’exécution
Archives départementales de Seine-Saint-Denis -Photographies - 2006
"Le délai maximum de livraison par le titulaire ne pourra excéder 60 jours après envoi du bon de commande.
La livraison de la commande correspond à la restitution par le titulaire des documents à numériser et à la réception par la Personne publique des CD-R contenant les fichiers numérisés.
La Personne publique dispose d’un délai de 3 mois pour effectuer les opération de contrôle de la prestation. Ce délai court à compter de la date de livraison."
6. Conditions générales d’exécution
Préciser les règles de base qui devront être suivies tout au long de la prestation et qui guideront les relations entre le prestataire et le commanditaire
respect des documents
reproduction fidèle
énonciation des documents échangés entre les acteurs
rôles respectifs des acteurs
mode de suivi de la prestation…
7. Mise à disposition des documents à numériser et du fichier de récolement
Manière dont les documents ont été préparés (préparation des envois, identification et marquage des documents, classement par formats, conditionnement…)
Forme du bordereau qui les accompagne (forme papier et/ou électronique, informations contenues).
7. Mise à disposition des documents à numériser et du fichier de récolement
8. Prise en charge, transport et stockage des documents
Définir précisément les rôles du prestataire et du commanditaire pour la prise en charge, le transport et le stockage des documents et les contraintes qui s’appliquent à chacune de ces tâches, notamment en matière de sécurité.
Attention aux règles de franchissement des frontières.
9. Vérification des documents et signalement des anomalies par le
prestataire Prescrire la vérification, par le prestataire, dès
réception, de l’adéquation entre le contenu du fichier de récolement et les documents à numériser, et, tout au long de la prestation, le signalement des problèmes dès qu’ils se présentent.
Le déroulement de la prestation doit être très précisément encadré dès le départ.
9. Vérification des documents et signalement des anomalies par le
prestataire Archives nationales d'outre-mer
Avant la numérisation, l’opérateur vérifiera l’adéquation entre les informations de référence contenues dans le fichier de récolement et les documents concernés, à charge pour lui de demander tout complément d’information auprès du commanditaire pour assurer la prestation dans les meilleures conditions.
Le prestataire devra s’assurer, dès la prise en charge des documents puis dans le flux de la production, que ces derniers sont bien numérisables selon les exigences définies dans le CCTP et dans l’éventuelle phase de tests. Tout document qu’il considèrera comme non numérisable devra être signalé au commanditaire avec le motif précis du rejet (exemples de défauts entraînant un rejet : documents très pâles ne permettant pas ou très mal, de lire les informations qui y sont contenues, variations importantes et répétées de densité entre des documents constituant des séquences, ouvrage qui s’ouvre mal et génère un manque important de lisibilité dans la reliure).
10. Manipulation des documents
Interdire toute intervention non autorisée sur les documents originaux à numériser.
L'usage de gants peut être imposé.
11. Étalonnage de la chaîne de numérisation
Décrire le type de procédure qui doit être mise en oeuvre par le prestataire pour régler sa chaîne de numérisation avant le début de la production, en accord avec le commanditaire, et pour contrôler le maintien du réglage initial tout au long de la prestation.
mise en œuvre des spécifications techniques
utilisation de mires colorimétriques pour calibrer la chaîne
utilisation de règles pour vérifier la résolution des images
12. Caractéristiques des fichiers images à fournir
Caractéristiques techniques (agrandissement, résolution, colorimétrie, échantillonnage, profil colorimétrique, format de fichier, type et taux de compression, post-traitement…) Intérêt de la numérisation en couleur aujourd’hui
Il est recommandé de faire des tests chez le prestataire lors du début de la phase de production
Distinction fichier de diffusion / de conservation pas forcément nécessaire
Utilité du format JPEG
La colorimétrie
• Noir et blanc : 2 informations de couleur possible• Niveaux de gris : 256 informations de couleur• Couleur : 16,7 millions de couleurs
La résolution
• exprimée en dpi : dot per inchou : « nombre de points par pouce » (1 pouce = 2,54 cm)
Le point est aussi couramment appelé pixel
• il s’agit du niveau de précision avec lequel l’image est capturée et restituée
Les formats d’image• Aujourd’hui les formats
d’images les plus utilisés sont :• TIFF (compression LZW) : haute
qualité. Fichiers de conservation pour les documents textuels en noir et blanc voire niveau de gris. Utilisé également pour la photographie, couleur ou noir et blanc.
• JFIF, compression JPEG : format utilisé à la fois pour de la conservation (faible compression) et la diffusion (compression moindre)
• PNG et JPEG2000 sont marginaux• Le PDF est aussi utilisé pour
assembler plusieurs images dans un seul document
TIFF non compressé
Compression TIFF LZW Compression PNG
Compression JPEG
éch 12
Compression JPEG
éch 7
Compression JPEG
éch 1
12. Caractéristiques des fichiers images à fournir
Mode de nommage des fichiers image
Norme ISO 9660
Exemple : Archives nationales d’Outre Mer
FRANOM00_000AAA_000RR_0000.ext
FRANOM05_638BPA_014_0001.JPG
id. service
n°opération
territoire localité
id. registre
n°vue
format fichier
12. Caractéristiques des fichiers images à fournir
Métadonnées techniques des images
Métadonnées externes / internes
13. Indexation
Préciser, le cas échéant, les travaux d’indexation à réaliser par le prestataire, en particulier les types d’informations à relever. Principe : création de métadonnées sur le contenu
intellectuel des documents (descriptions, mots-clés)
Indexations simples pour le prestataire de numérisation
Indexation fine et complexe en interne ou autre prestation (prestataire de gestion documentaire)
13. Indexation
Archives départementales de l'Ain - Registres matricules militaires - 2006
"Une indexation sera faite pour les formats de registre double page :
•Nom en lettres majuscules (ex : SYLVESTRE),
•Prénoms avec 1ère lettre en majuscule et suivantes en minuscule (ex : Jules), puis un espace pour séparer les éventuels autres prénoms (ex : Jules Romain),
•N° matricule en chiffre avec quatre chiffres (ex : 0001),
•Nom de l’image : AD01_3RMAT_BOURG_0001_0025.JPG
•L’indexation se fera sur quatre champs distincts, soit : nom, prénoms, numéro de matricule et nom d’image. Il y aura autant de lignes d’indexation que de noms mentionnés sur la double page. Les nom et prénoms du candidat au remplacement seront eux aussi indiqués, s’il y a lieu, sur une ligne distincte.
•Le fichier fourni sera enregistré aux formats suivants : .txt .csv."
14. Fichier de récolement complété et finalisé – Suivi de la production
Définir les informations qui doivent être fournies par le prestataire pour le suivi de la production et à l’issue de celle-ci et la forme sous laquelle ces informations doivent être remises.
14. Fichier de récolement complété et finalisé – Suivi de la production
15. Contrôle de la production par le prestataire
Définir certaines modalités de contrôle de la production par le prestataire.
Définition d'un échantillonnage
Exemple : le commanditaire et le prestataire s'accordent sur un niveau de qualité acceptable de 0,65 %, c'est-à-dire admettent la possibilité que 0,65 % des images soient défectueuses, pour un critère donné.
16. Livraison des images numériques
Mode de livraison des documents numérisés et des autres produits de la prestation
Conditionnement et nommage des supports
Préciser si le support est un simple support de livraison ou s’il servira aussi de support de conservation.
16. Livraison des images numériques
Archives nationales d'Outre-Mer Nommage des supports optiques
Chaque CD-R produit doit posséder un identifiant unique défini selon l'exemple suivant :
•FRANOM05_A0001
Avec pour détail,•FRANOM = Identifiant ORGANISME détenteur des archives numérisés (commanditaire). Ici, France, Archives Nationales d’Outre-Mer
•05 = Identifiant OPERATION de numérisation. Ici, le numéro 05 désigne l’opération de numérisation des registres d’état civil des anciennes colonies.•A = Identifiant STATUT du support (A pour Archives, L pour Lecture)
•0001 = Identifiant NUMERO d’ordre du support (doit toujours commencer à 0001 pour chaque série A et L)
16. Livraison des images numériques
Archives nationales d'Outre-Mer Organisation des fichiers sur le support de livraison
Sur chaque support livré, les informations fournies sont organisées en 4 dossiers :
•le dossier INFOS, qui donne des informations administratives et techniques sur l'opération de numérisation ;
•le dossier IMAGES, qui contient les fichiers images produits ;
•le dossier RECOLEMENT, qui contient le fichier de récolement complété par le prestataire concernant l'ensemble du lot ;
•le dossier INDEXATION, qui contient les fichiers d'indexation relatifs aux fichiers du dossier IMAGES.
149
Que choisir comme support ? Des supports physiques type CD ou DVD-R
− Relativement maîtrisés à condition de mettre en place des procédures garantissant la qualité du gravage et du support /garantissant les surveillances d'échantillons représentatifs réguliers : voir à ce sujet les études du LNE commandées par les Archives de France.
− Principales limites : la volumétrie− Procédures très manuelles, à moins d'opter pour des systèmes
automatisés de récupération des supports− Pas d'outils sur le marché qui permettent par exemple de procéder à
des migrations massives de données inscrites sur un DVD-R vers d'autres DVD-R, voire d'autres types de supports (mais en cours d'étude par le LNE ; coopération avec le centre d'Espeyran)
La conservation des documents numérisés
150
Que choisir comme support ? Le stockage sur des bandes / cartouches ou même des disques
magnétiques− Moins onéreux, plus simple, se prêtent aux volumétries
importantes− Mais sans maîtrise technique : pas de réponse sur la fiabilité des
nouvelles générations de disques durs (étude Google)− Stratégies de contournement :
on migre systématiquement au bout d'une durée N (par exemple les bandes) on réplique l'information sur des sites distants
La conservation des documents numérisés
151
L’externalisation du stockage Distinguer :
Hébergement des données, confié à un prestataire de site web ou de numérisation : cela concerne les données de diffusion
Conservation des données sources, desquelles on dérive les données de diffusion : véritable archivage des données
La conservation des documents numérisés
17. Contrôle des prestations par le commanditaire
Modalités du contrôle de qualité de la prestation
Niveaux de qualité acceptables
Actions correctives à mener par le prestataire en cas de non conformité.
Ces clauses doivent être particulièrement précises !
17. Contrôle des prestations par le commanditaire
Erreurs majeures (exemples) : absence du fichier de récolement finalisé par le prestataire
non conformité des supports et des formats de fichiers numériques
non conformité du nommage appliqué aux supports, dossiers, fichiers et images
non conformité des répertoires et des structures de fichiers
incohérence dans le contenu des champs principaux du fichier de récolement
absence d’indexation demandée
numérisation incomplète (documents non reproduits)
fichier numérique détérioré (ne s’ouvre qu’en partie par exemple) et inexploitable
caractéristiques des fichiers images non conformes (format et éventuellement le type de compression, modèle colorimétrique, résolution, échantillonnage)
dérive importante, à définir, en chromie ou/et en densité par rapport aux fichiers de référence…
images tronquées
fichiers illisibles ou très dégradés en netteté
18. Assurances – Dommages aux documents
Obliger le prestataire à prendre une assurance adaptée au risque et préciser le dédommagement qui sera dû par le prestataire s’il abîme ou perd les documents qui lui ont été confiés.
18. Assurances – Dommages aux documents
Exemple (plans cadastraux) :L’opération est effectuée dans les ateliers du prestataire, qui doit souscrire une police d’assurance. Celle-ci couvre chaque plan à hauteur de 500 € pour risque de dégradation ou de destruction dans les locaux du prestataire ou au cours du transport. Les frais de transport sont à la charge du prestataire. Celui-ci doit faire clairement apparaître les coûts de l’assurance et du transport.
19. Utilisation des documents et des images numériques par le prestataire
Préciser les limitations de droits qui s’appliquent à l’utilisation par le prestataire des documents originaux et des images numériques produites.
20. Protection du droit de reproduire
Préciser que le prestataire ne doit pas utiliser de technologies qui empêcheraient ou limiteraient la reproduction ultérieure des fichiers numériques par le commanditaire.
21. Droits d’auteur
Préciser que le prestataire n'acquiert pas de droit d'auteur sur les images numériques qu'il produit.
22. Garanties
Durée pendant laquelle le prestataire s’engage à conserver les produits de la prestation et au-delà de laquelle les images doivent être détruites
Modalités selon lesquelles le commanditaire peut obtenir copie des images en cas de sinistre.
5. EXERCICE PRATIQUEAnalyse de deux cahiers des charges de numérisation
Les principales clauses
WEBOGRAPHIE UTILE
Site des Archives de France
=> rubrique « Numérisation », guide d’écriture d’un cahier des charges de numérisation
=> rubrique « Stockage », recommandations sur les supports
=> rubrique « Ressources en ligne », état des lieux des réalisation des services d’archives, bases de données, ressources numériques
www.archivesdefrance.culture.gouv.fr
Site numérisation du patrimoine culturel
- actualités,- catalogue des fonds culturels numérisés, - fiches juridiques et techniques, dont un modèle de CCTP
www.numerique.culture.frwww.culture.gouv.fr/mrt/numerisation/index.html
Site de la Bibliothèque nationale de France
www.bnf.fr > Professionnels >Numérisation et données numériques
http://bibnum.bnf.fr(Espace professionnel de publication sur le document numérique : charte technique de numérisation, éléments de préservation du document numérique...)
www.bnf.frhttp://bibnum.bnf.fr
Site de la Mission de l’Information scientifique et du Réseau documentaire (MISTRD)
=> rubrique « Numérisation des collections », dont « Cadrer un projet de numérisation ») www.sup.adc.education.fr/bib/
Site de l’IRHT
didacticiel d’imagerie numérique
www.irht.cnrs.fr/formation/cours/acq/numerique.htm
Site de la bibliothèque de l’université Cornell
www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-french/contents.html