Kursus i Word - Tørring Gymnasiumweb.toerring-gym.dk/support/Vejl/Tekstbeh/WordNoter.doc · Web...

Kursus i

Wordpå Tørring Amtsgymnasium

december 1998, januar 1999 / Henning Schou

/tt/file_convert/5e63c4319b342c41120492e4/document.doc

Kursus i Word på Tørring Amtsgymnasium december 1998 / HS i

Indhold

Læsevejledning.....................................................................................................................................................................ii

Materiale om Word...........................................................................................................................................................iii

1 Om at gemme og genfinde dokumenter..................................................................................................................1

1.1 To nyttige programmer (på én gang).....................................................................................................................11.2 Organisering af dokumenter i mapper...................................................................................................................11.3 ”Foretrukne” – genveje til mapper og dokumenter...............................................................................................21.4 Filnavnekundskab til husbehov .........................................................................................................................3

2 ”Hvad enhver bør vide om sit tekstbehandlingsprogram”...................................................................................4

2.1 En usorteret håndfuld små, nyttige tips ............................................................................................................42.2 Simpel formatering af teksten.................................................................................................................................52.3 Klippe – klistre: Kopier – sæt ind..........................................................................................................................62.4 Typografier.............................................................................................................................................................62.5 Sidehoved og sidefod..............................................................................................................................................62.6 Et par eksempler på felter......................................................................................................................................7

3 Om at sætte skik på et uopdragent program.........................................................................................................8

3.1 Basal opsætning af Word.......................................................................................................................................83.2 Tilpasning af værktøjslinjerne................................................................................................................................93.3 Genvejstaster..........................................................................................................................................................9

4 Mere om layout.......................................................................................................................................................11

4.1 Billeder, tekstbokse og formler.............................................................................................................................114.2 Indlejrede regneark..............................................................................................................................................124.3 Rammer eller ikke rammer ..............................................................................................................................124.4 Punktopstilling.....................................................................................................................................................134.5 Hvilket værktøj: spalter eller tabeller eller… ? ...............................................................................................144.6 Tabeller................................................................................................................................................................144.7 Spalter..................................................................................................................................................................15

5 Noter og indholdsfortegnelse.................................................................................................................................16

5.1 Fodnoter og slutnoter...........................................................................................................................................165.2 Krydshenvisninger................................................................................................................................................165.3 Indholdsfortegnelse..............................................................................................................................................175.4 Stikordsregister ................................................................................................................................................17

6 Automatisering af Word........................................................................................................................................18

6.1 Skabeloner – hvad er det? ...............................................................................................................................186.2 Oprettelse af en ny skabelon................................................................................................................................186.3 Oprettelse af en ny typografi................................................................................................................................196.4 Makroer – automatisering af hvad som helst.......................................................................................................206.5 Anden automatisering ......................................................................................................................................21

7 Skabelonprojekter..................................................................................................................................................22

7.1 Gloseark / øvelsesvejledning / whatever..............................................................................................................227.2 Punktopstilling.....................................................................................................................................................227.3 Faxforside.............................................................................................................................................................227.4 Pensumindberetning.............................................................................................................................................227.5 Forside til tredjeårsopgaven (svær?)...................................................................................................................22


Kursus i Word på Tørring Amtsgymnasium december 1998 / HS ii

LæsevejledningDu vil på de følgende sider blive udsat for et væld af opgaver, som ikke nødvendigvis behøver at blive løst i rækkefølge. Følg din egen nysgerrighed.En sjælden gang forekommer der afsnit helt uden opgaver. De er markeret .

Kurset, og dermed noterne, er primært opbygget med henblik på den lidt erfarne bruger – men med det håb, at en begynder ikke føler sig helt koblet af.Noterne er ikke skrevet med vægt på progression i sværhedsgrad, men er snarere opbygget efter min(!) fornemmelse af emnernes logiske sammenhæng. Rækkefølgen vil kunne følges af den målgruppe, jeg har i tankerne – forhåbentlig rammer jeg ikke helt ved siden af.

En vej igennem materialet for en begynder kan være: 1.2 (1.4) 2.2 Et udvalg af afsnittene 2.3 2.5 2.6 4.1 4.5 4.6 4.7 2.4 (Nu burde vingerne kunne bære – flyv selv, eller fortsæt herunder…) 6.2 6.3 Kig nedenstående igennem og saml op efter behov Har du lyst: frit valg i afsnit 7

Betegnelsen ”valgstof” bruger jeg nedenfor til at betegne opgaver m.m., som man kan hoppe rundt imellem efter trang og behov. Jeg forventer faktisk ikke, at nogen vil kunne nå igennem alt.

1. gang1.1 og 1.2 er vigtige for en fornuftig anvendelse af Word på vores netværk.1.3 er ikke essentielt, men kan gøre navigering mellem netværksdrevene lettere.1.4 er ”rart at vide” baggrundsstof. 2.1 kan man skimme og senere vende tilbage til efter behov.2.2 er en god praktisk indledning, hvis man føler sig usikker som begynder.2.3 kan man skimme og senere vende tilbage til efter behov.2.4 bør man læse, da det bruges siden hen.2.5 og 2.6 er valgstof.3.1 til 3.3 kan evt. overspringes i første omgang. 3.1 e) er for erfarne brugere.4.1 er valgstof.

2. gang4.2 til 4.7 er valgstof. (4.5 bør læses.)5.1 til 5.4 er valgstof.6.1 bør læses igennem6.2 og 6.3 er valgstof6.4 er en hård nyser, kun for de teknisk interesserede.6.5 bør man skimme igennem.Afsnit 7 er små projekter med opbygning af skabeloner, som man kan prøve kræfter med – eller måske blot lade sig inspirere af.

Typografi i disse noter

Normal tekst Times New Roman, 12 punktMenupunkter, valg, programnavne m.m. do., kursivFilnavne og netværksadresser Arial, 10 punkt Tekst, som indtastes af dig Courier New, 11 punkt


Kursus i Word på Tørring Amtsgymnasium december 1998 / HS iii

Materiale om WordEn del elementære emner om Windows og netværket med videre er behandlet i forbindelse med elevernes introduktionskursus. Materialet ligger på webben (se nedenfor).

Vi har anskaffet et antal eksemplarer af Lars Ove Peters: Word – tekst i Office 97, Darfolo, 1997,

som kan bruges til det videre selvstudium.Den er en smule bedre end de tynde hæfter (”Alt om alt på 4½ time” til 48,-), som dog heller ikke er helt uefne. (Der er bare for mange forskellige at fare vild imellem.)Dokumenterne fra den medfølgende diskette er installeret i mappen L:\WordKursus\LarsOvePeters

Den indbyggede hjælp i programmet er i øvrigt en ofte overset kilde til besvarelse af mange spørgsmål. Du skal nok prøve nogle gange, inden du helt føler dig hjemme i systemet.

Disse noter.

Til de helt tunge emner (decideret makroprogrammering med videre) har datavejlederne en af de sædvanlige amerikanske mursten, som vi dog nødigt låner ud, da den bruges som opslagsværk. Men spørg – du vil nok som regel kunne låne den en dag eller to.

Når kurset er slut, er der stadig tre hjælpsomme superbrugere (KS, MN og PK) ud over de to datavejledere (TG og HS), som I kan rådføre jer med, hvis noget driller.

Følgende emner fra elevernes introduktionskursus ligger beskrevet på vores webserver. (Kig under http://www.tag-gym.dk/support/Guide/Intro/Program.htm )

Elementære windowsfunktioner Maximer, minimer, gendan, lukSkift mellem to aktive programmer (Word og Ordbøger)Kopier, Klip, Sæt indMusefunktioner, venstreklik, dobbeltklik, højreklik

Lidt geografi (Windows NT's Explorer) Drev og mapperNavngivning af filer (i klassemappen)

Kort om afhjælpning af forskellige problemer (selvstudium) Filformater. Kan WordPerfect læse en Word-tekst? og omvendt? Filer, som bliver væk. Diverse metoder til søgning. Hardware: Muse- og disketteproblemer Anden unormal opførsel: Død maskine, et dødt program, problemer med udprintning etc. Virus.

–Tak til Kirsten Stammerjohann og Peter Kibsgaard for gennemlæsning, diskussion og mange gode ideer.

Og hvis I skulle være i tvivl: Enhver kritik er velkommen. Også selv om jeg måske ikke umiddelbart ser sådan ud. ……… … / Henning


Kursus i Word på Tørring Amtsgymnasium december 1998 / HS side 1

1 Om at gemme og genfinde dokumenter

1.1 To nyttige programmer (på én gang)Det ene program er naturligvis Word. Det andet er Windows NT Explorer, som jeg herefter blot vil kalde NT Explorer – og som ikke må forveksles med Internet Explorer, der er Microsofts bud på en webbrowser. (Har man en dansk Windows 95 eller 98, optræder programmet under navnet Stifinder.)

Start NT Explorer, som ligger i Start-menuen under Programs. Maksimér vinduet for at få overblik. Du kan også trække den lodrette delestreg til højre eller venstre efter behov.I ruden til venstre optræder alle de drev, som du har adgang til. Når programmet starter, vil C: -drevet normalt være ”foldet ud”, så første niveau af mapper er synligt. Man folder ud ved at klikke på ”+”-symbolet og lukker sammen igen ved at klikke på ”–”.A: (diskettedrevet), C: (harddisken) og D: (cd-romdrevet) er fysisk placeret lokalt på PC’en, mens de øvrige drev er netværksdrev. Som grundregel placerer man aldrig noget på C:!Drev E: har alle fuld adgang til. Drev F: har alle læseadgang til. Drev L: har kun lærere adgang til. Og endelig er der drev U:, som kun du selv har adgang til.I ruden til højre ses indholdet af den mappe, som man markerer til venstre.

b) Nu vil vi starte Word – uden at lukke NT Explorer.Klik på Minimér –knappen for at få fri adgang til Skrivebordet (den ulækkert-grønne flade med ikonerne på). Start Word ved at dobbeltklikke på ikonen Word på U-drevet.Læg mærke til, at der i Proceslinjen nederst på skærmen nu er en knap for NT Explorer og en for Word. Du kan hurtigt skifte frem og tilbage mellem programmerne ved at klikke på disse knapper.

c) Skift tilbage til NT Explorer. Du skal nu finde frem til en mappe på drev L:, som er beregnet til at rumme fælles tekster for din faggruppe. Vi bruger engelsk som eksempel, den relevante mappe betegnes da L:\wptekst\engelsk. Det skal læses således: På drev L: ligger en mappe kaldet wptekst, og inden i den en anden, kaldet engelsk. På E: ligger tilsvarende mapper for hver stamklasse. Find f.eks. frem til 2b’s tekster.

1.2 Organisering af dokumenter i mapperAktiver NT Explorer. Find, og åbn mappen Tekster på dit U: -drev.

a) Opret undermapper efter egen smag (se eksempler på næste side). Det sker med menuen File / New / Folder. Det er muligt – og ofte ønskeligt – at oprette mapper i flere niveauer. (Alting kan dog overdrives…). Stop, når du føler, at du har styr på det. Du kan altid oprette flere mapper senere.

b) Start Word og skriv et par ord. Beslut nu, hvilken af de netop oprettede mapper, dokumentet skal gemmes i. Gem det. Kontrollér (f.eks. med NT Explorer) at dokumentet ender det rette sted.


VinduesknapperMaksimér GendanMinimér Luk

Kursus i Word på Tørring Amtsgymnasium december 1998 / HS 2

Et par eksempler på, hvordan mapperne kan organiseres:


Kursus i Word på Tørring Amtsgymnasium december 1998 / HS 3

U:\TeksterDansk

a97FolkesangeGuldalder

x96Anders AndBilledanalyseDiverse

Kemiy98

Duft og stankKrudtforløbetPlastik

U:\TeksterEksamen mv.Gloseark

1.g2.g3.g

NoterFysik obligatoriskFransk højniveau

PR og udvalgIndlæg og bilagReferater

ØvelsesvejledningerBølgelæreKernefysikMekanik



Læreren med dansk og kemi har opdelt efter fag og klasser, og underopdelt efter forløb, mens hendes kollega med fransk og fysik har valgt en anden systematik. Bemærk klassebetegnelsen med bogstav og immatrikulationsår; den skal ikke ændres efter sommerferien.

c) Prøv nu til sidst med NT Explorer at flytte dokumentet til en anden mappe: Markér dokumentet og klik på Cut. Markér dernæst den mappe, det skal flyttes til og klik på Paste.

d) Ofte har man skrevet et dokument, som skal gemmes i en ny mappe. Det er ikke nødvendigt at forlade Word i denne situation, da man kan oprette mapper inde fra Word.Start Word. Vælg menuen Filer / Gem som, og naviger til den mappe, hvori den nye undermappe skal oprettes. Klik på Opret ny mappe-knappen, og giv den et navn. Husk at åbne den nye mappe, inden dokumentet gemmes.

1.3 ”Foretrukne” – genveje til mapper og dokumenterNår man har visse dokumenter liggende på U: -drevet og andre på L: , er det praktisk at samle alle trådene ét sted. Det klares med Foretrukne. Start Word ved at klikke på Word på U-drevet.

a) Klik på Åbn (eller vælg menuen Filer / Åbn), hvorved mappen Tekster (på U: -drevet) åbnes. Klik nu på knappen Føj til Foretrukne og angiv, at det er mappen Tekster, som skal tilføjes. Kontrollér resultatet med det samme, ved at klikke på Søg i Foretrukne. Der skulle gerne ligge en genvej med navnet Tekster. Ved at dobbelt-klikke på den, returnerer man til U: -drevet.

b) Anbring nu på tilsvarende måde genveje i Foretrukne til de mapper på L: -drevet, som rummer fælles dokumenter for faggrupperne i dine fag. (For dansk drejer det sig eksempelvis om mappen L:\wptekst\dansk ).Hvis du har en diskette i drevet, kan du også oprette en genvej til diskettedrevet i Foretrukne.

c) Ikke kun mapper, men også dokumenter kan optræde i Foretrukne. Det kan man benytte sig af, når man i en periode arbejder med et dokument. Afprøv dette på et tilfældigt dokument.

d) Jeg har omtalt indholdet i Foretrukne som ”genveje”. Selve mapperne og dokumenterne ligger andetsteds. Man kan tænke på genvejene som en samling snore, der ender det samme sted (i Foretrukne), men som er bundet fast vidt forskellige steder på flere forskellige drev. – Følg snoren, og du ender det ønskede sted.Da det ikke er mapperne og dokumenterne selv, der ligger i Foretrukne, kan vi efter behag omdøbe genvejene, som vi har lyst. Hvis du i b) lavede en genvej til diskettedrevet, hedder den ”3½ Floppy (A:)”. Omdøb den nu slet og ret til Diskette . (Lavede du ikke denne genvej, så prøv evt. at omdøbe en af de andre).Til sidst ryddes op: Slet de genveje i Foretrukne, som kun er lavet for at afprøve princippet, men lad dem stå, som du mener, du kan bruge.


Cut Paste

Opret ny mappe

Åbn

Føj til Foretrukne

Søg i Foretrukne


111 Filnavnekundskab til husbehov I mapperne kan der (ud over andre mapper) ligge tekstdokumenter, billeder, programmer og så videre. Alle disse objekter kaldes filer (en afskyelig anglicisme, som vi må leve med). Lige som mapper har filer navne, typisk opbygget med et selvvalgt, beskrivende ”fornavn” og en filtype (”efternavnet”), adskilt af et punktum.

a) Der er nogle tekniske begrænsninger på filnavnene.De kan være lange, men naturligvis ikke uendeligt lange. Den præcise grænse afhænger af filens placering, men knap et par hundrede tegn skulle der være plads til.Der må ikke forekomme følgende 8 tegn: * ? \ / : ” < >

b) Filtypen bør man som regel ikke prøve at ændre på, da den fortæller styresystemet, hvilket program, der skal bruges til at åbne filen med. Dobbeltklikker man f.eks. på en fil med navnet tekst.doc, startes Word, da typen doc associerer til dette program.

c) Da du ovenfor i Word klikkede på Åbn (i forbindelse med opgaven om Foretrukne), havde et af felterne i dialogboksen betegnelsen Filtype. Hvis ikke du her angiver Alle filer (*.*), vil du kun se f.eks. Word-filer. Leder du efter en WordPerfect-tekst, som normalt har filtypen wpd, skal du være opmærksom på dette.



2 ”Hvad enhver bør vide om sit tekstbehandlingsprogram”

111 En usorteret håndfuld små, nyttige tips a) Under normal indtastning holder man sig fra Enter-tasten ( [↲] ). Den bruges kun, når man vil lave et nyt afsnit. Ønsker man at lave ny linje inden i et område, som logisk set er samme afsnit (så som en tabelopstilling) trykkes Skift+Enter ( [⇑]+[↲] ). Hvis man vil se symbolerne for disse (og andre usynlige) operationer, klikker man på Vis/skjul ¶ -knappen. Nyt afsnit markeres ¶, ny linje markeres ↲.

b) I Word opererer formateringen enten på tegnniveau eller på afsnitsniveau. Eksempel på formatering på tegnniveau: Ændrer man skrifttype, gælder det de tegn, som efterfølgende indtastes (– eller den markerede blok, hvis der er en sådan).Eksempel på formatering på afsnitsniveau: Ændrer man indrykning, gælder det for hele det aktuelle afsnit (– eller for alle de afsnit, som en eventuel markering rager ind i).Begge disse funktioner står i modsætning til WordPerfects virkemåde, hvor en ændring typisk gælder fra det sted, hvor koden indsættes, og videre frem i dokumentet.Afsnitsformateringen standser ved det ”nyt afsnit”-tegn ¶ (se ovenfor), som står efter afsnittet. Sletter man dette ¶, får det følgende afsnit samme formatering som det aktuelle.

c) Blokke til kopiering med videre kan markeres på utallige måder. F.eks.:Dobbeltklik i et ord for at markere ordet. Tredobbeltklik i et afsnit for at markere afsnittet. Tryk på Ctrl og klik for at markere en sætning. Klik i margenen for at markere en enkelt linje. Træk musen ude i margenen for at markere sammenhørende linjer.En markeret blok kan flyttes ved at trække den med musen (markér – klik indenfor markeringen og hold knappen nedtrykket! – flyt musen – slip), eller den kan kopieres ved at holde Ctrl-tasten nede under denne manøvre.

d) En vandret linje i sidens bredde får man, hvis man i starten på en ny linje trykker tre gange bindestreg --- efterfulgt af Enter. Dette forudsætter, at autoformat er sat op til det, hvilket er standard.Alternativt kan man med Ramme -knappen (som rummer en hel lille menu) specificere Nederste ramme eller Øverste ramme, alt efter hvilken placering, man ønske. Rammer virker i øvrigt på afsnitsniveau.Hermed kan man måske også ane svaret på et spørgsmål, jeg er blevet stillet mere end én gang: Hvordan fjerner man den xxx linje igen? – Ved at anbringe markøren strategisk (over eller under linjen) og vælge Ingen ramme (nederste knap til højre).

e) Man kan vælge mellem mindst 13 forskellige værktøjslinjer. Som standard vises linjerne Standard og Formatering. Den hurtigste måde at tilføje eller fjerne værktøjslinjer er at klikke med højre museknap på en af værktøjslinjerne eller menuen. Så får man en lang liste at vælge imellem.Værktøjslinjerne kan i øvrigt placeres, hvor man har lyst: Over, under, til højre og venstre – ja endog flydende frit oven i teksten.

f) Word arbejder i 4-5 forskellige visninger dvs. måder, som teksten fremtræder på. Det styres via menuen Vis eller med de små knapper nederst til venstre. I disse noter antages man at benytte Sidelayoutvisning.


Vis/skjul ¶

Ramme -knappenmed tilhørende ”menu”

Visninger


2.2 Simpel formatering af teksten

a) Opret et tomt dokument, og sæt højre- og venstremargen til 2,0 cm (menuen Filer / Sideopsætning). Indskriv – ordret – og formater følgende tekst. Benyt evt. Kopier- og Sæt ind-knapperne for at kopiere gentagelserne.

Denne overskrift er centreret, 18 punkt GaramondDette er afsnit 1. Det er et helt normalt afsnit, som vi benytter som reference. Times New Roman 12 punkt. Dette er afsnit 1. Det er et helt normalt afsnit, som vi benytter som reference. Times New Roman 12 punkt.

Dette er så afsnit 2. Hele dette afsnit er rykket ind med 1,2 cm fra begge margener. Vælg menuen Formater / Afsnit og angiv indrykning. Bemærk kursiveringen. Times New Roman 12 punkt. Dette er så afsnit 2. Hele dette afsnit er rykket ind med 1,2 cm fra begge margener. Vælg menuen Formater / Afsnit og angiv indrykning. Bemærk kursiveringen. Times New Roman 12 punkt.

Tabel over salg af dimser og tingester, fordelt geografisk. Brug tabulatoren – aldrig mellemrumstasten – til den slags. Times New Roman 12 punkt. Overskrifterne er fede:Region Dimser Tingester OverskudNordvestjylland 1234 5678 12.345,11Sydøstjylland 9876 5432 97.531,99Fyn 12 32 12,00Sjælland og Skt. Jan 13579 24680 144.444,44

Færdig med det. (Denne linje er højrestillet).

b) Du skal nu kontrollere, om formateringen er i orden, eller om der er fusket:1) Skift størrelse på overskriften til 24 punkt. Den skal stadig stå centreret.2) Skift punktstørrelse til 10 i afsnit 2. Det skal stadig stå med 1,2 cm indrykning i begge sider.3) Skift skrifttype og -størrelse i hele tabellen til Courier New 10 punkt. Tallene skal stadig starte lige under hinanden.4) Skift punktstørrelse til 20 i sidste linje. Den skal stadig være højrestillet og på én linje.

c) Tabellen ovenfor ser ikke for køn ud. Man bør her ikke bruge den sædvanlige venstretabulator, men i stedet en decimaltabulator. Markér hele tabellen. Klik i feltet til venstre for linealen, indtil det rigtige tabulatorsymbol fremkommer. Klik derefter på linealen ved 6 cm, 8,5 cm og 11 cm. Til sidst kan det være nødvendigt at slette eller tilføje enkelte tabuleringer. Overskrifterne kan man eventuelt rette ind manuelt til sidst. Resultatet ses nedenfor:

Region Dimser Tingester OverskudNordvestjylland 1234 5678 12.345,11Sydøstjylland 9876 5432 97.531,99Fyn 12 32 12,00Sjælland og Skt. Jan 13579 24680 144.444,44


Tabulatorer:

Venstre Decimal

(Der er flere)


2.3 Klippe – klistre: Kopier – sæt indVi vil nu prøve at hente data fra et andet program over i et Word-dokument. Her behandles Netscape (Internettet), men du kan nemt oversætte proceduren til Excel (et regneark), hvis du foretrækker det.

a) Start Netscape og navigér frem til en side med noget tekst og evt. et billede, som du vil flytte over i Word-dokumentet. Markér det pågældende område af teksten med musen, og vælg menuen Edit / Copy. Skift tilbage til Word, placér markøren der, hvor teksten skal indsættes, og klik på Sæt ind.

b) Billeder fra Internettet klares ikke lige så let. (Vent med denne del af opgaven til du er fortrolig med at indsætte billeder.)I Netscape klikkes med højre musetast på det billede, du skal bruge. Vælg Save Image As, og gem billedet et passende sted (f.eks. U:\Diverse). Herefter indsættes billedet som ethvert andet i Word.(En graf fra et regneark er nemmere at have med at gøre. Det kan køre helt normal med kopier – skift program – sæt ind. Prøv selv.)

2.4 TypografierSå snart et dokuments omfang når ud over et par sider, bør man modstå fristelsen til at formatere overskrifter vildt og kreativt. Benyt i stedet de prædefinerede typografier ”Overskrift 1”, ”Overskrift 2” osv. Det ser måske lidt kedeligt ud, men vi vil senere lære at peppe op – på en velstruktureret måde.

a) Skriv et lille dokument, som skal benyttes til at eksperimentere med overskrifter med videre. Undlad al formatering, bortset fra det, der fremgår eksplicit:Lav et par kapiteloverskrifter (blot en tekst på en linje, afsluttet med tvunget linjeskift: Enter). I hvert kapitel skrives på samme måde to-tre afsnitsoverskrifter. Tilføj under hver afsnitsoverskrift tre-fire linjer tekst, gerne ren krimskrams – i ét afsnit – ingen tvungne linjeskift.Anbring markøren et sted på linjen med den første kapiteloverskrift. Skift typografi fra ”Normal” til ”Overskrift 1”. Skift på samme måde typografi på den anden kapiteloverskrift (”Overskrift 1”) og på afsnitsoverskrifterne (”Overskrift 2”). Lad den almindelige teksten forblive med typografien ”Normal”.

b) Forøg linjetallet i det første afsnit til ca. 8 (brug Kopiér og Sæt ind -knapperne). Indsæt et afsnitsskift (Enter) ét sted i dette afsnit. Word opfatter nu dette som en opdeling i to afsnit. Markér begge disse afsnit med musen, og skift typografi fra ”Normal” til ”Brødtekst”. Observer ændringen.

c) Lokalisér knappen Dokumentoversigt og klik på den. Prøv at klikke på de enkelte afsnitsoverskrifter i oversigten til venstre. Oversigten fjernes igen ved endnu et klik på denne knap. (Man finder samme funktion i Vis-menuen).


Dokumentoversigt

Typografimenuen

Sæt ind


2.5 Sidehoved og sidefodSidehoved og -fod er de faste områder, man finder øverst og nederst f.eks. i disse noter. De er anvendelige, så snart et dokument fylder mere end en side.Begynd med at oprette et nyt, tomt dokument. Skriv lidt tekst (tilfældige bogstaver Ok). Indsæt et sideskift (Ctrl+Enter), skriv lidt tekst igen på side 2.

a) Vælg menuen Vis / Sidehoved og sidefod. Dokumentteksten toner nu over i lys grå, og der vises en stiplet ramme øverst på siden. Der dukker også en særlig værktøjslinje op. Skriv f.eks. Top. Klik på knappen Skift mellem sidehoved og sidefod for at komme ned i sidefoden, og klik på knappen Indsæt sidetal. Klik på Luk, eller dobbeltklik i området med almindelig tekst.Når der er oprettet sidehoved eller -fod, kan man spare turen omkring menuen ved at dobbeltklikke i dette pågældende område (prøv!).

b) Ofte vil man benytte et anden sidehoved på forsiden, eller eventuelt helt undlade det. Klik på knappen Sideopsætning og markér feltet Speciel første side under Sidehoveder og sidefødder. Kontroller resultatet.

2.6 Et par eksempler på felterI foregående afsnit så vi allerede Words felter i sving, nemlig ved indsættelse af sidetal og antal sider. Denne type oplysninger kan også indsættes ved hjælp af menuen Indsæt. Byg videre på det dokument, der påbegyndtes ovenfor.

a) Skriv øverst Tørring, den og vælg menuen Indsæt / Dato og klokkeslæt. Se efter, at feltet Opdater automatisk ikke er markeret. Vælg et passende format for datoen, og klik Ok. Højrestil linjen.Gå et par linjer ned, og gentag operationen, men marker denne gang feltet Opdater automatisk.Klik på begge datoerne på skift, og bemærk, at den nederste vises på grå baggrund. I den øverste linje er der blot indsat en statisk tekst (som vil vise det samme, hvis dokumentet åbnes igen i morgen), mens der i den nederste er indsat et felt, som altid viser den aktuelle dato. En oplagt finesse at udnytte, hvis man vil lave en brevskabelon. (Vi ser på skabeloner næste gang).

b) Som en hjælp til at genfinde den elektroniske version af et dokument, som man holder i hånden, kan det være praktisk at indsætte dokumentets navn incl. den fulde sti (diskret med små typer) i sidefoden. Proceduren følger her kortfattet og ukommenteret. Prøv at følge den:Vælg menuen Vis / Sidehoved og sidefod og skift ned til sidefoden.Vælg menuen Indsæt / Felt. Sæt Kategorier: til Dokumentoplysninger og Feltnavne: til FileName. Klik på Indstillinger og på fanebladet Feltspecifikke parametre. Under Parametre er der kun ét valg ”/p”, hvis betydning beskrives nederst i dialogboksen. Klik på Føj til felt og på Ok og Ok igen.Formater resultatet med skrifttypen Arial, 7 punkt.


Skift mellem… Indsæt sidetal Sideopsætning


3 Om at sætte skik på et uopdragent programDisse opgaver anbefales kun til ”let øvede” brugere af Word. Vend eventuelt tilbage senere.

3.1 Basal opsætning af WordDu vil i denne opgave tilpasse skriftstørrelse, linjeafstand, brugeroplysninger, autoformatering mv. (Skulle den her valgte standardopsætning ikke passe dig, kan du altid ændre det tilbage igen).Start først Word med et tomt dokument.

a) Skriftstørrelsen 10 punkt er som regel for lille. Vælg menuen Formater / Skrifttype og sæt Størrelse til 12. Klik på Standard, så Word starter med denne indstilling fremover. Bekræft valget.

b) Det kan være ønskeligt med lidt ekstra linjeafstand til understregninger, gloser osv. Vælg menuen Formater / Afsnit og find feltet Linjeafstand. Vælg Halvanden. Klik Ok.(NB: Denne procedure virker kun i det aktuelle dokument. Vi vil senere lære at redigere skabeloner, så ændringen kan blive permanent.)

c) For at lave plads til margennoter, vil vi nu ændre margenbredden. Vælg menuen Filer / Sideopsætning og øg feltet Højre til 5cm . Klik på Standard. Bekræft valget.

d) Alle dokumenter gemmer blandt andet forfatterens initialer og navn – dog kun, hvis disse oplysning er specificeret. Vælg menuen Funktioner / Indstillinger og klik på fanebladet Brugeroplysninger. Indtast Navn og Initialer. Klik Ok.

e) Man kan af og til som begynder – og såmænd også som mere øvet – blive desperat over Words autokorrektur og autoformat. Her er et par tips til opsætningen (med kommentarer).

Vælg menuen Funktioner / Autokorrektur. Vi starter med fanebladet Autokorrektur.[x] Ret andet bogstav i ord til lille (Smart, hvis ens lillefingre er for tunge)[ ] Første bogstav i sætninger med stort (Uhyrligt efter forkortelser og ordenstal)[x] Ret utilsigtet brug af CAPS LOCK-tasten (Kan næppe genere under normale forhold)[?] Udskift teksten under skrivning (Det kan være praktisk at rette slåfejl og

eventuelle banale stavefejl, men jeg kan også godt forestille mig ubehagelige bivirkninger. Jeg har selv funktionen aktiveret. Ved at slå funktionen fra kommer man nærmere en almindelig ”dum” skrivemaskines opførsel.)

Skift nu til fanebladet Autoformat under skrivning. De samme ændringer kan foretages senere under fanebladet Autoformat. Vi ser her kun på et udvalg af punkterne.[?] Overskrifter (Skifter enlige linjers typografi til overskrift 1)[ ] Automatiske opstillinger med punkttegn (Dette punkt og det følgende kan drive én til [ ] Automatisk opstilling med tal og bogstaver vanvid. Slå dem fra nu – og i dagligt brug – men

slå dem til igen ved oprettelse at et kraftigt struktureret dokument, såsom en rapport eller lignende)

[ ] Brøker (1/2) med brøktegn (½) (Ser så pænt ud – virker ikke. Prøv f.eks. 5/7)[ ] Internet- og netværksstier med hyperlinks (Jeg foretrækker selv at styre dette)



En lille praktisk ting i forbindelse med autokorrektur: Opdager man en uhensigtsmæssig automatisk ”rettelse” lige idet, den sker, kan den ophæves ved med det samme at trykke på Alt+[] (Ikke piletasten, men den store slet-baglæns-tast). Derefter kan man da overveje at finde årsagen og fjerne den…

3.2 Tilpasning af værktøjslinjerneVærktøjslinjerne kan også tilpasses med knapper for funktioner, som man ofte har brug for, men som ligger godt gemt nede i menuerne. I eksemplet tænker vi os en naturvidenskabelig lærer, som har behov for hævet og sænket skrift (som i x1

2 + x22 ) samt formel-editoren.

a) Hævet skrift. Denne funktion gemmer sig normalt under menupunktet Formater / Skrifttype. Vi bringer den frem i lyset: Vælg menuen Funktioner / Tilpas og klik på fanebladet Kommandoer. Under Kategorier markeres Formater og under Kommandoer blades frem til punktet Hævet skrift. Nu trækkes dette menupunkt med musen op på en af værktøjslinjerne (dvs. anbring pilen ovenpå linjen med betegnelsen Hævet skrift, tryk ned på venstre museknap – og hold den nede, mens musen bevæges hen over en af værktøjslinjerne, hvor der slippes). En knap med symbolet x2 dukker op det valgte sted.

b) Udfør samme procedure med sænket skrift og med formel-editoren. Sidstnævnte gemmer sig til daglig i menuen som Indsæt / Objekt / Microsoft Equation 3.0. Den findes under et lidt andet navn, når man anvender Tilpas.

Her ses et udsnit af værktøjslinjerne, som de kan se ud efter disse operationer.

c) Hvis du allerede har opdaget nogle punkter, du gerne vil tilføje til værktøjslinjerne, så gør det nu. Det er også muligt at fjerne eller udskifte knapperne. F.eks. kan man udskifte knappen Udskrift med knappen Udskrift…, hvor prikkerne markerer, at der åbnes en dialogboks, som giver mulighed for at vælge printer med videre, inden der udskrives.Prøv at tænke over, om dine mest dagligdags operationer kan rummes på én værktøjslinje – det giver en centimeter ekstra overblik over teksten.Alternativt kan man lægge kommandoer ind i menuerne – man kan sågar selv oprette nye menuer, hvis man synes. – Eksperimentér!

3.3 GenvejstasterTrykker man f.eks. på F7-tasten, startes stavekontrollen. F7 kaldes en genvejstast. Sjovt nok nægter samme stavekontrol overhovedet at kende ordet ”genvejstast”, og det er lettere symptomatisk. Det kan være svært at få overblik over dem.I denne opgave finder vi frem til en oversigt over de eksisterende genvejstaster og prøver dernæst at lave én selv.



a) Find den indbyggede hjælp til genvejstasterne: Vælg menuen Hjælp / Indhold og Indeks. Klik på fanebladet Søg. Angiv, at du vil søge efter ordet Genvejstaster ; det skulle gerne resultere i 3 emner nede i Klik på et emne og klik derefter på Vis -feltet. Vælg emnet ”Genvejstaster”, så skulle du være nået frem til denne oversigt:

Hvis du bruger tekstbehandling dagligt, kan det være en god idé at gennemgå de forskellige emner, og udskrive nogle af listerne på papir.Mange menupunkter har i øvrigt allerede genvejstaster. Disse står til højre for menuteksten.

b) Vi vil oprette en genvejstast for indsættelse af billede. Vælg menuen Funktioner / Tilpas og klik på knappen Tastatur (nederst). Sæt Kategorier til Indsæt og Kommandoer til IndsætBillede. Klik i feltet Tryk på ny genvejstast: .Prøv først med tastekombinationen Ctrl+B (hold Ctrl nede og tryk på B). Bemærk, at der neden under indtastningsfeltet oplyses, at denne kombination allerede er i brug (Aktuel tildeling: RedigerSøg). Vi ønsker ikke at overskrive denne, så vi sletter Ctrl+B og prøver med Alt+B. Det gik bedre, denne kombination er ubenyttet (Aktuel tildeling: [Ingen tildeling]). Klik på Tildel og til sidst på Luk.Prøv selv at udvælge en operation, som du synes fortjener en genvejstast, og gennemfør ovenstående igen. Læg mærke til feltet Beskrivelse, som kan hjælpe til at finde den ønskede operation blandt de utroligt mange, der findes.



4 Mere om layout

4.1 Billeder, tekstbokse og formler Start Word, hvis det ikke allerede kører. Vi lægger ud med at sætte et billede ind i en tekst, så hvis du har et velegnet dokument, skal du åbne det nu. Ellers fyld en halv side med russisk, så du kan få et indtryk af, hvordan billede og tekst vekselvirker. Billedet kan som nævnt hentes fra Internettet til lejligheden, men vi har også et godt udvalg på L: -drevet.

a) Hvis du i 3.3 b) lavede en genvejstast til indsættelse af billede, bruger du den, ellers bruger du menuen: Indsæt / Billede / Fra fil. Klik i Søg i -feltet, og navigér frem til billedets placering. Klik Indsæt.Herefter kan billedets placering rettes til på forskellige måder. Højreklik på billedet og

vælg Formater billede. Klik på fanebladet Tekstombrydning. Vælg Firkantet og Begge sider og klik Ok. Herefter kan figuren frit flyttes rundt, som man har lyst. Prøv også at eksperimentere med de øvrige indstillingsmuligheder.

b) De små rammer med genvejstaster, som findes i disse noter, er tekstbokse. Det er et designelement, som kan rumme billeder og tekst, der ønskes fremhæver og placeret vilkårligt på siden. Vælg menuen Indsæt / Tekstboks. Markøren ændres til et kors, som man tegner tekstboksen med: Tryk ned – hold nedtrykket – træk diagonalt – slip. Når

tekstboksen er markeret, er der 8 små ”håndtag”, som kan bruges til at ændre dens størrelse. Den skraverede indramning kan man gribe fat i med musen, hvis man ønsker at flytte hele tekstboksen.Lav en tekstboks, og giv den den størrelse og placering, du ønsker. Klik inden i boksen, og skriv et par linjer. Klik med højre museknap på rammen og vælg Formater tekstboks. Vælg den samme tekstombrydning som for billedet ovenfor. Klik dernæst på fanebladet Farver og streger og prøv at sætte stregfarven til Ingen. Klik Ok for at se resultatet.

c) Der kan lægges skygge på såvel billeder som tekstbokse (eksemplificeret ovenfor). Højreklik på værktøjsbjælkerne og vælg at vise værktøjslinjen Tegning. Eksperimentér selv med indstillingerne.

d) Markér det, som står nederst af de objekter, du indsatte ovenfor: billedet eller tekstboksen. Højreklik, og vælg fanebladet Placering. Som standard fastholdes placeringen i forhold til begyndelsen af det afsnit og venstre kant af den spalte, som figuren er placeret i. Skift den lodrette placering til Side, og klik Ok. Prøv nu at indsætte nogle ekstra linjer øverst i dokumentet, og se, hvordan det påvirker de to objekters placering.

e) Formler ligner billeder og tekstbokse med hensyn til de muligheder, man har for at definere ombrydning, rammer med mere. Spring videre, hvis du ikke mener, du får brug for formler.

Indsæt en formel i dit dokument: Indsæt / Objekt / Microsoft Equation 3.0 (–eller du har måske lavet en særlig knap til dette, jævnfør afsnit 3.2). Der åbnes et formelfelt, og en værktøjslinje.Det vil føre for vidt at gennemgå formeleditoren i detaljer, hvis du ikke selv kan gætte dig frem nogenlunde med det samme. –Det er meget meget nemmere at vise på skærmen!Tekstombrydning er som standard sat til Øverst og nederst, hvilket er passende ved almindelig brug. Får du behov for at ændre det: Højreklik, Formater Objekt, fanebladet Tekstombrydning.


Tekst-


4.2 Indlejrede regnearkDette afsnit henvender sig kun til folk, som har brug for regneark. Vi vil indlejre et fuldt fungerende regneark i en tekst, i modsætning til den almindelige klippe-klistreteknik, hvor det kun er det statiske resultat, der indsættes.(Da vi i 4.1 indsatte en formel, var det i øvrigt også i form af et indlejret objekt).

a) Vi skal have både Word og Excel i gang på én gang. Vi forestiller os, at data allerede foreligger i Excel. Har du allerede en lille tabel i et regneark, bruges den, ellers laves en lille tabel med en række tal i kolonne A. I kolonne B kan man f.eks. indtaste en formel, som kvadrerer tallene fra A (skriv =A1^2 ). Markér de celler, der skal indlejres i tekstdokumentet og klik på Kopier -knappen. I Word placeres markøren det sted regnearket skal placeres, men der klikkes ikke på Indsæt! I stedet vælges menuen Rediger / Indsæt speciel. Sørg for at der er valgt Indsæt, og marker valgmuligheden Microsoft Excel-regneark-objekt, og klik Ok.Man kan siden ændre talværdierne i A-kolonnen ved at dobbeltklikke på tabellen for at redigere den. Dette kalder Excels menuer og værktøjslinjer frem, og man kan faktisk arbejde helt som i et normalt regneark. Prøv f.eks. at ændre et par af tallene i kolonne A, og observér ændringen i B.

[Følgende er særheder eller fejl i Word, jeg har observeret:Umiddelbart efter indsættelse mangler gitterlinjerne i regnearket. Redigerer man det, kommer de frem (–hvis man ikke har valgt gitterlinjer fra i Excel).På skærmen kan der optræde en tom linje eller forøget linjeafstand i forbindelse med regnearks-objektet. Problemet er der ikke, hvis man vælger Filer / Vis udskrift.]

b) Og nu til det samme på en lidt anden måde: Klik på knappen Microsoft Excel regneark. Med musen eller piletasterne markeres nu regnearkets størrelse i den ”menu”, der fremkommer.Herved har man oprettet et regnearksobjekt direkte, uden at skulle lave det i Excel først.

111 Rammer eller ikke rammer Mange af de figurer o.l., vi har anvendt ovenfor, kan tilpasses ved at højreklikke på dem, og vælge menuen Formater (betegnelse). Eksempelvis har man under fanebladet Farver og streger mulighed for at angive stregfarven til Ingen, hvorved objektets ramme fjernes.Hvis man gerne vil indramme et område i teksten, skal man blot markere det og bruge Ramme –knappen (jævnfør afsnit 2.1).Hvis et område, der skal indrammes, omfatter både figurer og tekst, eller flere spalter (som på side 2), må der andre midler til: På værktøjslinjen Tegning ligger knappen Rektangel, som kan bruges til at tegne rammen med. Det indsatte rektangel skal til sidst have ændret tekstombrydning og fyldfarve til Ingen. Ellers får man kun en tom firkant at kigge på.


Microsoft Excel regneark

Rektangel


4.4 Punktopstillinga) Vi vil først se på automatisk punktopstilling. Start med et nyt, tomt dokument.Vælg menuen Funktion / Autokorrektur, klik på fanebladet Autokorrektur under skrivning, og sørg for, at felterne Automatisk opstilling med tal og bogstaver og Automatisk opstilling med punkttegn er markeret.Skriv nu ”1) ” efterfulgt af en gang russisk. Tast Enter og mere russisk. Lav fire-fem punkter på denne måde. Lad nogle af linjerne være så lange, at de fylder mere end en linje. Tast Enter 2 gange for at standse den automatiske nummerering.Samme virkning får man ved at starte med 1. , 1 (NB: 2 mellemrum efter 1-tallet), a) , A) , I) eller i) .Om et givet afsnit hører med i punktopstillingen eller ej, kan styres med knappen Opstilling med tal eller bogstaver.Prøv også at se, hvad der sker, hvis du i et nyt afsnit nedenunder punktopstillingen starter linjen med * eller - .Husk at slå automatikken fra igen, hvis du ikke vil have, at den blander sig til dagligt.

b) Man kan også bruge knappen Opstilling med tal eller bogstaver til at foretage en manuel punktopstilling. Skriv nogle linjer, som afsluttes med Enter. Anbring markøren i én af dem og klik på Opstilling med… Gentag med en af de andre linjer. Du kan også omdanne hele sværmen til punkter på én gang ved at markere alle linjerne, inden der klikkes på Opstilling med… Er du ikke tilfreds med de symboler, der markerer punkterne, må du en tur omkring menuen Formater / Punktopstilling. Der er adskillige at vælge imellem, og man kan selv oprette nye formater via knappen Tilpas, hvilket vi dog ikke når at komme ind på i denne omgang.Knapperne Opstilling med… benytter de indstillinger, der foretages under Formater / Punktopstilling.

c) En af de store fordele ved at benytte overskriftstypografierne, som omtaltes i afsnit 2.4, er, at de ikke blot angiver en skrifttype, men også en struktur. Denne struktur kan udnyttes til en elegant afsnitsnummerering i stor skala.Opret et nyt, tomt dokument, og skriv følgende tekst. (Tryk Enter efter hver linje):

Førsteførste – Aførste – B Andenanden –Aanden –B

Formater teksten Første og Anden med typografien ”Overskrift 1” og de fire øvrige linjer med ”Overskrift 2”. Hvis du synes, det virker mere realistisk, kan du fylde brødtekst på imellem overskrifterne, men det har ingen reel betydning for det følgende. Sørg blot for, at markøren står i en af overskrifterne, inden du går videre her.Vælg nu menuen Formater / Punktopstilling og klik på fanebladet Flere niveauer. Klik på den opstilling, som viser ”1”, ”1.1” og ”1.1.1”, og klik på Tilpas. Klik på Flere. Kontrollér, at der i felterne Niveau og Sammenkæd niveau og typografi er overensstemmelse mellem det valgte niveau og den tilhørende overskriftstypografi. Klik Ok og nyd synet.Prøv nu at tilføje en ny overskrift mellem første A og første B . Giv også den en overskriftstypografi (vælg selv hvilken – prøv evt. flere). Behold and rejoice!


Opstilling med… tal eller bogstaver punkttegn


111 Hvilket værktøj: spalter eller tabeller eller… ? (Dette lille afsnit er pligtlæsning, hvis man er gammel WordPerfect-bruger, og gerne bruger spalter).Inden man kaster sig ud i spalteopsætning, skal man gøre sig klart, om spalter er det rette værktøj til formålet. I Word er spalterne ”avisspalter”, hvor teksten flyder fra spalte til spalte på samme side, og dernæst videre ned på næste side. Man kan ikke lave spalter, som følges ad parallelt.Tabeller i Word kan naturligvis benyttes til at lave tabeller med (!…), men er der ud over nyttige til at styre layoutet. Stregerne kan i dette tilfælde gøres usynlige. Med en tabel kan man f.eks. opdele en tekst i passende stykker i højre kolonne, og indsætte en gloseliste i venstre kolonne. En tredje mulighed er at gøre f.eks. venstre margen meget bred og indsætte tekstbokse. Disse forankres til et givet afsnit, så de følger med, hvis f.eks. dokumentet senere sideinddeles anderledes. (Klik på Vis/skjul ¶ og klik i tekstboksen for at se ankeret.) Man kan låse ankeret til et givet afsnit, så tekstboks og tekst stadig holdes på samme side, selv om de ikke står klods op ad hinanden. (Ellers skifter ankeret det til det nærmeste afsnit, når tekstboksen flyttes)

4.6 TabellerVi starter med tabeller som tabeller. I afsnit d) ser vi på tabeller som et layoutværktøj. Begynd med at sikre dig, at Sidelayoutvisning benyttes, og at der er en vandret lineal lige under værktøjslinjerne.

a) Opret et nyt, tomt dokument. Klik på knappen Indsæt tabel, og brug derefter piletasterne og til at angive størrelsen. 2 kolonner og 4 rækker er passende. Afslut med Enter.Tabellen fylder hele bredden af siden, hvilket kan ændres ved at gribe fat i stregerne med musen

eller i Flyt tabelkolonne -markeringerne på linealen.(Uanset tabellens bredde kan du ikke umiddelbart komme til at skrive ved siden af den. Det er en lille ekstra øvelse for de beslutsomme at finde ud af, hvordan det alligevel lader sig gøre her til højre.)

b) Tabeller kan benyttes til visse regneoperationer. Fyld nogle tal i de øverste 3 rækker, som vist i eksemplet. Klik i en af de nederste celler, og vælg menuen Tabel / Formel, og skriv følgende i feltet Formel, hvis det ikke står der i forvejen: =sum(above) . Klik Ok.

c) Her er en lidt anden indgangsvinkel: Hvis du har dokumentet fra afsnit 2.2 liggende, åbnes det. Ellers laver du lige en tilsvarende opstilling, hvor du husker at benytte tabulatoren til at komme fra kolonne til kolonne.Markér de linjer, som indgår i tabellen og klik på Indsæt tabel -knappen. De eksisterende data indsættes automatisk i tabellen.

d) Vi vil nu anvende en tabel som en slags spalteopdeling. (Nedenstående opstilling er lavet netop på den beskrevne måde). De grå streger er kun synlige, fordi jeg har snydt. Jeg har lavet dem sådan her, for at det skal være nemmere at se tabellens struktur. Følges anvisningerne, bliver de ikke udskrevet, og resultatet ser ud som to spalter.

Start med:Oprettelse

Klik på Indsæt tabel –knappen.Derefter skal ”midtersprossen” trækkes lidt over til venstre med musen.


Indsæt tabel

6 93 17 5

Flyt tabelkolonne

Sidelayoutvisning


Nu har du en tom tabel med én række og to kolonner. Placér markøren i feltet til venstre. Skriv lidt tekst, og tryk på tabulatortasten for at komme over til højre.

Dernæst:Udvidelse

Skriv også noget i det højre felt, og tryk derefter igen på tabulatortasten. Der tilføjes automatisk en ny række i tabellen.

Vigtig:Fjern stregerne

For at fjerne tabellens streger, skal højreklikke et sted i tabellen, og vælge Rammer og skygge. Markér indstillingen Ingen og klik Ok.Resultatet vurderes bedst med Filer / Vis udskrift.

Bemærkninger: Jeg har ændret tabellens bredde en anelse for at øge linjetallet i de enkelte afsnit. Det er naturligvis ikke nødvendigt.

Hvis den tekst, man ønsker at sætte op på denne måde, allerede foreligger, er det nemmeste at markere den tekst, det drejer sig om, og derefter klikke på knappen Indsæt tabel. Derved oprettes en tabel på én kolonne med en celle pr. afsnit. Ønskes teksten til højre og tom plads til venstre, fortsættes med denne procedure:i) Gør hele tabellen ca. halvt så bred. (Træk i højre kant med musen).ii) Udvid tabellen ved hjælp af menuvalgene Tabel / Marker kolonne efterfulgt af Tabel / Indsæt

kolonner. Ønskes i stedet teksten til venstre, og den tomme plads til højre, gør man således:i) Vælg menuen Tabel / Marker kolonne efterfulgt af Tabel / Opdel celler.ii) Sæt Antal kolonner til 2 og fjern markeringen fra Flet celler før opdeling. Klik Ok.Til sidst kan man så justere størrelse og opdeling til det ønskede

4.7 SpalterVi så tidligere på de to formateringsniveauer tegn og afsnit. Der er et tredje (højere) niveau, nemlig sektion. Man inddeler dokumentet i flere sektioner, hvis f.eks. der skal ændres papirformat undervejs, og også når man skifter fra ét antal spalter til et andet, f.eks. fra en til to.

a) Vi skal bruge et ikke alt for lille dokument. Hvis du har et, så åbn det, og gem det straks under et nyt navn (menuen Filer / Gem som), så vore eksperimenter ikke overskriver noget, der skulle have været bevaret. Ellers må du lige skrive en halv sides krimskrams. Tilføj en overskrift øverst. Markér det meste af teksten, men udelad overskriften og de nederste par linjer. Klik på knappen Spalter og markér 2 spalter. Dokumentet opdeles automatisk i tre sektioner, med sektion 2 opstillet i spalter.Den letteste måde at se skiftet mellem de forskellige sektioner er at vælge Normal visning. Prøv at slette et sektionsskift, og vend tilbage til Sidelayoutvisning igen. Er det den foregående eller den efterfølgende sektion, som ”vinder” med hensyn til spalteopsætning?

b) Placér markøren ca. halvt nede i den venstre spalte, og vælg menuen Indsæt / Sideskift m.m., markér muligheden Spalteskift og klik Ok.Hvad sker der, hvis dette gentages i den højre spalte? Du kan her prøve at bruge genvejstasten for spalteskift: Ctrl+Skift+Enter.Et spalteskift er ligesom linjeskift, afsnitsskift, sideskift og sektionsskift blot et tegn, der kan slettes som alle andre tegn i teksten.


Normal visning

Spalter


5 Noter og indholdsfortegnelse

5.1 Fodnoter og slutnoter Fodnoter* står nederst på siden, mens slutnoter samles til sidst i dokumentet.Du skal bruge et dokument på et par sider (ikke nødvendigvis fulde) til disse opgaver.

a) Placér markøren præcis, hvor fodnotetegnet skal placeres. Vælg menuen Indsæt / Fodnoter, og vælg at indsætte en Fodnote med Automatisk tegnvalg. Klik på Indstillinger, fanebladet Alle fodnoter og vælg i feltet Format et symbolsæt, der passer dig. Klik Ok et par gange. Du kan nu skrive fodnotens tekst, og vende tilbage til hovedteksten. Prøv at holde musemarkøren hen over det ord, fodnoten refererer til: Noten bliver da vist i et lille vindue. b) Samme øvelse som ovenfor. Denne gang vælger du blot at indsætte en slutnote.

5.2 KrydshenvisningerBrugen af Words krydshenvisninger sikrer eksempelvis, at en reference til side 3 ikke skal ændres manuelt, blot fordi der er indsat en ny side 2. En tilståelse: Det går fint med bl.a. afsnitshenvisninger, men jeg kan ikke få det til at virke med hverken figurer eller formler. Øv! (Min livsfilosofi går dog ud på, at det må være andres skyld).Du skal bruge et dokument på et par sider (ikke nødvendigvis fulde) til disse opgaver.

a) Formater nogle overskrifter på hver side med overskriftstypografier. Placér markøren et sted på dokumentets første side. Skriv –se side .Vælg nu menuen Indsæt / Krydshenvisning, angiv Type til ”Overskrift” og Indsæt henvisning til til ”Sidetal”. I feltet Til følgende overskrift vælges en overskrift på dokumentets side 2. Klik Indsæt efterfulgt af Luk. Så skulle der meget gerne stå ”–se side 2”.Gå nu ned i bunden af side 1 og indsæt et sideskift eller to. Returner til den henvisning, du har indsat. Bliv ikke chokeret over, at sidetallet er uændret. Det opdateres automatisk ved udskrivning eller når du vælger Filer / Vis udskrift. Det kan også opdateres manuelt ved vælge Rediger / Marker alt og trykke på F9. b) Hvis man ønsker en mere præcis bestemmelse af henvisningen, end overskrifterne kan give, må man oprette bogmærker.Slet de tomme sider, du indsatte i a), og find et sted på side 2, som du vil henvise præcist til. (Skriv evt. HER! i teksten, så du let kan holde styr på, hvor det var). Vælg nu menuen Indsæt / Bogmærke, og skriv et navn i feltet øverst. –Det anbefales at være meget systematisk med disse navne, hvis man virkeligt skal bruge det til noget, men her kan du skrive hvad som helst. Klik Tilføj.Herefter opretter du en henvisning til bogmærkets sidetal, efter samme model som ovenfor, dog skal Type naturligvis være ”Bogmærke”.Kontrollér igen resultatet.

5.3 Indholdsfortegnelsea) En indholdsfortegnelse, som den kan ses på sidste side af disse noter, er usædvanlig let at tilføje. Vel at mærke, hvis man har benyttet overskriftstypografier… * (Som denne)



Hvis teksten fra opgave 4.4 c) eller noget tilsvarende er til rådighed, kan den bruges nu, ellers må du lige lave noget tilsvarende i et nyt dokument.Vælg menuen Indsæt / Indeks m.m., klik på fanebladet Indholdsfortegnelse, og angiv hvor mange overskriftsniveauer, indholdsfortegnelsen skal medtage. Noternes indholdsfortegnelse har f.eks. 2 overskriftsniveauer, svarende til nummereringen ”5” hhv. ”5.3”. Der er også en række forskellige stilarter, man kan vælge imellem. Klik Ok, og det var det.

b) Når der foretages ændringer i dokumentets struktur, vil dette ikke umiddelbart afspejles i indholdsfortegnelsen. Højreklik på den, vælg Opdater felt, markér Opdater alt, klik Ok.

c) Hvis man ikke synes, at indholdsfortegnelsen skal figurere i sig selv, kan man formatere overskriften til indholdsfortegnelsen med typografien ”Normal”, og manuelt ændre skrifttype, størrelse osv. Derved holdes denne overskrift ude af indholdsfortegnelsen.

d) Skal indholdsfortegnelsen placeres forrest, kan man desuden overveje at placere den i en sektion for sig selv, f.eks. sammen med et forord eller lignende. Ude i det virkelige liv ser man ofte denne type sektioner sidenummereret i, ii, iii osv., mens resten af dokumentet nummereres 1, 2, 3.Man deler op via menuen Indsæt / Sideskift m.m. / Sektionsskift Næste side.

111 Stikordsregister Word rummer naturligvis også faciliteter til at oprette et komplet stikordsregister (det hedder ”indeks” i Word).Det er en noget mere omfattende proces, da man selvsagt ikke ønsker en alfabetisk liste over samtlige forekomster af samtlige ord i dokumentet (eller hvad man nu kan forestille sig et dumt computerprogram er i stand til). I stedet skal man udpege opslagsord i dokumentet, som så samles.Det ligger uden for rammerne af dette kursus at gå nærmere ind på dette emne.



6 Automatisering af Word

111 Skabeloner – hvad er det? a) I Word gemmes oplysninger om margener, typografier (se afsnit under) og meget andet i en såkaldt skabelon. Bruger man punktet Nyt Office-dokument i menuen Start for at oprette et dokument (eller i Word: menuen Filer / Ny), er det skabeloner, man vælger imellem. Alle dokumenter er oprettet på basis af en skabelon. Har man ikke bevidst valgt én, er det standard-skabelonen normal.dot, der er udgangspunktet. Foretager man en ændring af normal.dot, vil denne derfor være gældende i alle nye dokumenter, som baseres på denne skabelon.

b) Ud over formateringsoplysninger kan en skabelon også rumme tekst. Et godt eksempel er brevpapir, med logo og adresseoplysninger i sidehovedet.Hvorfor så ikke bare kopiere et dokument med disse oplysninger, når man skal skrive et brev? (Jeg er glad for, at De stiller netop dét spørgsmål…) – Blandt andet fordi man mister sin ”skabelon” den første gang, man glemmer at kopiere den, inden man redigerer. Bruger man en (rigtig) skabelon, er det ikke skabelonen selv, der redigeres, men i stedet et nyt dokument, som blot har arvet sin opsætning fra skabelonen.Som vi skal se nedenfor, kan man sagtens redigere skabeloner, men det kræver et bevidst valg.

c) De værktøjer, man benytter, afhænger af opgavens art. Det er derfor naturligt, at man i en skabelon også kan tilpasse værktøjslinjer og menuer (og makroer, se afsnit under). Da vi i afsnit 3.2 ændrede på værktøjslinjerne, skete det i normal.dot, hvilket ikke altid er ønskværdigt. Det er de færreste, som har brug for formeleditoren, når de skriver personlige breve.

d) Skabeloners filtype er som antydet dot, og de ligger i mappen U:\Diverse\Skabeloner samt i mappen F:\Win32\MS-Skabeloner\Standard. Forskellen er, at på U: ligger dine personlige skabeloner, mens de, der ligger på drev F:, er (skrivebeskyttede) gruppeskabeloner, der er fælles for hele TAG. Hvis du har installeret Word hjemme og ønsker at tage den omhyggelige tilpasning, du har foretaget på TAG, med dig hjem, er det ofte nok at kopiere normal.dot.(Standardplaceringen på din hjemmecomputer er C:\Programmer\Microsoft Office\Skabeloner . Det er nok en idé at omdøbe den bestående normal.dot til f.eks. normal.dot.old.)Skulle man ved et uheld have lavet så meget rod med sin normal.dot, at man ikke selv kan rydde op igen, skal man såmænd blot slette eller omdøbe den. Word opretter selv en ny standardskabelon, hvis ikke den kan finde en. NB: du får ikke lov til at pille ved normal.dot eller andre aktive skabeloner, mens Word kører. Afslut Word, og brug NT Explorer.

6.2 Oprettelse af en ny skabelonDu skal nu oprette en ny skabelon til brug for personlige breve. I afsnit 7 kommer du til at prøve kræfter med forskellige andre opgaver.

a) Vælg menuen Filer / Ny, vælg ”Tomt dokument” og markér feltet Skabelon under Opret nede i højre hjørne. Klik Ok.Giv med det samme skabelonen et navn: Klik på Gem, og angiv Filnavn til PersBrev . Bemærk at mappen, som skabelonen gemmes i, også rummer normal.dot. Klik Ok.



Nu skal ”Normal” -skrifttypen løses lidt op. Vælg menuen Formater / Skrifttype, og find en rar én. Garamond er mit forslag, men der er mange at vælge imellem. Overvej også størrelsen. Afslut ikke med Ok, men med et klik på knappen Standard. Bekræft, at du mener det. Lav nu et passende sidehoved (se afsnit over). Det bør i hvert fald indeholde ”Tørring, den ” efterfulgt af et datofelt.Nede på selve siden laver du et par afsnitsskift og skriver en ”kærlig hilsen…” -afslutning.Hvis du vil have et billede på dit brevpapir, kan du tilføje det nu. Det er vigtigt at angive dets placering relativ til siden, ikke til afsnittet. Angiv en passende tekstombrydning om billedet.Klik til sidst på Gem, men lad være med at lukke skabelonen. Vi vender tilbage til den senere.

b) Nu skal skabelonen afprøves.Vælg menuen Filer / Ny, og vælg den nye skabelon ”PersBrev.dot”. (i Opret -feltet skal Dokument denne gang forblive markeret). Klik Ok.Alle de tekster og typografivalg, du bedrev i a), er nu effektive med det samme. –Skriv evt. et brev til din russiske moster for at se, hvordan det hele fungerer i praksis.Hvis der er småting, du allerede nu vil rette på, er proceduren som følger: Luk dokumentet (brevet), så skulle skabelonen gerne ligge forrest igen. Foretag rettelserne, klik Gem, og start forfra på dette afsnit.

c) Vi vil nu lave en lidt mere kompliceret tilpasning af skabelonen. Det drejer sig om ændring af en typografi, i dette tilfælde ”Normal”. Bemærk, at vi allerede i a) ændrede denne typografi, da vi klikkede Standard efter at have ændret skrifttype. Nu skal der lidt mere til.Vælg Formater / Typografi, og kontrollér, at ”Normal” er specificeret i feltet Typografier. Klik Rediger, klik Formater, vælg Afsnit. Nu vil vi øge linjeafstanden en anelse – det er detaljerne, der tæller: Indstil Linjeafstand til ”Flere linjer” og angiv 1,2 i feltet På. Desuden vil vi lave en lille smule ekstra afstand mellem afsnittene: Feltet Efter sættes til 6 pkt. Klik Ok, Ok og Anvend.Gem skabelonen igen, og afprøv resultatet ligesom før.

6.3 Oprettelse af en ny typografiNu er det næsten ikke til at finde på en typografi, som ikke allerede er lavet. (Formater / Typografi kalder hele striben frem. Der er mange)Men lad os alligevel prøve: Vi vil lave en typografi, kaldet ”Citat”, som skal være lidt mindre end ”Normal”, have en afvigende skrifttype, og være indrykket.Jeg går her ud fra, at du allerede har ændret din ”Normal” -typografi til 12 punkt (se afsnit 3.1), ellers må du manuelt ændre størrelse på den omgivende tekst, så forskellen til ”Citat” kan vurderes.

a) Vælg menuen Formater / Typografi og klik Ny. Navngiv den Citat , og kontrollér at typografien i det næste afsnit er den samme (klik i feltet Typografi i næste afsnit), at typografien er afsnitsbaseret, og baseret på ”Normal”. Nu skal vi i clinch med den menu, som skjuler sig under knappen Formater. Vælg i første omgang Skrifttype og specificer ”Bookman Old Style” (eller ”Arial” – eller hvad du nu synes) i kursiv. Dernæst menupunktet Afsnit. Angiv her 2 cm indrykning fra både højre og venstre, 12 punkts afstand Før og 6 punkts afstand Efter hvert afsnit.Inden du forlader dialogboksen Ny Typografi skal du markere feltet Føj til skabelon. Ellers vil den nye typografi kun være tilgængelig i det aktuelle dokument. Og så kan du klikke Ok. Hvis du afslutter den ”yderste” dialogboks med Anvend, træder den nye typografi straks i anvendelse på det afsnit, markøren befinder sig i. – Prøv.



b) Opret nu en ny typografi, kald den Citatreference . Se nedenfor, hvordan den skal se ud sammen med typografien ”Citat”. Bemærk, at den er højrestillet, fed og i 9 punkt. Der er 12 punkts afstand efter denne typografi. Angiv, at ”Citatreference” skal efterfølges af ”Normal”. Ret dernæst i ”Citat”, så denne automatisk efterfølges af ”Citatreference”.

De to nye typografier i funktion:

The air was clean and scented, the breeze flitted lightly through the tall grass around the cave, the birds were chirruping at each other, the butterflies were flitting around prettily, and the whole of nature seemed to be conspiring to be as pleasant as it possibly could.

Douglas Adams: Life, the Universe and Everything

Denne linje skal blot vise, hvor vi havner efter typografien ”Citatreference” – uden ekstra linjer.

6.4 Makroer – automatisering af hvad som helstDette er nok for de mest legesyge og de meget seriøse. (Hvis du ikke regner dig selv til nogen af disse kategorier, springer du bare videre til næste afsnit).En makro betegner en sekvens af instruktioner, som kan udføres automatisk. Makroer i Word kan indspilles, eller programmeres i sproget Visual Basic. Ofte begynder man med at indspille, for siden hen at finpudse resultatet ved at redigere makroinstruktionerne direkte.Der kan skrives tykke bøger om emnet, så vi snuser blot til et lille simpelt eksempel.Jeg får tit selv bøvlet ordene sammen på en bagvendt måde, så jeg har lavet en makro til at ombytte to nabo-ord. Jeg aktiverer makroen med en genvejstast, men det er også muligt at lægge en knap ind på en værktøjslinje eller et punkt ind i en menu.

a) Før noget kan automatiseres, skal processen klarlægges i detaljer. Det kan være nødvendigt at finde genvejstaster, der svarer til deloperationerne, for musens bevægelser kan sjældent bruges.Til højre ses mine notater fra Words indbyggede hjælp.Udføres de nævnte operationer i rækkefølge, opnår man netop at ombytte de to ord, som omgiver markøren.Det forudsættes, at markøren ikke står midt i et ord. Som den sidste forberedelse skal du derfor nu placere markøren mellem to ord.

b) Nu kan makroen indspilles. Vælg menuen Funktioner / Makro / Indspil ny makro. Angiv som Makronavn OmbytOrd , og klik på Tastatur. Jeg valgte genvejstasten Ctrl+Alt+Skift+X, fordi ”X” lugter af ”eXchange”, og fordi det ligger godt til min venstre hånd. Hvis dine fingre ikke kan lide denne kombination, finder du en anden, men pas på ikke ved et uheld at overskrive én, der allerede er i brug. Når du har fundet en passende genvejstast, klikker du på Tildel og på Luk. Så er du i gang! Bemærk musemarkørens udseende og den lille værktøjslinje, der dukker frem.Gennemfør tastesekvensen i rammen i afsnit a) ovenfor.Stands indspilningen ved at klikke på knappen Stop indspilning eller ved hjælp af menuen Funktioner / Makro / Stop indspilning.Til sidst er der kun tilbage at afprøve, om den valgte genvejstast rent faktisk giver den forventede virkning. Hvis det ikke gik godt, kan du slette makroen via menuen


Udvid det markerede til begyndelsen af et ord Ctrl+Skift+Klip markeret tekst til udklipsholder Ctrl+XFlyt et ord til højre Ctrl+Indsæt indholdet af udklipsholderen Ctrl+VFlyt et ord til venstre Ctrl+

Stop indspilning


Funktioner / Makro / Makroer. – Og prøve igen.

c) For de, som endnu ikke er skræmt væk, resterer der en kort, guided tour i rædselskabinettet. Vi vil se på den programkode, som vores indspilning resulterede i.Vælg menuen Funktioner / Makro / Makroer og markér makroen ”OmbytOrd” (som sandsynligvis er eneste mulige valg), og klik Rediger.Der er en del staffage, men nedenstående kodestump skulle nemt kunne lokaliseres:

Sub OmbytOrd()'' OmbytOrd Makro' Makro indspillet 13-12-98 af Henning Schou' Selection.MoveLeft Unit:=wdWord, Count:=1, Extend:=wdExtend Selection.Cut Selection.MoveRight Unit:=wdWord, Count:=1 Selection.Paste Selection.MoveLeft Unit:=wdWord, Count:=1End Sub

Jeg har med fedt markeret de 5 sætninger, som linje for linje svarer til rammen i afsnit a) ovenfor. Det kræver træning at begå sig i dette miljø, men har man prøvet at kigge et par gange, kan man måske få mod til at slette nogle overflødige operationer, f.eks. hvis man ved et uheld under indspilningen er kommet til at steppe først til højre og så venstre med markøren.Et andet eksempel, hvor man med fordel kan gå ind og fjerne overflødig (eller ligefrem uønsket) kode, er hvis makroen omfatter valg i en dialogboks. Da medtages nemlig alle de valg, dialogboksen repræsenterer, og ikke kun den lille ændring, man foretog.(… –Be careful. It’s a jungle out there…)

111 Anden automatisering Her antydes kun lige et par muligheder. Find detaljerne i den indbyggede hjælp. hvis de ikke er umiddelbart indlysende.

a) Der ligger en meget fin mulighed for automatisk indsættelse af standardfraser i form af Words autokorrektur. Der er ingen, der siger, at funktionen kun kan rette slåfejl. Når man ikke længere gider skrive Tørring Amtsgymnasium , definerer man, at f.eks. T.Ag skal erstattes af det fulde udtryk. (Menuen Funktioner / Autokorrektur / Udskift teksten under skrivning).

b) En nært beslægtet funktion hedder autotekst. Her kan man vælge den tekst, man vil indsætte, fra en menu. Eller hvis man aktiverer Vis tip om autofuldførelse af autotekst og datoer, får man et lille vindue frem med den fulde tekst, som kan accepteres ved at trykke Enter. (Det er normalt aktiveret, ellers ændres det via menuen Funktioner / Autokorrektur, fanebladet Autotekst).

c) De to ovenstående funktioner er ikke begrænset til indsættelse af uformateret tekst. Der kan indsættes både billeder, formateret tekst, tabeller osv.Eksempelvis kunne jeg have lagt alle de små knapsymboler, der er forklaret i disse noter, ind som autotekst. (Men hvis det skulle kunne svare sig, skulle jeg nok have været ansat full-time som Word-orakel et sted).



7 Skabelonprojekter

7.1 Gloseark / øvelsesvejledning / whateverDer er sikkert en type skriftligt materiale, som du producerer mere hyppigt end andet. Overvej, om ikke det var en idé at lave en skabelon til dette formål.Tip: Du kan afprøve de forskellige typografier mv. mens du laver skabelonen. Du kan altid slette den eventuelt uønskede tekst igen.

7.2 PunktopstillingLav en skabelon, hvor overskriftstypografierne 1 og 2 er tilknyttet samme punktopstilling, som benyttes i disse noter.Tip: Formater / Typografi / Rediger / Formater / Punktopstilling.

7.3 FaxforsideLav en skabelon, som kan benyttes, når der sendes fax fra Tørring Amtsgymnasium. Forsiden skal blandt andet indeholde skolens navn og logo, samt rubrikker til modtager og afsender. Der skal være et felt på forsiden, som viser det samlede antal sider (inklusiv forsiden). Der skal være plads, så kortere beskeder helt kan stå på forsiden.Tip: Benyt en forholdsvis stor skrifttype. En fax skal kunne overleve en måske dårligt vedligeholdt faxmaskine hos modtageren uden at blive ulæselig. Husk, at en fax sender i sort/hvid.

7.4 PensumindberetningLav en skabelon til brug for pensumindberetninger i et af dine fag.Tips: Hvis de gældende regler stiller krav om sammentælling, er det måske en idé at anvende en 2x2 tabel med en bred kolonne til tekst og en smal til sidetallene. Øverste række kommer så til at strække sig over mange linjer, mens sammentællingen foregår i række 2.

7.5 Forside til tredjeårsopgaven (svær?)Lav en ny og gennemtænkt ”forside” til tredjeårsopgaven. Anførselstegn om forside, fordi det vist ikke står nogen steder, at der skal være tale om ét ark, som pinedød skal kværnes igennem den sagesløse printer to gange.Her er rige muligheder for at vinde hæder og ære.Tip: Der er givetvis visse juridiske detaljer, som skal være i orden, men slip i første omgang fantasien løs. –Kan man f.eks. ved hjælp af en makro undgå at skulle gentage indtastningen af ”området”, hvis blanketten deles op i to sider?


Kursus i Word - Tørring Gymnasiumweb.toerring-gym.dk/support/Vejl/Tekstbeh/WordNoter.doc · Web...

Documents

Transcript of Kursus i Word - Tørring Gymnasiumweb.toerring-gym.dk/support/Vejl/Tekstbeh/WordNoter.doc · Web...