KPI документооборота
-
Upload
fedor-krasnov -
Category
Education
-
view
1.006 -
download
1
description
Transcript of KPI документооборота
![Page 1: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/1.jpg)
1
KPI системы электронного документооборота
Докладчик Ф.В.Краснов
2009 г.
![Page 2: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Проблемные области
Отсутствует единая интегрированная среда обмена данными с Управляющей компанией. Отчеты от Операционных компаний пересылаются посредством Email.
Руководители операционных компаний не имеют возможности быстро получить интересующую их информацию по готовящимся собраниям. Требуется запрос через Секретаря.
Согласование документов проводится в устном виде и на бумаге, что замедляет принятие решений.
Отсутствует единый справочник сотрудников ГК. Найти телефон, email, ФИО сотрудника – трудоемкая задача.
Отсутствует общий периметр информационной безопасности. Недостаточный контроль за хождением информации через незащищенные сети.
Отсутствует возможность контролировать исполнение Поручений по Протоколам и Служебным запискам на уровне между УК и операционными компаниями.
Комплексно эти проблемы решаются с помощью внедрения системы электронного документооборота (СЭДО)
![Page 3: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Базовые технологии
АКАДО-Столица АКАДО Телеком
БД «Служебные Записки»
БД «Справочник»
БД «Поручения»
БД «Согласование»
АКАДО
Объединенная ЛВС (технология VPN)
Единая СЭДО (технология IBM Lotus)
Каждая компания может иметь помимо базовых свои технологии и управленческие процессы.
Автоматизация базовых управленческих процессов
![Page 4: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Базовые функции СЭДО
Связь со штатным расписанием
Уведомления о возникающих событиях
Напоминания о необходимости выполнения каких либо Действий
Отслеживание времени нахождения документа на этапе
Отчеты о ходе процесса
![Page 5: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Мобильность доступа к СЭДО
Из ЛВС (все функции)
Из дома или мобильного офиса (все функции)
В дороге с мобильного телефона и КПК (уведомления, календарь, почта)
Из Интернет-кафе (ограничено, без возможности сохранения информации)
![Page 6: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Базовый управленческий процесс
ПерепоручаетПерепоручаетПодписывает СЗПодписывает СЗ
Составляет СЗСоставляет СЗ Исполняет порученияИсполняет поручения
Накладывает резолюциюНакладывает резолюцию Отдает порученияОтдает поручения
Согласует СЗСогласует СЗ
![Page 7: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/7.jpg)
7
TOP -10 Исполнителей поручений
Организация Сотрудник Исполнено порученийКомпания 1 Казаков, Юрий Павлович 211
Компания 2 Казина, Александра Никандровна 204
Компания 1 Казовский, Михаил Григорьевич 185
Компания 1 Каллаш, Владимир Владимирович 182
Компания 2 Каменевич, Тимофей Павлович 89
Компания 2 Каминский, Виктор Кириллович 66
Компания 2 Капнист, Павел Александрович 65
Компания 3 Карабчевский, Николай Платонович 22
Компания 3 Карамзин, Николай Михайлович 21
Компания 3 Каратыгин, Евгений Сергеевич 19
![Page 8: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/8.jpg)
8
TOP -10 Писателей СЗ
Организация Сотрудник Написал СЗ, шт.
Компания 2 Аблесимов, Александр Онисимович 158
Компания 1 Абрамов, Фёдор Александрович 54
Компания 1 Авдеев, Михаил Васильевич 50
Компания 2 Авенариус, Василий Петрович 32
Компания 2 Аверинцев, Сергей Сергеевич 28
Компания 2 Аверкиев, Дмитрий Васильевич 24
Компания 3 Аверченко, Аркадий Тимофеевич 10
Компания 3 Авсеенко, Василий Григорьевич 10
Компания 3 Автократов, Серафим Петрович 9
![Page 9: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Активные пользователи
Организация Активные участники СЭДО
Компания 1 28%
Компания 2 67%
Компания 3 63%
![Page 10: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/10.jpg)
10
Детализация активности
![Page 11: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/11.jpg)
11
Сегментация пользователей
![Page 12: KPI документооборота](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022061222/54c166c14a7959fa178b45c9/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Вопросы
Как повышать производительность труда с помощью СЭДО? Написать СЗ или Email, или позвонить, или IM
Где баланс между бюрократией и порядком? Неисполнение поручений, нерассмотренные и неподписанные СЗ.
Как построить обучение СЭДО? Обучать тех кто пользуется, или тех кто не пользуется, или тех кто
неправильно пользуется.
Как выявлять процессы не свойственные СЭДО? Сквозные процессы, производственные процессы,
Каковы качественные и количественные показатели СЭДО?