iPengetahuan Tentang Surat

Korespondensi Bahasa Indonesia, oleh Dra. Nanik Suryani, M.Pd.; Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.; MulyonoHak Cipta © 2014 pada penulis

GRAHA ILMURuko Jambusari 7A Yogyakarta 55283 Telp: 0274-4462135; 0274-882262; Fax: 0274-4462136 E-mail: info@grahailmu.co.id

Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memper banyak atau memin-dahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit.

ISBN: 978-602-262-132-4 Cetakan ke I, tahun 2014

Beberapa orang beranggapan bahwa surat itu tidak penting karena tidak efisien (menghabiskan kertas) dan tidak efektif (pesan lama tersampaikan) sehingga

pada saat sekarang surat tidak banyak digunakan oleh instansi.

Perkembangan teknologi dan informasi menuntut pada korespondensi (surat) seperti email(elektronik mail) karena lebih cepat tersampaikan dan lebih akurat dengan adanya file.

Apapun bentuknya surat itu penting, perubahan era yang dulu surat itu ditulis tangan, diketik, dan di-scan menunjukkan keberadaan surat masih diterima di masyarakat.

Surat mengandung pesan kepada orang yang menerima dari pembuatnya. Di dalamnya mengandung nilai yaitu kehormatan atau prestise. Di dalam surat terdapat bahasa, maksudnya bahwa jika membuat surat dengan kertas yang “letek” maka dapat diartikan tidak menghormati pada yang penerima surat. Sehingga di masyarakat secara kuantitatif bahan surat memiliki harga masing-masing seperti surat undangan pernikahan, ucapan selamat ulang tahun, ucapan hari raya Idul Fitri dan lainnya. Demikian yang terkandung di dalamnya akan menjadi “berasa” jika surat tersebut menggunakan bahasa yang santun dan jika kita melihat sejarah, surat dapat menunjukkan suatu moment atau peristiwa seperti Supersemar atau Surat Perintah Sebelas Maret. Ketika Presiden Soekarno memberikan mandat kepada Jenderal Soeharto melalui surat. Namun keberadaan surat tersebut hilang sehingga arti makna historis dibalik surat tersebut mulai luntur disaat sekarang.

PRAKATA

vi Korespodensi Bahasa Indonesia

Memang sederhana hanya berupa tulisan diatas kertas, tetapi memiliki seribu makna. Sehingga surat digunakan dalam dunia niaga/bisnis, dinas, sosial, dan pribadi.

Buku ini membahas korespondensi yang terdiri dari 6 bab.

Bab satu membahas konsep surat yang meliputi surat dan surat menyurat, fungsi surat, penggolongan surat, teknik pembuatan surat, bagian-bagian surat dan latihan.

Bab dua membahas surat niaga yang meliputi skema surat niaga, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat penerimaan pesanan, pengiriman barang, faktur dan packing list, surat uraian dan penyelesaiannya, kredit dan penagihan serta pelatihan.

Bab tiga membahas surat dinas yang meliputi pengertian surat dinas, surat undangan, surat keterangan, surat kuasa, surat tugas, surat pengantar, surat pengumuman, surat permohonan, surat edaran, surat perjalanan dinas, surat keputusan dan pelatihan.

Bab empat mengkaji surat bentuk khusus yang terdiri dari surat perjanjian, undangan, kuasa, keterangan, keputusan dan pelatihan.

Bab lima mengkaji surat sosial dan pribadi. Sedangkan bab enam mengkaji surat elektronik (e-mail) yang terdiri dari sejarah email, metode pengiriman email, cara membaca e-mail, keamanan e-mail, cara mengirim e-mail, mengirim emaildengan outlook, dan pelatihan.

Dengan adanya buku ini diharapkan dapat bermanfaat bagi prodi pendidikan administrasi perkantoran khususnya dan pelaku korespondensi bahasa Indonesia pada umumnya. Semoga Tuhan meridhoi langkah kita. Amin

Semarang, 1 Maret 2013

Penulis

viiDaftar Pustaka

Setiap orang tidak dapat hidup tanpa bantuan orang lain sehingga dalam hidupnya harus saling tolong-menolong dan bekerja sama. Kemajuan teknologi tidak

menghambat orang untuk bersosialisasi melalui surat.

Orang mengirimkan surat, pada hakikatnya telah melakukan komunikasi antara penerima dan pengirim surat dengan maksud yang beragam seperti dinas, bisnis dan pribadi.

Hal yang perlu dipahami adalah surat memiliki makna tersurat dan tersirat. Tersurat yaitu isi yang terkandung di dalamnya sedangkan tersirat adalah makna dalam pembuatannya seperti cara penulisan, tanda tangan, goresan tinta penulis, warna bolpoint, kertas yang digunakan dan lainnya.

Jika kita ingin dihargai orang lain, maka dalam penulisan surat biasanya pengirim rapi dalam menulis dan membingkainya dalam amplop, sehingga penulis menunjukkan kepribadiannya yang santun dan baik.

Demikian halnya email. Kebanyakan orang menulis e-mail, langsung pada isinya, tidak menuliskan pembukaan dan penutup surat.

KATA PENGANTAR

viii Korespodensi Bahasa Indonesia

Saya berharap semoga buku ini bermanfaat bagi kita semua, dan kita dapat menjadi pribadi yang anggun melalui surat dengan bahasa yang santun, baik, dan benar. Amin..

Semarang, 1 Maret 2013

Dekan Fakultas Ekonomi Unnes

Dr. S. Martono,M.Si

ixDaftar Pustaka

DAFTAR ISI

PRAKATA vKATA PENGANTAR viiDAFTAR ISI ix

BAB 1 PENGETAHUAN TENTANG SURAT 1Tujuan Bab 1Sasaran 1A. Surat dan Surat-menyurat 2B. Fungsi Surat 2C. Penggolongan Surat 4D. Teknik Pembuatan Surat 8E. Bagian-bagian Surat 18Pelatihan 22

BAB 2 SURAT NIAGA 23Tujuan Bab 23Sasaran 23A. Skema Surat Niaga 24B. Surat Permintaan Penawaran 25C. Surat Penawaran 29D. Surat Pesanan 37

x Korespodensi Bahasa Indonesia

E. Surat Penerimaan Pesanan, Pengiriman Barang, Faktur dan Packing List 39

F. Surat Claim dan Penyelesaiannya 46G. Kredit dan Penagihannya 51H. Surat Penagihan 55Pelatihan 60

Bab 3 Surat Dinas 63Tujuan Bab 63Sasaran 63A. Pengertian Surat Dinas 64B. Surat Undangan 65C. Surat Keterangan 68D. Surat Kuasa 70E. Surat Tugas 71F. Surat Pengantar 73G. Surat Pengumuman 77H. Surat Permohonan 79I. Surat Edaran 82J. Surat Perjalanan Dinas 86K. Surat Keputusan 87Pelatihan 90

Bab 4 Surat dalam Bentuk Khusus 93Tujuan Bab 93Sasaran 93A. Surat Perjanjian 93B. Surat Undangan 105C. Surat Kuasa 109D. Surat Keterangan 111E. Surat Keputusan 114Pelatihan : 115

Bab 5 Surat Sosial dan Surat Pribadi 117