Kontraktshåndtering i Agresso AS

2

+3500employees

19countries

€393m+turnover

2

Fakta & Tall Organisasjon

33

3 continents - 19 countries3 continents - 19 countries

Unit 4 Agresso: Internasjonal struktur

Agresso i Norge – fakta

Historikk

1987: Første AGRESSO kunder i Norge1991: Agresso AS etableres1993: Etablering av datterselskaper2000: Fusjon med Unit4Agresso

2009: Selskaper i 19 land, partnere i 7 land

2008: Oms. Res. Unit4Agresso € 393 mill. 71 mill.Agresso AS NOK 260 mill. 39,1mill.

Antall ansatte Unit4Agresso 3500Agresso AS 155 Agresso R&D 170

Gjerdrums vei 4 - Nydalen

Hva er ERP?

• ERP; Enterprise Resources Planning.

• ERP er betegnelsen på programvare som støtter opp om et flertall av en bedrifts virksomhetsområder, som produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi.

• Det vil si at et ERP-system er mye mer enn et regnskapssystem.

Agresso Partnere

• ErgoGroup

• IT NOR

• Deloitte Consulting

• Steria

Partnere representerer viktige bidrag i vårt helhetstilbud til kundene!

Bakgrunn for prosjektet

• Gjennomført vurdering av informasjonssikkerheten i Agresso AS – ROS analyse

Utført november - desember 2007

• ResultatDet ble identifisert 77 mulige tiltak

19 viktige tiltak og 56 kategori 2 og 3 tiltak (god IT-skikk)

• Ett av punktene var sikring av avtaler/kontrakter – viktighetsgrad kategori 2

Målsetting

• Fase I – Kontraktsarkiv

360 skal benyttes som kontraktsarkiv for å sikre en helhetlig løsning for alle inngåtte kontrakter – ferdigstilles 30.08.2009

• Fase II – Generell dokumenthåndtering og CRM funksjonalitet – Oppstart november 2009

Prosessen - kontraktsarkiv

• Forankring i ledergruppa – informasjonssikkerhet

• Oppstartsmøte - InvolveringAgenda- Synliggjøring av gevinster – enklere hverdag - Forankret i informasjonssikkerhet- Hvorfor og mål?

• Prosessbeskrivelse utarbeides- Hvem gjør hva?- Nedbrytning av hva hver enkelt gruppe gjør/skal gjøre i kontraktssammenheng- Kontraktstyper

Løsning

Kontrakter med vedlegg sendes Recall for skanning

Ansvarlig KAM

Kontraktene tilbakeføres elektronisk til Agresso – egen

nettverkskatalogAnsvarlig er Recall

Kontrakter Kontrolleres og gjøres klar for

faktureringLegges deretter inn i 360

Ansvarlig økonomiavdeling

Prosjektet/kontrakten tildeles aktuell prosjektleder

Ansvarlig avd. leder prosjekt

360 - Gjenfinning – Her finnes nå alle signerte avtaler

Rollene selger, prosjektleder, økonomi,

kunde – visning på startside

Verdi for Agresso

• Ivaretakelse av informasjonssikkerhet

• Full kontroll på originalavtaler

• Gjenfinning - de ulike brukerne har ett sted

• Avtaler som skal håndteres med spesiell konfidensialitet – gis begrensninger i tilgang

• Ansvaret for de ulike prosesser er plassert

• Fase IIForventning om å kunne følge en sak fra A – Å, hvor vi til enhver tid er i prosessene

Opplevde utfordringer

• Positive

- Forståelse hos ansatte til informasjonssikkerhet og at kundene krever dette- Involverte skjønner og opplever nytteverdi- Glede over å få ett system – som gir oversikt for alle

• Utfordringer- Utfordring å løfte alle gamle avtaler inn i 360 – hva skal med videre- Utfordring å kvalitetssikre avtalene – er alle med?

• Format - pdf

Veien videre

• Fase II

Generell dokumenthåndtering og CRM funksjonalitet – Oppstart november 2009

Takk for oppmerksomheten !