Kongre komite üyelerinin belirlenmesi, görev …...Sponsor firma seçimi süreci öncesinde,...
Transcript of Kongre komite üyelerinin belirlenmesi, görev …...Sponsor firma seçimi süreci öncesinde,...
TİDE KONGRE YÖNETMELİĞİ
İçindekiler
1 AMAÇ ......................................................................................................................................................... 3
2 KAPSAM .................................................................................................................................................... 3
3 SORUMLULUKLAR .................................................................................................................................. 3
4 SÜRECİN İŞLEYİŞİ ................................................................................................................................... 3
4.1 KONGRE KOMITESI ÜYELERININ SEÇIMI ....................................................................................... 4
4.2 KONGRENIN GERÇEKLEŞTIRILECEĞI YER VE ORGANIZASYON FIRMASININ
BELIRLENMESI ........................................................................................................................................... 5
4.3 KONGRE KONUSUNUN BELIRLENMESI ............................................................................................ 5
4.4 KONUŞMACI SEÇIMI ............................................................................................................................ 5
4.5 KONGRE DUYURUSUNUN YAPILMASI ............................................................................................... 5
4.6 PROMOSYON MALZEMESI SEÇIMI .................................................................................................... 6
4.7 BASILI MALZEME TAKIBI ................................................................................................................... 6
4.8 SPONSORLUK SEÇIMI .......................................................................................................................... 6
4.9 BÜTÇE HAZIRLIK VE YÖNETIMI ........................................................................................................ 7
4.9.1 KONGRE BÜTÇE İLKELERI .............................................................................................................. 8
4.9.2 KONGRE GELIRLERI ......................................................................................................................... 8
4.9.3 KONGRE GIDERLERI ......................................................................................................................... 8
4.10 SUNUCU KARTLARININ HAZIRLANMASI VE KONUŞMACILARA PLAKET TAKDIMI .............. 8
4.11 RAPORLAMA SÜRECI ......................................................................................................................... 9
5 DOKÜMANTASYON VE REFERANSLAR................................................................................................ 9
6 PERİYODİK DEĞERLENDİRME.............................................................................................................. 9
1 AMAÇ
Bu yönetmelik, Türkiye İç Denetim Enstitüsü’nün (ilerleyen bölümlerde TİDE olarak anılacaktır) her yıl
düzenlemekte olduğu ulusal yada uluslar arası kongre organizasyonlarında faaliyetlerin ne şekilde
yürütüleceğini ve bu süreçte görev alacak komite üyelerinin görev ve sorumluluklarını belirlemeyi
amaçlamaktadır.
2 KAPSAM
Bu yönetmelik, TİDE’de görev yapan ve gönüllük esasıyla kongre komitesine katılarak faaliyetlerin
gerçekleştirilmesinde sorumluluk alan tüm TİDE üyelerini kapsar. Kongre faaliyetleri kapsamında
yürütülecek faaliyetlerde bu yönetmelik hükümleri geçerli olacaktır.
3 SORUMLULUKLAR
TİDE tarafından düzenlenen kongresine yönelik gelir ve giderler için bütçe planlaması, bütçenin
onaylanması, kongre amacıyla gerçekleştirilen harcamaların karşılanması için gelir kalemlerinin
yaratılması komitenin, kongre çalışmalarına aktif destek sağlanması ise TİDE Yönetim Kurulu
sorumluluğundadır.
Kongreden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi ise; kongrenin gerek TİDE’nin gerekse “İç Denetim”
mesleğinin itibarına en uygun olacak şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla faaliyetlerin yürütülmesinden ve
koordinasyonundan sorumludur. Kongreden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından seçilecek kongre
komitesi başkanı ve üyeleri ise verilen görevleri zamanında ve istenilen şekilde gerçekleştirmekten
sorumludur.
3.1 Yönetmeliğin Hazırlanması, Onaylanması ve Revize edilmesi
Bu yönetmeliğin hazırlanmasından ve güncellenmesinden kongre komitesinden sorumlu Yönetim Kurulu
üyesi, onaylanmasından ise TİDE Yönetim Kurulu sorumludur.
4 SÜRECİN İŞLEYİŞİ
Kongre sürecinde komite üyelerinin seçiminden kongre bitiminde yapılan bütçe performans analizine
kadar olan yürütülen tüm işlemler ve bu işlemlere ait termin süreleri ekte yer alan örnek görev dağılımı ve
tamamlanma süreleri dikkate alınarak Ek-1: Görev Dağılımı’na uygun olarak gerçekleştirilir.
4.1 Kongre Komitesi Üyelerinin Seçimi
Kongre çalışmalarında aktif olarak görev yapacak komite üyelerinin seçimi komiteden sorumlu Yönetim
Kurulu üyesi tarafından gerçekleştirilir. Kongre komitesi üyeleri, daha önce kongre komitesinde görev
almış kişiler öncelikli olmak kaydıyla gönüllü olan TİDE üyeleri arasından seçilir.
Kongre komitesi üyeleri aşağıda belirtilen sorumluluk alanlarına göre belirli sayıda üyeden
oluşturulmalıdır. Kongre komitesinde görev alacak kişilerin aktif katılımcı olmaları ve kendilerine verilen
görevleri sorumluluk bilinci içerisinde yerine getirmeleri esastır.
Bütçe yönetimi; 2 kişi,
Basılı malzeme takibi; 2 kişi,
Sponsorluk süreci; 3 kişi,
Konuşmacı takibi; 1 kişi
Kongre Komitesi Görev Dağılımı
- Sponsorluk firma ziyaretlerine katılım,
- Kongre bütçe-fiili raporlarının incelenmesi,
- Komite çalışmalarının yönetilmesi,
- TİDE Yönetim Kurulu ile bilgi paylaşımı
Kongreden Sorumlu YK Üyesi
- Harcama takibi ve onayı,
- Sponsorluk ve katılım
gelirlerinin takibi,
- Periyodik bütçe-fiili
raporlarının hazırlanması,
- Harcama belgelerinin
kontrolü,
- Bir sonraki kongre için
bütçe hazırlanması
Bütçe Yönetimi
-Sponsor aday listesinin
hazırlanması, -Sponsor firma
ziyaretlerine katılım, -Sponsorluk
sözleşmelerinin
hazırlanması, -Sponsorluk bedeli tahsilat
takibi, -Sponsor taleplerinin TİDE
yönetimine iletilmesi
Sponsor Takibi
-Basılı malzemeler için
fiyat teklifi alınması ve
üst yönetime sunulması, -Basılı malzeme teslimat
sürecinin takibi, -Basılı malzeme kalite
kontrol takibi, -Kongre esnasında alınan
hizmetler ile anlaşma
koşulları uyumunun
takibi
Basılı Malzeme Takibi
-Konuşmacı belirlenme
sürecinde aktif rol alma, -Program akışı
hazırlanması, -Kongre esnasında
konuşmacıların taleplerine
cevap verilmesi
Konuşmacı Takibi
4.2 Kongrenin Gerçekleştirileceği Yer ve Organizasyon Firmasının Belirlenmesi
TİDE Genel Müdürü ve kongreden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi tarafından geçmiş yıllarda
organizasyonların gerçekleştirildiği oteller; lokasyon, hizmet memnuniyeti, fiyat açısından değerlendirilir.
Değerlendirme neticesinde, en az 5 otelden fiyat teklifi istenir. (kişi başı fiyat teklifi alınırken; sabah
kahvaltısının olup olmadığı, kahve servisi sayısı, otopark ücreti/indirimi olup olmadığı konularına dikkat
edilmelidir) Teklif değerlendirme sürecinde, kişi başı birim maliyeti ile birlikte TİDE faaliyetlerinin ve iç
denetim mesleğinin en iyi şekilde temsil edilmesi de kriter olarak esas alınmalıdır. Bu süreçte, otel
seçiminin kongre katılımcı sayısını ve sponsorluk gelirini doğrudan etkilediği unutulmamalıdır. Kongre
komitesi tarafından yapılacak değerlendirmede otel seçimi konusunda nihai karar TİDE Yönetim
Kurulu’na aittir. Bununla birlikte, kongre için gerekli olan teknik ekipman, salon süsleme, konuşmacı
seyahat planlaması ve diğer konularda organizasyonu gerçekleştirmek üzere bir organizasyon firması ile
anlaşılır. Bu süreç içinde, TİDE Genel Müdürü ve kongreden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi tarafından
geçmiş yıllarda çalışılan organizasyon firmaları; hizmet memnuniyeti, kalite ve referans açısından
değerlendirilir. En az 3 eş değer firmadan fiyat teklifi alınır ve kongre bütçesi de dikkate alınarak öneriler
TİDE Yönetim Kuruluna sunulur. Komitenin değerlendirmesi ve önerileri doğrultusunda organizasyon
firması seçiminde nihai karar TİDE Yönetim Kuruluna aittir.
4.3 Kongre Konusunun Belirlenmesi
Kongre konusu belirlenirken, uluslararası düzeyde araştırma yapılarak, iç denetim mesleği ile doğrudan
ilişkili güncel bilgiler ışığında katılımcılara en üst düzeyde katma değer sağlanması amaçlanır. Konu
seçimi yapılmadan önce denetim alanında uluslararası gelişmeler ve beklentiler dikkate alınmalıdır.
Kongrede işlenecek olan ana konu ya da konular TİDE Yönetim Kurulu tarafından Kongre
Düzenleme Komitesi Başkanının önerisi ile Yönetim Kurulu toplantısında kararlaştırılır.
Konuların seçiminde, günümüzün değişen koşulları ile meslekteki yenilikler göz önünde
bulundurulmalıdır.
Bir önceki yılın kongresi için yapılan olumlu/olumsuz geribildirimler, oturumlara katılım sayıları
ve ilgi çeken oturumlar hakkında bilgiler paylaşılmalıdır.
Seçilecek olan başlıkların birbirleri ile aynı konuları içermemesine dikkat edilmelidir.
Seçilen konular ve program Yönetim Kurulunun onayından sonra uygulamaya geçer.
4.4 Konuşmacı Seçimi Kongre teması kapsamında kongreye konuşmacı olarak davet edilecek kişiler Yönetim Kurulu tarafından
belirlenir. Kongre katılımcılarının değişik sektörlerden olacağı göz önünde bulundurularak konuşmacı seçimine dikkat edilmelidir.
4.5 Kongre Duyurusunun Yapılması
Kongre konusu, yeri ve zamanı kongre tarihinden en az 3 ay önce TİDE resmi internet sayfasında ve tüm
TİDE üyelerine e-mail duyurusu ile bildirilir. (Örnek için bknz.“Kongre Duyurusu”) Burada amaç hem
katılımcıları önceden bilgilendirerek erken rezervasyon imkanı sağlamak hem de gerçekleştirilen
etkinliklerle ilgili ön bilgilendirmeyi yapmaktır.
4.6 Promosyon Malzemesi Seçimi
Kongre tarihinden en az 2 ay öncesinde, basılı malzemeden sorumlu komite üyesi(leri) tarafından geçmiş
dönemde kongre katılımcılarına verilmiş olan promosyon malzemeleri; kongre teması, birim fiyat, teslim
süresi ve tedarikçi firma bazında incelenir. (Bkz. “Promosyon Dosyası”)
Tüm komite üyeleri ve komiteden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi ile promosyon malzemesi konusunda
görüş alış verişinde bulunulur. Öncelikli değerlendirmede, güncel kongre teması ve bütçe tutarı dikkate
alınır. Kongre komitesi tarafından belirlenen en az 3 promosyon malzeme önerisi birim fiyat ve teslim
günü bilgisi ile birlikte TİDE Yönetim Kuruluna sunulur. Öneriler TİDE Yönetim Kurulu tarafından
değerlendirilir ve nihai karar verilir.
Promosyon malzemesi ile ilgili nihai karar dikkate alınarak en az 3 tedarikçiden fiyat teklifi istenir.
Pazarlık sonucu oluşan son fiyat teklifi kalite, birim fiyat ve teslim tarihi açısından değerlendirilerek
sipariş verilecek tedarikçi belirlenir. Kesin siparişten önce, tedarikçiden numune talep edilir ve gönderilen
numune komite tarafından incelenir. Uygun bulunması durumunda kongre tarihinden 1 ay öncesinde
ürünlerin teslim edilmesi amacıyla sipariş verilir. Siparişin verilmesi, takip edilmesi, ürünlerin teslim
alınması ve ödemenin yapılması ilgili komite üyesi sorumluluğundadır.
4.7 Basılı Malzeme Takibi
Kongrede kullanılacak, yaka kartı, konuşma kartı, plaket, masa bayrağı, masa isimlikleri, roll up vb.
malzemelere ilişkin mutlaka 3 farklı firmadan rekabetçi fiyat teklifleri alınmalı, kalite ve birim fiyat
değerlendirmesi yapılmalıdır. Değerlendirme neticesinde, kalite ve fiyat avantajında ciddi bir farklılık
olmadığı sürece hizmet bütünlüğü açısından söz konusu hizmetler organizasyon firması aracılığıyla
alınabilir.
4.8 Sponsorluk Seçimi
Sponsor firma seçimi süreci öncesinde, kongre bütçesi dikkate alınarak sponsorluk dosyası hem Türkçe
hem İngilizce olarak hazırlanır. Firmalardan alınacak sponsorluk hizmeti, alınacak hizmetin kapsamı
dahilinde dört ana kategoriden oluşur. (2012 yılına ait sponsorluk örnekleri için bknz. “Sponsorluk
Dosyası”);
Ana Sponsorluk
Kongre Sponsorluk
Faaliyet Sponsorluk
Bedelsiz Sponsorluk
Sponsorluk dosyasında;
Kongrenin konusu,
Kongre programı,
Kongrenin görsel teması,
Kongrenin gerçekleştirileceği yer ve zaman bilgisi,
Katılımcı sayısı,
Sponsorluk sınıfları,
Sponsorluk şartları ve bedeli
bilgileri yer almalıdır. (Bkz. Sponsorluk Dosyası) Sponsorluk türü ve bedeli belirlenirken kongre bütçesi
dikkate alınmalıdır. Haksız rekabet yaratılmasını engellemek amacıyla, sponsorluk türü ve şartları
kapsamında sponsorlara sunulan imkanlarda sponsorlardan gelecek taleplere göre sonradan değişiklik
yapılmaması esastır.
Sponsorluk dosyasının hazırlanmasının ardından seçim sürecine yönelik olarak, geçmiş dönemde
sponsorluk yapmış olan firmalar ve sponsorluk şartlarını içeren veriler incelenir. Geçmiş yıllarda
sponsorluk hizmeti vermiş olan firmalar incelenerek (Bkz. “Kongre Sponsor Listesi”), Sponsor Aday
Listesi oluşturulur. (Bkz. “Sponsorluk Dosyası”)
Sponsor aday listesinin oluşturulmasından sonra, kongrenin düzenleneceği tarihten en az 1 ay öncesinde
tüm sponsor adaylarına düzenlenecek kongre ve sponsorluğa yönelik mesaj gönderilir. (Bkz. “Sponsorluk
Bilgilendirme Mesajı”) Mesajın ulaşmasından sonra, TİDE Ofis tarafından sponsor firma yöneticileri ile
randevu takvimi oluşturulur. Sponsorluk için yapılacak firma ziyaretleri, firmanın sponsorluk
potansiyeline göre TİDE Genel Müdürü, TİDE Yönetim Kurulu üye(leri), organizasyon firması temsilcisi
ve sponsorluk çalışmalarından sorumlu komite üyelerinin katılımıyla gerçekleştirilir.
Kongre ile ilgili sponsor firma ziyareti öncesinde, sponsorluk dosyası kaliteli kağıda (tercihen kuşe
kağıda) renkli olarak basılarak görüşme için hazırlanır. Sponsorluk görüşmelerinde, geçmiş yıl
gerçekleştirilen kongreyle ilgili katılımcı sayısı, sponsor firmalar ve kongrenin sağladığı katma değer ile
ilgili bilgi verilir.
Sponsorluk konusunda olumlu geri dönüş yapan firmalarla, sponsorluk sözleşmesi imzalanır. (Bkz.
“Örnek Sponsorluk Sözleşmeleri”) Sponsorluk sözleşmesi öncelikle ilgili firma temsilcileri tarafından
imzalanır ve daha sonra imzaların tamamlanması için TİDE’ye gönderilir.
Sponsorluk sözleşmelerindeki imzaların tamlığı ve sponsorluk bedelinin belirlenen süre içerisinde TİDE
hesabına yatırılması sponsorluktan sorumlu komite üyeleri tarafından takip edilir. Bunun için TİDE Ofis
tarafından komitedeki sorumlu üyelere hangi firmaların sponsor bedelini yatırdığına dair günlük rapor
iletilir. Sponsorluk bedelinin TİDE hesabına yatırılmaması ve/veya KDV tutarının eksik yatırılması
durumunda komite sorumluları firma yetkilileri ile iletişime geçer.
4.9 Bütçe Hazırlık ve Yönetimi
Bütçe, TİDE’nin kongre amaç ve hedefleri doğrultusunda, kongrenin gerçekleşeceği çalışma dönemi
içindeki gelir-gider tahminlerini gösteren ve bunlara ait uygulamanın yürütülmesine yetki veren bir mali
plandır. Kongre bütçe tasarısı en geç Aralık ayı sonuna kadar bütçe yönetiminden sorumlu komite üyeleri
tarafından bir sonraki kongre yılı çalışma hesap dönemi için hazırlanarak Yönetim Kurulu’nun görüşüne
sunulur. Yönetim Kurulu görüş ve onayı dahilinde son şekli verilen bütçe yürürlüğe girer.
4.9.1 Kongre Bütçe İlkeleri
Bütçenin hazırlanmasında bir önceki dönem gerçekleşen rakamlar, sapmalar, ekonomik ve
istatistiki veriler, analitik teknikler ve diğer yöntemler etkililik,verimlilik ilkeleri çerçevesinde
uygulanır.
Bütçe giderleri gelirler toplamını aşamaz, gerçekçi ve denk bütçe ilkesi esastır.
Kongre Bütçesi gelir ve gider kalemlerinden oluşur.
4.9.2 Kongre Gelirleri TİDE’nin ilgili yıldaki kongre düzenlemesine ilişkin sponsorluk bedelleri ile kongre katılım bedellerinin toplam tutarıdır. Sponsorluk gelirleri, sponsorluktan sorumlu kongre üyeleri tarafından ilgili taraflarla sponsorluk
sözleşmesi yapılınca bütçeden sorumlu kişilere bildirilir. Kongre katılım gelirleri için ilgili organizasyon
firması tarafından günlük kayıt raporu hazırlanır ve haftalık gerçekleşmelere göre gelir-gider dengesi
oluşturulur.
4.9.3 Kongre Giderleri
TİDE’nin ilgili yıldaki kongre düzenlemesine ilişkin organizasyon firması giderleri (organizasyon
firmasının hazırlamış olduğu gider bütçesinde gerçekleşen kalemler dahil olmak üzere, organizasyon
firması bütçe örneği için bknz. “2012 Taslak Kongre Giderleri”), taksi, otopark vb. giderlerden oluşur.
Bütçeden sorumlu komite üyeleri tarafından bir önceki kongreye ait planlanan ve gerçekleşen bütçe
incelenmelidir. İlgili komite sorumluları, komite tarafından yapılan harcamalar (yemek, toplantı giderleri
taksi, otopark vb.) da dahil olmak üzere tüm harcamaları (basılı malzeme harcamaları, otel ekstra
masrafları, konuşmacılara yapılması muhtemel ödemeler vb.) günlük olarak takip etmekle sorumludur.
Kongreye ilişkin harcamalar gerçekleştirilmeye başlandığında, harcamalara ilişkin haftalık analizler
yapılır. Planlanan ve gerçekleşen bütçe raporu her Cuma günü Kongre Komitesi Başkanına ve TİDE
Genel Müdürüne sunulur.
Bütçe performans analizleri, bir sonraki yılın taslak bütçe çalışmaları tamamlanıncaya kadar devam eder. Bütçede olmayan hiçbir gider kaleminin yapılmaması esastır. Bütçe harcama kalemleri arasında geçiş yapma yetkisi Komite Başkanında bütçe dışı harcama yetkisi ise Yönetim Kurulu sorumluluğundadır. Komite üyeleri bütçeden sorumlu komite üyesinin onayı olmaksızın harcama yapamazlar.
4.10 Sunucu Kartlarının Hazırlanması ve Konuşmacılara Plaket Takdimi
Sunucu kartları kongreden 5 gün önce hazırlanmalı ve kongreden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi
tarafından kontrol edilerek onaylanması gerekmektedir.
Her konuşma bitiminde konuşmacılara verilecek plaketler önceden hazırlanmalı ve plaketi teslim edecek
TİDE Yönetim Kurulu üyeleri ve yedekleri salonda hazır bulunduğundan emin olunmalıdır. Bu sürece
ilişkin hem plaket verilecek konuşmacı hem de plaketi takdim edecek YK üyesi (yedekler dahil) listesi
sunucularda bulunmalıdır. Plaketi verecek YK üyesi ve yedek olarak belirlenen kişinin salonda
bulunmaması durumunda TİDE Başkanı, TİDE Genel Müdürü veya kongreden sorumlu YK üyesi
tarafından plaketler konuşmacılara takdim edilir.
4.11 Raporlama Süreci
Kongreden sorumlu YK üyesi, düzenli olarak TİDE Yönetim Kuruluna raporlama yaparak gelişmeler ile
ilgili bilgi paylaşımında bulunur. Bununla birlikte, komite ve organizasyon firması tarafından kongre
öncesi ve sonrası TİDE Yönetim Kuruluna yapılacak raporlamalar ve rapor sıklığı aşağıdaki tabloda
belirtilmiştir.
5 DOKÜMANTASYON VE REFERANSLAR
Aşağıda yer alan dosya ve klasörlerin soft versiyonları TİDE ofiste bulunmaktadır.
Kongre Duyurusu
Promosyon Dosyası,
Sponsorluk Dosyası,
Kongre Sponsor Listesi,
Sponsorluk Bilgilendirme Mesajı,
Örnek Sponsorluk Sözleşmeleri,
2012 Taslak Kongre Giderleri
6 PERİYODİK DEĞERLENDİRME
Kongre Yönetmeliği standart olarak her yıl gözden geçirilerek revize edilir.
Organizasyon Firması
Raporları
Rapor
Periyodu
Güncel Katılımcı Sayısı Günlük
Güncel Katılım Bedeli Toplamı Günlük
Gerçekleştirilen Harcamalar Kongre Sonrası
Bütçe-Fiili Karşılaştırma Raporu Kongre Sonrası
Bekleyen İşler Haftalık
Komite Raporları Rapor
Periyodu
Bütçe-Fiili Karşılaştırma Raporu Haftalık
Yaşanması Muhtemel Riskler Haftalık
Sponsorluk Geliri Haftalık
Gerçekleştirilen Faaliyetler 15 Günlük
Bekleyen İşler Haftalık
Ek.1 Görev Dağılımı
XVI. İÇ DENETİM KONGRESİ
(12 Kasım 2012) I. LOJİSTİK Termin Sorumlu Bölüm
1 Taslak bütçe hazırlanması ve onayı 01.08.2012 Bütçe takibi
2 Katılım ücreti belirlenmesi 25.08.2012 Bütçe takibi, YK
3 Gerçekleşen bütçe raporu Her ay sonu Bütçe takibi
4 Kongre logosu belirlenmesi 25.08.2012 Basılı malzeme takibi, YK
5
Konu ve konuşmacıların belirlenmesi (Konuşmacılar içinde ücret ödenecek olan var mı,
belirlenip takibi komite tarafında yapılacak.
Konuşmacılarla kimler görüşecek, YK görev
paylaşımı yapacak)
12.09.2012 Konuşmacı takibi, YK
6 Programın oluşturulması 15.09.2012 YK
7 Programın görsellerinin oluşturulması (Sponsor bilgilerine de yer verilecek)
30.09.2012
Basılı malzeme takibi, org.
firması ya da tasarım
firması
8
Davet edilecek sponsorların belirlenmesi (Kimler sponsor olacak, sponsor geliri, kaç
sponsora ihtiyaç olacak, sponsor metni davet
mektubu hazırlanacak)
01.09.2012 Sponsorluk, YK
9
Sponsorlarla görüşme yapılması,
sponsorlardan bedelsiz katılacak
kişilerin bilgilerinin alınması,
davetiyelerin teslim edilmesi, yaka
kartlarının hazırlanması
15.09.2012 Sponsorluk
10 Sponsorlarla sponsorluk anlaşmalarının
yapılması, ödemelerin takibi 15.10.2012 Sponsorluk,YK
11 Sponsor logo ve iletişim bilgilerinin
organizasyon firmasına iletilmesi 25.10.2012 Sponsorluk, Tide Ofis
12 Davetiye görselinin hazırlanması ve
onayı Kongreden 1 ay önce Basılı malzeme takip, YK
13
Davetli listesinin oluşturulması ve onayı,
Kamu Kurumlarından Denetimle ilgili
olanlara konferansa katılım için
davetiye gönderilmesi (50 kişi)
Kongreden 1 ay önce Basılı malzeme takip, YK
14 Davetlilere ön duyurunun yapılması-
VIP hariç Kongreden 1 ay önce
Basılı malzeme takip,
organizasyon firması
15
Davetiye gönderilmesi (Davetiye örneklerinin hazırlanması gerekiyor.
TİDE Yönetim organlarına konferansa katılım için
davetiye gönderilmesi)
Kongreden 1 ay önce Organizasyon firması
16 Sponsorlar sunum yapacaklarsa
programa dahil edilmesi 15.10.2012 Sponsorluk
17 Sponsor sunumlarının organizasyon
firmasına yönlendirilmesi 25.10.2012 Sponsorluk
18
Salon iç yerleşim onayı (Kahve yemek arasında kendi ürünlerini tanıtma
ayarlaması yapılacak, yerleşim sırasında komiteden
görevli kişide nezaret edecek)
05.11.2012 Sponsorluk
19
Konferans duyurusunun Web sitesinde
yayınlanması, üyelere mail gönderilmesi
(format belirlenecek)
30.09.2012 TİDE ofis
20 Konferans duyurusunun medyada
yayınlanması-yazılı ve görsel 30.09.2012
Kurumsal iletişim
komitesi
21
Katılımcı listesi oluşturulması (Tide ofis üye aidatı ödeyen üye listesini iletir.
organizasyon firması kayıtları alır, sistem üzerinden
tahsilat var ise org. firması fatura kesimi için ofisi
bilgilendirir.)
Konferans gününe kadar Organizasyon firması
22 Otel ile ilgili olarak; Menü belirlenmesi Kongreden 1 ay önce Organizasyon firması,
sponsorluk
23
Otel ile ilgili olarak; Bayrak asım
yerlerine karar verilmesi (Sponsorlar belli olduktan sonra otel sözleşme
istenecek, salon bölünme şekilleri onayı verilecek,
perde yerlerine karar verilecek)
Kongreden 1 ay önce Organizasyon firması,
sponsorluk
24
Sponsorlar için sergi alanında yer
belirlenmesi ve bildirilmesi (Otel sözleşme istenecek, salon bölünme şekilleri
onayı verilecek, perde yerlerine karar verilecek,
kongreden önce incelenecek)
Kongreden 1 ay önce Organizasyon firması,
sponsorluk
25
Broşürün tamamlanması, Başvuru ve
TİDE Üyelik formu dahil (Tide konuşmacılar, konuşmacıların programı
komite tarafından iletilecek, resimler tide tarafından
iletilecek)
Program yayınından sonra TİDE ofis, Basılı Malzeme
Takip, Org. firması
26
Plaketler için isim listesi ve metnin
belirlenerek organizasyon firmasına
gönderilmesi (Metin örnekleri TİDE ofiste)
12.10.2012 Basılı malzeme takip, YK
27 Sponsor bayrakları ve Tide bayrağı En geç kongreden 1 hafta önce Organizasyon firması,
basılı malzeme takip
28
Katılım sertifikasının hazırlanması (Katılım listesi + protokolden gelecekler (teyit
edenler) ve kongre günü katılanların da ilk oturuma
kadar isimleri alınarak liste son haline getirilip
basıma gönderilecek)
Kongre günü öğlene kadar Organizasyon firması,
basılı malzeme takip
29 Promosyon seçimi Kongreden 1 ay önce Basılı malzeme takip, YK
30 Promosyon hazırlanması Kongreden 1 hafta önce Organizasyon firması
31 Anket formunun hazırlanması ve basımı Kongreden 1 hafta önce Organizasyon firması
32
Panel soru kartı hazırlanması (Paneldeki katılımcılara neler sorulması gerektiğine
dair soru kartı hazırlanması, tasarımı komite
iletecek-soru bankası hazırlanabilir.)
Kongreden 1 hafta önce Basılı malzeme takip
33
Katılımcılara konferansla ilgili CD’nin
hazırlanması, pdfe çevirilmesi,
sunumların ulaştırılması
Basılı malzeme takibi
34 Yaka kartlarının basılması ve
ulaştırılması Basılı malzeme takibi
35 Yemek, otopark için bilet
Basılı malzeme takibi
36
İç Mekan Tasarımı (Sahne ve Kayıt
Masası) için tekliflerin alınması ve
değerlendirilmesi
Org. firrnası, YK
37 Konferansla ilgili tüm YK kararlarının
tamamlanması YK
38 Sunucu ayarlanması, senaryo
düzenlenmesi 12.10.2012 Konuşmacı takibi
39 Sunum kartlarının hazırlanması (org. firmasına tüm unvanlar bildirilecek)
12.10.2012 Konuşmacı takibi,
organizasyon firması
40 Basın Dosyasının Hazırlanması
(Konferans + TİDE) Basılı malzeme takip
41 Fotoğraf çekimi için üyelerden ve org.
firmasından destek alınması Basılı malzeme takip
42
Protokol Listesinin hazırlanması ve
davetiyelerin ulaştırılması Kamu
Kurumlarından Denetimle ilgili olanlara
konferansa katılım için davetiye
gönderilmesi (50 kişi)
Konuşmacı takibi
43 Broşürün potansiyel üyelere ve
katılabilecek kitlelere ulaştırılması Basılı malzeme takip
44
Davetiyelerin dağıtımı için MNG Kargo
veya Mail Box ile görüşülmesi ve barter
opsiyonu verilmesi, stand karşılığı
Basılı malzeme takip, Tide
ofis
45
Sponsorlardan, konferansta
dağıtılmasını istedikleri dokümanların
istenmesi, paketlere konulması
Kongreden 1 gün önce Organizasyon firması
Sponsorluk
46
Oturum Başkanlarına, sunumların
gönderilmesi, paralel oturumlarda
paylaşım yapılması
Kongreden 2-3 gün önce Konuşmacı takip
47 Otelde konaklama ve araç temini Konuşmacı takibi,
organizasyon firması
II. PAZARLAMA /TANITIM Termin Sorumlu Bölüm
48 Finans Dünyası ve Bankalara broşür ve
davet mektubunun ulaştırılması TİDE ofis
49 TİDE üyelerine her hafta hatırlatma
maili atılması TİDE ofis
50 İMKB-30 işlem gören şirketlere aktif
pazarlama Sponsorluk
III. FINANSMAN Termin Sorumlu Bölüm
51
Havale yapılanlarla ilgili olarak Kongre
hesabının detaylarının her akşam ajansa
gönderilmesi (2012 yılında online takip)
Bütçe takibi
52 Bütçenin revize edilmesi
Bütçe takibi
IV. DENETİM ve RAPORLAMA Termin Sorumlu Bölüm
53 Bütçe Takip
Bütçe takibi
54 Haftalık Toplantı tutanağı
Genel sekreter
55 Arşivleme
Genel sekreter