Kommunikativt ledarskap 2012 04-26

Kommunikativt ledarskap 120426

Landstingets ledningskontor

Kommunikativt ledarskap

Sarah Singh och Henrik Pedeby

120426


Syfte med utbildningen

� Öka din förståelse för ditt kommunikativa uppdrag och dess utmaningar

� Öka din förmåga att leda i förändring

� Ge dig konkreta verktyg för hur du kan arbeta med budskap och planera din kommunikation.



Dagens innehåll

� Det kommunikativa uppdraget

� Att leda i förändring, förändringskommunikation

� Kommunikationsplanering

� Budskap – att sålla, prioritera, översätta och formulera

� Summering av dagen


Det kommunikativa uppdraget



Vad är kommunikativt ledarskap?

Vänd dig till din granne - fundera och diskutera två och två.


En sammanfattande definition

En kommunikativ ledare engagerar medarbetare i dialog, ger och söker återkoppling, involverar medarbetare i beslutsfattandet, och uppfattas som öppen och närvarande.

Källa: Delrapport i forskningsprojektet ”Kommunikativt ledarskap – analys och utveckling av kärnkompetens” vid Mittuniversitetet i Sundsvall (2012).



Utdrag från landstingets kommunikationspolicy

Internt ska kommunikationen vara: � Saklig. Det som kommuniceras ska vara korrekt och allsidigt belyst. Den som

kommunicerar gör det utifrån sitt ansvar eller sin sakkunskap. � Öppen. Kommunikationsklimatet ska vara tillåtande och uppmuntrande.

Kommunikationen mellan personer och verksamheter ska vara öppen för att främja kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Ett respektfullt och hövligt uppträdande gäller vid all kommunikation.

� Lättillgänglig. Det ska vara möjligt att nå och sprida information inom landstinget –dygnet runt. Landstinget ska därför skapa system som gör detta möjligt och medarbetarna ska använda dessa system.

� Offensiv. Ansvariga personer ska så tidigt som möjligt beakta hur exempelvis ett ärende, en fråga eller en företeelse ska kommuniceras. En aktiv ledning med god framförhållning är en förutsättning för att landstingets medarbetare ska kunna bidra vid till exempel förändringsarbete.

Det innebär att alla chefer är skyldiga att: � löpande informera sina medarbetare om landstingets övergripande mål, inriktning och

resultat samt om sådana omvärldsfaktorer som har betydelse för landstingets framtida ställning och verksamhet.

� utan dröjsmål informera sina medarbetare inför förslag om förändringar som påverkar verksamheten.


Landstingets balanserad styrkort -medarbetarperspektivet

Strategiskt mål:

� Landstinget är en attraktiv arbetsgivare för nuvarande och framtida medarbetare

� Landstingets medarbetare är ansvarstagande och har verksamhetens resultat i fokus

En av framgångsfaktorerna:

� Tydliga och kommunikativa ledare



Det organisatoriska landskapet


Chefens olika uppdrag



Reflektion kring den egna kommunikationen

� Vad lägger jag min mesta tid på för typ av kommunikation?

� Är fördelning som jag önskar eller behövs förändring?


Chefen – den viktigaste kommunikationskanalen

Medarbetare vill först och främst ha information från

sin närmaste chef. Avgörande för framgångsrik intern

kommunikation.

Varför då?

� Den närmsta chefen ses ofta som pålitlig

� Chefen är ”en av oss”

� Chefen fungerar som opinionsledare

� Chefen kan svara på: ”vad betyder detta för oss?”

Källa: Nordisk Kommunikation



Kommunikationskanaler

Källa: Rapport ”Intern kommunikation”,

2012, Nordisk kommunikation


Reflektionsövning

De största utmaningarna för att lyckas som kommunikativ ledare?



Att kommunicera förändring


Vision, mål, uppdrag, strukturer, beteenden

Arbetssätt,kultur, normer,attityder, värderingar, tankar och känslor



Förändringskurvan

FörnekelseDetta berör inte mig såvarför bry sig!

Ilska

Oro

Apati

Sorg

Acceptans

Förhandling

Omställning

Uppslutning

Ni har tagit helt fel och har inte fattat något om vad vi gör.

Hur ser framtiden ut? Får jag behålla mitt jobb?

Jag orkar inte engagera mig och jag kan ändå inte påverka något.

Det är förfärligt att vi inte får fortsätta som förr. Har vi verkligen varit så dåliga?

OK, nu är det som det är. Vi får göra det bästa av situationen.

”What’s in it for me(and all of us)?”

Sätter nya mål

”Let’s go!”


Olika förhållningssätt till förändring

Ny idé

Konform-isterna

Förändringsagenter

Omvandlarna

Eftersläntrarna

Kritikern

Outsidern

Vision-ären




Förändringens fyra rumNöjdhet NEJ (+)

Censur NEJ (-) Förvirring och konflikt JA (-)

Inspiration/förnyelse JA (+)

Anpassning. Allt känns bra som det är. Ingen önskan om förändring. Avspänd behärskning av situationen. Realism. Ringa själviakttagelse. Upplevelse av att vara vanlig, som vem som helst.

Pseudoanpassning. Ansträngd självbehärskning för att upprätthålla ett mönster som känns ihåligt eller genomföra en uppgift som känns tveksam. Inga klara känslor. Nuet är ansträngande, tomt eller mekaniskt. Irritation. Upptagen av min bild i andras ögon, av att hålla masken och spela spelet. Vill inte. Bra idé men inte nu.

Skapande förändring. Känsla av att vara i utveckling. Aha-upplevelser. Känslorna obundna. Öppen, intensiv kontakt med nuet. Känslor av gemenskap. Starkt självförtroende. Energi, klarhet. Radikala idéer. Vilja att påverka.

Missanpassning. Något är eller känns fel, men jag vet inte om det är mig eller andra det är fel på. Självupptagenhet. Tillbakahållna känslor av rädsla, ilska eller ledsenhet. Mindervärdeskänslor. Dålig kontakt med andra. Tvivel, osäkerhet om vad som är rätt och/eller vad jag vill.



Förändringens fyra rum

Nöjdhet NEJ (+)

Censur NEJ (-) Förvirring och konflikt JA (-)

Inspiration/förnyelse JA (+)

• Få upp huvudet ur sanden

• Repetera VAD, VARFÖR, HUR och SKA

• Tidplan

• Stäng/öppna dörrar

• Ge stöd

• Ge resurser

• Utbildning

• Bejaka känslor

• Diskutera målbilder

• Mät resultat

• Utvärdera

• Utveckla vidare

• Nya förändringar

• Skapa trygghet

• Prioritera

• Följ upp mål/delmål

• Handlingsplan

• Fira ”segrar”

(efter Jansen)


Gruppövning – förändringens fyra rum

En chef har fått i uppgift att dela och flytta sin avdelning till 2 nya lokaler



Kommunikationsplanering


Planera din kommunikation



Steg 1: Kartlägga och fastställa syfte

� Vad är bakgrunden

� Vilket problem ska lösas?

� Vilken effekt vill du skapa?


Steg 2: Definiera dina målgrupper



Steg 3: Formulera kommunikationsmål

…ge kunskap

…påverka attityd

…ändra beteende

Känna till Veta allt

Acceptera Brinna för

Pröva något enkelt Göra något helt annorlunda

© NORDISK KOMMUNIKATION


Steg 4: Formulera ditt budskap

� Sålla och prioritera

� Förklara och översätta



Kommunikationen i förändringskurvan

Förnekelse• Ge faktisk information/repetera

• Bekräfta att det kommer att hända

• Förklara vad som kommer att hända

• Var tillgänglig

Ilska

Oro

Apati

Sorg

Acceptans

Förhandling

Omställning

Uppslutning

• Lyssna• Visa empati• Bekräfta och tillåt

känslor• Uppmärksamma sorg,

depression• Förvänta dig låg

arbetsmotivation• Var tillgänglig• Var uppsökande

• Hjälp individen att prioritera• Sätt kortsiktiga mål• Följ upp• Belöna framsteg

• Sätt långsiktiga mål• Bilda och jobba fram

bra team• Belöna/fira• Se framåt

Mängd kommunikation

DOLD


Några tips om hur budskap formuleras

Förenkla Begripligt

Konkretisera Relevant

Personifiera Berörande



Budskapsmodell:


Exempel



Steg 5: Fastställ din handlings-/aktivitetsplan


Avslutande steg



Var står du själv?

Hur förmedla sin åsikt om man är negativt inställd till budskapet? Hur kan man kommunicera något som man är negativt inställd till – men där tex ett beslut ska verkställas?

1.Bikupa; Diskutera och reflektera två och två

2.Gemensam reflektion


Summering och avslutning



Summering – modern intern kommunikation

1. Fokus på att information och kommunikation ska ge önskade effekter

2. Mötet mellan medarbetare och chefer präglas av samtal och dialog kring verksamhetens mål och utveckling

3. Kommunikation är ett honnörsord och ska bidra till engagemang i organisationens gemensamma mål

4. Betoning på meningsskapande kommunikation för att påverka attityder och få medarbetarna att agera i önskad riktning

5. Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen och ledningens roll är att stödja cheferna i deras kommunikationsuppdrag

6. Kommunikativ förmåga bland alla nyckelaktörer i organisationen


En kommunikativ chef

� Prioriterar i informationsflödet

� Utgår från mottagarens villkor

� Gör budskapet begripligt för mottagaren – ”tolka och paketera budskap”

� Skapar delaktighet genom att förankra och involvera

� Lyssnar

� Hanterar konflikter



Verktyg för dig som chef

� Modeller och verktyg som vi använtidag finns länkade direkt från chefssajten.


Tack för idag!

Kommunikativt ledarskap 2012 04-26

Documents

Transcript of Kommunikativt ledarskap 2012 04-26