Klaus Kempf
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16./17. April 2008 E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen
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Der „organisatorische Maßanzug“ für die digitale Bibliothek. Der Ansatz der
Bayerischen Staatsbibliothek
Klaus Kempf
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I. Einleitung: Management- und Organisationserfordernisse digitaler Medien
Meyer, S. (2005): „Managing electronic resources successfully requires a coordinated effort from many different departments“
Jewell, T. (2004): „… the workflow associated with the management of electronic resources tends to be quite complex.“
Calhoun, K. (2000): „…it can be (and often is) an iterative, highly collaborative, looping process that can involve many individuals from many functional groups.“
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II. Vom Fußball lernen …
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Außenstürmer
Halbstürmer
Mittelstürmer
Außenläufer
Verteidiger VerteidigerMittelläufer
Torhüter
Außenstürmer
Stürmer
Mittelfeldspieler Mittelfeldspieler
offensiverMittelfeldspieler
defensiverMittelfeldspieler
Außen-verteidiger
Außen-verteidigerInnen-
verteidigerInnen-verteidiger
Torhüter
Stürmer
Gestern: „WM-System“ Heute: 4- 4-2 System/“Viererkette“
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Was ist anders, was ist neu?
• Jeder (Feld)Spieler muss im Prinzip alles können.
• Das Mannschaftsgefüge ist viel flexibler geworden.
• Das Spiel ist schneller und offensiver geworden.
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III. Innovations- und Organisationsänderungsmanagement
als zentrale Aufgabenstellungen der Bibliotheksleitung
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Innovation
= Innovativ sind alle Produkte und/oder Prozesse, die innerhalb der Bibliothek erstmalig eingeführt werden.
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Komponenten des Innovationsmanagement nach J. Hauschildt
- Innovationsmanagement als ganzheitliche Aufgabe
- Erfindung, Entwicklung und Durchsetzung neuer Produkte
- Organisatorische Umsetzung der Neuerungen
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Aspekte des Organisationsänderungsmanagement
- Strukturelle Reorganisation
- Neuausrichtung der Ablauforganisation
- Verhaltensänderung der Mitarbeiter
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Entwicklung von Organisationsformen allgemein
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IV. Innovationsmanagement und Reorganisation an der Bayerischen Staatsbibliothek
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1. Restrukturierung und Enthierarchisierung
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Matrixorganisation allgemein
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Vorteile der Matrixorganisation
- Besonders geeignet bei rasch sich ändernden Umfeldbedingungen
- Konflikte werden institutionalisiert
- Mitarbeiter der Eignung entsprechend eingesetzt
- Direkte Kommunikation zwischen den Beteiligten
- Teamarbeit wird gefördert
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Matrixentwurf der BSB
Direkt
ion
Bestands-aufbau
Erschließung Benutzung IT / BVB
Ob
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bez
og
enes
En
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eid
un
gss
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m Musik
Osteuropa
Hand-schriften
Bayerische BibliothekenBayerische Bibliotheken
Funktionsbezogenes Entscheidungssystem
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Zielsetzung der Matrixorganisation in der BSB
- Flexibilisierung der Strukturen und
Stärkung projektorientierter Arbeitsweise
- Betonung der „Korsettstangenfunktion“ der großen Funktionsbereiche
- Emanzipation der einzelnen Mitarbeiter
- Berücksichtigung der spezifischen Organisationserfordernisse
digitaler Medien
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Motive für die Integration von Erwerbung und Katalogisierung
- Rationalisierungseffekt
- Integrierter Geschäftsgang
- Modellcharakter
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Die neue Hauptabteilung „Bestandsaufbau und Erschließung“
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Enthierarchisierung
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2. Prozessorientierung und Flexibilisierung
(Schnittstellenmanagement)
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ZEM – „Organisationsplattform“ für Zeitschriften und Elektronische Medien
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ZEM – Organisationsplattform für Zeitschriften und Elektronische Medien
Merkmale der neuen Organisationsform
- Integrierter Workflow von print- und e-journals
- e-Medienbearbeitung (lokal/regional) an einer Stelle - weite Schnittstellen zu anderen Bereichen der eigenen Abteilung / anderen Abteilungen / anderen Bibliotheken
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Schnittstelle – Schnittstellenmanagement
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Begriff der Schnittstelle in der Betriebswirtschaftslehre
= Soziale Beziehung von mindestens zwei Interaktionspartnern, ohne dass dabei eine technische Beziehung zwingend ist
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Eigenschaften der Schnittstelle
- besteht aus mindestens zwei unterschiedlichen, organisatorisch getrennten Teilbereichen, die unabhängig von einander Handlungsautonomie haben;
- sie sind einander gleichgeordnet, - stehen in einer zwingenden Interaktionsbeziehung,
- die mit Konflikten verbunden ist.
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Schnittstellenmanagement
= ist die nichthierarchische Koordination komplexer Innovationsprozesse
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Referate(einschl. Sonder-
abteilungen)
Mono-graphien-
erwerbung
Integrierte Jahrbuch-
bearbeitung
Unberech-neter Zugang
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Referate(einschl. Sonder-
abteilungen)
Mono-graphien-
erwerbung
Integrierte Jahrbuch-
bearbeitung
Unberech-neter Zugang
AbteilungIT lokal
Digitale Bibliothek
Verbund-zentrale
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Referate(einschl. Sonder-
abteilungen)
Mono-graphien-
erwerbung
Integrierte Jahrbuch-
bearbeitung
Unberech-neter Zugang
AbteilungIT lokal
Digitale Bibliothek
Verbund-zentrale
Info-Team Dokumentlieferung E-Medien
A B T E I L U N G B E N U T Z U N G S D I E N S T E
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III. Entwicklung und Installation neuer Workflows
Overview Flowchart Resource
Acquistion and ManagementNotification of new product
product consideration
acquisition process
receipt and physical
processing
Retention, circulation,
preservation
Overview Flowchart for Electronic Product
Acquisition and Management
Notification of new product
product consideration and
trial process
Licensing negotiation
technical evaluation
Business negotation
Implementation processes
Maintenance and review
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Auswahl
BSB - Geschäftgang Printzeitschriften
Bestellung über Agentur (ggf.
konsolidiert) / direkt und
Bestellkatalogisierung
Einlauf: endgültige Katalogisierung
Rechnungsbearbeitung
Nutzungsevaulierung / Erneuerung
Laufender Heftnachweis / Reklamation
Blindenvorgang und Katalognachtrag
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Pri
ntg
esch
äftg
ang
Auswahl
Einzeltitel Pakete (ggf. konsortial)
Bestands-
abgleich
Verhand-
lungen
TechnischeFragen
Einzeltitel
Freischaltung beantragen via
Agentur / direkt / Provider
Registrierung
Zugriffstest / ggf. Einrichtung
Passwortzugang
Rechnungslegung (ggf. mit Printrechnung)
Katalogisierung EZB / ZDB;
Freigabe Externzugriff;
Vorbereitung SFX:
Laufende Zugangskontrolle
Erneuerung: Modellwechsel der Verlage beachten
Erneuerung: Nutzungsevaluierung; Bestandsänderungen
Freischaltung beantragen via
Agentur / direkt / Provider
Zugriffstest / ggf. Einrichtung
Passwortzugang
BSB - Geschäftgang e-Zeitschriften
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3. Projektorientierung - Innovationsdiffusion -
Wissensnetzwerk
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Vom „Task-Force-Modell“ …
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… zum Matrix-Projektmanagement
Digitale Bibliothek
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ZEM/DB
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ZEND-gestützter Retrodigitalisierungsworkflow
Production System
o Digitisation on Demando Project-oriented Digitisationo Conservation Purposes
Zahlbar an $
Order
Exchange of metadate
Inhouse-onlypublication
Online Publication
Webpublication
Archival Storage
Definitive file name
URN
Digitised Object
Catalog (OPAC)
Network of Bavarian Libraries
Digitisation
Portals(BLO, ZvDD, Chronicon,...)
Search engines
OAI
URN-Resolving(XEpicur)
DNB ZEND
Administration of all metadata (bibliographic, technical, administrative)Automatic image processing
1
7
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6
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3
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OCR
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Archivierung und Bereitstellung genuiner digitaler Veröffentlichungen
mit BABS
1) Acquisition (pull/push)
2) Catalog entry
3) Ingest with catalog ID
4) Automatic MD synchronisation
5) User requests6) Viewer output
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Lizenzieren – Digitalisieren – …
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… und Publizieren. „Publikationsplattformen“ als neue Aufgabenstellung für Bibliotheken
• Neue Rolle für Bibliotheken: Infrastruktur-Dienstleister für den digitalen Publikationsprozess
• Besonders geeignete Publikationstypen: Fachdatenbanken, Lehr- und Lernmaterialien, Nachschlagewerke, Zeitschriften
• “Zentrum für Elektronisches Publizieren – ZEP”: Bündelung von Aktivitäten zur Produktion von genuin digitalen Publikationen Historicum.net: Breite Palette geschichtswissenschaftlicher
Informationsangebote Elektronische Zeitschriften: Sehepunkte, Lesepunkte, recensio.net Publikationsplattform “Perspectivia” für die Stiftung Deutsche
Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland Weitere geisteswissenschaftliche Projekte (HyperImage u.a.)
• Organisatorische Ansiedlung des ZEP in der Bayerischen Staatsbibliothek: Abteilung Bestandsaufbau und Erschließung
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• Entwicklung von Organisationsstrukturen für die unkomplizierte Nutzung von Werkzeugen des elektronischen Publizierens
• Bereitstellung von Know-how zur Klärung urheberrechtlicher Fragestellungen
• Erschließung der Inhalte mit Hilfe bewährter Instrumente (Fachklassifikationen, Verschlagwortung)
• Komfortable Bereitstellung im Internet
• Entwicklung leistungsfähiger, intuitiv verständlicher Suchoptionen für gezielte Recherchen
• Verlinkung mit anderen Online-Angeboten
• Langzeitarchivierung der digitalen Inhalte
ZEP - Bibliothekarische Einzelthemen
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Abteilungsleitung / BA-ES
Stabsreferat; Geschäftsstelle BA
Stabsstelle für IT-Anwendungen
Zeitschriften und Elektronische Medien (ZEM)
Länder- und Fachreferate Digitale Bibliothek (MDZ)
KoordinationZEM und DB
Koordination Medienbearbeitung
Elektronische Medien
Zeitschriftenver-waltung und Benutzungs-dienste
Erschließung von Printperiodika
ReferentenMonographien
Deutsch-sprachiger Zugang
Qualitätssicherung Medienbearbei-
tung
Englischsprachiger Zugang
Unberechneter Zugang
Zugang in sonstigen Sprachen
Normdateien(GKD, PND, SWD)
Bayerische Bibliographie
ReferentenDigitale
Bibliothek
Digitalisierung / Produktion
Sonder-geschäfts-gänge
ReferentenZEM
kooperatives Datenmanagemen
t
Referenten Fach-koordination
(ViFas)
Langzeit-archivierung
Digitalisierungs- und Fotostelle
Operative Pro-jektkoordination
Einbandstelle
Sekretariat
Zentrum für Elektronisches
Publizieren
Formal- und Sacherschließung
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Wissensnetzwerk
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Ansätze zu einem Wissensnetzwerk in der BSB
DigitaleBibliothek
BA-ESIT/BVBBenutzung
ZEM
Musik-sammlung Osteuropa
ZEP
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V. Fazit
• Innovations- und Organisationsänderungsmanagement sind vor dem Hintergrund der rasant voran schreitenden informationstechnologischen Entwicklung und des damit zusammenhängenden radikalen Umbruchs am Informations- und Medienmarkt eine von der Bibliotheksleitung bewusst wahrzunehmende strategische Aufgabenstellung.
• Notwendig ist ein wohl überlegtes und konsequent betriebenes, den gesamten „Betrieb Bibliothek“ umfassendes, gleichwohl in seinen einzelnen Komponenten modular angelegtes und insbesondere flexibel handhabbares Innovations- und Reorganisationskonzepts.
• Die Restrukturierung der Bibliotheksorganisation muß die aktuellen Entwicklungen bei Reorganisationsvorhaben in Unternehmen (Stichworte: Enthierarchisierung, Transparenz von Strukturen und Abläufen, Flexibilisierung, Projektorientierung) aufgreifen und versuchen, sie unter den besonderen Rahmenbedingungen des Bibliothekswesens (Stichworte: Öffentlicher Dienst; Ressourcenschwund) umzusetzen.
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V. Fazit - Fortsetzung -
• Entscheidend für den Erfolg der Reorganisation ist der Faktor Mensch. Es muß der Versuch unternommen werden, möglichst viele Mitarbeiter auf die „Reise Modernisierung der Bibliothek“ mitzunehmen. Dies verlangt von der Bibliotheks-leitung - auf den unterschiedlichen Ebenen - möglichst frühzeitig mit
- der Entwicklung von (Re)Organisationskonzepten und dabei vor allem der
Formulierung von Prioritäten, - dem Vertrautmachen der Mitarbeiter mit problemlösungsorientierten
Vorgehensweisen und - was Bibliothekaren immer noch schwer fällt - dem Einbringen auch radikal neuer
Problemsichten
zu beginnen.
Notwendig ist auf jeden Fall ein langer Atem und die Erkenntnis, dass Reorganisationsvorhaben nicht als „Eintagsfliege“, sondern als Daueraufgabe zu
verstehen sind.
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Stürmer
Mittelfeldspieler Mittelfeldspieler
Mittelfeldspieler
defensiverMittelfeldspieler
defensiverMittelfeldspieler
Außen-verteidiger
Außen-verteidigerInnen-
verteidigerInnen-verteidiger
Torhüter
I. Einleitung: Historische Spielweise – 4 – 5 – 1 (= Catenaccio)
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Änderungen in Spielaufbau und –taktik in jüngerer Zeit…
• Übergang von der Mann- zur Raumdeckung• Verteilung der Abwehrarbeit auf das gesamte
Team• Umgekehrt die gesamte Mannschaft ist in
Spielaufbau einbezogen• Zusammenfassend gilt: Flexibilisierung des ganzen
Mannschaftsgefüges – jeder (einschl. Torwart muss im Prinzip alles können, ohne spezielle Fähigkeiten einzubüßen und/oder zurückstellen zu müssen)
• Das Spiel wird insgesamt offensiver und schneller
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Die integrierte Abt. Bestandsaufbau und Erschließung
Leitung BA-ES
ZEM MDZ ZEP Bucherwerb
Formalerschließung
Sacherschließung
Integrierte Buchbearbe
itung
-Printperiodika
-E-Medien
-Nutzungsdienste u.
Evaluierung
Retrodigitalisierung
ViFA
Digitale LZA
Publikationsplattformen
Produktion von e-Medien
Rechtemanagement
Bayern-Konsortium Nationales Kompetenzzentrum
NormdateienBB