,....,VÄSTRA "( GÖTALANDSREGIONEN

INSTRUKTION

Dokumenttitel Version

Avvikelshantering, läkemedelsleveranser från APL 4.0 Sidan I av 6 Dokumentansvarig Dnr/id-nummer Giltig fr o m

Fredrik Vondracek, K valitetsansvaricr a otekare. Sj ukhusapoteket VG R QSA003 2015-09-0 I

\Jr~;J~~~ - - ~~n~- ------- \~i)\ rn ~ne~~~---- :::u;_~-<>·\ Marie RDsmusen, chefSjukhusapntket VGR Bt!~kslr!lm . /\vd·lningschd extempore O'-Ul.l U I

GOl~bur!!. APL

Avvikelshantering, läkemedelsleveranser från APL

Ändringar från föregående version Redaktionella. ändringar.

Definitioner APL: Apotek Produktion och Laboratorier AB. Tillverkar

extemporeläkemedel till sjukhusen, exempelvis cytostatika Något som inträffat som inte överensstämmer med läkemedelsförsörjningens normala rutiner .

Avvikelse:

Syfte Beskriva rapportering av avvikelser avseende läkemedelsleveranser från APL.

Målgrupp Läkemedelsansvarig sjuksköterska, Sjuksköterska, APL, Sjukhusapoteket VGR lokalt, Sjukhusapoteket VGR.

Ansvar Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal ansvarar för att rapportera avvikelser. Gruppchef APL ansvarar för att orsaksutredning genomförs samt att i förekommande fall återkoppling till kund sker.

Utförande 1. Avvikelser som upptäcks inom vården

1.1. Den som upptäcker avvikelsen kontaktar APL via telefon:

Cytostatika: beredningsenhet, se kontaktuppgifter på hemsidan för Sjukhusapoteket VGR alternativt apl.se

Övrig extempore: APL Kundservice 010-447 97 00

Uppgifter som ska meddelas APL vid telefonkontakt är desamma som i bilaga 2.

I samråd med APL avgörs åtgärd samt eventuell uppföljning av åtgärden. Åtgärd kan bland annat vara att nytt läkemedel skickas, retur av felande läkemedel och/eller kreditering. APL kontaktar Regionservice för att efterlysa låda om APL har levererat ut beställningen till godsmottagning.

1.2. Avvikelser ska även rapporteras på sedvanligt sätt i MedControl Pro av vårdpersonal. 1.3. Ärendeansvarig har ansvar för att APL får ta del av MedControl Pm-ärenden.

MedControl Pro-ärende skrivs ut, scannas in och mejlas till: lakemedelsavvikelse. vgr@apl. e.

T'C"vÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN INSTRUKTION

Dokumenttitel Version Avvikelshanterino, läkemedelsleveranser från APL 4 .0 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Fredrik Yonclracek, Kvalitetsansvari!! apotekare, Sjukhusapoteket YGR QSA003 Sign VGR: Sign APL

Alternativt ange Sjukhusapoteket VGR lokalt som orsaksutredare för vidarebefordring till APL.

Sidan 2 av 6 Giltig from 2015-09-0 I

1.4. APL skickar ett bekräftelsemejl att MedControl Pm-ärendet är under handläggning. Svar ska skickas inom 30 dagar med orsaksutredning och åtgärd.

2. Avvikelser som upptäcks av APL 2.1. APL meddelar beställande enhet per telefon så fort kännedom om avvikelse

uppkommer. Vid behov informeras Sjukhusapoteket VGR lokalt. 2.2. Beställande enhet kommer tillsammans med APL överens om hur avvikelsen skall

hanteras. 2.3. APL dokumenterar avvikelser genererade av VGR. APL återkopplar till beställande

enhet omedelbart i allvarligare fall såsom felaktig dos, otydlig beställning, ej meddelad ny/ändrad regim.

3. Retur Om beställande enhet och APL kommer överens om att varan skall returneras görs det enligt nedan:

3.1. Returnera till APLs lokala beredningsenhet i separat låda. Inga andra artiklar får finnas i returlådan. Fyll i bilaga 2 och lägg denna i returlådan. Blå eller grön låda ska användas. Plombera lådan1 och märk med:

"Retur till Lokal beredningsenhet APL [ange sjukhus]"

Kontakta Regionservice vid behov för överenskommelse om hämtning och returnering av godset.

Bilagor Bilaga 1 Versionshistorik Bilaga 2 Retur av läkemedel till APL Bilaga 3 Beskrivning av satsnurnmer/batchnummer

Författare Jonas Holmen, Lena Jansson, Kajsa Johansson, Fredrik Vondracek

1 Buntband att plombera med finns att beställa via Marknadsplatsen.

.,,..,..VÄSTRA GÖTALANDSREGION EN

Dokumenttitel Avvikelshantering, läkemedelsleveranser från J\PL

INSTRUKTION

Version 4.0 Sidan 3 av 6

Dokumentansvarig Dm/id-nummer Fredrik Vondracek, K va litetsan~varig a otekare, Sjukhusa oteket VG R QSAOOJ Sign VGR: SignAPL

ff I 1 aga 1 V : h' t 'k ers1ons 1s ori

Version Giltigfro m Huvudsakliga förändrin!{ar Författare 4.0 2015-09-01 Redaktionella ändringar. Fredrik Vondracek 3.0 2013-12-01 Förändrad målgrupp, instruktionen gäller endast Jonas Holmen,

för legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal Lena Jans son, med ansvar för att rapportera avvikelser, samt Kajsa Johansson, APL. Pkt 1: Rapporteringssätt förändrat. Pkt 2: Fredrik Vondracek Hantering av returer förtydligat. Pkt 3: redaktionella förändringar. Pkt 4: Regional uppföljning av avvikelser är helt borttaget och hanteras i separat överenskommelse mellan Sjukhusapoteket VGR och APL. Bilaga 2 är förändrad och anpassad till övriga förändringar.

2.0 2013-02-01 Instruktionen är helt förändrad; Målgrupp Sara Bäckström, förändrad (närservice borttagen, beskrivs i Arne Friberg, instruktion för godsmottagning). Ellinor Ottosson, Ansvarsfördelning omarbetad. Fredrik Vondracek Rapporteringssätt och återrapportering förändrat. Instruktioner avseende leveransavvikelse och utebliven leverans utgår och hanteras enligt denna instruktion. Hantering av reklamationer är tillagt. Bilaga 2 och 3 nya.

1.0 2012-03-01 Ny Fredrik Vondracek

T°C'f' VÄSTRA y GÖTALANDSREGIONEN ~l.?P. INSTRUKTION

Dokumenttitel Version

A vvikelshantering, läkemedelsleveranser från APL 4.0 Sidan 4 av 6 Dokumentansvarig Dnr/id-nummer Giltig fr o m

Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig a otekare, Sjukhusa oteket VGR QSAOOJ 2015-09-0 I Sign VGR: SignAPL

Bilaga 2: Retur av läkemedel till APL

K takt "ft on uppg1 er Datum Ordernummer/Satsnr (APL) Förvaltning

Vårdenhet och Kundnummer Kontaktperson på beställande enhet

Telefonnummer/Mailadress Kontaktperson på APL

Produktinformation (anges i förekommande fall) Varans namn Styrka

Varunummer Förpackningsstorlek Batch

Beskriv anledning till retur

APL ska alltid kontaktas via telefon för överenskommelse om åtgärd!

Fylls i av APL: Vnr

Beslut Krediteras D Krediteras ej D

Batchnr/ APL tillvnr/satsnummer

Motivering

Mottagen (Datum och signum)

,...,..VÄSTRA CÖTALAN DSREGIONEN

Dokumenttitel

A vvikelshanterin°, läkemedels leveranser från APL Dokumentansvarig

Fredrik Yondracek, K valitetsansvario apotekare, S_jukhusapoteket VGR Sign VGR:

Bilaga 3:

(_gP-!) INSTRUKTION ..... 111 . t:rt .r., • · •

Version

4.0 Sidan 5 av 6 Dm/id-nummer Giltig fr o m QSA003 2015-09-0 I SignAPL

Hitta ordernummer/satsnummer för varor från APL

Huvudrutin: I första hand skall det ordernummer som återfinns på följesedeln fyllas i, i därför avsett fält, under kunduppgifter på blanketten för avvikelserapportering. Ordernumret återfinns högst upp på följesedeln:

,a--ID Följesedel • Sida: 1

·· .. P- Order.da1um Ordvrnurruner FOt)esedelanr PHARMA· SPECIM S 2012-10-15 4308541 FS0276783

VArref. l<und..iD Ref-orons

Sara Franzen 01690105

Reservrutin: I de fall följesedel saknas skall det satsnummer som återfinns på produktetiketten anges. Det är mycket viktigt att i första hand använda sig av ordernumret ovan, eftersom det för lagertillverkade produkter annars inte kommer vara möjligt att göra en fullständig analys av händelsen.

Satsnummer återfinns här på etiketterna:

Cytostatika:

19 800808-0808 X, L

CYTOSTATIKUM Inf.vätska 1001 ml f~r intravenös Jnfusion Etopos!d 15 mg (0.75 ml) Epcaln tillsatt i 1000 ml Förv~ras Glucos 50 ms/ml Rumstemp.

Ord.dr: Dr Test

Mörkt HAllbar; 72 tim

T1llv:2012-10-24 Utg,dat:2012-10-27

Kl ..... Sesl: Apoteket SA Sahlarenska, Göteb RPL RCCEPTRNS. (Satsnr: 104265) Sisn ... . .. .

H

"1-+JX.,_. ... o:M '° D, V rg, 0 .... 0 111::1 0 ... ... C» a.;: i ... < I Ullll 0

:I C» 51 o: 0

ICI 11'1 CO

c;; .. ,.. ... ::I ..,

'f'(J'f VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN

Dokumenttitel A vvikelshantering, läkemedeisleveranser från APL Dokumentansvarig

@ @ INSTRUKTION ,.. . ~ .... t rt(' • •

Version 4.0 Sidan 6 av 6 Dm/id-nummer Giltig fr o m

Fredrik V:ondracek, Kval itetsansvarig a otekare, Si ukhusapoteket YG R QSAOOJ 2015-09-0 I Sign VGR:

Övrigt sterilt I icke sterilt:

100 st kapslar

Hydrokortison 5 mg

1 kapsel innehåller: Hydrocortison um Cellulosum miorocristellinum

Sign APL

5 mg q.s.

Utg.dat. 2013·04 Förvaras utom syn· och räckhåll rör barn

APL. Prtsmavägon 2. 141 75 Kungens Kurva W\Wt.apLse

H:I )I 2 ml ko'lcentral lllJ ".fus 1;.n~vätska Vnr 32 92 01

Selen APL 0,2 mikromol/ml SkaU spädas

t ml int1ehåller: 0,2 m1kromol selen (18 mikrogram} ocn 0,4 m1kromol natrimn

Nalriu1 .'c::11r1. v11l lR11 f11 (mri hw. ler 0 2 1h ll< iomol, 34,6 rni IO!J

och alle-n i-·r 111 k- nsv .. lskor 11111 ml

p 6,5 - 9 5

Ljuskansligt, förvafas i original­förpackningen

( tfp .. ·r I fefYMNUl91!1.,,._ocll1lc~hi"IDrll•m • __, . , - > A! ... L Pf,•.,. "tJ.~1tn 1 1.:t t f!·K11'~·1m.K1, 1n;:. T1'1'-n4fii::

Ut9dat. ?.015-07 30 4172

20~2-11-01 Test Testsson Rx ln'u~iO~'lllt$ka för Litravenos infusion ......__ V.oM:n~ _ ggo_ uit ~ _:to_rvL1t11@rtv110~- ___ Ot.öe.~_nr.;J~·1t$~ ~

900 ml innehåller: 1000 ml inrieh!ller: Slerllt vaiten för I 368,2 ml 409,2 ni Glucos 500 mgfml 149,0 ml 164,4 trl I trallpld 200 mgtml 128,6 mr 142,9 m Add ·Magnes um 1 ,5 ml ',7 m Calci1,;m-Stmdo2 13, 6 ml ~ 5, 1 rrl Natriu:n lo 'd 4 mmo /ml 10,3 ml q .4 rrl Kalit.mklorid 2 mmoltml 17,1 ml ~9.0 rrl Glycopho.s 2,6 ml 2,9 trl Pedllra e 12,0 ml ' 3 ,3 rrl Solu 'tl\liUlp In 1:10 10,0 ml 11,1 ni

- Yi!.fl!!O_ l_B __g_~ l_E_= - - - tB~J _n] - - - - - - - - _2_0~.Q - _rrj _ • Forvaru i kylskåp ~2-8°C).Omskakas fC~iktigt • 9!_d~ !v_D! ~!J!PJe ______________ li!9.A1.t J~1J:1j :.3~ I IHlll 11111 lllll lllll lllll IHlll lll llll