Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet
-
Upload
valtiokonttori-statskontoret-state-treasury-of-finland -
Category
Government & Nonprofit
-
view
299 -
download
1
description
Transcript of Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet
![Page 1: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/1.jpg)
HANKINNASTA MAKSUUN -PROSESSI SUJUVOITUU
Välitulokset ja haasteet Keijo Kettunen, maksuliikepäällikkö Valtiokonttori
![Page 2: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/2.jpg)
31.3.2014 2
HAMA hankkeen tausta ja tavoitteet
2
• Tilhan käytön laajentaminen kirjanpitoyksiköissä, edellyttäen muun muassa:
• Tilattavat tuotteet määritetty
• Automaattinen täsmäytys toimii
• Tuoteluettelot ja raportointi toimii
• Maksuaikakorttihankintojen yhtenäistäminen
• Rondon sopimuskohdistus-toiminnallisuus toiminnassa
• Rondon tiliöintikoodi toiminnassa
• Perustietojen ylläpidon, maksuunpanon ja menotiliotteiden käsittelyn sujuvoittaminen
Tiedostetut tarpeet • Prosessien sujuvoittaminen
> vaikuttavuus (€, htv) • Toimintamallin muutoksen
määrittely ja toteutus • Kirjanpitoyksiköt toteuttavat
hankinnasta maksuun –prosessialuetta yhteistä prosessia, palvelukeskusta ja välineitä hyödyntäen
• Tulosten perusteella esitys Tilhaa ja Rondoa koskevista kehitystarpeista ja jatkotoimista
Tavoitteet Tausta • Taha 2020 –strategiatyö • Menojen käsittely –
pääprosessiin sitoutuu eniten resursseja valtion taloushallinnossa (Htv- ja tuottavuuskysely 2012)
• Tilhan käyttöaste (3-5 %) ja laskujen automaattinen täsmäytyminen (1 %) eivät ole tavoitetasolla
• Sähköistämistä ja automatisointia voidaan kehittää edelleen (mm. tiliöinnit)
![Page 3: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/3.jpg)
Kehittämishankkeen viitekehys ja organisointi
20.5.2014 3
Tilha asiakastyö-
ryhmä
Hankinnas-ta maksuun
–tilanne-palaverit
Kieku -hanke
Palkeet palvelu-tuotanto
Strateginen ohjausryhmä
Operatiivinen ohjausryhmä
Hankintojen tekeminen
Perustietojen ylläpito
Menotositteiden käsittely
Maksuunpano Menotiliotteiden
käsittely
Tilha IT-palvelut
Rondo IT-palvelut
Vaiheet
Kirjanpitoyksikkökohtaiset kehittämistoimet
KPY 1 KPY 2 KPY 3 KPY 4 KPY 5 KPY 6 KPY 7 KPY 8
Hanketuki
Hankinta-toimen
neuvottelu-kunta
Strategia-kehitysryhmä
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 4: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/4.jpg)
HAMA hankkeeseen osallistuvien kirjanpitoyksiköiden ja konsernitoimijoiden jäsenet hankkeen strategisessa ohjausryhmässä
• Tuija Rantanen Etelä-Savon Ely- keskus
• Eija Pursiainen Ilmatieteenlaitos
• Matti Hyytinen Maanmittauslaitos
• Jaana Koivurinne Puolustushallinnon rakennuslaitos
• Eija-Riitta Nelin Rikosseuraamuslaitos
• Pekka Pylkkänen Tullihallitus
• Risto Hakoila Ulkoasiainministeriö
• Maritta Fromholtz Valtiokonttori
• Juha Halonen, Jukka Nummikoski Valtiovarainministeriö
• Mia Räikkönen Verohallinto
• Susanna Närvänen Hansel
• Helena Lappalainen Palkeet
31.3.2014 4
![Page 5: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/5.jpg)
HAMA hankkeen tiekartta 2014
31.3.2014 5
Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu TammiStrateginen ohjausryhmäOperatiivinen ohjausryhmä
Hankintojen tekeminenPerustietojen ylläpitoMenotositteiden käsittelyMaksuunpanoMenotiliotteiden käsittely
Hankinnasta maksuun -kehittämisohjelma 2014
Väliraportti Loppuraportti
![Page 6: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/6.jpg)
Hankinnasta maksuun -prosessi
20.5.2014 6
Hankinnasta maksuun -prosessi
Hankintojen suunnittelu -pääprosessi
Hankintojen tekeminen -pääprosessi
Menojen käsittely -pääprosessi
Tuotetietojen ylläpito
Tilaaminen
Ostolaskun ja tilauksen täsmääminen
Hankintojen seuranta ja kehittäminen
Perustietojen ylläpito
Menotositteiden käsittely
Maksuunpano
Menotiliotteiden käsittely
Menojen käsittelyn kaudenvaihde
Hankintakohtainen suunnittelu
Kilpailutus ja sopimuksenhallinta
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 7: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/7.jpg)
Hankintojen tekeminen -pääprosessi
20.5.2014 7 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 8: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/8.jpg)
Tilauksellisten laskujen määrissä ja automaattisen täsmäytymisen asteissa vaihtelua hallinnonaloittain
20.5.2014 8
5928
0 0 25 1547 231
84823
953 2297 2026 3127 827 9
22%
0%
29%
12%
3%
56%
36%
28%
24%
29%
44%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
80000
90000
VM EK VNK UM OM SM PLM OKM MMM LVM TEM STM YM
%
kpl
Tilauksellisten laskujen määrä hallinnonaloittain sekä tilauksellisten laskujen automaattisen täsmäytyksen osuus (2013 tilanne)
Tilaukselliset laskut, kpl Automaattisesti kohdistuneet tilaukselliset laskut, %
• Tiedot perustuvat Palkeiden tilastoon eli ne kattavan vain PK asiakkaana olevat kirjanpitoyksiköt. • Tilaukselliseksi laskuksi on tilastossa määritetty ne laskut, joilta löytyy Tilha-tilausnumero. • PLM hallinnonalalla Puolustusvoimilla käytössä oma tilaustenhallintasovellus, ei siis Tilha.
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 9: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/9.jpg)
Hankintojen tekeminen -pääprosessin haasteita
Hankintojen tekeminen -pääprosessi
Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen
Ostolaskujen ja tilauksen
täsmääminen
Hankintojen seuranta ja
kehittäminen
20.5.2014 9
• Hankintojen tekemisen menettelyt ja organisointi vaihtelevat virastoittain → ei yhtä yhtenäistä toimintatapaa → vaikuttaa yhteiseen kehittämiseen
• Keskeisinä haasteina lisäksi:
- Vaihtoehtoisten tilausmenettelyiden käytön pelisäännöt määrittelemättä (Tilha vs. maksuaikakorttihankinnat)
- Tilaustenhallintasovelluksen (Tilha) käytettävyys – nykyinen käyttöaste ei riittävä
• Tuotetietojen ylläpito, tuotekatalogit, punch outit, vapaatekstitilaukset
• Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen (sis. ostolaskun sisältämät tiedot)
• Raportoinnin kehittäminen huomioiden sekä konserni että virastotason tietotarpeet
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 10: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/10.jpg)
Hankintojen tekeminen – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 1/4
20.5.2014 10
• Tavoite: toimivat ja helppokäyttöiset tuoteluettelot käyttöohjeineen
• Onnistumisen edellytyksiä:
• Toimittaja pystyy tuottamaan teknisesti toimivan katalogienhallintaratkaisun (uusi katalogienhallintatyökalu Buyer Catalog Manager Kirjanpitoyksiköille)
• Saadaan pilotoitua uusi katalogienhallintaratkaisun Kirjanpitoyksiköille ja voidaan myöhemmin ottaa se käyttöön kaikille Kirjanpitoyksiköille
• Selkeät käyttöohjeet uuden katalogienhallintaratkaisun käyttöön ja uuden tuoteluettelon tuottamiseen
• Toimittajien aktivointi ja informointi uuden ratkaisun osalta (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin)
Hankintojen tekeminen -pääprosessi
Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen
Ostolaskujen ja tilauksen
täsmääminen
Hankintojen seuranta ja
kehittäminen
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 11: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/11.jpg)
20.5.2014 11
Hankintojen tekeminen – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 2/4
• Tavoite: Tunnistettu ja ohjeistettu, mitä tuotteita ja paleluita hankitaan Tilhan avulla ja mitä maksuaikakorttia hyödyntäen. Prosessit on kuvattu.
• Onnistumisen edellytyksiä
• Maksuaikakortilla hankittavien tuotteiden, palveluiden ja kertahankintojen määrittäminen riittävän yhtenäisellä tavalla sekä selkeän ohjeistuksen laadinta. Maksuaikakorttilaskujen automaattisen käsittelyn kehittäminen.
• Tilhalla hankittavien tuotteiden ja palveluiden määrittäminen riittävän yhtenäisellä tavalla sekä selkeän ohjeistuksen laadinta.
• Kirjanpitoyksiköt osallistuvat palveluiden/tuotteiden määrittelytyöhön ja ottavat käyttöön uudet menettelyt palvelujen/tuotteiden hankinnassa
• Toimittajien informointi (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin)
Hankintojen tekeminen -pääprosessi
Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen
Ostolaskujen ja tilauksen
täsmääminen
Hankintojen seuranta ja
kehittäminen
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 12: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/12.jpg)
20.5.2014 12
Hankintojen tekeminen – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 3/4
• Tavoite: Automaattisen täsmäytyksen tekniset esteet tunnistettu ja poistettu Rondon ja Tilhan osalta. Toimittajille ja kirjanpitoyksiköille on laadittu tarvittava ohjeistus.
• Onnistumisen edellytyksiä:
• Merkittävimmät täsmäytyksen esteet tunnistetaan ja niiden poistamiseen löydetään ratkaisut
• Tarvittavien sovellusten teknisiin toiminnallisuuksiin tehtävien muutosten toimivuus
• Kirjanpitoyksiköt ja toimittajat saavat selkeät ohjeet ja toimivat niiden mukaan
• Toimittajien informointi (Hansel suhteessa puitesopimustoimittajiin)
• Automaattisen täsmäytymisen kehityksen seuranta → poikkeuksiin reagointi
Hankintojen tekeminen -pääprosessi
Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen
Ostolaskujen ja tilauksen
täsmääminen
Hankintojen seuranta ja
kehittäminen
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 13: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/13.jpg)
20.5.2014 13
Hankintojen tekeminen – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 4/4
• Tavoite: Toimiva raportointi, joka antaa selkeät tiedot sekä kirjanpitoyksikkö- että konsernitasolla hankintojen tehokasta ohjaamista ja seurantaa varten
• Onnistumisen edellytyksiä:
• Yhtenäisen raportointimenettelyn määrittäminen sekä kirjanpitoyksikkö että konsernitasolla
• Tarvittavien uusien teknisten ominaisuuksien testaus ja sujuva käyttöönotto
• Selkeä ohjeistus raportoinnin hyödyntämisen tueksi
• Kirjanpitoyksiköt ja ministeriöt ottavat käyttöön tarvitsemansa raportit
Hankintojen tekeminen -pääprosessi
Tuotetietojen ylläpito Tilaaminen
Ostolaskujen ja tilauksen
täsmääminen
Hankintojen seuranta ja
kehittäminen
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 14: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/14.jpg)
Menojen käsittely -pääprosessi
20.5.2014 14 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 15: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/15.jpg)
Menojen käsittely -pääprosessin painoarvo osana valtion taloushallintoa
20.5.2014 15
501
976
477
370 431
337
990
448 368
319
17
327
932
360 372 316
0
200
400
600
800
1000
Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely
Valtionhallinnon skaalattu taha htv-määrät pääprosesseittain
2002 2008 2010/2011
• Menojen käsittely sitoo yhä 40 % taloushallinnon resursseista vuonna 2010/2011. • Vuosien 2008 ja 2010/2011 välillä htv-määrät ovat laskeneet menojen käsittelyssä (6 %, 58 htv) • Htv-muutoksia on menojen käsittelyssä hyvä verrata myös tapahtumamäärien muutoksiin; vuosina 2008-
2010/2011 on menojen käsittelyn tuottavuus kasvanut 6 %. • Tietolähde: Taloushallintoselvitys 2003, Htv-kysely 2008 ja Htv- ja tuottavuuskysely 2010/20211. Käytetty htv-
käsite: tehollinen henkilötyövuosi (n. 220 työpäivää)
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 16: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/16.jpg)
Menojen käsittelyn tuottavuus valtionhallinnossa ja kehityspotentiaali suhteessa vertailuaineistoon
20.5.2014 16
2 136 2 264
0
500
1 000
1 500
2 000
2 500
2008 2010/2011
Hallinnonalat yhteensä: Menojen käsittelyn tuottavuus
• Valtiohallinnon menojen käsittelyn tuottavuus kasvanut 6 % vuosina 2008-2010/2011 (htv-määrä vähentynyt 5,6 % ja tapahtumamäärät säilyneet entisellä tasolla)
• Tuottavuuden laskennassa on huomioitu sekä palvelukeskuksessa että kirjanpitoyksiköissä tehtävä työ.
• Kuntien ja yritysten muodostamaan vertailuaineistoon verrattaessa valtionhallinnon prosessille kohdennetusta työstä on huomioitu vain keskitetyn työn osuus (palvelukeskus, taloushallintoyksiköt). Tämän vuoksi vertailussa käytetty valtionhallinnon tuottavuusluku on eri.
• Vertailuaineistoon nähden valtiohallinnon tuottavuus jää jopa vertailuaineiston alakvartaalin alapuolelle.
5 000
8 000
16 000
3 791
0
2 000
4 000
6 000
8 000
10 000
12 000
14 000
16 000
18 000
BM - 25% BM -Mediaani
BM - 75% Valtio
kpl/h
tv
Menojen käsittelyn tuottavuuden bench mark
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 17: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/17.jpg)
Lähtötilanne: Menojen käsittelyn tuottavuudessa kehityspotentiaalia, verkkolaskujen hyödyntäminen kehittynyt
31.3.2014 17
5 000
8 000
16 000
3 791
0
2 000
4 000
6 000
8 000
10 000
12 000
14 000
16 000
18 000
BM - 25% BM -Mediaani
BM - 75% Valtio
kpl/h
tv
Menojen käsittelyn tuottavuuden bench mark
• Lähde: Htv- ja tuottavuuskysely (vuosi 2010/2011)
10%
18%
70%
2%
Muut maksutositteet tai paperilaskut
Itellan skannauspalvelu
Verkkolaskut
Muu kanava (esim. subs. järj)
• Lähde: Palkeiden seuranta (vuosi 2013) – tilasto kattaa vain palvelukeskuksen asiakkaana olevat kpy:t
![Page 18: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/18.jpg)
Verkkolaskujen osuus ostolaskuista vuonna 2013 hallinnonaloittain
20.5.2014 18
• Verkkolaskujen %-osuus = aidot verkkolaskut kaikista laskuista (vrt. dia 14) • Keskimäärin verkkolaskujen %-osuus oli 70 % vuonna 2013, kun laskennassa huomioidaan kaikki
menotositteet eli myös laskujenvälityspalvelun ohi kulkeneet volyymit (dia 14) • Tiedot perustuvat Palkeiden tilastoon eli ne kattavat PK-asiakkaina olevat kirjanpitoyksiköt (ei koko
valtionhallinto).
70% 63%
88%
63% 70% 68%
82%
60%
76% 79%
62%
72%
61%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
EK VM VNK UM OM SM PLM OKM MMM LVM TEM STM YM
Verkkolaskujen osuus %
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 19: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/19.jpg)
Menojen käsittely -pääprosessin haasteita
• Menojen käsittelyssä työn organisoinnin tavat vaihtelevat virastoittain (esim. PK hyödyntäminen, tehtävien keskitys virastossa) → ei yhtä yhtenäistä toimintatapaa → vaikuttaa yhteiseen kehittämiseen
• Keskeisinä haasteina lisäksi:
- Menojen käsittely (ostolaskujen käsittely) sitoo työpanosta paljon, erityisesti kirjanpitoyksiköissä
- Automaation hyödyntämisen lisääminen (verkkolaskut, sopimuskohdistus, tiliöinnin automaatio)
- Ostolaskujen sisältötietojen yhtenäistäminen (yhteys myös pk-hyödyntämiseen)
20.5.2014 19
Menojen käsittely -pääprosessi
Perustietojen ylläpito
Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden
käsittely
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 20: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/20.jpg)
Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 1/6
20.5.2014 20
• Tavoite: Kertatoimittajien perustamiseen on tunnistettu, kuvattu ja ohjeistettu uusi toimintamalli. Ennakkoperintärekisteriotteeseen liittyvien toimintatapojen tarvittavat päivitykset tietojen ajantasaisuuden varmistamisen näkökulmasta.
• Onnistumisen edellytyksiä:
• Teknisesti toteutettavissa olevien ratkaisujen tunnistaminen ja uuden yhteisen toimintamallin kuvaaminen ja ohjeistaminen
• Uudet toimintamallit otetaan käyttöön palvelukeskuksessa (ja kirjanpitoyksiköissä)
Menojen käsittely -pääprosessi
Perustietojen ylläpito
Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden
käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 21: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/21.jpg)
Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 2/6
20.5.2014 21
• Tavoite 1: Sopimuskohdistuksen piiriin kuuluvat hankinnat on määritetty ja toiminnallisuuden käyttöönotto on aikataulutettu. Sopimuskohdistustoiminnallisuuden toimivuus on varmistettu ja tarvittavat ohjeet laadittu.
• Onnistumisen edellytyksiä:
• Sopimuskohdistustoiminnallisuus on käytössä Kieku- ja Raindance-instansseissa
• Sopimuskohdistuksen piiriin kuuluvat hankinnat on määritelty ja sopimuskohdistuksen käyttöönotto on aikataulutettu kirjanpitoyksiköittäin
• Sopimuskohdistustoiminnallisuus on käytössä ELY:ssä vähintään sähkönsiirtosopimusten osalta sekä Evirassa ja Verohallinnossa Senaatin vuokralaskujen osalta
• Toimittajien aktivointi; kirjanpitoyksiköt ja Hansel (puitesopimustoimittajat)
Menojen käsittely -pääprosessi
Perustietojen ylläpito
Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden
käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 22: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/22.jpg)
Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 3/6
20.5.2014 22
• Tavoite 2: Tiliöinnin automaation käyttöperiaatteiden määrittely sekä toiminnallisuuden käyttöönotto Rondossa. Laskujen sisältövaatimusten määrittely valtionhallinnon merkittävimmille toimittajille
• Onnistumisen edellytykset:
• Tekniikan käyttöönotto onnistuu
• Toimittajat sitoutuvat toimittamaan sovitun viitetiedon laskuilla
Menojen käsittely -pääprosessi
Perustietojen ylläpito
Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden
käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 23: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/23.jpg)
Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 4/6
20.5.2014 23
• Tavoite: Maksatusaineisto lähetetään suoraan substanssireskontrista pankkiin mukaan lukien palkka-aineistot ja muut toistuvaissuoritukset.
• Onnistumisen edellytykset:
• Selvitys ja suunnitelma erillisen maksulupakäytännön poistamisesta (muutosehdotukset säädöksiin, prosessiin, ohjeisiin, järjestelmiin).
• Osapuolet (VM, VK, Palkeet, VTV, pankit) saavuttavat yhteisen käsityksen muutosten tarpeellisuudesta ja tarvittavat tekniset muutokset ovat toteutettavissa
• Päävälittäjäpankki osallistuu suunnitteluun ja hyväksyy menettelyn
Menojen käsittely -pääprosessi
Perustietojen ylläpito
Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden
käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 24: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/24.jpg)
Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 5/6
20.5.2014 24
• Tavoite: Menotiliotteen tapahtumien 95 prosenttinen automaattinen tiliöinti
• Onnistumisen edellytyksiä:
• Nykytilan kuvaaminen ja tavoitetilan määrittely onnistuu siten, että parhaat käytännöt tunnistetaan, ja että järjestelmiin (maksuliikesovellukset) voidaan tehdä tarvittavat muutokset yhdessä järjestelmätoimittajien kanssa
• Sidosryhmät osallistuvat suunnitteluun
Menojen käsittely -pääprosessi
Perustietojen ylläpito
Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden
käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 25: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/25.jpg)
Menojen käsittely – haasteiden ratkaiseminen osana HAMA-hanketta 6/6
20.5.2014 25
• Keskitytään ostolaskujen käsittelyyn
• Hyödynnetään HAMA-hankkeen muista vaiheista saatavia määrityksiä
• Tilhan parhaat käytännöt & Tilhan kautta tilattavat tuotteet/palvelut
• Maksuaikakorttihankintojen piiriin kuuluvat hankinnat, näiden kuittien ja laskujen käsittely
• Sopimuskohdistustoiminnallisuus (mm. vuokrat, sähkönsiirto)
• Tiliöintikoodi (koodi/viite, joka laukaisee automaattisesti tiliöinnin)
• Otetaan huomioon edellisten lisäksi muita näkökulmia
• → Vuoden lopulla kuvattuna (ja ohjeistettuna) parhaat käytännöt
Menojen käsittely -pääprosessi
Perustietojen ylläpito
Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden
käsittely Menojenkäsittelyn parhaat käytännöt
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 26: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/26.jpg)
Rajauksia & sisällöstä
• Keskitytään ostolaskujen käsittelyyn
• Hyödynnetään HAMA-hankkeen muista vaiheista saatavia määrityksiä
• Tilhan parhaat käytännöt & Tilhan kautta tilattavat tuotteet/palvelut
- Maksuaikakorttihankintojen piiriin kuuluvat hankinnat, näiden kuittien ja laskujen käsittely
- Sopimuskohdistustoiminnallisuus (mm. vuokrat, sähkönsiirto)
- Tiliöintikoodi (koodi/viite, joka laukaisee automaattisesti tiliöinnin)
• Otetaan huomioon edellisten lisäksi muita näkökulmia
→ Vuoden lopulla kuvattuna (ja ohjeistettuna) parhaat käytännöt
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 26
![Page 27: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/27.jpg)
Tuottavuusmittarit
20.5.2014 27 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 28: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/28.jpg)
Yleistä • Hankkeen tavoitteena on, että prosessi voidaan toteuttaa
nykyistä vähemmillä resursseilla
• Lähtötilanteen arvioiminen haasteellista hankintojen osalta - Hyödyt puitesopimusten käytöstä, hankintojen keskittämisestä,
tiliöinnin nopeutumisesta
• Muiden prosessin vaiheiden mittaaminen helpompaa
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 28
![Page 29: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/29.jpg)
Vaiheiden tilannekatsaukset
20.5.2014 29 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014
![Page 30: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/30.jpg)
Hankintojen tekeminen Tuotetietojen ylläpito
• Nykytila saatu kuvattua
• Saatu uusi työkalu tuoteluetteloidenhallintaan (Buyer Catalog Manager)
• Pilotoitava työkalu HAMA-hankkeen Kirjanpitoyksiköissä ja Hanselissa, ennen kun otetaan käyttöön kaikille.
• Kuvattava katalogienhallintaratkaisun muuttunut prosessi Kirjanpitoyksiköiden ja Toimittajaportaalin toimittajien osalta.
• Pilotoidaan ja otetaan käyttöön uusi työkalu hankkeeseen kuuluvissa kirjanpitoyksiköissä (1.6.-30.11.2014)
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 30
![Page 31: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/31.jpg)
Hankintojen tekeminen Tilaaminen, maksuaikakortti
• Maksuaikakortilla tehtävät hankinnat pääosin määritelty - Lisäksi maksuaikakorteilla tehdään kertaluonteisia hankintoja,
joita ei voida etukäteen määritellä
• Tiliöintiä helpottavat menettelyt kartoituksessa
• Ohjeistus valmistuu kesän 2014 aikana
• Tuontantoonsiirrot syksyllä 1.9.2014 alkaen
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 31
![Page 32: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/32.jpg)
Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha
• Hankinnat määritelty hankintaluokittain ja parhaillaan kartoitetaan nykytilannetta tarpeesta maksuun prosessien osalta
• Parhaillaan kuvataan tarpeesta maksuun malliprosessit
• Prosessien käyttöönotot hankintaluokittain 1.9.2014 alkaen
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 32
![Page 33: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/33.jpg)
Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha: Ostolaskujen ja tilauksen täsmääminen • Täsmäytymisprosentti noin 35
• Syitä täsmäytymättömyyteen selvitetty, ei merkittäviä esteitä jäljellä
• Tiedossa olevat tekniset esteet poistettu 31.5.2014 mennessä
• Tämän jälkeen tavataan hankkeeseen osallistuvat kirjanpitoyksiköt ja kartoitetaan heidän osaltaan mahdolliset muut tilha-käytön haasteet.
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 33
![Page 34: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/34.jpg)
Hankintojen tekeminen Tilaaminen, Tilha: Hankintojen seuranta ja kehittäminen
• Hankintojen tueksi tarvittavat raportit on määritelty sekä kirjanpitoyksikkö että konsernitasolla
• Uuden raportointivälineen pilotointi on käynnissä
• Raportointivälinettä ollaan uusimassa
• Uuden raportoinnin käyttöönotto 1.9.2014 alkaen
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 34
![Page 35: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/35.jpg)
Menojen käsittely Perustietojen ylläpito • Ei vielä aloitettu
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 35
![Page 36: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/36.jpg)
Menojen käsittely Menotositteiden käsittely
• Sopimuskohdistus pilotoitavana EVIRAlla sekä Verolla
• Tiliöinnin automaatio pilotoitavana Valtiokonttorissa, RISEllä ja Verolla
• Kokemukset tähän saakka positiivisia
• Sopimuskohdistus käyttöön syksyllä 2014 HAMA- virastoissa joidenkin sopimusten osalta.
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 36
![Page 37: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/37.jpg)
Menojen käsittely Maksuunpano • Prosessi kuvattu
• Muutostarpeet kartoitettu, teknisten muutosten selvitys tekeillä
• Normistomuutosehdotukset tekeillä
• Käyttöönotot menevät vuoden 2015 puolelle
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 37
![Page 38: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/38.jpg)
Menojen käsittely Menotiliotteiden käsittely • Parhaillaan selvitetään joidenkin hankkeessa olevien
virastojen tiliotteiden automaattitiliöinnin aste
• Tämän jälkeen laaditaan ehdotus automaattitiliöintiasteen nostamiseksi
• Ehdotusten käyttöönotto menee vuodelle 2015
20.5.2014 Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014 38
![Page 39: Keijo Kettunen: Hankinnasta maksuun prosessi sujuvoituu - välitulokset ja haasteet](https://reader031.fdocuments.net/reader031/viewer/2022020718/54853b99b47959d80c8b4d8c/html5/thumbnails/39.jpg)
Kiitos!
20.5.2014 39
HAMA-hankkeen kirjanpitoyksiköt Palkeet
Anna-Liisa Anu Arja Heidi Irene Jenni Katja
Kristiina
Kysymyksiä?
Keijo Kettunen, Valtio Expo 2014