KAYSERİ TİCARET ODASI

KAYSERİ TİCARET ODASI

HAZIRLAYAN:

METE TAŞTANKALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ & APK SOR.

“KAYSERİ KAZANIR, KAZANDIRIR”

ODAMIZI TANIYALIM

• 1923 öncesi zaman zaman kesintiye uğramasına rağmen kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşu olan Kayseri Ticaret Odası, ticaretin doğduğu topraklarda 1896’dan bu yana üyelerine hizmet sunmaktadır.

• Ticaret Odası’nda faaliyetler; 15.000’i aşan üyenin seçtiği 36 Meslek Gurubu’nda toplanmış 198 Meslek Komitesi Üyesi, Meslek komitesi üyelerinin seçtiği 81 Meclis Üyesi, Meclis Üyelerinin belirlediği 11 Yönetim Kurulu Üyesi ve Yönetim Kurulu Üyelerinin seçtiği Yönetim Kurulu Başkanı tarafından yönlendirilmektedir.

ODAMIZI TANIYALIM

• Kayseri Ticaret Odası modern imkanlarla donatılmış 3 katlı hizmet binası ve 2200 m² kapalı alanda, eğitimli 30 personeli ile hizmetine devam etmektedir.

• 1999 yılında hizmetlerine Kalite Belgesi alan, bu başarısı ile kaliteli hizmetlerini belgelendiren Odamız, geçtiğimiz yıl içerisinde TOBB Oda/Borsa Akreditasyon Sistemine dahil olmuştur.

• Odamız, 2001, 2002, 2003, 2007 ve 2008 yıllarında Sanayi ve Ticaret Bakanlığı “4077 sayılı Tüketici Kanunu”nu en iyi uygulayan kurum dalında ödül almıştır.

ODAMIZI TANIYALIM

ODAMIZ;• Kayseri Sloganını Arıyor Projesi, (2003)Kayseri Sloganını Arıyor Projesi, (2003)• Kayseri’nin Geleceğinin Planlanması Projesi,(2003)Kayseri’nin Geleceğinin Planlanması Projesi,(2003)• Yüksek İş Ahlakı,(2000-2001) Yüksek İş Ahlakı,(2000-2001) • Verimliliği Artırma Projesi,(1998)Verimliliği Artırma Projesi,(1998)• İhracatı Geliştirme Merkezi (İGEME) Temsilciliği,İhracatı Geliştirme Merkezi (İGEME) Temsilciliği,• Türk Patent Enstitüsü Enformasyon ve Türk Patent Enstitüsü Enformasyon ve

Dökümantasyon Temsilciliği,(2004)Dökümantasyon Temsilciliği,(2004)• Milli Prodüktivite Merkezi Fahri Temsilciliği,(1998)Milli Prodüktivite Merkezi Fahri Temsilciliği,(1998)

ODAMIZI TANIYALIM

• Tüketiciyi Koruma ve Dayanışma Birliği Derneği (TÜKO-Tüketiciyi Koruma ve Dayanışma Birliği Derneği (TÜKO-BİR) Kayseri Şube Başkanlığı,(2001)BİR) Kayseri Şube Başkanlığı,(2001)

• Dış Ticaret Kulübü,(2005)Dış Ticaret Kulübü,(2005)• PEDAL, (Personel Değerlendir – Al, 2004)PEDAL, (Personel Değerlendir – Al, 2004)• ANAFOR, ( Kayseri Ticaret ve Sanayi Odaları Mesleki ANAFOR, ( Kayseri Ticaret ve Sanayi Odaları Mesleki

Eğitim ve Öğretim Hizmetlerinin ve İşbirliği Eğitim ve Öğretim Hizmetlerinin ve İşbirliği Kapasitesinin Geliştirilmesi Projesi,2004)Kapasitesinin Geliştirilmesi Projesi,2004)

• Avrupa Birliği Bilgi Bürosu,(Ocak 1997) Avrupa Birliği Bilgi Bürosu,(Ocak 1997) • Amerikan Bilgi Bürosu ( American Corner-Haziran 2003)Amerikan Bilgi Bürosu ( American Corner-Haziran 2003)

ODAMIZI TANIYALIM

• YÖN-ÇİZ, ( 8 ve 9. Sınıflarda Mesleğe ve Girişimciliğe YÖN-ÇİZ, ( 8 ve 9. Sınıflarda Mesleğe ve Girişimciliğe Yönlendirme Zorluklarını Aşmak İçin Öğretmenler, Yönlendirme Zorluklarını Aşmak İçin Öğretmenler, Öğrenciler, Firmalar, Kurumlar ve STK’lar ile Birlikte Öğrenciler, Firmalar, Kurumlar ve STK’lar ile Birlikte Hareket Projesi, 2007)Hareket Projesi, 2007)

• Elektronik Arşivleme,(2007)Elektronik Arşivleme,(2007)• Edison Bilseydi, (2007)Edison Bilseydi, (2007)• Mediasyon Merkezi, (2007)Mediasyon Merkezi, (2007)• Medyatör İş Adamları Derneği, (2007)Medyatör İş Adamları Derneği, (2007)• Anadolu Yaklaşımı Bilgilendirme ve Yönlendirme Anadolu Yaklaşımı Bilgilendirme ve Yönlendirme

Birimi, (2007)Birimi, (2007)

ODAMIZI TANIYALIM

• Kalite Yönetim Derneği,(2004)Kalite Yönetim Derneği,(2004)• ““Mızrak Duruşlu Kadınlar” Projesi,(2008)Mızrak Duruşlu Kadınlar” Projesi,(2008)• Kadın Masası,(2008)Kadın Masası,(2008)• ““Pastırmacılar Parkı” (2007)Pastırmacılar Parkı” (2007)• Kredi Garanti Fonu-Kayseri,(2007)Kredi Garanti Fonu-Kayseri,(2007)• ABİGEM (Avrupa Birliği İş Geliştirme Merkezi), (2007)ABİGEM (Avrupa Birliği İş Geliştirme Merkezi), (2007) vb. gibi hem ekonomik ve hem de sosyal projeleri ile

Kayseri’nin değerini yükseltmeye devam etmiştir…

KAYSERİ TİCARET ODASI

“ÇALIŞANLAR İÇİN PERFORMANS YÖNETİM

SİSTEMİ”TANITIMI

“çaliŞan, üreten, kalkInan Şehİr”

“ÖLÇEMEDİKLERİNİZİ, İYİLEŞTİREMEZSİNİZ”

“AÇIK, ÖLÇÜLEBİLİR HEDEFLER BAŞARININ GÖSTERGELERİDİR. YÜKSEK PERFORMANSLI KURULUŞLARDA ÖLÇÜM BİR YAŞAM BİÇİMİDİR. VE LİDER BU ÖLÇÜMLERİ YÜKSEK PERFORMANSLI SONUÇLARA BAĞLAMALIDIR.

ŞEYLERİ ÖLÇMEK YETMEZ; DOĞRU ŞEYLERİ ÖLÇMELİSİNİZ.”

ROBERT H. ROSEN

PERFORMANS SİSTEMİ, NEDEN?• Performansı Artırmak ,• Tatlı Rekabeti Teşvik Etmek,• Personel Yönetimi İhtiyaçlarını Belirlemek,• Kurumun İhtiyaçlarını Belirlemek,• Çalışanların İhtiyaçlarını Belirleyerek Eğitim, İş,

Kalite vb. gibi Planlara Girdi Sağlamak,• Stratejik Yönetim Anlayışını Yerleştirmek,• Dolayısıyla Üye Memnuniyetini Artırmak,

PERFORMANS SİSTEMİ, NEDEN?1- ODA AKREDİTASYON SİSTEMİ• Element 4.4 -İnsan Kaynakları Yönetimi• Temel Şartlar: Akredite oda ve borsalar ihtiyaca uygun ve performansa dayalı bir

personel yönetimi sistemi oluşturmalıdır.• Kriterler: Akredite oda ve borsalar; Personellerine yatırım yapılmasına dair daimi kararlılıklarını gösterebilmelidir. • Asli Kanıtlar : Tipik olarak kullanılan kanıtlar şunlardır;- Görev tanımlamalarının, iş akitlerinin, fırsat eşitliğinin, sağlık ve güvenlik

politikalarının katılım ve teklif edilen eğitim programlarının kanıtları,- Motivasyonu teşvik edici ödüllendirme faaliyetlerinin yapıldığına dair kanıtlar ve

varsa personel memnuniyet anketi gibi değerlendirmelerin ortaya konması, - Öneri getirme sisteminin bulunup bulunmadığı.2- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ• 6.2 İNSAN KAYNAKLARI

PERFORMANS SİSTEMİ YÖNERGESİ1. AMAÇ• Yönergenin amacı, Kayseri Ticaret Odası çalışanlarının performans notunun

saptanmasıyla ilgili yöntemleri belirlemektir.2. KAPSAM• Yönerge, Kayseri Ticaret Odası çalışanlarını kapsar. 3. SORUMLULUK • Yönergenin uygulanmasından Genel Sekreter sorumludur. 4. TANIM• BAĞIL DEĞERLENDİRME SİSTEMİ (BDS): Çalışanın başarısını, çalışanın içinde

bulunduğu iş ortamındaki diğer çalışanların başarı düzeyleri ile bağlantılı şekilde ortaya koyan, dolayısı ile belirli bir işi yapan çalışanların 100 üzerinden aldıkları sayısal notlara göre değil, bu notları, çalışanın o işi yapan grup içinde gösterdiği performansa göre bağıl nota dönüştürerek değerlendiren bir sistemdir.

• Bağıl Değerlendirme bir başarı ölçme sistemi değil, ölçme sonucunda elde edilen notları değerlendirme yöntemidir.

PERFORMANS SİSTEMİ YÖNERGESİ• 5. SİSTEMİN ÇALIŞMASI• 5.1 Kayseri Ticaret Odası, çalışanlarının performanslarını puanlandırırken Bağıl

Değerlendirme Tablosu derece ve puantajını temel alır. (Bkz: Tablo-1) Kayseri Ticaret Odası – Bağıl Değerlendirme Tablosu

DÜZEYİ PUAN HARF NOTU PERFORMANSINBRÜT ÜCRETE

ETKİSİ

ÜSTÜN BAŞARI 100 – 90 A % 10

MÜKEMMEL 89 – 85 A- % 9

ÇOK İYİ 84 – 80 B+ % 8

İYİ 79 – 75 B % 7

ORTA ÜSTÜ 74 – 70 B- % 6

ORTA 69 – 60 C+ %5

ORTA ALTI 59 – 55

F % 0KÖTÜ

(GELİŞMELİ) 54 – 50

ÇOK KÖTÜ(GELİŞMELİ) 49 – 45

BAŞARISIZ 44 VE ALTI

Tablo:1

PERFORMANS SİSTEMİ YÖNERGESİ• 5.2. Çalışanların performans değerlendirmeleri 3 değerlendirici

tarafından yapılır. Değerlendiriciler; Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı ve Kalite Yönetim Temsilcisi & Akreditasyon Sorumlusudur. Bu değerlendirme sonucunda alınan not çalışanın performans notudur.

• 5.3 Çalışanların performans notları değerlendiriciler tarafından 3 ayda bir defa (Yılda 4 defa) yapılan ölçüm ve değerlendirmelerle tespit edilir.

• 5.3.1 Performans ölçümünden en yüksek performans puanı alan çalışan o 3 ayın en başarılı çalışanı seçilir. Çalışanlar arasında eşit en yüksek puanı alan iki yada daha fazla çalışan olursa çalışanlar yine o 3 ayın en başarılı eş çalışanları olarak seçilirler.

• 5.3.2 Yılda 4 defa 3 aylık dilimlerde yapılan çalışan performans ölçüm ve değerlendirmeleri sonucunda en yüksek puanı alan dönem birincileri o yılın kareasını oluştururlar.

PERFORMANS SİSTEMİ YÖNERGESİ

• 5.3.3 Çalışanlar, 3 aylık 4 değerlendirme sonuçları baz alınarak yılda bir kez (o yılın Aralık ayında) Yıllık Genel Değerlendirmeye tabi tutulurlar. Bir yılın sonunda 4 dönemde alınan notların ortalaması çalışanların yıllık başarı puanlarıdır.

Yıllık Genel Değerlendirme Tablosu (2008)

SIRA NO:

ADI,SOYADI

PUANYILLIK BAŞARIPUANI

HARF NOTU

I II III IV 100 ( A…..F)

01 X 65 68 77 84 73,50 B -

02 Y 60 57 68 80 66,25 C +

03 Z 50 53 57 55 53,75 F

Tablo:2


• 5.3.4 3 aylık dönemlerde yapılan performans ölçüm ve değerlendirmeleri sonucunda ortaya çıkan başarı puanı karşılığı gelen performans ücreti o 3 ayı takip eden ayın maaş bordrosuna brüt ücret üzerinden yansıtılır.

• 5.4 Odamız, çalışanlarının performans ölçüm ve değerlendirmelerini 4 ana başlık, 26 alt başlık altında yapmaktadır. Ana başlıklar;

• Yönetim ve İş Becerileri, • Üye-Çalışan İlişkileri ve Memnuniyeti,• Kurum Kültürüne Uyum,• Ekstra Yetenek ve Yetkinlikler’dir. Bu değerlendirme başlıklarının performans ağırlık puanları ise; Yönetim ve

İş Becerileri % 40, Üye Çalışan İlişkileri ve Memnuniyeti % 20, Kurum Kültürüne Uyum % 20’dir. Geriye kalan % 20’lik dilim ise Ekstra Yetenek ve Yetkinliklerle doldurulabilir. Ekstra Yetenek ve Yetkinlikler 10 maddeden oluşur ve her maddenin ağırlık puanı ayrıdır, çalışanın başarı puanına artı değer katar.


SIRANO:

DEĞERLENDİRME FAKTÖRLERİ

DEĞERLENDİRME AĞIRLIK PUANI

40 30 20 10 5

01 Yaptığı İşin Kalitesi ( iş süresi * iş adedi/toplam iş süresindeki payı)

YÖNETİM VE İŞ BECERİLERİ (% 40)

Tablo:3

5.4 (devamı) Bu değerlendirme sonucunda alınan not çalışanın o dönemki performans başarı notudur. Yönetim ve İş Becerileri, Üye-Çalışan İlişkileri ve Memnuniyeti, Kurum Kültürüne Uyumu, Ekstra Yetenek ve Yetkinlikler olarak belirlenen başlıkların değerlendirme faktörleri aşağıdaki tablolarda gösterilmiştir. ( Bkz.: Tablo 3, 4, 5 ve 6.)

Not: 40=Çok İyi, 30=İyi, 20=Orta, 10=Kötü, 5=Çok Kötü

PERFORMANS SİSTEMİ YÖNERGESİİŞİN ADI SÜRESİ

Yeni Kayıt 10 dk

Değişiklik 5 dk

Terk 3 dk

Oda Kayıt Sureti 2 dk.

İhale Durum Belgesi 2 dk

Yerli İstekli Belgesi 2 dk

Ticari İkametgâh Belgesi 2 dk

Bağ-kur Onayı 5 dk

Gazete Onayı (Adet) 1 dk.

Üye Kimlik Kartı 10 dk

İngilizce Kayıt Sureti 5 dk

Oda Levhası 3 dk

Telefonla Bilgi 2 dk

ÖRNEK;KAYSERİ TİCARET ODASIODA SİCİL BİRİMİ İŞ SÜRELERİ..

ÇALIŞMA SÜRELERİ;ÇALIŞMA SÜRELERİ;

• GÜNDE 8 SAAT• HAFTADA 40 SAAT• AYDA 160 SAAT• 3 AYDA 480 SAAT

ÖZ DEĞERLENDİRME FORMU


SIRANO:



01 Kalite Bilincine Sahip Olma, Kaliteyi Yaşama ve Yaşatma ( İş hayatında sürekli olarak kalite unsurunu dikkate alır.)

+ 5

02

İnovasyon ( Yenilikçilik&Yaratıcılık ) Yeteneği ( Yenilik ve İyileştirme Talep Formu ile yaptığı başvuru sayısı, talebin uygulanabilirliği, Odaya Kazandırdıkları ve katma değeri)

+ 10

03 Organize Etme & Koordinasyon ( eğitim, panel, konferans, toplantı organize etme döngüsü becerisi)

+ 5

04

Çalışanları Yetiştirme ve Eğitme Yeteneği ( Meclise, Yönetim Kurulu’na, Çalışanlara ve Üyelere sunum yapma, eğitim verme ve rapor hazırlama becerileri)

+ 10

05 Gelir Artırıcı Faaliyette Bulunma Becerisi + 5

06 Masraf Önleyici Faaliyette Bulunma Becerisi + 5

07

Teknik Yetkinlikler ( Oda bünyesindeki araç-gereç-ekipmanı aktif ve Doğru kullanım becerileri ( bilgisayar, faks, fotokopi, Baskı makinesi ve diğer teknik alt yapı ekipmanları)

+ 5

08

Yabancı Dil (Yeterlilik/Tercüme/Rapor) ( İstenildiği zaman yabancı dili kullanabilirlik Yeterliliği ( KPDS puanı istenilen düzeyde olan Çalışan maaşının %10’u kadar ek ücret alır)

+ 5

09 İzinli Personelin Yerine Çalışma Becerisi ( izinli çalışanın yerine çalıştığı sürede işleri aksatmadan devamını sağlar)

+ 5

10 Görev Verildiği durumlarda hafta sonu çalışma durumu + 5

EKSTRA YETENEK VE YETKİNLER Tablo-4


SIRANO:



0,25 0,5 1 1,5 2

01 Üye İhtiyaçları ve Tatminine Odaklanma ( Üyeye Öncelik verir, Üyeni istek-ihtiyaçlarını karşılamak için çok çalışır, üye telkin,uyarı ve şikayetlerini ciddiyetle ele alır, zamanında, eksiksiz ve doğru hizmet sağlar)

02 Üyelere Cevap Verme ( Üyelerin ihtiyaçlarını karşılayıcı, akıcı ve anlaşılır bir dille uygun yanıtlar verir, göz teması kurar ve ses tonu uygundur)

03 Dinleme ( Üyeleri sempatik bir biçimde dinler, notlar alır, onlara zaman ayırır)

04 İlgi ve Nezaket ( Üyelerin Oda’da oldukları esnada onlarla ilgilenir ve bunu nezaket kuralları çerçevesinde yapar)

05 Empatik Davranma ( Üyelerin tutum ve görüşlerini anlamak için ilgi gösterir, üyelere empatik yaklaşır, üyelere birey olarak davranır, sözsüz ve duygusal sinyalleri doğru algılar)

06 Takım Çalışması ve Takıma Uyma ( Takım çalışmasına yatkındır, takıma kolaylıkla uyum sağlar, çalışanlarla çatışmaz, onlarla uyuşur, kendi kişisel amaçlarını, takımınkilerle dengeler)

07 Dürüst Davranma ve Açıklık ( Çalışma arkadaşlarına adil davranarak güven aşılar, gizliliği korur, verdiği sözü tutar, diğerlerini yanıltmamak için niyetini açıkça beyan eder)

08 Ahlak ve Değerlere Bağlı Kalma ( Toplumsal ahlaka ve iş ahlakına uygun biçimde davranır, çalışma arkadaşlarını rencide edecek söz, hal ve hareketlerden kaçınır, kendisi yüksek standartlarda davranarak diğerlerine örnek olur)

09 Çalışanlarla İlişkiler ( Kurumu, yöneticilerini ve çalışma arkadaşlarını kötülemez, onların itibarını ve saygınlığını korur, onların kötülenmesine göz yummaz, dedikodu yapmaz, iyi ilişki kurma becerileri, çalışanlara yardım yeteneği)

10 Sorumluluk ( Kendi işi yada tüm projelerde sorumluluk alır, kendi kararlarının arkasında durur ve bunu sorumluluğunu alır, iş arkadaşlarına karşı sorumludur)

ÜYE-ÇALIŞAN İLİŞKİLERİ VE MEMNUNİYETİ (% 20)

Tablo:5

Not: 2=Çok İyi, 1,5=İyi, 1=Orta, 0,5=Kötü, 0,25=Çok Kötü


SIRANO:



0,5 1 2 3 4

01

Kurumu Genel Olarak Tanır ( Odanın iş ve sosyal hayattaki yeri ve önemini tanır, Odanın genel işleyişini, birimlerini, yöneticilerini, toplum üzerindeki etkilerini bilir ve takip eder, Odanın Varlık nedenini, Misyonunu, Vizyonunu, Stratejik Planını, Kalite Politikası ve Kalite Hedeflerini bilir ve uygular))

02 Kurumun Tabi Olduğu Yasaları ve Yönetmelikleri Bilir ve Uygular ( TOBB Kanun ve Yönetmelikleri bilir ve uygular)

03

Kuruma Karşı Duyduğu Sorumluluk (( İşine ve çalıştığı iş yerine yüksek bir sorumluluk duyar, iş saat ve günleri ile kendisini sınırlamaz, işin gereği zaman ve mekan olumsuzluklarından etkilenmez )

04 Kurumu Benimsemesi ( Oda çalışma şartlarını benimser, mesai saatlerine uyum sağlar, yoğun iş ortamında işe karşı olumlu bakış sergiler)

05 Kurumu Temsil Etme ( Bilgisi ile Odayı içte-dışta iyi temsil eder, Dış görünüşüne önem gösterir, söz ve beden disiplini yüksektir)

KURUM KÜLTÜRÜNE UYUM (% 20)

Tablo:6

Not: 4=Çok İyi, 3=İyi, 2=Orta, 1=Kötü, 0,5=Çok Kötü

• 5.4.1 İş adetlerinin ve sürelerinin hesaplanması Oda’nın tüm Gelen – Giden Evrak Kayıt Defterleri’ndeki kayıtlar, Kalite Yönetim Sistemi Formları baz alınarak yapılır. Kayda girmeyen (Bağkur, Oda Kayıt Sureti, AB ve Amerikan Bilgi Bürolarına Müracaatlar vb. gibi) işlemlerin işi yapan çalışan tarafından kaydının tutulması gerekmektedir.

PERFORMANS SİSTEMİ YÖNERGESİ• 5.5 Her çalışan için ayrı ayrı doldurulan yukarıda belirtilen formların (Tablo: 3,4,5

ve 6) sonuçları “Performans Tablosu” nda toplanarak en yüksek puanı alandan en düşük puanı alana doğru listeleme yapılır. (Bkz: Tablo:7)

SIRANO: AD, SOYAD YÖNETİM VE İŞ

BECERİLERİ

ÜYE-ÇALIŞAN İLİŞKİLERİ VE MEMNUNİYETİ

KURUM KÜLTÜRÜNE

UYUM

EKSTRA YETENEK

VE YETKİNLİKLER

TOPLAM PUAN

HARFNOTU

PERFORMANSIN BRÜT ÜCRETE

ETKİSİ

01 X 30 18 18 20 86 A- % 9

02 Y 30 15 15 15 75 B % 7

03 Z 20 15 15 5 55 5 % 0

PERFORMANS TABLOSU

Tablo:7

6. YÜRÜRLÜK

Bu yönergenin yürürlük tarihi 01.01.2008 tarihidir.

Hayırlı Performanslar…Hayırlı Performanslar…

KALİTE YÖNETİM & APK BİRİMİ SUNDU…21 MART 2008 CUMA

KAYSERİ TİCARET ODASI

Documents

Transcript of KAYSERİ TİCARET ODASI