STICHTING SUTFENE, COEHOORNSINGEL 3, ZUTPHEN

Jaarverslag 2018

SUTFENE

Pagina 1 van 35

I N H O U D

1. Verslag raad van bestuur ................................................................................................................ 2

2. Stichting Sutfene in 2018 ................................................................................................................ 3

2.1 Verslag en reikwijdte van dit verslag ...................................................................................... 3

2.2 Profiel van de organisatie ....................................................................................................... 3

3. Toezicht, bestuur en medezeggenschap......................................................................................... 5

3.1 Toezichthoudend orgaan ........................................................................................................ 5

3.2 Bestuur .................................................................................................................................... 8

3.3 Medezeggenschap .................................................................................................................. 8

4. Cliënten en kwaliteit ..................................................................................................................... 11

4.1 Inleiding ................................................................................................................................. 11

4.2 Algemeen beschrijvend overzicht van acties uit het kwaliteitsplan ..................................... 11

4.3 Leren en werken aan kwaliteit .............................................................................................. 20

5. Personeel ...................................................................................................................................... 25

5.1 Inleiding ................................................................................................................................. 25

5.2 Formatie ................................................................................................................................ 25

5.3 Talentontwikkeling ................................................................................................................ 25

5.4 Verzuim ................................................................................................................................. 26

5.5 Medewerkerstevredenheidsonderzoek ................................................................................ 27

6. ICT & Facilitair en vastgoed ........................................................................................................... 30

6.1 ICT ......................................................................................................................................... 30

6.2 Vastgoed ............................................................................................................................... 30

7. Gegevensbescherming AVG .......................................................................................................... 32

8. Financiën ....................................................................................................................................... 33

8.1 Algemeen .............................................................................................................................. 33

8.2 Financiële ratio’s ................................................................................................................... 34

8.3 Risico analyse ........................................................................................................................ 35

Pagina 2 van 35

1. Verslag raad van bestuur Sutfene worstelt en komt boven. In het jaarverslag 2017 werd een herstel in de bedrijfsvoering over 2018 aangekondigd. Dat is bewaarheid geworden. Het hele jaar door zijn er diverse verbeterslagen doorgevoerd en is de organisatie steeds meer in control gekomen. De organisatie is hard bezig geweest om een jarenlang negatief exploitatieresultaat naar een gezonder niveau te brengen. Hiervoor is een herstelplan geschreven, dat vervolgens in al zijn facetten is uitgevoerd. Dit herstelplan vraagt van Sutfene onder andere zich organisatorisch aan te passen om twee doelen te bereiken. Meer ontwikkelcapaciteit in de zorg creëren en een betere ondersteuning voor de zorgteams bewerkstelligen. De betere ondersteuning gaat zich bewijzen in hogere tevredenheid van de medewerkers en een vermindering van de uitstroom aan zorgpersoneel. De tweede helft van 2018 werd benut om die stevigere organisatievorm te bedenken en de verandering voor te bereiden. In het komende jaar wordt dit verder doorgevoerd. Na de zomer ontstaat er ruimte om naast het aanscherpen van de bedrijfsvoering weer over zorginhoud en kwaliteit te spreken en invulling van de strategische doelen voor te bereiden in het jaarplan 2019. In dat kader organiseerde Sutfene eind 2018 een symposium, ‘dementie zonder grenzen’ waarin werd verkend wat het teweeg brengt indien cliënten met een dementie meer vrijheid krijgen en niet meer achter gesloten deuren hoeven te verblijven op een BOPZ afdeling. Het symposium verliep dusdanig succesvol, dat Sutfene zich heeft voorgenomen het komende jaar een start te maken met het openzetten van die deuren. Zoals elke zorginstelling heeft ook Sutfene te kampen met een tekort aan zorgpersoneel. Zeker in de zomerperiode was de krapte zo groot, dat de zorgmedewerkers teveel van zichzelf moesten vragen om roosters rond te krijgen. Op sommige locaties werd bijgesprongen door familie, medewerkers uit de stafdiensten en door de managers. In de maanden na de zomer zag Sutfene de inzetbaarheid van personeel dalen. De wissel, getrokken op onze medewerkers, is eenvoudig te groot. Nu de bedrijfsvoering weer gezonder is, is Sutfene gefocust om de strategische samenwerking met andere zorgpartners uit te breiden. De longlist van mogelijke partners resulteerde eind 2018 in een shortlist van twee geïnteresseerde collega-zorginstellingen, waarmee Sutfene de verdere verkenning is gaan doen. 2018 was voor Sutfene een jaar van stabilisatie. Ben van Gent Bestuurder Sutfene

Pagina 3 van 35

2. Stichting Sutfene in 2018

2.1 Verslag en reikwijdte van dit verslag

Het jaardocument 2018 is tot stand gekomen onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur en is goedgekeurd door de raad van toezicht. Dit jaardocument verschijnt digitaal op de website van Sutfene (www.sutfene.nl). Daarnaast is het document gedeponeerd bij Jaarverantwoording in de Zorg van Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (www.jaarverslagenzorg.nl) en de Kamer van Koophandel. Sinds 2012 is het opstellen van het jaardocument Maatschappelijke Verantwoording niet meer vereist. De wettelijk vereiste informatie is terug te vinden in DigiMV, de (toelichting op de) jaarrekening en in dit jaardocument. Hiermee ontstaat naar het oordeel van de raad van bestuur een goed beeld over het gevoerde beleid, de inspanningen en de resultaten over 2018.

2.2 Profiel van de organisatie

Algemene identificatiegegevens

Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Sutfene

Adres Coehoornsingel 3

Postcode 7201 AA

Woonplaats Zutphen

Telefoonnummer 0575 – 59 44 44

Kamer van Koophandel 41042397

E-mail info@sutfene.nl

Internet www.sutfene.nl

Stichting Sutfene kent één deelneming: Kasteelservice B.V., waarin geen activiteiten plaatsvinden. Gezien de omvang van Kasteelservice B.V. brengt Sutfene vanaf 2015 niet langer een geconsolideerde jaarrekening uit van Sutfene inclusief Kasteelservice B.V. Sutfene beschikt over een toelating voor intramurale zorg en extramurale zorg (waaronder thuiszorg en dagbesteding).

Feiten en cijfers

Sutfene is een stichting die een breed scala van diensten aanbiedt en activiteiten uitvoert die gefinancierd worden door de Wet langdurige zorg (Wlz), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Zorgverzekeringswet (ZvW) en subsidies. Hieronder vallen verpleging, verzorging, revalidatie, verblijf, behandeling, persoonlijke verzorging, ondersteunende- en activerende begeleiding, dagbehandeling en dagbesteding. De geriatrische revalidatiezorg (grz) heeft een groter bereik dan de Wlz zorg, die veel meer een lokale adherentie kent. Sutfene heeft 100% van de grz markt en 80% van de Wlz markt in het werkgebied. In de thuiszorg en de Wmo is Sutfene een kleine speler met slechts 15% van de markt. Meer informatie over Sutfene (locaties e.d.) is te vinden op de website www.sutfene.nl.

Pagina 4 van 35

Organisatiestructuur

De organisatiestructuur van Sutfene ziet er op 31 december 2018 als volgt uit: Het is dan nog een organisatie met een wijkgerichte benadering en zelfverantwoordelijke teams. Het heeft een intensieve strategische samenwerking met alle partners in het veld van zorg, wonen en welzijn. De wijken en revalidatiezorg worden ondersteund door de stafafdelingen finance & control, hrm, ict & facilitair, communicatie & pr, kwaliteitsbureau en bestuurs- en wijksecretariaat.

Besturingsvisie

Professionele verantwoording

= gevoelde verantwoordelijkh

eid

Duurzaamheid Cliënt &

medewerker

Blije mens

De-institutionaliseren

1) concordance 2) compliance

Pagina 5 van 35

3. Toezicht, bestuur en medezeggenschap

3.1 Toezichthoudend orgaan

Sutfene werkt volgens de normen van de “Zorgbrede Governance Code” en conformeert zich ook aan de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn (NVTZ). Per 1 januari 2018 zijn twee nieuwe leden van de raad van toezicht (rvt) benoemd: mevrouw M. Düpper en mevrouw W. van Erp Taalman Kip. Zij hebben een introductieprogramma gevolgd. De raad is daarmee weer op sterkte. In 2018 waren de belangrijkste onderwerpen voor de raad: 1. Herstelplan

Het herstelplan is vastgesteld in 2017 en de rvt heeft frequent met de raad van bestuur (rvb) over de voortgang gesproken. Geconstateerd is dat ook het beoogde resultaat wordt gerealiseerd. In de loop van 2018 hebben de financiële resultaten zich verbeterd. Dat was niet altijd eenvoudig, omdat ook de personele formatie moest passen binnen de financiële kaders.

2. Organisatieontwikkeling Zowel de inhoud als het proces met onder meer de medezeggenschap, is een belangrijk onderwerp van gesprek geweest. De rvt heeft geconstateerd dat er breed draagvlak is en steunt de gekozen richting.

3. Strategisch kader De actualisatie van de strategie is meerdere keren besproken in de rvt-vergaderingen. De rvt steunt de gemaakte keuzes. De rvt heeft, na het gesprek met de accountant, de jaarrekening 2018 goedgekeurd en décharge verleend aan de bestuurder over het gevoerde beleid.

4. Kwaliteit en veiligheid van de zorg Door personeelsgebrek kwam dit meerdere keren onder druk te staan. De rvt heeft zich periodiek laten informeren en heeft geconstateerd dat er goede stappen worden gezet met onder andere de invoering van Ceres.

In 2018 heeft de raad van toezicht acht keer vergaderd. Door het onder bijzonder beheer stellen door de financier in 2017, vindt de raad het belangrijk de voortgang goed te monitoren en de bestuurder te steunen in dit proces. In de vergaderingen van de commissie financiën & vastgoed en van de raad zelf zijn de leden steeds door de bestuurder en de manager finance & control meegenomen in de voortgang van het herstelplan en de financiële rapportages over een afgelopen periode. Als ook in de prognoses voor een komende periode. De raad van toezicht heeft drie commissies ingesteld: commissie financiën & vastgoed (F&V), commissie kwaliteit & veiligheid (K&V0 en de commissie remuneratie. De commissies F&V en K&V komen ongeveer twee weken voorafgaand aan de rvt-vergadering bijeen, onder

Pagina 6 van 35

meer ter voorbereiding van de te nemen besluiten. De commissie remuneratie heeft in 2018 het functioneren van de bestuurder geëvalueerd. De ondernemingsraad, de cliëntenraad en het voltallige managementteam zijn daarbij betrokken geweest. De commissie remuneratie heeft met de drie partijen gesproken. De uitkomst daarvan is gedeeld met de rvt en vervolgens met de bestuurder. Er was brede waardering voor de inzet en stijl van de bestuurder.

Interne partijen

De raad van toezicht heeft conform haar eigen werkwijze regelmatig contact met partijen binnen de organisatie. In 2018 heeft de raad in aanwezigheid van de bestuurder twee keer overleg gevoerd met de ondernemingsraad (OR) en een keer met de Cliëntenraad (CR). In maart is de voorzitter samen met het lid met OR in portefeuille bij de vergadering van de ondernemingsraad geweest. In november heeft er een overleg plaatsgevonden, waar de beide voltallige raden aanwezig waren. Met de CR is in 2018 in november een gesprek gevoerd. Ook hierbij was de bestuurder aanwezig. Dat dit jaar één keer een gesprek heeft plaatsgevonden, is gelegen in het feit dat begin 2018 de cliëntenraad is gestopt. Medio 2018 is een nieuwe cliëntenraad samengesteld. In maart heeft de raad het managementteam uitgenodigd om gezamenlijk de ontwikkelingen vanuit het herstelplan te bespreken.

Wet normering topinkomens

Voor de beloning van topfunctionarissen in de publieke sector is de Wet normering topinkomens (Wnt II) van toepassing. Dit houdt in dat inkomens van topfunctionarissen binnen Sutfene openbaar gemaakt moeten worden en dat op grond van deze wet sprake is van een maximum norm voor de beloning van topfunctionarissen. De bezoldiging van de leden van de raad van bestuur en de raad van toezicht van Sutfene passen volledig binnen bovengenoemde wet- en regelgeving. De beloning van deze functionarissen is verantwoord in de jaarrekening. Er is geen sprake van variabele beloningsvormen zoals bonussen. De raad van toezicht is de bestuurder, het managementteam en alle medewerkers en vrijwilligers zeer erkentelijk voor de getoonde inzet op de vele aandachtsgebieden en ziet met vertrouwen uit naar de toekomst.

Samenstelling raad van toezicht

B.M. Arnold

Rol rvt voorzitter

Commissies Voorzitter commissie remuneratie

Benoemd 1 februari 2016

Herbenoembaar 31 januari 2020

Aftredend 31 januari 2024

Functies en nevenfuncties

voorzitter rvt Zorggroep Groningen

lid raad van commissarissen ENO

eigenaar Arnold Management en Advies

Pagina 7 van 35

P. Westhoff

Rol rvt Vicevoorzitter

Commissies Voorzitter commissie financiën & vastgoed

Benoemd 1 oktober 2013

Herbenoembaar 30 september 2017

Aftredend 30 september 2021

Functies en nevenfuncties

- compliance officer Abab Groep B.V.

- adviseur praktijk voor logopedie Epe, Vaassen, Emst - lid rvt Sherpa Hilversum

W. van Erp Taalman Kip

Rol rvt Lid

Commissies Lid commissie financiën & vastgoed

Benoemd 1 januari 2018

Herbenoembaar 31 december 2021

Aftredend 31 december 2025

Functies en nevenfuncties

- directeur-bestuurder woningcorporatie Woonpalet Zeewolde

- voorzitter Stichting Nieuwenkamp - bestuurslid platform middelgrote en kleine

Woningcorporaties - voorzitter coöperatieve energievereniging

ZeewoldeZon

J. de Jong

Rol rvt Lid

Commissies Voorzitter commissie kwaliteit & veiligheid

Benoemd 1 februari 2016

Herbenoembaar 31 januari 2020

Aftredend 31 januari 2024

Functies en nevenfuncties

- dga De Jong Consulting BV, Deventer - adviseur Professioneel Netwerk ‘Leuker

Werken Werkt’

- secretaris bestuur Golfclub de Breuninkhof

M. Düpper

Rol rvt Lid

Commissies Lid commissie kwaliteit & veiligheid

Lid commissie remuneratie

Benoemd 1 januari 2018

Herbenoembaar 31 december 2021

Aftredend 31 december 2025

Functies en nevenfuncties

- bestuurssecretaris IJsselheem

- medewerker Johanniter Orde Nederland - medewerker hospice Heuvelrug Warande

Zeist

Pagina 8 van 35

3.2 Bestuur

Het bestuur van Sutfene wordt gevormd door een eenhoofdige raad van bestuur, de heer Ben van Gent. Een vastgestelde autorisatiematrix zorgt voor continuïteit bij zijn afwezigheid.

3.3 Medezeggenschap

3.3.1 Cliëntenraad

Inleiding Eind 2018 heeft de cliëntenraad (CR) van Sutfene een pittig jaar succesvol afgesloten. In april stopte de hele cliëntenraad toen duidelijk werd dat zowel de voorzitter, de vicevoorzitter als de coördinator cliëntmedezeggenschap gingen stoppen met hun werk. De vicevoorzitter Judith van Harmelen zegde toe aan te blijven tot een nieuwe cliëntenraad was geformeerd. In mei is de interim voorzitter Sanja Bouman gestart, met de opdracht om samen met de vicevoorzitter zo snel mogelijk een cliëntenraad op te richten. Per 1 juni begon een nieuwe coördinator cliëntmedezeggenschap. Gezamenlijk trokken zij op in het werven van nieuwe leden en het behapbaar maken van de taken en werkzaamheden van een cliëntenraad. In juli zijn drie nieuwe leden benoemd. Daarmee was er weer een volwaardige cliëntenraad. In november werden nog eens drie leden benoemd. De vicevoorzitter heeft zich hierdoor terug kunnen trekken. Eind 2018 telt de cliëntenraad zeven leden. Werkwijze De cliëntenraad vergadert maandelijks. De ene maand is dat een overlegvergadering met de raad van bestuur en de kwaliteitsmedewerker en de andere maand een interne vergadering. Naast de vergadering zijn er werkgroepen die onderwerpen voorbereiden. De leden van de cliëntenraad bezoeken actief symposia en visiedagen, zowel van Sutfene als van andere instellingen. In 2018 heeft de cliëntenraad drie nieuwsbrieven uitgebracht, die naar alle cliënten en 1e contactpersonen zijn gestuurd. De respons erop was goed. Naast dit contact met de achterban gaan leden van de raad regelmatig naar huiskamer- en familiebijeenkomsten en is er contact met leden van de wijkraden. Met de raad van toezicht is in 2018 één gemeenschappelijke bijeenkomst geweest. Adviezen De cliëntenraad heeft meerdere adviezen gegeven in 2018:

Herstelplan, meerdere fasen; Strategische Kaders 2018-2022; Kwaliteitsplan 2018; Organisatieverandering richting 2020, met daaruit voortvloeiende adviesaanvragen over

invullingen van functies; Waardigheid & Trots 2019; Kleinschalig Wonen, meerdere adviesaanvragen; Commissiestructuur; Cameratoezicht;

Invoering en stappenplan nieuwe Algemene Voorwaarden; Inzet helpende niveau 2+ bij medicatiedeling; Kwaliteitsplan 2019.

Pagina 9 van 35

Op alle adviesaanvragen is een positief advies gegeven, soms met voorwaarden. Veelal werd het advies vooraf gegaan door het stellen van vragen aan de bestuurder. Samenstelling cliëntenraad tot 2018:

Joep van der Velden voorzitter Judith van Harmelen vicevoorzitter (tot half december) John Hartings lid Joop Boerema lid Astrid Smit lid Alie Vruggink lid Henk Bree lid Samenstelling cliëntenraad vanaf eind 2018:

Sanja Bouman interim voorzitter, vanaf mei John Hartings lid van januari tot eind april en vanaf juli Inge Dieperink lid vanaf juli Nelly de Jong lid vanaf juli Gatze van Lottum lid vanaf november Carla Meijer lid vanaf november Henny Penterman lid vanaf november

3.3.2 Ondernemingsraad

Vergaderingen De ondernemingsraad (OR) heeft formeel vierwekelijks overleg (overlegvergadering) met de raad van bestuur (rvb). In 2018 heeft er 13 keer een overlegvergadering plaatsgevonden. Daarnaast is er ook een vierwekelijks informeel overleg met de rvb. In dit informele overleg worden alle zaken die de OR en de rvb van belang achten aan de orde gesteld. In 2018 heeft de OR ook tweemaal overleg gehad met de raad van toezicht. De OR is 21 keer officieel in vergadering bijeengekomen. Het dagelijks bestuur (DB), bestaande uit voorzitter en vicevoorzitter, ondersteunt door de ambtelijk secretaris, heeft wekelijks voorafgaande aan een OR-vergadering overleg. In 2018 heeft een wisseling in de functie van ambtelijk secretaris plaatsgevonden. Communicatie met de achterban De OR heeft op verschillende manieren contact met haar achterban ofwel de medewerkers van Sutfene. Regelmatig is de OR door haar achterban bevraagd over allerlei zaken die binnen afdelingen en de organisatie spelen. Daarnaast heeft de OR in het voorjaar gesprekken gehad met 11 afdelingen/teams. In het najaar zijn er op verschillende momenten spreekuren geweest. Via intranet verspreidt de OR blogs en nieuwsberichten. Extern advies De OR heeft een extern adviseur ingeschakeld voor de begeleiding bij de evaluatie van de kaders zorg, de invoering van de kanteling werktijden en het ontwikkelen van het nieuwe kader kanteling werktijden voor overige disciplines. Ook heeft de OR in 2018 twee scholingsdagen gehad. Tijdens de scholing zijn onderwerpen, zoals nieuwe vormen van medezeggenschap, de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), het functioneren van de OR en de rol in de praktijk binnen Sutfene, aan de orde geweest.

Pagina 10 van 35

Instemming en adviesaanvragen In 2018 heeft de OR, conform artikel 27 van de WOR, op de volgende instemmingsplichtige onderwerpen, instemming verleend: 1. Instemmingsverzoek Verzuimprotocol; 2. Instemmingsverzoek Nieuwe format arbeidsovereenkomsten. Conform artikel 25 van de WOR heeft de OR op de volgende adviesplichtige onderwerpen positief geadviseerd: 1. Herstelplan; 2. Inrichting Servicebureau; 3. Wijziging topstructuur; 3. Inrichting Professionele Adviesraad(PAR); 4. Inzet Helpende Zorg & Welzijn niveau 2+ bij medicatiedelen; 5. Invoering en implementatie nieuw HR- en payrolling pakket; 6. Organisatieverandering naar 2020. De OR heeft op het Strategisch plan 2018-2022, een advies op hoofdlijnen gegeven. De adviesaanvraag ‘Herplaatsingsprocedure en concept profielen regieverpleegkundige en teamcoördinator’ is eind 2018 aan de OR voorgelegd. De besluitvorming hierover vindt het komende jaar plaats. Samenstelling In 2018 was de ondernemingsraad als volgt samengesteld: Hetty Roessink voorzitter

Riekje Rijk vicevoorzitter Mariet Deacon lid Ina Edens lid Lian Mutsaers lid Marion Planqué lid Elske Wunderink lid tot 15 januari 2018 De OR is ondersteund door een ambtelijk secretaris.

3.3.3 Professionele Advies Raad

Zie hiervoor hoofdstuk 4 Cliënten en kwaliteit, punt 4.2.2 Veiligheid op pagina 15.

Pagina 11 van 35

4. Cliënten en kwaliteit

4.1 Inleiding

4.1.1 In het algemeen over 2018

Het jaar 2018 is een jaar geweest van stabilisatie. Dit betekent dat er weinig daadwerkelijk grote en nieuwe zaken zijn geïmplementeerd. Wel is 2018 een jaar geweest waarin er een aantal zaken is voorbereid voor de implementatie de jaren erna. Achter de schermen is dan ook hard gewerkt om dit voor elkaar te krijgen, al hoewel men er op de werkvloer, behalve de medewerkers die hebben meegedraaid bij pilots en voorbereidende gesprekken of werk-groepen nog weinig van hebben gemerkt. Langzaam is er meer ruimte ontstaan om het over kwaliteit van zorg en over de inhoud van zorg te hebben.

4.1.2 Organisatieverandering 2020

Zoals er eerder in dit verslag al gesproken is over de organisatieverandering in 2019 hebben de voorbereidingen hiervan plaats gevonden in 2018. Wijken met wijkmanagers maken plaats voor zorggroepen met zorgmanagers. Zorgmanagers worden benoemd begin 2019 en de begroting 2019 wordt ingericht volgens dit model. Er wordt een extra organisatorische laag tussen de manager zorg en de teams ingericht. Eind 2019 zullen alle teams duaal management (een teamcoördinator en een regieverpleegkundige) ter beschikking hebben. Daarmee wordt een antwoord gegeven op hoe Sutfene consequenter kan sturen op de stabiliteit van de teams. In 2018 zijn de voorbereidingen hiervoor getroffen. Er is een projectgroep opgericht en een plan van aanpak opgesteld. Doordat de daadwerkelijke implementatie plaats vindt in 2019, spreken we in 2018 nog van wijkmanagers, wijk-verpleegkundigen en teamondersteuners.

4.2 Algemeen beschrijvend overzicht van acties uit het kwaliteitsplan

4.2.1 Persoonsgerichte zorg/ Wonen en welzijn/ Leren en werken aan kwaliteit

Gedurende het jaar zijn er, net zoals voorgaande jaren, verschillende stappen gezet richting meer persoonsgerichte zorg. Samen met de cliënt wordt er gekeken naar het bepalen van de prioriteiten voor hem of haar. Sutfene heeft sinds een aantal jaar ingezet op het stoppen met denken voor de cliënt. Daarbij is persoonsgerichte zorg in de langdurige zorg bij Sutfene gericht op die dingen die de cliënt nog wel kan en op de sociale inbedding van het dagelijkse leven. Het is Sutfene gelukt om verschillende pilots te organiseren en plannen uit te werken voor de implementatie van het door Sutfene zelf ontwikkelde (evaluatie) instrument Ceres. Met de extra gelden van Waardigheid en Trots zijn er pilots gedraaid en geëvalueerd. Op basis van de evaluatie zijn er concrete plannen gemaakt om Ceres in de gehele organisatie aan te bieden. Er is een plan van aanpak opgesteld om Ceres in de volle breedte van de afdelingen langdurige zorg in te voeren. Er zal in 2019 een Supportteam geformeerd worden dat de teams ondersteund bij het werken met Ceres. De eerste reacties waren hoopvol: er is bij een aantal teams een groot enthousiasme om hier in 2019 mee te starten. Kwaliteit van leven - meetinstrumenten Ceres is gericht op kwaliteit van leven en inventariseert en prioriteert de ervaren kwaliteit van leven op de levensgebieden: woon- en leefomgeving, welzijn (participatie, welbevinden en autonomie) en lichamelijk welbevinden en gezondheid. Op basis van de uitkomsten van het meetinstrument krijgen de zorgplannen vorm in direct overleg met de cliënt en het cliëntsysteem. Het instrument wordt op individueel niveau en samen met de cliënt, mantel-zorgers en vrijwilligers ingevuld. Er wordt in de vragenlijst vooral gekeken naar wat de cliënt nog wel kan en op het verhogen van de sociale inbedding van het dagelijks leven. Doordat

Pagina 12 van 35

er wordt gekeken naar wat het individu beweegt, kunnen de plannen ter verbetering van de persoonsgerichte zorg en voor het wonen en welzijn goed gemaakt worden. Er wordt afgesproken hoe de overeengekomen doelen worden bereikt, wie daaraan gaat bijdragen en wanneer die doelen worden geëvalueerd. De evaluatie wordt uitgevoerd met hetzelfde meetinstrument. Daaruit volgen dan weer nieuwe prioriteiten en het zorgplan kan geactualiseerd worden. Zo is er een continu zorgproces gericht op die zaken die voor die individuele cliënt van belang zijn. Uit ervaring blijkt dat het op die wijze vormgeven van het zorgplan ook aanpassingen vraagt in het zorgproces. Dat gaat niet vanzelf. Nu zijn de zorgplannen vooral gericht op datgene wat de cliënt niet meer zelf kan en waar de verzorging en verpleging hen moet aanvullen. Met de uitkomsten van het meetinstrument komen die prioriteiten naar boven die voor de cliënt van maximale waarde zijn. Deze benadering past geheel binnen de kaders van Machteld Huber in haar notitie over positieve gezondheid: “Gezondheid is het vermogen zich aan te passen en een eigen regie te voeren, in het licht van de fysieke, emotionele en sociale uitdagingen van het leven”. Doordat het instrument een focus heeft op het plannen maken en op het evalueren daarvan helpt dit bij het sluitend maken van de leercirkel PDCA. Voor de Geriatrische Revalidatie zijn er twee meetinstrumenten gehanteerd. Voor de complexe gevallen het Evidence Based meetinstrument COPM en voor de minder complexe gevallen de van de COPM afgeleide N.A.M. (tijdschrift voor ergotherapie november 2017). Met de COPM is al uitgebreide ervaring met de N.A.M. voor het eerst in 2018. In 2019 zal dit worden gecontinueerd en verder worden geïmplementeerd. Dagelijkse metingen Het stond op de planning om het early warning-systeem voor cliënten en voor medewerkers in 2018 in gebruik te nemen. Het instrument levert dagelijkse scores over de stand van het energieniveau. Hiermee zal actuele informatie gegenereerd worden voor cliënten en voor de teams waarmee inzicht zal ontstaan hoe het gaat en waar er een interventie gevraagd wordt. De ingebruikname van het instrument is uitgesteld naar 2019. Het blijkt niet eenvoudig om een goed ondersteunend instrument te ontwikkelen dat deze scores zonder veel inspanning oplevert. Samenwerken met mantelzorgers en vrijwilligers - meetinstrument Het project ‘samenwerken met mantelzorgers en vrijwilligers’ zal in 2019 worden ingepast in bovenstaande werkwijze voor medewerkers. Er is in 2018 een meetinstrument ontwikkeld dat is ingezet bij het betrekken van de mantelzorgers en vrijwilligers bij de totstandkoming en uitvoering van het zorgplan. Registreren In 2018 is de nieuwe BI-tool Qlikview geïmplementeerd die management helpt in het leren en verbeteren op het gebied van kwaliteit en personeel. In het informatiesysteem is een teamdashboard opgenomen waardoor teams inzicht kunnen hebben in hun eigen prestaties. In 2018 is er veel energie gegaan naar het begeleiden van de teams om het dashboard te lezen en om aan de goede ‘knoppen’ te leren draaien en om daarmee de kwaliteit verder te verbeteren. Daartoe zijn/worden de wijkverpleegkundigen en de specialist ouderengenees-kunde toegerust. Zij hebben maandelijks een overleg met de wijkmanager om de cijfers te interpreteren en er lessen uit te trekken. Die lessen worden gestructureerd met de teams gedeeld. Dit medewerker-informatiesysteem is ondersteunend geweest bij het leren en verbeteren op basis van de geleverde zorg en de registratie ervan. Hierin zijn ook de cijfers rondom de basisveiligheid vanuit de kwaliteitsvelden opgenomen. Er is in 2018 een driehoeksoverleg opgestart tussen de verantwoordelijke verpleegkundige, de specialist ouderengeneeskunde

Pagina 13 van 35

en de wijkmanager waarbij de onderhavige kwaliteit en de basisveiligheid eens per maand wordt doorgesproken. Hier zijn verslagen van gemaakt en dit is geëvalueerd.

4.2.2 Veiligheid

In veiligheid maakt Sutfene natuurlijk geen keuzes; de veiligheid van onze cliënten moet gewaarborgd zijn. Hiervoor hanteert Sutfene een systeem waarbij het eigenaarschap van het onderwerp is toebedeeld aan een commissie met de betrokkenheid van een teamlid uit het MT. Daarnaast wordt de registratie per individuele cliënt bijgehouden in het primaire proces. Registreren is nadrukkelijk geen doel op zich, maar moet bijdragen aan kwaliteits-verbetering en ondersteunend zijn aan de directe zorgverlening. Voor de onderwerpen die in het Kwaliteitskader genoemd worden: medicatieveiligheid, hygiëne/ infectiepreventie, gemotiveerd gebruik van vrijheidsbeperkende maatregelen, kent Sutfene een systeem waarbij de plannen worden gemaakt door een commissie die ingericht is op het onderwerp, de check wordt gedaan met audits en de informatie in Qlikview en de actie hieruit wordt door de teams uitgevoerd. In 2017 is er een hygiëne- en een BOPZ- audit gehouden, in de eerste maanden van 2018 is een grote medicatie-audit uitgevoerd. In 2018 zijn er hygiëne audits uitgevoerd bij de thuiszorg. Een verbeterpunt daarbij was dat alle medewerkers beschikking krijgen over zakflacons handalcohol. Eind 2018 is een grote interne audit gehouden. Daar waar via audits of via zorgcontrol de zorg wordt gecontroleerd, worden geen grote tekortkomingen geconstateerd. Er zijn wel verbeterpunten, maar dossiervorming is compleet. Mondzorg, hygiëne en gewichtscontrole en medicatieveiligheid zijn bij de testen op orde, maar kunnen allen nog verbeterd worden. Over het algemeen kan geconcludeerd worden dat de audits een voldoende opleveren voor de organisatie, echter de mate waarin er geleerd wordt en hoe ervan geleerd wordt, verdient wel de aandacht. In november 2018 heeft Sutfene een interne systeemaudit gehouden. We toetsen dan of en hoe het kwaliteitssysteem van Sutfene werkt. Het kwaliteitssysteem kan gezien worden als het geheel van maatregelen, afspraken en procedures om de kwaliteit van Sutfene neer te zetten op alle niveaus in de organisatie. De audit heeft zich toegespitst op onderwerpen die de afgelopen tijd bij Sutfene aandacht hebben gekregen. Onderwerpen die reeds in een andere audit (hygiënis een aantal aspecten die in de medicatie-audit van 2017 zijn bekeken; in 2018 is er op onderdelen een kleine check gedaan. Op bijna alle vlakken is er een verbetering vast te stellen ten opzichte van de audit van 2017. De bevraagde onderwerpen zijn:

leren en verbeteren nieuw personeel teamdashboard BOPZ, medicatieveiligheid en hygiëne alarmering VIPP medicatie (alleen geobserveerd) Medicatieveiligheid De medicatieveiligheid wordt bij Sutfene geïnitieerd door de geneesmiddelencommissie. In 2018 is de commissie tweemaal bij elkaar geweest. De volgende randvoorwaardelijke zaken zijn besproken: het proces van MIA-meldingen, het overgaan naar elektronisch aftekenen van de medicatie door zorgmedewerkers, het werkproces noodvoorraad medicatie op de Lunette en de buitenlocaties. Hierover zijn verduidelijkende afspraken gemaakt en vastgelegd in Werkwijzer (documentenbeheersysteem). In 2018 is er een uitgebreide medicatie-audit uitgevoerd. Het belangrijkste resultaat is dat het merendeel van de locaties

Pagina 14 van 35

voldoende aandacht heeft voor medicatieveiligheid en het medicatieproces goed op orde heeft. Meest genoemde aandachtspunt is het handhaven van regels voor bewaring van medicatie en privacy. Daarnaast komen medicatiefouten terug in de MIC-meldingen. Tijdens de evaluatie daarvan is te zien dat het aantal medicatiefouten hoog blijft, maar goed besproken worden in het werkoverleg van de teams om ervan te leren en zo herhaling te voorkomen. Decubituspreventie Voor decubituspreventie bestaat er geen commissie. Twee wondverpleegkundigen houden zich bezig met dit onderwerp en zij doen twee keer per jaar een decubitus prevalentie-meting die via de communicatie in de teams weer gedeeld wordt om ervan te leren en om te verbeteren. In 2017 is aandacht besteed aan de verbetering van de kwaliteit van de rapportage. In 2018 is er aandacht geschonken aan het verbeteren van de voortschrijdende informatie en de opvolging van de maatregelen, zodat de PDCA-cyclus volledig doorlopen wordt. Tijdens deze prevalentiemeting wordt het voorkomen van decubitus gemeten, maar er wordt ook naar het proces van de wondverzorging gekeken. We kunnen dit laatste zien als een verdiepingsaudit op de wondverzorging. Sutfene had in 2018 graag een daling gezien in vermijdbaar huidletsel; dit is helaas niet waargemaakt. Bij de evaluatie naar de oorzaak hiervan blijkt dit terug te voeren op kennis en gedrag rond het signaleren. De aanbevelingen vanuit de prevalentiemetingen van 2018 zijn: 1. Per team zal een aandachtsvelder wondzorg worden aangesteld; 2. Scholing: basis- en verdiepingsscholing. Per team komt er de mogelijkheid voor een

basisscholing. Deze scholing kan tijdens een werkoverleg gegeven worden door een wondverpleegkundige. De teams nodigen de wondverpleegkundige zelf uit, met uitzondering van de teams waarbij de bevindingen van de prevalentiemeting hebben aangetoond dat scholing noodzakelijk is. Ook de leerafdelingen worden benaderd voor de basisscholing. Naast de basisscholing wordt er een verdiepingscursus opgezet voor de aandachts-velders mondzorg;

3. In het team bespreken van de prevalentiemetingen en actieplannen maken voor het terugbrengen van deze prevalentie.

Gemotiveerd gebruik van vrijheidsbeperkende maatregelen Het gebruik van vrijheidsbeperkende maatregelen staat bij Sutfene beschreven in de zorgvisie en het BOPZ-beleid. In 2018 is een start gemaakt met een plan van aanpak en visievorming over de aankomende Wet Zorg en Dwang (per 2020). Het plan richt zich voornamelijk op het sterk verminderen van vrijheidsbeperkende maatregelen en om de deuren richting 2020 te openen. Elk kwartaal zijn er rapportages uitgedraaid van het aantal vrijheidsbeperkende maatregelen en welke dit zijn. Deze rapportages worden gesproken in de BOPZ-commissie en later in de professionele adviesraad (PAR). Hierbij is er op organisatieniveau bekeken wat de trends zijn en is er bijgestuurd waar nodig. Tijdens de MDO’s op cliëntniveau zijn de ingezette maat-regelen besproken volgens de daartoe geldende regelgeving vanuit het Kwaliteitskader. Dementie zonder grenzen Eind 2018 is er een symposium georganiseerd rond Dementie zonder grenzen. Tijdens deze dag is met drie externen verkend wat er mogelijk is om mensen met dementie een vrijer en waardevoller bestaan te kunnen geven. Alle deelnemers waren zeer positief over het symposium. In 2019 zal de output vanuit dit symposium verder uitgedacht en vormgegeven

Pagina 15 van 35

worden richting de praktijk wat als basis zal dienen in de voorbereidingen richting 2020 wanneer de Wet Zorg en Dwang in werking treedt. Professionele adviesraad Eind 2018 is de VAR doorontwikkeld naar de PAR. In deze raad hebben alle verschillende disciplines en de kwaliteitsfunctionaris zitting. De bestuurder sluit in elk overleg voor een gedeelte aan. Een aantal commissies is opgegaan in de PAR en een aantal is blijven bestaan. De commissies die naast de PAR zijn blijven bestaan zijn: 1. Bevoegd en bekwaam 2. IPC 3. Palliatieve zorg 4. Geneesmiddelen commissie 5. BOPZ 6. Mondzorg De PAR heeft een adviserende rol van en naar het MT. Daarnaast haalt het advies op vanuit de nog bestaande commissies en vertaalt dit door naar het MT. De PAR heeft daarmee een inhoudelijke schakelfunctie tussen strategie en operatie. De inhoud van zorg, kwaliteits- en veiligheidsaspecten komen aan de orde, zodat de samen-hang van incidenten en verbeterpotentieel ook organisatiebreed besproken kan worden. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de evaluatie van MIC en MIA, hygiëne, mondzorg, wondzorg, BOPZ-evaluaties, medicatieveiligheid etc. Naast deze thema’s worden andere inhoudelijke thema’s besproken, bijvoorbeeld beleidszaken rond bevoegd en bekwaam, zorgpaden, datalekken in de zorg etc. Beroepsinhoudelijke ontwikkelingen krijgen vorm en inhoud. De PAR komt om de vijf weken bij elkaar. Door de opzet wordt er makkelijk geschakeld met bestuurder, het MT, de cliëntenraad, de ondernemingsraad en het kwaliteitsbureau. De notulen worden gepubliceerd op intranet en zijn voor iedereen inzichtelijk. Disciplines die vertegenwoordigd zijn in de PAR: regieverpleegkundige, logopedist, psycholoog, fysiotherapeut, verzorgende intramuraal en extramuraal, ergotherapeut, arts, diëtist, wondverpleegkundige en de kwaliteitsfunctionaris. Samenstelling PAR 2018: Linda Koerselman voorzitter Josien Brinkman voorzitter Anneke Trotsenburg verzorgende IG extramuraal Anneke Winter specialist ouderengeneeskunde Brenda Driessen ergotherapeut Evelyne Prosé-Evers psycholoog Inge Jansen regieverpleegkundige intramuraal Marca Zanting fysiotherapeut Nardi Groot Enzerink diëtist Annemieke Everwijn verzorgende IG intramuraal Joanne Kousbroek-Ouwerkerk regieverpleegkundige extramuraal Camilla Gomes kwaliteitsfunctionaris Advance care planning Advance care planning (ACP) is een proces waarbij de patiënt met zijn behandelend arts zijn wensen, doelen en voorkeuren voor zorg rond het levenseinde bespreekt en eventueel vastlegt, vooruitlopend op het moment dat de patiënt zelf niet meer in staat is om beslissingen te nemen. Sutfene beschrijft dit in het document ‘Visie op medische zorg in de

Pagina 16 van 35

psychogeriatrie’. ACP-planning is ook in 2018 een vast onderdeel geweest in het gesprek tussen arts en cliënt (en/of betrokkenen) en is vastgelegd in het ECD. Ouderen in Veilige Handen Sutfene hanteert de meldcode en meldplicht. Zij doet dit door speciaal aandacht te geven aan ‘ouderen in veilige handen’, een onderwerp over ouderenmishandeling zoals fysiek geweld, psychische-, en seksuele mishandeling, financiële uitbuiting, diefstal en verwaar-lozing. Sinds 2017 heeft Sutfene twee aandachtsfunctionarissen voor dit onderwerp om als vraagbaak en advies over dit onderwerp te dienen. Zij hebben hun kennis over dit onder-werp uitgeschreven in een topic, die bij Sutfene als basis aan de teams gegeven wordt. De praktijkopleider heeft de leerlingen binnen Sutfene begeleid in het observeren en signaleren van allerlei vormen van huiselijk geweld en vooral wat te doen met deze signalen. In 2018 is er 1 melding gedaan bij de aandachtsfunctionarissen. De melding is gedaan door een wijkverpleegkundige. De stappen van de meldcode zijn gevolgd, er is door de medewerkers gedaan wat ze moesten doen en wat ze konden doen. De vermoedens zijn besproken in het team en er is advies gevraagd bij de wijkagent en het meldpunt “Veilig thuis”. Per januari 2019 geldt landelijk de verbeterde Meldcode huiselijk geweld. Ook voor Sutfene geldt dit voor de extra- en intramurale zorg. De twee aandachtsfunctionarissen zijn eind 2018 geschoold. Via deze training zijn zij gecertificeerd voor de duur van 1 jaar. Vertrouwenspersoon Helaas kunnen ook medewerkers op hun werk geconfronteerd worden met vormen van ongewenst gedrag zoals pesten, (seksuele) intimidatie, discriminatie en agressie. Technisch gezien worden dit soort incidenten gezien als een ‘incident’, maar voor het ‘omgaan met het incident’ kan de medewerker bij Sutfene terecht bij de vertrouwenspersoon. In 2018 zijn 10 meldingen gedaan bij de vertrouwenspersoon en deze betreffen onheuse behandeling, ethisch dilemma, ongewenst gedrag en pesten. Medewerkers die hiervan slachtoffer worden, verliezen het plezier in hun werk, raken gedemotiveerd, functioneren slechter, kunnen te maken krijgen met psychische en/of lichamelijke problemen die uiteindelijk kunnen leiden tot (langdurig) verzuim. Ongewenst gedrag op de werkvloer wordt bij Sutfene niet geaccepteerd en er is serieus aandacht aan besteed.

4.2.3 Leiderschap, governance en management

Raad van Toezicht - Commissie Kwaliteit en Veiligheid De Commissie Kwaliteit en Veiligheid vanuit de Raad van Toezicht is in september 2017 opgestart. In 2018 is dit voortgezet. De commissie is vijf keer bijeengekomen. Elk kwartaal zijn de rapportages bekeken van verzuim, in-, door-, en uitstroom van medewerkers, MIC en MIP, de status van bevoegd en bekwaam, van de klachten en van de uitgevoerde audits. Daarnaast is elk overleg een casus uit de organisatie besproken. Er is gekeken naar wat er is misgegaan of juist goed en hoe er daarna is gehandeld en op welke wijze de organisatie hiervan kan leren. De RvT bezoekt locaties en laat zichzelf informeren over de kwaliteit en veiligheid van de zorg. In de commissie heeft naast de bestuurder en een afgevaardigde van de Cliëntenraad ook een kwaliteitsfunctionaris zitting om de rapportages en de casus toe te lichten. De informatie, die de commissie bespreekt, is steevast opgebouwd uit datgene, wat er aan managementinformatie beschikbaar is, wat er aan externe toetsing wordt geproduceerd (IGJ, Arbeidsinspectie, ISO etc.), wat er aan interne toetsing wordt geproduceerd

Pagina 17 van 35

(zorgcontrol en auditing) en wat kwalitatieve en veiligheidsontwikkelingen zijn. De commissie heeft het informatieprotocol eind 2018 vernieuwd. Ook in 2018 is er in de Commissie Kwaliteit en Veiligheid een open sfeer geweest waarbij de standaard houding is dat zij vroegtijdig meegenomen worden in nieuwe ontwikkelingen. Zo groeit de commissie in de meeste situaties in besluitvorming met advisering. Daarmee is er een sfeer van transparantie en openheid.

4.2.4 Personeelssamenstelling en kwaliteit

Voldoende personeel Voldoende personeel is voor elke zorgorganisatie in Nederland een ware uitdaging. Daar waar de minister verplicht stelt een kader te hanteren van 2 medewerkers op 8 cliënten zal Sutfene dat logischerwijze als richtlijn aanhouden. Echter de realiteit is dusdanig dat de harde cijfers van de beschikbaarheid van opgeleid en bekwaam personeel volgens de huidige maatstaven laten zien dat één op vier schoolverlaters dan in de zorg zou moeten gaan werken. Dat is niet realistisch. Op vijf manieren zal Sutfene de inzet van personeel verhogen: 1. Specialiseren in zorgtaken en kwaliteit van leven vragen Ten eerste zullen bevoegd en bekwame zorgmedewerkers zoveel mogelijk worden

ingezet op de zorgtaken. Sutfene zal dan voor taken op het gebied van kwaliteit van leven daartoe opgeleide medewerkers, of in de arbeidsmarkt beschikbare mede-werkers zoals de oude niveau 2 opgeleide professionals, inzetten.

2. Technologie Ten tweede zal Sutfene, bij het beschikbaar komen van gelden daarvoor, volop

inzetten op de technische ondersteuning van kwaliteit en veiligheid in de zorg voor onze cliënten. Het slimme bewakingssysteem, dat nu al functioneert op Spijk Hoeve, is een goed voorbeeld hoe techniek de juiste en effectieve inzet van zorgpersoneel ondersteunt.

3. Bekwaam Sutfene werkt aan het scheppen van voorwaarden voor een lerende organisatie. Dat

betekent niet alleen dat de PDCA-cirkel rond moet zijn, maar dat er ook aandacht moet zijn voor het leren zelf. Lag het accent voor leren in de afgelopen jaren op het verhogen van niveaus (bij voorbeeld het omscholen van een verzorgende van niveau 2 naar niveau 3), in de komende jaren ligt dat op het gebied van het worden van een leerinstituut en het leggen van verbindingen met diverse scholingsinstituten.

4. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim van Sutfene wordt vanaf 2017 langzaam maar zeker terug

gedrongen. Zat Sutfene vorig jaar nog boven het landelijk gemiddelde: in 2018 zat Sutfene daar onder, met een gemiddeld verzuim van 6,53%.

5. Goed werkgeverschap In een aantal teams is een breekbare samenwerking en zien we een grotere

uitstroom van personeel dan op andere afdelingen. Door actief in te zeten op coaching, open gesprekken, verbinding met de teams en goede bezetting wordt er consequent gestuurd op verbetering van het klimaat en daarmee op behoud van personeel.

Leerinstituut Het Leerhuis Sutfene is in 2018 voorbereid en zal in 2019 van start gaan. In het wijkleercentrum werkt Sutfene samen met het Graafschap College (MBO), het Kompaan college (VMBO) en Gelrewerkt! (Uitvoerder WSW gemeente Zutphen). Het wijkleercentrum is een ontmoetingsplek waar student en scholieren samen kunnen werken aan opdrachten,

Pagina 18 van 35

waar ze les en begeleiding ontvangen en waar kan worden geleerd van elkaar. Het is de wens van Sutfene dat ook ROC Aventus als plaatselijke MBO-opleider aansluit bij het wijkleercentrum. Gesprekken hierover zullen in maart 2019 plaatsvinden. Verder is een start gemaakt met participatie in de project CarrièreSwitch van de Hogeschool Arnhem Nijmegen (gericht op zij-instromers in de zorg) en samenwerking met het contact-punt Ontdek de zorg Stedenvierkant. Tot slot wordt op kleinere pilotbasis geëxperimenteerd met het bieden van een stage- of leerwerkplek aan studenten social-work, maatschappelijk werk en dienstverlening en statushouders die de MBO-opleiding niveau 1 volgen. Het projectplan om al deze (en andere) initiatieven in onderlinge samenhang onder te brengen in het leerhuis zijn samen met een externe onderwijskundige uitgewerkt en bevindt zich in de laatste fase voor definitieve besluitvorming. De leerafdelingen Op 1 februari 2018 is binnen Sutfene gestart met twee leerafdelingen. Het doel hiervan is het verbeteren van het leerklimaat én het vergroten van de opleidingscapaciteit binnen de gehele organisatie. In september is er een derde leerafdeling ingericht. Er is gekozen voor twee leerafdelingen in een omgeving met zorg voor mensen met een dementie én een afdeling met somatische zorgvragers. Het functioneren van de leerafdelingen is in december 2018 breed geëvalueerd. Zowel vanuit de werkbegeleiders, de leerlingen als de praktijkopleiders is er enthousiasme over het verloop van het eerste jaar. Er zijn verbeterpunten geformuleerd, met name gericht op verdere versterking van het leerklimaat. Er is bij de betrokkenen vertrouwen dat we op grond van de ervaringen van het eerste jaar in staat zijn tot een verfijning en verbetering. In totaal heeft Sutfene leerlingen op niveau 3, 4 en 5 en BOL-stagiaires, de aantallen:

Leerling Verzorgende IG, niveau 3 58 35,43 fte

Verpleegkundige, niveau 4 20 14,56 fte

Verpleegkundige, niveau 5 (6) 10 8,36 fte

BOL-stagiaires 52

4.2.5 Gebruik van hulpbronnen

Sutfene heeft zichzelf tot doel gesteld om meer te kunnen leren van alle meetresultaten die zij tot haar beschikking heeft. Er is nog wel het een en ander te doen ten aanzien van het ‘rond’ maken van de PDCA-cyclus. Zowel op individueel, team- en organisatieniveau is hierin winst te boeken. Daarom is er eind 2018 gekeken naar de structuur waarin de PDCA-cyclus is georganiseerd. Hierdoor is de informatie uit de BI-tool steeds beter benut. Het inzetten van meetinstrumenten is een zeer belangrijke hulpbron om te leren en te ontwikkelen. Het stimuleert vakmanschap en deskundigheidbevordering. De zeggenschap van cliënten is verankerd, reflectie en feedback als standaard gedragscomponenten vanuit medewerker, maar zeker vanuit de cliënt, worden gestimuleerd. In 2018 is er gewerkt aan een nieuwe opzet van het documentenbeheerssysteem, Werk-wijzer (benaderbaar via intranet). Dit is klaargezet en zal begin 2019 geïmplementeerd worden. Hierdoor zijn ook de professionele protocollen van Vilans beter vindbaar. Voor Sutfene hebben andere hulpbronnen in 2018 geen prioriteit gehad. De ICT is op orde en het vastgoed ook. Sutfene beschikt over moderne en up-to-date huisvesting.

Pagina 19 van 35

4.2.6 Cliëntoordelen - cliënttevredenheid

Vanaf 2017 wordt er gebruik gemaakt van de interviewpanels van Zorgkaart Nederland voor een beeld van de cliënttevredenheid. Ook in 2018 is hier uitvoering aan gegeven. De informatie uit die interviews is zorgvuldig geanalyseerd. Bijgehouden is of cliënten ook na de interviews nog beoordelingen schrijven op Zorgkaart Nederland. Daar waar dit minder werd gedaan dan verwacht, is er een verbeterplan opgesteld. Sutfene heeft ook in 2018 gebruik gemaakt van de NPS-score. Dit instrument staat opgenomen in de managementinformatie en over iedere gewenste periode kan informatie over deze indicator worden opgevraagd via Qlikview. Het is echter gebleken dat hier weinig gebruik van gemaakt wordt. In 2019 zal er op worden ingezet om dit instrument vaker te gebruiken. Tijdens de interne audit is navraag gedaan over het invullen van de NPS. Het blijkt dat de NPS nog niet door iedereen wordt ingevuld en dat het instrumentarium Nedap hierop nog verbetering behoeft. Meer informatie hierover in te vinden in het interne auditrapport 2018. Met het instrument Ceres wordt er tevens navraag gedaan naar de cliënttevredenheid. Dit wordt uiteindelijk het instrument voor de meting hiervan. Klachten In 2018 hebben de klachtenfunctionaris en het Kwaliteitsbureau de interne- en de externe- klachtenprocedures aangescherpt omdat er weinig acties te noemen waren die tot een structurele verbetering leidden na een klachtenbehandeling. Mogelijke oorzaken: de medewerkers in de zorgteams leken elkaar weinig te spreken, wijkmanagers lieten de wijkverpleegkundigen de klachten oplossen met de individuele klager, de brand was geblust en daar bleef het vaak bij. Na een klachtbehandeling waren er onvoldoende tot geen samenhangende evaluaties in de teams, op de locaties, in de verschillende wijken, of in het MT, die werkelijk tot een structurele verbetering leidden. De bedoeling is dat de aangescherpte procedure gaat leiden tot een structurele kwaliteitsverbetering volgens de PDCA-cyclus na een klachtmelding. Door alle klachten serieus te nemen en te leren van (elkaars) klachten. Niet alleen in eigen teams, maar ook Sutfene-breed om werkelijk tot structurele verbeteringen te kunnen komen na een klachtbehandeling. De klachten-functionaris zal in 2019 de aangescherpte klachtenprocedure evalueren op effectiviteit en zo nodig bijstellen. In 2018 hebben totaal 45 personen een klacht gemeld bij de klachtenfunctionaris. In het eerste kwartaal 12 personen, in het tweede kwartaal 15 personen, in het derde kwartaal 7 personen en in het vierde kwartaal hebben 11 personen een klacht in gediend. Categorie Klachten Sutfene 2017

Klachten Sutfene 2018

Professioneel handelen 36 21

Veiligheid 18 13

Communicatie 25 16

Organisatie en logistiek 9 21

Klachtenbehandeling 0 0

Overig 11 2

Ongewenst/onethisch

gedrag

Niet geregistreerd Niet geregistreerd

Als we de registratiecategorieën vergelijken met 2017 dan zien we dat er meer klachten zijn geweest rond organisatie en logistiek dan in 2017. In deze categorie gaat het over de

Pagina 20 van 35

aspecten wachtlijsten, personele verantwoordelijkheden, bestuurlijke verantwoordelijk-heden, planning. Andere categorieën zijn in 2018 verbeterd en hebben minder klachten opgeleverd. Van de 45 gemelde klachten bij de klachtenfunctionaris zijn er 35 klachten naar tevreden-heid afgehandeld; 3 klachten zijn wel afgehandeld maar niet helemaal naar tevredenheid van de klager (2 klagers zijn het niet helemaal eens met de oplossing en 1 klager is niet overtuigd of de verbeteringen wel geborgd gaan worden), 1 klacht is niet naar tevredenheid afgesloten omdat de klager van mening is dat er geen goede oplossing is gekomen, 3 klachten zijn ‘vooralsnog’ naar tevredenheid afgehandeld, deze klagers zijn niet overtuigd dat de oplossing structureel blijft en 3 klachten konden nog niet afgesloten worden aan het eind van 2018. In 2018 is een klacht gemeld bij de onafhankelijke Klachtencommissie inzake een uitspraak. Een hoorzitting was al eerder gepland geweest en was door de klager afgezegd omdat de klager bij nader inzien eerst in hoger beroep wilde gaan tegen de uitspraak van het Medisch Tuchtcollege. De uiteindelijke hoorzitting is inmiddels gepland in 2019. Er zijn 2 klachten die bij de klachtenfunctionaris waren gemeld door de klagers ook gemeld bij de IGJ. Het Kwaliteitsbureau heeft door middel van een Prisma-onderzoek op verzoek van de IGJ deze meldingen nader onderzocht en geanalyseerd volgens de Richtlijn Calamiteitenrapportage.

4.3 Leren en werken aan kwaliteit

4.3.1 Kwaliteitsplan

Het hoofdthema van het kwaliteitsplan 2018 lag in de interactie tussen de cliënt en de zorgmedewerker en de focus op de vergroting van persoonsgerichte zorg en op welzijn. Dit is geheel in lijn met de nieuwe besturingsvisie, waarbij de interactie tussen cliënt en medewerker centraal gesteld is. Het client-centered diagnostisch meetinstrument, Ceres, is geïntroduceerd. De kern van dit kwaliteitsplan draaide om die implementatie. Sinds 2017 heeft Sutfene drie belangrijke initiatieven ondernomen om het leren en werken aan kwaliteit te bevorderen: het lerend netwerk, het leerinstituut en de leerafdelingen. In 2018 is dit verder uitgebouwd en uitgewerkt.

4.3.2 Lerend netwerk

Het was voor Sutfene niet gemakkelijk om een lerend netwerk te vormen in 2017. Sutfene is ‘van nature’ op bestuursniveau niet aangesloten bij een lerend netwerk en door de bestuurderswissel is het zoeken naar partners laat op gang gekomen. Het is gelukt om dit op te richten met Zorggroep Solis uit Deventer en in 2018 verder te consolideren. Solis en Sutfene onderhouden inmiddels gezamenlijk een lerend netwerk zoals genoemd in het kwaliteitskader verpleeghuiszorg.

We nemen ons voor aan de hand van een, door beider MT’s, vast te stellen lijst met prioriteiten, kennis en kunde uit te wisselen tussen beide organisaties.

We organiseren stages over en weer om op basis van de verschillende culturen en inzichten te kunnen leren van de blik van anderen.

De inzet op innovaties wordt vrijelijk met elkaar gedeeld. We zoeken niet direct een derde partner, maar gaan met regelmaat bij een

wisselende set aan zorginstellingen binnen en buiten de branche op bezoek. We ontwikkelen samen onze set aan transparantie omtrent onze

kwaliteitsindicatoren.

Pagina 21 van 35

In 2018 zijn Solis en Sutfene in verschillende samenstelling zes keer bij elkaar gekomen. Voorbeelden van besproken thema’s zijn: 1. Kwaliteitskader 2. Teambezetting en ondersteuning 3. Aantal medewerkers in OR 4. Kwaliteitsverslag 5. Inrichting kwaliteitsbureau 6. Positieve gezondheid - Ceres

4.3.3 Evaluatie van de plannen 2018

Wijk 1 en Expertisecentrum Team/wijk Probleem

stelling Cijfers 2017

Wat moet het opleveren/ Doel?

Evaluatie

GRZ-ELV-

WLZ-dag-behandeling

Verzuim 12,2% Minder vervanging van

ziekteverzuim levert besparing op.

Vergeleken met 2017 is dat € 90.000 wat

ingezet wordt voor meer

personeel.

Verzuim 7,1

VVT Dienstverlening

tijdens kantoortijden

Dubbele

bezetting

Uitvoering van de

achterwachtfunctie voor SO’s tijdens kantoor-

tijden door de wijk-

verpleegkundige past binnen de kwalitatieve

afspraken van Sutfene.

Na gezamenlijk overleg is de

achterwachtfunctie tijdens kantoortijden gehandhaafd

omdat de wijkverpleeg-

kundigen de triage functie van het verpleegkundig team

overdag niet kunnen combineren met eigen taken

en de SO’s een voorwacht

overdag niet kan missen.

WLZ-

wachtenden (Flank)

Dichtslibben

bedcapaciteit voor GRZ-ELV

Toename

wachttijd voor GRZ-

ELV

opnames

Betere zorg voor WLZ

wachtenden

Drie extra bedden op het RRC

hebben de wachttijd voor GRZ/ELV niet verder doen

stijgen.

Wijk 2 Team/wijk Probleem

stelling Cijfers 2017

Wat moet het opleveren/ Doel?

Evaluatie

Wijk 2

Verzuim 7,4% 6% voor 2018. Minder

vervanging van meer inzetbaar personeel.

Het verzuim is wel gedaald,

maar met name op Berkel-poort nog erg hoog. In de

teams Hofpoort, Laarpoort (3 teams), De Beekdelle en

Veerpoort (2 teams) is het

verzuim in het eerste kwartaal van 2019 laag of lager

geworden. Berkelpoort vraagt nog veel aandacht, met name

in het team van Berkelpoort12

vinden diverse interventies plaats die inmiddels (april

2019) hun vruchten afwerpen.

Wijk 2 Continuïteit en

kwaliteit van

zorg op

€ 250.000

negatief

resultaat.

Meer inzetbaar

personeel.

Inmiddels zijn zowel Veerpoort

34 en Veerpoort 56 leer-

afdelingen. De kinderziektes

Pagina 22 van 35

Veerpoort 34 en

Veerpoort 56 was slecht door

hoog ziekte-

verzuim en hoog verloop onder

medewerkers.

Ziekte-

verzuim is

zijn er nagenoeg uit, de

dagbezetting is inmiddels volledig conform het

toegestane financiële kader en

de werkbegeleiders hebben allemaal extra trainingen

ontvangen. Het leerklimaat staat in de steigers en maakt

een vlucht. De continuïteit onder de bezetting van de

werkbegeleiders is inmiddels in

de grip, die van de leerlingen blijft - om logische redenen -

afhangen van de kwaliteit van de individuele leerlingen,

welke overigens middels een

vooraf af te leggen capaci-teitentest wel in beeld is.

Wijk 2 KWS in relatie tot zorgzwaarte-

financiering:

Zorgbudgetten maken dat

slechts beperkte ureninzet op

kleinschalige

bungalows mogelijk is. Dit

leidt op enkele plekken tot

structurele overschrijding

van mogelijke

inzet en dus financiën en op

andere plekken tot overbelasting

van personeel.

Evaluatie gemaakte plannen.

Op basis van de zzp-financiering waren de grenzen

bereikt, echter het vrijkomen

van de kwaliteitsgelden heeft gemaakt dat er sinds januari

2019 beduidend meer mogelijk is om welzijn en kwaliteit van

zorg in kleinschalige settingen

te vergroten. Ook wordt tot op zekere hoogte weer gebruik

gemaakt van de toegewijde aandacht en deskundigheid

van helpenden. Overbelasting van personeel veroorzaakt

door te krappe bezetting, is

hiermee op zijn retour.

Wijk 3 en Wijk 4 Team/wijk Probleem

stelling

Cijfers

2017

Wat moet het

opleveren/ Doel?

Evaluatie

Wijk 4

Thuiszorg,

WLZ dagbesteding

Verzuim 6,9% Meer inzetbaar

personeel. In wijk 4 is

mede door het hoge verzuim € 78,581 aan

uitzendkrachten ingezet. Dit wordt in 2018

gemaximeerd op

€ 48.000. Verzuimpercentage

gemiddeld wijk 4: 6%.

2018 is er meer stabiliteit

gekomen in de teams binnen de

thuiszorg. Vacature ruimte werd opgevuld. Er is binnen de

thuiszorg ruim € 3.000 uitgegeven aan uitzendkrachten.

Hiermee het resultaat ruim

behaald. Verzuimpercentage binnen de thuiszorgteams en

dagbesteding was 6,5%.

Binnen de Vischpoort teams is mede door het hoge verzuim

een behoorlijk bedrag aan

Pagina 23 van 35

uitzendkrachten ingezet

(€ 68.423). Verzuimpercentage is afgelopen

jaar hoog geweest gem 10,9%.

Dit is dus ook de reden van de stijging van het verzuim-

percentage van wijk 4.

Wijk 3 Verschillen

tussen de

takenpakket van woonassistentes

Centraliseren/

eenduidigheid van de

taken woonassistent met als doel meer

inzetbaarheid voor de cliënt.

Woonassistentes zijn per 1

oktober 2018 op een eenduidige

manier gaan werken. Daarnaast hebben de woonassistentes ook

de schoonmaak van Hago overgenomen en dit was een

mooie reden om werkzaam-

heden te centraliseren. Doel is behaald.

Vischpoort 1 tm 4

Inclusie Ontspannen, hard werken binnen de norm.

Blije medewerkers, blije

cliënten.

Dit punt hebben we in 2018 niet behaald. De zorg is fysiek erg

zwaar op de somatische

afdelingen. Het jaar 2019 hebben we hier ook een aan-

dachtspunt voor gemaakt in het jaarplan. Waarbij de focus ligt

om duaal leiderschap te

integreren en hierbij de lijnen kort zijn. Daarnaast worden in

2019 de kwaliteitsgelden ingezet op Ceres en welzijn. Hiermee

krijgen we een blijere mede-werker en cliënt.

Vischpoort 1

tm 4

Eenzaamheid

cliënten

Blije cliënten en

verwanten. Blije medewerkers.

Er is een appartement vrij

gemaakt op Vischpoort 4 en hier wordt een groepsruimte

gecreëerd en verschillende

activiteiten georganiseerd op welzijn vanuit de kwaliteits-

gelden. Tweede kwartaal 2019 is de groepsruimte gereed.

Wijk 5 en Wijk 6 Team/wijk Probleem

stelling

Cijfers

2017

Wat moet het

opleveren/ Doel?

Evaluatie

Alle teams wijk 5

Verzuim 6,6% Gezonder werkklimaat, minder kosten, meer

inzetbaarheid (1,6%).

7,9 % over hele jaar, ondanks sturing op aandacht voor de

teams.

Alle teams wijk 6

Verzuim 5,3% Gezonder werkklimaat, minder kosten, meer

inzetbaarheid (0,3%).

6,6 % over hele jaar, ondanks sturing op aandacht voor de

teams.

Taakherschikking VVT,

artsen en teams incl.

wvp

Onjuiste inzet arts en VV team

doordat taken en ver-

antwoordelijk-

heden niet goed belegd waren

Bewoners worden zoveel mogelijk geholpen door

hun eigen team en wvp, iedereen is bevoegd en

bekwaam en alleen in

bijzondere situaties en op specifieke tijden

wordt VVT team ingezet.

Dit is significant verbeterd, sturing d.m.v. volgen GAP

analyses en werkoverleg met wvp.

Pagina 24 van 35

Teams Spijk

bungalows

Er was een

groot team dat over alle 5

bungalows werd

ingezet, dit leidde tot veel

verschillende gezichten voor

bewoners.

Continuïteit in de

bezetting, meer rust voor bewoners en

familie door minder

verschillende gezichten.

Er wordt meer met vaste

medewerkers gewerkt. Moet en kan echter nog wel beter….

Medewerkers activiteiten

en welzijn wijk 5 en 6

Een groot deel van budget

activiteiten en welzijn werd

ingezet voor

centrale activiteiten

waarvan doelgroep WLZ

onvoldoende profiteerde.

Bewoners op intra-murale afdelingen

hebben per saldo meer aanbod activiteiten en

welzijn.

Dit is volledig gerealiseerd, medewerkers activiteiten en

welzijn worden structureel binnen intramuraal ingezet en

activiteiten t.b.v. extramuraal is

minimaal geworden.

Wvp,

wijkmanager en arts wijk 5

en 6

Er vond

onvoldoende overstijgend

afstemming

plaats tussen management,

wvp en artsen, hierdoor was op

onderdelen onvoldoende

eigenaarschap

op ingezette beleid.

Breder draagvlak voor

ingezet beleid, inhoud beter geborgd en korte

lijn tussen arts, wvp en

manager rond bijzondere casuïstiek.

Driehoeksoverleg is hele jaar

consequent gevolgd, dit heeft tot een beter gesprek tussen

elkaar geleid.

Alle

intramurale teams wijk 5

en 6

Beschikbare

middelen uit de ZZP’s zijn

onvoldoende om de gewenste

zorg en

aandacht te besteden aan

onze bewoners, daarbij is er

krapte aan personeel i.v.m.

arbeidsmarkt.

Efficiëntere inzet van

beschikbare mede-werkers, doelmatigheid,

meer gerichte aandacht voor bewoner door

slimmer organiseren en

intensievere betrokken-heid en inzet van familie

en mantelzorg.

Tijdens bijeenkomsten is gericht

samenwerking met familie gezocht en ook gevonden, met

name in drukke periodes rond zomer. Ook andere creatieve

oplossingen zijn door teams

bedacht en uitgevoerd inzake organiseren van werk, inzet

woonassistentes e.d.

Pagina 25 van 35

5. Personeel

5.1 Inleiding

2018 heeft in het teken gestaan van ontwikkeling. In dit jaar hebben wij ons gericht op het opleiden van nieuwe beroepsbeoefenaren en het verder ontwikkelen binnen het vakgebied. Ook is het een jaar geweest waarin we hebben onderzocht hoe wij met een toenemende arbeidsmarktkrapte de zorg kunnen blijven leveren. Hiervoor zijn een aantal nieuwe interventies gestart, te weten:

het opzetten van een leerafdeling; leerlingen van middelbare school (Vmbo) richting zorg en welzijn door middel van korte

stages kennis te laten maken met de ouderenzorg;

vanuit de kwaliteitsgelden zijn nieuwe medewerkers niveau 1 geworven om meer aandacht te schenken aan het welzijn van onze cliënt om zodoende de zorgvraag en onrust af te laten nemen.

5.2 Formatie

Op 1 januari 2018 bestond het totale personeelsbestand van Sutfene uit 883 medewerkers (525,9 Fte) en op 31 december 2018 uit 910 medewerkers (531,39 Fte). De personeelsopbouw is als volgt weergegeven in onderstaande tabel (Bron: Cura):

Personeelsopbouw 1-1-2018 31-12-2018

Aantal medewerkers 883 910

Fte 525,9 531,39

% mannen 7,02 7,47

% vrouwen 92,98 92,53

% <=25 12,57 12,53

% 26 t/m 35 17,1 16,59

% 36 t/m 45 16,19 15,05

% 46 t/m 55 30,58 31,1

% >=56 23,56 24,73

5.3 Talentontwikkeling

Naast de opleiding voor niveau 3 Verzorgende IG biedt Sutfene ook een leerklimaat voor niveau 4 Mbo Verpleegkundigen, niveau 5 Hbo Verpleegkundigen en BOL stagiaires van zowel zorggerelateerde-, als andersoortige opleidingen. Sutfene heeft niet alleen talentontwikkeling van eigen medewerkers hoog in het vaandel, Sutfene wil ook een kweekvijver zijn voor toekomstig werkpotentieel. Op 1 februari 2018 is Sutfene gestart met één leerafdeling en daarna in september met nog twee leerafdelingen. Het doel hiervan was het verbeteren van het leerklimaat én het vergroten van de opleidingscapaciteit binnen de gehele organisatie. Er is gekozen voor leerafdelingen in een omgeving met zorg voor mensen met een dementie én een afdeling

Pagina 26 van 35

met somatische zorgvragers. Op de leerafdelingen wordt overwegend zorg verleend door leerlingen, onder supervisie van bevoegde en bekwame professionals, hun werkbegeleiders.

Door het starten met drie leerafdelingen is er arbeidspotentieel aangeboord en zijn eerste ervaringen opgedaan met een extra accent op leerklimaat. We zijn nog niet helemaal tevreden over de mate waarin we geslaagd zijn beide doelstellingen te behalen. De toename van het aantal leerlingen in 2018 is niet aan te tonen. De reden hiervoor is dat in 2018 nog leerlingen vanuit de reorganisatie zijn opgeleid. Wel zijn wij in staat gebleken het zelfde aantal leerlingen te behalen in 2018. Wat betreft het leerklimaat kan geconcludeerd worden dat we nog niet helemaal de juiste balans gevonden hebben. Zowel vanuit perspectief van de leerlingen, als van de werkbegeleiders wordt aandacht gevraagd voor verbeterpunten. Toch is er door geen enkele betrokkene gesuggereerd dat het instrument ‘leerafdeling’ niet kansrijk zou kunnen zijn. Sterker nog: zowel vanuit de werkbegeleiders, de leerlingen als de praktijkopleiders is groot enthousiasme en geloof in het feit dat we op grond van de opstartdilemma’s van het eerste jaar in staat zijn tot een verfijning en verbetering. In het najaar van 2018 heeft een incompany basistraining voor werkbegeleiders plaatsgevonden. Dit betrof een praktijkgerichte basistraining van vijf dagdelen, met als doel competenties van werkbegeleiders (verder) te ontwikkelen. In totaal hebben 37 werkbegeleiders deze training met een certificaat afgesloten. In het laatste kwartaal van 2018 is de wens uitgesproken dat binnen Sutfene gestart wordt met een Wijkleercentrum, genaamd het Leerhuis. Insteek hierbij is om studenten te laten aansluiten van het Vmbo, mbo en hbo. Samen met het Graafschap College (ROC) In Doetinchem en het Stedelijk Zutphen (middelbare school) heeft een eerst verkenning plaatsgevonden welke geresulteerd heeft in een daadwerkelijke start van het Leerhuis in de vorm van pilot in februari 2019. Vanuit de beide scholen worden docenten beschikbaar gesteld die binnen de muren van Sutfene in het Leerhuis lesgeven.

5.4 Verzuim

Het kort/middel en lang verzuim 2018 is als volgt weergegeven in onderstaande tabel (Bron: Qlikview):

Maand 2018

Lang verzuim 2018

Middel verzuim

2018

Kort verzuim 2018

Totaal verzuim 2018

Verzuim in dagen 2018

5,1% 0,9% 0,8% 6,8% 12.918

januari 4,8% 1,1% 1,4% 7,2% 1.174

februari 4,3% 1,6% 1,7% 7,5% 1.102

maart 4,0% 1,2% 1,1% 6,3% 1.019

april 4,0% 0,8% 0,7% 5,4% 845

mei 4,8% 0,5% 0,5% 5,9% 938

jun 5,1% 0,4% 0,6% 6,1% 937

juli 5,4% 0,2% 0,5% 6,0% 966

augustus 5,7% 0,7% 0,4% 6,8% 1.097

september 6,0% 0,5% 0,3% 6,8% 1.079

oktober 5,9% 0,8% 0,7% 7,4% 1.206

november 5,9% 0,5% 1,0% 7,4% 1.186

december 5,1% 2,5% 0,7% 8,3% 1.367

Pagina 27 van 35

Verzuim branche versus Sutfene Het verzuim in de branche over het jaar 2018 is 7,12%. Ten opzichte van een jaar geleden is het verzuim gestegen. Met 6,53% is het verzuim van Sutfene in 2018 lager dan dat van de branche. Medio 2018 is het verzuim na een aanvankelijke daling weer gaan stijgen. Hierbij wijkt Sutfene niet af van de landelijke branchecijfers. De toename van het verzuim is geanalyseerd. Hieruit is gebleken dat het langdurige verzuim onder meer te maken heeft met klachten aan het houdings- en bewegingsapparaat. Dit kan komen als gevolg van langdurige en overmatige belasting. In 2019 worden hiervoor per afdeling ergocoaches benoemd en geschoold om zodoende medewerkers bewust te maken van de houding tijdens de werkzaamheden en een verkeerde belasting te beperken. Zij gaan de naaste collega’s coachen op een juiste fysieke belasting.

5.5 Medewerkerstevredenheidsonderzoek

In het laatste kwartaal van 2018 is een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) gehouden voor medewerkers van Sutfene. Dit als vervolg op het onderzoek wat in het eerste kwartaal van 2017 is gehouden. De respons in 2018 bedroeg 55,8%, ten opzichte van 60,8% in 2017.

In onderstaande afbeelding is een samenvatting van de uitkomsten over de gehele organisatie. De resultaten zijn eveneens per wijk en per team inzichtelijk. De managers presenteren aan ieder team afzonderlijk middels een presentatie de uitkomsten van het onderzoek. Deze presentatie vindt plaats in het eerste kwartaal van 2019, waarbij ieder team een plan van aanpak maakt over de verbeterpunten en hoe de punten waar het team trots op is kunnen worden vastgehouden.

Bron: Vernet viewer

Pagina 28 van 35

Opvallend is dat Sutfene op alle vier de onderdelen, bevlogenheid, betrokkenheid, tevredenheid en werkgeverschap, achterblijft ten opzichte van de benchmark. De ondersteunende afdelingen scoren een hogere tevredenheid dan de wijken met de zorgteams. Waarbij zichtbaar is dat de verschillen niet zozeer op wijkniveau aanwezig zijn, maar dat dit toespitst op teamniveau. Over de gehele breedte is zichtbaar, dat Sutfene aan tevredenheid heeft ingeleverd. Op zich niet verrassend. In 2017 en 2018 is er extra gestuurd op inzet van personeel. Dat leidde voor veel teams, na de reorganisatie van niveau 2 naar 3, weer tot het inleveren van uren en verhoging van werkdruk. Er is altijd een directe relatie tussen de tevredenheid van onze medewerkers en de resultaten voor onze cliënten. Ongeveer de helft van ons zorgpersoneel ondervindt de werkdruk als te hoog, men kan niet

goed doen waar ze goed in zijn: efficiënt werken, samenwerken, waardering onderling en

Pagina 29 van 35

roosteren zijn de belangrijkste issues. Daarbij is duidelijk, dat de juiste communicatie over

de toekomst van het werk bij Sutfene en duidelijkheid over ‘het verhaal’ van Sutfene en de

daarbij passende benadering van de cliënten, er niet is.

Daarnaast voelt ongeveer 10% van onze medewerkers zich op een of andere manier gepest

door hun collega’s. Voeg daarbij, dat Sutfene, net als andere VVT-organisaties, een hoge

uitstroom kent van zorgpersoneel. 10% van onze medewerkers geeft aan actief te zoeken

naar een andere werkplek/werkgever.

Binnen teams is er vaker sprake van groepsvorming. Voor bepaalde collega’s worden

bijvoorbeeld wel diensten overgenomen en voor een groepje andere collega’s juist weer

niet. Afspraken onderling en met het management worden niet of nauwelijks opgevolgd.

Ook worden teamleden daar dan niet op aangesproken, wat weer bevestigt, dat het is

toegestaan binnen Sutfene afspraken niet na te komen.

Pagina 30 van 35

6. ICT & Facilitair en vastgoed

6.1 ICT

In 2018 is verder uitvoering gegeven aan het plan ‘Applicatielandschap, the road(map) to recovery!’ die eind 2015 geschreven is en in 2018 op zijn einde liep. Voor 2018 stond de implementatie van een nieuwe roosterapplicatie en de selectie en implementatie van een nieuw HR- en payrolling pakket op de agenda.

6.1.1 Nieuw HR- en payrolling pakket

In het licht van de ontwikkelingen binnen de organisatie en de stappen die Sutfene zet in een verdere professionalisering van de zorg, past het om ook kritisch te kijken naar de ict-systemen, die een ondersteunende rol vervullen binnen de organisatie. Voor de ondersteuning van het HR- en payrolling proces maakte Sutfene gebruik van een applicatie van Unit 4, die zich kenmerkte door een relatief lage digitaliseringsgraad. Er was o.a. nog sprake van papieren dossiers. In lijn met haar visie en strategie had Sutfene echter de wens om te komen tot meer modern, geïntegreerd en proces georiënteerde applicatie. Sutfene beoogt daarmee zowel het HR- en payrolling proces beter te ondersteunen, alsmede de administratieve last te beperken door slimme workflow oplossingen in te zetten en zoveel mogelijk gebruik te maken van self service oplossingen voor medewerkers en managers. Na een uitgebreide analyse van meerdere software leveranciers en een positief advies van de ondernemingsraad is uiteindelijk het besluit genomen om Profit+ HRM/payroll van AFAS als de nieuwe applicatie voor Sutfene te contracteren. Het implementatietraject is voor de zomer gestart en heeft geleid tot een succesvolle live-gang eind 2018.

6.1.2 Nieuwe roosterapplicatie

Voor het roosteren van diensten maakten de (zorg)teams van Sutfene gebruik van de (zelf)roosterapplicatie CURA (leverancier Unit4). In aansluiting op de implementatie van ONS Administratie (leverancier Nedap) heeft Sutfene in 2018 ook de (zelf)roosterfunctionaliteit van ONS in gebruik genomen. Met de implementatie van ONS Planning is een optimalisatie van de ICT-ondersteuning van de planning van het primaire zorgproces, ondersteunende diensten en (para)medici gerealiseerd.

6.2 Vastgoed

6.2.1 St. Elisabeth

Afgelopen jaren werd de locatie St. Elisabeth gehuurd van woningcorporatie Ons Huis. De activiteiten die hier plaatsvonden stonden niet in verhouding tot de huursom die werd betaald. In 2018 liep dit contract op zijn einde en heeft Sutfene besloten deze locatie terug te geven aan de verhuurder. Dit heeft er toe geleid dat de dagbesteding die hier plaatsvond is verplaatst naar locatie Het Bornhof. Sutfene blijft wel dé aanbieder voor het leveren van thuiszorg in de appartementen binnen het complex van het St. Elisabeth.

6.2.2 Verduurzamen vastgoedportefeuille

In 2017 heeft Sutfene een aanvraag ingediend voor de stimuleringsregeling duurzame

energieproductie (SDE+). Dit betreft een exploitatiesubsidie van de Rijksoverheid voor de

hoeveelheid zonnestroom die Sutfene voornemens is om op te gaan wekken. In 2018 is

Pagina 31 van 35

deze subsidie daadwerkelijk toegekend en zijn in samenspraak met de organisatie ‘Onze

Zorg is Opgewekt’ plannen ontwikkeld om de daken van locatie De Lunette in Zutphen en de

Spijk Bungalows in Eefde te voorzien van zonnepanelen. Naast de bijdrage aan het

verduurzamen van ons vastgoed, levert dit Sutfene ook een financiële besparing op de

jaarlijkse energielasten op. De daadwerkelijke realisatie vindt medio 2019 plaats.

Pagina 32 van 35

7. Gegevensbescherming AVG

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in gegaan.

Sutfene heeft rekening te houden met de privacy van betrokkenen wanneer zij ‘iets doet

met persoonsgegevens. ’Iets’ kan van alles zijn. Alleen al het ontvangen of inzien van

persoonsgegevens valt al onder ‘het verwerken’ ervan, waarop de privacywet- en

regelgeving van toepassing is. Werken met persoonsgegevens noodzaakt Sutfene werk te

maken van het naleven van de AVG.

Sutfene heeft in april 2018 een nulmeting en risicoanalyse uitgevoerd. De uitkomsten van

deze nulmeting zijn verwerkt in het ‘Privacy Volwassenheidsmodel’, dat handvatten biedt om

invulling te geven aan de verantwoordingsplicht (AVG artikel 5, lid 2). Het voldoen aan de

wet- en regelgeving betekent het nemen van de juiste maatregelen binnen Sutfene. ‘Privacy

volwassenheid’ geeft aan hoe volwassen Sutfene is in borging van privacy. Bij het bepalen

van de volwassenheid moet Sutfene nagaan in welke mate zij de correcte omgang met

persoonsgegevens heeft geborgd. Het model drukt dat uit in vijf volwassenheidsniveaus, die

tevens gebruikt kunnen worden om stapsgewijs te groeien in volwassenheid. Het ‘Privacy

Volwassenheidsmodel’ beschrijft deze groeiplateaus, de theorie die eraan ten grondslag ligt

en legt de verbindingen naar de wettelijke vereisten.

Waarom wil Sutfene dit? Omdat het wettelijk verplicht is, maatschappelijk ‘moet’ en omdat

er ook een bonus in het verschiet ligt. Het correct of beter omgaan met persoonsgegevens

verhoogt de kwaliteit van de gegevensverwerking en daarmee de kwaliteit van de

dienstverlening en het imago van Sutfene.

In 2018 zijn de volgende zaken gerealiseerd: het aanstellen van een (externe) Functionaris

Gegevensbescherming (FG), een privacy beleid, een privacyverklaring op de website

(transparantie), een datalekprotocol en het inrichten van een register van verwerkingen.

Tevens is gestart met het creëren van bewustwording onder medewerkers, het opstellen en

actualiseren van werkinstructies en procedures en het uitvoeren van risicoanalyses op

verwerkingen met een zogenaamd ‘hoog risico’ door middel van het uitvoeren van een (Data

Protaction Impact Assessment (DPIA). Deze zaken, die eind 2018 zijn opgestart vormen

tevens prioriteit in 2019. Voldoen aan privacy wet- en regelgeving is geen project, maar

vraagt om doorlopende aandacht en onderhoud.

Pagina 33 van 35

8. Financiën

8.1 Algemeen

2018 heeft hoofdzakelijk in het teken gestaan van de uitvoering van het herstelplan. Vanuit bijzonder beheer werd nauwlettend gevolgd of de voorgestelde (verbeter)acties daadwerkelijk werden uitgevoerd. Het hele jaar door zijn op alle facetten diverse verbeterslagen doorgevoerd en is de organisatie steeds meer in control gekomen. Per heden is aan 8 van de 14 punten vanuit het herstelplan voldoende opvolging gegeven. De belangrijkste openstaande verbeterpunten zien toe op het finaliseren van de organisatorische inrichting, flexibiliseren van de vastgoedportefeuille en de verbetering van het operationeel resultaat in de Thuiszorg. Hierbij zijn diverse scenario’s mogelijk die momenteel nog nader worden onderzocht. De rendementen op de overige zorgsegmenten zijn toereikend om dit negatieve resultaat op te vangen. De Raad van Bestuur onderzoekt de mogelijkheden om te komen tot een structurele oplossing. De organisatie is afgelopen jaar druk bezig geweest om een jarenlang negatief exploitatieresultaat naar een gezonder niveau te brengen. Mede hierdoor heeft Sutfene over 2018 een positief netto resultaat behaald van EUR 1,1 miljoen. Echter dit resultaat is in belangrijke mate gerealiseerd met eenmalige posten zoals de verwerking van de stelselwijziging voorziening groot onderhoud en nagekomen baten uit voorgaande jaren. De liquiditeit van Sutfene is wel met EUR 1,8 miljoen verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. Voor 2019 is er wederom een conservatieve begroting gemaakt waarbij rekening is gehouden met tegenvallers zoals productiviteit, ziekteverzuim en werkklimaat. Het herstel is immers fragiel. Naast de begroting 2019 is ook de liquiditeitsprognose verder doorontwikkeld en door gerekend. Ook hieruit blijkt dat Sutfene in 2019 en 2020 ruim voldoende liquiditeiten tot haar beschikking heeft om aan haar verplichtingen te kunnen voldoen. Het resultaat van 2018 ligt fors hoger dan in 2017 (EUR 1,6 miljoen negatief). Deze verbetering van het resultaat is gerealiseerd door de volgende acties:

Stijging van de tarieven van de Wlz; Beheersing van de personeelskosten en sturing op ziekteverzuim, adequate

roostering volgens de normen en minimale inzet personeel niet in loondienst; Verwerking van een stelselwijziging van de voorziening groot onderhoud naar de

componentenbenadering. De stijging van de opbrengsten wordt hoofdzakelijk verklaard door de verhoging van de tarieven Wlz. Er heeft geen uitbreiding van capaciteit plaatsgevonden. Ondanks de personele krapte heeft Sutfene de productie op niveau kunnen behouden. Exploitatierekening 2018 2017 2016

Zorgopbrengsten 44.335.207 41.923.025 41.458.294

Overige opbrengsten 3.382.714 4.099.328 4.465.063

Personeelskosten - 30.338.491 - 30.362.178 - 31.787.780

Materiele kosten - 14.122.227 - 15.015.179 - 13.013.071

Rentekosten - 2.125.671 - 2.185.246 - 2.316.196

Resultaat 1.131.532 - 1.540.249 - 1.193.690

Pagina 34 van 35

In onderstaande tabel is de omzet nader verdeeld. Kerngegevens omzet 2018 2017 2016

Opbrengsten Wlz 35.897.243 33.115.033 32.711.058

Opbrengsten ZVW (wijkverpleging) 3.386.986 3.456.453 3.561.056

Opbrengsten eerstelijns verblijf 651.136 510.842 447.736

Opbrengsten GRZ/MSR 3.395.924 3.646.357 3.487.002

Opbrengsten WMO 549.011 585.355 621.155

Opbrengsten eerstelijns behandeling 295.595 278.056 354.128

Opbrengsten overig 178.293 330.929 276.159

Totaal 44.335.207 41.923.025 41.458.294

8.2 Financiële ratio’s

Hieronder staan de belangrijkste financiële kengetallen van Sutfene, op basis van de jaarrekening 2018 per jaareinde. Sutfene heeft het afgelopen jaar veel aandacht gegeven aan het financieel op orde brengen van de organisatie. De liquiditeitsratio (currentratio) is echter nog niet op een niveau dat normaliter als financieel gezond wordt beschouwd. Het positieve resultaat over het boekjaar (EUR1,1 miljoen) zorgt voor een toename van de solvabiliteitsratio. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat het resultaat in belangrijke mate door incidentele posten wordt gerealiseerd. De currentratio is verbeterd als gevolg van de ombuiging van het negatieve resultaat op de operationele activiteiten. Ten aanzien van de Loan to Value-ratio zit Sutfene in vergelijking met de sector (benchmark 2017: 60,3%) aan de hoge kant is. Deze ratio is relatief hoger als gevolg van de relatief hoge financieringslasten. Sutfene onderzoekt momenteel de mogelijkheden de financierslasten te verlagen en daardoor meer in lijn te raken met de sector. Ten aanzien van de kredietfaciliteit die bij ABN Amro is afgesloten is één financieringsconvenant overeengekomen. De equityratio dient te allen tijde meer dan 5% te bedragen. Het convenant wordt ruimschoots behaald voor deze ratio. Ten aanzien van de langlopende financieringen, die zijn ondergebracht bij de Nederlandse Waterschapsbank(NWB) en Bank Nederlandse Gemeenten (BNG), zijn geen convenanten opgenomen in de overeenkomsten.

Pagina 35 van 35

8.3 Risico analyse

Sutfene heeft de belangrijkste risico’s voor de organisatie samengevat. Om deze risico’s te mitigeren naar een aanvaardbaar niveau zijn meerdere beheersingsmaatregelen ingericht. De effectiviteit van deze maatregelen wordt intern gemonitord gedurende het jaar.

Risico Beheersmaatregel

Tekort aan zorgprofessionals / krapte op de

arbeidsmarkt

Inrichting van een flexpool.

Medewerkers in eigen beheer opleiden.

Actief beleid op beheersing van het

ziekteverzuim.

Uitstroom verminderen.

Verbeteren wervings- en selectieproces.

Beheersing van de liquiditeit Maandelijkse monitoring van de inkomsten

en uitgaven en bijstellen van de prognose. Constante bewaking van de uitgaven door

evenwichtige besluiten in het MT.

Onvoldoende beheersing op de financiën

waardoor mogelijk de continuïteit in gevaar komt

Beheersing van de kosten binnen het

financieringsniveau met behulp van BI-tool

Qlikview. Doelmatig en optimaal efficiënt inrichten

van de processen.

Verlieslatende activiteiten afstoten en/of

reduceren.

Maandelijkse sturing door het MT op de

bedrijfsvoering.