IT Strategic PLAN

PT Mersi TM

IT Strategic Plan 2013

“IT as an enabler”

Our Current Issue

• Not fully integrated ERP system

• Difficulty to get Selling Out outlets data

• Manufacturing System not integrated to MYOB

• Factory Monitoring

• Infrastructure (PC,LAN,Internet Connection,Sotware)

Potential to be improved

• 1 integrated ERP System

• Selling out

• Mersifarma Factory Monitoring System

• Simplify IT Infrastructure

• Total Hour System Downtime -> 24 Hour

• Percentage On Time IT Support resolution -> 90%

Background

Solution to be proposed

Harapannya ERP sistem informasi ini diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun

jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang

berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan

bersangkutan

DBMCM

DBMYOB

DBMYOBNPPN

PLANT

-Sukabumi-

HO

-Jakarta-

DBOthers

Not fully integrated system

Hierarchy ERP Selection point

ERP

Software

Hardware (Server, Infrastructure)

InHouse

Package

Upgrade

replacement

Leasing

Perpetual

User Licensing

Cloud

Comparation In-House vs Software Package

Strong & Weakness

Criteria ERP software selection

1. Implementation time

2. Total Cost

3. Functionality

4. User Friendliness

5. Flexibility

6. Reliability

Criteria ERP Vendor selection

1. Reputation (scale of vendor, financial condition dan market share)

2. Technical Capability (R&D ability, Technical ,support capability dan

Implementation ability )

3. Service

Selection Method

1. Lakukan kuisioner kepada masing perwakilan fungsional divisi

2. Masukan Nilai2 tersebut kedalam “Software Expert Choice”

Suggestion Choice from system

TIPS or Key Success – ERP Selection

Knowledge & Experience: knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara

sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience

adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnyadikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan.

Selection Methodology: ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk

memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalurumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple

Analisa Business Strategy: bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari

customers? Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? Apa strategi bisnisperusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

Analisa People: bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi

ERP? Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yang akanmenggunakannya? Bagaimana komitmen dari tim implementasi ?

Analisa Software: apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan

kondisi perusahaan? Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secarateknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?

Analisa Infrastruktur: bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall

networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)? Seberapa besar budget untuk infrastruktur? Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

Centralized System – accessible from Sukabumi

Kondisi saat Ini di HO :-Server Aplikasi & Db di Hp Proliant ML 350

RAM : 2 G

-Bandwidth :

- Speedy : Downstream 1 Mbps & Upstream 256 Kbps User

- Jetcom : Downstream 512 Kbps & Upstream 1,5 Mbps Email

Kondisi saat ini di Plant :

- Speedy : Paket Familia 1 Mbps : 256 Kbps

Saran & Pendapat :Melihat kondisi Server dan Internet bandwidth yang ada , masih belum memenuhi

syarat recommended , baru syarat minimum.

Supaya server ini stabil saat diakses dari sukabumi harus memiliki quad

processor yang berfungsi untuk “Load Balancing”

Memori (RAM) minimal : 8 G

Server Aplikasi & Database sebaiknya dipisah.

Untuk dapat menjalankan aplikasi HO dari Plant dibutuhkan bandwidth yang

sesuai.

Ilustrasi: Besarnya bandwith pada saat menjalankan aplikasi HO via remote

Upstream @256 Kbps

Jika di Plant ada 10 User yang menjalankan aplikasi bersamaan , maka

dibutuhkan bandwith Downstreamnya : 2 Mbps

Infrastructure to be proposed in PLANT

Manufacturing System Hope- Material Control Module -

DBMCM

DBMYOB

Plant-Sukabumi-

HO-Jakarta-

Current

DBMYOB

+MCM

Plant-Sukabumi-

HO-Jakarta-

Option 1

Option 2

NewDBERP

HO-Jakarta-Plant

-Sukabumi-

Selling Out Distributor

Phase 1

-Buat aplikasi Excel VBA untuk wadah penginputan data selling out dari

masing-masing distributor yang mencatat penjualan ke end user

(customer)

Pertimbangannya :-Aplikasi excel pasti ada disetiap komputer distributor

-Pengerjaannya lebih cepat

-Excel lebih flexible & user friendly

Kekurangannya :

- Belum centralized data harus diupload ke system

Phase 2

-Buat aplikasi web based untuk penginputan selling out

Pertimbangannya :-Tidak perlu installasi

-Data centralized

Kekurangannya :- Pengerjaan lebih lama

- Harus hosting di web & belum semua mengerti internet connection

Medical Representative

Option 1 :

Jika ERP kita menggunakan SAP maka sudah tersedia koneksitasnya dengan

device mobile seperti iPhone, BlackBerry , investasi : handset & license

Option 2 :

MOBILE SOLUTION (JAVA, .NET)

Build mobile solutions to improve efficiency and gain competitive advantage,

such as Mobile Survey and Sales Force Automation

Develop sebuah mobile engine yang memberikan sinyal transaksi dari

smartphone berupa data GPS dan Text, yang berguna pada saat customer visit

dimana ini bisa dibarengi dengan presentasi dari smartphone tersebut

Factory Monitoring System

Example :

http://192.168.1.54:82/

http://180.243.224.193:82/

DSS/BI/Integration Report

Monitoring IT Request with work-flow system

Software & Hardware Inventory historical movement

GFI End Point Security

Disable Printscreen

http://gallery.technet.microsoft.com/scriptcenter/Disable-Print-Screen-

Key-0894b3df

Penutup…

Tanda2 Kegagalan suatu project di IT :

•Kurangnya komitmen top management

•Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

•Cacatnya proses seleksi produk (tidak lengkap atau terburu-buru

memutuskan)

•Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

•Kesalahan penghitungan waktu implementasi

•Tidak cocoknya software dgn business process

•Kurangnya training dan pembelajaran

•Cacatnya project design & management

•Kurangnya komunikasi

•Saran penghematan yang menyesatkan