Istituto Professionale di Stato per i Servizi Alberghieri e la Ristorazione:«Angelo Berti»«Angelo Berti»

Il servizio approvvigionamento e la gestione della merceIl servizio approvvigionamento e la gestione della merce

Relatore: Professore Nicola Bruno Casadei

Mail: nicola.casadei@istruzione.it

Cosa significa approvvigionamento?Cosa significa approvvigionamento?

Secondo Nicola Zingarelli nel “Vocabolario della lingua italiana” Il NuovoZingarelli edizione 1990, il termine approvvigionamento: «« 1) Atto,1) Atto,

effetto dell’approvvigionare e dell’approvvigionarsi. 2) (Org. Azi.) attivitàeffetto dell’approvvigionare e dell’approvvigionarsi. 2) (Org. Azi.) attivitàconsistente nel rifornire l’azienda della materie prime, delle attrezzature,consistente nel rifornire l’azienda della materie prime, delle attrezzature,

dei materiali e simili necessari alla produzione.dei materiali e simili necessari alla produzione.»»

Nella ristorazione il settoredell’approvvigionamento è stato per

moltissimo tempo trascurato in quantoconsiderato come economicamenteeconomicamente

costosocostoso in termini di spazio e di personaleimpiegato.

Nel passatoNel passato

Oggi:Oggi:

Il settore approvvigionamento è considerato STRATEGICO, in quanto anchegrazie a questo servizio è possibile effettuare:

Una ristorazione di qualitàUna ristorazione di qualità

Nell’aspetto igienicoNell’aspetto igienico (controllo econservazione dei prodotti)

Aspetto tecnicoAspetto tecnico (scelta dei prodottipiù idonei in funzione dell’utilizzo).

Aspetto economicoAspetto economico (elevata incidenzadei costi dei prodotti sul totale dei costisostenuti dalla struttura, programmazionedegli acquisti in base alle previsioni dilavoro.)

Settore RistorazioneSettore Ristorazione Altri settori:Altri settori:

Al contrario di altri settori le pietanzee il servizio se non venduti

Non possono essere immagazzinati.Deperibilità delle pietanze,

impossibilità di effettuare la funzionedi utilizzazione successiva del servizio

(funzione calibatrice delle scorte)

Ad esempio nell’abbigliamento se nonviene venduto un capo oggi questopuò essere venduto il giorno o lasettimana successiva.

Anche, nella ristorazionesi sono iniziati a

utilizzare criteri oggettivinel settore magazzino e

approvvigionamentocome:

Criteri oggettivi nella scelta dei fornitori

Determinazione del giusto quantitativo di stoccaggio

Valutazione della qualità della merce

Inoltre in un ottica dirazionalizzazionedella ristorazioneriveste particolare

importanza:

La standardizzazione della ricettastandardizzazione della ricettamediante l’utilizzo di schedetecniche di produzione

Sistema rapido ed efficace digestioni delle merci, mediante ungestioni delle merci, mediante unelaboratoreelaboratore che gestisca in temporeale gli ordini, i prelievi, le giacenzedi magazzino, i costi delle derrateimpiegate nella creazione di unapietanza o menu.

QualitàQualità

Vengono prese inesame le seguenti

caratteristiche

PrezzoPrezzo

QuantitàQuantità

Termini di resaTermini di resa (quante porzioni riesco a(quante porzioni riesco a

ricavare da una determinata quantita (pesoricavare da una determinata quantita (pesolordolordo –– scarti di lavorazionescarti di lavorazione –– perdita di cottura))perdita di cottura))

Possibilità di concentrare gliPossibilità di concentrare gliacquisti in pochi fornitoriacquisti in pochi fornitori

Scelta dei canali diScelta dei canali diapprovvigionamentoapprovvigionamento

Significato relativo: un prodotto di ottimaun prodotto di ottimaqualità deve essere usato per scopi benqualità deve essere usato per scopi benspecificispecifici. A esempio le farine lievitanti nonpossono essere usate nella biscotteria. Leindustrie dolciarie utilizzano oltre 20 farineper le diverse preparazioni dolciarie.

Qualitàtecnologica

La qualità si definisce perciò inLa qualità si definisce perciò infunzione dell’uso del prodotto.funzione dell’uso del prodotto.

L’acquisto viene fatto tra le merci piùidonee per il soddisfacimento dellaproduzione.

Si possono comparare preventivi deipotenziali fornitori.

Per ogniPer ogniprodottoprodotto

Bisogna definire dei standard di qualitàdefinire dei standard di qualitàquali:

Esatta denominazione merceologicaEsatta denominazione merceologica

Precisazione delle caratteristichecaratteristiche fisichechimiche, morfologiche, dimensionali.

Uso specificoUso specifico

Esempio farina bramata tipo fiorettoindica una macina particolare dellafarina gialla da polenta.

Qualità igienica.

Bisogna assicurarsi che le merci cheentrano nel nostro magazzino non possanocostituire veicolo di contaminazioneveicolo di contaminazione..

Pertanto non vengono presi innon vengono presi inconsiderazioneconsiderazione tutti quei fornitori che noncertificano la qualità igienica dei loro prodotti

La certificazione avviene, mediante laproduzione di idonea documentazioneidonea documentazioneattestante l’applicazione del pianol’applicazione del pianoH.A.C.C.P.H.A.C.C.P. relativamente al trasporto e allaconservazione delle derrate alimentari.

Nelle grosse azienderistorative con un alto

numero di pastiprodotti sono

stabilite:

Le soglie minime di accettabilitàsoglie minime di accettabilitàigienica dei prodottiigienica dei prodotti

Periodicamente vengono effettuate delleanalisi su campione per verificare laassenza/presenza/grado d’igienicità.

Le analisi nello specifico sono rivolte averificare la presenza di:microrganismidella carica batterica totale,della presenza di stafilococchi,della presenza di escherichia coliSi veda oltre

MicrorganismiMicrorganismi

Il controllo del grado di demolizionedel grado di demolizionedel prodotto da parte deimicrorganismi determina lo stato difreschezza e conservazione delprodotto. Esempio carne.

BatteriBatteri

La carica batterica totalecarica batterica totale vieneespressa in numero dimicrorganismi presente pergrammo di alimento.

StafilococchiStafilococchi Fornisce l’indice di manipolazionel’indice di manipolazione

del prodotto.

Escherichia coliEscherichia coliLa sua presenza è indice diè indice dicontaminazione fecalecontaminazione fecale edetermina il livello igienicosanitario dell’ambiente.

PREZZOPREZZO

Costituisce una delle voci determinantinel settore dell’approvvigionamento.

Il rapporto che ogni responsabile segue èdato:

PREZZO / QUALITÀ / QUANTITÀPREZZO / QUALITÀ / QUANTITÀ

Il rapporto che ogni responsabile segue èdato:

PREZZO / QUALITÀ / QUANTITÀPREZZO / QUALITÀ / QUANTITÀ

PrezzoPrezzo

La possibilità di“spuntare” prezzi“spuntare” prezzimigliorimigliori è dato dalpotere contrattualedell’acquirente

Conoscenza della personaConoscenza della persona

Modalità di pagamento. Può essereposticipato a 30 o 60 o 90 giorni della

data della fattura. I ritardi neipagamenti (anche delle

Amministrazioni Pubbliche) sono statioggetti di richiami da parte dell’UE alnostro Paese e hanno provocato il

fallimento di parecchie Aziende.

Capacità di pagare entro i terminiCapacità di pagare entro i terminiconcordaticoncordati (cliente solvente)

Mole o volume d’acquistiMole o volume d’acquisti

Capacità personali dell’acquirenteCapacità personali dell’acquirente

Si veda oltre…Si veda oltre…

Per determinare unprezzo vantaggiosoche tenga conto del

rapporto qualitàquantità è

necessario che ilreferente agli

acquisti

Abbia una capacità personale. Carisma,arguzia, conoscenze del mercato emerceologiche.

Sia sempre stato solvente, ovvero nonabbia avuto protesti

Abbia dati attendibili di memoria storica eprobabile volume d’affari futuro

Non si lasci influenzare dalle simpatie deifornitori

Non si lasci attrarre dai ribassi dati damerce civetta, con grossi quantitativi distock difficili da smaltire

Quantità necessaria?Quantità necessaria?

Ma quantoquanto dobbiamo ordinare?

Come fareCome fare un ordine oculato?

Ma visto il costoil costo delle derrate, si puòottimizzare evitando eventuali sprechi?

Che strategie devo effettuare?Che strategie devo effettuare?

Nelle piccole e medie Aziende

Un errato ordine in quantitàerrato ordine in quantitàcorrisponde a perdite economichea perdite economicherilevanti per l’Azienda, così come un

ordine corretto permette grossirisparmi quindi guadagni

Mediante la ricerca di valori ottimalivalori ottimaliusando funzioni aritmetiche

Un errato ordine corrisponde aerrato ordine corrisponde auna perdita economicauna perdita economica

significativasignificativa, e incide tantoquanto se non di più nella vita

aziendale rispetto a una grandeAzienda

È necessario avere quindi datiattendibili di memoria storicamemoria storica,vedi oltre.

Nelle grandi AziendeNelle grandi Aziende

Memoria storicaMemoria storica

Dati i consumi, i fabbisogni dell’anno precedente, le quantità dimerce ordinata, avendo dati storici certi.

Possiamo studiarePossiamo studiare::

Una possibile previsione di fabbisognoprevisione di fabbisogno. La prima implicazione èquella che la domanda di servizio rimanga costante o aumenti manon decresca.

Si può calcolare con un buon grado di approssimazionecalcolare con un buon grado di approssimazione, lequantità necessarie, tenendo in conto una minima quantità di scorta.

Si tenta quindi di trovare un possibile punto di equilibriopunto di equilibrio

Per scortaPer scorta

Si intende: ciò che ci permette di svolgere un’attivitàprogrammata, più un quantitativo minimo che consente di farfronte a un elemento estraneo alla normale gestione esempioritardo consegna, richieste impreviste e improvvise, errori diprocedimento delle ricette, aumento di lavoro non previsto.

È bene quindi avere delle ottime quantità di scorta inmagazzino?

No per una molteplicità di motivi….

Perché un oculata gestione delle quantità o delle scorte diPerché un oculata gestione delle quantità o delle scorte dimagazzino?magazzino?

Per iseguentimotivi:

Costo di magazzinaggioCosto di magazzinaggio

Calo di peso e deterioramentoCalo di peso e deterioramento di certiprodotti freschi.

Rischio di superare i termini diRischio di superare i termini diconservabilità.conservabilità. Una derrata non può essere

utilizzata se scaduta.

Impegno finanziarioImpegno finanziario sostenuto nelmantenere la merce immobilizzata.

La merce una volta giunta nel locale magazzino del ristorante:La merce una volta giunta nel locale magazzino del ristorante:

Viene controllata, di prassi secondo il seguente controllo crociato

Buonod’ordine

Bollad’accompagnamento

Mercearrivata

Si raffrontano i due documenti con la merce arrivata. I motivi:

Controllo che ciò che si è ordinato nella quantità e nella qualitàsia effettivamente giunto, per svolgere nel miglior modo il

servizio previsto e verificare che i prezzi corrispondano allabontà della derrata.

Se così non fosse, si può provvedere con altri fornitori, adacquistare la merce non arrivata.

Verificare che la quantità ordinata coincida con il pesoeffettivamente giunto, per evitare eccessivi “ricarichi”

(quantità maggiori e non ordinate) da parte del fornitore.

Verificare che il grado di maturazione risponda allecaratteristiche effettivamente desiderate (qualità tecnologica) ele date di scadenza non siano prossime. Inoltre l’integrità delle

confezioni.

Questi controlli crociati mi permettono di utilizzare materieprime che rispondono alla esigenza della realtà aziendale.

La scelta dei canali di approvvigionamentoLa scelta dei canali di approvvigionamento

La scelta del canale d’approvvigionamento da cosaLa scelta del canale d’approvvigionamento da cosadipendedipende?

DipendeDipende

Dal numero di pasti preparati

Quindi dalla quantità di merce ordinata

Dall’organizzazione gestionale dell’azienda.

Dalle capacità imprenditoriali del gestore

Dalla conoscenza merceologica delle derrate

Dalla conoscenza del mercato

Scelgono questo canale come si leggedalla torta il 29 % delle Aziende

Canale delleCanale delleAziendeAziende

ProduttriciProduttrici

Visto la rilevante quantità che vanno adacquistare possono spuntare degli ottimiprezzi

Sono in diretto contatto con le AziendeProduttrici, possono richiedere ancheparte della lavorazione

Si saltano i passaggi intermedi deigrossisti.

Incidenza della grandezza della realtà aziendale?Incidenza della grandezza della realtà aziendale?

Le aziende che hanno una elevata mole d’acquistouna elevata mole d’acquisto possonoottenere dei prezzi agevolati se non concordare il prezzo come nel

caso del canale delle aziende produttrici.

In questo segmento sono tagliate fuorisono tagliate fuori le piccole e medieimprese ristorative?

Nella maggior parte dei casi si ma, alcune aziende ristorative si sonotra loro coalizzate negli acquisti, gestiscono un magazzino comune, intal senso la mole degli acquisti aumenta. Dividono le spese, così come

i possibili ribassi. Vi deve essere una buona organizzazione, ed èconsigliabile una gestione della merce presente con un pc, che facilita

ordini, giacenze e prelievi dal magazzino. Indispensabile sono laconsultazione di dati di memoria storica.

IpermercatiIpermercati

Il volume degli acquisti è certamenteridotto.

I prezzi sono fissi e non si possonospuntare prezzi migliori se non nel casodi ribassi operati dal supermercato.

Possono rivolgersi moltosporadicamente anche altre azienderistorative per far fronte a piccole speseo dimenticanze.

Si rivolgono a questo canale solamente il5 % delle aziende, normalmente piccolerealtà (come ad esempio bar ecc.).

GrossistiGrossistiGrossistiGrossisti

È il canale scelto dalla maggior partedelle aziende 44 %.

Il grossista costituisce un anello intermediotra il produttore e l’Azienda ristoratrice.

L’offerta varia da poche derrate (con altaspecializzazione) a una molteplicità diderrate (concentrazione dei canalid’acquisto).

Oltre al prezzo, normalmente la consegna èeffettuata a norma all’indirizzo del cliente.

Si possono introdurre nel contratto delleformule capestro.

Cash & CarryCash & CarryCash & CarryCash & Carry

Si rivolgono a questo canale il 14 %delle aziende. Sono soprattutto piccolee medie imprese normalmente aconduzione familiare.

Per accedere a questi negozi bisogna averepartita iva, e si ha la registrazione presso il

negozio.

I prezzi sono al netto di Iva.

Le confezioni sono grandi, o a plateaux

La cassa rilascia bolla d’accompagnamentoed eventuale fattura.

Il trasporto viene da se effettuato, e per ifreschi bisognerebbe avere un furgonetermo-refrigerato. Vedi norme HACCP

CommercioCommerciotradizionaletradizionale

A questo canale si rivolge solamentel’ 8%

Si rivolgono piccole realtà ristorative

Non si possono spuntare i prezzi

Vi è un acquisto non programmato macasuale

Il volume degli acquisti è basso.

Chi è il referente agli acquisti nell’azienda ristorativa?

Nelle piccole aziende ristorative a conduzione famigliare ilreferente agli acquisti coincide con il titolare dell’azienda.

Nelle medie aziende ristorative: il referente agli acquisti puòcoincidere con il responsabile o lo chef di cucina

Nelle medie grandi aziende ristorative il responsabile agli acquisti:è l’economo (ufficio economato) che può fungere anche da

magazziniere. In quelle grandi tali figure sono separate, l’economo sioccupa degli acquisti il magazziniere dello stocaggio e del preparare e

portare il fabbisogno richiesto nei vari reparti.