INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

CAROLINA JIMENEZ JARAMILLO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL I G2 CALI - 2013

INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

CAROLINAJIMENEZ JARAMILLO

DOCENTE:

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION, LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL I G2 CALI - 2013

Contenido

1 INTRODUCCION .............................................................................................. 1

2 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD .................................................................. 2

3 CONCLUSIONES ............................................................................................. 7

4 BIBLIOGRAFIA ................................................................................................. 8

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1 INTRODUCCION

En este trabajo se evidencia parte del origen de la Gestión Documental, su

importancia, los aspectos más relevantes para tener en cuenta, así como también

la cual fue la institución creada para regular y guiar este procedimiento y las reglas

que colaboran en este programa, diseñado con el fin de salvaguardar el patrimonio

documental del país.

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2 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base

el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar

en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

Aunque no con eso nombre, la gestión documental a existido desde que el hombre aprendió a escribir. Las primeras bibliotecas crearon su sistema de gestión documental, con el fin de ordenar y custodiar la información, pero además también de consultarla. A través del tiempo se han ido mejorando y actualizándolas funciones, sus la forma de hacer y su nombre, llegando a lo que hoy es Gestión documental. Esta nombres se escucho por primera vez, alrededor de los años 50m en los Estados Unidos, esto dada a la gran información que en ese entonces se convirtió en un reto introduciendo el ciclo vital del documento y configurándose como una práctica archivista a mediados del siglo XX.

Durante algún tiempo, la gestión documental fue función exclusiva de administradores, archivistas y bibliotecarios, pero hoy en día y con la entrada de las TICS, esta es una función que nos corresponden a todos, además hoy en día existen registros manuales desde la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticas sistemas informáticos que manejan la información administrativa.

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

La gestión documental esta encamina a preservar los documentos, ya sea durante su ciclo de vida, como su ciclo de historia y evitar la acumulación de papel y copias innecesarias.

2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: Cualquier material escrito o con dibujos que brinden información.

Documento de archivo: Material escrito pero en razón a las funciones de un trabajador, el cual adquiere valores que motivan su conservación o su eliminación.

3. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?

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Es la entidad del Estado encargada de coordinar y guiar la función archivística, con el fin de salvaguardar el patrimonio documental y hacer eficientes los procesos documentales. Se crea mediante la Ley 80 de 1989, Artículo 1º Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E.

4. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

Son las instituciones archivísticas encargadas de la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, de la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso a la información y a los documentos.

5. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

Ley 594 de 2000

6. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

Instruye a la entidades públicas a crear un programa de gestión documental encaminado a garantizar la eficacia y veracidad de la información, con el uso del las nuevas tecnologías pero aplicando los principios y procedimientos archivísticos.

7. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos

Asegura el manejo eficiente de la información emitida por una institución.

Estandariza procedimientos para la recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos.

Establece el proceso de archivos teniendo en cuenta el ciclo vital del documento.

Racionaliza y controla la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad

Aplicar las TRD

Facilitar la recuperación de la información

Hacer de los archivos, centros de información.

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8. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

Administrativos: Transparencia, simplificación de trámites y eficiencia en la administración.

Económicos: Reducción de costos, racionalización de recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: Procesos y principios archivísticos contemplados en la ley de archivos, concepto de archivo total, ciclo vital del documento.

9. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?

Son 8:

1. Producción de documentos 2. Recepción de documentos, 3. Distribución de documentos, 4. Trámite de documentos, 5. Organización de documentos, 6. Consulta de documentos, 7. Conservación de documentos 8. Disposición final de documentos.

10. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta

(TRD) y cuáles etapas comprenden.

Es importante porque permite la racionalización de la producción documental, normaliza el ciclo vital del documento, facilitan le manejo de la información, garantizar la conservación de los documentos, regulan las transferencias a cada una de las fases del archivo y apoyan la racionalización de recursos.

11. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Es importante porque normaliza procesos encaminados a la aplicación de los principios y valores archivísticos, con el objetivo de estandarizar la recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos.

Ventajas:

Eficiencia y eficacia en la consulta y recuperación de la información

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Reducción de costos, racionalización de recursos destinados para la gestión

documental y evitando producción de documentos innecesarios.

Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental”

en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda

ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y

cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo

General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir

de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada

una su explicación.

Articulo Enunciado Explicación

Artículo 27.

“El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra

Ley 80 de 1989.

Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones

Con esta ley se creó una institución cuyo principal objetivo es establecer, organizar y dirigir la función archivística de toda la nación salvaguardando el patrimonio documental del país.

Ley 594 de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

En esta ley están las reglas y principios que regulan la función archivística del país.

Ley 962 de 2005.

Ley anti trámites. Se creó para atender las necesidades del ciudadano protegiendo y garantizando la efectividad de los derechos de las personas.

Circular AGN No. 1 de 1997.

Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia.

Recuerda el deber de la entidades en el manejo de los archivos haciendo recomendaciones para el manejo de los mismos.

Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU

teniendo en cuenta la guía.

Constitución Política: Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su

intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y

hacerlos respetar.

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Resolución 1995 de 1999: Articulo 1: La Historia Clínica es un documento privado,

obligatorio y sometido a reserva…

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3 CONCLUSIONES

Es importante al implementar un programa de gestión documental, tener en cuenta

los aspectos sugeridos por el AGN, así como también la exhortación que esta

entidad hace, para dar importancia a los archivos del país, salvaguardando el

patrimonio documental del país, pero también evitando producción documental

innecesaria economizando recursos.

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4 BIBLIOGRAFIA

MICROCURRÍCULO Guía general Gestión Documental I / LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan

otras disposiciones.

Ley 594 de 2000, POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE

ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

Resolución 1995 de 1989, Por la cual se establecen normas para el manejo de la

Historia Clínica

Ley 962 de 2005, Ley Anti trámites

Circular AGN No. 1 de 1997, Exhortación al cumplimiento de la legislación básica

sobre archivos en Colombia.

http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf