internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan

_____________________________________________________________________

LAPORAN AKHIR HASIL ASSESMENT di Kemenpan RB Oleh: Agustanto I. S. KONSULTAN KOMUNIKASI STRENGTHENING INTEGRITY ACCOUNTABILITY PROGRAM (SIAP)-‐1 MSI -‐ USAID

_____________________________________________________________________

2

DAFTAR ISI

A. LATAR BELAKANG ................................................................................................ 4 B. TUJUAN ASSESMENT ........................................................................................... 4 C. METODE ASSESMENT DAN SISTEMATIKA PEMBAHASAN ................................... 4 D. PELAKSANAAN ASSESMENT DAN PENYUSUNAN LAPORAN ................................ 5 E. HASIL ASSESMENT ............................................................................................... 5

1. Telaah Kelembagaan (Institutional Structure) ......................................................... 6 • Gambaran Umum ............................................................................................... 7 • Analisa ................................................................................................................ 8 • Rekomendasi ...................................................................................................... 8

2. Telaah Peraturan Terkait Komunikasi; .................................................................... 8 • Gambaran Umum ............................................................................................... 8 • Analisa ................................................................................................................ 9 • Rekomendasi ...................................................................................................... 12

3. Telaah Sumber Daya Manusia BHH Kemenpan RB ................................................. 12 • Gambaran Umum .............................................................................................. 12 • Analisa ................................................................................................................ 16 • Rekomendasi ...................................................................................................... 17

4. Telaah Program Kerja sebelumnya (2010, 2011) .................................................... 17 • Gambaran Umum ............................................................................................... 17 • Analisa ................................................................................................................ 21 • Rekomendasi ...................................................................................................... 21

5. Telaah Pola Koordinasi internal BHH Kemenpan RB ............................................... 22 • Gambaran Umum ............................................................................................... 22 • Analisa ................................................................................................................ 22 • Rekomendasi ...................................................................................................... 23

6. Telaah Pola Koordinasi dan Komunikasi BHH dengan Bidang Lainnya ................... 24 • Gambaran Umum .............................................................................................. 24 • Analisa ................................................................................................................ 24 • Rekomendasi ..................................................................................................... 24

7. Telaah Pola Koordinasi dan Komunikasi BHH dengan Pimpinan Kemenpan RB .... 24 • Gambaran Umum .............................................................................................. 25 • Analisa ............................................................................................................... 25 • Rekomendasi ..................................................................................................... 26

F. RINGKASAN & KESIMPULAN ...................................................................................... 27 1. Ringkasan ................................................................................................................ 27 2. Kesimpulan ............................................................................................................. 28

LAMPIRAN-‐LAMPIRAN Lampiran 1 Form Pelaporan Perencanaan Aktifitas BHH Kemenpan RB...................... 31 Lampiran 2 Form Pelaporan Aktifitas BHH Kemenpan RB ........................................... 32 Lampiran 3 Form Pelaporan Aktifitas Perjalanan Dinas BHH Kemenpan RB ............... 33

3

DAFTAR TABEL & GAMBAR

Tabel 1. Tugas dan Fungsi Biro Hukum & Humas Tabel 2. Outline Permenpan RB Bidang Tata Kelola Komunikasi & Kehumasan Tabel 3. Analisa Kegunaan Permenpan No 27/2011 sampai dengan Permenpan No. 31/2011 Tabel 4. List Personil BHH Kemenpan RB dan Tugasnya Tabel 5. Analisis Beban Kerja dan Ketersediaan SDM BHH Kemenpan RB Tabel 6. List Kegiatan Tahun 2010 dan Diskripsi Output Tabel 7. List Kegiatan Tahun 2011 dan Diskripsi Output Tabel 8. Hasil Temuan dan Rekomendasi corrective plan Tabel 9. Resume Rekomendasi Perbaikan Internal Komunikasi Kemenpan RB Gambar 1. Posisi Biro Hukum dan Humas secara Organisasi (Permenpan RB No. 04/2012)

4

A. LATAR BELAKANG

Dalam kinerjanya, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB) mempunyai misi menjadikan Kemenpan RB sebagai kementerian yang dikenal oleh publik sebagai motor penggerak Reformasi Birokrasi. Misi Kemenpan RB nampak dari aktifitas Kemenpan RB dalam menggulirkan kebiijakan-‐kebijakan strategis dalam rangka melakukan perbaikan birokrasi Republik Indonesia. Keberadaan kebijakan-‐kebijakan ini selain harus dilaksanakan oleh aparatur pemerintahan, juga patut diketahui publik. Masalahnya, publik atau dalam hal ini masyarakat luas dirasa oleh Kemenpan RB belum mengetahui apa saja yang telah dilakukan Kemenpan RB dalam melakukan perubahan di birokrasi Indonesia. Untuk itu, dibutuhkan upaya guna merancang strategi komunikasi yang terencana, mempunyai pesan yang jelas, sesuai dengan target audience yang dituju serta mampu menjadi sarana komunikasi yang baik bagi Kemenpan RB dan masyarakat luas. Upaya ini harus mengarah pada dua hal, yaitu perbaikan mekanisme komunikasi internal di Kemenpan RB dan pembuatan strategi komunikasi yang baik dalam rangka melakukan edukasi kepada publik terkait program-‐program Kemenpan RB. Laporan Akhir kegiatan Konsultan Komunikasi SIAP-‐1 diharapkan dapat memberikan rekomendasi bagi perbaikan secara internal Kemenpan RB dalam melakukan koordinasi dan komunikasi dalam rangka mendukung upaya melakukan komunikasi ke publik.

B. TUJUAN ASSESMENT

Tujuan dari Assesment adalah;

1. Memberikan rekomendasi kepada BHH Kemenpan RB dalam melaksanakan tugas dan fungsinya;

2. Memberikan rekomendasi kepada Kemenpan RB dalam rangka melakukan tindakan perbaikan mekanisme koordinasi dan komunikasi.

C. METODE ASSESMENT & SISTEMATIKA PEMBAHASAN

Assesment yang dilakukan adalah short assesment, dimana metode pengumpulan data dilakukan dengan cara; 1. Melakukan interview secara langsung dengan staff BHH Kemenpan RB; 2. Melakukan Focus Discussion Group (FGD) dengan kepala BHH Kemenpan RB dan kepala

bagian BHH Kemenpan RB, 3. Mereview dokumen laporan kegiatan BHH Kemenpan RB; 4. Melakukan pengamatan aktifitas kegiatan staff BHH Kemenpan RB; Hasil pengumpulan data kemudian diklasifikasikan dalam beberapa pointer, yaitu;

1. Telaah Kelembagaan (Institutional Structure); 2. Telaah Peraturan, terutamanya terkait dengan Komunikasi; 3. Telaah Sumber Daya Manusia, terkait dengan Biro Hukum dan Humas; 4. Telaah Program Kerja sebelumnya (2010, 2011) 5. Telaah Pola Koordinasi internal BHH Kemenpan RB; 6. Telaah Pola Koordinasi dan Komunikasi BHH dengan Deputi/bagian lain;

5

Dimasing-‐masing telaah akan diberikan sub pembahasan analisa, kelemahan dari kondisi yang ada, identifikasi permasalahan serta poin rekomendasi dalam rangka corrective action. D. PELAKSANAAN ASSESMENT & PENYUSUNAN LAPORAN

Assesment dilakukan selama bulan Januari hingga Februari 2013 dan penyusunan laporan hasil assement dilaksanakan pada bulan Februari-‐Maret 2013. Dokumen hasil assesment ini merupakan living document yang dapat ditambah atau dikurangi pembahasannya sesuai dengan situasi terkini Kemenpan RB.

E. HASIL ASSESMENT

1. Telaah Kelembagaan

1.1. Gambaran Umum

Dalam melaksanakan kerjanya, Kemenpan RB berpedoman pada Permenpan RB No. 12 tahun 2010 tentang Organisasi & Tata Kerja Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang disempurnakan melalui Permenpan RB No. 4 tahun 2011 dan Permenpan RB No. 4 tahun 2012. Tugas fungsi BHH Kemenpan RB secara ringkas didiskripsikan melalui matriks berikut;

Tabel 1. Tugas dan Fungsi Biro Hukum & Humas

Unit Kerja Tugas

Biro Hukum & Hubungan Masyarakat

a. Penyiapan koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-‐undangan, pemberian pertimbangan dan bantuan hukum, serta pengelolaan perpustakaan, dokumentasi dan jaringan dokumentasi dan informasi hukum;

b. Pelaksanaan urusan publikasi, pemberitaan, analisis pendapat umum, dan hubungan kelembagaan dan media massa, serta protokol dan;

c. Pengembangan sistem informasi, pengelolaan jaringan sistem informasi, dan penyajian informasi.

Bagian Hukum

a. Penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-‐undangan;

b. Pemberian pertimbangan dan bantuan hukum, dan; c. Pengelolaan perpustakaan, inventarisasi dan dokumentasi

peraturan perundang-‐undangan serta jaringan dokumentasi dan informasi hukum.

Sub bagian Hukum & Perundang-‐undangan

Menyiapkan bahan koordinasi dan penyusunan peraturan perundang-‐undangan;

Sub bagian Pertimbangan & Bantuan Hukum Memberikan pertimbangan dan bantuan hukum;

Sub bagian perpustakaan & dokumentasi

Mengelola perpustakaan, inventarisasi dan dokumentasi peraturan perundang-‐undangan

6

Unit Kerja Tugas

Bagian Hubungan Masyarakat & Protokol

a. Pelaksanaan urusan publikasi; b. Pelaksanaan pemberitaan, analisis pendapat umum; c. Pelaksanaan urusan hubungan kelembagaan dan media

massa, dan; Pelaksanaan pengaturan acara dan kegiatan keprotokoleran seluruh unit kerja di lingkungan Kemenpan RB.

Sub bagian Publikasi & Analisis Pendapat Umum Urusan publikasi;

Sub bagian Kelembagaan & Hubungan Media Massa Urusan hubungan kelembagaan dan media massa

Sub bagian Protokol Mengatur dan kegiatan keprotokoleran seluruh unit kerja di lingkungan Kemenpan RB

Bagian Teknologi Informasi a. Pelaksanaan pengembangan sistem informasi; b. Pelaksanaan pengelolaan jaringan sistem informasi; c. Pelaksanaan penyiapan dan penyajian informasi

Sub bagian Pengembangan Teknologi Informasi Pengembangan sistem informasi Sub bagian Pengelolaan Jaringan Sistem Informasi Pengelolaan jaringan sistem informasi;

Sub bagian Penyajian Informasi Penyiapan dan penyajian informasi

Struktur organisasi yang berjenjang dan bagaimana posisi BHH Kemenpan RB dalam institusi Kemenpan RB secara detail dapat dilihat pada Gambar 1 (satu) berikut;

7

Gambar 1. Posisi Biro Hukum dan Humas secara Organisasi (Permenpan RB No. 04/2012)

1.2. Analisa

Struktur organisasi yang ada dihubungkan dengan tugas dan fungsi pada masing-‐masing bagian pada Permenpan RB No. 12 tahun 2010 tentang Organisasi & Tata Kerja Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang disempurnakan melalui Permenpan RB No. 4 tahun 2011 dan Permenpan RB No. 4 tahun 2012, yaitu pasal 28 sampai dengan pasal 42, dirasa tepat dalam menjalankan roda keorganisasian. Struktur organisasi yang berjenjang ini berlaku untuk mekanisme koordinatif dan instruktif. Munculnya sebuah kebijakan dari pihak Menteri atau Wakil Menteri Kemenpan RB, sebelum diterjemahkan oleh BHH Kemenpan RB, harus melalui Sekretariat Kementerian, baru kemudian oleh Sekretariat Kementerian diteruskan kepada BHH dengan memberikan instruksi lebih teknis. Kelemahan dari mekanisme berjenjang ini adalah waktu yang diperlukan untuk melaksanakan instruksi dari Menteri atau Wakil Menteri harus menunggu administrasi dari Sekretariat Kementerian. Dan ini tergantung dari aktifitas serta keberadaan Sekretaris Kementerian (Sesmen) dalam meneruskan kebijakan tersebut ke biro atau bagian dibawahnya. Identifikasi Masalah. Jenis instruksi yang diadministrasikan tidak diterjemahkan dalam nota dinas dan beberapa jenis surat lainnya. Masalahnya belum ada tata laksana yang mengatur lamanya waktu yang diperlukan dalam memroses sebuah instruksi sampai menjadi kegiatan,

!

Kementerian)PAN)&)RB)

Sekretariat)Kementerian)

Biro)Hukum)&)Humas)

Bagian)Hukum)

Subbag.)Peraturan)Perundang:undangan)

Subbag.)Pertimbangan)&)Bantuan)hukum)

Subbag.)Perpustakaan)&)Dokumentasi)

Bagian)Hubungan)Masyarakat)&)Protokol)

Subbag.)Publikasi)&)Analisis)Pendapat)Umum)

Subbag.)Hubungan)Kelembagaan)&)Media)

Massa)

Subbag.)Protokol)

Bagian)Teknologi)Informasi)

Subbag).Pengembangan)Sistem)Informasi)

Subbag.)Pengelolaan)Jaringan)Sistem)Informasi)

Subbag.)Penyajian)Informasi)

Biro)Perencanaan)

Biro)Umum)

Staff)Ahli)H:L)

Deputi)A:G)

Inspektorat))Kementerian)

8

bentuk nota dinas yang disesuaikan dengan jenis instruksi dan/atau kebijakan dan lebih teknis lagi, belum tersedianya template baku sebuah surat nota dinas. 1.3. Rekomendasi

Dari hasil analisis dan identifikasi masalah yang terjadi di kelembagaan Kemenpan RB, perlu dibuat; (1) Standar tata laksana yang mengatur mekanisme instruksi berdasarkan jenisnya; (2) Setelah itu, masing-‐masing jenis diberikan batasan waktu untuk pemrosesan dan template dokumen yang harus disiapkan untuk tiap jenis instruksi, dan; (3) dalam mekanisme pemrosesan dapat diketahui posisi administrasi perwaktunya.

2. Telaah Peraturan terkait Komunikasi

2.1. Gambaran Umum Regulasi bidang Komunikasi

Ada 5 (lima) Peraturan Menteri PAN & RB (Permenpan RB) yang terkait dan seluruhnya mengatur tentang tata cara, pedoman, dan petunjuk pelaksanaan melakukan komunikasi di instansi pemerintah. Detail Outline masing-‐masing Permenpan RB, berikut hal yang diatur didalamnya disajikan pada tabel 2 (dua) berikut;

Tabel 2. Outline Permenpan RB Bidang Tata Kelola Komunikasi & Kehumasan

Produk Hukum Isi Outline

Permenpan RB No. 27/2011

Pedoman Umum Audit Komunikasi di Lingkungan Instansi Pemerintah

1. Pendahuluan. Melingkupi diantaranya (a) Latar Belakang; (b) Maksud dan Tujuan; (c) Sasaran; (d) Ruang Lingkup; (e) Manfaat, dan (f) Pengertian Umum.

2. Dasar-‐dasar Audit Komunikasi. Melingkupi diantaranya; (a) Kajian Mendalam dan Menyeluruh; (b) Audit Komunikasi; (c) Manfaat Audit Komunikasi, dan; (d) Peran Audit Komunikasi.

3. Audit Komunikasi. Melingkupi diantaranya; (a) Konsep Audit Komunikasi; (b) Dimensi Audit Komunikasi; (c) Prosedur Audit Komunikasi, dan (d) Teknik/Metode Audit Komunikasi

4. Penutup


Pedoman Umum Komunikasi Organisasi di Lingkungan Instansi Pemerintah


2. Dasar-‐dasar Komunikasi Organisasi Kehumasan. Melingkupi diantaranya; (a) Gambaran Umum; (b) Komunikasi Organisasi: Formal & Nonformal; (c) Fungsi Komunikasi Organisasi Kehumasan; (d) Jenis Komunikasi; (e) Arus Komunikasi; (f) Jejaring -‐networking; (g) Iklim Komunikasi; (h) Metode Komunikasi, dan; (i) Media.

3. Pengelolaan Komunikasi Organisasi. Melingkupi; (a) Gaya Komunikasi Organisasi; (b) Proses Komunikasi Organisasi

4. Penutup

9

Produk Hukum Isi Outline


Pedoman Umum Pengelolaan Komunikasi Krisis di Lingkungan Instansi Pemerintah


2. Sifat-‐sifat Krisis. Melingkupi diantaranya; (a) Jenis Krisis; (b) Penyebab Krisis; (c) Langkah-‐langkah Penanganan Krisis.

3. Pengelolaan Krisis. Melingkupi; (a) Inventarisasi Potensi Krisis; (b) Komunikasi Krisis; (c) Pengembangan Perencanaan Komunikasi Krisis

4. Penutup


Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah


2. Dasar-‐dasar Tata Kelola Kehumasan. Melingkupi diantaranya; (a) Visi Humas Pemerintah; (b) Misi Humas Pemerintah; (c) Strategi Humas Pemerintah; (d) Asas Umum Humas Pemerintah; (e) Prinsip Dasar Humas Pemerintah; (f) Model kehumasan; (g) Tugas Humas Pemerintah; (h) Fungsi Humas Pemerintah; (i) Peran Humas Pemerintah; (j) Kode Etik Humas Pemerintah; (k) Publik Pemangku Kepentingan -‐Stakeholders, Humas Pemerintah, dan; (l) Tata Kelola Pemerintahan yang baik meliputi sepuluh prinsip.

3. Tata Kelola Kehumasan. Melingkupi; (a) Sistem Komunikasi Terbuka; (b) Proses Tata Kelola Kehumasan

4. Penutup


Pedoman Umum Infrastruktur Hubungan Masyarakat di Lingkungan Instansi Pemerintah


2. Mekanisme Kerja Infrastruktur Kehumasan. Melingkupi diantaranya; (a) Panduan Kelembagaan Hubungan Masyarakat; (b) Mekanisme Pengelolaan Komunikasi Kehumasan dengan Pubik Internal & Eksternal; (c) Panduan Mekanisme Pengelolaan Komunikasi dengan publik Internal, dan; Panduan Mekanisme Pengelolaan Komunikasi dengan publik Internal.

3. Sarana & Prasarana, dan; 4. Penutup

1.2. Analisa

Dari outline yang ada, seluruh Permenpan RB yang dipaparkan di point 1.1. sudah mampu menjawab bagaimana pola koordinasi, komunikasi yang harus dilakukan oleh Kemenpan RB dalam memperkuat kapasitas kelembagaan. Detailnya dapat dilihat pada tabel berikut;

10

Tabel 3. Analisa Kegunaan Permenpan No 27/2011 sampai dengan Permenpan No. 31/2011

Produk Hukum Isi Kegunaan


Pedoman Umum Audit Komunikasi di Lingkungan Instansi Pemerintah

a. Dasar melakukan evaluasi mekanisme koordinasi dan komunikasi yang digunakan, terutamanya dari sisi pesan yang disampaikan (surat edaran, nota dinas, dan sebagainya);

b. Dasar melakukan evaluasi produk komunikasi yang

digunakan, terutamanya korelasi antara pesan yang ingin disampaikan, bentuk produk komunikasi yang digunakan serta metode evaluasi yang dapat digunakan;

c. Dapat digunakan untuk mengukur pemahaman

target group yang akan menjadi audiens utama dari produk komunikasi dan pesan yang akan disampaikan;


Pedoman Umum Komunikasi Organisasi di Lingkungan Instansi Pemerintah

a. Memberikan wawasan bagaimana pengelolaan komunikasi sebuah organisasi pemerintahan harus dilakukan;

b. Memberikan wawasan bagaimana pola komunikasi

yang biasa digunakan beserta contoh dalam pelaksanaannya;

c. Memberikan wawasan bentuk produk komunikasi

yang dapat digunakan yang diklasifikasikan berdasarkan jenis dan bentuknya;

d. Memberikan dasar-‐dasar prinsip yang harus

digunakan organisasi pemerintahan dalam melakukan koordinasi dan komunikasi secara internal ke internal ataupun internal ke eksternal;


Pedoman Umum Pengelolaan Komunikasi Krisis di Lingkungan Instansi Pemerintah

a. Dasar dalam melakukan komunikasi dan koordinasi jika status negara dalam kondisi darurat dan butuh penanganan khusus yang cepat dan cermat;

b. Dasar dalam membuat mekanisme organisasi

penanganan krisis yang efisien dan hasil yang optimal;

c. Dasar dalam membuat perencanaan komunikasi

yang efektif, baik secara internal ke internal ataupun internal ke esternal dengan prosedur yang jelas dan berdasar data yang akurat, dapat dipertanggungjawabkan validitasnya;

11

Produk Hukum Isi Kegunaan


Pedoman Umum Tata Kelola Kehumasan di Lingkungan Instansi Pemerintah

a. Dasar dalam membuat perencanaan strategis outreach institusi pemerintahan secara detail, termasuk didalamnya mengatur jenis-‐jenis target group, bentuk tata kelola kehumasan yang dapat digunakan serta prinsip-‐prinsip dalam melakukan tata kelola pemerintahan yang baik;

b. Dapat digunakan panduan guna membuat logical

framework aktifitas Kehumasan agar inline dengan rencana strategis institusi induknya;

c. Dapat digunakan untuk melakukan review

Permenpan yang mengatur kelembagaan dan keorganisasian, terutamanya melakukan perbaikan tata kelola kehumasan;


Pedoman Umum Infrastruktur Hubungan Masyarakat di Lingkungan Instansi Pemerintah

a. Dasar dalam menyiapkan infrastruktur yang mendukung implementasi komunikasi dan koordinasi secara internal ke internal ataupun internal ke eksternal secara efisien;

b. Dasar dalam melakukan penguatan kapasitas

Humas agar mampu bekerja secara profesional, transparan dan dapat dipertanggungjawabkan;

c. Dasar yang dapat digunakan untuk mengatur flow

pengelolaan komunikasi kehumasan, mulai dari tahapan penyiapan bahan hingga penyajian kepada publik;

d. Memberikan list kebutuhan sarana prasarana

minimal yang dibutuhkan oleh Humas agar mampu melaksanakan aktifitasnya secara baik;

Melihat kondisi bagian humas yang ada di instansi kementerian Indonesia, peraturan-‐peraturan Menpan RB tersebut merupakan dasar yang kuat dalam pengelolaan komunikasi dan koordinasi serta kehumasan secara nasional. Sayangnya, hingga saat ini, belum ada instansi pemerintah di nasional yang menjalankan peraturan-‐peraturan Menpan RB tersebut secara utuh. Sisi lain, harus dilakukan kajian terkait keberadaan peraturan-‐peraturan Menpan RB tersebut dengan tugas dan fungsi Kementerian Komunikasi dan Informasi (Menkominfo) sebagai kementerian pengatur regulasi masalah komunikasi dan informasi. Kelemahan dari Permenpan RB ini, jika dilihat dari outline isi masing-‐masing Permenpan RB dan nilai gunanya, akan sulit diimplementasikan karena banyak istilah-‐istilah yang secara keilmuan komunikasi benar, tetapi secara praktek tidak tepat. Selain itu, isi dari masing-‐masing Permenpan RB yang dipaparkan di atas satu sama lain mempunyai keterkaitan. Ada satu kekurangan Permenpan RB ini yang cukup mendasar, dimana dari keseluruhan Permenpan RB tersebut tidak ada yang memberikan pedoman kualifikasi staff ideal yang dibutuhkan untuk membuat fungsi kehumasan agar dapat berjalan dengan baik.

12

Identifikasi Masalah. Permenpan RB No. 27/2011 hingga No. 31/2011 belum tersosialisasi di internal BHH Kemenpan RB dan Kemenpan RB dengan baik. Permenpan-‐Permenpan tersebut harus didetailkan dalam bentuk dokumen petunjuk tata laksana dan teknis yang sesuai dengan kebutuhan serta ketersediaan SDM Kemenpan RB khususnya di bidang kehumasan. Untuk mewujudkan dan melaksanakan apa yang ada dalam Permenpan RB No. 27/2011 hingga No. 31/2011 secara ideal, Kemenpan RB, khususnya BHH Kemenpan RB harus membuat perencanaan strategis. Perencanaan ini dalam rangka memenuhi infrastruktur minimal yang dibutuhkan BHH Kemenpan RB agar mampu menjalankan fungsinya sesuai dengan Permenpan RB No. 31/2011. 2.3. Rekomendasi

Dari hasil analisis dan identifikasi masalah terkait Permenpan RB yang mengatur tata kelola komunikasi dan kehumasan, maka yang dibutuhkan adalah; (1) Melakukan sosialisasi atas keberadaan Permenpan-‐Permenpan tersebut di internal BHH dan juga secara menyeluruh ke staff Kemenpan RB; (2) Dibuat petunjuk teknis tata laksana dan tata kelola kehumasan yang sesuai dengan kebutuhan Kemenpan RB; (3) Membuat perencanaan strategis yang disesuaikan dengan alokasi anggaran, ketersediaan dan pemenuhan SDM ideal, serta pengadaan alat penunjang aktifitas ideal kehumasan.

3. Telaah Ketersediaan Sumber Daya Manusia (SDM) BHH Kemenpan RB

3.1. Gambaran Umum

Berikut disajikan melalui Tabel 4 (empat) aktifitas staff BHH Kemenpan RB dalam melaksanakan tugas kesehariannya. Data diperoleh melalui; (1) Diskusi dengan Kepala BHH Kemenpan RB dan Kepala Bagian Humas dan Protokol BHH Kemenpan RB sebelum dilakukan pergantian; (2) Diskusi dengan Staff BHH Kemenpan RB; dan (3) Diskusi dengan Kepala Bagian Humas dan Protokol BHH Kemenpan RB yang baru (per tanggal 4 Maret 2013);

Tabel 4. List Personil BHH Kemenpan RB dan Tugasnya

No Nama Staff waktu (Humas) Posisi penugasan Status Tugas di BHH

1 Imanuddin 0 thn Ka. Hukum & Humas KEMENPAN RB

PNS (2) Menulis, Public Relation, Manager

2 Herda Imban, SH. 0 thn Kepala Bagian Hukum PNS (3) Managerial

3 Nanik Wulandari S.,

0 thn Kasubag Pertimbangan & Bantuan Hukum PNS (4) Pelaksana pertimbangan &

bantuan hukum

4 Ananta Azhari 0 thn Kasubag Perancang perundang-‐undangan

PNS (4) Pelaksana Perancang Perundang-‐undangan

5 Sri Utami > 3 thn Kasubag Perpustakaan PNS (4) Collecting data (administratif -‐peraturan perundang2an)

6 Bowo 5 thn Staff bag. perpustakaan PNS

Administratif (media watch and collecting)

13


7 Suwardi, S.Sos 30 thn Kabag (Manager) PNS (3)

Menulis, Public Relation, perencanaan strategis komunikasi, mekanisme penganggaran, photographer, media relation, trainer jurnalistik

8 Suprayudi, S. Sos

0 thn Kasubag Publikasi dan Analisis Pendapat Umum

PNS (4) Public Relation, Assisten. Manager Media Centre

9 Rosikin 4 thn Staff Publikasi & Analisis Pendapat Umum

PNS PPK

10 Nadya 2 thn Staff Publikasi & Analisis Pendapat Umum

PNS Koordinator Administrasi Supporting PPK

11 Hermandaru 10 thn Staff Publikasi & Analisis Pendapat Umum

PNS Photographer

12 Wahidul Kahhar, S. Ag., M.A

> 10 thn Kasubag Hubungan Kelembagaan & Media Massa

PNS (4) Pengelola media centre, Asst. Manager Media Centre

13 Jhonny Pristiwanto

0 thn Kasubag Protokol PNS (4) Sebelumnya di Biro Umum, Kasubag pemeliharaan

14 Nurhasni < 1 thn Staff Humas PNS Manager Pengelola Media Centre, Perencana

15 Epon Nurhayati 1 thn Staff Protokol PNS Lama di protokol, baru bergabung di Humas

16 Syahrul Triyoko 1 thn Staff Protokol PNS lama di protokol, baru bergabung di Humas

17 Agus 7 thn Supporting penulis Non PNS

Spesialist penulis di website, press release,

18 Baby 0 thn Supporting penulis Non PNS

Membantu Agus menyiapkan raw data bahan tulisan

19 Sigit 5 thn Support Perpustakaan dan Bagian Humas

Non PNS

Data Processing (Over all), Liputan, Back up tim, Photographer, Kameramen

20 Taufiq Rahman, S.Kom., M.Msi.

5 thn Kabag Sistem Informasi PNS (3) Manajer dan penanggung jawab aktifitas bagian sistem informasi

21 Era Sri Utomo 2 thn Kasubag Pengembangan Sistem Informasi

PNS (4) Teknis di IT, backstopper aktifitas administrasi

14


22 Dewi 1 thn

Supporting administrasi keuangan biro dan bagian sistem informasi

Non PNS

Administrasi PPK, merangkap Admin TI, Petugas Entry SIMPEG

23 Hari Fajar < 1 thn Supporting bagian sistem informasi

Non PNS

Proggrammer, membuat aplikasi, webbased

24 Dwi < 1 thn Supporting Bagian sistem informasi

Non PNS

Networking, Troubleshooting, admin keseluruhan untuk upload

25 Ponco Imam Utomo

4 thn Kasubag Pengelolaan & Jaringan Informasi

PNS Teknis di IT experienced

26 Akhmat Prayogo 5 thn Staff Pengelolaan & Jaringan Informasi

PNS Teknis di IT experienced

27 Mizan < 1 thn Support Humas dan Support Sistem Informasi

Non PNS

Pengunggahan dokumen, Administrasi, Back up tim

S. K. Satrio Wibowo

0 thn Kasubag Penyajian Informasi

PNS (4) Public Relation and Media Relation

Dari tabel tersebut dapat diperoleh informasi sebagai berikut;

a) Empat staff BHH Kemenpan RB yang aktif menulis (no 1, 7, 18, 19), dua diantaranya duduk di level manager (1, 7) , sementara sisanya (18, 19) adalah pegawai kontrak BHH Kemenpan RB yang memang bertugas sebagai penulis untuk website, produk-‐produk komunikasi pendukung aktifitas BHH Kemenpan RB serta konseptor untuk konferensi pers. Satu staff (19) baru bergabung, dan saat ini lebih bersifat supporting;

b) Dari empat staff (8, 9, 10, 11) sub bagian publikasi dan analisis pemberitaan dua staff (9,

10) menjadi PPK dan administrasi back up PPK, satu staff (8) merupakan manager dan baru bergabung, sedangkan satu staff (11) spesialist photographer. ;

c) Tiga staff ditugaskan mengelola media centre (8, 12, 14), detail tugas staff pengelola

media centre dan apa yang menjadi tanggung jawabnya secara resmi belum ada penugasan (SK penugasan);

d) Satu staff (27) ditugaskan sebagai media relation. Staff tersebut baru bergabung di BHH

per 4 Maret 2013. Berikut disajikan kebutuhan personil pada penugasan masing-‐masing sub bagian. Detail penugasan masing-‐masing sub bagian merujuk pada kebutuhan dari masing-‐masing bagian dengan dasar Permenpan RB No. 12 tahun 2010 tentang Organisasi & Tata Kerja Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang disempurnakan melalui Permenpan RB No. 4 tahun 2011 dan Permenpan RB No. 4 tahun 2012. Untuk detail jabatan dan tugas yang diemban bagian humas dan protokol, uraian di kolom jabatan diperoleh dari hasil diskusi dengan beberapa pimpinan BHH Kemenpan RB selama bulan Februari 2013.

15

Kolom jabatan memuat tugas dan fungsi staff serta kebutuhan aktifitas yang harus dilakukan di-‐masing-‐masing bagian.. Kolom informasi jumlah staff ideal diperoleh dari hasil analisis beban kerja yang dilakukan oleh BHH Kemenpan RB di tahun 2012. Kebutuhan staff merupakan akumulasi kekurangan/kelebihan hasil dari pengurangan jumlah staff ideal oleh staff yang tersedia.

Tabel 5. Analisis Beban Kerja SDM BHH Kemenpan RB

No Jabatan Jumlah Staff (ideal)

Ketersediaan Staff kebutuhan Keterangan

PNS Kontrak 1 Kepala Biro Hukum dan Humas 1 1 0 0 -‐ 2 Kepala Bagian Hukum 1 1 0 0 PNS: 5

Non: 1

Berdasarkan program kerja 2010-‐2012, berdasarkan ketersediaan staff dan kebutuhan beban kerja, di bagian ini kurang 4 personil.

2.1. Kasubag Peraturan Perundang-‐undangan 1 1 0 0

2.1.1. Perancang Per UU 1 0 0 1 2.1.2. Penelaah Per UU 1 0 0 1

2.2. Kasubag Pertimbangan & Bantuan Hukum

1 1 0 0

2.2.1. Penelaah Per UU 1 0 0 1 2.2.2. Konseling Bantuan Hukum 1 0 0 1 2.3. Kasubag Perpustakaan 1 1 0 0 2.3.1. Pustakawan 1 0 1 0

2.3.2. Penyaji Informasi & Admin 1 1 0 0

3 Kepala Bagian Humas & Protokol 1 1 0 0

PNS: 8 orng Non: 3 orng

berdasarkan program kerja 2010-‐2012, ketersediaan staff, beban kerja, tim di bagian ini kurang 4 personil

3.1. Kasubag Publikasi & Analisa Pendpt Umum

1 1 0 0

3.1.1. Reporter (Penulis) 2 0 2 0

3.1.2. Analis Berita (Analisis Pendapat Umum) 2 2 0 0

3.1.3. Kameramen 1 0 0 1 3.1.4. Photographer 2 1 1 0 3.1.5. Penerjemah 1 0 0 1

3.1.6. Pengolah Data Kehumasan & Admin

1 0 0 1

3.2. Kasubag Kelembagaan & Media 1 1 0 0

3.2.1. PIC Lembaga (Instansi Pemerintah)

1 0 0 1

3.2.2. Staff PIC Media, Masyarakat dan Non Instansi Pemerintah 1 0 1 0

3.3. Kasubag Protokol 1 1 0 0 3.3.1 Staff Penerima Tamu 1 1 0 0 3.3.2 Staff Kedinasan daerah 1 1 0 0

4 Kepala Bagian Sistem Informasi (SI) 1 1 0 PNS: 7 orng

Non: 3 orng 4.1. Kasubag Jaringan SI 1 1 0 0

4.1.1. Staff teknisi Jaringan SI 2 1 0 1

16

No Jabatan Jumlah Staff (ideal)

Ketersediaan Staff kebutuhan Keterangan

PNS Kontrak 4.2. Kasubag Pengembangan SI 1 1 0 0

berdasarkan ketersediaan staff, tim di bagian ini dirasa cukup personil

4.2.1. Staff Proggrammer 2 1 1 0 4.2.2. Staff Admin Networking 1 1 1 -‐ 1 4.3. Kasubag Penyajian Informasi 1 1 0 0 4.3.1. Staff Pengolah Data SI 1 0 1 0

TOTAL 37 21 8 8 Warna kuning di tabel atas merupakan cluster staff yang mempunyai tanggung jawab langsung pada fungsi kehumasan di Kemenpan RB. 3.2. Analisa

Dari tabel 4 (empat) nampak bahwa mekanisme penugasan dan kerja staff BHH Kemenpan RB yang berada di bawah bagian Humas dan Protokol tidak mampu menjalankan tugas minimal kehumasan sebagaimana yang diuraikan dalam tabel 5 (lima). Dari empat staff yang ada (lihat tabel 5, poin 3.1.1. dan poin 3.1.2.), dua staff yang bertugas menjadi reporter yang juga bertindak sebagai penulis harus mengcover seluruh materi berita yang akan dipublikasikan di situs kemenpan, media reguler (dulu majalah), membuat konsep press conference, dan press release. Tugas dua staff ini akan bertambah jika ada kegiatan yang dilaksanakan oleh BHH Kemenpan RB yang membutuhkan tenaga di bidang penulisan. Dua staff lainnya yang bertugas melaksanakan kegiatan analisis pendapat umum ternyata mendapat tugas menjadi PPK dan support administrasi PPK. Dikarenakan tugas pengelolaan anggaran ini sangat menyita waktu, otomatis tugas utama dari kedua staff tersebut belum dapat dilaksanakan. Sementara, berdasarkan Permenpan RB No. 12 tahun 2010 tentang Organisasi & Tata Kerja di Lingkungan Kemenpan RB beserta perubahannya, aktifitas Analisis Pendapat Umum & Publikasi merupakan tugas pokok yang harus dilaksanakan. Hal lainnya yang mungkin mempengaruhi motivasi kerja dua staff tersebut untuk melaksanakan tugas Analisis Publikasi dan Pendapat umum dikarenakan kedua staff tersebut belum mempunyai pengalaman membuat analisis pendapat umum/analisis pemberitaan. Dari tabel 4 (empat) nampak bahwa mayoritas staff BHH Kemenpan belum mempunyai pengalaman yang cukup di bidang kehumasan. Ada gap dimana hanya satu-‐dua orang yang benar-‐benar memiliki pengalaman bekerja di bidang kehumasan, sementara yang lainnya sudah cukup lama bergabung tetapi masih belum mengetahui bagaimana kerja kehumasan sebenarnya. Secara khusus, dari tabel 5 (lima) nampak bahwa untuk bagian Humas dan Protokol masih membutuhkan tambahan staff meliputi; (a) satu orang tenaga penerjemah; (b) satu orang pengelola data kehumasan & admin; (c) satu orang kameramen (video-‐audio), dan; (d) satu orang staff untuk hubungan kelembagaan dengan instansi pemerintah. Kelemahan Mekanisme pembagian tugas yang tidak baik, cenderung menciptakan konflik yang tidak sehat antar staff BHH Kemenpan.

17

Pengalaman yang tidak sama antar staff BHH Kemenpan RB, dikarenakan kapasitas SDM BHH Kemenpan yang tidak mendukung aktifitas BHH Kemenpan RB menghambat aktifitas kelembagaan, terutama dalam kaitannya kegiatan yang bersifat outreach dan kehumasan. Tidak dilaksanakannya kegiatan yang bersifat melakukan analisis pendapat umum dan analisis pemberitaan secara reguler akan berakibat pada tidak adanya sumber data yang valid yang digunakan BHH Kemenpan RB dalam merespon dinamika opini di media massa secara tepat sasaran, tepat pesan, dan proporsional. Kurangnya SDM yang mendukung aktifitas bagian Humas dan Protokol, nampak pada output kegiatan yang tidak sempurna. Hal ini menghambat kinerja BHH Kemenpan RB secara keseluruhan. Identifikasi Masalah. Dari paparan sebelumnya, dapat diidentifikasi beberapa permasalahan yang ada terkait SDM BHH Kemenpan RB; (1) Adanya beban tugas staff bagian humas dan protokol di sub bagian analisis pendapat umum & publikasi di luar tugas pokok yang membebani, yaitu PPK dan admin PPK; (2) Kapasitas SDM dibidang Kehumasan yang kurang; (3) Kekurangan staff non manajerial untuk mendukung aktifitas outreach BHH Kemenpan RB.

3.2. Rekomendasi

Dari hasil analisis dan identifikasi permasalahan di bidang SDM, maka direkomendasikan beberapa langkah perbaikan sebagai berikut; • Manajemen tugas BHH Kemenpan RB perlu diatur lebih baik agar tugas yang ada di

bagian humas dan protokol dapat dilaksanakan seluruhnya dan terdistribusi secara baik. Salah satu cara adalah membuat aturan-‐aturan terkait perencanaan, penggunaan dan pelaporan penggunaan anggaran agar beban kerja PPK dan admin PPK terbagi ke seluruh pengguna anggaran.;

• Perlu dilakukan assesment motivasi internal staff BHH untuk mengetahui kemauan dan

kemampuan yang dimiliki SDM-‐nya agar kemudian dapat diakselerasi dalam rangka mendukung aktifitas BHH Kemenpan RB secara tepat ;

• Membuat pelatihan di bidang kehumasan, terutamanya topik (i) teknik dan praktek

menulis berita, artikel, features dan essai, (ii) manajemen media centre, (iii) teknik dan praktek media watching dan analisisnya, (iv) teknik dan praktek public relation dan media relation, dan (v) manajemen pengelolaan penerbitan;

• Merekrut staff non manajerial untuk mendukung aktifitas outreach BHH Kemenpan RB;

4. Program Kerja BHH Kemenpan RB

4.1. Gambaran Umum

Review program kerja dilakukan berdasarkan laporan pelaksanaan kegiatan tahun 2010, dan 2011. Agar dapat terdeskripsi dengan baik, disajikan ilustrasi kegiatan 2010 yang dilaksanakan dengan tabel 4 berikut beserta keterangannya;

Tabel 6. List Kegiatan Tahun 2010 dan Diskripsi Output

18

No nama kegiatan output kegiatan Keterangan

1 Dialog Jendela Reformasi Birokrasi di TV

4x, ditayangkan di TVRI jam 21.30-‐22.30 wib tidak ada informasi tentang konsep

acara, pesan yang disampaikan, feedback dari masyarakat terkait dialog 2 Dialog Selamat Pagi

Aparatur di TV 4x, ditayangkan di TVOne jam 10.00-‐10.30 wib

3 Pemb. Buku Pelayanan Publik dlm Berita Tercetak 800 eks

Distribusi tidak dijelaskan, isinya adalah kumpulan berita Kemenpan RB selama tahun 2009

4 Pemb. Buku Peraturan Perundang-‐undangan Tercetak 1000 eks Distribusi tidak dijelaskan isinya adalah

Peraturan Per-‐UU 2009

5 Pemb. Leaflet Kemenpan RB Tercetak 6000 eks Distribusi tidak dijelaskan, isinya adalah

profil dan program kerja kedeputian.

6 Pemb. Buku ABC Reformasi Birokrasi Tercetak 900 eks

Distribusi tidak dijelaskan, memuat gagasan/pokok2 pikiran dalam rangka reformasi birokrasi.

7 Pemb. Buku Kiprah Kemenpan RB Tercetak 1000 eks

Distribusi tidak dijelaskan isinya kiprah menpan RB sejak kabinet indonesia bersatu jilid II

8 Advertorial di Majalah Ditayangkan sebanyak 3x, tempo, forum dan gatra Oktober 2010

Tematik yang diangkat adalah kebijakan Kemenpan RB, tidak ada keterangan ukuran, dan lampiran hasil advertorial

9 Advertorial di Surat Kabar

Ditayangkan sebanyak 6x, di Kompas 1x, kontan 1x, indopos 1x, harian pelita 2x, Suara Pembaruan 1x

Tematik yang diangkat adalah kebijakan Kemenpan RB, tidak ada keterangan ukuran, dan lampiran hasil advertorial

10 Seminar Bakohumas Terselenggaranya seminar bakohumas

Tidak dilampirkan bagaimana diskripsi seminar, isi dari seminar, aktifitas peserta selama seminar, bagaimana cara menyosialisasikan kegiatan Kemenpan RB

11 Rapat Persiapan Pelaks. Kegiatan tahun 2010

Terselenggaranya rapat dan telah dibaginya tugas staff untuk kegiatan 2010

Tidak ada lampiran hasil dari rapat berupa pembagian tugas, notulensi tidak dilampirkan

12 Penyusunan Program kerja 2011

Tersusunnya program kerja 2011 di pertengahan September 2011

Tidak ada lampiran hasil kegiatan berupa susunan program kerja 2011, notulensi tidak dilampirkan

13 Penyusunan Laporan Akhir Kegiatan 2010

Tersusunnya laporan kegiatan 2010, dilaksanakan awal oktober 2010

Laporan akhir kegiatan 2010 baru tersusun di pertengahan tahun 2011.

14 Perjalanan Dinas Terselenggaranya perjalanan dinas,

Perjalanan dinas dibagi dalam 4 agenda; (a) Liputan Sosialisasi Kebijakan bidang PAN; (b) Liputan Majalah Layanan Publik; (c) Pameran Daerah; (c) Kunjungan Kerja DPR RI, total 10% dr alokasi biaya untuk tahun 2010. Tidak ada laporan hasil perjalanan dinas

15 ATK & Komputer Supplies Humas

Terselenggaranya ATK & Komputer Supplies Humas Cukup jelas

19


16 Penyelenggaraan Pameran

dilaksanakannya pameran dalam kegiatan seminar lembaga kehumasan, april 2010; bareng Rakorpannas november 2010, di daerah dilakukan di bogor-‐puncak, pangkal pinang -‐babel dan Kepri. Bentuk Both,

Tidak dijelaskan bagaiaman konsep penyelenggaraan pameran, tidak adanya keterangan tentang jumlah pengunjung pameran, masukan selama pameran, materi yang dipamerkan, dan hasil evaluasi selama penyelenggaraan pameran.

17 Penerbitan dan Pendistribusian Majalah

cetak 4x edisi, dan distribusi diserahkan pihak ketiga, ke seluruh instansi pusat / daerah seluruh indonesia

Tidak dijelaskan secara detail tentang mekanisme distribusi dan penentuan titik distribusi. Selain itu, tidak diketahui bagaimana responsi penerima majalah.

18 Berlangganan Berita Online dilakukan pihak ketiga

Output dari kegiatan ini tidak dijelaskan dan apa kontribusi kegiatan untuk mendukung kinerja BHH Kemenpan RB

19 Belanja Barang Modal Peralatan dan Mesin

dilaksanakan dalam rangka mendukung operasional aktifitas BHH Kemenpan RB

Cukup jelas

20 Pengadaan Buku Perpustakaan

dilakukan pembelian 82 buku dengan tujuan menambah koleksi buku di perpustakaan

alasan pengadaan adalah kurangnya ketersediaan buku di perpustakaan. Tidak ada gambaran bagaimana dampak adanya perpustakaan, bagaimana tingkat kunjungan perpustakaan, siapa yang memanfaatkan perpustakaan

Berikut, disajikan ilustrasi kegiatan 2011 yang dilaksanakan dengan tabel 5 berikut beserta keterangannya;

Tabel 7. List Kegiatan Tahun 2011 dan Diskripsi Output


1 Dialog di Televisi Terselenggaranya dialog di TV tentang Kemenpan RB

Lelang tidak terselenggaranya (gagal lelang ada sanggahan)

2 Pembuatan buku "Reformasi Dlm Berita"

Tercetaknya 1500 buku Reformasi dalam berita

Distribusi tidak ada penjelasan, isi buku adalah kumpulan berita dari koran, tanpa ada analisa

3 Pencetakan buku "Peraturan Perundang2an"

Tercetaknya700 eksemplar buku Peraturan Perundang-‐undangan

Distribusi tidak ada penjelasan, isi buku adalah kumpulan perundang-‐undangan

4 Pembuatan leaflet Kemenpan RB Tercetaknya 10000 eks leaflet

Distribusi tidak ada penjelasan, isi leaflet adalah tentang visi misi Kemenpan RB

5 Cetak Buku profil Kemenpan RB

Tercetaknya 1.500 eksemplar buku profil Kemenpan RB

Distribusi tidak ada penjelasan, isi buku adalah profil Kemenpan RB

6 Cetak Jurnal Kemenpan RB 1.500 eks untuk satu tahun Distribusi tidak ada penjelasan

7 Advertorial Majalah

Diterbitkannya advertorial di majalah Forum 1x, Gatra 1x, Tempo 1x; materi tentang pemberitaan/kebijakan terbaru disertai dengan foto

Tematik yang diangkat adalah kebijakan Kemenpan RB, tidak ada keterangan ukuran, dan lampiran hasil advertorial, tidak ada bahan untuk dilakukan evaluasi materi

20


8 Advertorial Surat Kabar

Terbitnya advertorial tentang Kemenpan RB 5x; Suara Pembaruan 1x, Republika 1x, Jurnal Nasional 1x, Investor Daily 1x, Media Indonesia 1x

Tidak ada keterangan ukuran, dan lampiran hasil advertorial, tidak ada bahan untuk dilakukan evaluasi materi

9 Talkshow Radio Terselenggaranya talkshow 1x, di RRI Pro 3 FM

Tidak ada Recording kegiatan, hasil laporan tidak dapat menggambarkan bagaimana respon masyarakat saat materi ditayangkan

10 Seminar Lembaga Kehumasan (Bakohumas)

Terselenggaranya seminar lembaga kehumasan (bakohumas) sebanyak 1x,

Audiens tidak ada keterangan, tidak ada keterangan pre-‐post test dilakukan, dokumentasi kegiatan?

11 Rapat Persiapan Pelaks. Kegiatan 2011

Dilaksanakan 1x di bulan februari,

Tujuan kegiatan untuk melakukan pembagian tugas ke staff BHH Kemenpan RB, tidak ada hasil dari rapat tersebut

12 Penyusunan Program kerja 2012

Dilaksanakan tengah tahun, untuk internal BHH Kemenpan RB,

Tidak ada diskripsi tentang pelaksanaan kerja, bagaimana evaluasi hasil 2010, 2011 dijadikan bahan pertimbangan penyusunan materi tahun 2012.

13 Penyusunan Laporan Akhir Kegiatan 2011

Dilakukan november 2011, sebagai bahan laporan pertanggungjawaban pelaks kegiatan BHH Kemenpan RB 2011.

Hasil laporan (buku laporan) tidak memberikan lesson learned dari kegiatan2 yang telah diadakan yang dapat digunakan sebagai bahan kajian dan penyempurnaan kegiatan di tahun berikutnya.

14 Penyempurnaan SOP & Humas

Sosialisasi dan bimtek penggunaan aplikasi e-‐library dan penyempurnaan draft SOP BHH Kemenpan RB

Perlu ditanyakan detail tentang SOP dan harmonisasi dengan Permenpan No 27/2011 s/d No. 31/2011.

15 Penyelenggaraan Pameran

Ekspose kegiatan dan Produk Kemenpan RB; dilakukan 2x dipusat dan di daerah. Parameter keberhasilan adalah terselenggaranya kegiatan.

Tidak dijelaskan bagaiaman konsep penyelenggaraan pameran, tidak adanya keterangan tentang jumlah pengunjung pameran, masukan selama pameran, materi yang dipamerkan, dan hasil evaluasi selama penyelenggaraan pameran.

16 Perjalanan Dinas Terselenggaranya perjalan dinas guna mendukung kinerja BHH Kemenpan RB

Tidak ada detail prosentase penggunaan perjalanan dinas untuk kebutuhan apa saja beserta outputnya.

17 ATK & Komputer Terselenggaranya barang-‐barang ATK dan Komputer Cukup jelas

18 Penerbitan dan Distribusi Majalah

Segmen yang dibidik ada; yaitu aparatur negara, tetapi masih kurang terarah. Distribusi dilakukan ke semua instansi baik pusat/daerah hingga level kecamatan.

Belum ada prosentase penerima majalah, apakah tepat pada sasaran atau bagaimana. Feedback tidak ada, dsb.

19 Film Dokumenter Kemenpan RB

Terproduksinya film dokumenter Kemenpan RB dgn tema implementasi disiplin pegawai sesuai PP 53/2010.

Tidak diketahui bagaimana menjadikan output kegiatan ini sebagai salah satu sumber informasi mendukung Reformasi Birokrasi dan/atau aktifitas Kemenpan RB.

20 Tenaga IT dan Reportase

Direkrutnya tenaga tambah-‐an untuk operasionalisasi dan dukungan meningkatkan kinerja BHH Kemenpan RB, 11 bulan, 2 personil.

Laporan kinerja tenaga yang direkrut, dan dukungan yang diberikan tidak diberikan keterangan

21


21 Pengadaan dan Penyemprotan Buku Perpustakaan

Diperolehnya 115 buku. Tidak dijelaskan komposisi buku yang dibeli apa saja bidang/tematiknya. Tidak ada kegiatan penyemprotan

22 Belanja Barang Modal Peralatan & Mesin

Diadakannya alat berupa player recorder dan 2 kamera SLR

Cukup jelas

23 ATK & Komputer Supplies SI Terselenggaranya ATK & Komputer supplies Cukup jelas

24 Tenaga Pengelola Website Terekrutnya tenaga pendukung pengelola website

Untuk pembiayaan tenaga tidak tetap pendukung tata kelola webssite

25 Pembuatan Aplikasi Penunjang Sistem Informasi

Tersedianya informasi data real time dan terintegrasi terhadap aplikasi TNDE dan email server

Untuk pembiayaan pembuatan aplikasi yang dipihakketigakan.

26 Konsinyering Sistem Informasi

Terlaksananya kegiatan rapat internal subbagian Sistem Informasi

Ada kesamaan dengan kegiatan (A) nomor (13)

27 Perjalanan Dinas Sistem Informasi

Terlaksananya perjanalan dinas dalam rangka studi banding peningkatan kinerja bagian sistem informasi.

Tidak ada keterangan tentang hasil studi banding dan poin rekomendasi atas hasil kegaitan

28 Belanja Barang Modal Peralatan & Mesin

Terselenggaranya belanja barang modal peralatan & mesin sebagai guna mendukung kinerja SI

Gagal lelang, dan dibuat tunjuk langsung.

Untuk laporan kegiatan tahun 2012 belum terdokumentasi. Dokumen lain yang ditunjukkan adalah Laporan Perjalanan Dinas tahun 2012. Untuk Laporan Perjalanan Dinas tahun 2012, hasil review pada sistematis pembahasan hanya bersifat umum, yaitu mencakup waktu, tujuan perjalanan, staff yang melakukan perjalanan dan aktifitas perjalanan dinas. Untuk isian aktifitas perjalanan dinas, laporan dibuat diskriptif dan menceritakan aktifitas staff secara sekilas. 4.2. Analisa

Dari hasil pengamatan produk yang dihasilkan, nampak bahwa produk Kemenpan RB tidak memiliki konsistensi dalam desain dan penggunaan template. Secara keseluruhan, program kegiatan yang diselenggarakan selama tahun 2010, 2011 tidak mempunyai konsep yang jelas dalam (i) melakukan pemilihan media, (ii) pemilihan pesan yang ingin disampaikan, serta (iii) pemilihan jenis kegiatan dan (iv) pemilihan target grup kegiatan. Detail ini semua dapat dilihat pada Tabel 6 dan Tabel 7 di kolom keterangan. Dokumen laporan kegiatan 2010, 2011 dan laporan perjalanan dinas 2012 tidak cukup memuat informasi perencanaan kegiatan, implementasi dan hasil kegiatan serta lesson learned dari kegiatan. Kelemahan. Ketidakkonsistenan dalam membuat produk-‐produk komunikasi dengan konsep yang inline dan template khas menyebabkan produk yang dihasilkan tidak optimal dalam mendukung kinerja BHH Kemenpan RB untuk mendiseminasikan program-‐programnya. Hal ini diperparah oleh tidak jelasnya BHH Kemenpan dalam membuat perencanaan kegiatan komunikasi.

22

Dokumen laporan kegiatan 2010, 2011 dan dokumen laporan perjalanan dinas 2012 tidak dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam membuat program di tahun berikutnya, karena informasi yang disampaikan dalam dokumen tidak lengkap. Identifikasi Masalah. Beberapa hal yang dapat digarisbawahi disini adalah (1) tidak adanya konsep inline yang konsisten dalam penyampaian pesan, khas, yang mampu mengenalkan Kemenpan RB kepada masyarakat; (2) Perencanaan kegiatan BHH Kemenpan tidak terdokumentasi dengan baik; (3) Tidak sempurnanya laporan kegiatan BHH Kemenpan RB dan laporan perjalanan dinas dalam memuat nformasi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan.

4.3. Rekomendasi

Secara umum, beberapa hal yang bisa dijadikan corrective plan dalam perbaikan administrasi dan pelaksanaan kegiatan sejenis ditampilkan pada tabel 6 (enam) berikut;

Tabel 8. Hasil Temuan dan Rekomendasi corrective plan

No Hasil Temuan Rekomendasi

1

Tidak adanya konsep inline yang konsisten dalam penyampaian pesan, khas, yang mampu mengenalkan Kemenpan RB kepada masyarakat

Menggunakan template inline dalam setiap produk komunikasi yang diproduksi secara konsisten dan lebih eye catching.

2

Kegiatan yang dilaksanakan tidak terencana dengan baik, dimana tidak ada keterangan tentang; (1) stakeholder/segmen targeted yang dituju, (2) pesan yang disampaikan, (3) strategi mendiseminasikan pesan/produk komunikasi, (4) pendistribusi untuk communications tools

Menggunakan perencanaan kegiatan yang baik dengan memperhatikan details agar communications tools yang dibuat optimal mampu menyampaikan pesan kepada target groupnya

3 Hasil perjalanan dinas tidak ada yang memotret bagaimana isu menpan RB di daerah yang dikunjungi

Laporan perjalanan dinas menggunakan format yang seragam, ringkas dan lengkap dalam menyajikan informasi;

4

Laporan kegiatan tahunan tidak memuat lesson learned yang bisa dijadikan bahan pembelajaran pada program kerja tahun berikutnya dan cenderung berfokus pada penyerapan anggaran

Membuat format laporan kegiatan tahunan dengan lebih baik, tidak saja laporan bahwa kegiatan selesai, tapi juga bagaimana proses, permasalahan yang dihadapi dan rekomendasi untuk kegiatan sejenis bila dilaksanakan kembali

5. Pola Koordinasi dan Komunikasi Internal BHH Kemenpan RB

5.1. Gambaran Umum

Gambaran umum diperoleh dari buku laporan kegiatan 2010, 2011 serta diskusi dengan pimpinan bagian BHH Kemenpan RB yang dilakukan selama Januari-‐Februari 2013.

23

• Selama 2010-‐2012 koordinasi dalam rangka perencanaan penganggaran dan perencanaan kegiatan tidak terlaksana secara baik. Perencanaan per kegiatan tidak dibahas.

• Selama 2010-‐2012 koordinasi dalam melakukan evaluasi paruh waktu (per semester)

tidak dilakukan. Hal ini terjadi pada seluruh line koordinasi di internal BHH Kemenpan RB; (1) Kepala Biro ke Kepala Bagian; (2) kepala bagian ke kepala sub bagian; dan (3) kepala sub bagian kepada staff;

• Selama 2010-‐2012 tidak dilakukan koordinasi pembagian kerja dengan mekanisme

kontrak kinerja. Koordinasi dilakukan tentatif, tanpa ada SOP yang benar pada masing-‐masing model kegiatan, dan berdasarkan kebiasaan;

• Selama 2010-‐2012 tidak ada mekanisme rutin yang khusus mengagendakan masalah

share informasi/diskusi reguler. Mekanisme share komunikasi dilakukan bila ingat saja; • Kegiatan rapat kerja/diskusi per bidang tidak optimal, dikarenakan staff yang ada

sebagian besar tidak memahami tugasnya secara individu (dalam bidang) atau secara organisatoris sebagaimana diatur dalam Kemenpan No 12/2010 dan perubahannya.

• Tidak ada SOP yang menjelaskan detail tahapan yang harus dilakukan oleh staff biro

hukum dan humas saat mendapat penugasan kegiatan yang sifatnya rutinitas.

5.2. Analisa

Mekanisme koordinasi dalam rangka proses perencanaan, implementasi kegiatan, beserta monitoring dari kegiatan belum terlaksana dengan baik dikarenakan tidak ada SOP/Surat edaran menteri Kemenpan RB yang mengatur hal ini. Hal lain yang perlu ditekankan adalah mekanisme punish and reward tidak berjalan, dimana staff yang bekerja optimal dengan staff yang bekerja bila ada instruksi pada akhirnya mempunyai penghasilan sama. Mekanisme koordinasi dan komunikasi yang tidak baik ini terjadi berulang, dimana berakibat pada juga pada bentuk kegiatan yang dilaksanakan pada tahun 2010, 2011, 2012 cenderung sama, monoton dan merupakan perulangan saja. Kelemahan. Ketidaktegasan kepala BHH Kemenpan RB berakibat pada tidak optimalnya kinerja BHH Kemenpan RB. Hal ini diperparah juga oleh tidak adanya petunjuk teknis mekanisme koordinasi dan komunikasi di internal BHH Kemenpan yang menyebabkan kurangnya tanggung jawab serta profesionalitas staff BHH Kemenpan RB dalam menjalankan aktifitasnya. Tidak adanya sebuah papan pengumuman yang dapat diakses oleh staff BHH Kemenpan RB tanpa terkecuali menyebabkan tidak meratanya informasi kegiatan pada staff BHH.

Identifikasi Masalah. Beberapa permasalahan yang dapat ditabulasi dari bahasan ini adalah; (i) Diperlukan kepemimpinan yang baik di internal BHH Kemenpan RB yang mampu memberikan dorongan motivasi kepada staff untuk melaksanakan tugas secara profesional dan penuh tanggung jawab; (2) Perlu dibuat petunjuk tata laksana (SOP) yang mengatur flow koordinasi, komunikasi dan tahapan dalam melaksanakan kegiatan, khususnya outreach

24

program, dan (iii) Perlu disediakan space untuk mengumumkan hasil rapat/kegiatan Kemenpan RB untuk internal staff BHH Kemenpan RB yang dapat diakses seluruh staff.

5.3. Rekomendasi

Dari paparan di atas, untuk corrective action mekanisme koordinasi dan komunikasi internal BHH Kemenpan RB direkomendasikan; (i) Kepala BHH Kemenpan RB menggunakan metode kepemimpinan yang lebih tegas kepada staff BHH Kemenpan RB; (ii) Membuat SOP/tata laksana yang mengatur pola koordinasi, komunikasi dan tahapan dalam melaksanakan kegiatan, khususnya outreach program, dan (iii) Disediakannya space untuk mengumumkan kegiatan Kemenpan RB untuk internal staff BHH Kemenpan RB yang dapat diakses seluruh staff. 6. Pola Koordinasi dan Komunikasi dari Biro Hukum dan Humas ke bagian lain dan

sebaliknya 6.1. Gambaran Umum

Gambaran umum untuk pola koordinasi dan komunikasi dari BHH ke bagian lain dan sebaliknya diperoleh melalui diskusi dengan pimpinan BHH Kemenpan RB beserta kepala bagian BHH Kemenpan RB selama Januari -‐ Februari 2013. Detail diskripsi dipaparkan sebagai berikut;

• Request untuk melakukan koordinasi dan komunikasi hanya dilakukan di awal tahun

anggaran. Frekuensi update informasi semakin jarang dilakukan seiring dengan waktu anggaran berjalan.

• Mekanisme request koordinasi dan komunikasi menggunakan nota dinas, via lisan

dan/atau menugaskan satu staff Biro hukum dan humas untuk mobile meminta ke bagian lain.

• BHH Kemenpan RB pernah memfasilitasi pimpinan dari bagian lain untuk mendiskusikan

dan men-‐share informasi kegiatan secara rutin. Kendalanya, yang hadir wakil dari pimpinan yang terkadang tidak mempunyai informasi update aktifitas di bagiannya.

• Media pendukung yang digunakan untuk mendiseminasi kegiatan diantaranya (i)

monitor di lantai dasar dengan fungsi menayangkan informasi kegiatan/produk yang dimiliki oleh Kemenpan RB; (ii) adanya papan pengumuman yang tidak dimiliki oleh setiap bagian di Kemenpan RB. Jikapun ada, belum ada mekanisme untuk meng-‐update dan mempublikasikan kegiatan secara rutin kegiatan di internal Kemenpan RB, dan; (iii) menyebarkan informasi dengan menempelkan pengumuman di dalam lift.

6.2. Analisa

Permasalahan yang terjadi dalam pola koordinasi dan komunikasi yang dilakukan antar bidang di Kemenpan RB dikarenakan SOP yang mengatur tentang mekanisme koordinasi dan komunikasi tidak ada. Selain itu, media komunikasi pendukung yang ada juga belum optimal dalam pengelolaannya. Kelemahan. Karena belum terlembaga dengan baik, update informasi dari bagian ke BHH Kemenpan RB tidak dapat secara reguler dan pasti diperoleh.

25

Identifikasi Masalah. Ada dua masalah yang terjadi yaitu; (i) Tidak adanya SOP yang mengatur pola koordinasi dan komunikasi dari BHH Kemenpan RB ke bagian lain dan/atau antar bagian, dan; (ii) Tidak merata dan kurang optimalnya media pendukung yang digunakan untuk mendiseminasikan informasi kegiatan Kemenpan RB. 6.3. Rekomendasi

Dari paparan di atas, corrective plan untuk memperbaiki pola koordinasi dan komunikasi dari BHH ke bagian lain di Kemenpan RB dan/atau antar bagian adalah; (i) Melembagakan mekanisme koordinasi dan komunikasi melalui SOP terkait, dan (ii) Mengadakan dan mengoptimalkan peran media pendukung yang digunakan untuk mendiseminasikan informasi kegiatan Kemenpan RB. 7. Pola Koordinasi dan Komunikasi dari Pimpinan (Menteri/Wamen) ke Biro Humas

7.1. Gambaran Umum

Gambaran umum untuk pola koordinasi dan komunikasi dari BHH ke bagian lain dan sebaliknya diperoleh melalui diskusi dengan pimpinan BHH Kemenpan RB beserta kepala bagian BHH Kemenpan RB selama Januari -‐ Februari 2013. Secara reguler, satu minggu sekali dilakukan rapat pimpinan yang agendanya melakukan evaluasi kegiatan di minggu sebelumnya, dan update hal terkait lainnya dalam rangka membagi informasi (tiap pertemuan ada topik tertentu). Rapat ini dihadiri oleh seluruh pejabat Eselon I (satu) dan Eselon II (dua) Kemenpan RB yang dipimpin langsung oleh Menteri PAN RB atau Wakil Menteri PAN RB. Hasil dari rapat pimpinan disosialisasikan dengan mekanisme rapat internal kedeputian/masing-‐masing unit dengan mengundang seluruh staff. Khusus untuk BHH Kemenpan RB, Kepala Biro mengumpulkan seluruh kepala bagian dan/atau beserta seluruh staff BHH dan kemudian meneruskan keinginan dari Pimpinan. Permasalahan yang kerap terjadi, permintaan dari Pimpinan (Menteri/Wamen) membutuhkan pembiayaan yang diambilkan dari alokasi BHH Kemenpan RB, sementara pos pembiayaan untuk melaksanakan permintaan tersebut ternyata belum teranggarkan. Untuk beberapa kondisi tertentu, Kepala BHH Kemenpan RB dapat langsung melakukan konsultasi dengan Menteri/Wamen, terutamanya jika ada kebutuhan untuk melakukan responsi atau konferensi pers.

7.2. Analisa

Pola koordinasi dan komunikasi yang dilakukan antar pimpinan sudah berlangsung secara baik. Permasalahan yang timbul jika ada permintaan dari Menteri/Wamen ke BHH terlambat dikerjakan dikarenakan mekanisme administrasi di BHH Kemenpan RB yang memang harus mengikuti prosedur (tata kelola penganggaran). Hal ini yang harus disosialisasikan kepada pihak pimpinan. Karena posisi BHH Kemenpan RB yang memang bisa langsung menerima instruksi dari Menteri/Wamen, hal ini harus dibuat SOP-‐nya agar hal-‐hal yang sekiranya dapat memicu kesalahpahaman tidak terjadi.

26

Kelemahan. Lamanya mekanisme pengajuan revisi penganggaran dan mekanisme pengelolaan keuangan dapat memicu kesalahpahaman antara pimpinan dengan BHH Kemenpan RB. Harus ada upaya mencari solusi pengambilan keputusan secara cepat tetapi tidak menyalahi prosedur tata kelola administrasi dan keuangan. Identifikasi Masalah. Mekanisme koordinasi dan komunikasi antara Menteri/Wamen langsung ke BHH Kemenpan RB tidak terlembaga dengan baik. 7.3. Rekomendasi

Untuk poin ini, corrective plan yang harus dilakukan adalah melembagakan mekanisme tata kelola (SOP) Kehumasan Kemenpan RB, termasuk didalamnya mengatur dan memberikan informasi atas waktu yang diperlukan untuk menerima hingga melaksanakan aktifitas sebagaimana diinstruksikan Menteri/Wamen.

27

F. RINGKASAN DAN KESIMPULAN

1. Ringkasan

Dari hasil pembahasan di atas, berikut ringkasan permasalahan dan rekomendasi kegiatan dalam rangka corrective plan koordinasi dan komunikasi Internal Kemenpan RB;

Tabel 9. Resume Rekomendasi Perbaikan Internal Komunikasi Kemenpan RB

Bidang Permasalahan Rekomendasi

Kelembagaan Belum ada tata laksana keadministrasian yang mampu mengatur jenis surat, waktu pemrosesan, flow yang dilakukan

Membuat SOP koordinasi dan komunikasi antar bidang di lingkungan Kemenpan RB;

Regulasi Komunikasi

1. Permenpan RB No. 27/2011 hingga No. 31/2011 belum tersosialisasi di internal BHH Kemenpan RB dan Kemenpan RB dengan baik;

Melakukan sosialisasi Permenpan-‐Permenpan komunikasi di internal BHH dan menyeluruh ke staff Kemenpan RB;

2. Permenpan-‐Permenpan tersebut harus didetailkan dalam bentuk dokumen petunjuk tata laksana dan teknis yang sesuai dengan kebutuhan serta ketersediaan SDM Kemenpan RB khususnya di bidang kehumasan.

1. Membuat SOP Tata Kelola Kehumasan Kemenpan RB;

2. Membuat renstra BHH Kemenpan RB

agar dapat melaksanakan tugas kehumasan secara ideal sesuai peraturan-‐peraturan Menpan RB tersebut;

SDM

1. Adanya beban tugas staff bagian humas dan protokol di sub bagian analisis pendapat umum & publikasi di luar tugas pokok yang membebani, yaitu PPK dan admin PPK;

membuat aturan-‐aturan terkait perencanaan, penggunaan dan pelaporan penggunaan anggaran agar beban kerja PPK dan admin PPK terbagi ke seluruh pengguna anggaran;

2. Kurangnya kapasitas SDM di bidang Kehumasan;

1. Melakukan assesment motivasi internal staff BHH untuk mengetahui kemauan dan kemampuan yang dimiliki SDM-‐nya agar kemudian dapat diakselerasi dalam rangka mendukung aktifitas BHH Kemenpan RB secara tepat;

2. Melaksanakan pelatihan dan

mentoring di bidang kehumasan, dengan topik (i) teknik dan praktek menulis berita, artikel, features dan essai, (ii) manajemen media centre, (iii) teknik dan praktek media watching dan analisisnya, (iv) teknik dan praktek public relation dan media relation, dan (v) manajemen pengelolaan penerbitan;

3. Kurangnya staff non manajerial untuk mendukung aktifitas outreach BHH Kemenpan RB

Merekrut staff non manajerial (tenaga teknis) untuk mendukung aktifitas outreach BHH Kemenpan RB;

28

Bidang Permasalahan Rekomendasi

Program Kerja BHH Kemenpan RB

1. Tidak adanya konsep inline yang konsisten dalam penyampaian pesan, khas, yang mampu mengenalkan Kemenpan RB kepada masyarakat

Dibuatnya template inline yang unik, konsisten dan mempunyai ciri khas Kemenpan RB-‐an yang diproduksi secara konsisten dan lebih eye catching.

2. Perencanaan kegiatan BHH Kemenpan tidak terdokumentasi dengan baik

Menggunakan format perencanaan kegiatan sebagaimana terlampir

3. Hasil perjalanan dinas kurang informatif, tidak lengkap

Menggunakan format laporan perjalanan dinas sebagaimana terlampir

4. Laporan kegiatan kurang informatif, tidak lengkap

Menggunakan format laporan kegiatan sebagaimana terlampir

Pola Koordinasi & Komunikasi Internal BHH Kemenpan RB

1. Tidak adanya petunjuk teknis mekanisme koordinasi dan komunikasi di internal BHH Kemenpan berakibat pada kurangnya tanggung jawab serta profesionalitas staff BHH Kemenpan RB dalam menjalankan aktifitasnya;

Membuat SOP tata kelola Kehumasan Kemenpan RB.

2. Tidak adanya papan pengumuman aktifitas BHH Kemenpan RB yang reguler terupdate dan dapat diakses seluruh staff BHH Kemenpan RB;

Membuat papan pengumuman yang berisikan aktifitas BHH Kemenpan RB dan Kemenpan RB, yang terupdate dan dapat diakses seluruh staff BHH Kemenpan RB.

Pola Koordinasi & Komunikasi BHH Kemenpan RB ke Bidang Lainnya dan/atau antar bidang

Perlunya SOP yang mengatur pola koordinasi dan komunikasi dari BHH Kemenpan RB ke bagian lain dan/atau antar bagian

Membuat SOP pola koordinasi dan komunikasi antar bidang Kemenpan RB

Tidak merata dan kurang optimalnya media pendukung yang digunakan untuk mendiseminasikan informasi kegiatan Kemenpan RB

Mengadakan dan mengoptimalkan peran media pendukung yang digunakan untuk mendiseminasikan informasi kegiatan Kemenpan RB

Pola Koordinasi & komunikasi dari Pimpinan ke BHH Kemenpan RB

Mekanisme koordinasi dan komunikasi antara Menteri/Wamen langsung ke BHH Kemenpan RB tidak terlembaga dengan baik

Membuat SOP tata kelola Kehumasan Kemenpan RB

2. Kesimpulan

Dari tabel di atas, dapat disimpulkan bahwa dalam rangka melakukan perbaikan komunikasi internal Kemenpan RB dan mendukung kinerja BHH Kemenpan RB, beberapa kegiatan yang dilaksanakan adalah; 1. Membuat SOP yang mengatur tentang (i) Pola Koordinasi dan Komunikasi antar bidang

Kemenpan RB dan (ii) Tata Kelola Kehumasan Kemenpan RB; 2. Membuat Rencana Strategis Optimalisasi Peran Humas Kemenpan RB dengan dasar

Peraturan-‐peraturan Menpan RB bidang komunikasi; 3. Mengoptimalkan media pendukung yang ada di internal Kemenpan RB dalam rangka

mendiseminasikan kegiatan Kemenpan RB, termasuk didalamnya membuat space pengumuman di masing-‐masing bidang;

4. Membuat konsep utama desain yang unik, khas Kemenpan RB beserta template yang

dapat digunakan sebagai dasar dalam membuat produk-‐produk komunikasi;

29

5. Melakukan survey untuk melihat kemauan dan kemampuan staff BHH Kemenpan RB di

bidang kehumasan (digunakan sebagai data dasar); 6. membuat aturan-‐aturan terkait perencanaan, penggunaan dan pelaporan penggunaan

anggaran agar beban kerja PPK dan admin PPK terbagi ke seluruh pengguna anggaran; 7. Merekrut personel tambahan di bidang non manajerial/teknis untuk mendukung kinerja

BHH Kemenpan RB; 8. Mengadakan pelatihan kehumasan khususnya di bidang; (i) teknik dan praktek menulis

berita, artikel, features dan essai, (ii) manajemen media centre, (iii) teknik dan praktek media watching dan analisisnya, (iv) teknik dan praktek public relation dan media relation, dan (v) manajemen pengelolaan penerbitan;

30

LAMPIRAN-‐LAMPIRAN Lampiran 1 Form Perencanaan Aktifitas BHH Kemenpan RB Lampiran 2 Form Pelaporan Aktifitas BHH Kemenpan RB Lampiran 3 Form Pelaporan Aktifitas Perjalanan Dinas BHH Kemenpan RB

31

Lampiran 1: Form Perencanaan Aktifitas BHH Kemenpan RB

No Uraian Keterangan

1 Judul Kegiatan cukup jelas

2 Issue permasalahan yang akan dijawab oleh kegiatan

3 Target Grup identifikasi individu atau grup yang akan menjadi tujuan utama kegiatan. semakin detail, semakin baik.

4 Pesan

Pesan apa yang akan disampaikan dari kegiatan harus dirumuskan. Pesan ini harus fokus dan konsisten (inline strategy)

5 Kontak Daftar pihak-‐pihak yang bertanggung jawab untuk menyampaikan pesan (Wamen/Menteri/Deputi/DPR/etc)

6 Outcome Kegiatan Identifikasi dengan jelas bagaimana pesan itu dapat disampaikan melalui kegiatan.

7 Penanggung Jawab

Identifikasi siapa yang akan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan.

8 Alat Komunikasi Identifikasi alat komunikasi apa yang paling efektif untuk menyampaikan pesan.

9 Kebutuhan Pendukung

Daftar personnel, kebutuhan pembiayaan dan dukungan lain yang akan dibutuhkan dalam melaksanakan kegiatan.

10 Distribusi Identifikasi mekanisme dan titik-‐titik pendistribusian materi komunikasi.

11 Tahapan Kegiatan identifikasi tahapan kegiatan yang harus dilaksanakan

12 Waktu yang diperlukan

identifikasi waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan, mulai dari persiapan -‐ pelaksanaan -‐ pelaporan

32

Lampiran 2: Form Pelaporan Aktifitas BHH Kemenpan RB


1 Jenis Kegiatan Jenis Aktifitas Outreach yang dilaksanakan

2 Sub Kegiatan Nama Kegiatan (berhubungan dengan communications tools)

3 Tabel Input -‐ Outcome menggunakan format yang telah digunakan dalam laporan

3 Proses Pemilihan Pelaksana Kegiatan

menjelaskan mekanisme pemilihan pelaksana kegiatan dan alasan mengapa pelaksana terpilih (5W + 1H)

4 Konsep & Materi Kegiatan

menjelaskan spesifikasi communications tools yang digunakan akan dibuat dengan konsep apa dan alasan menggunakan konsep (why)

Setelah konsep kegiatan diidentifikasi, maka diuraikan pula apa yang dibutuhkan agar konsep tersebut dapat terimplementasi (who, what)

5 Waktu Pelaksanaan Kegiatan

menjelaskan implementasi pelaksanaan kegiatan (where, what, who)

6 Indikator Kinerja Diskripsikan secara ringkas.

7 Realisasi Anggaran Kegiatan

Uraikan penggunaan anggaran (perencanaan dan realisasi)

8 Hambatan Narasikan hambatan yang ditemui selama proses persiapan kegiatan, pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

9 Penyelesaian Narasikan bagaimana cara menyelesaikan permasalahan yang ditemui selama proses persiapan kegiatan, pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

10 Rekomendasi

Narasikan hal-‐hal teknis apa yang dibutuhkan dalam rangka pelaksanaan sub kegiatan sejenis agar dapat terselenggara dengan baik dan sesuai dengan perencanaan

11 Dokumentasi Masukkan dokumentasi dari kegiatan yang menggambarkan bagaimana kegiatan berlangsung (1-‐2 foto) beserta keterangan (where, what, who)

33

Lampiran 3: Form Pelaporan Aktifitas Perjalanan Dinas BHH Kemenpan RB


1 Lokasi Kegiatan menuliskan lokasi tujuan perjalanan dinas

2 Alasan Kegiatan Menjelaskan alasan perjalanan dinas

3 Waktu Kegiatan Menjelaskan waktu (durasi) yang dibutuhkan untuk perjalanan dinas

4 Agenda Kegiatan

Menjelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan selama melakukan perjalanan dinas, termasuk didalamnya agenda untuk melakukan diseminasi informal/formal ke stakeholder potensial terkait program Kemenpan RB

5 Pelaksanaan Kegiatan Uraikan bagaimana kegiatan berlangsung (berdasar (5w + 1h)

6 Output Kegiatan Menjelaskan hasil dari kegiatan

7 Kontak Person Menyebutkan kontak person yang ditemui selama kegiatan, nama/alamat/jabatan/no hp/alamat email

8 Aktifitas Outreach Selain kegiatan utama, aktifitas apa yang dilaksanakan dalam rangka melakukan diseminasi program kerja Kemenpan RB.

9 Output Outreach

Menjelaskan apa saja hasil dari diseminasi program kerja Kemenpan RB, termasuk didalamnya mengumpulkan alamat email, no telpn, data lembaga/stakeholder dan sebagainya

9 Realisasi Anggaran Kegiatan Uraikan Perencanaan dan Realisasi.

10 Hambatan Menjelaskan permasalahan yang ditemui saat melaksanakan kegiatan, khususnya aktifitas outreach

11 Penyelesaian Menjelaskan secara detail atkfitas untuk menyelesaikan permasalahan

12 Temuan menarik selama kegiatan

Mengungkapkan hal-‐hal menarik yang ditemui selama kegiatan, terutamanya yang terkait dengan misi Kemenpan RB

14 Dokumentasi Masukkan dokumentasi dari kegiatan yang menggambarkan bagaimana kegiatan berlangsung (1-‐2 foto) beserta keterangan (where, what, who)

internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan

Documents

Transcript of internal communications and public relations corrective plan recommendation for Kemenpan