INTEGRACIJA INFORMACIJSKIH REŠITEV V BANKI Z · 2016-01-05 · Jezik HTML se od jezika SGML...

UNIVERZA V LJUBLJANI

EKONOMSKA FAKULTETA

MAGISTRSKO DELO

INTEGRACIJA INFORMACIJSKIH REŠITEV V BANKI Z

UPORABO STANDARDA GS1

Ljubljana, oktober 2015 BORUT RUČNA

IZJAVA O AVTORSTVU

Spodaj podpisani Borut Ručna, študent Ekonomske fakultete Univerze v Ljubljani, izjavljam, da sem avtor

magistrskega dela z naslovom Integracija informacijskih rešitev v banki z uporabo standarda GS,

pripravljenega v sodelovanju s svetovalko red. prof. dr. Mojco Indihar Štemberger.

Izrecno izjavljam, da skladno z določili Zakona o avtorskih in sorodnih pravicah (Ur. l. RS, št. 21/1995 s

spremembami) dovolim objavo magistrskega dela na fakultetnih spletnih straneh.

S svojim podpisom zagotavljam, da:

je predloženo besedilo rezultat izključno mojega raziskovalnega dela;

je predloženo besedilo jezikovno korektno in tehnično pripravljeno skladno z navodili za izdelavo

zaključnih nalog Ekonomske fakultete Univerze v Ljubljani, kar pomeni, da sem

poskrbel, da so dela in mnenja drugih avtorjev oziroma avtoric, ki jih uporabljam v magistrskem

delu, citirana oziroma navedena skladno z navodili za izdelavo zaključnih nalog Ekonomske

fakultete Univerze v Ljubljani, in

pridobil vsa dovoljenja za uporabo avtorskih del, ki so v celoti (v pisni ali grafični obliki)

uporabljena v tekstu, in sem to v besedilu tudi jasno zapisal;

se zavedam, da je plagiatorstvo – predstavljanje tujih del (v pisni ali grafični obliki) kot mojih lastnih –

kaznivo po Kazenskem zakoniku (Ur. l. RS, št. 55/2008 s spremembami);

se zavedam posledic, ki bi jih na podlagi predloženega magistrskega dela dokazano plagiatorstvo lahko

predstavljalo za moj status na Ekonomski fakulteti Univerze v Ljubljani skladno z relevantnim

pravilnikom.

V Ljubljani, dne 19. oktobra 2015 Podpis avtorja:__________________

i

KAZALO

UVOD ................................................................................................................................... 1

1 SISTEM STANDARDOV GS1 ...................................................................................... 4

1.1 Organizacija GS1 .................................................................................................... 5

1.2 Identifikacijski ključi GS1....................................................................................... 6

1.2.1 GTIN ............................................................................................................ 7

1.2.2 GLN ............................................................................................................. 9

1.2.3 SSCC ......................................................................................................... 10

1.3 Črtna koda ............................................................................................................. 11

1.3.1 Zgodovina črtne kode ................................................................................ 11

1.3.2 Prednosti in slabosti črtne kode ................................................................. 12

1.3.3 Simbologija ................................................................................................ 13

1.4 Standardi GS1........................................................................................................ 15

1.4.1 GS1 BarCodes ........................................................................................... 16

1.4.2 GDSN ........................................................................................................ 16

1.4.3 GS1 eCom ................................................................................................. 16

1.4.4 EPCglobal .................................................................................................. 16

1.5 Primeri uporabe standarda GS1 ............................................................................. 17

1.5.1 Schachinger Logistik ................................................................................. 17

1.5.2 Lenze ......................................................................................................... 18

1.5.3 Philips ........................................................................................................ 18

1.5.4 Port Klang Authority ................................................................................. 19

1.6 Standard GS1 v gotovinskem ciklu ....................................................................... 19

2 JEZIK XML .................................................................................................................. 20

2.1 Razvoj in definicija jezika XML ........................................................................... 21

2.2 Cilji jezika XML ................................................................................................... 22

2.3 Prednosti XML ...................................................................................................... 23

2.4 Osnovne komponente dokumenta XML ............................................................... 24

3 ŠTUDIJA PRIMERA ................................................................................................... 26

3.1 Predstavitev banke ................................................................................................. 26

3.2 Predstavitev informacijske arhitekture v Banki .................................................... 27

3.2.1 Informacijski sistem SAP .......................................................................... 27

3.2.2 Aplikacija Denar ........................................................................................ 28

3.2.3 Sortirni sistem ............................................................................................ 28

3.2.4 Brezžični terminal – RF terminal .............................................................. 28

3.3 Stanje pred prenovo poslovnih procesov v Banki ................................................. 29

3.3.1 Proces dviga gotovine ................................................................................ 30

3.3.2 Proces pologa gotovine .............................................................................. 32

3.3.3 Proces štetja in sortiranja gotovine ............................................................ 34

3.4 Analiza stanja pred prenovo .................................................................................. 36

3.5 Stanje po prenovi poslovnih procesov v Banki ..................................................... 37

ii

3.5.1 Proces dviga gotovine ............................................................................... 38

3.5.2 Proces pologa gotovine ............................................................................. 40

3.5.3 Proces štetja in sortiranja gotovine ............................................................ 42

4 ANALIZA PRENOVE POSLOVNEGA PROCESA ................................................ 44

4.1 Analiza prenove poslovnega procesa s pomočjo intervjuja z zaposlenimi ........... 45

4.2 Analiza prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti ........................................... 46

4.3 Analiza prenove poslovnega procesa v primerjavi z drugimi podjetji .................. 49

4.3.1 Schachinger Logistik ................................................................................. 49

4.3.2 Lenze ......................................................................................................... 50

4.3.3 Philips ........................................................................................................ 51

SKLEP ................................................................................................................................ 52

LITERATURA IN VIRI ................................................................................................... 54

PRILOGE

KAZALO SLIK

Slika 1: Sestava sistema GS1 ............................................................................................. 5

Slika 2: Razširjenost organizacije GS1 .............................................................................. 6

Slika 3: Najpogosteje uporabljena črtna koda GTIN-13 .................................................... 7

Slika 4: Primer strukture GTIN .......................................................................................... 8

Slika 5: Kriteriji za izbiro simbologije črtne kode ............................................................. 9

Slika 6: Primer strukture GLN ......................................................................................... 10

Slika 7: Primer strukture SSCC ....................................................................................... 11

Slika 8: Simbologije družine EAN/UPC .......................................................................... 13

Slika 9: Prikaz podatkovnega nosilca GS1 DataBar ........................................................ 14

Slika 10: Prikaz podatkovnega nosilca ITF-14 .................................................................. 14

Slika 11: Prikaz podatkovnega nosilca GS1-128 ............................................................... 15

Slika 12: Prikaz RFID tehnologije ..................................................................................... 15

Slika 13: Prikaz sistema standardov GS1 .......................................................................... 17

Slika 14: Primer XML dokumenta ..................................................................................... 25

Slika 15: Proces dviga gotovine (1/4) ................................................................................ 31




Slika 19: Proces pologa gotovine (1/4) .............................................................................. 33




Slika 23: Proces štetja in sortiranja gotovine (1/3) ............................................................ 35




iii







Slika 33: Proces štetja in sortiranja gotovine (1/3)............................................................. 43



KAZALO TABEL

Tabela 1: Primerjava prednosti, ki so jih podjetja pridobila z uvedbo standarda GS1........ 51

1

UVOD

Standardi so določena pravila, ki jih v določeni panogi uporabljajo vsa podjetja oziroma

deležniki, ki sodelujejo v določeni panogi. Podjetja lahko postavijo standard za vse svoje

dobavitelje in kupce, lahko pa se pridružijo standardom, ki veljajo za določeno panogo, s

čimer omogočijo lažje poslovanje v panogi. Dobro opredeljeni standardi omogočajo lažje

poslovanje in komuniciranje med podjetji ter omogočajo lažjo sledljivost (GS1 Slovenija,

2014c, str. 4).

Najbolj znan standard, ki se ga uporablja globalno, je standard GS1, s katerim upravlja

organizacija GS1. Ustanovljena je bila leta 1977 v Bruslju, in sicer pod imenom EAN

International, leta 2004 pa se je preimenovala v GS1. Organizacija GS1 je s svojimi

predstavništvi prisotna v več kot 150 državah po celem svetu in ima pod svojim okriljem

več kot 1.000.000 registriranih podjetij in organizacij, ki uporabljajo njen standard

(Šafarič, 2014, str. 5). V Sloveniji ima svoje predstavništvo v Ljubljani, pod njenim

okriljem pa je več kot 3.500 podjetij. Skrbijo predvsem za širjenje in promocijo standarda

GS1 (GS1 Slovenija, 2014d, str. 3).

Standard GS1 je opredelil tri glavne identifikacijske ključe (GS1 Slovenija, 2014c,

str. 10–13):

GTIN (angl. Global Trade Identification Number),

GLN (angl. Global Location Number),

SSCC (angl. Serial Shipment Container Code).

GTIN je negovoreča in globalno enopomenska številka, s katero se označuje prodajne

enote, sestavljena pa je iz 13 številk (Kovačič, Podlogar, Šafarič, Martini, & Zaletel, 2014).

GLN je prav tako 13-mestna številka, ki se jo uporablja za identifikacijo lokacij in pravnih

subjektov. Z njo lahko na edinstven način identificiramo katero koli lokacijo kjer koli po

svetu. SSCC koda ali zaporedna koda zabojnika se uporablja za identifikacijo posameznih

logističnih enot, kot so kartoni, zaboji in palete (GS1 Slovenija, 2014c, str. 10–13).

Brez črtne kode si ne znamo predstavljati nobenega izdelka, ki ga lahko kupimo v trgovini.

Čeprav nam na prvi pogled črtna koda prikazuje samo različno odebeljene črte in številke,

ta dejansko omogoča, da se s skeniranjem črtne kode prihrani veliko časa in naredi manj

napak pri vnosih v informacijske sisteme. Organizacija GS1 je zaradi različnih potreb

podjetij po označevanju izdelkov pripravila več simbologij (GS1 Slovenija, 2014c,

str. 16–21):

EAN/UPC, ki je najpogosteje uporabljena simbologija,

GS1 DataBar, ki se uporablja pri manjših izdelkih,

2

ITF-14, ki je bolj robustna in se jo zato uporablja na lepenkah in kartonih,

GS1-128, ki se jo uporablja za zapis več podatkov v črtni kodi,

oznaka EPC/RFID, pri kateri gre za tehnologijo, ki nam omogoča brezkontaktni prenos

podatkov med RFID oznako in RFID bralno napravo.

Na svetu obstaja ogromno število jezikov, ki se jih uporablja za sporazumevanje med

različnimi osebami. Za sporazumevanje med različnimi informacijskimi sistemi ali

različnimi programi obstajajo računalniški jeziki, ki skrbijo za prenos določenih podatkov

iz enega sistema oziroma programa v drugega. Dva izmed takih jezikov sta tudi jezik

SGML in HTML.

Jezik SGML je napisan za elektronsko oblikovanje in prenašanje podatkov. Njegova

največja prednost je njegova sposobnost ločevanja vsebine od oblike. Na drugi strani ima

zelo veliko slabost, saj zaradi njegove kompleksnosti otežuje vsakodnevno uporabo na

internetu (Dečman, 2000, str. 52). Jezik HTML se od jezika SGML razlikuje po fiksnih

zaznamkih, ki so že vnaprej določeni. Zaradi tega je idealen za predstavitev podatkov na

spletu, vendar ima tudi pomanjkljivost, saj jezik ni razširljiv in ima omejen nabor znakov

(Pardi, 1999, str. 4).

Na podlagi slabosti, ki jih imata oba zgoraj omenjena jezika, se je konzorcij World Wide

Web Consortium (W3C) odločil za razvoj jezika, ki bi bil enostaven za uporabo kot jezik

HTML in močan ter razširljiv kot SGML (Goldfarb & Prescod, 2002, str. 14).

Glavni cilji jezika XML so (Sturm, 2000, str. 19–20; W3C, 2015; Walsh, 2015):

XML mora biti enostaven za uporabo preko interneta,

XML mora podpirati širok razpon dodatnih programskih aplikacij,

XML mora biti združljiv z jezikom SGML.

Glavne prednosti jezika XML so (Sturm, 2000, str. 21):

jezik XML je globalen,

jezik XML je lahko strukturiran,

jezik XML je enostaven za uporabo, saj je le malo bolj zapleten kot HTML.

Namen magistrske naloge je preučiti organizacijo in standarde GS1. S pomočjo znanja o

jeziku XML, z analizo in s sintezo ugotovitev iz literature ter študijo primera nameravamo

prikazati uvedbo standardov GS1 v banki.

Cilji magistrske naloge so:

3

izdelati natančen pregled literature s področja organizacije in standardov GS1 ter jezika

XML,

prikaz modela poslovnih procesov pred prenovo v banki,

prikaz prenovljenega modela poslovnih procesov v banki in

ovrednotenje sprememb prenovljenega modela poslovanja v banki.

Magistrska naloga temelji na kombinaciji deduktivnega in induktivnega raziskovalnega

pristopa. Naloga je sestavljena iz dveh delov, in sicer iz teoretičnega in praktičnega dela. V

prvem delu, ki je teoretično obarvan, bomo izhajali iz strokovne literature in virov z

najnovejšimi teoretičnimi spoznanji s področja standardov GS1 in jezika XML.

Metodološki pristop, uporabljen v prvem delu magistrske naloge, je pregled strokovne

literature in virov domačih in tujih avtorjev, v pomoč pa so nam bile tudi podatkovne baze,

kot so Emerald, Science Direct, Proquest in druge.

V drugem delu magistrske naloge bomo kot osrednjo raziskovalno metodo uporabili

študijo primera, s katero bomo prikazali povezovanje informacijskih rešitev z uporabo

standarda GS1 v banki. Pomagali si bomo z intervjuji, ki smo jih opravili z zaposlenimi, ter

z znanjem, ki smo ga pridobili iz praktičnih izkušenj v sklopu informacijske prenove v

banki. S pomočjo analize SWOT bomo analizirali in preučili dokumentacijo izvedenega

projekta implementacije standarda GS1, nato pa bomo svoje ugotovitve primerjali z

ostalimi ugotovitvami iz literature. Ugotovitve bomo prav tako primerjali s primeri drugih

podjetij, ki so optimizirali svoje poslovanje z uporabo standarda GS1. Praktični del

magistrske naloge prikazuje induktivni pristop, saj bomo na podlagi študije primera in

SWOT analize poskušali odgovoriti na smiselnost uporabe standarda GS1.

V uvodu bomo predstavili predmet magistrske naloge, kjer bomo osvetlili njeno bistvo.

Temu bo sledila predstavitev namena in cilja magistrske naloge ter opis strukture naloge.

Prvi dve poglavji magistrske naloge sta namenjeni teoretičnemu delu, kjer bomo

predstavili standard GS1 in jezik XML. V prvem poglavju se bomo posvetili organizaciji

GS1 in njenemu standardu GS1. Podrobno bomo prikazali štiri standarde, na katerih

temelji sistem GS1, ter predstavili tri najbolj uporabljene identifikacijske ključe. Na koncu

poglavja bomo predstavili nekatera podjetja, ki so uspešno implementirala standard GS1 v

svoje poslovanje.

V drugem poglavju teoretičnega dela bomo pobližje spoznali jezik XML in dokumente, ki

so glavni nosilec podatkov med različnimi informacijskimi sistemi. Prikazali bomo, kako

se je jezik razvijal in kakšni so cilji ter prednosti jezika. Za konec bomo predstavili še

osnovne komponente dokumenta XML.

Teoretičnemu delu bo sledil praktični del magistrske naloge, kjer bomo najprej predstavili

banko in njene informacijske rešitve ter njene razloge za prenovo informacijskega

4

poslovanja. Sledila bo predstavitev poslovnega procesa pred in po prenovi ter

informatizaciji poslovnega procesa. Poslovni procesi so prikazani z modeli, ki smo jih

pripravili s programom Bizagi Process Modeler.

Za konec praktičnega dela bomo s pomočjo intervjuja z zaposlenimi, analizo SWOT in s

primerjavo uvedbe standarda GS1 v banki z drugimi podjetji, ki so prav tako uvedle

standard GS1 v svoje poslovanje, ovrednotili in ocenili uspešnost prenove in

informatizacije poslovnega procesa.

Ob koncu magistrske naloge bomo glavne ugotovitve povzeli v sklepu ter v seznamu

prikazali literaturo in vire.

1 SISTEM STANDARDOV GS1

V poslovnem svetu si poslovanja brez standardov ne moremo predstavljati. Slednji

olajšujejo poslovanje, ki bi bilo drugače precej bolj zapleteno in stroškovno neučinkovito.

Lep primer neuporabe standardov je čevljarska industrija, ki nima globalnega standarda za

označevanje velikosti čevljev. V Sloveniji je par čevljev označen s številko 46, v Veliki

Britaniji pa je isti par čevljev označen s številko 11, na Japonskem z 295 in na Kitajskem z

285. To povzroča težave tako potrošnikom, ki hočejo kupiti čevlje preko spletnih trgovin,

saj ne vedo, katera je prava oznaka čevljev, kot tudi proizvajalcem, saj morajo za vsako

celino posebej označevati številke čevljev, kar prinese dodatne stroške in se posledično

odraža v dražjih cenah čevljev (GS1 Slovenija, 2014b, str. 3).

Standardi so dogovori, ki strukturirajo katero koli dejavnost ali panogo. Lahko so pravila

ali smernice, ki jih vsi uporabljajo na enak način. Lahko so dogovorjeni in enotni načini

merjenja, opisovanja oz. razvrščanja izdelkov ali storitev (GS1 Slovenija, 2014c, str. 4).

Dobro opredeljeni standardi skrbijo za to, da se podjetja ne ukvarjajo s pridobivanjem

informacij, ampak z uporabo informacij. Dobro oblikovani standardi omogočajo podjetjem

olajšano komunikacijo med dobavitelji in strankami, omogočajo globalno sledljivost in

avtentifikacijo, izboljšujejo učinkovitost samega podjetja ter zmanjšujejo možnosti napak

(GS1 Slovenija, 2014c, str. 4).

Sistem standardov GS1 je najširše uporabljen standard v svetu, najbolj poznan pa je po

črtni kodi GS1, ki je razširjena v večini industrij. S pomočjo črtnih kod se vsakodnevno

prebere približno pet milijard črtnih kod, ki se prenesejo v računalnike in interne aplikacije

ter tako urejajo nabavo, prodajo in skladiščenje (GS1 Slovenija, 2014b, str. 7).

Sistem GS1 deluje na podlagi treh komponent (glej Sliko 1), tj. identifikacijski ključi,

avtomatsko zajemanje podatkov in računalniška izmenjava podatkov. Identifikacijski

ključi skrbijo za označevanje izdelkov, pošiljk in lokacije dobaviteljev oziroma kupcev. Z

5

avtomatskim zajemanjem podatkov zapisujemo identifikacijske ključe s pomočjo črtne

kode ali z elektronskimi oznakami EPC /RFID, ki se drugače imenujejo tudi nosilci

podatkov GS1. Avtomatska izmenjava podatkov skrbi za to, da se nosilci podatkov GS1

pravilno zapakirajo in obdelajo ter komunicirajo z ostalimi podjetji v panogi, v kateri

podjetje sicer deluje (GS1 Slovenija, 2014c, str. 6).

Slika 1: Sestava sistema GS1

Vir: GS1 Slovenija, Vrednosti in koristi sistema standardov GS1, 2014c.

Največja prednost sistema standardov GS1 je njegova globalnost, saj je prepoznan po

celem svetu. Podjetjem to olajša poslovanje, saj se, ne glede na to, kje ima njihov

dobavitelj ali stranka sedež podjetja, lahko zanesejo na sprejetost standarda GS1. Poleg

tega je sistem GS1 večsektorski, kar pomeni, da ni prisoten samo v eni panogi, ampak je

povezan s številnimi panogami. Priznan je v zdravstvu, povezan je z različnimi

organizacijami in s trgovinskimi združenji, partner in zaveznik je s Svetovno carinsko

organizacijo (WCO), poleg tega pa je vključen tudi v center za trgovanje in elektronsko

poslovanje pri Združenih narodih (GS1 Slovenija, 2014c, str. 5).

1.1 Organizacija GS1

Mednarodna organizacija GS1 je bila ustanovljena v Bruslju leta 1977 pod imenom EAN

International. Že od leta 1987 je bila tesno povezana z UCC (Uniform Code Council),

dokončno pa se je z UCC združila leta 2004 in takrat prevzela tudi ime GS1 (Global

Standard One). Svoja predstavništva ima v 150 državah po celem svetu (glej Sliko 2),

skupaj pa združuje več kot 1.000.000 članov. Skupaj z vsemi organizacijami izvaja

6

izobraževanje in svetovanje ter pomoč pri implementaciji sistemov GS1 v podjetjih in

organizacijah. Ker se poslovanje nenehno spreminja, organizacija GS1 skrbi, da standardi

nenehno sledijo trendom. Tako nenehno oblikujejo in uvajajo nove standarde, s katerimi

sledijo novim trendom v industrijah in s tem pomagajo do večje učinkovitosti ter

preglednosti preskrbovalnih verig (Šafarič, 2014, str. 5).

Slika 2: Razširjenost organizacije GS1

Vir: GS1 Slovenija, Vrednosti in koristi sistema standardov GS1, 2014c.

GS1 Slovenija je neprofitna organizacija, ki na območju Slovenije skrbi za promocijo in

širjenje globalnih standardov GS1. GS1 Slovenija je edini predstavnik standarda GS1 v

Sloveniji in trenutno vključuje več kot 3.500 podjetij in organizacij. Poleg osnovnega

namena širjenja in promocije standarda GS1 skrbijo za razvoj in vzdrževanje oznak

proizvodov centralnega kataloga GS1 in lokacij kolektivnih članov zavoda, za

izobraževanja in usposabljanja članov za uporabo sistema GS1, izvrševanje nalog in

obveznosti do mednarodne organizacije GS1 AISBL, pa tudi za podeljevanje GS1 številke

za identifikacijo in elektronsko izmenjavo podatkov (GS1 Slovenija, 2014d, str. 2).

1.2 Identifikacijski ključi GS1

Identifikacijski ključi GS1 se uporabljajo za identifikacijo izdelkov, prodajnih enot,

storitev, lokacij in transportnih enot. Poleg identifikacije skrbijo za povezavo med

sistemom črtnega kodiranja, računalniško izmenjavo podatkov, globalnih katalogov in

sistema EPC/RFID (GS1 Slovenija, 2015g). Tri najpomembnejše identifikacijske ključe

7

GTIN (Global Trade Item Number), GLN (Global Location Number) in SSCC (Serial

Shipment Container Code) bomo v nadaljevanju predstavili podrobneje. Poleg glavnih

identifikacijskih ključev obstaja še veliko ostalih, kot so GRAI (globalni identifikator

vračljivega sredstva), GDTI (globalni identifikator tipa dokumenta) in GSIN (globalna

identifikacijska številka pošiljke) (Šafarič, 2014, str. 6).

Identifikacijske ključe dopolnjujejo aplikacijski identifikatorji (AI) s podatki o teži, roku

uporabe in številki serije idr. Aplikacijski identifikatorji skrbijo za to, da se na istem

nosilcu podatkov GS1 kodira več podatkov, kar posledično pripelje do hitrejšega prenosa

podatkov v aplikacije in programe (Kovačič et al., 2014, str. 14).

1.2.1 GTIN

GTIN (Global Trade Item Number) se uporablja za edinstveno identifikacijo prodajnih

enot (glej Sliko 3). Vsaka prodajna enota, ki se razlikuje od druge, ima svoj lasten GTIN

(Kovačič et al., 2014, str. 14).

Številka GTIN je negovoreča in globalno enopomenska številka, ki se vsaki prodajni enoti

podeli samo enkrat in se je ne spreminja, četudi se izdelek prodaja v drugi državi. Vseh

podatkov (cena, potrditev dostave, identificiranje naročila) se ne zapiše v GTIN, ampak se

jih zapiše v podatkovno bazo, GTIN pa nam služi kot ključ do podatkovne baze.

Oblikovanje GTIN številk poteka tako, da nacionalna organizacija GS1 lastniku podeli

interval številk, uporabnik pa glede na pravila, ki so predpisana, prodajnim enotam sam

določa GTIN (GS1 Slovenija, 2015h).

Za dodeljevanje GTIN številk obstaja več oblik GTIN: GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 in

GTIN 14. V praksi se največkrat uporablja označevanje prodajnih enot z obliko GTIN-13.

Slika 3: Najpogosteje uporabljena črtna koda GTIN-13

Vir: What are GTIN-13 Codes?, 2015.

Struktura GTIN številke (glej Sliko 4) je sestavljena (Kovačič et al., 2014, str. 14) iz:

predpone podjetja GS1, ki jo podjetju določi nacionalna organizacija GS1,

8

referenčne številke izdelka, ki jo dodeli podjetje, in sicer tako, da ima vsak proizvod

drugo številko,

kontrolne številke, ki se izračuna glede na predhodne številke.

Slika 4: Primer strukture GTIN

Vir: B. Kovačič et al., Priporočila za harmonizacijo logističnih procesov - Uporaba standardov GS1 v

logistiki, 2014.

Ko se podjetje prvič sreča z dodeljevanjem GTIN številk, se pojavijo dvomi, katero izmed

simbologij izbrati (glej Sliko 5), saj je njihov izbor zelo razčlenjen. Uporabniki morajo pri

odločanju med različnimi simbologijami upoštevati naslednje (GS1 Slovenija, 2013a,

str. 6):

razpoložljiv prostor na izdelku, katerega morajo opremiti s črtno kodo,

vrsto informacij, ki jih hočejo zakodirati (samo GTIN ali GTIN z dodatnimi

informacijami),

delovno okolje, kjer se bo črtna koda brala.

9

Slika 5: Kriteriji za izbiro simbologije črtne kode

Vir: GS1 Slovenija, Uporabniški priročnik, 2013b.

1.2.2 GLN

GLN (Global Location Number) je 13-mestna številka, ki se jo uporablja za identifikacijo

lokacij in pravnih subjektov, s katero lahko na edinstven način identificiramo katero koli

lokacijo kjer koli po svetu. Lokacije se delijo na fizične kraje (skladišče, polica v

skladišču), pravne subjekte (podjetje, oddelek podjetja) ali na oddelke podjetja (GS1

Slovenija, 2014c).

Z GLN ne identificiramo samo lokacije same, ampak ga lahko uporabimo tudi za lokacijo,

kamor bo blago dostavljeno, lokacijo, kamor se izstavi račun, lokacijo stranke, kjer se

blago kupuje, in lokacijo izdajatelja računa (Kovačič et al., 2014, str. 16).

GLN se uporablja pri računalniški izmenjavi podatkov (RIP), saj je eden izmed ključnih

elementov RIP. Omogoča učinkovito identifikacijo lokacij, ki so obvezen pogoj za

elektronsko poslovanje, saj podjetjem ni potrebno pri vsaki transakciji posebej posredovati

imen ali drugih podatkov o lokaciji. Prav tako se GLN lahko uporablja v obliki skeniranja

črtne kode GS1-128 za trgovske enote, pri katerih potrebujemo identifikacijo stranke,

fizične lokacije in pri transportnih enotah, ki potrebujejo takojšnje pretovarjanje (GS1

Slovenija, 2014a, str. 12).

10

Interno oštevilčenje lahko pripelje do podvajanja, saj ima poslovni partner možnost

uporabe iste številke za označevanje lokacij. Lahko prihaja do zapletenih obdelav, saj

imajo interne kode možne različno dolge strukture in s tem vplivajo na aplikacije, ko se

odločimo za njihovo nadgradnjo. Za razliko od internih označitev je oznaka GLN

edinstvena in večsektorska, kar pomeni, da je ne uporablja noben poslovni partner in jo

hkrati lahko identificira katero koli podjetje v kateri koli panogi (GS1 Slovenija, 2014a,

str. 14).

Struktura GLN številke (glej Sliko 6) je sestavljena iz (Kovačič et al., 2014, str. 16):

predpone podjetja GS1, ki jo podjetju določi nacionalna organizacija GS1,

referenčne številke lokacije, ki jo dodeli podjetje, in sicer tako, da ima vsaka lokacija

drugo številko,


Slika 6: Primer strukture GLN


logistiki, 2014.

1.2.3 SSCC

SSCC (Serial Shipment Container Code) ali zaporedna koda zabojnika se uporablja za

identifikacijo posameznih logističnih enot, kot so kartoni, zaboji in palete (GS1 Slovenija,

2014c, str. 13).

Vsaka koda SSCC je tako kot ostala dva identifikacijska ključa edinstvena, kar pomeni

identifikacijo vsake skladiščene, poslane ali transportirane logistične enote. Isto kodo se

lahko ponovno uporabi čez eno leto oziroma kakor koli drugače, če je to zakonsko

predpisano. V praksi se sicer SSCC kode ne ponavljajo, saj lahko to v določenih primerih

povzroči težave pri poslovnem partnerju. SSCC kode lahko ustvari vsako podjetje, ki ima

predpono GS1. Če imajo vsi poslovni partnerji možnost generiranja SSCC kode, potem je

najbolj smiselno, da podjetje, ki je logistično enoto sestavilo, tudi ustvari SSCC kodo.

SSCC koda omogoča enolično označevanje logističnih enot, kar prinaša prednosti pri

sledenju, naročanju in avtomatskem prejemu blaga. Zaradi edinstvenosti jo lahko

uporabimo kot kazalec pri podrobnih informacijah o vsebini tovora (Kovačič et al., 2014,

str. 15).

11

Struktura SSCC številke (glej sliko 7) je sestavljena iz (Kovačič et al., 2014, str. 15):

razširitvene številke, ki se jo uporabi, če želimo razširiti zmogljivost SSCC kode,

predpone podjetja GS1, ki je edinstvena, ampak poreklo enote ni znano, podjetju jo

dodeli organizacija GS1,

reference logistične enote, ki jo podjetje samo dodeli logistični enoti in je edinstvena,


Slika 7: Primer strukture SSCC


logistiki, 2014.

1.3 Črtna koda

Dandanes, ko se podjetja trudijo biti čim bolj stroškovno učinkovita, je zelo pomembna

dobro razvita informacijska arhitektura podjetja, ki zaposlenim pomaga pri delu. Pri tem

pomembno vlogo igra informacijska tehnologija. Vsako večje podjetje ima sistem ERP, ki

operira s podatki, in sistem, ki zbira podatke preostalih poslovnih partnerjev s pomočjo

črtne kode. Poslovanja brez črtne kode si v današnjem času ne moremo predstavljati.

Kot primer lahko podamo primer blagajne v hipermarketu Mercator. Prodajalka bi morala

na blagajni poznati vsak izdelek in njegovo ceno ter vsakega posebej vpisati v blagajno. S

pomočjo črtne kode je postopek zelo olajšan, saj je vse, kar mora prodajalka narediti,

skenirati črtno kodo, ostalo delo pa opravi računalnik.

Črtna koda je sestavljen niz številk in navpičnih črt različnih debelin, ki se jih skenira s

pomočjo čitalcev črtnih kod. Črtne kode so najbolj razširjene v distribucijskih verigah, kjer

zmanjšujejo možnost napak; v trgovini, kjer pospešujejo plačevanje na blagajni, in v

zdravstvu, kjer se zmanjšuje možnost napak, saj se pacientu od prihoda v bolnišnico do

odpustitve sledi s pomočjo črtne kode.

1.3.1 Zgodovina črtne kode

Začetki črtne kode segajo v leto 1932, ko je študent Wallace Flint v svojem magistrskem

delu poskušal predstaviti delovanje blagajne v trgovini. Kupec po njegovem ne bi sam

iskal izdelkov po trgovini, ampak bi poiskal vnaprej pripravljene naluknjane kartončke v

12

katalogu, ki bi pripadali določenemu izdelku, in jih predal blagajniku. Blagajnik bi

luknjane kartončke vstavil v čitalec, ki bi sprožil napravo, katera bi točno določene izdelke

položila na transportni trak. (A Short History Of Bar Code, 2015)

Moderni začetki črtne kode segajo v leto 1948, ko je študent Bernard Silver slišal pogovor

dekana in predsednika lokalne prehranske verige o raziskavi glede samodejnega branja

informacij o izdelkih na blagajni. To ga je spodbudilo, da se je sestal s profesorjem

Woodlandom, katerega je takoj navdušil za problem. Woodlandova prva ideja je bila zapis

podatkov z vzorci črnila, ki bi sijal pod ultravijolično svetlobo. Bila je zavrnjena, saj bi

bilo tiskanje predrago. Leto pozneje sta Woodland in Silver prijavila patent črtne kode, ki

je bil že zelo podoben današnjim črtnim kodam. Zgodovinarji črtne kode so ga

poimenovali »bull's eye« simbol, ker je bila črtna koda sestavljena iz niza koncentričnih

krogov (A Short History Of Bar Code, 2015).

Idejo so hitro pograbili v ameriški vojski in pozneje tudi pri vesoljski agenciji NASA, za

največji razvoj pa je poskrbela uvedba črtne kode v trgovini. Leta 1973 so začeli v Ameriki

enotno označevati artikle v trgovinah pod okriljem organizacije UCC (Uniform Code

Councile). Štiri leta pozneje so enotno označevanje artiklov pod okriljem organizacije

EAN prenesli tudi v Evropo. Pozneje sta se obe organizaciji združili, številke pa so se še

vedno določevale po obeh sistemih, a se ista številka v njih ni mogla ponoviti. Leta 2005 se

je organizacija EAN preimenovala v današnjo GS1 (Črtna koda in njena pot skozi čas,

2015).

1.3.2 Prednosti in slabosti črtne kode

Glavni namen črtne kode je čim hitreje in s čim manj napakami pretvoriti podatke s črtne

kode v računalniške aplikacije in programe.

Ostale prednosti črtne kode so (Five Advantages of Barcodes, 2015):

hitrejša in boljša učinkovitost zajemanja podatkov – podatke se zajema dosti hitreje in

učinkoviteje kot z ročnim vnosom,

natančnost – z uporabo črtne kode prihaja do manjših napak pri vnosu kot pri ostalih

tehnikah zajema podatkov,

možnost avtomatizacije – z uvedbo črtne kode se lahko nekateri poslovni procesi

standardizirajo in avtomatizirajo,

stroškovna učinkovitost – s skeniranjem črtne kode ne pridobimo samo na času, ampak

tudi na denarju. Stroški uvedbe črtne kode se v povprečju povrnejo od 6-18 mesecev od

implementacije.

Poleg vseh prednosti, ki jih ponuja črtna koda, se pojavljajo tudi slabosti. Največja slabost

črtne kode je ročno skeniranje vsakega izdelka, serije ali tovornjaka.

13

Ostale pomanjkljivosti črtne kode so (Rundh, 2008, str. 98):

črtna koda lahko vsebuje samo omejeno količino informacij,

ko je črtna koda natisnjena, informacij ne moremo več spreminjati, razen če pripravimo

novo črtno kodo,

črtne kode oziroma nalepke se pod določenimi pogoji poškodujejo ali strgajo in s tem

onemogočajo skeniranje črtne kode, posledično pa ne prenesejo informacij o izdelku v

informacijski sistem.

1.3.3 Simbologija

Zaradi razširjenosti organizacije GS1 v vseh panogah po celem svetu so morali razviti

večje število simbologij, ki ustrezajo posameznim zahtevam v določenih panogah. Sistem

GS1 ponuja celovit nabor podatkovnih nosilcev, kot so linearne črtne kode,

dvodimenzionalne črtne kode ter elektronske (EPC/RFID) oznake (GS1 Slovenija, 2015a).

Najpogosteje se uporablja simbologija EAN/UPC, ki je tudi najdlje uporabljen podatkovni

nosilec (glej Sliko 8). Prav zaradi tega lahko simbol EAN/UPC najdemo skoraj na vseh

maloprodajnih izdelkih. Njena največja prednost je odčitavanje na katerem koli

maloprodajnem mestu na svetu. Druga največja prednost, ki jo ima simbologija, je

odčitavanje v več smereh. Posledično je podatkovni nosilec zelo hiter in učinkovit, zato se

ga uporablja v večini supermarketov, kjer je intenziteta skeniranja črtnih kod velika. Pri tej

simbologiji obstajajo štiri osnovne črtne kode, ki so vse linearne. EAN-13 kodira

GTIN-13, UPC-A kodira GTIN-12; EAN-8 kodira GTIN-8, UPC-E pa kodira poseben

izbris ničel pri GTIN-12 (GS1 Slovenija, 2014c, str. 17).

Slika 8: Simbologije družine EAN/UPC

Vir: GS1 Slovenija, Družina simbologij EAN-13, UPC A, EAN-8, UPC E, 2015b.

14

Pri manjših izdelkih, kjer ni veliko prostora za označitev izdelka, pride do izraza

podatkovni nosilec GS1 DataBar, s katerim lahko na manjšem prostoru zapišemo več

informacij kot s črtno kodo EAN/UPC (glej Sliko 9). Z njim se označuje predvsem sveže

izdelke, kot so sadje in zelenjava, poleg tega pa se ga uporablja tudi pri označevanju

nakita, kozmetike in zdravil. Druga prednost, ki jo ponuja GS1 DataBar, je vsebovanje

aplikacijskih identifikatorjev, kot so serijska številka, številka pošiljke in rok uporabe (GS1

Slovenija, 2014c, str, 19).

Slika 9: Prikaz podatkovnega nosilca GS1 DataBar

Vir: GS1 Slovenija, Simbologija GS1 DataBar, 2015d.

Kjer potrebujemo bolj robustno simbologijo, pride v poštev podatkovni nosilec ITF-14

(glej Sliko 10). Njegova glavna prednost pred ostalimi je prav njegova robustnost, saj se ga

lahko tiska neposredno na lepenko ali karton. Ker lahko z njim kodiramo samo GTIN-14,

se ne more uporabljati za identifikacijo enot na prodajnih mestih (GS1 Slovenija, 2015e).

Slika 10: Prikaz podatkovnega nosilca ITF-14

Vir: GS1 Slovenija, Simbologija ITF-14, 2015e.

Za logistiko, kjer je potrebno zapisati veliko več informacij kot samo GTIN, se uporablja

podatkovni nosilec GS1-128. Glavna prednost črtne kode GS1-128 je zapis

identifikacijskih ključev GS1, poleg tega pa tudi spremenljive informacije, kot so serijske

številke, roki uporabe in mere (glej Sliko 11). Simbolov GS1-128 ni mogoče uporabiti za

identifikacijo enot na prodajnih mestih, zato se nosilec uporablja za označevanje enot v

transportu, logistiki in v zdravstvenem sektorju (GS1 Slovenija, 2014c, str. 18).

15

Slika 11: Prikaz podatkovnega nosilca GS1-128

Vir: M. Martini, Priročnik za črtno kodiranje, 2010.

Trenutno najbolj aktualna simbologija, ki je tudi v največjem razmahu, je oznaka

EPC/RFID. RFID tehnologija nam omogoča brezkontaktni prenos podatkov med RFID

oznako in RFID bralno napravo. Izdelek z RFID oznako se zapelje v bližino antene, ki s

pomočjo bralne naprave in njenega elektromagnetnega polja vzbudi elektromagnetno polje

RFID oznake in s tem omogoči prenos podatkov v računalnik preko radijskih valov (RFID

tehnologija) (GS1 Slovenija, 2015c).

Največji prednosti oznake EPC/RFID sta branje brez neposrednega vidnega stika med

čitalnikom in EPC/RFID oznako ter branje več izdelkov z oznako EPC/RFID hkrati (glej

Sliko 12). Obstajajo pa tudi slabosti, zaradi katerih ni večjega števila označenih izdelkov s

to oznako. Največja slabost je cena, saj oznaka EPC/RFID stane nekaj deset centov in je

zato predrago, da bi vse izdelke označili z oznakami. Druga težava te tehnologije je

onemogočeno branje tekočin in kovin. Onemogočeno je tudi tiskanje na embalažo, saj je

potrebno oznako na vsak izdelek namestiti naknadno (Pust, 2015).

Slika 12: Prikaz RFID tehnologije

Vir: GS1 Slovenija, RFID tehnologija (Radio Frequency Identification), 2015c.

1.4 Standardi GS1

Organizacija GS1 sestoji iz več prepletajočih se sistemov standardov, ki jih bomo v

nadaljevanju na kratko opisali (Slika 13).

16

1.4.1 GS1 BarCodes

GS1 BarCodes je globalni standard, ki skrbi za zapisovanje identifikacijskih ključev GS1

v obliki linearnih in dvodimenzionalnih črtnih kod za avtomatsko identifikacijo izdelkov,

transportnih enot in lokacij. Ker je standard globalen, nam omogoča avtomatsko

identifikacijo v celotni preskrbovalni verigi, kar pripelje do večje učinkovitosti

preskrbovalne verige in njihovih udeležencev (Kovačič et al., 2014, str. 13).

1.4.2 GDSN

GDSN je globalni standard, ki skrbi za sinhronizacijo matičnih podatkov s pomočjo

katalogov. Vsako podjetje, ki sodeluje v GDSN sistemu, ima v globalnem registru GS1

registrirane svoje podatke o izdelkih. Ob začetku poslovanja z novim podjetjem se preko

globalnega standarda GS1 poveže z globalnim registrom novega podjetja. Vsaka

sprememba podatkov o izdelkih, ki jih naredi katero koli podjetje, se bo zaradi standarda

GDSN takoj popravilo v vseh ostalih globalnih registrih podjetij, s katerimi podjetje

posluje (GS1 Slovenija, 2014c, str. 24).

1.4.3 GS1 eCom

Standard GS1 eCom je eden izmed najbolj pomembnih standardov, saj omogoča

računalniško izmenjavo podatkov. S pomočjo identifikacijskih ključev pomaga podjetjem,

ki sodelujejo, do učinkovitega, hitrejšega in predvsem bolj natančnega poslovanja. Poleg

tega skrbi za zmanjšanje obsega papirjev, ki si jih podjetji izmenjujeta. GS1 eCom

sestavljata dva standarda elektronskih sporočil. Standard GS1 EANCOM je

komunikacijski standard, ki je niz mednarodno dogovorjenih standardov, imenikov in

smernic za elektronsko izmenjavo podatkov. Standard GS1 XML skrbi za standardizirano

strukturo sporočil elektronskega poslovanja (GS1 Slovenija, 2014c, str. 25–26).

1.4.4 EPCglobal

GS1 EPCglobal je globalni standard, ki s kombinacijo tehnologije RFID (radiofrekvenčna

identifikacija), obstoječe infrastrukture komunikacijskih omrežij in elektronske kode

izdelka EPC (Electronic Product Code) na globalni ravni omogoča takojšnjo avtomatsko

identifikacijo in sledljivost predmetov ter registracijo dogodkov v celotni preskrbovalni

verigi. Vse to se odraža v še večji učinkovitosti in transparentnosti preskrbovalnih verig,

kot ju lahko dosežemo s sistemom črtnih kod (Kovačič et al., 2014, str. 13).

17

Slika 13: Prikaz sistema standardov GS1

Vir: GS1 Slovenija, Sistem GS1, 2015f.

1.5 Primeri uporabe standarda GS1

Predstavili bomo primere podjetij, ki so poskrbela za prenovo svojega poslovanja s

pomočjo sistema GS1. Pri vsakem primeru bomo predstavili podjetje, težave, s katerimi se

je to soočalo pred prenovo poslovanja, rešitve problema ter koristi prenove poslovanja.

1.5.1 Schachinger Logistik

Avstrijsko podjetje Schachinger Logistik je logistično podjetje, ki s svojimi trajnostnimi in

inovativnimi rešitvami skrbi za prevoz izdelkov znanih proizvajalcev v Avstriji, Nemčiji

ter srednji in vzhodni Evropi. Zaradi inovativnih rešitev so postali logistični partner za

podjetje METRO Cash & Carry (GS1 AISBL, 2014, str. 7–8).

Ker so hoteli optimizirati dobavno verigo, so se odločili za prenovo poslovanja s pomočjo

standarda GS1. Shachinger je začel označevati vse transportne enote s transportnimi

nalepkami. Vse transportne enote, ki so bile poslane v METRO, so bile označene s

podatkovnim nosilcem GS1-128, na katerem je bila zapisana SSCC koda, ki je

identificirala transportno enoto, in več GTIN, ki so sporočali izdelke na paleti, število

paketov na paleti, številko serij in datum uporabnosti (GS1 AISBL, 2014, str. 7–8).

Glavne prednosti, ki jih je pridobil Schachinger s prenovo poslovanja, so zmanjšan čas in

povečana produktivnost pri sprejemu ter preverjanju izdelkov, večja sledljivost

18

transportnih enot, ki potujejo iz skladišča METRO do distribucijskih centrov, pa tudi

izboljšano upravljanje skladiščenja enot, kar je posledično pripeljalo do zmanjšanja

stroškov (GS1 AISBL, 2014, str. 7–8).

1.5.2 Lenze

Nemško podjetje Lenze ponuja rešitve in celovite sisteme za avtomatizacijo, inženirske

storitve in proizvodnjo orodja. Je eno izmed redkih podjetij, ki skrbi za celoten proces

izdelka od razvoja do poprodajnih storitev. Za distribucijo ima na voljo deset

distribucijskih centrov po celem svetu (GS1 AISBL, 2014, str. 13–14).

Njihovi razlogi za prenovo poslovanja so bili predvsem individualni označevalni sistemi in

procesi distribucijskih centrov, želja trgovin in kupcev po sledljivosti dobav blaga ter lažje

in učinkovitejše vključevanje novih ponudnikov logističnih storitev brez prilagajanja

njihovim označevalnim sistemom. Vse individualne označevalne sisteme distribucijskih

centrov so ukinili in jih zamenjali s SSCC, ki so bili kodirani v podatkovnem nosilcu GS1-

128, nato pa so jih združili s številko manipulacijske enote v sistemu SAP. Zaradi

podatkovnega nosilca GS1-128 je SSCC koda strojno berljiva in se jo lahko nalepi na

vsako transportno enoto, kar zagotavlja sledljivost v vsakem trenutku (GS1 AISBL, 2014,

str. 13–14).

S tem so zagotovili enotno globalno označevanje transportnih enot ter vsaki trgovini

omogočili sledljivost blaga, zmanjšali pa so tudi možnost napak v sistemih in poskrbeli za

popolno fleksibilnost pri izbiri ter vključevanju novih ponudnikov logističnih storitev (GS1

AISBL, 2014, str. 13–14).

1.5.3 Philips

Philips je nizozemsko tehnološko podjetje, ki je prisotno v veliko različnih panogah. So

vodilno podjetje v dobavi kardioloških zdravstvenih aparatov, proizvajajo aparate za britje

in električne zobne ščetke, poleg tega pa se ukvarjajo z razvojem in s proizvodnjo

energetsko učinkovitih svetil (GS1 AISBL, 2014, str. 26–27).

Po svetu imajo ogromno število ponudnikov logističnih storitev, s katerimi ne

komunicirajo z enotnim informacijskim sistemom, ampak imajo za vsakega ponudnika

ločen informacijski sistem. To prinaša velike stroške z vzdrževanjem vseh teh sistemov in

veliko zmedo ter neučinkovitost. Zaradi tega so se odločili prenoviti procese poslovanja z

uporabo standardov GS1. Philips je od vseh svojih ponudnikov logističnih storitev zahteval

uporabo GS1 identifikacijskih ključev (GLN, GTIN in SSCC) in skupen nabor 18

vmesnikov, ki temeljijo na standardu GS1 XML (GS1 AISBL, 2014, str. 26–27).

S tem so poskrbeli za večjo sledljivost transportnim enotam v celotni oskrbovalni verigi,

19

zmanjšali so stroške vzdrževanja vmesnikov, poskrbeli za hitrejši čas vključitve novih

ponudnikov logističnih storitev v že obstoječi portfelj ponudnikov in za lažjo zamenjavo

med ponudniki, kadar je to potrebno (GS1 AISBL, 2014, str. 26–27).

1.5.4 Port Klang Authority

Port Klang Authority je pristanišče v Maleziji, ki se je odločilo izboljšati svoje pristaniške

in pomorske operacije za povečanje učinkovitosti in preglednosti blaga, ki potuje preko

pristanišča (GS1 AISBL, 2014, str. 38–39).

Za prenovo poslovanja so se odločiti iti po korakih. Prvi korak je bil označitev vseh

uporabnikov pristanišča z GLN za njihovo identifikacijo in identifikacijo njihovih fizičnih

lokacij. To bi omogočalo sledljivost v vsakem trenutku in učinkovit pretok zabojnikov,

blaga ter informacij med trgovinskimi partnerji. Naslednji korak je predstavljala

identifikacija vseh izdelkov, ki gredo skozi pristanišče z identifikacijskim ključem GTIN.

Na koncu so uvedli standard EPCIS, ki je poskrbel za identifikacijo lokacije blaga in

ostalih pakirnih enot (transportna oprema, palete … ) (GS1 AISBL, 2014, str. 38–39).

S temi tremi koraki so dvignili zaupanje v poslovanje s pristaniščem Port Klang, zmanjšali

stroške upravljanja in povečali učinkovitost ter sledljivost pošiljkam, omogočili pa so tudi

izmenjavo informacij med sodelujočimi partnerji (GS1 AISBL, 2014, str. 38–39).

1.6 Standard GS1 v gotovinskem ciklu

Tudi v bančništvu se kažejo potrebe po dostavi gotovine po načelu »just in time«, saj

zaradi številnih ropov v posameznih bankah ni primerno imeti prevelikih količin denarja.

Najbolj varna je gotovina v centralnih bankah oziroma gotovinskih centrih, saj so to

najbolj varovani prostori. V gotovinskem ciklu sodelujejo centralne banke, komercialne

banke, kovnice, tiskarne, kjer se tiska denar, veliki trgovci na drobno in podjetja, ki skrbijo

za prevoz denarja (angl. Cash in Transit – CiT). Ravno zaradi tega je potrebno veliko

usklajevanj za dostavo gotovine do bank. Te probleme sta rešili nemška centralna banka

Bundesbank in nemška organizacija GS1, ki sta razvili sistem elektronskih izmenjav

sporočil CashEDI. Sistem skrbi za pretok informacij med vsemi deležniki v gotovinskem

ciklu na podlagi standardov GS1.

Gotovinski cikel je bil do vzpostavitve CashEDI zelo malo avtomatiziran. Potrebnih je bilo

veliko korakov, sploh tam, kjer je bil potreben ročni vnos, kar je pripeljalo do večjega

števila napak. Prav tako ni bila mogoča interakcija z ostalimi informacijskimi sistemi. Po

aferi z enim izmed CiT podjetij, ki je z denarjem ravnala v nasprotju s pravili, se je banka

Bundesbank odločila, da bo svoj gotovinski cikel, kolikor je mogoče, avtomatizirala s

pomočjo CashEDI (GS1 AISBL, 2012, str. 4).

20

Banka Deutsche Bundesbank in organizacija GS1 sta si pred prenovo poslovanja zadali

dva cilja. Prvi cilj je bil uvedba črtne kode, ki bi podprla denarne transakcije, drugi cilj pa

implementacija elektronskega sistema, ki bi podpiral denarne transakcije (GS1 AISBL,

2012, str. 4).

Sistem Cash EDI skrbi za dvigovanje in polaganje gotovine komercialnih bank in podjetij

iz oziroma v centralno banko ali gotovinske centre. Celoten sistem temelji na GS1

identifikacijskih ključih GLN, GTIN in SSCC. Z GTIN v gotovinskem ciklu označujemo

bankovce in kovance po posameznih statusih, kot so poimenovanje bankovca (apoen €5,

apoen €10 … ), serija bankovca (obstajata prva in druga serija bankovcev), status gotovine

(nov, primeren, neprimeren, ponaredek) in pakirne enote (kovinski zabojček, kartonska

škatla in vrečke). Z GLN so opremljeni vsi profesionalni uporabniki gotovine, ki

sodelujejo v gotovinskem ciklu. Da bi zagotovili sledljivost in informacije glede lokacije

določene pošiljke, so te označene s SSCC kodami (GS1 in Europe, 2015, str. 4).

Če hoče komercialna banka dvigniti gotovino v centralni banki, mora preko aplikacije

poslati XML sporočilo Cash Order. Ko centralna banka pripravi zahtevano naročilo, pošlje

XML sporočilo Notification of Delivery, v katerem so zapisane vse glavne informacije o

naročilu. Ko je pošiljka oddana CiT podjetju, centralna banka pošlje komercialni banki

XML sporočilo Conformation of Delivery ter s tem zaključi postopek dviga. Malce

drugače je pri pologu, saj komercialna banka, ki hoče položiti denar, najprej pošlje XML

sporočilo Notification of Inpayment, potem ko centralna banka prevzame pošiljko, pa

pošlje XML sporočilo Conformation of Receipt. Ko se gotovina obdela, pošlje še XML

Final Receipt, kjer so vse informacije o štetju gotovine (GS1 in Europe, 2015, str. 1).

Glavne prednosti, ki jih standard GS1 prinaša v gotovinski cikel (GS1 in Europe, 2015,

str. 1), so:

povečanje zanesljivosti pri fizični sledljivosti pošiljk z denarjem,

optimizacija in standardizacija pri izmenjevanju sporočil med profesionalnimi

uporabniki gotovine,

odprava podvojenih vnosov,

časovni prihranek pri pripravi, odpremi in sprejemu pošiljk,

izboljšanje sledljivosti in s tem posledično večja varnost za stranke,

povečanje zanesljivosti in optimizacija zalog gotovine,

izboljšanje kakovosti storitev,

omogočanje samodejnega zapisovanja podatkov za zagotavljanje kakovosti informacij.

2 JEZIK XML

V tem poglavju bomo predstavili jezik XML. Najprej bomo nekaj besed namenili razvoju

21

jezika in podali njegovo definicijo, sledili bodo cilji in prednosti, ki jih ima jezik XML ter

predstavili osnovne komponente dokumenta XML.

2.1 Razvoj in definicija jezika XML

Če hočemo razumeti vlogo jezika XML, moramo poznati njegovo zgodovino in njegov

razvoj. XML jezik je kratica za Extensible Markup Language ali po slovensko razširljiv

jezik za označevanje. XML je nabor pravil za opredelitev semantičnih oznak, ki razčlenijo

dokument na posamezne dele in omogočajo prepoznavanje različnih delov dokumentov

(Harold, 1999, str. 3). Uporablja se ga večinoma za tehnično dokumentacijo. Iz jezika

XML se je razvilo veliko vrst ostalih jezikov, kot so CML (Chemical Markup Language),

VML (Vector Markup Language) in MathML (Mathematical Markup Language). XML je

metajezik, kar nam omogoča, da se z njegovo pomočjo definirajo konkretni označevalni

jeziki, ki so neposredno uporabljeni za označevanje določenih vrst dokumentov. XML je

samo opisni jezik, ki s pomočjo oznak pojasnjuje pomen podatkov v dokumentu (Mohorič,

2000, str. 55).

Jezik XML je nastal kot posledica pomanjkljivosti in slabosti, ki sta jih imela jezika SGML

(Standard Generalized Markup Language) in HTML (HyperText Markup Language).

SGML je zaznamkovni jezik, ki je napisan za elektronsko oblikovanje in prenašanje

podatkov. Največja prednost SGML se odraža pri iskanju in različnih poizvedbah po vseh

dokumentih, ker so podatki označeni z zaznamki. To omogoča strukturiranost znotraj

dokumenta in medsebojno povezanost. Zaznamki nimajo nobenih omejitev in jih določa

oseba, ki ustvari dokument. Druga velika prednost, ki jo ima SGML, je sposobnost

ločevanja vsebine od oblike. Z drugimi besedami nam zaznamek pove, kaj je posamezen

del v dokumentu in kako je logično povezan z ostalimi deli dokumenta (Dečman, 2000,

str. 52). Pomanjkljivost jezika SGML je njegova prevelika kompleksnost za vsakodnevno

uporabo na internetu. Prednosti, ki jih ima XML pred SGML, so (Pardi, 1999, str. 16):

XML je optimiziran za uporabo na internetu,

XML ni tako obsežen, kot je SGML, saj so razvijalci hoteli iz SGML izluščiti vse

podatke, ki niso potrebni za delo z internetom, kar je pripeljalo do preprostejšega in

manj obsežnega jezika XML,

XML ima specifikacije, ki omogočajo dodatne funkcije, kot so XLL (Extensible

Linking Language) in XSL (Extensible Stylesheet Language).

Drugače je pri jeziku HTML (HyperText Markup Language), kjer so zaznamki fiksni in

vnaprej določeni. Zaznamki omogočajo predstavitev podatkov in ne njihovega pomena.

HTML je idealen za predstavitev podatkov na spletu, vendar ima eno pomanjkljivost – ne

olajša ali pospeši integracije informacij na spletu z obstoječimi aplikacijami.

22

Čeprav je jezik HTML enostaven za uporabo, ima dve veliki pomanjkljivosti (Pardi, 1999,

str. 19):

podatki niso ločeni od oznak za njihovo predstavitev in

jezik ni razširljiv, saj ima omejen nabor oznak.

Zaradi slabosti in pomanjkljivosti, ki jih imata HTML in SGML, se je konzorcij World

Wide Web Consortium (W3C) odločil za razvoj jezika, ki bi bil tako enostaven za uporabo

kot jezik HTML in močan ter razširljiv kot SGML (Goldfarb & Prescod, 2002, str. 15).

Prvi osnutek je bil objavljen že leta 1996, medtem ko je bila prva uradna verzija 1.0

objavljena leta 1998. Prvo verzijo jezika XML so podprla vsa svetovno znana podjetja s

področja tehnologije, kot so Sun, IBM, SAP, Oracle in Microsoft (Dečman, 2000, str. 52).

Da bi jezik XML popolnoma razumeli, moramo pogledati, kaj XML jezik ni. Zaradi

velikega opevanja jezika XML je prišlo do napačnih razlag, da XML zmore vse.

XML ni programski jezik. Lahko se ga uporablja kot obliko navodil za programe, ki nam

prikažejo, kako se izpeljejo določeni postopki. Konfiguracijske datoteke so lahko zapisane

v XML namesto v nestrukturiranem tekstu, vendar je še vedno program tisti, ki spelje vse

postopke, ne pa XML dokument. Slednji je samo dokument, ki ne naredi ničesar, ampak

samo vsebuje podatke (Harold & Means, 2001, str. 5).

XML ne more pošiljati podatkov preko spleta. Podatki, ki so poslani preko HTTP, FTP in

NFS, so lahko v XML formatu, vendar je še vedno potrebna programska oprema, ki XML

dokument dejansko pošlje (Harold & Means, 2001, str. 5).

XML ni podatkovna baza. Prav tako ne more nadomestiti strežnika Oracle ali MySQL, saj

podatkovna baza ne more biti XML dokument. XML podatke se lahko shrani v

podatkovno bazo, na strežnik ali pa se jih uporabi za pridobivanje podatkov iz podatkovne

baze, vendar je za to potrebna programska oprema v pravem programskem jeziku, kot sta

C ali Java (Harold & Means, 2001, str. 5).

2.2 Cilji jezika XML

XML je razvila delovna skupina znanstvenikov pod okriljem konzorcija W3C. Da bi jasno

vedeli, kaj razvijajo, so si pred razvojem postavili cilje, ki so jih zasledovali. Cilji XML

jezika so (Sturm, 2000, str. 19–20; W3C, 2015; Walsh, 2015):

XML mora biti enostaven za uporabo preko interneta. Uporabniki morajo imeti

možnost hitrega in enostavnega odpiranja XML dokumentov tako kot pri

pregledovanju HTML dokumentov. V praksi to pomeni, da morajo biti XML brskalniki

robustni in dosegljivi, kot so HTML brskalniki,

23

XML mora podpirati širok razpon dodatnih programskih aplikacij, kljub temu, da je

njegova osnovna funkcija izmenjava strukturiranih dokumentov preko interneta, pa

mora hkrati podpirati večje število dodatnih programskih aplikacij,

XML mora biti združljiv z jezikom SGML – veliko SGML aplikacij, programov in

SGML standardiziranih formatov že obstaja, prav zaradi tega pa je ključna združljivost

XML z SGML, saj se lahko velika večina SGML programov in aplikacij še enkrat

uporabi z XML,

čim preprostejše pisanje programov, ki procesirajo XML dokumente; z namenom čim

širše uporabe XML dokumentov mora biti pisanje programov za procesiranje XML

dokumentov čim preprostejše, saj se s tem doseže stroškovna učinkovitost,

število opcijskih dodatkov v XML naj bi bilo čim manjše – več kot je opcijskih

dodatkov, težja je uporaba XML; težja kot je uporaba, večji so stroški z vzdrževanjem,

kar pomeni manjše zanimanje in manjša uporaba jezika XML,

XML dokumenti morajo biti jasni in razumljivi vsakemu posamezniku; tudi če XML

brskalnik ni na voljo in morate prebrati XML dokument, mora biti XML dokument

oblikovan tako, da ga lahko prebere kdor koli v katerem koli tekstovnem urejevalniku,

načrt XML dokumenta mora biti čim hitreje pripravljen; ključno je, da je standard čim

hitreje pripravljen za potrebe reševanja tekočih težav,

načrt XML mora biti formalen in jedrnat; ključnega pomena je, da so programske

rešitve sposobne brati in razvozlati XML; bolj kot je jezik zgoščen in oblikovan, lažje

računalniški programi preberejo XML dokument,

izdelovanje XML dokumentov mora biti čim enostavnejše – trenutno obstaja večje

število XML urejevalnikov, ki omogočajo hitro in enostavno oblikovanje XML

dokumentov,

natančnost izboljšave XML je minimalnega pomena, pomembnejša pa je zgoščenost

samega XML dokumenta kot zgoščena izboljšava XML; več kot je bližnjic v standardu

XML, bolj kompleksen in težji za uporabo postane standard.

Glavni cilj, kateremu so podrejeni vsi ostali cilji, ki smo jih zgoraj navedli, je XML jezik

narediti čim bolj hiter in enostaven za uporabo, saj bi se s tem povečalo število

uporabnikov.

2.3 Prednosti XML

Z zasledovanjem ciljev, ki smo jih opisali v prejšnjem sklopu, so povezane prednosti, ki jih

bomo našteli in opisali.

XML jezik prinaša kar nekaj prednosti (Sturm, 2000, str. 21).

XML je globalen. To mu omogoča Unicode sistem (16-bitna koda, definirana s strani

Unicode konzorcija), ki skrbi za uporabo več znakov, kar omogoča, da lahko v XML

24

uporabimo tudi druge slovnice.

XML je lahko strukturiran. Z uporabo DTD (Document Type Definition) lahko XML

strukturiramo tako, da sta vsebina in sintaksa veljavni.

XML je enostaven za uporabo, saj je malo bolj zahteven kot HTML. Na voljo je vedno

več programov in urejevalnikov XML, kar omogoča dostopnost velikemu številu

uporabnikov.

XML ima standardne formate, kar omogoča enostavno oblikovanje XML dokumentov.

XML je dobra podpora razvoju. Zaradi vse večjega povpraševanja je tudi več podpore

razvijalcem pri razvoju. Vse več gradiva je dostopnega že na internetu.

XML omogoča večjo uporabnost podatkov. Podatke, ki se nahajajo v XML

dokumentih, lahko uporabi katera koli programska rešitev, ki podpira jezik XML.

2.4 Osnovne komponente dokumenta XML

Najosnovnejši gradniki v XML dokumentih so elementi, atributi in komentarji. V

nadaljevanju bomo na primerih pacienta v bolnišnici in prodaje knjig prikazali in opisali

osnovne gradnike XML dokumenta.

Elementi se uporabljajo za označitev delov dokumentov XML. Vsebina je prikazana

znotraj XML oznak. Elementi prikazujejo informacije o vsebini dokumenta, računalniške

aplikacije pa jih lahko uporabijo za identifikacijo vsakega posameznega odseka vsebine

(Sturm, 2000, str. 25).

Primer XML elementa:

<ElementName>Content</ElementName>

Čeprav XML oznake v večini primerov vsebujejo vsebino, obstajajo tudi nekateri elementi,

ki so brez vsebine. Imenujejo se prazni elementi (Sturm, 2000, str. 25). Primer praznega

XML dokumenta:

<ElementName/>

V nadaljevanju je prikazan XML dokument (glej Sliko 14), v katerem so prikazane knjige

z naslovom, avtorjem in njeno prodajno ceno.

25

Slika 14: Primer XML dokumenta

Vir: XML Tree, 2015.

Elementi se lahko tudi gnezdijo. Kadar hočemo prikazati skupino podatkov o pacientu pod

enojnim elementom Pacient, moramo XML dokument spremeniti oziroma ugnezditi

(Sturm, 2000, str. 26).

Prikaz ugnezdenih elementov:

<Patient>

<PatientName>John Smith</PatientName>

<PatientAge>69</PatientAge>

<PatientWeight>178<PatientWeight>

</Patient>

Imena elementov morajo biti v skladu z določenimi pravili, ki jih naštevamo v

nadaljevanju (Sturm, 2000, str. 26).

Imena so sestavljena iz enega ali več znakov. Če ima ime samo en znak, mora biti črka

napisana z veliko ali malo tiskano črko.

Ime se lahko začne samo s črko ali podčrtajem.

Za prvo črko lahko uporabimo kateri koli znak.

Imena elementov so občutljiva. Če enkrat zapišemo ime elementa z veliki tiskanimi

črkami (PATIENTNAME) in drugič z malimi tiskanimi črkami (patientname), se to

upošteva kot različna elementa.

26

Atributi so mehanizmi za dodajanje informacij elementom. Atributi so lahko vključeni

samo v začetno oznako in morajo biti označeni v narekovajih. Tako kot elementi so

občutljivi na pravilnost zapisa z velikimi ali malimi tiskanimi črkami. Atributi se lahko

pojavijo samo enkrat v elementu, saj drugače izgubijo na vrednosti (Sturm, 2000, str. 27).

Primer atributa v elementu:

<PatientWeight unit=“KG“ >69</PatientWeight>

Primer, ko se pojavita dva atributa in postane element neuporaben:

<PatientWeight unit=“KG“ unit=“LB“ >69</PatientWeight>

Komentarji so dodatni opisi, vgrajeni v XML dokument, ki skrbijo za dodatne informacije

o dokumentu. Ker imajo komentarji v XML enako sintakso, kot jo imajo komentarji v

HTML, jih računalniške aplikacije ne procesirajo (Sturm, 2000, str. 27). Prikaz komentarja

v XML dokumentu:



3 ŠTUDIJA PRIMERA

V tem poglavju magistrske naloge bomo predstavili poslovanje Banke. Najprej bomo

prikazali poslovanje pred prenovo, kjer informacijske rešitve niso povezane v celoto. Nato

bomo predstavili prenovljeno poslovanje, kjer bomo prikazali, kako se s prenovo

poslovanja informacijske rešitve povezujejo v celoto.

3.1 Predstavitev banke

Banka je bila ustanovljena leta 1991 in spada med velika podjetja, saj ima trenutno

zaposlenih okoli 3.500 ljudi. Delo v banki je razdeljeno na več oddelkov, vendar se bomo v

magistrski nalogi osredotočili le na oddelek gotovinskega poslovanja. Glavni namen tega

oddelka je oskrbovanje poslovalnic z gotovino.

Banka ima v Sloveniji okrog 120 poslovalnic. Zaradi velikega števila poslovalnic in

lažjega ter učinkovitejšega zagotavljanja oskrbe z gotovino ima Banka po Sloveniji tri

dislocirane trezorje, ki skrbijo za lokalno oskrbo poslovalnic, medtem ko ima glavni trezor

v Ljubljani, ki skrbi za oskrbo dislociranih trezorjev.

Glavni razlog, zaradi katerega se je Banka odločila prenoviti proces poslovanja, je njegova

racionalizacija. V Banki so pred prenovo poslovanja določili tri cilje:

uvesti enotno centralizirano podatkovno bazo podatkov,

27

popolnoma odpraviti ročne vnose v sistemu SAP, kar bi omogočilo hitrejše postopke

vnosa podatkov v SAP,

uvesti črtne kode in standardna XML sporočila po standardu GS1.

Razlog za uvedbo enotne podatkovne baze podatkov je predvsem v tem, da se analitikom

omogoči lažje delo pri iskanju podatkov, saj trenutno obstaja večje število lokalnih

podatkovnih baz, ki so večinoma v Excelovih tabelah in med seboj niso povezane. Drugi

cilj je povezan z ročnim vnosom večine podatkov v informacijske sisteme, kar privede do

počasnega in manj zanesljivega vnosa podatkov. Zaradi ročnega vnosa pogosto prihaja do

napak. Za odkrivanje in odpravo napak zaposleni porabijo veliko svojega časa, ki bi ga

lahko porabili za druga opravila. Z zadnjim ciljem, ki predvideva uvedbo črtne kode ter

standardnih XML sporočil po standardu GS1, hočejo:

povečati zanesljivost in kvaliteto oskrbovanja poslovalnic z gotovino,

zmanjšati število napak, do katerih prihaja zaradi ročnega vnosa,

zmanjšati čas od naročila do dviga oziroma pologa gotovine in

omogočiti zaposlenim, da svoj delovni čas posvetijo pomembnejšim nalogam, kot je

ročni vnos podatkov v informacijske sisteme.

3.2 Predstavitev informacijske arhitekture v Banki

V Banki se uporablja veliko informacijskih rešitev, ki omogočajo lažje in hitrejše

opravljanje delovnih aktivnosti. Za potrebe magistrske naloge se bomo osredotočili samo

na informacijske rešitve, ki jih uporablja oddelek gotovinskega poslovanja. V tem oddelku

se uporabljajo štiri glavne informacijske rešitve. Poleg tega bomo tu opisali še brezžični

RF terminal, ki ga bomo uvedli v prenovljenem stanju. Oddelek gotovinskega poslovanja

uporablja informacijski sistem SAP, ki skrbi za knjiženje transakcij z gotovino; aplikacija

Denar omogoča dislociranim trezorjem najavljanje dvigov in pologov gotovine; plačilni

sistem Plačilo skrbi za plačilni tok, kadar pride do dvigov in pologov, vendar se v postopku

prenove poslovanja ne bo spreminjal, zato ga ne bomo podrobneje predstavili; brezžični

RF terminal je namenjen za branje črtnih kod; sortirka skrbi za razvrščanje gotovine na

primerno, neprimerno in izvrženo.

3.2.1 Informacijski sistem SAP

V oddelku za gotovinsko poslovanje se uporablja informacijski sistem SAP, ki skrbi za

knjiženje transakcij z gotovino oz. za to poskrbita predvsem modul za upravljanje z

materialom (MM modul) ter skladiščni modul (WM modul). Slednji skrbi za vodenje

zaloge gotovine na različnih skladiščnih lokacijah in za boljšo preglednost nad zalogami v

trezorju ter čim boljšo izkoriščenost skladiščnih kapacitet. V trenutnem stanju so vsi vnosi

v sistem SAP ročni, kar prinaša časovno zamudna delovna opravila, ki velikokrat pripeljejo

28

do napak. V trenutnem stanju v sistemu SAP se sistem črtne kode ne uporablja.

3.2.2 Aplikacija Denar

Aplikacija Denar se uporablja za komunikacijo z dislociranimi trezorji, predvsem za

naročanje dvigov in pologov. Aplikacija deluje tako, da ima vsak dislociran trezor

nameščeno aplikacijo, ki deluje kot odjemalec. Preko te aplikacije se prijavi v sistem, ki

omogoča naročilo dvigov in pologov. Poleg naročanja omogoča tudi vpogled v

podrobnosti transakcij ter z njimi povezanimi aktivnostmi ter pregledovanje starejših

transakcij, ki jih je dislociran trezor opravil v preteklosti. Odjemalec, ki je nameščen v

dislociranih trezorjih, ne omogoča dostopa do podatkovne baze aplikacije, kjer so podatki,

ki jih potrebuje glavni trezor. V glavnem trezorju na sedežu podjetja je nameščen strežnik,

ki omogoča izmenjavo podatkov med dislociranimi trezorji in glavnim trezorjem. Vse

transakcije in stanja gotovine v glavnem trezorju ter dislociranih trezorjih so shranjena v

bazi aplikacije Denar. Ker ta aplikacija ni povezana s sistemom SAP, se morajo vsa

naročila iz pisarne, kjer delajo analitiki, ki sprejemajo naročila, preko elektronske pošte

prenesti v trezor, kjer zaposleni v trezorju izdajajo in sprejemajo gotovino. Tu prihaja do

podvajanja podatkov, zato bo glavni namen prenove poslovanja avtomatska izmenjava

podatkov med aplikacijo Denar in informacijskim sistemom SAP. V trenutnem stanju se

sistem črtne kode v aplikaciji Denar ne uporablja.

3.2.3 Sortirni sistem

Zaradi zadostitve potrebam Banke mora biti vsa vrnjena gotovina obdelana v sortirnem

sistemu (sortirka), ki gotovino prešteje in jo razvrsti na primerno, neprimerno in izvrženo.

Primerno gotovino se ponovna zapakira in je nato spet pripravljena za vračilo v obtok,

medtem ko se neprimerna gotovina pošlje s posebnim prevozom v Banko Slovenije, kjer

opravijo uničenje neprimerne gotovine. Pri izvrženi gotovini je potreben ročni pregled ter

ugotavljanje če je bankovec ponarejen. Ker sortirka ni neposredno povezana s sistemom

SAP, je potrebno po opravljenem štetju in razvrščanju na podlagi dnevnega izpisa vse

rezultate ročno vnesti v sistem SAP. Zaradi tega je eden izmed ciljev prenove poslovanja v

Banki povezava sortirnega sistema s sistemom SAP, ki bo omogočala avtomatski prenos

podatkov o štetju brez ročnega vnosa, kar bo privedlo do manjšega števila napak in večje

učinkovitosti.

3.2.4 Brezžični terminal – RF terminal

Trenutno se v Banki ne uporablja čitalca črtne kode. Zaradi tega se bo pri prenovi

poslovanja implementiral brezžični oziroma RF terminal, ki bo skrbel za odčitavanje črtnih

kod na podlagi transportnih nalogov, ki bodo na RF terminal prišli preko sistema SAP.

Uporabljalo se ga bo tako pri pologih kot pri dvigih ter tudi v števnici. Prav tako bo

delavcem v trezorju omogočal čim hitrejše iskanje naročene gotovine v trezorju ter

29

pospravljanje položene gotovine v trezor.

3.3 Stanje pred prenovo poslovnih procesov v Banki

V tem delu magistrske naloge bomo predstavili poslovni proces, ki je v Banki potekal pred

prenovo poslovnih procesov. Predstavili bomo, kako se gotovina premika iz glavnega

trezorja do dislociranih trezorjev ter nazaj. Ker bo v glavni vlogi procesa gotovina, tu ne bo

šlo za normalno proizvodnjo, temveč gre bolj za posredništvo. Da bo poslovni proces bolj

jasno prikazan, bodo tekstovnemu opisu priloženi modeli poslovnega procesa, ki bodo

olajšali razumevanje poslovnega procesa. Prikaz celotnega poslovnega procesa je viden v

Prilogah 1, 3 in 5.

Poslovni proces smo razdelili na tri dele, in sicer na proces dviga gotovine, proces pologa

gotovine in proces štetja ter sortiranja gotovine. Za razdelitev procesa smo se odločili, ker

je poslovni proces zelo kompleksen z vidika varnosti, velikega števila udeleženih

zaposlenih v procesu, veliko aktivnosti in dogodkov ter zaradi lažjega slikovnega prikaza.

Za lažjo predstavo bomo najprej predstavili delovna mesta, ki nastajajo v poslovnih

procesih.

Analitik v glavnem trezorju upravlja z aplikacijo Denar, preko katere poteka postopek

dviga in pologa. Poleg tega je zadolžen za ročni vnos podatkov v informacijski sistem SAP

in skrbi za analize, ki mu jih dodeljuje vodstvo. Z aplikacijo Denar v dislociranih trezorjih

prav tako upravljajo analitiki.

Zaradi manipulacije z gotovino v Banki ni delovnega mesta skladiščnika, ampak to

delovno mesto zaseda upravljavec z gotovino oziroma trezorec. Slednji skrbi za prevzem

in oddajo gotovine prevoznikom ter prenos gotovine iz trezorjev do števnice in obratno.

Za obdelavo gotovine skrbi obdelovalec gotovine, ki v slednji prevzame gotovino od

trezorcev, gotovino obdela in jo odda nazaj trezorcem, ki jo pospravijo v trezor obdelane

gotovine.

Ker je v celoten poslovni proces vključena gotovina, je potrebna določena stopnja varnosti,

za kar skrbi varnostna služba oziroma varnostniki. Njihova glavna naloga je preverjanje in

ujemanje najavljenih podatkov oseb in vozil, ki prevzamejo oziroma položijo gotovino, z

dejanskimi podatki.

Če hočemo gotovino prodajati dislociranim trezorjem, jo moramo najprej dobiti od Banke

Slovenije. Preko elektronske pošte se v Banko Slovenije odda dobavnica, v kateri je

naveden točno določen apoenu in količina apoena. S pomočjo varnostne službe se

organizira in najame prevozno podjetje, ki je usposobljeno za prevoz gotovine od Banke

Slovenije do glavnega trezorja. Pred vstopom v glavni trezor varnostnik Banke preveri

30

ujemanje najavljenih vozil in oseb. Če pride do kakršnega koli odstopanja, lahko

varnostnik transport zavrne. Po opravljenem pregledu varnostnik omogoči prevoznemu

podjetju vstop v varovani del trezorja, kjer poteka prevzem gotovine s strani trezorcev. Ko

slednji prevzamejo gotovino, jo pospravijo v trezor ter preko telefona javijo analitiku, da

so jo prevzeli. Analitik Banki Slovenije preko elektronske pošte sporoči, da je bila

gotovina prevzeta. S tem se proces nabave gotovine zaključi.

Ravno obratno je pri odvajanju neprimerne ter presežne količine gotovine v Banko

Slovenije. Analitik v Banko Slovenije to preko elektronske pošte sporoči s pomočjo

dobavnice, v kateri so zapisani apoeni in njihova količina. S pomočjo varnostne službe

organizirajo prevoz iz glavnega trezorja do Banke Slovenije. Varnostniki Banke pred

vstopom v glavni trezor preverijo ujemanje vozil in oseb. Če pride do kakršnega koli

odstopanja, lahko varnostnik transport zavrne, kar pa se do sedaj ni še nikoli zgodilo. Po

opravljenem pregledu varnostnik prevoznemu podjetju omogoči vstop v varovani del

trezorja, kjer poteka oddaja gotovine s strani trezorcev. Ko slednji oddajo gotovino,

analitiku preko telefona javijo, da je bila gotovina oddana prevoznemu podjetju. Analitik

preko elektronske pošte sporoči, da je bila gotovina oddana prevoznemu podjetju. S tem se

proces oddaje gotovine zaključi.

Ker se proces nabave in oddaje gotovine Banke Slovenije v prenovljenem procesu ne bo

spreminjal, ga v nadaljevanju ne bomo več opisovali.

3.3.1 Proces dviga gotovine

Proces se je začel, ko je v dislociranem trezorju prišlo do pomanjkanja določenega apoena.

Takrat je vodja dislociranega trezorja oddal naročilo v aplikaciji Denar. Naročilo je bilo

potrebno oddati en dan pred dejansko izvedbo dviga. V naročilu je bilo potrebno točno

definirati apoen, njegovo vrsto, količino in serijo. Če je vodja dislociranega trezorja

ugotovil, da je prišlo do napake, je lahko naročilo preklical in v tem primeru se je proces

zaključil. Najavo je lahko preklical, dokler analitik v glavnem trezorju ni odobril naročila

dviga. Aplikacija Denar je analitiku v glavnem trezorju javila, da je prišlo do naročila

dviga gotovine. Analitik je pregledal naročilo in po telefonu poklical trezorce, da preverijo,

če je točno določen apoen, ki je bil napovedan v naročilu, na voljo v zadostni količini v

trezorju obdelane gotovine. Če je bil točno določen apoen v zadostni količini na voljo, je

analitik odobril dvig. V primeru, da točno določenega apoena ni bilo na zalogi, je bil dvig

zavrnjen, s čimer se je proces zaključil (glej Sliko 15).

31

Slika 15: Proces dviga gotovine (1/4)

Analitik je po odobritvi dviga v Excelovi datoteki izpolnil dobavnico in jo preko

elektronske pošte poslal v trezor. Trezorci so dobavnico pregledali in če je bila pravilno

izpolnjena, so jo natisnili. Z dobavnico so se odpravili v trezor obdelane gotovine, kjer so

po policah iskali točno določen apoen, ki je bil zapisan na dobavnici. Ko so pripravili

celotno naročilo, so javili analitiku, da je pošiljka pripravljena za oddajo. Analitik je preko

aplikacije Denar sporočil, da je pošiljka pripravljena za odpremo. Vodja dislociranega

trezorja je opazil, da je pošiljka gotovine pripravljena za odpremo. Po elektronski pošti je v

glavni trezor poslal najavo transporta, v kateri je definiral osebe in vozilo, ki bo pošiljko

gotovine prevzelo. Analitik je v glavnem trezorju pregledal najavo transporta in celotno

dokumentacijo poslal po elektronski pošti varnostnikom, ki so zadolženi za identifikacijo

transportnega podjetja (glej Sliko 16).


Vodja dislociranega trezorja je moral, preden je pošiljko prevzel, pripraviti še plačilo. To je

storil v aplikaciji Denar, ki ga je samodejno poslala v plačilni sistem Banke. Ko je plačilni

sistem Banke zaznal, da je bilo plačilo opravljeno, je to sporočil aplikaciji Denar, slednja

pa je analitiku v glavnem trezorju javila, da je bilo plačilo opravljeno. Na tej točki se je

proces prekinil in se nadaljeval naslednji dan. To je bilo pomembno predvsem zaradi

varnostne politike Banke, kjer se gotovine ne sme plačati in prevzeti na isti dan.

Analitik je naslednji dan pripravil tri izvoda odpremnice, na kateri so bili vsi podatki o

dvigu gotovine. Vse tri izvode je poslal po elektronski pošti trezorcem, ki so odpremnice

32

pregledali, natisnili in jih priložili k pošiljki z gotovino. Ko je transportno podjetje prispelo

pred vrata trezorja, so poklicali varnostnika, ki je preveril ujemanje najavljenih vozil in

oseb. Če je prišlo do kakršnega koli odstopanja od najavljenih podatkov, je varnostnik

transport lahko zavrnil. Po opravljenem pregledu je varnostnik omogočil prevoznemu

podjetju vstop v varovani del trezorja, kjer je potekala oddaja gotovine iz trezorja obdelane

gotovine, obvestil pa je tudi trezorce o prihodu transportnega podjetja. Ko so trezorci

predali pošiljko gotovine, je moral prevoznik podpisati vse tri izvode odpremnice, od

katerih je izvod dobilo transportno podjetje, drugi izvod trezorec, tretjega pa je dobil

analitik (glej Sliko 17).


Po opravljeni oddaji pošiljke gotovine je trezorec izvod odpremnice spravil v svojem

arhivu, medtem ko je drugi izvod prinesel analitiku, ki je preko aplikacije Denar sporočil,

da je bila pošiljka odpremljena. Vodja dislociranega trezorja je opazil to sporočilo, ki je

pomenilo, da je pošiljka na poti, saj ga je že prevzelo transportno podjetje. Ko se je

pošiljka gotovine odpremila, je analitik na podlagi odpremnice vse ročno poknjižil v

sistemu SAP. S tem se je proces dviga gotovine zaključil (glej Sliko 18).


3.3.2 Proces pologa gotovine

Proces pologa se je začel, ko se je v dislociranem trezorju nabralo dovolj neprimerne

gotovine oziroma ko je prišlo do prevelike zaloge istega apoena. Takrat je vodja

dislociranega trezorja preko aplikacije Denar oddal najavo pologa gotovine. Najavo je bilo

potrebno oddati en dan pred dejansko izvedbo pologa. V najavi je bilo potrebno točno

definirati apoen, njegovo vrsto, količino in serijo. Če je vodja dislociranega trezorja

ugotovil, da je prišlo do napake, je lahko najavo preklical, v tem primeru pa se je proces

33

zaključil. Najavo je lahko preklical, dokler analitik v glavnem trezorju ni odobril najave

pologa. Aplikacija Denar je analitiku v glavnem trezorju javila, da je prišlo do najave

pologa gotovine. Analitik je pregledal najavo in po telefonu poklical trezorce, da so

preverili, koliko transakcij (pod te se štejejo dvigi in pologi) je bilo napovedanih za

naslednji dan. Če je bilo število najavljenih transakcij manjše od pet, je odobril polog

gotovine. V primeru, da je bilo za naslednji dan napovedanih več kot pet transakcij, se je

najava zavrnila, saj je politika Banke, da se več kot pet transakcij na dan ne sme opraviti

(glej Sliko 19).

Slika 19: Proces pologa gotovine (1/4)

Ko je vodja dislociranega trezorja opazil, da je bila najava pošiljke gotovine odobrena, je

pripravil in poslal najavo transporta, v kateri je definiral osebe in vozilo, ki naj bi pošiljko

gotovine oddalo v trezor. Analitik je v glavnem trezorju pregledal najavo transporta in

celotno dokumentacijo poslal po elektronski pošti varnostnikom, ki so bili zadolženi za

identifikacijo transportnega podjetja. Na tej točki se je proces prekinil in se je nadaljeval

naslednji dan (glej Sliko 20).


Analitik je naslednji dan pripravil tri izvode prevzemnic, na katerih so bili vsi podatki o

pologu gotovine. Vse tri izvode je poslal po elektronski pošti trezorcem, ki so prevzemnice

pregledali, natisnili in jih prenesli na prevzemni pult. Ko je transportno podjetje prispelo

pred vrata trezorja, so poklicali varnostnika, ki je preveril ujemanje najavljenih vozil in

oseb. Če je prišlo do kakršnega koli odstopanja od najavljenih podatkov, je varnostnik

transport lahko zavrnil. Po opravljenem pregledu je varnostnik omogočil prevoznemu

podjetju vstop v varovani del trezorja, kjer je potekala oddaja gotovine v trezorju, obvestil

pa je tudi trezorce o prihodu transportnega podjetja. Ko so trezorci prevzeli gotovino, je

34

moral prevoznik podpisati vse tri prevzemnice, od katerih je en izvod dobilo transportno

podjetje, drugi izvod trezorec in tretjega analitik. Trezorci so prejeto gotovino pospravili v

poseben trezor nepreštete gotovine. To je del trezorja, kjer je položena gotovina čakala na

obdelavo na sortirki (glej Sliko 21).


Po opravljenem prevzemu pošiljke gotovine je trezorec shranil izvod prevzemnice v

svojem arhivu, medtem ko je drugi izvod prinesel analitiku. Slednji je preko aplikacije

Denar sporočil, da je bila pošiljke gotovine prevzeta. Vodja dislociranega trezorja je opazil

sporočilo, ki je pomenilo, da je transportno podjetje oddalo gotovino v glavni trezor.

Analitik v glavnem trezorju je moral pripraviti plačilo, ki ga je opravil v aplikaciji Denar,

ta pa ga je avtomatsko poslala v plačilni sistem Banke. Plačilni sistem je poskrbel za

prenos denarja na račun dislociranega trezorja. Ko je plačilni sistem opravil nakazilo, je to

javil aplikaciji Denar. Analitik je opazil, da je bilo plačilo opravljeno, nato pa je na podlagi

prevzemnice vse ročno poknjižil v sistemu SAP. S tem se je proces pologa gotovine

zaključil (glej Sliko 22).


3.3.3 Proces štetja in sortiranja gotovine

Proces v števnici se je začel, ko se je v trezorju neobdelane gotovine nabrala zadostna

količina določenega apoena. Takrat so trezorci v Excelovi datoteki pripravili tri izvode

dobavnice, v kateri so zapisali točno določen apoen in njegovo količino, ki so jo prenesli v

števnico. Trezorci so neprešteto gotovino zapakirali v škatle in jih skupaj z dobavnicami

prenesli v števnico. Obdelovalec gotovine v števnici je pošiljko pregledal in je, če se je vse

ujemalo z dobavnico, podpisal vse tri izvode. Če se število nepreštete gotovine ni ujemalo

35

z dobavnico, je lahko obdelovalec gotovine zavrnil pošiljko gotovine, s čimer se je proces

zaključil. En izvod dobavnice je ostal obdelovalcu gotovine, drugi izvod je shranil trezorec

v svojem arhivu, tretji izvod pa so prinesli analitiku. Slednji je dobavnico pregledal in v

sistemu SAP poknjižil transakcijo, kar je pomenilo, da se je zaloga neobdelane gotovine s

skladiščne lokacije trezorja neobdelane gotovine prenesla na skladiščno lokacijo števnice

(glej Sliko 23).

Slika 23: Proces štetja in sortiranja gotovine (1/3)

Ko je obdelovalec gotovine s podpisom dobavnice prevzel neprešteto gotovino v števnico,

se je najprej s službeno kartico identificiral na sortirki. Identifikacija s službeno kartico je

bila pomembna predvsem z vidika varnosti, saj je omogočala sledljivost osebe, ki je

odgovarjala za gotovino v postopku obdelave na sortirki. Obdelovalec gotovine je polagal

gotovino na sortirko in skrbel za pakiranje obdelane gotovine v škatle. Sortirka je glede na

nastavitve senzorjev razdelila gotovino na tri vrste:

primerna gotovina: gotovino gre lahko ponovno v obtok,

neprimerna gotovina: to gotovino je potrebno odvesti v Banko Slovenije, kjer to

gotovino uničijo,

izvržena gotovina: to gotovino je potrebno ročno pregledati in jo na podlagi lastne

presoje umestiti med primerno ali neprimerno gotovino. Včasih se v izvrženi gotovini

znajdejo tudi ponaredki. V primeru ponaredka se o tem obvesti policijo in naredi

zapisnik.

Sortirka je vso obdelano gotovino štela in beležila, koliko gotovine je bilo neprimerne,

primerne in izvržene. Ko je sortirka obdelala vso neprešteto gotovino, je moral obdelovalec

gotovine na podlagi računalniškega izpisa iz sortirke narediti zapisnik v Excelovi datoteki.

Količine iz računalniškega izpisa so se morale ujemati s količinami na dobavnici. Na

podlagi računalniškega izpisa je obdelovalec gotovine naredil tri izvode dobavnice in po

telefonu obvestil trezorce, da je zaključil z obdelavo pošiljke gotovine, ki so mu jo prenesli

v števnico (glej Sliko 24).

36


Obdelovalec gotovine je predal škatle z obdelano gotovino skupaj z dobavnicami

trezorcem. Trezorci so pregledali dobavnico in škatle z obdelano gotovino. Če so se število

škatel in dobavnica ujemali, so podpisali vse tri izvode dobavnice in prenesli škatle v

trezor obdelane gotovine. Če se število škatel ni ujemalo z dobavnico, je pošiljko zavrnili,

v tem primeru pa se je proces zaključil. En izvod dobavnice je ostal obdelovalcu gotovine,

drugi izvod so trezorci shranili v svoj arhiv, tretjega pa so prinesli analitiku. Ta je

dobavnice pregledal in transakcijo ročno poknjižil v sistemu SAP. S tem je poskrbel, da se

je zaloga gotovine premaknila s skladiščne lokacije števnice na skladiščno lokacijo trezorja

obdelane gotovine. Analitik je moral za vodstvo pripraviti poročilo o prešteti gotovini in s

tem se je zaključil proces v števnici (glej Sliko 25).


3.4 Analiza stanja pred prenovo

Po prikazu in opisu stanja poslovnega procesa pred prenovo smo naredili kratko analizo, s

katero smo hoteli ugotoviti, kaj bi lahko s prenovo poslovnih procesov spremenili, da bi

optimizirali in racionalizirali poslovne procese.

Analizirali smo vsak poslovni proces posebej in prišli do zanimivega spoznanja, da se

37

večina slabosti ponavlja v vseh procesih. Večina slabosti se nanaša na nepovezanost

aplikacij in časovno zamudno pripravo dobavnic prevzemnic, poročil in zapisnikov, v

katere se vnaša podatke, kar privede tudi do večjega števila napak zaradi ročnega vnosa

podatkov.

Iz vseh treh poslovnih procesov smo izluščili slabosti, ki bi jih bilo potrebno odpraviti pri

prenovi poslovnih procesov, za doseganje večje učinkovitosti in optimizacije poslovnih

procesov.

Te slabosti so:

časovno zamudni poslovni procesi,

zaupni podatki se prenašajo preko elektronske pošte, kar se ne sklada z varnostno

politiko Banke,

porabi se velika količina papirja za pripravo poročil, zapisnikov, dobavnic in

prevzemnic,

zaradi velikega obsega papirne dokumentacije je potrebno veliko prostora za

arhiviranje vseh dokumentov,

vse dokumente se pripravlja ročno, kar privede do velikega števila napak pri vnosu

podatkov,

analitik opravlja delo povezovalca med aplikacijo in zaposlenimi,

veliko je komunikacije preko telefona,

sledenje pošiljkam gotovine ni omogočeno,

veliko je ločenih podatkovnih baz.

Z analizo smo postavili dobra izhodišča za prenovo poslovnih procesov in prikazali glavne

slabosti, katerim je potrebno pri prenovi posvetiti posebno pozornost. S prenovo poslovnih

procesov in z odpravo slabosti, ki smo jih navedli zgoraj, bi poskrbeli za večjo učinkovitost

in preglednost poslovnih procesov.

3.5 Stanje po prenovi poslovnih procesov v Banki

V tem poglavju bomo predstavili prenovljeno stanje, ki smo ga dosegli z uvedbo

sprememb, ki jih bomo predstavili v nadaljevanju. Zaradi jasnejšega prikaza poslovnega

procesa bomo tudi v tem poglavju tekstovnemu opisu priložili modele poslovnega procesa.

Prikaz celotnega poslovnega procesa je prikazan v Prilogah 2, 4 in 6.

Največja sprememba, ki bo v veliki meri spremenila proces poslovanja, je uvedba črtne

kode. Uvedba črtne kode bo vplivala na dve področji:

fizično poslovanje s črtno kodo, kjer bodo do izraza prišli tiskanje in nameščanje črtnih

38

kod na pošiljke ter uporaba RF terminala,

elektronsko poslovanje s črtno kodo, ki bo pripomoglo k lažji integraciji informacijskih

sistemov v Banki.

V prenovljenem poslovnem procesu se bodo uporabljali trije ključni identifikacijski ključi

po standardu GS1: Global Trade Identification Number (GTIN), Serial Shipment Container

Code (SSCC) in Global Location Number (GLN). Identifikacijski ključ GTIN se bo

uporabljal za označevanje točno določene vrste in serije apoena. SSCC koda se bo

uporabljala za označevanje pošiljk gotovine v primeru pologov in dvigov ter za prenos

pošiljk gotovine v in iz števnice. SSCC koda bo vsebovala GTIN vseh apoenov, ki bodo v

pošiljki. Z identifikacijskim ključem GLN bomo označili vse skladiščne lokacije, kar nam

bo omogočalo lažjo sledljivost zalog.

Pri elektronskem poslovanju z gotovino obstaja šest standardnih GS1 XML sporočil, ki se

delijo na sporočila, namenjena dvigu gotovine, in sporočila, namenjena pologu gotovine.

Pri dvigu gotovino nastopajo tri XML sporočila po standardu GS1, vendar jih bomo zaradi

specifičnosti naših poslovnih procesov prilagodili. Elektronska sporočila GS1 XML so

Cash Order, s katerim sporočimo naročilo gotovine, Notification of Delivery, s katerim

dislociran trezor obvestimo o odobritvi dviga gotovine, in Conformation of Delivery, s

katerim nam sporočijo, da so pošiljko gotovine prevzeli. Pri pologu gotovine nastopajo

naslednja XML sporočila, ki smo jih zaradi specifičnosti naših poslovnih procesov

prilagodili: Notification of Receipt, s katerim dislociran trezor najavi polog gotovine,

Conformation of Receipt, s katerim analitik v glavnem trezorju odobri naročilo najave

pologa, in Final Receipt, ko v glavnem trezorju trezorci prevzamejo pošiljko gotovine.

Med vsemi ostalimi informacijskimi rešitvami se prenašajo XML sporočila, ki ne ustrezajo

standardu GS1 CashEDI.

V prenovljenem poslovnem procesu se bo aplikacija Denar nadgradila in tako omogočala

naročanje dvigov in najavo pologov s pomočjo črtne kode, prav tako pa bo omogočala tudi

najavo uro dostave ali prevzema gotovine. V proces se bo vključil RF terminal, ki bo

omogočal lažje delo v trezorju, predvsem na področju dobavnic ter iskanja točno

določenega apoena. Sortirka bo v SAP prenašala podatke o štetju s pomočjo XML

sporočila, kar bo pomenilo ukinitev ročnega prepisovanja iz sortirke in nato ročno

vpisovanje v SAP. Informacijski sistem SAP je že do sedaj omogočal poslovanje s črtno

kodo, zato bomo v prenovi poslovanja omogočili, da se bo v SAP vse vodilo s pomočjo

črtnih kod. Sortirka in RF terminal bosta neposredno povezana samo z informacijskim

sistemom SAP, nato pa bo sistem SAP vse to posredoval v aplikacijo Denar. Informacijski

sistem SAP bo v prenovljenem procesu vodilni sistem.

3.5.1 Proces dviga gotovine

Proces se začne, ko v dislociranem trezorju pride do pomanjkanja točno določenega

39

apoena. Takrat vodja dislociranega trezorja v aplikaciji Denar odda naročilo dviga.

Naročanje poteka tako, da s pomočjo GTIN vodja dislociranega trezorja določi točno

določen apoen, s čimer se ustvari XML sporočilo Cash Order. Če vodja dislociranega

trezorja ugotovi, da je prišlo do napake, lahko naročilo prekliče – v tem primeru se proces

zaključi. Najavo lahko prekliče, dokler analitik v glavnem trezorju ne odobri najave

pologa. Takoj ko je Cash Order oddan, aplikacija Denar v informacijskem sistemu SAP po

GTIN avtomatsko preveri, če je točno določen apoen na zalogi v zadostni količini. Če je

točno določen apoen v zadostni količini na zalogi, mu aplikacija Denar glede na predhodne

najave pologov in naročil dvigov predlaga uro možnega prihoda transportnega podjetja po

pošiljko denarja. Analitik v glavnem trezorju z XML sporočilom Notification of Delivery

odobri dvig in preko aplikacije Denar v dislociran trezor pošlje uro prevzema dviga. V

primeru, da točno določenega apoena ni na zalogi, se dvig zavrne, s tem pa se proces

zaključi (glej Sliko 26).


Ko analitik odobri dvig, trezorci na elektronsko pošto prejmejo avtomatsko sporočilo, da je

naročen dvig, dobijo pa tudi številko transportnega naloga na RF terminalu, ki se je

avtomatsko ustvaril v sistemu SAP ob odobritvi dviga. Trezorci z RF terminalom odidejo v

trezor, kjer jih RF terminal vodi do polic, na katerih se nahaja točno določen apoen,

zapisan v naročilu. Ko odčitajo vse črtne kode, ki so bile na transportnem nalogu, se

transportni nalog avtomatsko zaključi. Natisne se SSCC koda, ki jo nalepijo na pošiljko.

To se iz SAP avtomatsko prenese v aplikacijo Denar, kjer dislociranemu trezorju javijo, da

je pošiljka pripravljena za odpremo. Vodja dislociranega trezorja vidi, da je pošiljka

gotovine pripravljena za prevzem. Preko aplikacije Denar pošlje podatke o najavi

transporta, definira pa tudi osebe, vozilo in čas prihoda v glavni trezor. Preko aplikacije

Denar se to prenese v SAP, ki avtomatsko pošlje elektronsko sporočilo trezorcem in

varnostnikom o uri prevzema ter podatke o osebah in vozilu, ki bodo pošiljko prevzeli (glej

Sliko 27).

40


Vodja dislociranega trezorja mora, preden pošiljko prevzame, pripraviti še plačilo, ki ga

opravi preko aplikacije Denar, slednja pa ga samodejno pošlje v plačilni sistem Banke. Ko

plačilni sistem Banke zazna, da je bilo plačilo opravljeno, aplikacija Denar javi analitiku v

glavnem trezorju, da je bilo plačilo opravljeno. To se zabeleži tudi v informacijskem

sistemu SAP. Na tej točki se proces prekine in se nadaljuje naslednji dan, in sicer

predvsem zaradi varnostne politike Banke, da se gotovine ne plača in prevzame na isti dan.

Zaradi predhodno določene ure varnostnik pričaka transportno vozilo in opravi preverjanje

ujemanja najavljenih vozil in oseb. Če pride do kakršnega koli odstopanja, lahko


podjetju vstop v varovani del trezorja, kjer ga čakajo trezorci s pripravljeno pošiljko

gotovine. Ko trezorci odčitajo SSCC kodo in prevoznik podpiše odpremnico na RF

terminalu, se ustvari XML sporočilo Conformation of Delivery, ki omogoči avtomatsko

knjiženje transakcije v sistem SAP ter se posledično prenese v aplikacijo Denar. Tako

vodja dislociranega trezorja opazi, da je pošiljka gotovine na poti. S tem se proces dviga

gotovine zaključi (glej Sliko 28).


3.5.2 Proces pologa gotovine

Proces se začne, ko se v dislociranem trezorju nabere dovolj neprimerne gotovine oziroma

pride do prevelike zaloge istega apoena. Takrat vodja dislociranega trezorja preko

aplikacije Denar odda najavo pologa. Najava poteka tako, da s pomočjo GTIN določi točno

določen apoen – s tem se ustvari XML sporočilo Notification of Receipt. Če vodja

dislociranega trezorja ugotovi, da je prišlo do napake, lahko naročilo prekliče – v tem

41

primeru se proces zaključi. Najavo lahko prekliče, dokler analitik v glavnem trezorju ne

odobri najave pologa. Takoj, ko je Notification of Receipt oddan, aplikacija Denar v

informacijskem sistemu SAP avtomatsko preveri, koliko pologov in dvigov je napovedanih

za naslednji dan. Če je število najavljenih transakcij manjše od pet, potem aplikacija Denar

avtomatsko pošlje XML sporočilo Conformation of Receipt in s tem odobri polog gotovine

ter napove točno določeno uro prihoda transportnega vozila. Hkrati se ustvari transportni

nalog na RF terminalu. V primeru, da je za naslednji dan napovedanih več kot pet

transakcij, se najava zavrne, saj je politika Banke, da se več kot pet transakcij na dan ne

sme opraviti – s tem se proces zaključi (glej Sliko 29).


Ko vodja dislociranega trezorja vidi, da je bila najava pošiljke gotovine odobrena, pripravi

in preko aplikacije Denar pošlje podatke o najavi transporta, v kateri definira osebe in

vozilo, ki bo pošiljko gotovine oddalo v trezor. Preko aplikacije Denar se to prenese v

SAP, ki avtomatsko pošlje elektronsko sporočilo trezorcem in varnostnikom z

informacijami o uri prevzema ter osebah in vozilu, ki bo pošiljko prevzelo. Na tej točki se

proces prekine in se nadaljuje naslednji dan (glej Sliko 30).


Zaradi predhodno določene ure varnostnik pričaka transportno vozilo in opravi preverjanje

ujemanja najavljenih vozil in oseb. Če pride do kakršnega koli odstopanja, lahko


podjetju vstop v varovani del trezorja, kjer ga čakajo trezorci, ki prevzamejo pošiljko

gotovine. Trezorci z RF terminalom odčitajo črtne kode, ki so napovedane v transportnem

42

nalogu. Ko se vse črtne kode odčita in se prevoznik podpiše na RF terminal, se vse to

preko sistema SAP z XML sporočilom Final Receipt prenese v aplikacijo Denar z oznako,

da je bila pošiljka gotovine prevzeta. Trezorce RF terminal vodi do polic v trezorju

neobdelane gotovine, kjer se že nahaja isti apoen – tam ga shranijo do obdelave na sortirki

(glej Sliko 31).


Analitik mora pripraviti plačilo, ki ga opravi v aplikaciji Denar, ta pa ga avtomatsko pošlje

v plačilni sistem Banke. Plačilni sistem poskrbi za prenos denarja na račun dislociranega

trezorja. Ko plačilni sistem opravi nakazilo, to javi aplikaciji Denar. Analitik vidi, da je

bilo plačilo opravljeno. Ko je plačilo opravljeno, se vse avtomatsko poknjiži v sistemu

SAP, s tem pa se proces pologa gotovine zaključi (glej Sliko 32).


3.5.3 Proces štetja in sortiranja gotovine

Proces se začne, ko se v trezorju neobdelane gotovine nabere zadostna količina določenega

apoena. Obdelovalec gotovine si v informacijskem sistemu SAP pogleda, kolikšne količine

določenih apoenov so na voljo. Glede na razpoložljivost sortirke se nato odloči za naročilo

določenih apoenov. V informacijskem sistemu SAP naredi dobavnico, s katero napove,

kateri apoen in kakšna količina bosta obdelana na sortirki. Ko potrdi dobavnico v SAP, se

na RF terminalu avtomatsko ustvari transportni nalog. Trezorci v istem času po elektronski

pošti dobijo avtomatsko elektronsko sporočilo, da je obdelovalec gotovine naročil

neobdelano gotovino v števnico. Z RF terminalom se odpravijo v trezor, tam pa jih RF

terminal vodi do polic, kjer je naročena neobdelana gotovina. Naročeno gotovino prenesejo

43

do števnice, kjer obdelovalec gotovine preveri in pregleda pošiljko. Če se vse ujema,

skenira črtne kode in podpiše dobavnico na RF terminalu. S tem se zaloga neobdelane

gotovine avtomatsko prenese s skladiščne lokacije trezorja neobdelane gotovine na

skladiščno lokacijo števnice. Če se število nepreštete gotovine ne ujema z dobavnico, lahko

obdelovalec gotovine zavrne pošiljko gotovine, s čimer se proces zaključi (glej Sliko 33).


Ko obdelovalec gotovine s podpisom dobavnice prevzame neprešteto gotovino v števnici,

se s službeno kartico najprej identificira na sortirki. Identifikacija s službeno kartico je

pomembna predvsem zaradi varnosti, saj omogoča sledljivost osebe, ki odgovarja za

gotovino v postopku obdelave na sortirki. Obdelovalec gotovine polaga gotovino na

sortirko in skrbi za pakiranje obdelane gotovine v škatle. Sortirka glede na nastavitve

senzorjev razdeli gotovino na tri vrste:

primerna gotovina: to gotovino lahko damo nazaj v obtok,

neprimerna gotovina: to gotovino moramo odvesti v Banko, kjer jo uničijo,

izvržena gotovina: to gotovino je potrebno ročno pregledati in jo na podlagi lastne

presoje umestiti med primerno ali neprimerno gotovino. Včasih se v izvrženi gotovini

znajdejo tudi ponaredki. V primeru ponaredka se o tem obvesti policijo in naredi

zapisnik.

Sortirka vso obdelano šteje in beleži, koliko gotovine je bilo neprimerne, primerne in

koliko izvržene. Ko sortirka obdela vso neprešteto gotovino, mora obdelovalec gotovine

pregledati, če se naročene količine ujemajo s preštetimi. Če je število enako, z gumbom

potrdi, kar se avtomatsko prenese v informacijski sistem SAP. Poleg tega se natisnejo

SSCC kode, ki se prilepijo na škatle, v katerih je obdelana gotovina. V informacijskem

sistemu SAP se avtomatsko oblikuje dobavnica za vrnitev obdelane gotovine v glavni

trezor (glej Sliko 34).

44


Trezorci dobijo po elektronski pošti avtomatsko obvestilo, da je bila gotovina obdelana in

da je pripravljena za prenos v glavni trezor. Z RF terminalom se odpravijo do števnice, kjer

jih že čaka pošiljka obdelane gotovine. Na RF terminalu poiščejo transportni nalog, ki se je

avtomatsko ustvaril ob oblikovanju dobavnice, in odčitajo črtne kode. Če se pošiljka

gotovine ujema z napovedanimi SSCC kodami, sledi podpis dobavnice na RF terminal,

gotovino pa pospravijo v glavni trezor, na police, do katerih jih vodi RF terminal. Če se

pošiljka gotovine ne ujema z napovedanimi kodami SSCC, se pošiljko gotovine zavrne.

Prav tako se po podpisu celotna zaloga obdelane gotovine prenese s skladiščne lokacije

števnice na skladiščno lokacijo glavnega trezorja. Po prevzemu obdelane gotovine se iz

informacijskega sistema SAP analitiku po elektronski pošti pošlje avtomatsko poročilo o

prešteti gotovini, ki je namenjeno vodstvu. S tem se proces v števnici zaključi (glej Sliko

35).


4 ANALIZA PRENOVE POSLOVNEGA PROCESA

V zadnjem delu magistrske naloge bomo s pomočjo kratkega intervjuja z analitikom, vodjo

števnice in s trezorcem analizirali uspešnost prenove in informatizacije poslovne rešitve v

Banki z njihove perspektive. Na podlagi njihovih odgovorov in lastnega znanja bomo

pripravili analizo SWOT, s katero bomo ovrednotili prednosti, slabosti, priložnosti in

45

nevarnosti, ki jih prinaša integracija informacijskih rešitev. Te izsledke bomo primerjali z

ostalimi mednarodnimi podjetji, ki so prav tako prenovili svoje poslovanje.

4.1 Analiza prenove poslovnega procesa s pomočjo intervjuja z

zaposlenimi

V tem delu magistrske naloge bomo analizirali kratek intervju z zaposlenimi v Banki.

Intervju smo opravili z vsemi ključnimi zaposlenimi, ki sodelujejo v prenovljenem

poslovnem procesu. Intervju smo opravili z analitikom, z vodjo števnice in s trezorcem.

Vsem smo zastavili enaka vprašanja.

1. Kako je prenova poslovnega procesa vplivala na vaš delovni proces?

2. Katere so prednosti, ki jih prinaša prenovljen poslovni proces?

3. Katere so slabosti, ki jih prinaša prenovljen poslovni proces?

4. Ali obstajajo še kakšne možne rešitve, s katerimi bi lahko vaš delovni proces še

izboljšali?

S kvalitativno analizo smo analizirali intervju po vprašanjih, kjer bomo predstavili vidik

vsakega zaposlenega.

Pri prvem vprašanju, kako je prenova poslovnega procesa vplivala na njihov delovni

proces, so vsi izrazili pohvale. Pravijo, da jim je prenovljen poslovni proces olajšal njihove

delovne postopke. Vsi so izpostavili racionalnejše delovne postopke, ki prinašajo več časa,

ki ga lahko namenijo preostalim delovnim nalogam. Pri tem je trezorec izpostavil

predvsem vidik zmanjšanja časa, ki ga porabijo za iskanje točno določenega apoena v

trezorju, in ukinitev preverjanja stanja zaloge ob vsakem naročilu dviga. Analitik je

pohvalil enotno podatkovno bazo, kjer so vsi podatki na enem mestu in mu zato ni več

potrebno iskati podatkov po več podatkovnih bazah, denimo v različnih Excelovih

datotekah. Obdelovalec gotovine je izrazil zadovoljstvo nad tem, da sedaj sam naroča

neprešteto gotovino in si s tem lažje organizira delo glede na število zaposlenih, s katerimi

lahko obdeluje gotovino na določen delovni dan. Še posebej je obdelovalec gotovine

izrazil zadovoljstvo nad avtomatskim prenosom podatkov ob štetju v sistem SAP, saj je tu

velikokrat prihajalo do napak pri ročnem vnosu podatkov.

Med največjimi prednostmi, ki jih vidijo v prenovljenem delovnem procesu, so prav vsi

trije izpostavili bolj pregledno poslovanje. Zaradi manipulacije z gotovino prinaša delovni

proces veliko odgovornost, prav zaradi tega pa je toliko bolj pomembna preglednost

poslovanja. Trezorec je izpostavil predvsem uvedbo RF terminala, ki mu omogoča lažje

iskanje točno določenega apoena v glavnem trezorju, kar privede do časovno manj

zamudnega delovnega procesa. Analitik je pohvalil predvsem manjše število napak, ki so

bile posledica ročnega vnosa v podatkovne baze, in avtomatsko oblikovanje standardnih

poročil, saj mu to prihrani veliko časa. Obdelovalec gotovine je izpostavil poslovni proces,

46

v katerem sam naroča neprešteto gotovino.

Na tretje vprašanje, kjer so morali našteti slabosti, ki jih je prenovljen delovni proces

prinesel, so vsi odgovorili, da je slabosti malo oziroma skoraj nič. Trezorec je izpostavil

težavo dobave gotovine iz Banke Slovenije, ker gotovina ni označena s črtnimi kodami.

Zaradi tega morajo ročno oblikovati črtne kode, da lahko z RF terminalom odčitajo črtne

kode in jih prenesejo v sistem SAP. Prav tako je izpostavil nepoznavanje sistema SAP in

dolgotrajno učenje, saj sistem SAP ni tako enostaven za uporabo. To težavo je poudaril

tudi vodja števnice, saj še nikoli ni uporabljal sistema SAP in je imel veliko težav z

uvajanjem. Poleg nepoznavanja sistema SAP je izpostavil tudi kritiko avtomatskega

prenosa podatkov o štetju v sistem SAP, saj se je v predhodnem stanju lahko dosti napak

popravilo na sortirki, medtem ko se sedaj lahko samo pošlje podatke v sistem SAP brez

dodatne korekcije rezultatov. Analitik je odgovoril, da slabosti ni, njegov edini problem pa

je odpravljanje napak v sistemu SAP, ki mu vzamejo dosti več časa kot prej.

Pri zadnjem vprašanju so anketiranci predlagali nekaj dobrih predlogov, v kateri smeri bi

se lahko prenovljen poslovni proces še nadgradilo. Analitik je predlagal povezavo

informacijskega sistema v Banki z informacijskim sistemom v Banki Slovenije, ki bi

omogočal lažjo dobavo gotovine v glavni trezor. S tem bi omogočili lažje naročanje in

odvajanje odvečne gotovine ter označevanje pošiljk gotovine s črtnimi kodami. Na to

težavo je opozoril tudi trezorec, saj se mu ne zdi smiselno ročno oblikovanje črtnih kod in

označevanje vsake škatle s črtno kodo. Rešitev bi bila, kot je dejal že analitik, povezava

informacijskih sistemov Banke Slovenije in Banke. Obdelovalec gotovine se je navezoval

na prejšnje vprašanje, kjer je izpostavil slabost avtomatskega prenosa podatkov v sistem

SAP brez določenih korekcij, ko pride do napak. Sam vidi izboljšavo v tem, da bi lahko

naredil določene korekcije na sortirki in nato avtomatsko poslal podatke o štetju v sistem

SAP.

4.2 Analiza prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti

Analizo prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti bomo opravili s tako imenovano

analizo SWOT (angl. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), s katero bomo

ocenili prenovo poslovnega procesa v Banki. Zaradi boljšega razumevanja bomo tehniko

analize SWOT na kratko predstavili. Analiza SWOT je ena izmed najbolj uporabljenih

strateških orodij, s katerim v podjetjih ali organizacijah opredelimo prednosti, slabosti,

priložnosti in nevarnosti (Helms, Rodriguez, de los Rios, & Hargrave, 2011, str. 270). Te

štiri ključne elemente lahko razdelimo na dve skupini, in sicer na prednosti/slabosti ter

priložnosti/nevarnosti. V prvi skupini so prednosti in slabosti, ki se nanašajo na notranje

dejavnike v podjetju, medtem ko se druga skupina navezuje na zunanje dejavnike, ki

vplivajo na poslovanje podjetja. Na prvo skupino lahko vplivamo s svojimi dejanji v

podjetju, medtem ko na drugo skupino nimamo nikakršnega vpliva, ampak se jim moramo

čim bolje prilagoditi. S svojo fleksibilnostjo sicer lahko izkoristimo priložnosti in se

47

izognemo nevarnostim (He & Liao, 2012, str. 201).

Prednosti se nanašajo na notranje dejavnike in pozitivno vplivajo na doseganje vnaprej

določenih ciljev. Nanašajo se na del poslovanja, kjer se čutimo močnejši od konkurence, s

katerim dosegamo strateške prednosti pred ostalimi. Primeri prednosti so recimo določene

veščine, tehnično znanje, tehnologija in blagovna znamka (Kos, 2015).

Slabosti predstavljajo šibke točke podjetja ali organizacije in posledično točke, na katerih

je potrebno delati, da se slabosti odpravijo. Iskanje slabosti v konkurenčnih podjetjih so

lahko točke, kjer konkurenčno podjetje lahko prehitimo. Primeri slabosti so pomanjkanje

ugleda, neprepoznavna blagovna znamka in pomanjkanje določenih specifičnih veščin.

Slabosti se delijo na tri vrste (Kos, 2015):

resnično kritične za dolgoročni uspeh; te slabosti je nujno potrebno odpraviti oziroma

obrniti sebi v prid,

slabosti, ki jih moramo spraviti na minimum; te niso tako pomembne, ampak jih je

potrebno za dolgoročen uspeh odpraviti,

slabosti, ki jih lahko spregledamo, saj nimajo večjega vpliva na dolgoročen uspeh.

Priložnosti se nanašajo na elemente, na katere kot podjetje nimamo vpliva, vendar

pozitivno vplivajo na poslovanje podjetja. Predstavljajo tudi določene možnosti, ki se bodo

odprle v prihodnosti, kot so novi tržni trendi in večje spremembe. Priložnosti nam

omogočajo, da svoje prednosti izkoristimo v še krajšem času. Primeri priložnosti so

posodobljena infrastruktura, geografske spremembe in sprememba davkov (Kos, 2015).

Nevarnosti predstavljajo potencialen negativen vpliv, na katerega nimamo vpliva, ampak

se mu skušamo čim bolj prilagoditi. Če se hočemo čim bolj prilagoditi, moramo

identificirati nevarnosti, ki nam najbolj grozijo. Pripraviti moramo scenarije, kako

odreagirati, če se določena nevarnost uresniči. Primeri nevarnosti so povišanje davkov,

uvedba evra, neplačniki in vstop novega konkurenčnega podjetja (Kos, 2015).

Pri pripravi analize SWOT smo si pomagali z zaposlenimi in intervjuji, ki smo jih opravili

z njimi. V pomoč pri pripravi analize SWOT nam je bila analiza podjetij, ki so prenovila

svoje poslovanje s pomočjo standarda GS1 – analiza je predstavljena v naslednjem

razdelku. Za poglobljeno analizo SWOT smo uporabili tudi znanje, ki smo ga pridobili

tekom opisovanja in risanja modelov poslovnih procesov.

Prednosti:

zmanjšan čas pri iskanju pravega apoena, priprave, sprejema in oddaje pošiljke

gotovine,

v vsakem trenutku nam integriran informacijski sistem omogoča prikaz stanja vseh

48

transakcij,

omogočanje sledljivost pošiljk gotovine,

večja varnost zaradi vnaprej določenih ur prihodov in odhodov transportnih podjetij,

lažje naročanje dvigov in pologov, saj celoten proces poteka preko aplikacije Denar in

ne več preko elektronske pošte,

manjša poraba papirja, saj se vse prevzemnice, odpremnice in dobavnice podpisujejo

na RF terminalu,

lažje in bolj pregledno naročanje gotovine v števnico,

enotna podatkovna baza v sistemu SAP,

manjše število napak kot pri predhodnem ročnem vnašanju podatkov v sistem SAP,

bolj pregledno vodenje zaloge po skladiščnih mestih,

lažje delo analitika, saj ima na voljo enotno bazo, v kateri dostopa do vseh podatkov na

enem mestu,

zmanjšanje stroškov, saj ni potrebno toliko zaposlenih za vzdrževanje vseh

podatkovnih baz v Excelovih datotekah,

avtomatsko oblikovana poročila, ki so se prej pripravljala ročno,

večja varnost podatkov, saj gredo vse transakcije preko varovane aplikacije Denar in ne

več preko elektronske pošte, ki je manj varovana,

omogočeno lažje vključevanje novih potencialnih dislociranih trezorjev,

lažje delo trezorcev, saj jih RF terminal vodi pri iskanju in pospravljanju apoenov na

police v glavnem trezorju,

lažje in hitrejše obveščanje nadrejenih v realnem času,

hitrejši pretok informacij med glavnim trezorjem in dislociranimi trezorji,

odprava dvojnih vnosov podatkov,

izboljšanje kakovosti storitev,

optimizacija ter standardizacija toka elektronskih sporočil XML med glavnim in

dislociranim trezorjem.

Slabosti:

nepoznavanje sistema SAP pri ključnih uporabnikih (trezorci, vodja števnice in vodja

dislociranega trezorja),

nedelovanje določene informacijske rešitve onemogoča celotno poslovanje v oddelku

za gotovinsko poslovanje,

celotno gotovino, ki pride iz Banke Slovenije, je potrebno ročno vnesti v sistem SAP in

vse škatle opremiti s črtnimi kodami,

za odpravljanje napak je potrebno veliko več časa,

ob sistemskih napakah je potrebna pomoč zunanjega izvajalca, kar pripelje do dodatnih

stroškov.

Priložnosti:

49

povezava informacijskega sistema Banke s potencialno aplikacijo Banke Slovenije za

naročanje gotovine,

povezava informacijskega sistema v oddelku za gotovinsko poslovanje z

informacijskimi sistemi ostalih oddelkov,

možnost uporabe naših podatkovnih baz tudi v drugih oddelkih, ki se ukvarjajo z

analizami,

večja kontrola in nadzor poslovanja, ki prispeva k boljšemu poslovanju Banke.

Nevarnosti:

izdajanje zaupnih podatkov izvajalcem integracije informacijskih rešitev,

ranljivost podatkov zaradi dostopnosti drugih oddelkov do podatkovnih baz,

možnost napačnega vnosa določenih matičnih podatkov v procesu prenove poslovnega

procesa,

ob morebitnem vdoru v informacijski sistem so vsi zaupni podatki v eni podatkovni

bazi.

4.3 Analiza prenove poslovnega procesa v primerjavi z drugimi podjetji

V tem poglavju bomo predstavili analizo prenovljenega poslovnega procesa s pomočjo

določenih podjetij, ki so prenovila svoj poslovni proces s pomočjo standarda GS1. Bolj

podrobno smo podjetja že predstavili v teoretičnem delu magistrske naloge v razdelku 1.5.,

sedaj pa bomo pogledali prednosti, ki so jih določena predstavljena podjetja pridobila z

uvedbo standarda GS1. Te bomo primerjali s prednostmi, ki smo jih v Banki pridobili s

prenovo poslovnega procesa in z uvedbo standarda GS1. Pri vsakem podjetju bomo na

kratko predstavili prednosti, ki so jih dobili s prenovo, in jih povezali s prednostmi, ki smo

jih pridobili s prenovo v Banki.

4.3.1 Schachinger Logistik

Schachinger Logistik je nemško logistično podjetje, ki je v procesu prenove poslovanja vse

transportne enote označilo s transportnimi nalepkami. Uporabili so podatkovni nosilec GS1

– 128 zaradi njene funkcionalnosti. Na vsako transportno enoto so nalepili SSCC kodo in

za vsak izdelek uvedli svoj GTIN (GS1 AISBL, 2014, str. 7, 8).

S prenovo poslovanja so dosegli predvsem večjo produktivnost in zmanjšanje časa, ki ga

porabijo pri sprejemu in preverjanju pošiljk v skladiščih. Poleg tega so dosegli večjo

sledljivost pošiljk, saj imajo v vsakem trenutku informacijo, kje se določena pošiljka

nahaja. Naslednja prednost, ki so jo dosegli, je tudi izboljšano upravljanje glede

skladiščenja transportnih enot. Vse te prednosti so pripeljale do zmanjšanja stroškov (GS1

AISBL, 2014, str. 7–8).

50

V Banki smo v fazi prenove in informatizacije poslovnega procesa prav tako uvedli SSCC

kode za vsako pošiljko gotovine, ki pride ali gre iz Banke. S tem smo pridobili predvsem

večjo sledljivost, v kateri fazi je pošiljka gotovine. Vse izdelke smo označili z GTIN, kar

omogoča lažje iskanje pravega apoena pri napovedovanju pologov in dvigov. Prav tako kot

podjetje Schachinger Logistik smo tudi mi izbrali podatkovni nosilec GS1 – 128, saj

menimo, da je ta najprimernejši za naše poslovanje.

Tako kot v podjetju Schachinger Logistik smo tudi v Banki s prenovo poslovanja dosegli

zmanjšanje časa in povečali produktivnost pri sprejemu in preverjanju pošiljke. Poleg tega

smo s SSCC kodami omogočili večjo sledljivost pošiljkam gotovine, tako da v vsakem

trenutku tako glavni kot dislocirani trezor vesta, kaj se dogaja z določenim naročilom.

Naslednja velika prednost, ki je enaka kot pri Schachinger Logistik, je izboljšano

upravljanje skladiščnih enot, saj nas sedaj pri pripravi pošiljke RF terminal vodi do polic s

točno določenim apoenom oziroma nas pri pologu vodi do točno določenih polic, kamor

apoen pospravimo. Na podlagi zgoraj naštetih dejstev, bi lahko rekli, da je bila prenova

poslovnega procesa v Banki zelo podobna prenovi poslovnega procesa v podjetju

Schachinger Logistik.

4.3.2 Lenze

Lenze je nemško podjetje, ki se je odločilo za prenovo poslovanja predvsem zaradi

velikega števila distribucijskih centrov z individualnimi označevalnimi sistemi. V procesu

prenove poslovnega procesa so vse individualne označevalne sisteme ukinili in jih

nadomestili s SSCC kodami, ki so jih kodirali s pomočjo podatkovnega nosilca GS1 – 128.

Zaradi lažje sledljivosti so SSCC kode združili z manipulacijskimi enotami v sistemu SAP

(GS1 AISBL, 2014, str. 13–14).

Glavna prednost, ki so jo s prenovo poslovanja dosegli, je bila enotno globalno

označevanje transportnih enot v vseh distribucijskih centrih. Ker so se SSCC kode

povezale s transportnimi enotami v sistemu SAP, je to omogočilo lažjo sledljivost

pošiljkam. Zaradi enotnega označevalnega sistema na podlagi SSCC kod prihaja do

manjšega števila napak pri označevanju transportnih enot. Z uvedbo standarda GS1 so

poskrbeli tudi za lažje vključevanje novih ponudnikov logističnih storitev (GS1 AISBL,

2014, str. 13–14).

Podobnost prenove poslovanja v Banki s podjetjem Lenze je predvsem v tem, da smo

ukinili individualne podatkovne baze v Excelovih datotekah in jih prenesli v SAP, medtem

ko so oni ukinili individualne označevalne sisteme. Prav tako smo SSCC kode povezali z

manipulacijskimi enotami v sistemu SAP.

Poleg večje sledljivosti, ki nam jo omogoča sinhronizacija SSCC kod s transportnimi

enotami v sistemu SAP, smo tudi v Banki zmanjšali možnost napak, do katerih je prihajalo

51

zaradi ročnega vnosa podatkov v sistem SAP. Z uvedbo standarda GS1 smo v primeru

širitve na več dislociranih trezorjev omogočili bolj fleksibilno vključevanje potencialnih

novih dislociranih trezorjev v že obstoječi sistem poslovnega procesa.

4.3.3 Philips

Nizozemsko podjetje Philips je prenovilo svoje poslovne procese zaradi velikega števila

informacijskih sistemov, s katerimi so komunicirali s ponudniki logističnih storitev. Zaradi

tega so uvedli GS1 identifikacijske ključe GLN, GTIN in SSCC za lažjo komunikacijo

med partnerji v dobaviteljski verigi. Zaradi prevelikega števila vmesnikov so se odločili, da

bodo ohranili samo 18 glavnih vmesnikov in da bodo vsi temeljili na izmenjavi informacij

preko standarda GS1 XML (GS1 AISBL, 2014, str. 26–27).

S prenovo so si zagotovili lažjo sledljivost transportnim enotam ter zmanjšali stroške

vzdrževanja vmesnikov, ki so jih imela ostala transportna podjetja. Poleg tega so poskrbeli

tudi za hitrejšo uvedbo novih transportnih podjetij v svoj portfelj ponudnikov (GS1

AISBL, 2014, str. 26–27).

Podobnosti prenove v Banki s podjetjem Philips so predvsem v tem, da smo v Banki

zmanjšali stroške z vzdrževanjem posameznih baz podatkov, saj je sedaj na voljo samo

ena, in sicer v sistemu SAP. Poleg že prej omenjene sledljivosti transportnim enotam je za

obe podjetji prednost lažja vključitev novih potencialnih dislociranih trezorjev. Tudi v

Banki smo se odločili za izmenjavo informacij s pomočjo standardnih sporočil GS1 XML,

ki se uporabljajo v gotovinskem ciklu.

Tabela 1: Primerjava prednosti, ki so jih podjetja pridobila z uvedbo standarda GS1

Banka Schachinger Logistik Lenze Philips

Zmanjšanje

možnosti napak

zaradi ročnega

vnosa

Zmanjšanje časa pri

sprejemu in preverjanju

pošiljk

Enotno globalno

označevanje

transportnih enot v

vseh distribucijskih

centrih

Zmanjšanje

stroškov z

vzdrževanjem

vmesnikov

Zmanjšanje

stroškov z

vzdrževanjem

posameznih

podatkovnih baz

Izboljšano upravljanje s

skladiščenjem

transportnih enot

Lažje vključevanje

novih ponudnikov

logističnih storitev

Hitrejša uvedba

novih logističnih

podjetij v svoj

portfelj

Večja sledljivost

pošiljkam

Boljša sledljivost

pošiljkam

Boljša sledljivost

pošiljkam

se nadaljuje

52

Povezava SSCC

kod z

manipulacijskimi

enotami v

sistemu SAP

Večja produktivnost Manjše število napak

pri označevanju

transportnih enot

SKLEP

Namen magistrske naloge je bil s pomočjo literature in študije primera prikazati, kako se

lahko globalni standard GS1 implementira v poslovanje banke. To smo dokazali s

prikazom procesa pred prenovo poslovnega procesa ter s prikazom poslovanja po prenovi

poslovnega procesa. Za potrebe magistrske naloge smo opravili še analizo prenove

poslovnega procesa s pomočjo analize SWOT, intervjuja z zaposlenimi in s primerjavo

prenovljenega poslovnega procesa v primerjavi z drugimi podjetji, ki so prav tako

prenovila svoje poslovanje z uporabo standarda GS1. Pri analizah smo prišli do zanimivih

ugotovitev, ki jih bomo predstavili v nadaljevanju sklepa.

Organizacija GS1 skrbi za enega najbolj razširjenih standardov, ki za označevanje

izdelkov, transportnih enot in lokacij uporablja sistem črtne kode. Organizacija GS1 ima

samo v Sloveniji pod okriljem več kot 3.500 podjetij in organizacij, medtem ko jih ima po

celem svetu več kot 1.000.000. Pri elektronskem poslovanju z gotovino imajo posebej

razvita XML sporočila, ki skrbijo za prenos podatkov iz ene informacijske rešitve v drugo.

Zaradi tega smo se v Banki odločili, da bomo svoje poslovne procese prenovili s pomočjo

standarda GS1. Zaradi tega smo vsak posamezen apoen opremili z GTIN, vsak dislociran

trezor z GLN in vsako pošiljko, ki se izmenjuje med dislociranimi trezorji in glavnim

trezorjem, označili s SSCC kodo. Za izmenjavo podatkov med informacijskimi rešitvami

smo se odločili za standardna GS1 XML sporočila. Pri dvigu nastopajo XML sporočila

Cash Order, Notification of Delivery in Conformation of Delivery. Pri pologu nastopajo

XML sporočila Notification of Receipt, Conformation of Receipt in Final Receipt.

Po prenovi poslovnega procesa smo najprej opravili intervjuje z zaposlenimi, katerim je

prenova poslovnega procesa najbolj spremenila njihov dosedanji potek dela. Praktično

skoraj vsi so izrazili zadovoljstvo nad prenovo poslovnega procesa, saj so postopki

racionalnejši, za pripravo pošiljke gotovine se porabi veliko manj časa, obstaja pa tudi

enotna podatkovna baza, ki omogoča lažjo pripravo poročil in odpravo podvajanja baz ter

odpravo napak, do katerih je prihajalo pri ročnih vnosih. Kot največje prednosti so

izpostavili bolj pregledno poslovanje, razmejitev odgovornosti, uvedbo RF terminala in

manjše število napak zaradi ročnega vnosa v podatkovne baze. Največja slabost, ki so jo

izpostavili, je po njihovem mnenju nepoznavanje sistema SAP, saj se s tem sistemom v

preteklosti še niso srečali in jim je od začetka povzročala težave. Poleg tega so izpostavili

še daljši proces odpravljanja napak, ko do njih pride, saj je informacijski sistem precej bolj

kompleksen od predhodnega.

nadaljevanje

53

Na podlagi intervjuja z zaposlenimi smo se odločili, da s pomočjo analize SWOT

ovrednotimo prenovo poslovnega procesa. Prednosti, ki so se pojavile po prenovi

poslovnega procesa, so predvsem zmanjšan čas pri pripravi in sprejemu pošiljke,

sledljivost pošiljki gotovine, enotna podatkovna baza, manjše število napak zaradi ročnega

vnosa in izboljšanje kakovosti storitev naročanja ter polaganja gotovine. Na drugi strani so

do izraza prišle določene slabosti, kot so nepoznavanje sistema SAP pri ključnih

uporabnikih, bistveno daljši čas za odpravo napak in nedelovanje določenih informacijskih

rešitev, ki onemogočajo poslovanje v celotnem oddelku gotovinskega poslovanja. Po

opredelitvi prednosti in slabosti smo skušali poiskati priložnosti ter izluščiti nevarnosti

prenovljenega poslovnega procesa. Priložnosti, ki se kažejo, so predvsem povezava našega

informacijskega sistema z informacijskim sistemom Banke Slovenije glede naročanja in

polaganja gotovine, povezava našega prenovljenega informacijskega sistema z ostalimi

informacijskimi sistemi v drugih oddelkih v Banki ter možnost uporabe naših podatkovnih

baz v drugih oddelkih. Na drugi strani so nevarnosti, katerih se je potrebno zavedati in

narediti, kar je v naši moči, da se jim izognemo. To so predvsem izdaja zaupnih podatkov

zunanjim izvajalcem, ki so implementirali standard GS1 v naš informacijski sistem,

ranljivost podatkovnih baz zaradi dostopa drugih oddelkov do naših baz in ob morebitnem

vdoru dostop do celotnih podatkov zaradi enotne podatkovne baze.

Vedno več podjetij se odloča za prenovo poslovnih procesov z uporabo standarda GS1.

Zaradi tega smo primerjali prenovo našega poslovnega procesa s svetovnimi podjetji

Schachinger Logistik, Lenze in Philips, ki so svoje poslovanje prav tako prenovili s

pomočjo standarda GS1 in prišli do zanimivih ugotovitev. Večina podjetij je tako kot mi

prevzela identifikacijske ključe GTIN, GLN in SSCC ter uporabila podatkovni nosilec

GS1-128. Podjetje Lenze je prav tako kot Banka SSCC kode povezalo z manipulacijskimi

enotami v sistemu SAP. Podjetje Philips je prav tako kot Banka za izmenjavo podatkov

med vmesniki uporabilo standard GS1 XML. Vsa podjetja, s katerimi smo primerjali

Banko, so prišla do podobnih ugotovitev v povezavi s prednostmi, kot smo jih opisali mi v

naši analizi SWOT. Dosegala so predvsem večjo učinkovitost, sledljivost pošiljkam,

zmanjšala so število napak zaradi ročnega vnosa in vzpostavila enotno podatkovno bazo.

Na podlagi vseh ugotovitev lahko sklenemo, da je bila prenova poslovnih procesov v

Banki uspešno opravljena. To lahko trdimo na podlagi intervjujev z zaposlenimi, ki so zelo

zadovoljni s prenovljenim poslovnim procesom, saj jim je ta zelo olajšal delovne postopke.

Uspešnost implementacije standarda GS1 nam prikaže tudi primerjava z ostalimi podjetji,

ki so uspešno implementirala standard GS1, saj smo ravno tako kot oni dosegli zelo

podobne prednosti. Tudi prenovljen poslovni proces ni idealen, na kar kažejo slabosti, ki

smo jih opredelili v analizi SWOT, vendar menimo, da bi se lahko z določeno optimizacijo

poslovnega procesa ta še dodatno izboljšal.

54

LITERATURA IN VIRI

1. A Short History Of Bar Code. Najdeno 9. maja 2015 na spletnem naslovu

http://www.adams1.com/history.html

2. Črtna koda in njena pot skozi čas. Najdeno 9. maja 2015 na spletnem naslovu

http://www.mojmikro.si/mreza/uporabno/crtna_koda_in_njena_pot_skozi_cas

3. Dečman, M. (2000). Elektronsko poslovanje in XML. Uporabna Informatika, 8(1),

51–56.

4. Five Advantages of Barcodes. Najdeno 12. maja 2015 na spletnem naslovu

http://www.barcoding.com/information/learn_about_barcodes.shtml

5. Goldfarb, C. F., & Prescod, P. (2002). XML Handbook (4th

ed.). Upper Saddle River:

Prentice Hall PTR.

6. GS1 AISBL. (2012). GS1 Member Organisations in Action Success stories from

around the world 2012. Brussels: GS1 AISBL.

7. GS1 AISBL. (2014). GS1 Transport & Logistics and Customs Reference Book - 18

Success Stories. Brussels: GS1 AISBL.

8. GS1 in Europe. (2015). GS1 Standards for Cash Handling. Najdeno 18. maja 2015 na

spletnem naslovu http://www.gs1.eu/?content=260

9. GS1 Slovenija. (2013a). Simbolno označevanje prodajnih enot. Uporabniški priročnik

(14. izd.). Ljubljana: GS1 Slovenija.

10. GS1 Slovenija. (2013b). Uporabniški priročnik. Ljubljana: GS1 Slovenija.

11. GS1 Slovenija. (2014a). Globalne lokacijske številke (GLN). Ključni pripomoček za

povečanje učinkovitosti preskrbovalnih verig. Ljubljana: GS1 Slovenija.

12. GS1 Slovenija. 2014b). Kaj je GS1? Ljubljana: GS1 Slovenija.

13. GS1 Slovenija. (2014c). Vrednosti in koristi sistema standardov GS1. Ljubljana: GS1

Slovenija.

14. GS1 Slovenija. (2014d). Statut Zavoda za identifikacijo in elektronsko izmenjavo

podatkov. Ljubljana: GS1 Slovenija.

15. GS1 Slovenija. (2015a). Črtne kode in drugi podatkovni nosilci. Najdeno 11. maja

2015 na spletnem naslovu http://www.gs1si.org/1/standardi-in-resitve/crtne-kode-gs1-

barcodes.aspx

16. GS1 Slovenija. (2015b). Družina simbologij EAN-13, UPC A, EAN-8, UPC E.

Najdeno 8. maja 2015 na spletnem naslovu http://www.gs1si.org/1/standardi-in-

resitve/crtne-kode-gs1-barcodes/ean-upc.aspx

17. GS1 Slovenija. (2015c). RFID tehnologija (Radio Frequency Identification). Najdeno

11. maja 2015 na spletnem naslovu http://www.gs1si.org/1/standardi-in-resitve/gs1-

epcrfid/rfid-tehnologija.aspx

18. GS1 Slovenija. (2015d). Simbologija GS1 DataBar. Najdeno 8. maja 2015 na spletnem

naslovu http://www.gs1si.org/1/standardi-in-resitve/crtne-kode-gs1-barcodes/gs1-data

bar.aspx

19. GS1 Slovenija. (2015e). Simbologija ITF-14. Najdeno 11. maja 2015 na spletnem

naslovu http://www.gs1si.org/1/standardi-in-resitve/crtne-kode-gs1-barcodes/itf-14.

55

aspx

20. GS1 Slovenija. (2015f). Sistem GS1. Najdeno 12. maja 2015 na spletnem naslovu

http://gs1si.org/sntportal.asp?p=17&m=86

21. GS1 Slovenija. (2015g). Identifikacija. Najdeno 8. maja 2015 na spletnem naslovu

http://www.gs1si.org/1/standardi-in-resitve/identifikacijske-stevilke.aspx

22. GS1 Slovenija. (2015h). Izdelke namenjene maloprodaji večinoma označujemo z

GTIN-13. Najdeno 8. maja 2015 na spletnem naslovu http://www.gs1si.org/1/

Standardi-in-resitve/Identifikacijske-stevilke/Identifikacijski-kljuci/Najvec-je-GTIN-

13.aspx

23. Harold, E. R. (1999). XML Bible (1st ed.). Foster City: IDG Books Worlwide.

24. Harold, E. R., & Means, S. W. (2001). XML in a Nutshell (1st ed.). Sebastopol: O’

Reilly & Associates.

25. He, L., & Liao, D. (2012). Credit NGOs’ sustainability in rural financial market: a

SWOT analysis on DAYBANG Lin He Dongsheng Liao. Humanomics, 28(3),

200–208.

26. Helms, M., Rodriguez, M., de los Rios, L., & Hargrave, W. (2011). Entrepreneurial

potential in Argentina: a SWOT analysis. Competitiveness Review: An International

Business Journal, 21(3), 269–287.

27. Kos, B. (2015). SWOT analiza. Najdeno 9. julija 2015 na spletnem naslovu

http://www.blazkos.com/swot-analiza.php

28. Kovačič, B., Podlogar, M., Šafarič, B., Martini, M., & Zaletel, J. (2014). Priporočila za

harmonizacijo logističnih procesov - Uporaba standardov GS1 v logistiki. Ljubljana:

Gospodarska zbornica Slovenije, Združenje za promet, Sekcija špediterjev in

skladiščnikov.

29. Martini, M. (2010). Priročnik za črtno kodiranje. Ljubljana: GS1 Slovenija.

30. Mohorič, T. (2000). O razširljivem označevalnem jeziku XML in njegovi uporabi.

Uporabna Informatika, 9(2), 55–59.

31. Pardi, W. J. (1999). XML in Action (1st ed.). Washington: Microsoft Press.

32. Pust, B. (2015). Prednosti in slabosti tehnologije RFID. Najdeno 11. maja 2015 na

spletnem naslovu http://avto.finance.si/238742/Prednosti-in-slabosti-tehnologije-RFID

33. Rundh, B. (2008). Radio frequency identification (RFID) Invaluable technology or a

new obstacle in the marketing process? Marketing Intelligence & Planning, 26(1), 98.

34. Sturm, J. (2000). Developing XML solutions (1st ed.). Washington: Microsoft Press.

35. Šafarič, B. (2014). Elektronsko poslovanje - Od naročila do računa (GS1 XML v. 3.1).

Najdeno 23. maja 2015 na spletnem naslovu http://www.gs1si.org/DesktopModules/

Bring2mind/DMX/Download.aspx?EntryId=483&Command=Core_Download&Portal

Id=0&TabId=219

36. W3C. (2015). Extensible Markup Language (XML) 1.0 (5th

ed.). Najdeno 23. maja

2015 na spletnem naslovu http://www.w3.org/TR/REC-xml/#sec-intro

37. Walsh, N. (2015). What is XML? Najdeno 23. maja 2015 na spletnem naslovu

http://www.xml.com/pub/a/98/10/guide0.html?page=2#AEN58

56

38. What are GTIN-13 Codes? Najdeno 8. maja 2015 na spletnem naslovu

http://www.officialeancode.com/spanish/ean-guide/gtin-13-barcode.html

39. XML Tree. Najdeno 28. maja 2015 na spletnem naslovu http://www.w3schools.com/

xml/xml_tree.asp

PRILOGE

i

KAZALO PRILOG

Priloga 1: Proces dviga gotovine »stanje pred prenovo« ...................................................... 1

Priloga 2: Proces dviga gotovine »stanje po prenovi« .......................................................... 2

Priloga 3: Proces pologa gotovine »stanje pred prenovo« .................................................... 3

Priloga 4: Proces pologa gotovine »stanje po prenovi« ........................................................ 4

Priloga 5: Proces štetja in sortiranja gotovine »stanje pred prenovo« ................................... 5

Priloga 6: Proces štetja in sortiranja gotovine »stanje po prenovi« ....................................... 6

1

Priloga 1: Proces dviga gotovine »stanje pred prenovo«

Slika 1: Proces dviga gotovine »stanje pred prenovo«

2

Priloga 2: Proces dviga gotovine »stanje po prenovi«

Slika 2: Proces dviga gotovine »stanje po prenovi«

3

Priloga 3: Proces pologa gotovine »stanje pred prenovo«

Slika 3: Proces štetja in sortiranja gotovine »stanje pred prenovo«

4

Priloga 4: Proces pologa gotovine »stanje po prenovi«

Slika 4: Proces pologa gotovine »stanje po prenovi«

5

Priloga 5: Proces štetja in sortiranja gotovine »stanje pred prenovo«

Slika 5: Proces štetja in sortiranja gotovine »stanje pred prenovo«

6

Priloga 6: Proces štetja in sortiranja gotovine »stanje po prenovi«

Slika 6: Proces štetja in sortiranja gotovine »stanje po prenovi«

INTEGRACIJA INFORMACIJSKIH REŠITEV V BANKI Z · 2016-01-05 · Jezik HTML se od jezika SGML...

Documents

Transcript of INTEGRACIJA INFORMACIJSKIH REŠITEV V BANKI Z · 2016-01-05 · Jezik HTML se od jezika SGML...