Instrukcja instalacji oraz użytkowania aplikacji Asystent DHL dla Subiekt GT

wersja programu 1.0.11.0-standard

wersja instrukcji 1.3 (21.07.2015)

1 Wstęp

Niniejsza instrukcja opisuje proces instalacji oraz zawiera informacje na temat obsługi

aplikacji Asystent DHL dla Subiekt GT.

Aplikacja Asystent DHL dla Subiekt GT powstała w celu ułatwienia oraz usprawnienia

procesu wysyłania przesyłek dla dokumentów utworzonych w programie Subiekt GT

(firmy InsERT S.A.) za pośrednictwem usług kurierskich świadczonych przez firmę

DHL Parcel Polska Sp. z o.o.

Architektura aplikacji umożliwia równoczesną pracę wielu użytkowników na różnych

komputerach.

2 Wymagania techniczne aplikacji

Do poprawnego działania aplikacji na komputerze użytkownika niezbędne jest

spełnienie następujących wymagań:

system operacyjny firmy Microsoft w jednej ze wspieranych wersji:

◦ Windows XP z Service Pack 2 lub wyższym,

◦ Windows Vista z Service Pack 1 lub wyższym,

◦ Windows 7,

◦ Windows 8 lub 8.1

komponent .NET Framework w wersji 4.0 lub nowszej (w przypadku braku

zostanie automatycznie zainstalowany przez instalator aplikacji)

dostęp z uprawnieniami administratora (sysadmin) do instancji bazy danychMicrosoft SQL Server 2008R2 lub nowszej (jest domyślnie instalowana przez

instalator programu Subiekt GT jako jeden z jego kluczowych komponentów) z

zainstalowaną bazą programu Subiekt GT.

rozdzielczość ekranu minimum 1024x768

połączenie z Internetem

zalecane: program do obsługi plików PDF z możliwością ich wydruku, n.p.

Adobe Acrobat Reader

zalecane: przeglądarka Internet Explorer 8 lub nowsza (wymagane dlapoprawnego działania niektórych niekrytycznych funkcjonalności aplikacji)

1 GB wolnej przestrzeni na dysku C:, 3.5GB wolnej przestrzeni na dysku C: naczas instalacji

wspierane wersje programu Subiekt GT:

◦ 1.37SP5

◦ 1.37SP6

◦ 1.39HF1

◦ 1.39HF2

3 Instalacja programu

Zaleca się instalowanie aplikacji Asystent DHL dla Subiekt GT w momencie, gdy

dysponuje się już zainstalowanym i poprawnie działającym (umożliwiającym

logowanie na konto użytkownika) programem Subiekt GT. Nie jest to kategoryczny

wymóg, jednak jego spełnienie pozwoli na płynną realizację dalszych kroków niniejszej instrukcji obsługi.

Po pobraniu pliku instalatora (Setup.exe) ze strony www DHL (https://dhl24.com.pl/)

należy uruchomić go klikając nań dwukrotnie lewym przyciskiem myszy (dalej LPM).

Jeżeli pojawi się okna komunikatu bezpieczeństwa należy udzielić zgody na

uruchomienie oprogramowania.

Pierwszy ekran instalatora zawiera podstawowe informacje o aplikacji.

Jeśli zachodzi taka potrzeba po naciśnięciu przycisku „Opcje” istnieje możliwość

zmiany domyślnego katalogu instalacji oraz opcji tworzenia skrótów do programu.

Domyślnie instalator aplikacji tworzy skróty do programu na pulpicie komputera oraz

w Menu Start.

Po kliknięciu przycisku „Instaluj” w głównym oknie instalatora, w zależności od

konfiguracji danego systemu, może pojawić się monit o pozwolenie na wprowadzenie

zmian na komputerze. W takim przypadku należy udzielić zgody klikając przycisk

„Tak”

Następnie instalator rozpocznie procedurę instalacji niezbędnych komponentów oraz

samej aplikacji w systemie.

Instalator określi, czy i które z wymaganych komponentów są nieobecne w systemie, a

następnie w razie potrzeby automatycznie ściągnie je z Internetu oraz zainstaluje. W

takim przypadku należy liczyć się dłuższym trwaniem procesu instalacji, związanym z

pobieraniem w/w komponentów z Internetu (maksymalnie do 300Mb) oraz ich

instalacją w systemie.

W przypadku konfiguracji niektórych komputerów może ukazać się komunikat o

konieczności restartu systemu operacyjnego w czasie trwania instalacji. W takim

przypadku należy udzielić zgody na restart. Instalator automatycznie podejmie dalszą

instalację aplikacji po ponownym uruchomieniu systemu.

W przypadku napotkania problemów podczas procesu instalacji prosimy o kontakt z

działem Support eCom DHL, do którego dane kontaktowe są zamieszczone na końcu

niniejszej instrukcji.

W takim przypadku prosimy o załączenie pliku logów udostępnionych przez instalator.

Po pomyślnym zakończeniu procesu instalacji ukaże się ostatni ekran informacyjny w którym za pomocą przycisku „Uruchom” możemy bezpośrednio uruchomić nowo

zainstalowaną aplikację.

W celu kontynuacji pracy z aplikacją proszę przejść do sekcji „Pierwsze uruchomienie

aplikacji” niniejszej instrukcji.

4 Odinstalowanie aplikacji

Aplikację można odinstalować za pomocą oryginalnego pliku instalatora (Setup.exe)

lub za pomocą funkcjonalności „Programy i funkcje” (lub analogicznej dla danej

wersji systemu Microsoft Windows) dostępnej w Panelu Sterowania systemu

operacyjnego.

UWAGA! W przypadku pobrania nowszej wersji pliku instalatora (Setup.exe) nie

będzie on umożliwiał deinstalacji obecnej wersji aplikacji a jedynie jego aktualizację

do pobranej wersji.

UWAGA! Odinstalowanie aplikacji nie powoduje usunięcia jej wpisów w bazie

danych (w tym informacji o nadanych za jej pomocą przesyłkach). Po ponownej

instalacji aplikacji, bądź przy używaniu jej na innych komputerach te dane będą nadal

dostępne.

5 Pierwsze uruchomienie aplikacji

Pierwsze uruchomienie aplikacji Asystent DHL dla Subiekt GT wymaga podania

dodatkowych danych konfiguracyjnych, stąd też zostanie poniżej dokładnie opisane.

Kolejne uruchomienia będą już uproszczone.

Podczas uruchamiania aplikacja automatycznie sprawdza czy jest w aktualnej wersji i

w przeciwnym wypadku wyświetla stosowne komunikaty informacyjne lub

ostrzegawcze.

W takim przypadku zalecamy wyłączenie aplikacji i pobranie najnowszej jej wersji ze

strony WWW DHL (https://dhl24.com.pl/).

W przypadku wyświetlenia komunikatu o braku wsparcia dla danej wersji aplikacji

Asystenta zalecamy zaprzestanie z dalszego z niej korzystania (do momentu aktualizacji), gdyż może to grozić niestabilnym działaniem aplikacji.

Następnie zostanie wyświetlone okno połączenia do serwera bazy danych.

Program zawiera predefiniowane dane dla typowej konfiguracji serwera bazy danych

Subiekt GT, jednak w przypadku niestandardowej konfiguracji serwera bazy danych

programu Subiekt GT należy podać stosowne dane – zazwyczaj identyczne jak w

przypadku połączenia do serwera bazy danych programu Subiekt GT.

WSKAZÓWKA: Trzymanie wciśniętego klawisza CTRL podczas uruchomiania programu Subiekt GT spowoduje wyświetlenie ekranu jak poniżej, który może ułatwić

zebranie informacji potrzebnych do połączenia z bazą danych.

Domyślne wartości połączenia są następujące:

Serwer: <nazwa komputera lub jego adres IP, n.p. (local)>\INSERTGT

Login: sa

Hasło: <puste>

W wielu przypadkach (po wybraniu odpowiedniej instancji serwera bazy danych)

jest też możliwa autoryzacja za pomocą mechanizmu „Autentykacja Windows”,

dostępnego jako jedna z opcji na tym ekranie, który nie wymaga podawania loginu

oraz hasła. Przycisk „Wykryj” umożliwia wyszukanie publicznie widocznych instancji baz

danych.

Ważne jest, aby podane dane dostępowe posiadały uprawniania administratora

(sysadmin) w bazie do której nastąpi logowanie.

Podane dane autoryzacyjne zostaną zapamiętane i domyślnie ustawione podczas

kolejnych uruchomień programu, z tym, że zawartość pola „Hasło” będzie

zapamiętana tylko w przypadku zaznaczenia stosownego pola wyboru.

Po kliknięciu czy podane dane autoryzacyjne są poprawne, czy posiadają odpowiednie

uprawnienia w bazie danych.

W razie wątpliwości prosimy o kontakt z osobami odpowiedzialnymi za konfigurację

systemów informatycznych w Państwa firmie lub Supportem eCom DHL.

Po pomyślnym zalogowaniu do serwera bazy danych należy wybrać jedną z

dostępnych baz danych programu Subiekt GT, które zostały na nim wcześniej

zainstalowane.

Po wyborze bazy danych aplikacja sprawdzi, czy wskazana baza należy do wspieranej

wersji programu Subiekt GT.

W przypadku gdyby baza danych nie należała do wspieranej przez Asystenta wersji

programu Subiekt GT zostanie wyświetlony stosowny komunikat z pytaniem czy

kontynuować proces pomimo braku wsparcia dla tej wersji programu bazowego.

W takim przypadku zaleca się pobranie najnowszej wersji programu Subiekt GT, oraz najnowszej wersji Asystenta DHL dla Subiekt GT, co zapewni bezproblemową pracę.

W przypadku kontynuowania pracy pomimo braku zgodności na ekranach aplikacji

Asystenta będą wyświetlane stosowne ostrzeżenia.

W dalszej kolejności aplikacja sprawdzi czy w bazie danych nie są zainstalowane inne

wersje Asystenta i w przypadku braku takowych zaproponuje instalację aplikacji

Asystenta w tej bazie danych lub aktualizację istniejącej wersji do najnowszej.

UWAGA! W przypadku pracy wielostanowiskowej aktualizacja bazy danych

spowoduje konieczność aktualizacji aplikacji Asystent DHL dla Subiekt GT także na

innych stanowiskach.

Po udzieleniu zgody podczas pierwszego uruchomienia niezbędne będzie podanie

danych logowania do usług API za pomocą których będzie realizowana usługa

składania zamówień usług przewozowych.

DHL24 WebAPI v.2 – służy ono do składania zleceń na przesyłki krajowedoręczane bezpośrednio, oraz eksportowe

ParcelShop Manager WebAPI – służy ono do składania zleceń na przesyłki zodbiorem w punkcie ParcelShop

Aplikacja wymaga podania nazwy Użytkownika DHL (jest to nazwa dowolna,

wykorzystywana tylko do potrzeb wewnętrznych aplikacji, nie musi być spójna z

innymi danymi dostępowymi DHL) oraz danych logowania do co najmniej jednego z

wyżej wymienionych API.

Dane logowania do usług API firmy DHL można uzyskać zakładając konto w serwisie

DHL24 (http://dhl24.com.pl/) a następnie podpisując z firmą DHL stosowną umowę o

świadczenie usług.

Po utworzeniu konta należy przesłać na adres pl.cim@dhl.com informację o potrzebie

posiadania danych dostępowych do API dla Asystenta DHL. Informacja powinna

zawierać login oraz numer konta SAP DHL.

W przypadku posiadania więcej niż jednej umowy o świadczenie usług z firmą DHL

podczas późniejszego korzystania z aplikacji będzie możliwe zdefiniowanie więcej niż

jednego użytkownika DHL.

Po pomyślnym zweryfikowaniu podanych danych autoryzacyjnych będzie można

rozpocząć pracę z aplikacją Asystent DHL dla Subiekt GT.

6 Obsługa aplikacji

6.1 Główne okno aplikacji

Po uruchomieniu aplikacji Asystenta i wyborze bazy danych programu Subiekt GT (w

przypadku pierwszego uruchomienia – także po podaniu danych Użytkownika DHL)

ukaże się główne okno aplikacji. Umożliwia ono realizację procesu wysyłania

zamówień usług przewozowych do firmy DHL na podstawie dokumentów zdefiniowanych w programie Subiekt GT.

Główne okno aplikacji składa się z następujących elementów:

6.1.1 Menu „Plik”

Menu „Plik” znajdujące się na górnej krawędzi głównego okna aplikacji zawiera

następujące opcje:

Pobierz raport PNP – umożliwia wydrukowanie raportu Potwierdzenia NadaniaPrzesyłek. Jest to zbiorcza lista przesyłek zleconych DHL wybranego dnia.

Ustawienia – umożliwia konfiguracje aplikacji, dokładny opis ustawień znajduje

się w dalszej części instrukcji

Wyloguj z bazy Subiekt GT – umożliwia wylogowanie z obecnej bazy programu

Subiekt GT i zalogowanie się do innej.

O programie – wyświetla okno z podstawowymi informacjami o aplikacjiAsystent DHL dla Subiekt GT, m.in. danymi kontaktowymi do Supportu eCom

DHL.

Zamknij – powoduje zamknięcie aplikacji.

6.1.2 Zakładka „Centrum wysyłkowe” Zakładka ta służy do obsługi i wysyłania dokumentów zaimportowanych z programu

Subiekt GT. Importowanie dokumentów jest opisane w sekcji „Dokumenty

zdefiniowane w Subiekt GT” niniejszej instrukcji. Numer widoczny obok nazwy

zakładki informuje, ile nie zleconych przesyłek jest aktualnie zaimportowanych do

Asystenta.

Zakładka składa się z następujących elementów:

6.1.2.1 Lista zaimportowanych dokumentów Lista zawiera wykaz przesyłek przygotowywanych do zlecenia. Jeśli któraś z pozycji zawiera błąd mogący uniemożliwić jej zlecenie jest ona podświetlona na żółto.

Pozycje, których błędy wykryto podczas ostatniej próby zlecenia są podświetlone na

czerwono.

Lista zawiera następujące kolumny z informacjami na temat poszczególnych przesyłek:

Symbol – numer dokumentu z programu Subiekt GT

Odbiorca – nazwa i adres odbiorcy przesyłki

Opis – zawartość przesyłki (pierwszy przedmiot z dokumentu) oraz nazwęskróconą odbiorcy

Data utworzenia – data utworzenia dokumentu w programie Subiekt GT

Użytkownik DHL – nazwa konta użytkownika, które zostanie użyte dozlecenia danej pozycji

Predef. nadawcy – informacja na temat wybranej predefinicji nadawcy dladanej pozycji

Predef. Przesyłki – informacja na temat wybranej predefinicji przesyłki dladanej pozycji

M – informuje, że dana przesyłka mogła być zmieniona i jej paramtery nie

muszą odpowiadać użytym wcześniej predefinicjom.

Status – informacja o statusie danej pozycji, zawiera także informację obłędach jeśli takie występują

Dwukrotne kliknięcie LPM na wybranej pozycji powoduje otwarcie okna edycji

zamówienia usługi przewozowej dla danego dokumentu. Okno edycji zamówienia jest

opisane w dalszej części niniejszej instrukcji. Aby zaznaczyć więcej niż jedną pozycję należy użyć myszki.

Można użyć klawisza SHIFT aby zaznaczyć zakres pozycji (od – do) lub klawisza

CTRL aby zaznaczać lub odznaczać konkretne pozycje.

6.1.2.2 Lista wyboru pozycji

Umożliwia zaznaczenie określonego zakresu pozycji. Dostętne są następujące opcje

zaznaczenia:

Wszystkie

Bez błędów

Z błędami

Żaden6.1.2.3 Wybór parametrów przesyłki

Umożliwia wybór i nadanie użytkownika DHL, Predefinicji Nadawcy oraz

Predefinicji Przesyłki dla zaznaczonych pozycji z listy.

Przypisanie następuje w momencie kliknięcia przycisku „Przypisz”.

6.1.2.4 Opcje sterujące

Umożliwiają wybór daty odbioru zlecanych przesyłek oraz przyciski sterujące.

Przycisk „Wyślij” powoduje rozpoczęcie procesu wysyłki zaznaczonych pozycji.

W trakcie wysyłki dla pomyślnie zleconych przesyłek będą drukowane etykiety

przewozowe typu wybranego dla danej przesyłki oraz zgodnie ustawieniami drukarek

zdefiniowanymi w Ustawieniach Ogólnych aplikacji Asystenta.

Po zakończeniu wysyłki pojawi się okno z podsumowaniem jej efektów.

Przycisk „Usuń z listy” powoduje usunięcie zaznaczonych pozycji – po usunięciu będą

one dostępne w zakładce „Zamówienia i dokumenty” na liście „Dokumenty zdefiniowane w Subiekt GT”.

6.1.3 Zakładka „Zamówienia i dokumenty”

Zakładka ta zawiera listę przesyłek zleconych do wysyłki za pomocą Asystenta DHL

dla Subiekt GT, oraz listę dokumentów, które mogą posłużyć do stworzenia kolejnych

zleceń przesyłek. Numer widoczny widoczny w nawiasie obok nazwy zakładki

informuje ile dokumentów umożliwiających utworzenia zlecenia spełnia aktualne kryteria filtra.

6.1.3.1 Sekcja „Zamówienia wysłane przez Asystenta”

Zawiera listę zamówień przesyłek, które zostały już zlecone do DHL. Wyświetlane są

tylko te pozycje, które spełniają kryteria wybranych filtrów znajdujących powyżej listy

zamówień. Dwukrotne kliknięcie LPM na wybranej pozycji powoduje otwarcie okna podglądu

danego zamówienia.

Pojedyncze kliknięcie PPM na wybranej pozycji spowoduje rozwinięcie menu

kontekstowego z dodatkowymi opcjami dostępnymi dla danej przesyłki.

Lista dostępnych opcji może być różna w zależności od statusu i typu danego

zamówienia.

Możliwe dostępne opcje to:

Podgląd zamówienia – powoduje przejście do okna podglądu danegozamówienia.

Zamów kuriera – powoduje wyświetlenie okna umożliwiającego zamówienie

kuriera do przesyłki zleconej początkowo jako „Odbiór stały”.

Wycofaj kuriera – powoduje anulowanie zamówienia kuriera (dostępne dlazamówień z zamówionym kurierem).

UWAGA! Pomimo wycofania kuriera zamówienie przesyłki pozostaje nadal

aktywne.

Drukuj etykietę przewozową – umożliwia wybór typu i wydruk etykiety bądźlistu przewozowego dla danego zamówienia.

UWAGA! W przypadku gdy dla zlecenia wybrano typ etykiety „List

przewozowy (PDF)” nie ma już później możliwości wydrukowania innego

rodzaju etykiety.

Pokaż historię przesyłki – wyświetla listę statusów danej przesyłki (informacje ologowaniach przesyłki w kolejnych terminalach, próbach doręczenia, itp.).

Drukuj skan listu przewozowego – powoduje wydruk skanu listu przewozowegodanej przesyłki, możliwe po doręczeniu przesyłki do odbiorcy.

Wycofaj zamówienie z DHL – powoduje wycofanie zamówienia danej przesyłkiz DHL. W Asystencie zamówienie znajdzie się na liście w zakłace „Centrum

wysyłkowe”.

Usuń zamówienie z Asystenta – powoduje usunięcie danego zamówienia z

Asystenta.UWAGA! W przypadku zamówień zleconych do DHL usunięcie z Asystenta nie

powoduje wycofania zamówienia z DHL. Zamówienie jest nadal aktywne i

będzie realizowane. Aby tego uniknąć należy wcześniej użyć opcji „Wycofaj

zamówienie z DHL”.

6.1.3.2 Sekcja „Dokumenty zdefiniowane w Subiekt GT”

Zawiera listę dokumentów, które zostały utworzone w programie Subiekt GT.

Wyświetlane są tylko te pozycje, które spełniają kryteria wybranych filtrów

znajdujących powyżej listy zamówień oraz które nie zostały importowane lub wysłane

za pomocą Asystenta.

Pozycje, które są niezgodne z głównymi filtrami, zdefiniowanymi w Ustawieniach

Ogólnych aplikacji Asystenta (opisane w sekcji „Ustawienia Ogólne” niniejszej

instrukcji) są podświetlone na żółto i nie można tworzyć z nich przesyłek. Dwukrotne kliknięcie LPM na wybranej pozycji powoduje otwarcie okna edycji

zamówienia usługi przewozowej dla danego dokumentu. Okno edycji zamówienia jest

opisane w dalszej części niniejszej instrukcji.

Aby zaznaczyć więcej niż jedną pozycję należy użyć myszki.

Można użyć klawisza SHIFT aby zaznaczyć zakres pozycji (od – do) lub klawisza

CTRL aby zaznaczać lub odznaczać konkretne pozycje.

Zawartość listy jest automatycznie aktualizowana na bieżąco (nowe dokumenty

dodane w programie Subiekt GT o ile spełniają warunki filtrów są pokazywane niemal

natychmiast).

6.1.3.3 Przycisk „Importuj z Subiekta GT” Umożliwia import dokumentów (z programu Subiekt GT) zaznaczonych na liście

„Dokumenty zdefiniowane w Subiekt GT”. Po zaimportowaniu dokumentów będą one

dostępne w zakładce „Centrum wysyłkowe” jako nowe przesyłki na liście. Umożliwi

to szybkie przypisanie im odpowiednich parametrów i masowe ich zlecenie do

realizacji.

6.1.3.4 Przycisk „Reset filtrów” Dostępny w dolnej części zakładki „Zamówienia i dokumenty”. Powoduje przywrócenie wartości domyślnych wszystkich filtrów w tej zakładce.

6.1.4 Przycisk „Odśwież” Dostępny w dolnej części głównego okna aplikacji. Powoduje przeładowanie i aktualizację zawartości list „Centrum wysyłkowe”, „Zamówienia wysłane przez

Asystenta” oraz „Dokumenty zdefiniowane w Subiekt GT”.

6.2 Okno ustawień aplikacji

Okno ustawień aplikacji można wywołać przez menu „Plik” → „Ustawienia”.

Opis poszczególnych zakładek okna ustawień:

6.2.1 Ustawienia Ogólne

W tej zakładce możliwe jest ustawianie następujących opcji konfiguracyjnych:

Metoda drukowania PDF: możliwe opcje:

◦ Bezpośrednio (RAW) – metoda umożliwiająca szybsze drukowanie, wysyłaplik PDF bezpośrednio do drukarki.

UWAGA! Niektóre modele drukarek mogą nie obsługiwać tej

funkcjonalności. W takim przypadku wykonanie wydruku poprawnego tą

metodą będzie niemożliwe.

◦ Systemowo – plik PDF jest drukowany za pośrednictwem dodatkowegoprogramu, który domyślnie w danym systemie odpowiada za obsługę plików

PDF (np. Adobe Acrobat Reader), a który jest wywoływany podczas każdego

wydruku. W przypadku dokonywania większej ilości wydruków zaleca się

nie zamykanie okna programu pośredniczącego pomiędzy kolejnymi

wydrukami – przyśpieszy to kolejne wydruki.

Drukarka domyślna – umożliwia wybór domyślnej drukarki za pomocą którejbędą drukowane dokumenty generowane przez aplikację Asystenta.

Drukarka etykiet Zebra – umożliwia wybór domyślnej drukarki termicznej typuZebra. Jest ona używana wyłącznie do drukowania etykiet przewozowych typu

ZPL.

Pytaj czy utworzyć przesyłkę dla nowego dokumentu w Subiekt GT – opcjaokreślająca, czy aplikacja Asystenta ma automatycznie proponować utworzenie

zamówienia przesyłki dla nowo dodanego dokumentu w programie Subiekt GT,

który spełnia kryteria wybrane w kolejnych opcjach ustawień. Więcej

szczegółów na temat tej funkcjonalności znajduje się w sekcji „Mechanizm

automatycznej detekcji nowych dokumentów w programie Subiekt GT”

niniejszej instrukcji.

Sprawdzaj tylko dla tych typów dokumentów – określa dla których z typówdokumentów zdefiniowanych w programie Subiekt GT Asystent ma

automatycznie proponować utworzenie zamówienia przesyłki.

Dostępne typy dokumentów to:

◦ Faktura sprzedaży

◦ Paragon

◦ Zamówienie klienta

◦ Rachunek sprzedaży

Sprawdzaj tylko dla tych kategorii– określa dla których z kategoriizdefiniowanych w programie Subiekt GT Asystent ma automatycznie

proponować utworzenie zamówienia przesyłki. Ustawia również domyślną

wartość stosownego filtra listy „Dokumenty zdefiniowane w Subiekt GT”

dostępnej w zakładce „Zamówienia i dokumenty” w głównym oknie aplikacji

Asystenta.

Sprawdzaj tylko dla tego użytkownika – określa dla którego z użytkownikówprogramu Subiekt GT Asystent ma automatycznie proponować utworzenie

zamówienia przesyłki. Ustawia również domyślną wartość stosownego filtra

listy „Dokumenty zdefiniowane w Subiekt GT” dostępnej w zakładce

„Zamówienia i dokumenty” w głównym oknie aplikacji Asystenta.

Domyślny użytkownik DHL – określa które konto użytkownika DHL jestdomyślnie używane do zlecania przesyłek za pomocą API firmy DHL.

Domyślna predefinicja nadawcy – określa która z dostępnych predefinicjinadawcy będzie automatycznie używana jako dane adresowe nadawcy podczas

tworzenia zamówienia przesyłki.

Ustalaj domyślną zawartość przesyłki – określa czy aplikacja Asystenta maustawiać nazwę pierwszego przedmiotu z dokumentu utworzonego w programie

Subiekt GT jako deklarowaną zawartość przesyłki.

Loguj dane diagnostyczne – opcja pozwalająca włączyć tryb zbierania danych

diagnostycznych, przydatna w przypadku problemów z działaniem aplikacji i

podczas kontaktów z działem Support eCom DHL.

6.2.2 Użytkownicy DHL Zakładka umożliwia dodawanie, usuwanie oraz edycję istniejących Użytkowników DHL zdefiniowanych w aplikacji Asystenta.

Dodawanie użytkownika DHL zostało dokładniej opisane w sekcji „Pierwsze

uruchomienie aplikacji” niniejszej instrukcji.

Ze względów technicznych do poprawnego działania programu Asystenta wymagana

jest obecność przynajmniej jednego zdefiniowanego Użytkownika DHL, dlatego nie

ma możliwości usunięcia ostatniego z nich.

Ze względów technicznych nie jest możliwa edycja loginów API istniejących użytkowników DHL. W przypadku konieczności użycia innych danych dostępowych

do API zaleca się utworzenie nowego Użytkownika DHL.

UWAGA! Usunięcie użytkownika DHL w aplikacji powoduje równoczesne usunięcie

wszystkich powiązanych z danym kontem przesyłek w Asystencie, przy czym należy

zaznaczyć, że nie ma to żadnego wpływ na powiązane dokumenty w programie

Subiekt GT.

6.2.3 Predefinicje Nadawców Zakładka umożliwia dodawanie, usuwanie oraz edycję istniejących Predefinicji

Nadawców.

Predefinicja Nadawcy umożliwia szybkie załadowanie danych adresowych nadawcy

przesyłki podczas tworzenia zamówienia przesyłki. Użycie Predefinicja Nadawcy

zostało dokładniej opisane w sekcji „Formularz edycji przesyłki” niniejszej instrukcji.

Podczas edycji predefinicji należy podać dane osoby lub firmy zamawiającej usługę

przewozową, numer SAP zamawiającego oraz opcjonalnie dane kontaktowe osoby

odpowiedzialnej za obsługę przesyłki po stronie nadawcy. Adres jest jednocześnie adresem odbioru przesyłki przez kuriera DHL.

UWAGA! Do zapisania Predefinicji Nadawcy niezbędne jest podanie nazwy danej

predefinicji oraz siedmiocyfrowego nr. SAP nadawcy nadawanego podczas podpisania

stosownych umów z firmą DHL.

6.2.4 Predefinicje Przesyłek Zakładka umożliwia dodawanie, usuwanie oraz edycję istniejących Predefinicji

Przesyłek.

Aby móc zapisać Predefinicję Przesyłki należy podać jej nazwę.

Więcej informacji na temat poszczególnych pól jest dostępnych w sekcji „Formularz

edycji przesyłki” niniejszej instrukcji.

UWAGA! Wybór niektórych rodzajów usług lub usług specjalnych może powodować

niedostępność niektórych niekompatybilnych opcji.

UWAGA! Wartość pola „Zawartość” lub „Komentarz” podanego w tym formularzu

nie zostanie uwzględniona podczas ładowania Predefinicji Przesyłki w formularzu

edycji przesyłki jeśli to pole posiada już ustawioną wartość (n.p. zaimportowaną z

danych dokumentu programu Subiekt GT).

6.3 Formularz edycji przesyłki

Formularz edycji przesyłki służy do przygotowania i wysłania (zlecenia) zamówienia

usługi przewozowej za pośrednictwem usług API do firmy DHL.

Formularz składa się z kilku sekcji opisanych poniżej:

6.3.1 Sekcja Zamówienie

Sekcja ta zawiera podstawowe informacje o danym zamówieniu przesyłki.

Użytkownik DHL – określa który ze zdefiniowanych Użytkowników DHL

(kompletów danych autoryzacyjnych do usług API) będzie użyty do obsługidanego zamówienia.

Id zamówienia DHL – identyfikator zamówienia nadawany przez DHL po

pomyślnym wysłaniu zamówienia.

Kurier – informacja na temat daty lub sposobu odbioru przesyłki od nadawcy.

Data wysłania zamówienia – informuje kiedy dane zamówienie zostało wysłane(zlecone) do DHL.

TrackLink – link do strony WWW umożliwiającej śledzenie statusów danej

przesyłki. Dwukrotne kliknięcie LPM spowoduje otwarcie okna przeglądarkiinternetowej.

6.3.2 Sekcja Nadawca Sekcja ta umożliwia ustawienie danych nadawcy przesyłki.

W tym celu należy wczytać jedną z Predefinicji Nadawcy za pomocą rozwijanej listy.

Wybranie jednej z pozycji spowoduje załadowanie danych adresowych oraz

rozliczeniowych do formularza edycji zamówienia.

Przycisk „Zarządzaj” umożliwia przejście do okna edycji Predefinicji Nadawców.

W przypadku wprowadzenia zmian w Predefinicji Nadawców należy ponownie

wczytać predefinicję z listy, aby nowe wartości zostały wczytane do danego zamówienia.

Przycisk „Edytuj” – powoduje otwarcie okna edycji danych nadawcy, jest dostępny

wyłącznie w przypadku gdy stroną płacącą jest „Trzecia strona”.

Należy pamiętać, że w takim przypadku podany nr SAP powinien należeć do

zamawiającego przesyłkę, a nie nadawcy.

Przycisk „Usługi” – umożliwia podgląd dostępnych usług DHL dla danego kodu

pocztowego nadawcy. Zawiera m.in. informacje o możliwych godzinach odbiorów

przesyłek oraz dostępnych rodzajach usług.

Podsekcja „Płatność” Umożliwia określenie kto będzie płatnikiem i w jaki sposób zostanie rozliczona usługa

przewozowa.

Strona płacąca – określa kto będzie płatnikiem za usługę przewozową. Dostępneopcje to:

◦ Nadawca

◦ Odbiorca

◦ Trzecia strona

Sposób płatności – umożliwia wybór sposobu rozliczenia za usługę przewozową.Dostępne opcje mogą się różnić w zależności od wybranej Strony płacącej.

◦ Przelew

◦ Gotówka

Nr. SAP DHL – Siedmiocyfrowy nr. klienta DHL nadawany po podpisaniu

umowy. Należy podać numer zamawiającego usługę przewozową.

MPK – Miejsce Powstawania Kosztów. Pozwala określić podmiotodpowiedzialny za powstanie kosztu przewozowego wewnątrz struktury firmy

nadawcy. Podana informacja może być uwzględniona na fakturze za usługi firmy

DHL.

6.3.3 Sekcja Odbiorca Sekcja ta umożliwia ustawienie danych odbiorcy przesyłki.

Informacje o odbiorcy przesyłki są automatycznie uzupełniane na podstawie danych

importowanych z dokumentu zdefiniowanego w programie Subiekt GT. UWAGA! W programie Subiekt GT dane adresowe są przechowywany w inny sposób

niż wymagany przez usługi API firmy DHL. Z tego powodu aplikacja Asystenta o ile

jest to możliwe dokonuje automatycznej konwersji tych danych. W przypadku gdy

automatyczna konwersja nie jest możliwa podczas importowania dokumentu zostaje

wyświetlony stosowny komunikat.

W takim przypadku należy wpisać odpowiednie dane adresowe ręcznie bazując na

polu informacyjnym „Oryginalny adres”.

UWAGA! W wielu przypadkach mechanizm konwersji danych adresowych umieszcza

numer domu i/lub lokalu w polu „Ulica”, wstawiając w polu „Nr. domu” znak kropki

(„ . ”). Nie jest to błąd i nie ma potrzeby poprawiania takich danych.

W przypadku wyboru innego kraju docelowego niż Polska mogą pojawić się

dodatkowe podsekcje dające dostęp do dodatkowych usług dostępnych w danym kraju

docelowym.

UWAGA! Zmiana kraju docelowego automatycznie spowoduje ustawienie „Przesyłki

eksportowej” jako rodzaj usługi.

UWAGA! Zmiana kraju docelowego może spowodować zmianę waluty kwoty

pobrania (COD). W takim przypadku zostanie wyświetlony stosowny komunikat, a

kwotę należy podać w nowej, obowiązującej walucie.

Przycisk „Usługi” – umożliwia podgląd dostępnych usług DHL dla danego kodu

pocztowego odbiorcy w Polsce. Zawiera m.in. informacje o dostępnych rodzajach

usług.

Dane kontaktowe – opcjonalne dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za odbiór

przesyłki, uzupełniane automatycznie danymi importowanymi z dokumentu z

programu Subiekt GT. Wymagane w przypadku wyboru Usługi Specjalnej „Informacje

przed doręczeniem”.

Numer telefonu składa się z 9 cyfr.

Podsekcja „Usługi dla Niemiec”

Podsekcja pojawia się w momencie ustawienia jako kraju odbiorcy Niemiec.

Umożliwia skonfigurowanie dodatkowych usług dostępnych dla tego kraju.

Dostępne usługi to:

Paczkomat – umożliwia odbiór przesyłki w paczkomacie o podanym numerze.

Wymagane jest także podanie numeru „Postnummer” odbiorcy.

Doręczenie do placówki pocztowej – umożliwia odbiór przesyłki w placówcepocztowej o podanym numerze.

Podsekcja „Usługi dla ParcelShop”

Podsekcja pojawia się w momencie wybrania rodzaju usługi „Usługa ParcelShop”.

Umożliwia ona określenie punktu ParcelShop będącym miejscem odbioru danej

przesyłki.

Numer ParcelShop – numer identyfikacyjny punktu odbioru.

W promieniu – opcja ułatwiająca znalezienie najbliższego odbiorcy punktu

ParcelShop. Należy podać promień (w kilometrach) w którym mają byćwyszukane punkty ParcelShop względem podanego kodu pocztowego odbiorcy.

Jeśli dla zadanych parametrów zostaną zlokalizowane punkty odbioru zostanie

wyświetlone okno umożliwiające wybór jednego z nich.

Przycisk „Mapa” - umożliwia wybór punktu ParcelShop za pomocąinteraktywnej mapy.

UWAGA! Mapa w celu poprawnego działania wymaga obecności w systemie

przeglądarki internetowej Internet Explorer 8 lub nowszej.

6.3.4 Sekcja Przesyłka Sekcja umożliwia określenie parametrów danej przesyłki.

W celu optymalizacji procesu określania parametrów przesyłki można wczytać jedną z

Predefinicji Przesyłki za pomocą rozwijanej listy.

Przycisk „Zarządzaj” umożliwia przejście do okna edycji Predefinicji Przesyłek.

W przypadku wprowadzenia zmian w Predefinicji Przesyłek należy ponownie wczytać predefinicję z listy, aby nowe wartości zostały wczytane do danego zamówienia.

UWAGA! W przypadku gdy formularz zamówienia posiada już wypełnione pole

„Zawartość” lub „Komentarz” (n.p. danymi zaimportowanymi z dokumentu z

programu Subiekt GT) nie zostanie ona nadpisana wartością z Predefinicji Przesyłki.

Zawartość pola „Waga paczki” jest zawsze nadpisywana przez wartość z Predefinicji

Przesyłki – o ile została ona w niej ustawiona.

Rozwijana lista „Rodzaj usługi” umożliwia wybór typu usługi przewozowej, która

zostanie zamówiona w firmie DHL. Dostępne usługi to:

Przesyłka krajowa

Usługa Domestic 09 – doręczenie przesyłki do godziny 09.00

Usługa Domestic 12 – doręczenie przesyłki do godziny 12.00

Przesyłka eksportowa – doręczenie przesyłki w Niemczech

Usługa Parcelshop – dostarczenie do Parcelshop – finalny odbiorca odbieraprzesyłkę z wybranego Parcelshop

UWAGA! W przypadku wyboru niektórych usług pewne Typy Przesyłek oraz Usługi

Specjalne oraz inne opcje mogą być niedostępne.

Podsekcja „Paczka” Umożliwia określenie typu przesyłki oraz jej parametrów fizycznych.

Dostępne opcje i parametry:

Typ przesyłki – lista wyboru, możliwe wartości:

◦ Przesyłka kopertowa

◦ Paczka

◦ Paleta

Waga paczki – waga pojedynczej paczki w zamówieniu, wyrażona w kg. Wagapaczki o ile jest to możliwe jest wyliczana na podstawie zawartości dokumentu

z programu Subiekt GT.

Ilość paczek – ilość paczek w zlecanym zamówieniu o podanych parametrachfizycznych. Wszystkie paczki zostaną dostarczone do tego samego, ustalonego

odbiorcy.

Szerokość – szerokość pojedynczej paczki w przesyłce, wyrażona w cm.

Wysokość – wysokość pojedynczej paczki w przesyłce, wyrażona w cm.

Długość – długość pojedynczej paczki w przesyłce, wyrażona w cm.

Przesyłka niestandardowa (NST) – oznaczenie przesyłki jako niestandardowej.

Definicja przesyłki niestandardowej jest dostępna w cenniku:

http://dhlparcel.pl/content/dam/dhlde/images/parcel-

europe/pl/Downloads/dhl_cennik_standardowy_2015.pdf

Zwrot europalety – informacja o konieczności zwrotu palety do nadawcy, opcja

dostępna przy wybranym typie przesyłki „Paleta”.

Zawartość – informacja o zawartości przesyłki, informacja wymagana.Domyślnie przy imporcie danych z dokumentu z programu Subiekt GT

uzupełniana nazwą skróconą (kodem) odbiorcy danego zamówienia.

Komentarz – dodatkowa informacja dla kuriera doręczającego przesyłkę. Wprzypadku ustawienia odpowiedniej opcji w ustawieniach aplikacji Asystenta

(→ sekcja „Ustawienia aplikacji” niniejszej instrukcji) pole jest uzupełniane

nazwą pierwszego przedmiotu ze zdefiniowanego dokumentu importowanego z

programu Subiekt GT.

UWAGA! „Zamiana” znaczenia 2 powyższych pól jest spowodowana limitami

długości pól (komentarz może zawierać więcej znaków), co pozwala lepiejidentyfikować zawartość przesyłki za pomocą wydrukowanej etykiety

przewozowej.

Wewnętrzny numer przesyłki – numer referencyjny przesyłki, na potrzebywewnętrzne nadawcy. Umożliwia śledzenie przesyłki pod adresem

http://www.dhl.com.pl/sledzenieprzesylkikrajowej/ oraz występuje w raportach

DHL.

Domyślnie pole jest wypełniane wartością „Numer” importowanego

dokumentu utworzonego w programie Subiekt GT.

Podsekcja „Nadanie” Umożliwia określenie w jaki sposób przesyłka zostanie odebrana przez kuriera firmy

DHL od nadawcy. Możliwe są dwa rodzaje odbioru:

Odbiór stały – wymaga posiadania podpisanej stosownej umowy z firmą DHL.Kurier przyjeżdża odebrać przesyłki regularnie, zgodnie z warunkami zawartej

umowy.

Zamówienie kuriera – kurier przyjeżdża na żądanie po odbiór konkretnejprzesyłki. Ta opcja nie wymaga posiadania podpisanych dodatkowych umów z

firmą DHL.

Podsekcja „Etykieta”

Umożliwia wybór rodzaju listu lub etykiety przewozowej, jaka zostanie wydrukowana po pomyślnym wysłaniu zamówienia.

W zależności od wybranego rodzaju usługi część z rodzajów etykiet może być niedostępna.

Możliwe rodzaje etykiet:

List przewozowy (PDF) – drukowany na drukarce domyślnej

Etykieta BLP (PDF) – drukowana na drukarce domyślnej

Etykieta BLP (Zebra) – drukowana na wybranej drukarce Zebra, wymagaposiadania dedykowanej drukarki termicznej typu Zebra. Rozmiar etykiety:

170x100mm

Etykieta LBLP – drukowana na drukarce domyślnej, etykieta zoptymalizowanapod kątem etykietowych drukarek laserowych.

Istnieje możliwość wydruku etykiet dla przesyłek zleconych wcześniej, opisana w

części „Główne okno aplikacji” → zakładka „Zamówienia i dokumenty” → sekcja

„Zamówienia wysłane przez Asystenta” niniejszej instrukcji.

6.3.5 Usługi specjalne Sekcja umożliwia zamówienia usług specjalnych oferowanych przez firmę DHL.

Wartości pola „Zwrot pobrania (COD)” oraz „Ubezpieczenie przesyłki (UBEZP)” są

domyślnie uzupełniane wartościami z importowanego dokumentu utworzonego w

programie Subiekt GT.

UWAGA! W zależności od wybranego rodzaju usługi, kraju docelowego lub w przypadku wybrania niektórych z pozycji niekompatybilne Usługi Specjalne będą

niemożliwe do wyboru.

UWAGA! W przypadku wyboru usługi „Zwrot pobrania (COD)” wymagana jest także

usługa „Ubezpieczenie przesyłki (UBEZP)”

UWAGA! W przypadku przesyłki do kraju docelowego innego niż Polska należy

zwrócić szczególną uwagę na waluty w których są wyrażone kwoty pobrania i

przesyłki.

6.3.6 Pole „Błędy” Zawiera informacje na temat błędów, które zostały wykryte w danym zleceniu. Przy

ponownym zapisie zlecenia pole błędów jest czyszczone.

6.3.7 Przyciski sterujące

Poszczególne przyciski umożliwiają:

Wyślij – wysyła (zleca) edytowane zamówienie za pośrednictwem usług API dofirmy DHL. Gdy wszystkie dane zostaną poprawnie zweryfikowane aplikacja

Asystenta rozpocznie procedurę drukowania etykiety przewozowej wybranego

rodzaju.

W przypadku napotkania błędu przy weryfikacji zostanie wyświetlony stosownykomunikat informujący które dane należy poprawić przed kolejną próbą wysyłki.

Pomyślne wysłanie zlecenia jest równoznaczne z zapisaniem go w aplikacji

Asystenta.

Zapisz – przycisk umożliwia zapis edytowanego zlecenia. W takim przypadkupowiązany z nim dokument nie będzie już wyświetlany na liście „Dokumenty

zdefiniowane w Subiekt GT w zakładce „Zamówienia i dokumenty” głównego

okna aplikacji, natomiast pojawi się jako nowa pozycja na liście w zakładce

„Centrum wysyłkowe”.

Zamknij – powoduje zamknięcie okna edycji zamówienia.UWAGA! Zamknięcie okna nie powoduje automatyczne zapisania

wprowadzonych danych. W tym celu należy uprzednio kliknąć przycisk

„Zapisz”.

UWAGA! Podczas procesu importowania danych dokumentu z programu Subiekt GT

do aplikacji Asystenta są one dostosowywane do wymogów technicznych API firmy

DHL. W tym procesie zawartość niektórych pól, o ile jest ona zbyt długa według w/w wymogów, zostanie ucięta powyżej maksymalnej dopuszczalnej ilości znaków.

UWAGA! Po zakończeniu procesu importu (zapisanie zamówienia w aplikacji

Asystenta) zmiana danych dokumentu w programie Subiekt GT nie spowoduje zmiany

analogicznych informacji zapisanych w zaimportowanej przesyłce.

W takim przypadku zaleca się usunięcie zamówienia z aplikacji Asystenta i ponowne

jej zaimportowanie.

6.4 Mechanizm automatycznej detekcji nowych dokumentów w programie Subiekt GT

Mechanizm automatycznej detekcji nowych dokumentów w programie Subiekt GT

ułatwia i przyśpiesza tworzenie zamówień usług przewozowych za pomocą aplikacji

Asystenta.

Bezpośrednio po utworzeniu (zapisaniu) dokumentu w programie Subiekt GT, o ile

dany dokument spełnia podane niżej warunki, zostanie wyświetlone okno dialogowe

proponujące natychmiastowe utworzenie zamówienia w aplikacji Asystent DHL dla

Subiekt GT dla tego dokumentu.

W przypadku wyrażenia zgody, poprzez kliknięcie przycisku „Tak” zostanie otwarty

formularz edycji zamówienia (szczegółowo opisany w sekcji „Formularz edycji

przesyłki”) z zaimportowanymi danymi dokumentu z programu Subiekt GT.

Warunki które muszą być spełnione aby okno dialogowe dla danego dokumentu

zostało wyświetlone są następujące:

musi być aktywna opcja „Pytaj czy utworzyć przesyłkę dla nowego dokumentu

w Subiekt GT” w ustawieniach aplikacji Asystenta.

dokument musi należeć do jednego z typów z ustawienia „Sprawdzaj tylko dla

tych typów dokumentów” dostępnego w ustawieniach aplikacji Asystenta.

kategoria dokumentu (w programie Subiekt GT) musi należeć do jednej zkategorii z ustawienia „Sprawdzaj tylko dla tych kategorii” dostępnego w

ustawieniach aplikacji Asystenta.

wystawca dokumentu (w programie Subiekt GT) musi być zgodny zustawieniem „Sprawdzaj tylko dla tego użytkownika” dostępnego w

ustawieniach aplikacji Asystenta.

Wszystkie opcje konfiguracyjne są szczegółowo opisane w sekcji „Ustawienia

Ogólne” niniejszej instrukcji.

dokument nie może posiadać zdefiniowanego wcześniej zlecenia przesyłki w

aplikacji Asystenta.

dokument musi zostać zapisany w programie Subiekt GT.

Aplikacja Asystent DHL dla Subiekt GT musi być uruchomiona i zalogowanado tej samej bazy danych na której operuje program Subiekt GT, w którym są

tworzone dokumenty.

7 Wsparcie techniczne

Producent aplikacji Asystenta DHL dla Subiekt GT dołożył wszelkich starań aby

dostarczone oprogramowanie było wolne od błędów oraz możliwie przyjazne w obsłudze.

Jednak w przypadku napotkania problemów z obsługą lub błędów w działaniu

aplikacji Asystent DHL dla Subiekt GT prosimy o kontakt z działem wsparcia

technicznego klienta firmy DHL:

Support eCom DHL

email: pl.cim@dhl.com

telefon: (42) 662 62 62

W przypadku napotykania błędów w działaniu aplikacji dział wsparcia technicznego może prosić o włączenie trybu logowania danych diagnostycznych (opisane w części

„Ustawienia ogólne” niniejszej instrukcji) i przesłanie otrzymanych informacji.