Inisiasi, Perencanan dan

Esekusi dalam Proyek

Project Phases

1. Initiation

Tahap pertama adalah tahap inisiasi, di mana proyek dipilih dan ditetapkan.

2. Planning

Pada tahap perencanaan, keputusan dibuat tentang apa yang harus dilakukanketika harus berbagai kegiatan dilakukan.

3. Execution

4. Controlling

Pelaksanaan dan pengendalian umumnya terjadi bersama-sama. Pada tahappelaksanaan, tim proyek mencoba untuk melakukan apa yang direncanakan. Padatahap pengendalian, prestasi dan langkah-langkah manajer proyek proyekmembandingkannya dengan harapan

4. Closing

Tahap terakhir adalah tahap penutupan. Pada fase ini, deliverable proyekditerima dan keberhasilan dirayakan.

Project Initiation

Select right project

Clear business case

Data on extent of problem

Let customer’s voice speak

Project risks assessed

Similar projects reviewed

Environmental threats scanned

Stakeholders identified

Project scope defined

Planning Phase

Communication planScope management planApproval of plansGap analysisRequest for Proposal (RFP)

Vendor selection

Work breakdown & ScheduleBudget and Resource assessment Identify critical pathEnd of plan

Communication plan

Daftar komunikasi yang akan diberitahu tentang kemajuan proyek

dan berapa frekuensi.

Rencana komunikasi harus mencakup setidaknya dua kelompok

orang, berbagai sponsor proyek dan orang-orang garis depanterkena proyek.

Scope management plan

Perencanaan juga melibatkan memutuskan untuk kontinjensi bagaimana

ruang lingkup proyek akan berubah.

Sebuah proses harus dirancang untuk mengkomunikasikan perlunya

perubahan, ruang lingkup perubahan, implikasi dari perubahan untuk

anggaran dan finish waktu, dan proses pengambilan keputusan untuk

membicarakan apakah akan melanjutkan proyek terus dengan

perubahan.

Approval of plans

Sebuah persetujuan resmi dari rencana diperlukan

sebelum pelaksanaan proyek dimulai.

Gap analysis

Suatu metode atau alat yang digunakan untuk mengetahui tingkat

kinerja suatu perusahaan atau institusi.

Dengan kata lain, gap analysis merupakan suatu metode yang

digunakan untuk mengetahui kinerja dari sistem yang sedangberjalan dengan sistem standar.

Dalam kondisi umum, kinerja suatu perusahaan atau institusi dapat

tercemin dalam sistem operasional maupun strategi yang

digunakan oleh institusi tersebut.

Request for Proposal (RFP)

RFP—dokumentasi yang menjelaskan detil kebutuhan sistem (system

requirements) yang dikirim kepada vendor

Undangan untuk ikut tender proyek

Biasanya dalam bentuk iklan koran atau Web site

Work breakdown & Schedule

Work breakdown structure (WBS) ‐ untuk menentukan pekerjaan pekerjaan

yang ada dalam proyek.

Matriks tanggungjawab ‐ untuk menentukan organisasi proyek,

orang‐orang kunci dan tanggungjawabnya.

Gantt charts ‐ digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan

jadwal pekerjaan secara detail.

Jaringan kerja (network) ‐ untuk memperlihatkan urutan pekerjaan, kapan

dimuiai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.

Budget and Resource assessment

manajemen biaya proyek adalah pada biaya sumberdaya yang

digunakan utk menyelesaikan kegiatan dalam jadwal proyek

Identify critical path

menentukan perkiraan waktu penyelesaian akan dikenal istilah jalur kritis,

jalur yang memiliki rangkaian-rangkaian kegiatan dengan total jumlah

waktu terlama dan waktu penyelesaian proyek yang tercepat.

Sehingga dapat dikatakan bahwa jalur kritis berisikan kegiatan-kegiatan

kritis dari awal sampai akhir jalur.

Seorang manajer proyek harus mampu mengidentifikasi jalur kritis dengan

baik, sebab pda jalur ini terdapat kegiatan yang jika pelaksanaannya

terlambat makketerlambatan seluruh proyek.

Dalam sebuah jaringan kerja dapat saja terdiri dari beberapa jalur.

End of plan

Ada akhirnya formal untuk perencanaan

Elements of a Detailed Plan

1. Project team

2. Work plan

3. Time and cost of activities

4. Project risks

5. Communication plan

6. Other management plans

Project team

Selection

Description

Work plan

High level tasks listed

Ask for lower level tasks

Time and cost of activities

Project schedule

Project budget

Project risks

Plans to reduce risk

Plans for disasters

Communication plan

Recipient, mode, frequency, responsibility

Other management plans

Scope managementScope management

Resource management

Quality management

Project Execution

Dalam proyek tahap pelaksanaan, manajer melakukan

enam tugas yang berbeda termasuk menyelesaikan

rencana, mengelola sumber daya proyek, mendorong

kerja sama tim, berkomunikasi kemajuan proyek,

mengelola isu-isu proyek dan melakukan kontrol kualitas.

Components of Project Execution

1. Completing plans

2. Managing project resources

3. Encouraging teamwork

4. Communication

5. Issue management

6. Quality control

1. Completing plans

Participation matters

Self interest motivates

Stay on the message

Explain the logic

Provide social support

Use media

2. Managing project resources

Poor track record

Life cycle costing

Total costs

Not component costs

Indirect costs

Earned value management

3. Encourage Teamwork

Forming

Storming-

Norming

Performing phase

Brainstorming

Nominal group technique

Delphi group process

Integrative group process

4 Communication

Status reports

1. Tasks completed on time?

2. If not, what is needed?

3. What is next?

4. Issues interfering with tasks

Status reports

Send to all

Frequency

5. Issue Management

Issue ticket

Assignment to team member

Resolution should be verified

Software

6. Quality Control

Customer satisfaction

Health outcomes

Cost

Market share