INFORME FINAL

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO.

Ervin Udency Rizo Tigreros. Jefe Oficina Asesora Control Interno.

Equipo Auditor:

Argemiro Manzano G. Ángela María Puerta T. Beatriz Elena Santa H. Ángela María Giraldo V.

Jazmín Marín G. Guillermo León Navia.

Proceso Auditado: Banco de Sangre y Servicio Transfusional.

Líder del proceso: Olga Lucia Lenis.

Santiago de Cali, Junio de 2019.

CONTENIDO.

1. INTRODUCCION. 2. OBJETIVO.

1.1 OBJETIVO GENERAL.

1.2 OBJETIVO ESPECIFICO.

2.ALCANCE.

3. DESARROLLO DE LA AUDITORIA. 3.1. Plan de Acción del Proceso. 3.2. Indicadores 3.3. Mapa de Riesgos del Proceso. 3.4. Acreditación 3.5. Recurso Humano 3.6. Contratación 3.7. Trabajo de Campo. 3.8. Análisis del presupuesto y facturación del proceso 3.9. Análisis Estado de Resultados

4.OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS.

5. RECOMENDACIONES.

INTRODUCCIÓN.

El objetivo del Proceso Banco de Sangre y Terapia Transfusional es contribuir al cuidado del paciente, mediante la prestación del servicio de Banco de Sangre con oportunidad y calidad. Realizando actividades relacionadas con la obtención, procesamiento, y almacenamiento de sangre humana destinada a la transfusión de la sangre total o en componentes separados, a procedimientos de aféresis y a otros procedimientos preventivos, terapéuticos y de investigación. Tiene como uno de sus propósitos asegurar la calidad de la sangre y de sus derivados, cumpliendo con el Decreto 1571/93. Por lo anterior y en cumplimiento del artículo 17 del Decreto 648 de 2017, la oficina de Control Interno en su rol de evaluación y seguimiento, realizó auditoría de Gestión al Proceso de Banco de Sangre y servicio Transfusional, con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de la Institución. El Hospital Universitario del Valle se encuentra implementando el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, MIPG, el cual en sí mismo, es un modelo de gestión de calidad, al buscar su mejoramiento permanentemente para garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía. MIPG opera a través de la puesta en marcha de siete (7) dimensiones y el Control Interno, ubicada en la séptima dimensión del modelo se integra a través del MECI, y se constituye en el factor fundamental para garantizar de manera razonable el cumplimiento de los objetivos institucionales, por lo cual el seguimiento y control realizado a través de las auditorías agregan un valor importante a la alta Gerencia en la toma de decisiones. Como metodología para cada uno de los procedimientos inmersos en el programa de auditoría se utilizaron técnicas generalmente aceptadas, recorridos por las diferentes áreas que componen el proceso, entrevistas, observación directa y análisis documental.

1.OBJETIVOS.

1.1 OBJETIVO GENERAL.

Verificar el cumplimiento de normas, objetivos y metas institucionales a través de las actividades del proceso de Banco de Sangre y Terapia Transfusional.

1.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS.

a. Verificar la gestión del proceso para el cumplimiento de las actividades del plan de acción, indicadores, mapa de riesgos y planes de mejoramiento con corte a abril 30 del año en curso.

b. Realizar análisis del presupuesto y facturación del proceso. c. Verificar la correcta supervisión e interventoría de la contratación a cargo del

proceso.

2. ALCANCE.

Inicia con la revisión de la documentación entregada por el proceso de Banco de Sangre y Terapia Transfusional, basado en el cumplimiento del Decreto 1571 de 1993 y al Manual de Normas Técnicas, Administrativas y de Procedimientos en Bancos de Sangre, hasta la generación y entrega del informe al proceso auditado y la presentación del Plan de Mejoramiento de las observaciones evidenciadas.

METODOLOGÍA DE TRABAJO:

• Ejecución de la auditoría mayo 02 hasta el 21 de junio de 2018, fecha de entrega del Plan de Mejoramiento por parte del proceso auditado con los soportes recibidos se procede a la verificación en la fuente, se confronta de manera selectiva los registros.

• Realizar labores de inspección, entrevistas con funcionarios del proceso, revisión de soportes.

• Recolectar y evaluar la evidencia.

• Elaboración y entrega de informe.

3. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA.

El proceso de Banco de Sangre y Terapia Transfusional del Hospital Universitario del Valle se encuentra clasificado como categoría A de acuerdo con el Decreto 1571 de 1993, artículo 9; así mismo cumple con los requisitos mínimos para su funcionamiento según lo establecido en el decreto mencionado, en sus artículos 12, 13, 14 y 23, encontrándose habilitado por el INVIMA, según visita realizada en el mes de enero de 2019.

Según la Resolución 0901 Manual de Normas Técnicas, administrativas y de procedimientos en Bancos de Sangre, la Clasificación según el tipo de Organización es de: Banco de sangre dependiente. Desde el punto de vista institucional, patrimonial, administrativo, laboral, técnico, científico, presupuestal y financiero constituyen una Unidad integral con la institución a la cual pertenecen.

En la revisión del cumplimiento del objetivo del proceso, se evidencio que se cuenta con:

Caracterización con código CA/DG/010 actualizada y ajustada a febrero de 2018.

Plan de Mejoramiento consolidado, producto de las diferentes auditorías, lo que les permite realizar un monitoreo continuo de las acciones planteadas.

Programa Hexabank implementado, el cual permite:

Aplicar todas las medidas de control para asegurar que la unidad a transfundir esté en perfectas condiciones y sea la apropiada para el paciente.

Visualizar todas las necesidades y resultados de los exámenes de los pacientes, la trazabilidad de donantes y productos, las transfusiones, compatibilidades, rastreo de anticuerpos grupo sanguíneo, fenotipo y tipos de anticuerpos.

Generar sellos de calidad a las unidades de sangre no reactivas y responde al sistema de garantía de la calidad.

Comité Transfusional, debidamente constituido mediante Resolución GG-0208-2018 (31 enero de 2018), de conformidad con el Decreto 1571 de 1993 en su artículo 51. Presenta acta del 20 de marzo del año en curso donde se evidencia la asistencia de todos los miembros cumpliendo lo estipulado en la resolución.

• Manual de Calidad del Banco de Sangre y Servicio Transfusional con fecha de emisión 2015-10-02, dando así cumplimiento al artículo 37 del Decreto 1571 de 1993. Presenta actualización de este documento el cual está en proceso de aprobación.

• Una funcionaria encargada de calidad exclusiva para el Banco de Sangre, quien consolida y organiza la información del proceso de selección del paciente y trasfusión, realiza auditoría del producto conforme y no conforme.

• Se realizan encuestas de satisfacción al usuario cada cinco donantes, cuentan con el buzón de sugerencias en el puesto fijo de recolección, en donde el personal que se encuentra en cada turno se asegura que se depositen las encuestas correspondientes.

• Se lleva a cabo el Programa de Capacitación continua para el personal del Banco de Sangre, relacionado con temas específicos del área, apoyados con el Plan Institucional de Capacitación vigencia 2019 del Hospital.

• En desarrollo de la auditoria el personal estuvo presto y colaborador durante las diferentes visitas realizadas.

3.1 Plan de acción del proceso.

El Plan de Acción del proceso de Banco de Sangre para la vigencia 2019, cuenta con 29 actividades, a las cuales se da un cumplimiento a la fecha. En enero tenían que la causal de glosa más recurrente que era la falta de soportes, para lo cual cuentan actualmente con un auxiliar que se encarga de subirlos en forma permanente, lo cual se verá reflejado en los resultados del mes de mayo. El proceso de Banco de Sangre en el momento del seguimiento no tiene reportado cuál es su segunda causa de glosa para implementar las acciones de mejora, debido a que el área encargada de suministrar los reportes de glosas les informó de la primera causal, mas no las demás causas. Se deja reportado que dicha área se está demorando mes y medio para entregar los reportes de glosa. El valor total de glosa del Hospital reportado es de 34.722.587.288, el proceso de Banco de Sangre presento en el mes de marzo $65.496.670, que equivalen a 1,39% del total de la glosa del HUV. La Facturación del proceso en el mes de marzo fue de $ 873.637.000, lo que significa que está presentando un 7,5% de la glosa con respecto a lo facturado. Campañas: Febrero 33 Marzo 31 Abril 22 Mayo se han realizado 14 y están programadas 18 más, para un total de 32 En el año 2018 la meta fue de 3 campañas por semana, este año aumentaron la meta y quedo establecida en 4 campañas semanales, las cuales se han cumplido

a la fecha. Cuadro 1: Comparativo producción año 2018-2019 campaña.

Enero Febrero Marzo Abril

2018 131 365 248 375

2019 225 604 477 409 Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

En el cuadro anterior se evidencia la gestión del proceso en cuanto a la captación de donantes durante las campañas, mostrando un aumento significativo entre el año 2018 al 2019. La actividad: Distribución de los servicios de complementariedad acordes al nivel y disponibilidad, que corresponde al objetivo estratégico Liderar el desarrollo de la Red Pública en la prestación integral de servicios de salud suroccidente, presenta algunas dificultades en el recaudo por concepto de venta de productos hemocomponentes, debido a que el proceso de radicación de la facturación (realizado por un tercero) no es eficiente, por ejemplo: una factura de febrero se radica en mayo, así que el Hospital Isaías la devuelve, por tanto hay que hacer nota débito y volver a realizar el proceso de facturación, lo que ocasiona reprocesos, no captación del dinero a tiempo y pérdida de tiempo del profesional a cargo. Esta situación no sucede con el Mario Correa, por lo cual se recomienda ajustar en el convenio con el Isaías para solucionar lo que se está presentando

3.2 Indicadores.

El siguiente gráfico muestra el cumplimiento de los indicadores en el último trimestre (febrero, marzo, abril), donde se observa que en general han cumplido con las metas propuestas, con algunas novedades (en color rojo) a saber: Cumplimiento de facturación y producción: en febrero no alcanzaron la meta,

llegando a un 97% y 98% de cumplimento, respectivamente.

Unidades no pertinentes: el año pasado tenían una meta de 8%, este año me-

joraron la meta quedando en un 7%, la cual no alcanzaron en el mes marzo.

Cumplimiento captación donantes: la meta del indicador no se alcanzó en el

mes de abril, situación que sucede siempre en el mes que corresponde a la

semana santa, con un 88% de cumplimiento.

Grafico 1:

Fuente: Oficina Gestión de Calidad, cuadro de mando, elaboración propia, mayo 2019

3.3 Mapa de riesgos del proceso.

El proceso de Atención Banco de Sangre y Terapia Transfusional realizo gestión a 5 riesgos que identificaron en el proceso, registrando 9 causas generadoras del riesgo y 9 controles propuestos para mitigarlos. Se evidencia el cumplimiento de las acciones, se realizan controles realizando trazabilidad a los productos: captación, almacenamiento, distribución y finalmente la transfusión al paciente y se ha dado respuesta efectiva a las solicitudes realizadas por las diferentes áreas al Banco de Sangre.

3.4. Proceso de Acreditación Institucional.

El Hospital Universitario del Valle “Evaristo García” E.S.E. se encuentra actual-

mente desarrollando actividades encaminadas al proceso de Acreditación, de

acuerdo con lo estipulado en la Resolución 5095 del 19 de noviembre de 2018, por

medio de la cual se adopta el Nuevo Manual de Acreditación Ambulatorio y Hospi-

talario de Colombia, versión 3.1. se conformó desde la Alta Gerencia un grupo ca-

lificado para la planeación de la Acreditación, se cuenta con asesor externo de

Acreditación como apoyo de la Universidad del Valle y se encuentran conformados

los grupos primarios del proceso, los cuales, se encuentran adelantando las activi-

dades pertinentes y encaminadas hacia la Acreditación Institucional en el año

2020.

El proceso hace parte del equipo primario de Laboratorios y está liderado por la

Jefe de Oficina Coordinadora de Banco de Sangre, durante el seguimiento se evi-

denció que, en apoyo con la Oficina Coordinadora de Gestión de Calidad, cuenta

con profesional administrativo designado para realizar actividades de asesoría y

acompañamiento en todas las actividades programadas, estas van orientadas ha-

cia la cumplimiento de objetivos como la autoevaluación, priorización de oportuni-

dades de mejora, formulación de las actividades de mejora como insumo a la

construcción del PAMEC 2019.

Se observaron evidencias de participación en simulacro de Acreditación realizado

en conjunto con el Asesor de Acreditación externo; se cuentan con Actas de

reuniones periódicas, listados de asistencia del personal de Banco de Sangre y

equipo de apoyo, participación del personal en todas las actividades programadas

para el despliegue institucional de los Ejes de Acreditación:

a. Atención clínica excelente y segura (Seguridad del Paciente).

b. Humanización de la Atención.

c. Gestión del Riesgo.

d. Gestión de la Tecnología en Salud

e. Transformación cultural.

El proceso participó activamente en el despliegue del Eje de Acreditación Gestión

de la Tecnología en Salud, siendo líder de los Programas de Hemo vigilancia y

Reactivo vigilancia, para lo cual se cuenta con evidencias de listados de asistencia

y publicaciones en la Intranet Institucional.

Se cuenta con evidencias de evaluaciones de adherencia al personal de Banco de

Sangre que incluyen todos los temas que forman parte del proceso de Acredita-

ción Institucional. (foto # 1)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

Se destaca la proactividad, diligencia, organización y compromiso del Banco de

Sangre para el desarrollo de estas actividades.

3.5 Recurso Humano

El proceso de Banco de Sangre y Servicio transfusional posee un organigrama

especificando los niveles de autoridad e interrelaciones asignadas a cada uno de

los integrantes de la estructura funcional, la Dirección Técnica del Banco de San-

gre presenta registro ante el Instituto Nacional de Salud, con certificado de diciem-

bre de 2017, cumpliendo con lo establecido en el Decreto 1571 de 1993.

Para la selección del personal que labora dentro del Banco de Sangre se tienen en

cuenta los requisitos de la norma del instituto nacional de salud circular 508000-

001 del 1 de febrero de 2016. Cada empleo cuenta con perfil del cargo y manual

de funciones. Las hojas de vida de cada trabajador se encuentran debidamente

archivadas y con todos los soportes correspondientes.

Una vez el personal ingresa al Banco de Sangre debe asistir a inducción y rein-

ducción, capacitación que se da directamente por el Hospital una vez al mes, para

lo particular del banco de Sangre, que se realiza según el cargo al que se ha vin-

culado, documento INS-BS-006, que se encuentra en proceso de aprobación y lista

de chequeo por cada puesto de trabajo con código REG BS 156. Las listas de

chequeo se incluyen dentro de la Hoja de vida del personal, luego de terminar el

tiempo de inducción se realizan evaluaciones a los trabajadores. Cumpliendo con

Decreto 1571/1993 y Resolución 901/1996.

El personal del proceso está compuesto por:

12 Bacteriólogos, la coordinadora, 2 auxiliares de enfermería, un mensaje-

ro, 2 conductores y la coordinadora de promoción vinculados por la agre-

miación AGESOC.

Un médico general, una jefe de enfermería, 13 auxiliares de enfermería, y

una secretaria vinculados por ASTRACUD.

La Jefe del proceso, una jefe de enfermería, 3 auxiliares y un mensajero

vinculados directamente a la planta del Hospital.

La entrega de los elementos de protección personal para los trabajadores vincula-

dos por ASTRACUD se hace de manera mensual, pero el proceso no cuenta con

soporte para verificarlo. Para los trabajadores que pertenecen a AGESOC, la en-

trega no tiene una fecha establecida. Los elementos de protección solicitados por

el personal para realizar su trabajo diario, no son entregados debidamente, como

son: caretas, guantes y batas, incumpliendo con el Decreto 1571/1993, Decreto

1072/2015 y la Resolución 901/1996. La Coordinadora del Banco de Sangre ha

solicitado a las agremiaciones soportes de las entregas de los EPP pero no ha

tenido respuesta, es importante recalcar que estos soportes son solicitados por el

INVIMA cada visita.

3.6 Contratación.

Se revisaron tres (3) contratos de los cuales la Coordinadora del proceso es la supervisora, discriminados así: Contrato Contratista Objeto Situación Evidenciada

C19-044 BIOCIENTIFICA

suministro de insumos y materiales para la prestación de servicios en el banco de sangre y servicios de transfusión requeridos por el Hospital Universitario del Valle “Evaristo García “ E.S.E. que cumplan con las especificaciones técnicas exigidas por el INVIMA para atender la demanda de los usuarios del servicio de salud.

Se pudo verificar que los documentos exigidos por Ley están completos, de igual forma cuentan con notificación personal a la supervisora, además las actas de inicio, los respectivos informes de actividades del contratista, los informes de la supervisora, las actas de inicio y las actas parciales. Se encontraron algunas actas faltantes de firma, pero en la oficina jurídica en las carpetas originales reposan las actas con las respectivas firmas.

C19-046 Terumo BCT Colombia S.A

suministro de insumos y materiales para la prestación del servicio de salud por el Hospital Universitario del Valle “Evaristo García “ E.S.E.

Se pudo verificar que los documentos exigidos por Ley están completos, de igual forma cuentan con notificación personal a la supervisora, además las actas de inicio, los respectivos informes de actividades del contratista, los informes de la supervisora, las actas de inicio y las actas parciales. Se encontraron algunas actas faltantes de firma, pero en la oficina jurídica en las carpetas originales reposan las actas con las respectivas firmas.

C19-069 Laboratorios DAI Colombia S.A.S

suministro de insumos y materiales para la prestación del servicio de salud por el Hospital Universitario del Valle “Evaristo García “ E.S.E.

Se pudo verificar que los documentos exigidos por Ley están completos, de igual forma cuentan con notificación personal a la supervisora, además las actas de inicio, los respectivos informes de

actividades del contratista, los informes de la supervisora, las actas de inicio y las actas parciales. Se encontraron algunas actas faltantes de firma, pero en la oficina jurídica en las carpetas originales reposan las actas con las respectivas firmas.

Cuadro # 2, Fuente: Banco de Sangre y Oficina Asesora Jurídica HUV. Mayo de 2019.

3.7 Trabajo de Campo

Se realiza visita al puesto fijo de recolección, al área de servicio transfusional, Hemocentro y a las campañas encontrando lo siguiente:

1- Puesto Fijo de Recolección:

• Durante la visita realizada se encontró personal y estudiantes sin portar el carnet, una auxiliar de enfermería con uñas pintadas; incumpliendo con las normas Institucionales, lo cual fue informado a la jefe en forma inmediata.

• Se cuenta con sala de recepción y observación donde el donante diligencia la encuesta en privacidad, de acuerdo con el artículo 12 de la ley 1571 de 1993.

• Se observan guardianes sin soporte a pared, estos deben estar firmemente sujetos de tal manera que puedan desechar correctamente las agujas y evitar accidentes de trabajo por punciones.

• Cuentan con botiquín completo y semaforizado para el manejo de reacciones adversas a la donación, según lo exigido por el manual de normas técnicas administrativas y de procedimientos para bancos de sangre, el cual le hace revisión el bacteriólogo que se encuentre de turno todos los viernes, al revisar la bitácora de revisión de éste se encontró que no había sido diligenciado en el día viernes 10 de mayo.

2-Servicio Transfusional:

Se evidenció que los ambientes destinados a la clasificación, procesamiento de muestras y realización de análisis, cuentan con mesas de trabajo en material de acero inoxidable que garantizan la resistencia a procesos de limpieza y desinfección. Al momento de la visita, estos se encontraban en condiciones de orden y aseo.

Durante la verificación del cuarto frío se evidenció un registro de temperatura equivalente a 3 °C, cuenta con alarma audible, que, para ser probada, debe dejarse varios minutos abierta la puerta de este cuarto, lo que puede alterar la calidad de las muestras ahí almacenadas. Se cuenta con el documento y registro "Control de Temperatura de áreas, equipos y cuartos fríos" Código: REG-BS-018 V:2.

Se encontró Termohigrometro con fecha de calibración vencida; a la fecha no se cuenta con contrato para la calibración.

Se cuenta con rotador de plaquetas, al momento de la visita no se encuentro equipo para toma de la temperatura ambiente del sitio, como lo estipula el manual de normas técnicas y de procedimientos para Banco de Sangre, este hallazgo fue subsanado durante la auditoría. (foto # 2 y 3)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

Se evidencian extintores debidamente ubicados y con recarga vigente hasta el

año 2020.

En el baño usado por el personal, se encuentra vajilla y jabón de lavar platos,

elementos que no deben encontrarse en este sitio, más aún cuando se dispone

de un cafetín para el personal. (foto # 4 y 5)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

Durante el recorrido se encuentran recipientes para disposición de basura

ordinaria sin tapa. (foto # 6 y 7)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

En el área donde se localiza el archivo se encuentra daño en cielo raso causado aparentemente por humedad lo que podría causar deterioro a los documentos. (foto # 8 y 9)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

3- Hemocentro:

• Se evidenció que los ambientes destinados a la clasificación, procesamiento de muestras y realización de análisis, cuentan con mesas de trabajo en material de acero inoxidable que garantizan la resistencia a procesos de limpieza y desinfección. Al momento de la visita, estos se encontraban en condiciones de orden y aseo.

• Los termohigrómetros del lugar registraban durante la visita, una T° entre 18.8 a 19.9 °C, con sello de calibración vencidos en el mes de mayo. (foto # 10 y 11)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

Existe un área que se utilizaba como cuarto de aseo, debajo de este, en el pri-

mer piso la Secretaria Departamental coloco el cuarto de controles eléctricos,

por lo que se cancelaron todas las instalaciones hidráulicas por precaución, pa-

ra minimizar el riesgo de un corto eléctrico.

Para los desechos de origen común y biológico tienen un cuarto ubicado dentro

del área de tránsito entre el área de Calidad, área de pruebas confirmatorias,

área de Inmunohematología e inmunoserología, por lo que puede haber conta-

minación cruzada. Para dar solución, la Oficina de Planeación realizo solicitud

de dos cotizaciones, al momento de la visita solo había llegado una.

En el área de Inmunohematología se encuentra dispensador de papel vacío, y

lavamanos averiado.

Congelador interno de cuarentena se encuentra dañado, lo cual fue informado a mantenimiento por parte del proceso.

Se cuenta con cronograma de mantenimiento preventivo para cuartos fríos y

aires acondicionados.

La nevera de producto terminado presenta avería en la chapa y la lámpara

fundida, lo que no permite el sellado ni la iluminación adecuada. (foto # 11)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

4-Campaña: (foto # 12)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

Se realizó visita a campaña realizada en la Universidad del Valle sede San Fernando encontrando lo siguiente:

El personal que participa en la campaña se encontraba con su respectivo carnet, uniforme y zapatos adecuados para el desempeño de sus funciones.

Todos los participantes de la campaña realizan promoción para la captación de los donantes.

Se realiza entrega de volantes como apoyo de la promoción.

El automóvil utilizado para la campaña es el Chevrolet Kodiak el cual se encontraba en orden y buenas condiciones de aseo. (foto # 13)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

Termohigrometro con fecha de calibración vencida, marcando temperatura ambiente de 19.2°C. (foto # 14)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

Una nevera de almacenamiento portátil con temperatura de 14.3°C superior a la permitida según Decreto 1571 de 1993, articulo 13: “Nevera o depósito frío para el almacenamiento de sangre o de sus componentes, con sistema de registro y control de temperatura entre 1° C y 6° C, así como de alarma audible que alerte cambios próximos al límite en que la sangre almacenada pueda deteriorarse”. La exposición de la sangre a temperaturas fuera de estos rangos afecta de manera irreversible la sangre almacenada, temperaturas superiores a 10, facilitan el crecimiento bacteriano con riesgo de contaminación. (foto # 15)

Fuente: Banco de Sangre. HUV. Mayo de 2019.

3.8 ANALISIS DEL PRESUPUESTO Y FACTURACION DEL PROCESO.

La ejecución presupuestal de la institución presenta en la cuenta compromiso “ma-

terial para laboratorio” un saldo al 30 de abril del 2019 por valor de $6.100,47 mi-

llones, de los cuales para el banco de sangre se han comprometido el valor de

$2.644,85, correspondiente al 43,35% y se ha obligado el valor de $662,63 millo-

nes que equivale a un 25,05% de lo comprometido.

Respecto a lo pagado se han hecho giros por valor de $402,73 millones que

equivale a un 60,78% frente a lo obligado.

NOMBRE PROVEEDOR CONTRATOV/R

COMPROMISO

V/R

OBLIGACIONESPAGO NETO

IDCBIS OC87761 407,400 407,400 407,400

BIOCIENTIFICA LTDA C190442019 1,200,000,000 350,249,780 122,156,520

TERUMO BCT COLOMBIA SA C19046 1,200,000,000 251,744,180 251,744,180

ESPECIALIDADES DIAGNOSTIC C19047 30,000,000 21,275,746 4,679,300

ANNAR DIAGNOSTICA IMPORT C19058 10,000,000 462,711

LABORATORIOS DAI DE COLOM C19069 66,200,000 11,025,207

LABCARE DE COLOMBIA LIMIT C19070 45,000,000 3,721,217

CRUZ ROJA COLOMBIANA OC87852 23,750,000 23,750,000 23,750,000

ABBOTT LABORATORIES DE CO OC87866 69,493,500

TOTAL 2,644,850,900 662,636,242 402,737,400

25.05 60.78

HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE Evaristo Garcia E.S.E

PRESUPUESTO 2019

BANCO DE SANGRE

Fuente: Servinte Presupuesto

El plan Institucional de Desarrollo, del Hospital Universitario del Valle se compro-

mete a facturar para la vigencia del 2019 el valor de $30.000,00 millones mensua-

les, de los cuales el banco de sangre durante el periodo de enero a abril de 2019

contribuye con el 2.37% con un promedio de ingresos de $713,47 millones, que,

comparado con el mismo periodo del año 2018, los ingresos promedios fueron de

$518,07 millones, para un crecimiento del 37.71%.

Para el periodo de enero a abril de 2019 el Hospital a facturado el valor de

$118.426,58 millones y el banco de sangre ha facturado $2.853,91 millones, para

una contribución del 2.40%.

Respecto a la glosa el Hospital presenta el valor de $2.233,14 al mes de abril y el

banco de sangre presenta una glosa de $33,04 millones, contribuyendo a la glosa

en un 1,15%, situación que ha mejorado con respecto a la glosa del año anterior

que estaba en 12,87%

3.9 ANALISIS ESTADO DE RESULTADO

HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCIA” ESE

ESTADO DE RESULTADOS

SUBGERENCIA BANCO DE SANGRE

ENERO A DICIEMBRE DE 2019

(MILES DE PESOS)

CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO

INGRESOS OPERACIONALES

(FACTURACIÓN BRUTA) 561,490 611,555 790,760

MENOS NOTAS CRÉDITO 38 94 15,712

FACTURACIÓN NETA 561,452 611,462 775,048

- COSTOS OPERACIONALES 228,304 107,240 289,565

RECURSO HUMANO 144,974 151,917 134,673

SUMINISTROS -13,532 -87,989 119,267

COSTOS INDIRECTOS 96,862 43,311 35,624

UTILIDAD O PERDIDA

OPERACIONAL 333,148 504,222 485,484

RENTABILIDAD OPERATIVA 59% 82% 63%

OTROS GASTOS NO

OPERACIONALES 86,774 3,556 88,802

APOYO LOGISTICO 70,412 -8,653 85,195

SERVICIOS DE SALUD

(PROVISIÓN DEUDORES) 0 0 0

OTRAS CUENTAS NO

OPERACIONALES ** 16,362 12,208 3,606

OTROS INGRESOS NO

OPERACIONALES 171,155 119,268 150,496

OTROS INGRESOS

transferencias, otros ingresos

financieros, ordinarios,

extraordinarios, ajustes ejercicios

anteriores, provisiones de nomina,

recuperacion de cartera,

recuperacion de costos y gastos) 171,155 119,268 150,496

UTILIDAD Ó PERDIDA NETA 417,529 619,934 547,178

MARGEN DE UTILIDAD=UTILIDAD

NETA/VENTAS NETAS 74% 101% 71% Fuente: Presupuesto, contabilidad y costos.

El análisis corresponde al periodo de enero a marzo de 2019, debido a que el aplicativo SERVINTE, empezó en el mes de mayo a realizar las pruebas de la nueva versión, por lo cual no fue factible obtener información hasta el mes de abril. El análisis que se realiza es el comparativo de los meses de enero a marzo del 2019, donde podemos observar el crecimiento de la facturación neta mes a mes, con la única diferencia entre los meses de diciembre 2018 a enero del 2019 donde el decrecimiento fue del 24.26% equivalente a $179,90 millones, donde la facturación neta del mes de diciembre de 2018 fue de $741,35 millones y la de enero de 2019 paso a $561,42 millones. Comparativo enero y febrero 2019: la facturación neta tuvo un crecimiento del 8.9% equivalente a $50,01 millones, donde enero fue de $561.45 millones y la de febrero de $611,46 millones. Comparativo febrero y marzo 2019: la facturación neta tuvo un crecimiento del 26.75% equivalente a $163.38 millones, donde febrero fue de $611,62 millones y la de marzo de $775,04 millones. Lo anterior se puede evidenciar en el crecimiento de la producción de las actividades que realiza el proceso, en el cuadro de mando, donde en enero realizo 7929, febrero 7989 y marzo 11684. Comparativo marzo 2018-2019: la facturación neta tuvo un crecimiento del 33.24% equivalente a $193.34 millones, donde marzo de 2018 fue de $581.66 millones y la de marzo de 2019 $775,04 millones. Los costos operacionales para el periodo de enero a marzo de 2019 presentan unas inconsistencias en el rubro de suministros; en el mes de enero con un registro negativo en la cuenta 7351 de $13,53 millones y febrero de $87,98 millones, lo cual incide en la utilidad operativa y en la neta, esta situación se debe de verificar con las áreas de almacén y presupuestos contabilidad y costos. Comparativo costos operacionales marzo 2018-2019: los costos tuvieron un incremento del 70,25%, equivalente a $119,58 millones pasando de $169,98 millones, marzo 2018, a $289,56 millones al 2019, este incremento esta compensado con el crecimiento de los ingresos. Utilidad neta: esta se ve afecta por el rubro de otros ingresos por distribución que representa para el mes de enero un 30,48%, equivalente a $171,15 millones, mes de febrero 19,50%, equivalente a $119,26 millones, mes marzo 19,41%, equivalente a $150,49 millones. Por lo tanto, el porcentaje de utilidad neta restando otros ingresos comparado con el ingreso total queda así: enero 43,88%, para una utilidad de $246,37 millones, febrero 81,88%, para una utilidad de $500,66 millones y marzo 51,18%, para una utilidad de $396,68 millones.

ANALISIS ESTADO DE RESULTADO CAMPAÑAS

CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL

INGRESOSProcesamiento de unidad GR leucorefucidos 76,569,200 175,322,000 144,909,000 148,487,000

Equipo administrtivo de GR 8,902,400 20,384,000 16,848,000 17,264,000

Filtro 1,048,600 2,401,000 3,454,500 2,033,500

Procesamiento de unidad Plasma fresco 4,133,100 12,579,000 10,063,200 11,141,400

Equipo administrtivo de GR 956,800 2,912,000 2,329,600 2,579,200

Procesamiento de unidad de Crio 299,500 119,800 179,700 59,900

Equipo administyrativo de PQ Y Crio 186,700 74,680 112,020 37,340

TOTAL DE LOS INGRESOS 92,096,300 213,792,480 177,896,020 181,602,340

COSTOS1 Profesional Bacteriologo 4,862,999 5,318,906 5,318,906 5,318,906

2 Auxiliares 4,361,764 4,770,679 4,770,679 4,770,679

1 Conductor 2,678,923 2,930,072 2,930,072 2,930,072

Costos insumos 2,258,287 2,470,001 2,470,001 2,470,001

Otros (peaje gasolina) 373,333 408,333 408,333 408,333

Equipo administracion GR 964,464 2,475,431 2,552,756 2,262,014

Gastos por dsitribución 49,131,792 32,310,731 82,600,722 69,877,352

TOTAL DE LOS COSTOS 64,631,563 50,684,153 101,051,469 88,037,357

UTILIDAD o PERDIDA 27,464,737 163,108,327 76,844,551 93,564,983 RENTABILIDAD 29.82 76.29 43.20 51.52

HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCIA” ESE

ESTADO DE RESULTADOS

SUBGERENCIA BANCO DE SANGRE

CAMPAÑAS

ENERO A ABRIL 2019

Fuente: Costos, Facturación, Banco de Sangre.

Para el análisis del presente cuadro debemos tener en cuenta el número de campañas que se realizaron, durante el periodo:

Enero: 23

Febrero: 33,

Marzo: 31

Abril: 22 considerando que en este mes se cruzó la semana santa

También se consideraron otros factores como la recolección de las bolsas de sangre:

Enero: 225

Febrero: 604

Marzo: 477

Abril: 409

De acuerdo a las cifras se puede concluir que la campaña de Banco de Sangre es rentable para el periodo de enero a abril, donde podemos apreciar que la rentabilidad en enero es del 29,82%, con aporte a la utilidad de $27,46 millones; febrero 76,29% con aporte a la utilidad de $163,10 millones; marzo 43,20% con aporte a la utilidad de $76,84 millones y abril 51,52% con un aporte a la utilidad de $93,56 millones. MARGEN DE CONTRIBUCIÓN POR PRODUCTOS

CAMPAÑAS BOLSAS

ENERO 23.00 225.00

FEBRERO 33.00 604.00

MARZO 31.00 477.00

ABRIL 22.00 409.00

COSTO TOTAL PRECIO DE VENTA UTILIDAD EN

PESOS

MARGEN DE

CONTRIBUCION

44,279.00 59,900.00 15,621.00 26%

53,865.00 65,300.00 11,435.00 18%

131,875.00 363,100.00 231,225.00 64%

HOSPITAL UNIVERSITARIO DEL VALLE “EVARISTO GARCIA” ESE

ESTADO DE RESULTADOS

SUBGERENCIA BANCO DE SANGRE

MARGEN DE CONTRIBUCION POR PRODUCTOS

ENERO A ABRIL 2019

FUENTE:BANCO DE SANGRE

PRODUCTO

PREPARACION DE COMPONENTES -CRIO

UNIDAD DE PLASMA

UNIDAD DE GLOBULOS ROJOS DESLEUCOSITADOS

FUENTE:FINANCIERA-CONTABILIDAD Y COSTOS

Teniendo en cuenta que de cada bolsa recolectada en las campañas salen dos productos y uno de ellos es la Unidad de Glóbulos Rojos Desleucositados y el otro producto está entre el Crio o una Unidad de Plasma, como mínimo una bolsa recolectada genera el 43% de margen de contribución, que estaría en la suma de $242.660.

4. OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS

1. Durante las visitas se encontró personal sin portar el carnet y con uñas pintadas.

2. Se evidenciaron Termohigrometros con fechas de calibración vencidas. 3. En el baño dispuesto para el personal se encontró vajilla y jabón para lavar

platos, elementos que no deben encontrarse en este sitio. 4. Se evidencio en el área de archivo daño en cielo raso causado

aparentemente por humedad lo que podría causar deterioro a los documentos. 5. Nevera de almacenamiento portátil con temperatura superior a la permitida

según Decreto 1571 de 1993, articulo 13. 6. Se presenta diferencia en la información presentada con respecto al número

de las campañas y recolección de bolsas de sangre, debido a que se manejan varias hojas de control.

5.RECOMENDACIONES

1. Socializar la importancia de portar el carnet y llevar una adecuada presentación personal dentro de la Institución.

2. Realizar gestión para garantizar la calibración de los Termohigrometros en las fechas establecidas.

3. Se recomienda ubicar la vajilla y el jabón para lavar los platos en el cafetín, para evitar futuros hallazgos por los entes de control.

4. Realizar gestión para solucionar daño en cielo raso previniendo daño al archivo.

5. Revisar la temperatura de las neveras portátiles antes de desplazarse a las campañas para asegurar la conservación de los hemocomponentes.

6. En la recolección de la información de las campañas se debe de manejar un solo listado que consolide todos los registros.