Informe Evaluacion Control Interno 200 300 y 406 (1)

Quito, Seor Rector de la Universidad Central del Ecuador Presente.- De mi consideracin: Hemos efectuado la Evaluacin del Sistema de Control Interno Institucional de la Universidad Central del Ecuador, relacionado con las Normas de Control Interno 200 Ambiente de control, 300 Evaluacin del riesgo y 406 Administracin Financiera - Administracin de Bienes, por el perodo comprendido del 1 de enero al 30 de septiembre de 2011. Nuestra accin de control se efectu de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditora Gubernamental emitidas por la Contralora General del Estado. Estas normas requieren que la evaluacin sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable de que la informacin y la documentacin evaluada no contienen exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, polticas y dems normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de la accin de control, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artculo 92 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carcter de obligatorio. Atentamente, Dios, Patria y Libertad Ing. CPA William Bombn Ocaa Auditor General

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CAPTULO I

INFORMACIN INTRODUCTORIA

Motivo de la evaluacin

La evaluacin del Sistema de Control Interno de la Universidad Central del Ecuador,

se realiz de acuerdo al Plan Anual de Control de la Unidad de Auditora Interna para

el ao 2011 y en cumplimiento a la orden de trabajo 2011-006-AI-UCE de 3 de octubre

de 2011, suscrita por el Auditor Interno Jefe.

Objetivo de la evaluacin

Establecer si el control interno de la institucin proporciona un grado de seguridad

razonable en cuanto a la consecucin de objetivos relacionados con la eficacia y

eficiencia de las operaciones; fiabilidad de la informacin financiera; y,

cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Alcance de la evaluacin

La evaluacin del sistema de control interno Institucional, se extendi a las Normas de

Control Interno 200 Ambiente de control, 300 Evaluacin del riesgo y 406

Administracin Financiera - Administracin de Bienes de la Entidad, por el perodo

comprendido del 1 de enero al 30 de septiembre del 2011 y no incluy el anlisis de la

propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones administrativas y financieras.

Base legal

La Universidad Central del Ecuador fue creada mediante decreto dictado por el

Congreso de Cundinamarca el 18 de marzo de 1826. En el gobierno del Dr. Vicente

Rocafuerte se dict una Ley de Instruccin Pblica el 20 de diciembre de 1836, que en

lo tocante a la educacin superior, en su artculo 7 designa definitivamente que la

Universidad de Quito es la Central de la Repblica del Ecuador.

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Estructura orgnica

La Comisin Administrativa y de Control del Honorable Consejo Universitario, en

sesin de 8 de marzo de 2006, aprob el Manual de Organizacin y Funciones de la

Universidad Central del Ecuador, que est integrada por los siguientes niveles:

Directivo Asamblea Universitaria

Consejo Universitario

Ejecutivo Rectorado

Vicerrectorado Acadmico y de Investigacin

Vicerrectorado Administrativo y Financiero

Asesor Comisiones Permanentes del Honorable Consejo Universitario

- Acadmica, de Investigacin y Postgrado

- Econmica

- Jurdica

- Administrativa y de Control

- Bienestar Universitario

- Arte, Cultura y Deportes

Comisiones Especiales del Consejo Universitario

- Evaluacin Interna

- Extensin Universitaria y Vinculacin con la Colectividad

- Instruccin

Otros organismos Asesores

- Tribunal Electoral

- Comit de Contratacin

rganos de Asesora Interna

- Procuradura

- Auditora Interna

- Departamento de Planeamiento

- Reforma Universitaria

- Relaciones Internacionales

- Relaciones Pblicas

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Apoyo Secretara General

Direccin General Acadmica

Direccin General de Investigacin y Postgrado

Direccin General Administrativa

- Recursos Humanos

- Administracin de Nminas

- Administracin de Tecnologas en Informacin y Comunicacin

- Adquisiciones

Direccin General Financiera

- Presupuesto

- Contabilidad

- Tesorera

- Recaudaciones

- Control de Bienes

- Proveedura

- Autogestin

Planificacin Fsica, Fiscalizacin y Mantenimiento

Departamento de Bienestar Universitario

Departamento de Cultura y Difusin Popular

Servicios Universitarios

Operativo Facultades

- Escuelas

- Institutos

Centros de excelencia

Centro de Transferencia y Desarrollo de Tecnologas,

Centros de Coordinacin Acadmica

Campos Acadmicos Experimentales

Universidad Popular

Objetivos de la entidad

Segn el artculo 6 del Estatuto de la Universidad Central del Ecuador, sus objetivos

son los siguientes:

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1. Crear, promover y difundir el desarrollo del conocimiento, la ciencia, la filosofa, el arte y la tecnologa.

2. Formar y capacitar profesionales, investigadores y tcnicos en los niveles de

pregrado y posgrado, para que sean competentes, ticos, humanistas, con calidad acadmica de acuerdo con las necesidades del pas y del mundo.

3. Investigar en todas las disciplinas los problemas fundamentales de la sociedad y

proponer alternativas que superen las inequidades, permitiendo mejorar la calidad de vida de la poblacin.

4. Promover y ejecutar programas y proyectos de extensin universitaria y de vinculacin con la sociedad, de preferencia con los sectores menos favorecidos.

5. Liderar la defensa de la biodiversidad y la multiculturalidad como elementos esenciales de nuestro patrimonio e identidad.

6. Lograr una moderna y eficaz estructura administrativa para la gestin acadmica.

7. Establecer y desarrollar vnculos de colaboracin e intercambio con universidades e instituciones cientficas del pas y del mundo.

8. Producir bienes y prestar servicios que contribuyan al fortalecimiento cientfico, tecnolgico y a la autogestin universitaria.

9. Promover la creacin de un pensamiento crtico.

Monto de recursos evaluados

No aplica por el alcance y naturaleza de la evaluacin.

Servidores relacionados

Anexo 1.

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CAPTULO II

RESULTADOS DE LA EVALUACIN

De la evaluacin al sistema de control interno institucional, relacionado con las Normas

de Control Interno 200 Ambiente de Control, 300 Evaluacin del Riesgo y 406

Administracin Financiera-Administracin de Bienes, por el perodo comprendido entre

el 1 de enero y el 30 de septiembre de 2011, se determinaron los ndices que

representan niveles de confianza, de acuerdo con el siguiente cuadro demostrativo.

Grupo 200 Ambiente de Control

Del resultado de la evaluacin realizada a las Normas de Control Interno 200 Ambiente

de Control, se determin que existe un riesgo de control de 76.36%, equivalente a

bajo, que corresponde a un nivel de confianza alto, conforme al Anexo 2 Resumen de

evaluacin de riesgo y confianza; es decir que la Administracin Central de la Entidad

cuenta con un entorno organizacional que favorece y permite el desarrollo de

prcticas, valores, conductas y reglas hacia el cumplimiento de sus objetivos

institucionales; sin embargo, existen reas que requieren mejorar sus controles, segn

los comentarios que se exponen a continuacin.

No se formul el Cdigo de tica de la Universidad Central del Ecuador

Los valores y principios que guan y evidencian la labor cotidiana de los servidores de

la Universidad Central del Ecuador no estn formalizados en forma escrita, mediante

la formulacin de un Cdigo de tica, herramienta fundamental para generar una

cultura de servicio como respuesta a la demanda del Estado y de la sociedad.

Cabe sealar que el artculo 141 del Estatuto de la Universidad Central del Ecuador,

Grupo Denominacin Resultado de la evaluacin

Nivel de confianza

200 Ambiente de Control 76,36% Alto

300 Evaluacin del Riesgo 35,10% Bajo

406 Administracin Financiera-Administracin de Bienes

61,20% Medio

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vigente, dispone la conformacin de un Comit de tica, que estar integrado por dos

profesores principales, un representante estudiantil y un representante laboral,

organismo que ser el encargado de velar por el cumplimiento del Cdigo de tica; sin

embargo, al no haberse formulado el documento, tampoco se conform el Comit que

verifique su aplicacin.

Situacin presentada porque las autoridades universitarias no han dispuesto la

elaboracin del Cdigo de tica, lo que no permiti que la Universidad Central cuente

con un instrumento de gestin que asegure el desempeo de los servidores de la

Institucin con los ms altos niveles ticos, en la bsqueda constante de la excelencia

en las funciones docentes, investigativas, administrativas y de vinculacin con la

colectividad, conforme lo estipula la Ley Orgnica de Educacin Superior.

La Norma de Control Interno 200-01, que en la parte pertinente establece:

La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo de tica, para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin. Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los valores ticos, para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecern mecanismos que promuevan la incorporacin del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos rasgos y cualidades.

Como un caso relevante determinado por auditora, que afect uno de los objetivos

institucionales que es la investigacin, fue la falta del informe del Comit de tica

debidamente reconocido, que debi presentar la Universidad Central a la Secretara

Nacional de Ciencia y Tecnologa SENESCYT, razn por la cual los proyectos fueron

descalificados.

Sobre este particular, el Director General de Investigacin y Postgrado con oficio 019-

11 DGIP-I de 5 de enero de 2011, dirigido al Rector, le inform:

La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa (SENACYT), convoc el 15 de septiembre de 2010 para la postulacin de Programas y Proyectos de Investigacin e Innovacin. La presentacin de los proyectos debe acompaarse de varios requisitos como documentos adjuntos, entre otros: Informe de un Comit de tica debidamente reconocido Es importante sealar que la convocatoria se cierra el 7 de enero de 2011.

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El Rector, con oficio 017-11 DGIP de 5 de enero de 2011, dirigido al Secretario

Nacional de Ciencia y Tecnologa, le manifest:

En atencin a lo solicitado por la SENESCYT como documentos habilitantes para la postulacin del proyecto... anexo se servir encontrar los siguientes documentos y requisitos:Informe de un Comit de tica debidamente reconocido (Se le har llegar tan pronto se conforme el Comit en la Universidad Central del Ecuador).

El Subsecretario General de Ciencia, Tecnologa e Innovacin con oficio SENESCYT-

SGCT-0077-2011 de 8 de abril de 2011, comunic al Rector de la Universidad Central,

la decisin tomada, en los siguientes trminos:

el Comit de Proyectos ha determinado que las propuestas de los proyectos indicados a continuacin no cumplen con lo establecido en el numeral 6-Requisitos que se deben presentar adjuntos a la propuesta y/o el numeral 6.1- Documentacin y fecha lmite para la presentacin de propuestas y de las comunicaciones enviadas oportunamente a los proponentes de los proyectos, por tanto los siguientes proyectos han sido descalificados.

Conclusin

La falta de formulacin de un Cdigo de tica, como herramienta fundamental de

control, no contribuy al compromiso que los servidores deben mantener hacia la

organizacin que permita mejorar permanentemente la calidad de su desempeo.

Recomendaciones

Al Rector de la Universidad Central del Ecuador

1. Designar una comisin para que elabore el Cdigo de tica de la Universidad

Central del Ecuador, cuyo proyecto, luego de ser socializado, discutido y

aprobado por el Honorable Consejo Universitario, se difundir a todos los

servidores de la entidad para su aplicacin.

2. Dispondr la conformacin del Comit de tica de la Universidad Central del

Ecuador, integrado por dos profesores principales, un representante estudiantil y

un representante laboral, aplicando el procedimiento y condiciones sealadas en

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el Estatuto Universitario; organismo que ser el encargado de velar por la

difusin y el cumplimiento del Cdigo de tica.

Sistema de Planificacin Institucional

El Plan de Desarrollo Institucional 2010-2014, documento oficial que fue difundido en

todos los niveles de la comunidad universitaria y que se encuentra ejecutndose,

constituye el marco orientador de la accin de la Universidad Central del Ecuador que

procura articularse con propuestas de desarrollo local, regional y nacional, asegurando

el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional.

El sistema de planificacin institucional, incluye todas las fases, desde la formulacin,

aprobacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin del Plan Plurianual y de los

Planes Operativos que son elaborados por cada unidad acadmica y administrativa,

de acuerdo a la metodologa de la SENPLADES y aplicando los procedimientos

establecidos por el Sistema Nacional de Inversin Pblica.

La evaluacin permanente de la ejecucin del Plan de Desarrollo Institucional, del Plan

Operativo Anual y de los ajustes pertinentes, estn a cargo de la Direccin de

Planeamiento Universitario, para lo cual se han creado Comisiones de Planificacin en

cada unidad acadmica y administrativa.

El Director de Planeamiento Universitario con oficio 070-DPU de 12 de marzo de 2012,

inform que se han identificado en el Plan Operativo Anual las necesidades

emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos

y externos y los recursos disponibles en un marco de calidad, sin embargo de lo cual,

textualmente, manifest:

debemos sealar que todava es escasa la cultura de formulacin de las demandas, las cuales generalmente se explicitan como necesidades sentidas, ms para su ejecucin se requiere de su transformacin en proyectos a presentarse en el tiempo oportuno.

Situacin presentada debido a que la formulacin de los planes operativos de las

dependencias, no responden a un anlisis detenido y suficiente que permita identificar

las necesidades reales, para prever proyectos y satisfacer las demandas presentes y

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futuras, porque las Comisiones de Planificacin no implementaron procedimientos de

seguimiento y evaluacin a travs de indicadores de gestin y por la falta de personal

capacitado que ponga en ejecucin las actividades previstas en la planificacin

estratgica institucional.

La Norma de Control Interno 200-02 Administracin Estratgica, entre otros aspectos

dispone:

Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y actualizarn el sistema de planificacin, as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional.

Conclusin

Los planes operativos que formulan las unidades acadmicas y administrativas, no

responden a un anlisis detenido y suficiente que permita identificar las necesidades

reales, para prever proyectos y satisfacer las demandas presentes y futuras; adems

no se implementaron procedimientos de seguimiento y evaluacin con indicadores de

gestin, lo que dificult verificar el cumplimiento de los fines y objetivos previstos en la

planificacin estratgica de la Institucin.

Recomendaciones

Al Vicerrector Administrativo y Financiero de la Universidad Central del Ecuador

3. Dispondr al Director de Planeamiento Universitario, brindar la asesora a las

unidades acadmicas y administrativas de la Entidad, en lo que se refiere a la

identificacin de las necesidades reales actuales y futuras y en la aplicacin de

procedimientos adecuados para la formulacin, seguimiento, monitoreo y

evaluacin del plan anual y plurianual, a fin de asegurar y optimizar la gestin

institucional.

4. Fomentar en la entidad la cultura de planificacin, como herramienta bsica de

gestin, hacia el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales

establecidas en la Planificacin anual y plurianual, capacitando a los servidores

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que conforman las Comisiones de Planificacin de cada unidad acadmica y

administrativa.

Ausencia de polticas que estimulen el desarrollo profesional del personal

En el proceso de evaluacin se determin que las autoridades universitarias no han

dictado polticas y prcticas que garanticen y estimulen el desarrollo profesional del

personal, y que la normativa interna que regula las relaciones laborales, como son el

Manual de Organizacin y Funciones y el Manual de Clasificacin y Valoracin de

puestos, no estn actualizados, lo cual no asegura una adecuada administracin del

talento humano.

Las Normas de Control Interno: 200-03 Polticas y prcticas de talento humano, entre

otros aspectos establece:

La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los procesos de planificacin, clasificacin reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin, evaluacin del desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de justicia y equidad, as como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborables.

Por su parte la 200-06, Competencia profesional, entre otros aspectos dispone:

La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades relacionadas con el control interno.

Posterior a la conferencia final de resultados de la evaluacin, el Director General

Administrativo y el Director de Talento Humano, mediante memorando 2125-DRH de

23 de agosto de 2012, en relacin al comentario sealaron:

Respecto a la Ausencia de polticas que estimulen el desarrollo profesional del personal, debo sealar que en el perodo de evaluacin al que usted hace referencia se realiz la planificacin y la organizacin del equipo de trabajo que se encarg de la ejecucin del anlisis de las funciones y responsabilidades asignadas a cada uno de los puestos, informacin que fue proporcionada por cada uno de los servidores universitarios a travs de 1145 Formularios de Descripcin

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de Puestos, estudio que concluy con la elaboracin de alrededor de 160 especificaciones de clases que conformarn el Manual de Descripcin de Puestos Institucional, el ndice Ocupacional y la Lista de Asignaciones en donde se consolid la aplicacin del Subsistema de Clasificacin y Valoracin de Puestos del Servicio Civil, productos que fueron obtenidos en noviembre de 2011Una vez que se concluy con la elaboracin de los documentos tcnicos antes sealados fueron enviados al Ministerio de Relaciones Laborales con Oficio R-00613-2012 del 18 de junio de 2012 para su revisin y aprobacin.

Conclusin En la Universidad Central, no se han dictado polticas y prcticas que garanticen y

estimulen el desarrollo profesional del personal, y la normativa interna que regula las

relaciones laborales no est actualizada, lo cual no permite una adecuada

administracin del talento humano.

Recomendaciones


5. Dispondr a los Directores General Administrativo y de Talento Humano,

promuevan e incentiven la participacin de los servidores de la Universidad

Central, elaborando polticas y prcticas que consigan su mejor rendimiento y

obtengan la satisfaccin personal en el trabajo que realizan, hacia la consecucin

de los objetivos institucionales; las propuestas sern presentadas al Honorable

Consejo Universitario para su conocimiento y aprobacin.

6. Dispondr a los Directores General Administrativo y de Talento Humano,

actualicen los Manuales de Organizacin y Funciones y de Clasificacin y

Valoracin de Puestos de la Universidad Central, aplicando consistentemente la

normativa legal vigente en todos los niveles que conforman la estructura orgnica

de la Institucin, y realicen los trmites necesarios ante los organismos

competentes para su aprobacin.

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Grupo 300 Evaluacin del riesgo

Del resultado de la evaluacin realizada a las Normas de Control Interno 300

Evaluacin del Riesgo, se determin que existe un riesgo de control de un 35,10%

equivalente a alto que corresponde a un nivel de confianza bajo, conforme al Anexo 3

Resumen de evaluacin de riesgo y confianza, por lo que es necesario que las

autoridades de la Institucin tomen los correctivos pertinentes en las reas que

exponemos a continuacin:

No se han establecido mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos

institucionales

La Universidad Central del Ecuador es una institucin con autonoma, en cuanto a

capacidad para organizarse y desarrollarse en los campos acadmico, administrativo,

financiero, orgnico y jurdico, encaminadas a cumplir sus objetivos dentro de los

lmites permitidos por la Constitucin y la Ley y siendo su principal misin crear y

difundir el conocimiento cientfico-tecnolgico, arte y cultura, formar profesionales,

investigadores y tcnicos crticos de nivel superior y crear espacios para el anlisis y

solucin de los problemas nacionales, su entorno de control se desarrolla a travs de

un conjunto de circunstancias y conductas, sin embargo las autoridades universitarias

no han determinado e identificado la probabilidad de ocurrencia de los riesgos a que

est expuesta la Entidad.

La Universidad Central, como institucin, no ha elaborado un sistema de

administracin de riesgos, que implique la identificacin, estrategias, procedimientos y

tcnicas, a travs de los cuales las diferentes reas acadmicas y administrativas

puedan identificar posibles eventos que afecten al logro de sus objetivos, por lo que

tampoco cuenta con un plan de mitigacin de riesgos, que permita su valoracin e

inmediata implantacin de las opciones de respuesta a los mismos.

Un riesgo relevante determinado por auditora, que afect a uno de los objetivos

institucionales que es la investigacin, fue la falta de informe del Comit de tica

debidamente reconocido, que debi presentar a la Secretara Nacional de Ciencias y

Tecnologa SENESCYT, razn por la cual los proyectos fueron descalificados.

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Situacin presentada porque las autoridades universitarias, no han conformado una

Comisin de Gestin de Riesgos de la Institucin, con personal especializado en la

materia, lo que no ha permitido contar con un mapa de riesgos, los planes de

mitigacin, valoracin y respuesta inmediata a los mismos.

Las Normas de Control Interno: 300 Evaluacin del riesgo, 300-01 Identificacin de

riesgos, 300-02 Plan de mitigacin de riesgos, 300-03 Valoracin de los riesgos y 300-

04 Respuesta al riesgo, entre otros aspectos establecen:

La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus objetivosEl riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno. Los directos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos y externos, as como emprendern las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgosLos factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y ambientales. Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos. Los directivos de las entidades del sector pblico (), realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando y documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos. La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir a los servidores y servidoras reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. Los directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al riesgo, considerando la probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo/beneficio.

Conclusin

En la Universidad Central, no se determin la probabilidad de ocurrencia de riesgos en

el desarrollo de sus actividades, acadmicas y administrativas, por lo que no ha

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previsto un sistema de administracin de riesgos, que implique la identificacin,

estrategias, procedimientos y tcnicas, y la elaboracin de un plan de mitigacin de

riesgos.

Recomendaciones


7. Dispondr al Director de Planeamiento Universitario, la conformacin de una

Comisin Gestin de Riesgos con recurso humano especializado en riesgos, con

la finalidad de que asesore a las autoridades de la Universidad y sus

dependencias en la elaboracin del mapa de riesgos, planes de mitigacin,

valoracin y las opciones inmediatas de respuesta a los mismos.

Al Director de Planeamiento Universitario

8. Una vez conformada la Comisin de Gestin de Riesgos, controlar y

supervisar las actividades que realicen los servidores, en el estudio, diseo y

elaboracin del mapa de riesgos y del plan de mitigacin, valoracin y las

opciones inmediatas de respuesta a los mismos, tanto a nivel Institucional como

en las Facultades y dems dependencias.

9. Dispondr a la Comisin de Gestin de Riesgos, socializar y difundir con las

autoridades y servidores, la aplicacin del mapa de riesgos, el plan de

mitigacin, las valoraciones y las opciones inmediatas de respuesta a los

riesgos, dentro de la Institucin y en cada una las dependencias universitarias.

Grupo 406 Administracin Financiera - Administracin de Bienes

Como resultado de la evaluacin realizada a las Normas de Control Interno 406

Administracin Financiera - Administracin de Bienes, se determin que existe un

riesgo de control de un 61,20% equivalente a moderado, que corresponde a un nivel

de confianza moderado, conforme al Anexo 4 Resumen de evaluacin de riesgo y

confianza, por lo que es necesario reforzar los controles en las siguientes reas:

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No existe una adecuada gestin en los procesos de administracin de los bienes

institucionales

Segn el Manual de Organizacin y Funciones de la Universidad Central vigente, el

Departamento de Control de Bienes, tiene como objetivo:

Mantener el control permanente, sistemtico y actualizado de los bienes muebles e inmuebles de la Institucin y su inventario

De la evaluacin efectuada al Departamento de Control de Bienes de la Institucin, se

determinaron las siguientes observaciones:

La dependencia no cumple sus actividades sobre la base de una planificacin

anual, que le permita priorizar las acciones de control requeridas por las unidades

acadmicas y administrativas y aprovechar de mejor manera el recurso humano

con que cuenta.

No dispone de un manual que contenga los procedimientos que deben observar,

aplicar y cumplir los servidores responsables del proceso de administracin y

control de los bienes institucionales, referentes a la provisin, custodia, utilizacin,

traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento de los

bienes de la Entidad.

La Direccin General Financiera, no efectu evaluaciones peridicas de la gestin

realizada por el Departamento de Control de Bienes, de manera de conocer

oportunamente los resultados obtenidos en relacin a los objetivos institucionales,

a fin de comunicar a las autoridades universitarias para que tomen las acciones

correctivas que consideren pertinentes.

La Norma de Control Interno 406-01 Unidad de administracin de bienes, establece:

La mxima autoridad a travs de la unidad de administracin de bienes, instrumentar los procesos a seguir en la planificacin, provisin, custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja, conservacin y mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad, as como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector pblico y de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta

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administracin.

Situaciones presentadas debido a que el Director de Control de Bienes de la

Institucin, no planific y program las actividades anuales del departamento, tampoco

elabor el manual de procedimientos que deben aplicar los servidores encargados de

la administracin y control de bienes y porque la Direccin General Financiera no

realiz evaluaciones peridicas de la gestin cumplida por el personal, ocasionando

que los procesos asignados al departamento, no se cumplan en forma eficiente y

oportuna.

Conclusin

El Departamento de Control de Bienes no planific sus actividades y no cuenta con un

manual de procedimientos para informacin y aplicacin en las dependencias de la

Entidad, y tampoco se realizaron evaluaciones peridicas de gestin, para

conocimiento de las autoridades; situaciones que no permitieron un mejor

cumplimiento de las funciones que le compete al departamento, afectando el control

de los recursos institucionales.

Recomendaciones


10. Dispondr al Director del Departamento del Control de Bienes elaborar

anualmente el plan de control de bienes institucionales, como documento bsico

de gestin del departamento, considerando y priorizando los requerimientos que

presenten las unidades acadmicas y administrativas de la Institucin. El

documento ser presentado a la mxima autoridad para su conocimiento,

aprobacin e inmediata ejecucin.

11. Proporcionar los recursos necesarios para que el Director de Control de Bienes

cumpla con las actividades planificadas y programadas, previamente aprobadas

por la mxima autoridad de la Institucin.

18

Al Vicerrector Administrativo y Financiero

12. Dispondr al Director de Control de Bienes elaborar un proyecto de Manual de

procedimientos para aplicacin de las dependencias que administran los bienes

de la Institucin, que pondr en conocimiento de las autoridades universitarias

para su aprobacin; documento que instrumentar los procesos a seguir en la

provisin, custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja,

conservacin y mantenimiento de los bienes institucionales y servir para la

asignacin de las funciones y determinacin de responsabilidades de los

servidores que participen en los procesos.

13. Dispondr al Director General Financiero de la Institucin, realizar evaluaciones

peridicas de la gestin cumplida por el personal del Departamento de Control

de Bienes, considerando la planificacin anual que presente el Director de la

Unidad y los resultados obtenidos, lo que permitir a las autoridades

universitarias tomar las acciones correctivas en forma oportuna.

Procedimientos de contratacin de bienes, servicios y ejecucin de obras, no

cumplen disposiciones normadas

Los procesos de adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de obras,

no se sujetan a los procedimientos conforme a su naturaleza, cuanta, trminos y

condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin

Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de

Contratacin Pblica, INCOP, existiendo demoras significativas en los procesos de

adquisiciones por la falta de requisitos y documentos que respaldan los trmites.

Del anlisis efectuado por Auditora a varios procesos de contratacin de bienes,

servicios y obras realizadas por la Institucin, proporcionados por la Procuradura de la

Entidad, se determin las siguientes observaciones:

Los pliegos, no se ajustan a los modelos establecidos por el INCOP.

Las Comisiones Tcnicas no cuentan con personal especializado para cada

procedimiento, requisito para la aprobacin de los pliegos del proceso.

19

No se justifica la ejecucin del estudio de desagregacin de los proyectos, mismos

que deberan haber recibido la no objecin por parte del Instituto como requisito

previo al inicio del proceso.

No aparece el desarrollo y presentacin del estudio de desagregacin tecnolgica.

Existen deficiencias en la evaluacin de las ofertas por cuanto la entidad

contratante, en ocasiones, ha establecido tems con valores diferentes a obras

similares determinadas y obras similares en ejecucin, cuando a criterio del

INCOP es el mismo parmetro.

No se puede evaluar la participacin nacional y la desagregacin tecnolgica como

conceptos separados, inobservando de esta manera lo establecido en los pliegos

modelos de uso obligatorio, en los que el INCOP determina parmetros y

porcentajes relacionados a la participacin nacional.

No se tomaron en cuenta los tems diferenciados entre oferta tcnica y oferta

econmica, cuya valoracin de la oferta econmica tiene un mnimo del 40% y un

mximo del 55% de calificacin global.

En los procesos de subasta inversa se identifica el nombre de los participantes en

las etapas de convalidacin de errores y calificacin de ofertas, informacin que no

debe constar.

Se identifican las marcas de los productos a adquirirse, lo cual no est permitido.

Como un hecho reiterativo, los expedientes de los procesos de contratacin que

son remitidos a la Procuradura para la elaboracin de la resolucin de

adjudicacin y el contrato, no contienen informacin completa y ordenada,

existiendo incumplimiento o errores de los procedimientos de contratacin que

efectuaron varias dependencias de la Institucin, como se desprende de las

siguientes comunicaciones presentadas por el Procurador de la Universidad

Central.

20

Con oficio 1548-PA4 de 17 de noviembre de 2011, el Procurador le inform al Jefe

de Adquisiciones, las siguientes observaciones:

En relacin a su oficio No. 1623-Adq-11 de 10 de noviembre de 2011, 1contiene la identificacin expresa de los proveedores participantes del proceso, de esta manera se violenta las disposiciones contempladas en el Art. 45 del Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica2. el acta de calificacin no se elev al portal www.compraspublicas.gob.ec, 3se declare desierto el proceso sobre Subasta Inversa, es ilegal por atentar a las disposiciones legales y reglamentarias expresas. 4.el reinicio de un nuevo proceso de Menor Cuanta, de acuerdo al Art. 51 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, numeral 3 que seala: Si fuere imposible aplicar los procedimientos dinmicos previstos en el Captulo II de este Ttulo o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, estos hubiesen sido declarados desiertosEl Reglamento General invocado, en el Art. 58 establece que la mxima autoridad o su delegado podr seleccionar directamente y adjudicar al contratista que cumpla con los requerimientos de la contratacin previstos en los pliegos elaborados por la entidadexistiendo la posibilidad para que los proveedores interesados que cumplan con las especificaciones de los pliegos participen y pujen hacia la baja, 5. El Art. 33 de la referida ley, contempla los casos por los cuales, la mxima autoridad debe declarar el procedimiento desierto. Las observaciones tambin fueron comunicadas al Rector con oficio 1553-PA4 de

18 de noviembre de 2011.

Con oficio 1618-PA4 de 29 de noviembre de 2011, dirigido al Decano de la

Facultad de Ciencias Econmicas, sobre un proceso de adquisicin, el Procurador

hizo la siguiente observacin:

En el cuadro de evaluacin de ofertas tcnicas, anexo al acta de calificacin se identifica a los proveedores participantes del proceso, situacin que violenta la disposicin expresa contemplada en el Artculo 45 del Reglamento General a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.

Mediante oficio 1632-PA4 de 29 de noviembre de 2011 dirigido al Decano de la

Facultad de Ciencias Mdicas, sobre otro caso de adquisicin, le inform que

adems de que se identifica a los proveedores, como en el caso anterior, existen

las siguientes observaciones:

2.En los pliegos del proceso se encuentra el proyecto de contrato, se increment la multa de 10 por 1000 del valor del contrato, informacin socializada mediante Oficio Circular No. 740-P-11-04, de 3 de junio de 2011, 3.los procesos

21

de contratacin, debe estar debidamente elaborado, con excepcin de la identificacin del contratista y el valor del contrato; y, debe contener la sumilla de responsabilidad del Secretario Abogado de la Facultadadoptar las medidas pertinentes a efecto de aplicar las disposiciones legales y reglamentos vigentes..

Con oficio 0617-PA4 de 29 de noviembre de 2011 el Procurador se dirigi al

Decano de la Facultad de Ciencias Administrativas, en los siguientes trminos, en

relacin a un proceso de contratacin:

1. En los pliegos del proceso dentro del proyecto de contrato, la multa se increment al 10 por 1000, informacin que fue debidamente socializada mediante Oficio Circular No. 740-P-11-04, de 3 de junio de 2011, 2. El proyecto de contrato debe estar debidamente elaborado, con excepcin de la identificacin del contratista y el valor del contrato; y, debe contener la sumilla de responsabilidad del Secretario Abogado de la Facultad.

Situaciones que se produjeron por errores de procedimientos internos y la falta de

controles que debieron aplicar los Decanos y dems servidores de las Facultades y

dependencias universitarias encargados de las adquisiciones, quienes no verifican que

los procesos cuenten con todos los requisitos y documentos, ocasionando demora en

las adquisiciones y que las unidades no puedan contar con oportunidad con los

requerimientos, lo que afecta el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Los artculos 22, 23, 24, 25, 26, 27 y 31 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de

Contratacin Pblica, contienen disposiciones y procedimientos que deben observar,

aplicar y cumplir los funcionarios relacionados con la contratacin de bienes, servicios

y obras.

Adems, la Norma de Control Interno 406-03 Contratacin, entre otros aspectos,

establece:

Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las contrataciones para adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de consultora, a travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.

22

Conclusin

En la Institucin no se cumplieron adecuadamente los procedimientos internos

relacionados con la contratacin de bienes, obras y servicios, ocasionando demora en

el proceso de las adquisiciones y que las unidades no puedan contar con oportunidad

de los bienes o servicios requeridos, lo que afect el cumplimiento de los objetivos

institucionales.

Recomendaciones


14. Dispondr por escrito a los Decanos de las Facultades, Directores y Jefes

Departamentales de las unidades administrativas, realicen las adquisiciones de

bienes, servicios, ejecucin de obras incluidos los de consultora, en base a las

disposiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de

Contratacin Pblica, su Reglamento y Resoluciones del INCOP.

15. Designar por escrito un administrador para los contratos suscritos por la

Universidad Central del Ecuador, quien tendr la responsabilidad de velar por el

cumplimiento de las clusulas contractuales y de informar a la mxima autoridad

sobre los responsables que demoran o retrasan los procesos de adquisiciones.

A los Decanos, Directores y Jefes Departamentales

16. Verificarn que las solicitudes de adquisiciones de bienes, servicios y ejecucin

de obras, contengan todos los documentos y dems requisitos exigidos por las

disposiciones legales vigentes, lo que permitir agilidad y oportunidad en las

adquisiciones y atender los requerimientos en forma inmediata.

Inadecuadas instalaciones y ausencia de registros de control de las existencias

De la verificacin fsica efectuada a la bodega de suministros y materiales de la

Institucin, lugar donde se almacena los productos para atender los requerimientos de

23

las diferentes dependencias universitarias, se observ que las instalaciones presentan

las siguientes falencias:

La bodega que se utiliza para el almacenamiento de los bienes, es pequea, con

paredes y techo de eternit, puertas de triplex y protecciones dbiles en las ventanas, el

local mantiene humedad y no rene las condiciones mnimas de seguridad para

conservar y proteger los bienes. Adems no se han adoptado medidas preventivas

para la conservacin, seguridad, manejo y control de las existencias para consumo

interno almacenados en la bodega.

Situaciones originadas porque el Jefe de Adquisiciones y Proveedura no gestion

ante las autoridades universitarias la remodelacin de la bodega de suministros y

materiales de la entidad, dotndole de una infraestructura adecuada y con las

seguridades necesarias, ocasionando un alto riesgo en la conservacin y control de

los bienes.

La Norma de Control Interno 406-04 Almacenamiento y distribucin, entre otros

aspectos establece:

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados, constarn con instalaciones seguras y tendrn el espacio fsico necesarioLos directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad y control de los bienes almacenadosPara el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupo de bienes de iguales caractersticas.

Conclusin

El Departamento de Adquisicin y Proveedura, no cuenta con una infraestructura

adecuada para el funcionamiento de la bodega de suministros y materiales, lo que

ocasiona un alto riesgo en la conservacin, seguridad y control de los bienes.

24

Recomendacin


17. Dispondr al Director de Planificacin Fsica, Fiscalizacin y Mantenimiento,

realice el estudio, diseo y planificacin para la remodelacin de la bodega de

suministros y materiales de la Administracin Central de la Institucin, dotndola

del espacio fsico adecuado y las seguridades fsicas necesarias.

Inadecuado sistema de control de los bienes de larga duracin

El registro contable de las existencias y bienes de larga duracin de la Universidad

Central, se acopla al catlogo general de cuentas establecido para las instituciones

que conforman el sector pblico del pas.

Para el control, la Institucin cuenta con el Departamento de Control de Bienes,

dependencia universitaria que dispone de un programa informtico que registra los

ingresos de bienes adquiridos para las unidades ejecutoras pertenecientes a la

entidad, incluida la Administracin Central, siempre que los funcionarios de las reas

financieras enven en forma oportuna la documentacin de respaldo para el registro y

control. El programa tambin es utilizado para registrar las donaciones, bajas,

remates, retiros y traspasos de bienes, que permanentemente se presentan en la

entidad.

De la evaluacin realizada al programa informtico, se determin que este es obsoleto

y no responde a los requerimientos tecnolgicos actuales, por cuanto no integra a las

unidades acadmicas y administrativas de la entidad y tampoco incluye a todos los

bienes que forman parte del patrimonio de la Institucin.

En caso de las Facultades, cuentan con un mdulo que sirve nicamente para el

registro del ingreso de las adquisiciones de bienes, luego de lo cual, la documentacin

de respaldo y la informacin es reportada mensualmente en archivo magntico al

Departamento de Control de Bienes, para su registro y control, sin embargo no todas

25

las facultades envan la informacin a los funcionarios del Departamento no realizan el

registro oportuno en el programa informtico que dispone la entidad.

Situaciones presentadas porque el Director del Departamento de Control de Bienes,

no solicit ni gestion ante las autoridades universitarias, la necesidad de adquirir un

programa informtico para el control de los bienes de larga duracin, que integre a

todas las unidades acadmicas y administrativas, que incluya a todos los bienes

institucionales y que responda a las actuales necesidades de la entidad, ocasionando

que la informacin existente y los saldos sobre el patrimonio de la entidad, no sean

confiables, oportunos y reales.

Al respecto, La Norma de Control Interno 406-05 Sistema de registro, dispone:

Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.

El Director de Control de Bienes, con oficio 1117-CB de 21 de agosto de 2012,

posterior a la conferencia final de resultados, en relacin al comentario manifest:

El Departamento de Control de Bienes ha venido solicitando un programa que se ajuste a las nuevas tecnologas y a las necesidades que hemos venido incorporando en nuestro desarrollo, sin embargo tanto las nuevas como las Anteriores Autoridades, no han dado una respuesta positiva.

Conclusin

El Departamento de Control de Bienes no cuenta con un programa informtico

eficiente y confiable para el registro de los bienes de larga duracin, adems la falta de

documentacin e informacin que debieron proporcionar las facultades y el retraso de

registro en el sistema por parte de los servidores del departamento, no permiten

obtener inventarios actualizados y saldos razonables de los bienes de larga duracin.

26

Recomendaciones


18. Dispondr al Director del Departamento de Tecnologa de Informacin y

Comunicacin, evale los requerimientos de la Universidad Central del Ecuador,

de un sistema integrado para el control de los bienes de larga duracin de la

Institucin.

19. En base al informe presentado por el Director del Departamento de Tecnologa

de Informacin y Comunicacin, dispondr la adquisicin o desarrollo de un

software aplicativo que satisfaga las necesidades de informacin, registro y

control de los bienes institucionales, que se aplicar inmediatamente en el

Departamento de Control de Bienes.

20. Hasta que se aplique el nuevo programa informtico para el registro y control de

los bienes institucionales, dispondr a los Decanos de las facultades, que a

travs de los Asistentes Financieros y Guardalmacenes, enven mensualmente

al Departamento de Control de Bienes, toda la documentacin e informacin

relacionada con las adquisiciones y donaciones de bienes, a fin de proceder a su

registro y control en forma oportuna.

Al Director del Departamento de Control de Bienes

21. Supervisar al personal asignado de la dependencia, que ingrese y actualice

permanentemente los registros de los bienes adquiridos por las diferentes

dependencias universitarias, as como las bajas, traspasos, retiros, etc. a fin de

contar con informacin confiable y saldos reales de su patrimonio.

Deficiencias en el control de vehculos institucionales

El parque automotor de la Institucin, est conformado por 89 vehculos de los cuales

30 pertenecen a la Administracin Central y sus dependencias y 59 estn destinados a

las 17 Facultades.

27

El Departamento de Control de Bienes es la unidad responsable de la administracin

del parque automotor de la Institucin, determinndose que no mantiene un eficiente y

adecuado control de los vehculos, pues no existe ninguna coordinacin con las

facultades, de manera que permita integrar y actualizar la informacin, por lo que se

desconoce la situacin particular de los vehculos asignados a las unidades

acadmicas, encontrndose las siguientes deficiencias.

El inventario no se encuentra actualizado y no contiene informacin completa de

los vehculos, como: nmero de motor, chasis, placas, ao de fabricacin y otras

caractersticas que identifiquen a los vehculos.

Los vehculos no cuentan con hojas de vida individuales, que permita controlar la

vida til, mantenimiento preventivo y correctivo, costo histrico, depreciacin y

costo actual.

Quince vehculos no cuentan con el logotipo institucional y dos circulan sin portar

las placas oficiales.

Las rdenes de movilizacin o salvoconductos para el desplazamiento de los

vehculos durante los das hbiles, fines de semana y feriados, generalmente son

emitidas por el Director General Administrativo, pero tambin existen casos en

que son suscritos por Decanos de las Facultades, sin que los funcionarios estn

autorizados.

El Departamento de Control de Bienes no presenta a la Direccin General

Administrativa, reportes de evaluaciones ni notificaciones sobre la condicin de

mantenimiento de los vehculos.

La Direccin General Administrativa y el Departamento de Control de Bienes, no

disponen de informacin sobre la pliza colectiva de seguro que protege a los

vehculos de la entidad, tampoco existe difusin sobre la cobertura y dems

condiciones del seguro de vehculos.

Situaciones presentadas porque la Direccin General Administrativa no ha dictado

polticas y disposiciones que permitan mantener y aplicar controles sobre el parque

28

automotor de la entidad, tampoco el Departamento de Control de Bienes implement,

procedimientos que normen y regulen la utilizacin, mantenimiento, movilizacin y

control de los vehculos institucionales para conocimiento del Director General

Administrativo, de manera que disponga su aplicacin obligatoria en todas las

dependencias universitarias, ocasionando que no se cuente con registros e

informacin confiable y actualizada sobre el parque automotor de la Institucin.

Al respecto los artculos: 5.- Logotipos, Placas Oficiales y Conduccin de los

vehculos, 6.- Orden de movilizacin, 8.- De la custodia del Vehculo, 17.- Seguros de

los vehculos y Patrocinio y 18.- Logotipo de Identificacin de los vehculos, del

Reglamento de utilizacin, mantenimiento, movilizacin, control y determinacin de

responsabilidades de los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho

privado que disponen de recursos pblicos, contienen disposiciones y procedimientos

que deben observar, aplicar y cumplir los funcionarios encargados del control del

parque automotor de la Institucin.

Por su parte la Norma de Control Interno 406-09 Control de vehculos oficiales, entre


Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen uso de tales unidades.



Al respecto se remiti con Oficio No. 0437-CB, de 28 de abril de 2010, al Dr. () ex Director General Administrativo a pedido de los Seores Ingeniero () y Licenciado () un Proyecto de Instructivo para la Optimizacin del Parque Automotor de la Administracin Central de la Universidad Central del Ecuador, sin que hasta la presente fecha, hayamos recibido ninguna aprobacin ni disposicin al respectoy en oficio 0414-CB del 21 de abril de 2010 dirigido al () ex Director General Administrativo, solicitamos disponer a quien corresponda se elaboren dichos sellos, sin que hayamos tenido ninguna respuesta favorable; y, mas bien de manera verbal nos indicaron en el Departamento de Adquisiciones que se va a contratar una empresa para que el Logotipo sea pintado en cada vehculo, sin que hasta la presente fecha hayamos recibido alguna instruccin al respecto.

29

Conclusin

La ausencia de polticas y disposiciones institucionales, por parte de la Direccin

General Administrativa para mantener y aplicar controles sobre el parque automotor y

la falta de procedimientos administrativos del Departamento de Control de Bienes

sobre la utilizacin, mantenimiento, movilizacin y control de los vehculos,

ocasionaron que la informacin del parque automotor de la entidad no sea confiable y

que el inventario permanezca desactualizado.

Recomendaciones

Al Director General Administrativo

22. Comunicar por escrito a los Decanos, Directivos, Jefes Departamentales y

dems servidores que tienen bajo su responsabilidad la utilizacin de vehculos

oficiales, sobre la obligacin de cumplir las disposiciones reglamentarias

vigentes para mantener un eficiente y efectivo control del parque automotor de la

Institucin.

23. Informar al Director de Control de Bienes sobre la vigencia de la pliza colectiva

de seguros que ampara los vehculos institucionales, para que en caso de

requerimiento pueda informar al Rector y proceder al trmite respectivo.

24. Emitir las rdenes de movilizacin que sean estrictamente necesarias y

debidamente justificadas, para el desplazamiento de los vehculos de la

Universidad Central, durante los das hbiles, en horarios fuera de la jornada

normal de trabajo, en fines de semana y das feriados, previo conocimiento y

autorizacin del Rector.

Al Director del Departamento de Control de Bienes

25. Mantendr actualizado el inventario del parque automotor de la Institucin, para

lo cual dispondr a un servidor de la Dependencia, abrir formularios u hojas de

vida de cada uno de los vehculos de la Institucin, para lo cual requerir a las

30

facultades y dems dependencias universitarias el envo de la informacin

pertinente y los reportes peridicos sobre las novedades que se presenten.

No se efectuaron constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga

duracin

En el proceso de evaluacin, Auditora determin que no se han practicado

constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin pertenecientes a

la Institucin y dems dependencias universitarias. Esta actividad de control permite

verificar fsicamente el estado de conservacin, identificacin, valoracin y

actualizacin de la informacin de los bienes de la entidad.

Se practicaron constataciones fsicas, cuando se realizan entregas recepciones de

bienes por la salida o cambio de los servidores responsables de los bienes de las

dependencias universitarias.

Adems, se determin que la Institucin no cuenta con un instructivo que contenga los

procedimientos que deben aplicar los Asistentes Financieros de las diferentes

dependencias universitarias para la realizacin de constataciones fsicas peridicas a

las existencias y bienes de larga duracin.

La Norma de Control Interno 406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de

larga duracin, entre otros aspectos establece:

La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracinLos procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en este proceso.

El Director del Departamento de Control de Bienes, no planific ni coordin con los

Guardalmacenes, la ejecucin de constataciones fsicas peridicas de las existencias

y de los bienes de larga duracin pertenecientes a la institucin y sus dependencias;

tampoco ha elaborado un Manual de Procedimientos para la aplicacin de los

servidores que tienen la responsabilidad de efectuar estas actividades de control,

31

ocasionando que la informacin relacionada con los bienes institucionales no se

encuentre actualizada, que no se identifique a los bienes que permanecen en mal

estado, para que se proceda a la baja, donacin o remate, segn corresponda, y

particularmente que los saldos no sean confiables.



El mbito de accin del Departamento es la del Control de Bienes, en consecuencia, las existencias por ser de corta duracin, est previsto que los controles y registros lo debe realizar el Guardalmacn como lo manifiesta el Art. 12 del REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIN DE BIENES DEL SECTOR PBLICO.

Conclusin

La falta de planificacin y de procedimientos administrativos normados para efectuar

constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin, origin que la

Institucin no cuente con informacin actualizada y razonable del inventario y que los

saldos no sean confiables.

Recomendacin


26. Dispondr al Director de Control de Bienes, planificar, programar y ejecutar

constataciones fsicas peridicas de los bienes de larga duracin en las

facultades y dependencias universitarias, contando con la participacin de los

servidores de dichas dependencias que no tengan a su cargo el registro y

manejo de los bienes. Como resultado de este proceso se elaborarn las

correspondientes actas que sern suscrita por los servidores responsables, en

las que se reflejarn los resultados y/o diferencias encontradas entre las

existencias y los registros, los custodios responsables y el estado de

conservacin fsica de los bienes.

32

Demora en los procesos de baja de bienes por obsolescencia, prdida o hurto

Los procedimientos que realiza el Departamento de Control de Bienes para efectuar la

baja de bienes institucionales por obsolescencia, que son solicitadas por los

Directivos, Decanos o los jefes de las unidades administrativas, no se realizan en

forma gil, eficiente y oportuna, existiendo demora en los trmites en por lo menos 5

meses en adelante, contados a partir de la solicitud de baja.

Tambin se observ, que en los casos de las denuncias presentadas por las

autoridades de la Institucin, por prdida, robo o hurto de bienes, no existe continuidad

en el seguimiento de las causas, por parte de los servidores responsables de la

custodia y de los Secretarios Abogados de Facultades, lo cual genera demora en los

trmites judiciales hasta obtener los dictmenes de las autoridades competentes, para

proceder a la baja respectiva.

La Norma de Control Interno 406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o

hurto, entre otros aspectos dispone:

Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna.

Situaciones presentadas por falta de programacin de estas actividades por parte del

Departamento de Control de Bienes, de manera de prever y considerar el recurso

humano necesario para que proceda a realizar la baja de bienes en forma gil y

oportuna y porque los servidores responsables de los bienes y los Secretarios

Abogados de la Institucin, no agilitan o demuestra poco inters en realizar los

trmites legales ante las autoridades judiciales hasta que concluyan los procesos y

puedan comunicar al Departamento de Control de Bienes para proceder a la baja,

ocasionando que en los inventarios de las dependencias, incluyan bienes que

permanecen en mal estado y que no prestan ninguna utilidad.



33

Como ya manifestamos anteriormente el proceso de baja, radica en el informe del Guardalmacn al Seor Decano, el Seor Decano decide la baja con la solicitud al Seor Rector, luego pasa al Departamento de Control de Bienes, el Director delega a un funcionario para que realice la inspeccin previa y proceda a dar un informe del estado de los bienesen el caso de que dentro de los bienes existieren mquinas o equipos se necesita el informe tcnico.

Conclusin

El Departamento de Control de Bienes no program la baja de bienes por

obsolescencia, por lo que existen demoras significativas en los procesos solicitados

por las dependencias universitarias, adems la falta de seguimiento de las denuncias

por desaparicin de bienes por prdida, hurto o robo, por parte de los responsables

ante las autoridades judiciales, originaron que las bajas no se realicen en forma gil y

oportuna.

Recomendaciones


27. Dispondr al Director de Control de Bienes, incluir dentro de la planificacin

anual, las bajas de bienes por obsolescencia, para lo cual coordinar con cada

uno de los Directivos, Decanos y Jefes Departamentales de la Institucin, de

manera de efectuar un solo proceso por la totalidad de los bienes que se

encuentren en mal estado.

28. Dispondr a los Directivos, Decanos, Jefes Departamentales y dems servidores

que tengan bajo su responsabilidad bienes de larga duracin, realicen

anualmente una sola solicitud de baja dirigida a la mxima autoridad de la

entidad, de todos aquellos bienes que se encuentran obsoletos, inservibles y en

mal estado.

29. Dispondr a los custodios responsables de los bienes de larga duracin y

Secretarios Abogados, realizar permanentemente el seguimiento de las causas

generadas por las denuncias por la prdida, hurto o robo, suscitadas en las

dependencias universitarias, hasta obtener los pronunciamientos respectivos de

las autoridades competentes, las que sern comunicadas al Departamento de

Control de Bienes, para iniciar con el trmite de la baja.

34

No se realiza mantenimiento de los bienes de larga duracin de la Institucin

El Departamento de Control de Bienes de la Universidad Central, no cuenta con

programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de larga duracin y

tampoco se establecieron controles que permitan verificar el uso eficiente, conservar

su estado ptimo de funcionamiento y prolongar la vida til.

Situacin presentada porque el Director no elabor ni present propuestas y tampoco

determin procedimientos de manera que las unidades acadmicas y administrativas

elaboren sus programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de

larga duracin, conforme a las condiciones particulares que mantienen cada una de

ellas, lo cual afecta y deteriora rpidamente el estado, funcionamiento y la vida til de

los bienes institucionales.

La Norma de Control Interno 406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin, entre


El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duracin.

Conclusin

La Universidad Central no cuenta con programas de mantenimiento preventivo y

correctivo de los bienes de larga duracin de la institucin, por lo que tampoco se

establecieron controles que permitan verificar el uso eficiente y el adecuado

funcionamiento, para preservar el estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida

til.

Recomendacin


30. Dispondr al Director de Control de Bienes, formular procedimientos que faciliten

la elaboracin de programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los

35

bienes de larga duracin, en las dependencias universitarias y establecer los

controles necesarios que permitan asegurar la eficiencia de los programas.

Atentamente Dios, Patria y Libertad

Ing. CPA William Bombn Ocaa Auditor General

Informe Evaluacion Control Interno 200 300 y 406 (1)

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