INFORME DE GESTIÓN DE CONTROL INTERNO

I SEMESTRE DE 2016

Liliana Agudelo Cifuentes Jefe de la Oficina de Control Interno

Descripción breve En este informe evidencia la gestión realizada por la Oficina de Control Interno de

conformidad a las funciones establecidas en la ley.

INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTION:

La Oficina de Control Interno a partir de la Vigencia 2016 inició con una estructura estratégica la cual fundamentó el quehacer de la Oficina en ejercicios netamente de planeación es por eso que esta dependencia tiene su misión y visión para el periodo comprendido 2016-2019 fundamentada en un plan estratégico que le permita el cumplimiento de las funciones normativas. Es importante resaltar que la misión y la visión ha sido analizada y ratificada por esta dependencia fundamentado en los procesos, procedimientos y funciones que se desligan de ella; por otra parte el dinamismo del quehacer soportado en un sistema de gestión integral ha conllevado a que existan procesos enmarcados en el mejoramiento continuo siempre propendiendo por la satisfacción del cliente y partes interesadas con calidad total. Los logros de la oficina se enmarcan en un cumplimiento del Plan Anual de Auditorías por encima del 90% en todos los años del periodo anterior; una fortaleza de esta dependencia es la realización de capacitaciones dirigidos a los auditores internos de la Corporación; por otra parte la estructuración de un plan estratégico que permite comprender los objetivos institucionales de la Oficina. Asociado a esto la innovación en ejercicios de autocontrol en donde se dirimen responsabilidades particulares que suman al cumplimiento de los objetivos corporativos respaldado con un procedimiento que enmarcado en los estándares de calidad. El aporte de las auditorías visto de una forma que contribuye a la consecución de los objetivos institucionales y a la visión y al cimiento de la misión ha tenido gran eco en los funcionarios auditados y el total respaldo del nivel directivo en dinamizar actividades que generen un cambio real y sólido en los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación control y seguimiento; aunado a este ejercicio de seguimiento se fortalece el autocontrol como un ejercicio que dinamiza el mejoramiento continuo en todos los procesos. La política de riesgos orienta la toma de decisiones oportunas y minimiza los efectos adversos al interior de la Corporación, con el fin de dar continuidad a la gestión institucional y asegurar el cumplimiento de los compromisos con los Ciudadanos, Servidores e Instituciones Públicas; dicha política es aplicable a todos los procesos de la Entidad y a todas las acciones ejecutadas por los servidores durante el ejercicio de sus funciones.

MISIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

“Definir y evaluar en forma independiente y coordinada el Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad en las dependencias misionales, de apoyo, estratégicas y de evaluación, control y seguimiento constatando que cada una de las actividades cumplan con los parámetros de eficiencia, eficacia, efectividad y

economía, encaminando sus esfuerzos hacia el logro de la calidad total en la gestión de la administración y teniendo como instrumento básico, la creación y el fortalecimiento del AUTOCONTROL”.

VISIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

“Ser el agente de cambio para lograr la cultura de autocontrol basado en un proceso continuo en la corporación con la participación de todos sus integrantes”. INFORMES PRESENTADOS

Gestión de la Oficina de Control interno Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno Austeridad del Gasto Informe de Atención al Usuario Informe de Seguimiento a Riesgos Informe de Seguimiento al Plan de Acción Informe de Seguimiento Plan de Atención al Ciudadano y Anticorrupción Gestión por dependencias Informe Ejecutivo Anual Informe Ejecutivo de Control Interno Contable Informe Anual del Sistema de Gestión de la Calidad Seguimiento al Plan de Mejoramiento Informe M1 Cuenta Inscripción Plan de Mejoramiento Gestión Contractual Derechos de Autor Pacto de Auditorías Visibles Informe Cámara de Representantes Verificación Litigo Regalías Mensual y Trimestral

AUDITORÍAS INTERNAS

Se realizó la consolidación del Plan Anual de Auditorías correspondiente al año 2016; el cual entra con cronograma de ejecución a partir del mes de junio. Otro punto importante que se realiza es la selección de los auditores internos de conformidad con los requisitos exigidos en la normatividad.

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

En el presente año se realizó la actualización de la política de administración de riesgos de conformidad con los lineamientos expuestos por el Departamento Administrativo de la función pública; haciendo referencia tenemos:

Analizado el entorno de la Corporación Autónoma Regional de la Orinoquia - Corporinoquia, se han identificado los siguientes factores a considerar para el adecuado análisis de las causas del riesgo en cada proceso y la gestión del mismo:

Clasificación Factores

EXTERNOS

Económicos: Disminución del presupuesto por prioridades del Gobierno, Austeridad en el gasto.

Políticos: Cambio de gobierno con nuevos planes y proyectos de Desarrollo, Falta de continuidad en los

programas establecidos, Desconocimiento de la Entidad por parte de otros órganos de gobierno y Desarticulación de los estamentos gubernamentales.

Sociales: Mala imagen de la Corporación a través de los años

Tecnológicos: Falta de interoperabilidad con otros sistemas, Fallas en la infraestructura tecnológica, falta de

recursos para el fortalecimiento tecnológico,

Medio Ambientales: Contaminación por sustancias perjudiciales para la salud, Mala práctica de clasificación de

residuos, Inoperancia en el manejo de los riesgos ambientales

Comunicación Externa: Múltiples canales e interlocutores de la Entidad con los usuarios, Los usuarios no utilizan

los medios de comunicación que existen, tramitología.

INTERNOS

Financieros: Bajo presupuesto de funcionamiento que impide el desarrollo de proyectos, demoras en apropiación

y ejecución de recursos, dificultades para la definición de proyectos.

Personal: Desmotivación de los servidores, Pocos recursos para los incentivos, carrera administrativa sin

posibilidades de ascenso, Pocos recursos para capacitación.

Procesos: incoherencia entre procesos establecidos y ejecutados, Desconocimiento de los procesos y

procedimientos por parte de los servidores, desactualización de documentos, falta interacción.

Tecnología: sistemas de gestión ineficientes, falta de optimización de sistemas de gestión, falta de coordinación

de necesidades de tecnología.

Estratégicos: Falta de lineamientos y demoras en la Planeación, mapa de procesos desactualizado, estructura

organizacional no acordes con procesos, indicadores mal formulados que no aportan a la gestión para toma de decisiones, desconocimiento y falta de aplicación de políticas de operación por parte de los servidores.

Comunicación Interna: Falta de control sobre los canales establecidos, Ausencia de una cultura de comunicación

interna, demoras en llevar la información.

Tipología del riesgo en la Corporación Autónoma Regional de la Orinoquia – Corporinoquia De acuerdo con la naturaleza de la entidad y a los procesos que se han definido dentro del Sistema de Gestión Integral se estructuraron los siguientes riesgos: de Proceso y de Corrupción; estos últimos ajustados a la normatividad vigente. Riesgos de Proceso: Aquellos riesgos asociados al logro de los objetivos institucionales, se identifican y/o validan en cada vigencia por los líderes de proceso y sus respectivos equipos de trabajo y se clasifican en:

Estratégicos: Asociado a la administración de la Entidad y se enfoca a asuntos globales relacionados con la

misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

De Imagen: Relacionado con la percepción y la confianza por parte de los usuarios y partes interesadas hacia la

Corporación

Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información

de la Corporación, de la definición de los procesos, la estructura de la entidad y la articulación entre dependencias.

Financieros: Relacionado con el manejo de recursos que incluyen la ejecución presupuestal, la elaboración de

los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes

Cumplimiento y conformidad : Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos

legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad

Tecnológicos: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades

actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.

De corrupción: Relacionados con acciones, omisiones, uso indebido del poder, de los recursos o de la

información para la obtención de un beneficio particular o de un tercero.

De Información: Se asocia a la calidad, seguridad, oportunidad, pertinencia y confiabilidad de la información

agregada y desagregada.

Riesgos de Corrupción: Son los eventos que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia, del Estado, para la obtención de un beneficio particular, se identifican en cada vigencia, se administran mediante el Mapa de riesgos de corrupción y se ejecuta monitoreo por parte de la Oficina de Control Interno el cual se encuentra consolidado en el Informe de Seguimiento Plan Atención al Ciudadano y Anticorrupción presentados los días 31 de enero, 30 de abril, 30 de agosto y 31 de diciembre de cada vigencia; de igual forma cada año se realiza su actualización y se adopta por medio de acto administrativo. El Plan Anual de Anticorrupción y Atención al Ciudadano se enfoca en los siguientes componentes:

1. El mapa de riesgos de corrupción y las medidas para controlarlos y evitarlos

2. Las estrategias anti trámites

3. La rendición de cuentas

4. Los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

FOMENTO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL

El objetivo de este procedimiento es definir las actividades necesarias para poder generar una cultura de autocontrol dentro del manejo de los procesos y procedimientos. Como estrategia se consolida un Boletín Informativo OCINOTICIAS con una periodicidad bimestral el cual contiene información de actualización en las decisiones gerenciales con miras a proporcionar ejercicios con calidad total. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

Se consolida un informe trimestral el cual contiene el resultado de las encuestas con su correspondiente análisis; el manejo del buzón de quejas y sugerencias y un informe trimestral de quejas ambientales vrs. las atendidas en los tiempos que exige la norma.

La Oficina de Control Interno ha consolidado el siguiente informe tomando como referencia la encuesta la cual fue definida por el Comité de Coordinación de Control Interno la cual nos permite realizar la medición bajo cuatro (4) preceptos, a saber: Confiabilidad, Responsabilidad, Seguridad y Tangibles precisando los siguientes conceptos a tener en cuenta: Confiabilidad: Consistencia de los resultados; en este análisis se busca que los resultados demostrados sean totalmente coincidentes con el desarrollo de los procesos y procedimientos de la Corporación. Responsabilidad: Valor como base fundamental en la prestación del servicio enfocada a la prioridad que tienen el usuario y/o partes interesadas para la Entidad. Seguridad: El reflejo de pertinencia, pertenencia, conocimiento y destreza del funcionario que atiende al usuario en cada una de las diferentes áreas que maneja la Corporación. Tangibles: Hace referencia a las instalaciones, señalización y horarios de atención que tiene la Corporación enfocado al servicio del ciudadano. La consolidación del informe se realizará por cada una de las subsedes; a saber: Sede principal Yopal, Dirección Territorial de Arauca, Dirección Territorial de La Primavera y Unidad Ambiental de Cáqueza. para que se tomen los resultados y se planteen acciones correctivas y preventivas que permitan la contribución al mejoramiento continuo.

FORMATO DE ENCUESTA

CONCEPTO GENERAL:

1. La planificación de la Oficina de Control Interno se encuentra fundamentada en un plan estratégico que permite monitorear el cumplimiento de las acciones allí planteadas de manera anual; como parte de la política de autocontrol se ejecuta el seguimiento conforme a las fechas de vencimiento de las actividades y se monitorean los indicadores allí propuesto.

2. Los indicadores del proceso de evaluación independiente oscilan en un rango de satisfactorio y excelente lo que evidencia el cumplimiento de aquellos hechos que en determinado momento puedan afectar el cumplimiento del objetivo del mismo.

3. Cumplimiento en la entrega y publicación de cada uno de los informes internos y externos que la oficina debe cumplir.

4. Los Planes de mejoramiento son suscritos de acuerdo al tiempo estipulado por el Ente de Control y se consigna en el SIRECI y se realiza el seguimiento trimestral como parte de la política de autocontrol y semestralmente para el Ente de Control.

5. Se consolida un informe de retroalimentación del cliente el cual conlleva a la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora que permiten la contribución al mejoramiento continuo.

6. Para finalizar la Oficina de Control interno ha venido cumpliendo a cabalidad con las funciones emanadas y con los requerimientos de ley.

Proyectó:

LILIANA AGUDELO CIFUENTES Jefe de la Oficina de Control Interno