Informe1er.Benchmarking InternoProceso Programacin Fsico Financiero Oct-Nov 2010

1er. BENCHMARKING INTERNOOBJETIVO: Mejorar la Gestin Interna de la Programacin Fsico Financiera, detectando las buenas prcticas en este Proceso, replicndolas, adaptndolas y hacindolas propias por cada SERVIU.

El Proceso de mejora ser continuo y dar resultados a partir de 2011.Requiere compromiso directivo y el cambio de mentalidad institucional para lograr un xito sostenido.

2 ETAPAS:ETAPA 1:Ranking de los 17 Servicios respecto de:Proyectos Viviendas 2006-2008 No Terminadas y 2006-2009 No iniciadasBrecha Prog/Ejec Solicitud Aporte Fiscal y Prog.Financiera Mensual (Jul-Sep)Seleccin de Servicios:Servicio modelo = SERVIU AraucanaServicios Crticos = Mayor atraso Ejec. Viviendas y Desviacin Financiera > 20% - Priorizados s/impacto en Ppto. = MA, OH, AN, CO, AyPTaller SERVIU Araucana:Detectar las buenas prcticas o actividades claves que han garantizado un buen proceso de Programacin Fsico Financiero (menores brechas).Para Replicar estos aprendizajes en los otros equipos regionales, especialmente en aquellos SERVIU cuya desviacin es significativa.

1er. BENCHMARKING INTERNOETAPA 2: Talleres 5 Servicios Crticos y Priorizados

Objetivos:Relevar el Proceso de Programacin Fsico Financiera y su impacto en el cumplimiento de los Objetivos EstratgicosRevisar el Proceso Real en cada Servicio en referencia a Proceso Sistema PPI - Fortalezas y DebilidadesDar a conocer buenas prcticas o actividades claves en SERVIU AraucanaDefinir Plan de Mejoras

Metodologa:ParticipativaActividades:Se releva el proceso de Programacin F-FSe relata y describen las actividades relevantes realizadas por el SERVIU (la realidad-lo que hace y no hace)Se conoce modelo PPISe conocen Buenas Prcticas Araucana y sus ResultadosSe inicia definicin Plan de Mejoras del SERVIUDirector enva compromiso de Plan de Mejoras Participantes:Equipo SERVIU: Director - Jefes Depto. y Profesionales (Programacin y Control; Administracin y Finanzas; Operaciones Habitacionales y Tcnico).Equipo NC: Profesionales Mara Elvira Seplveda Espinoza - Seccin Programacin Financiera y Ximena Gutirrez Monclus - Unidad Gestin de Procesos.Lder Proceso Benchmarking: Daniel Johnson Rodrguez Jefe Divisin de Finanzas

1er.BENCHMARKING INTERNOProductos:Buenas Prcticas y Actividades Claves SERVIU ARAUCANA

2. Fortalezas, Debilidades y Otros Factores Relevantes SERVIUs CRTICOS

3. PLAN DE MEJORAS comprometido por Director y Equipo Serviu: Plazo Indicadores

1. SERVIU ARAUCANA: Resumen Buenas Prcticas y Actividades Claves En la Base:

Liderazgo del Director y Coordinacin del Jefe Programacin y Control.

Comunicacin entre Departamentos y entre Jefaturas y Equipos.

Profesionales que participan en el Proceso cuentan con:Acabado conocimiento y experiencia del negocioConocen las Metas del ServicioConocen el Proceso completo de Programacin F-F

Relacin de trabajo con Proveedores y otros actores relevantes basada en la confianza y credibilidad mutua (reuniones y acuerdos de trabajo).

El Servicio ha relevado la importancia del Proceso: la Programacin es la gua de la Ejecucin para cumplir las Metas.

1. SERVIU ARAUCANA: Resumen Buenas Prcticas y Actividades Claves Actividades para cumplir la Programacin: Lidera Director Coordina Jefe PyC

Jornada de trabajo al inicio de ao: dar a conocer las metas del ao a todo el equipo Serviu y comprometer en su logro.

Reunin al inicio de cada mes: Jefe PyC se rene con cada Depto. y Unidad para revisar metas y compromisos de la Programacin mensual.

Comit Control de Gestin: reunin mensual Director, Jefes Depto. y Unidades para revisar avance Ejecucin v/s Programacin, puntos crticos y acciones que se requieren para cumplir la Programacin.

Reunin Quincenal de coordinacin SERVIU-SEREMI: puntos crticos y solicitudes de apoyo en la gestin con actores locales y regionales.

Consejo Asesor: reuniones semanales de Director con todos los Jefes de Depto. y Contralor Interno para revisar y corregir desviaciones semanales de la Programacin, puntos crticos y sistemas de incentivos.

1. SERVIU ARAUCANA: Resumen Buenas Prcticas y Actividades Claves Actividades para cumplir la Programacin: Lidera Director Coordina Jefe PyC

El Equipo Directivo asume como una obligacin cumplir la Programacin y hacer todas las acciones necesarias para que esta se cumpla (relacin cotidiana con proveedores/nivel central, etc.).Lo anterior, tambin es asumido por las Unidades relevantes, como las Unidades de Pago, quienes conocen la Programacin y la asumen como su meta de pago semanal y mensual.

7. Existe un Coordinador de Supervisores de Obra lo que permite actualizar el avance fsico en forma quincenal/semanal.

Existe un sistema interno de seguimiento de la gestin que permite compartir entre departamento el control de la programacin y ejecucin.

2. SERVIUs CRTICOS:

FortalezasDebilidades Director releva la importancia del proceso de Programacin Fsico Financiero. AyP AN CO MANo ha existido integracin de los 4 Departamentos en la elaboracin y Control de la Programacin. AyP AN CO OH MADbil liderazgo y coordinacin del Proceso por parte del Jefe PyC. AyP AN CO OH MANo opera, en forma permanente, ninguna instancia de reunin para revisar la Programacin en conjunto: el Director con todos los Deptos. AyP CO OH MASe advierte gran inters y compromiso del Equipo de Jefaturas y Profesionales del Servicio. AyP AN CO OH MA.Las metas del Servicio no son conocidas por todos los participantes del Proceso (Jefaturas y Unidades). AyP AN MALa mayora de los participantes de una parte del Proceso, no conocen el Proceso completo . AyP AN CO MADbil o inexistente Programacin Fsica, proceso base para la Programacin Financiera. AyP AN CO OH MADirector y Jefaturas de Depto. realizan reuniones mensuales para revisar la Programacin y Ejecucin (CEP y/o Consejo Asesor). ANExceso de demoras por parte del Depto. Jurdico entraba la gestin. No est incorporado en el Proceso. AyP ANNo hay integracin de las planillas Excel que apoyan el proceso de programacin y ejecucin, ni son de conocimiento de todos los funcionarios que participan en el proceso. AyP AN CO OH - MA

2. SERVIUs CRTICOS:

FortalezasDebilidadesOpera el CEP (Comit de Ejecucin Presupuestaria) para analizar los temas crticos de la gestin en conjunto con la SEREMI - en forma espordica. OHEl Depto. Tcnico no participa en el Proceso de Programacin , por lo que se genera una notoria descoordinacin con el resto de los Deptos. en este Proceso. MANo hay o es escasa la coordinacin con la SEREMI en la Programacin y posterior ejecucin. AyP AN CO - MASe realizan reuniones bilaterales entre el Depto. de PyC y cada uno de los Deptos. MA Se requiere potenciar la gestin y relacin de trabajo y colaboracin con los otros actores regionales (GORE, Municipios, MBN, Constructoras, entre otros). AyP AN CO OH - MAExiste un sitio colaborativo regional en etapa de desarrollo para apoyar el Proceso de Programacin, al igual que un sitio de carpetas compartidas. OHFalta pro actividad del Servicio en su relacin con el NC. AyP OH - MA

Se estima una menor ejecucin 2010 a Nov. AyP AN OH MA

2. SERVIUs CRTICOS:

Otros Factores RelevantesAyPMuy baja oferta de empresas constructoras y EGIS en la regin.Equipo SERVIU muy nuevo. La regin se cre hace 3 aos y la mayora de los profesionales no tiene experiencia previa y en promedio tienen 30 aos.El Director asumi en Octubre.El Director particip en casi todos los mdulos del Taller incluyendo el mdulo de Plan de Mejoras.ANSe incorpor al Taller el Jefe del Depto. Jurdico lo cual fue MUY POSITIVO para que conociera su importancia en el cumplimiento de la Programacin y el impacto en las metas de la oportunidad de los trmites jurdicos.Existe gran inquietud por las precarias condiciones de seguridad del Edificio SERVIU.No cuentan con informacin histrica de los subsidios asignados/pendientes de pago/homologacin, por lo que han debido re-construir esta informacin (funcionario a cargo se retir y no hubo acceso a esta informacin).Una situacin propia de esta regin, ha sido el abandono de obras por parte de contratistas que optan por trabajar en la Minera.Demora en Identificacin de Decretos afect la Programacin regional.El Director asumi en Octubre.El Director particip del Taller slo en el ltimo mdulo de Plan de Mejoras.

2. SERVIUs CRTICOS:

Otros Factores Relevantes

COEl Director est en calidad de Suplente (a Nov).Cada una de las Jefaturas de Depto. son Subrogantes y adems continan realizando sus funciones anteriores.El Director de CO particip en todo el Taller.OHEl equipo SERVIU tiene bajo conocimiento del avance en las metas asociadas al Plan Reconstruccin, lo cual genera altas dificultades en la Programacin y seguimiento de la Ejecucin de este compromiso.En este Servicio, durante los ltimos 30 aos, han ejercido el cargo de Director 13 personas; si consideramos que uno de ellos lo hizo por 7 aos, el resto lo hizo por un promedio de 1,9 aos, lo cual ha impactado en la falta de continuidad en el estilo de hacer gestin.El Director asumi en Abril.No particip el Director en ningn mdulo del Taller.MAPor los efectos del Terremoto se ha complejizado la gestin regional, por la mayor carga de trabajo por un lado y por la dispersin fsica en el desarrollo de sus funciones por otro (actualmente estn funcionando divididos en 3 o 4 dependencias).Tambin por efectos del terremoto se perdi documentacin relevante para el Servicio, lo que ha dificultado algunos procesos internos.A Nov. el Director era Suplente y adems contino realizando las tareas de Jefe Depto. Administracin y Finanzas. El nuevo Director asumi en Noviembre.El Director suplente particip en la mayora de los mdulos del Taller.

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU ARICA y PARINACOTACompromisos Director Plazo se indica en cada CompromisoImplementar un sistema de seguimiento interno y coordinado entre los distintos Deptos.; incluye Jornada marzo , reuniones al inicio de cada mes y disponibilidad de la informacin para todos en SharePoint. PLAZO: 1er.Trimestre 2011.Hacer partcipes del Proceso completo a todos los responsables de una etapa de ste: en Jornada marzo e incorporando al Depto.Jurdico en la Programacin y control de sta. PLAZO: 1er.Trimestre 2011.De acuerdo con lo indicado por el DS N355/76, se establece el Comit Asesor con reuniones semanales, lidera el Director y coordina el Jefe PyC, con participacin de todos los Deptos., cuyo objetivo (entre otros) es revisar la Programacin F-F y el avance en la Ejecucin. PLAZO: Enero 2011.Coordinacin SERVIU-SEREMI a travs de reuniones quincenales, para revisar la Programacin, avance en la gestin, puntos crticos y otros especialmente para fortalecer la Gestin con los actores locales. PLAZO: Enero 2011.

Se revisar la Prog.Financiera en base al avance de la Ejec.Fsica, en trabajo conjunto con todos los Deptos. PLAZO: Enero 2011.

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU ANTOFAGASTACompromisos Director Plazo 01 Enero 2011Implementar un Sistema de Seguimiento Fsico Financiero Interno y coordinado entre los 4 Deptos. que participan en el Proceso de Programacin F-F.Dar a conocer a todos los funcionarios del SERVIU (incluidas las Delegaciones) las Metas del ao. Dar a conocer el Proceso completo de Programacin F-F a cada participante de una parte de ste.Coordinar el Proceso con la SEREMI, desde el inicio y durante la ejecucin de ste. Reprogramar Fsicamente primero y en base a sta Financieramente. Profundizar las buenas relaciones con los otros actores locales (Municipios, Constructoras, EGIS, MBN, etc.) a travs de reuniones, acuerdos de colaboracin mutua, convenios, etc. para mejorar el cumplimiento de la Programacin F-F.

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU COQUIMBOCompromisos Director Plazo 12 Noviembre 2010Jefe PyC asume la coordinacin del Proceso e implementa un sistema de seguimiento (SharePoint), en coordinacin con los otros Deptos., para disponer de informacin oportuna que permita controlar la programacin y ejecucin.Dar a conocer el Proceso completo a todos los participantes de una etapa de ste, en particular, que los/as Ejecutivos/as de Pago conozcan la Programacin completa y que sta sea su meta de pago semanal/mensual/anual.Incorporar a los 4 Deptos. desde el inicio del Proceso y durante la ejecucin de ste con reuniones semanales.Coordinar la Programacin de pagos directamente con las Empresas Constructoras que operan los subsidios habitacionales y realizar reuniones mensuales con la CCHC Regional.Reuniones quincenales del Comit Asesor para revisar, entre otros temas, el control de la Programacin y Ejecucin F-F con todos los Deptos. del Servicio.Reunin mensuales con actores locales y colaboradores estratgicos (EGIS, CCHC) para profundizar su compromiso con la gestin regional.Reunin quincenal SERVIU-SEREMI, revisin de la gestin y especialmente gestin con actores locales.Reunin semanal de cada Jefe Depto. con su equipo para revisin de programacin y ejecucin de cada lnea de inversin y proponer ideas de mejoras.Reprogramar Fsicamente primero y en base a sta Financieramente.Hacer partcipes a todos los funcionarios, mediante un Taller para socializar metas y comprometer en su logro.

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU OHIGGINSCompromisos Director PlazoIncorporar a los 4 Deptos. desde el inicio del Proceso y durante la ejecucin de ste.Hacer reuniones del Director con los 4 Deptos. para revisar la Programacin y Ejecucin. Que todos los participantes de una parte del Proceso conozcan el proceso completo, en particular que los/as Ejecutivos/as de Pago conozcan la Programacin y que esta sea su meta de pago.Implementar un sistema de seguimiento interno y coordinado entre los distintos Deptos. que participan en el proceso.Elaborar una base de datos, de actualizacin quincenal, con los Proyectos Habitacionales, que contenga toda la informacin necesaria para mejorar la Programacin.Implementar en SharePoint sistema de seguimiento de carpetas en proceso de pago con acceso de los 4 Deptos.Potenciar la Unidad Control de Contratos para controlar y consolidar informacin de Proyectos Habitacionales.Implementar en SharePoint sistema de seguimiento de la gestin por parte del Director.Coordinar el proceso con la SEREMI desde el inicio del Proceso y durante la ejecucin de ste.

3. PLAN DE MEJORAS

Plan de Mejoras SERVIU MAULECompromisos Director PlazoReuniones con Delegaciones y Depto. OOHH para relevar el Proceso de Programacin F-F, especialmente por las frecuentes y grandes desviaciones en la informacin entregada por ellos.Compromiso Depto.Tcnico de mantener actualizada la Planilla de Obras (F-F) al da 10 de cada mes.Vincular las Planillas de Seguimiento para formar un Sistema comn de Monitoreo F-F disponible para los 4 Deptos. Dar acceso a la Programacin Financiera del SharePoint a los Jefes de OOHH y Tcnico, para conocimiento de estos y de sus equipos.Reunin inicio de ao con todos los participantes de la Programacin: evaluar ao anterior, conocer metas y comprometer en su cumplimiento. Reuniones trimestrales de coordinacin, revisin de la programacin y ejecucin con los 4 Deptos. y Delegaciones.

Se realizarn otras reuniones temticas por lneas de inversin.

Gracias.