Informe de Control Interno Contable Correspondiente a...

Informe de Control Interno Contable Correspondiente a la Vigencia 2016

(Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2016)

Bogotá D.C. Febrero de 2017

2

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA ---------------------------------------------------------------------------- 3 1.1 Objetivos Específicos ------------------------------------------------------------------------------------ 3

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA ----------------------------------------------------------------------------- 3 3. PROCESO AUDITADO -------------------------------------------------------------------------------------- 3 4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES -------------------------------------------------------------------- 4

4.1 Antecedentes (si aplica) -------------------------------------------------------------------------------- 4

4.2 4.2 Marco Legal (si aplica) ----------------------------------------------------------------------------- 4

5. ASPECTOS GENERALES ---------------------------------------------------------------------------------- 4 5.1 Términos del Informe (si aplica) ---------------------------------------------------------------------- 4

5.2 Responsabilidad ------------------------------------------------------------------------------------------ 6

5.3 Plan General de Auditoria ------------------------------------------------------------------------------ 6

6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ---------------------------------------------------------------------- 6 7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS (SI APLICA) ---------------------------------------------------- 44 8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------------------- 44

8.1 Aspectos Conformes (si aplica) --------------------------------------------------------------------- 44

8.2 No Conformidades Reales (si aplica) ------------------------------------------------------------- 44

8.3 No Conformidades Potenciales (si aplica) ------------------------------------------------------- 45

8.4 Oportunidades de Mejora (si aplica) --------------------------------------------------------------- 45

9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA ----------------------------------------------------------------- 45

3


GESTIÓN


1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA:

Establecer el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación, así como de otros elementos de control de la entidad, para determinar el cumplimiento de las condiciones y cualidades del proceso contable, principios, normas generales, técnicas, instructivos, procedimientos y difusión de estados contables e informes complementarios, conforme lo establece las normas legales vigentes, especialmente las emitidas por la Contaduría General de la Nación.

1.1 Objetivos Específicos:

Dar cumplimiento a la Resolución 248 del 2007, que estableció la obligatoriedad de reportar a la Contaduría General de la Nación el Informe de Control Interno Contable a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública –CHIP y las especificaciones o parámetros establecidos en la Resolución 357 del 2008 para el diligenciamiento y reporte del formulario en el cual se presenta el Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de cada vigencia. Evaluar en forma cuantitativa, con interpretaciones cualitativas, el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, así como de otros elementos de control. Describir cualitativamente el análisis de las principales fortalezas y debilidades del Control Interno Contable que se determinaron con la valoración cuantitativa, así como las recomendaciones realizadas por el Jefe de Control Interno Contable, para efectos de mejorar el proceso contable de la entidad. Propender por una cultura de control basada en mecanismos de autocontrol y autoevaluación que permitan el mejoramiento continuo de la calidad de la información contable para la consecución de un dictamen limpio al Balance General y el fenecimiento del mismo por parte de la Contraloría General de la República.

2. ALCANCE DE LA AUDITORIA:

El presente informe corresponde al periodo contable comprendido desde el primero (01) de enero al treinta y uno (31) de diciembre del año 2016, donde se analiza el Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. 3. PROCESO AUDITADO:

De Soporte - Gestión Financiera

4


GESTIÓN


4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

4.1 Antecedentes:

Con el Articulo 11 del Decreto 326 del 21 de febrero de 1992 se creó la Unidad de Contabilidad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, desde ésta fecha el marco reglamentario lo constituyó el Manual Gubernamental N° 223 de 1990 impartido por la Contraloría General de la República. La Constitución de 1991 en el artículo 354 creó la figura del Contador General de la Nación. Gracias a esto, se reestructuro la Contabilidad Pública y a partir del 1° de enero de 1996 empezó a regir el Plan General de Contabilidad Pública, modificado con las Resoluciones 377 de 1999 y 400 de 2000. Desde la presente vigencia se está trabajando con el Régimen de Contabilidad Pública establecido con la Resolución 222 del 5 de julio de 2006 y el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública adoptado con la Resolución 356 de septiembre de 2007. Para el año de 2008 la Entidad implementó el Sistema de Gestión de Calidad denominado SIGEPRE, el cual estableció políticas contables las cuales aplica el Proceso de Gestión Financiera y se obtuvo la certificación MECI 1000, 2005 y NTC1000, 2004, por parte del ICONTEC manteniéndose la recertificación hasta la vigencia 2016. La Oficina de Control Interno con el fin de evaluar el Control Interno Contable de la Entidad efectúa auditoría, aplicando herramientas correspondientes a una serie de pruebas de cumplimiento, seguimiento y control a las operaciones desarrolladas en el presente Proceso.

4.2 Marco Legal:

Artículo 3° de la Ley 87 de 1993, el cual establece que el Sistema de Control Interno

forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacional de la entidad.

Resolución 248 de julio 6 de 2007 de la Contaduría General de la Nación, la cual establece la obligatoriedad de reportar el Informe de Control Interno Contable a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP.

Resolución 357 del 23 de Julio de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.

5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Términos del Informe:

CHIP: Consolidado de Hacienda e Información Pública, es una herramienta a través de la cual se carga, transmite, centraliza y difunde la información cuantitativa y cualitativa producida por las entidades públicas u otros agentes, con destino al gobierno central, usuarios estratégicos, de las entidades de control y la ciudadanía en general.

5


GESTIÓN


Control Interno Contable: Es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso Contable de una entidad Pública, con el propósito de determinar su calidad, nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. Riesgos de Índole Contable: Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de la información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad. Cierre contable: Acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública. Conciliaciones de información: Contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo el ente público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público. La depuración implica acopiar la información y documentación suficiente y pertinente que sirva de soporte a los saldos y registros realizados con ocasión del proceso. Autocontrol: Habilidad y competencia de cada funcionario relacionado directa o indirectamente con el Sistema de Contabilidad Pública, cualquiera que sea su nivel, de asumir como propio el control, validado en el hecho de que éste es una actividad inherente a los seres humanos que aplicado al servicio público y a los procesos, actividades, procedimientos y tareas bajo su responsabilidad, debe garantizar una función transparente y eficaz, en procura del cumplimiento de los objetivos de gestión, de análisis, divulgación y de cultura ciudadana que en materia de Contabilidad Pública buscan las entidades del Estado. Autorregulación: Capacidad institucional que en ejercicio de la autonomía administrativa y financiera, y en el marco de la Constitución Política y las leyes, permite establecer reglas propias orientadas hacia una acción financiera y contable, ejecutada con altos niveles de responsabilidad institucional, para de esta manera generar una información que cumpla con el Marco Conceptual y el Modelo Instrumental de la Contabilidad Pública, con una clara orientación al cumplimiento de los objetivos de gestión, control, cultura ciudadana, análisis y divulgación.

6


GESTIÓN


Autogestión: Capacidad de integración del autocontrol y la autorregulación para el desarrollo de la Función Contable, con el propósito institucional de cumplir el conjunto de leyes y normas que rigen dicha Función, mediante la comunicación efectiva, la información, la determinación del riesgo y la evaluación, generando de esta manera los resultados que permitan evaluar si los esfuerzos y recursos del Hospital están orientados al logro de sus objetivos institucionales y sociales, así como establecer los correctivos correspondientes.

5.2 Responsabilidad

La responsabilidad de la Oficina de Control Interno consiste en expresar una opinión que permita medir o valorar el Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la republica con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable.

5.3 Plan General de Auditoria

N/A 6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

La Oficina de Control Interno en cumplimiento del artículo 3° de la Resolución 357 de 2008,, realizó la evaluación del control interno contable en la Entidad, correspondiente a la vigencia 2016; tomando como base las acciones mínimas de control realizadas por los responsables de la información financiera, de acuerdo a la estructura de evaluación definida por la Contaduría General de la Nación.

La estructura de ésta evaluación consta de sesenta y dos (62) preguntas distribuidas en tres grupos así: Etapa de Reconocimiento, Etapa de Revelación y Otros Elementos de Control, que a su vez se dividen en los subgrupos: Identificación, Clasificación, Registro y Ajustes, Elaboración de Estados Contables y demás informes, Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información y Acciones Implementadas.

1. Etapa de

Reconocimiento

2. Etapa de

Revelación

3. Etapa Otros elementos de

control Revelación

Proceso

Contable

7


GESTIÓN


Así mismo, la Resolución 357 de 2008, establece una calificación a cada pregunta entre 1 y 5. "Este valor corresponde al grado de cumplimiento y efectividad de cada criterio o acción de control", en donde 1 —No se cumple; 2 —Se cumple insatisfactoriamente; 3 —Se cumple aceptablemente; 4 —Se cumple en alto grado y 5 —Se cumple plenamente.

RANGOS DE INTERPRETACIÒN DE LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS

RANGO CRITERIO

1.0 - 2.0 INADECUADO

2.0 -3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE

3.0 - 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO

4.0 - 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO

El aplicativo CHIP de la Contaduría General de la Nación ejecuta el cálculo automáticamente, dando una calificación general y por etapas. En la siguiente tabla se muestran los resultados obtenidos del grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, teniendo como base para evaluación, los controles existentes de las actividades de: Identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así las actividades de elaboración de estados contable y demás informes, análisis, interpretación, comunicación y acciones implementadas como elemento de control en la etapa de revelación.

RESULTADOS DE LA APLICACIÒN DE LA ENCUESTA DE CONTROL INTERNO CONTABLE INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE

OFICINA DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

VIGENCIA EVALUADA: 2016

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA

NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

CONTABLE PUNTAJE

OBTENIDO INTERPRETACIÓN

1 CONTROL INTERNO CONTABLE 4,99 ADECUADO

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,97 ADECUADO

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 5,00 ADECUADO

1.1.2 CLASIFICACIÓN 5,00 ADECUADO

1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,92 ADECUADO

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 5,00 ADECUADO

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 5,00 ADECUADO

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 5,00 ADECUADO

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 5,00 ADECUADO

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 5,00 ADECUADO

De acuerdo a la estructura del aplicativo, las calificaciones finales relacionadas con los controles asociados a cada actividad del proceso contable, se obtienen dividiendo el

8


GESTIÓN


valor de la sumatoria de las calificaciones de cada pregunta entre el número de preguntas que se han formulado, es decir, el resultado obtenido es un promedio aritmético. El Control Interno Contable para la vigencia 2016, tiene una calificación de 4.99 sobre 5, la Etapa de Reconocimiento tiene una calificación de 4.97 y la de Revelación de 4.92, en cuanto a otros elementos de control establecidos en el DAPRE se tiene una calificación de 5.00.

1. EVALUACION CUALITATIVA.

1.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO. De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública, el Reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica de origen, la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la Contabilidad, para lo cual se requiere adelantar un proceso de medición, que consiste en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogenizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la Entidad que desarrolla el proceso contable. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor. El puntaje obtenido en esta Etapa es de cuatro punto noventa y siete (4,97). ADECUADO. Para la vigencia 2016, la etapa de reconocimiento del DAPRE, fue satisfactorio ya que se registraron todas las transacciones, hechos y operaciones realizadas por los grupos de contabilidad, presupuesto, pagaduría, almacén, nómina, jurídica y además se tienen documentados los procedimientos del proceso contable los cuales sirven de soporte al sistema de organización interna de trabajo, facilitando el control y mejoramiento de las actividades. La etapa de Reconocimiento se materializa con la ejecución de las siguientes actividades:

9


GESTIÓN


1.1.1. IDENTIFICACIÓN. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable.

1.1.1.1- Registro de la totalidad de las operaciones. Se evidencio que el Proceso de Gestión Financiera –Grupo de Contabilidad incorpora todas sus operaciones en el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, adicionalmente cuenta con un sistema complementario, Aladino (el cual fue actualizado para esta vigencia) y que maneja los inventarios y la depreciación en forma individual y el sistema Hominis para el manejo de Nómina (la entidad adquirió el aplicativo Kactus, que automatizara todo el proceso de nómina), lo anterior debido a que el SIIF no desarrolla estas tareas, el de gestión financiera para la elaboración de las cuentas de pago. 1.1.1.2- Soportes documentales. Se verificó que los soportes contables, de los comprobantes Manuales reposan en las carpetas correspondientes, debidamente custodiados por el Área Financiera – Grupo de Contabilidad, los cuales físicamente se encuentran en buen estado de conservación. Los soportes contables, se hallan adjuntos al comprobante de contabilidad, y están debidamente registrados en SIIF, el cual es el sistema oficial establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, adicionalmente los documentos que soportan las obligaciones reposan en la Pagaduría, como soporte de pago. La totalidad de las operaciones realizadas por el DAPRE están respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada es susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria, para lo cual se realizan pruebas selectivas a algunos documentos soportes como: Comprobantes de pago o egresos, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, relaciones de almacén y conciliacionesentre otros, que sirven de soporte a las operaciones realizadas por la entidad y registradas en el proceso contable. 1.1.1.3- Estructura del área contable y gestión por procesos. Se puede determinar que la estructura del Área Financiera es pertinente con la responsabilidad y estructura de la Entidad, conforme las funciones establecidas para el área en el Articulo 45 del Decreto 1649 del 02 de septiembre de 2014, modificado por el artículo 12 del Decreto 2145 del 04 de noviembre de 2015 y que mediante Resolución 1093 del 23 de diciembre de 2015 crea los grupos de trabajo del Área, así: - Grupo de Presupuesto. - Grupo de Contabilidad. - Grupo de Central de Cuentas. - Grupo de Pagaduría. Estableciendo para cada uno de ellos las funciones que deben cumplir.

10


GESTIÓN


Se pudo evidenciar que el Grupo de Contabilidad cuenta con seis (6) funcionarios de los cuales tres (3) son Contadores Públicos, Un (1) Administrador de Empresas, un (1) Técnico de Contabilidad del Sena y (1) Técnico en contabilidad y Finanzas, que cada uno se ellos tiene definidas sus funciones, establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad. La ejecución de las actividades de Identificación, se pudieron evidenciar con el siguiente cuestionario:

1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4,97

1.1.1 IDENTIFICACIÓN 5,00

1

Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos?

5

Si en la caracterización del proceso se determinan los objetivos, el alcance, responsables, las actividades y su interacción dada a través de las entradas y salidas asociadas, frente a los respectivos proveedores y clientes. -C-GF-09 y Procedimientos documentados en el SIGEPRE.

2

Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?

5

Si en la caracterización del proceso se determinan los objetivos, el alcance, responsables, las actividades y su interacción dada a través de las entradas y salidas asociadas, frente a los respectivos proveedores y clientes. -C-GF-09, y Procedimientos documentados en el SIGEPRE.

3

Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?

5

Si la Entidad tiene un mapa de procesos que identifica 12 procesos y en el Procedimiento P-GF-07-Elaboracion y Presentación de los Estados Financieros, identifica los procesos que generan transacciones para información al Grupo de Contabilidad y los demás que proveen: Secretaria Jurídica, Recursos físicos, área de Talento Humano, Contratos, Sistemas.

4

Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

5

Si el DAPRE cuenta con un Sistema Integrado de Gestión de Calidad., denominado SIGEPRE en el cual se encuentran documentados los lineamientos y procedimientos para el envío de la información al área Financiera: L-GA-02 Lineamiento Manejo y control de los bienes, L-GF-01 Requisitos de modificaciones presupuestales, L-GF-02 Lineamientos para la Administración de las Cajas Menores, P - GJ - 02 -Procedimiento: Atención de Procesos y Acciones Judiciales, P-GA-10 Cierre de movimientos, P-TH-02-Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales, P-TH-09-Liquidación de Bonificación Especial Casa Militar, entre otros.

11


GESTIÓN


5

Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?

5

Si, cada uno de los procesos tiene la responsabilidad del envió de la información oportuna y en los formatos establecidos de acuerdo con los procedimientos adoptados en el SIGEPRE: Almacén: Inventario préstamo Activos fijos dependencia, Relación de Ingresos y Egresos resumen general, Inventario Valorizado, Inventario préstamo activos fijos bienes entregados y recibidos en Comodato. Bancos: Informe de Ejecución de recursos del Presupuesto Nacional. Jurídica: F-GJ-02-Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la República, F-GJ-04-Nuevas demandas y conciliaciones interpuestas por la Presidencia de la República, F-GJ-05-Fallos por procesos en contra de la Entidad, F-GJ-06-Fallos por procesos Impuestos por la Presidencia de la República.

6

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria?

5

Si, en lo relacionado con los recursos de donación de la Comunidad Europea estos recursos se incorporan al Presupuesto General de la Nación y por lo tanto al momento de efectuar los pagos éstos se realizan a la tasa de cambio del día del pago, informado por el Banco de la República. Todas las operaciones se encuentran registradas en el SIIF, soportadas en documentos fuente, lo cual permite una fácil y confiable medición monetaria.

7

Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?

5

Si, los soportes físicos son custodiados por el Grupo de Contabilidad durante 2 años y después son entregados al Grupo de Archivo y Correspondencia, y los soportes magnéticos están respaldados en el SIIF.

8

Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?

5 Si, los documentos que soportan el registro contable, describen el detalle de la transacción.

9

Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública?

5

Si, los manuales de funciones establecen los perfiles necesarios para ejercer los cargos del Grupo de Contabilidad, adicionalmente el grupo contable cuenta con funcionarios de amplia experiencia en el sector público.

10

Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad?

5

Si, los servidores públicos del Grupo Contable, conocen el Régimen de Contabilidad Pública, para ello cuentan con los ejemplares suficientes de consulta y adicionalmente con la Pagina Web de la Contaduría General de la Nación, en donde se encuentra igualmente este Régimen. Igualmente asisten a las capacitaciones que realiza la Contaduría General de la Nación.

12


GESTIÓN


11

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?

5 Si, cada hecho financiero esta soportado con: Órdenes de Pago, Facturas, contratos y demás documentos requeridos para su legalización.

12

Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?

5

Si, los soportes de los registros contables, contienen la información necesaria y suficiente que respalda la transacción efectuada. Dicho soporte obedece a los requerimientos legales, de manera que se constituye en hecho probatorio de la transacción efectuada.

13

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública?

5

Si, los hechos y transacciones financieras, automatizase encuentran parametrizados en el SIIF II, sin embargo los registros son analizados por las personal del Grupo de Contabilidad, y de considerar que no corresponden se hacen los ajustes del caso en comprobantes manuales.

Para el proceso de Identificación, la Entidad aplicó el Maco conceptual del Régimen de Contabilidad Pública, determinando la ocurrencia de los hechos, transacciones y operaciones a los procesos contables en materia de registro oficial de los libros y documentos soporte. En cuanto a las actividades de identificación se evidenciaron las siguientes Fortalezas.

La Entidad cuenta con un Sistema Integrado de Gestión de Calidad, en donde se encuentran documentados los Lineamientos y Procedimientos, que permiten un adecuado flujo de información entre el proceso contable y los demás procesos generadores de hechos, transacciones u operaciones susceptibles de ser reconocidos contablemente, a través de documentos soporte.

El Área Financiera en su Caracterización, Procedimientos y Formatos, tiene debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la Entidad y a los usuarios externos, los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable, así como los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable.

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la Entidad son de fácil y confiable medición monetaria, ya que se encuentran soportados con documentos idóneos, en medio magnético y/o físico los cuales detallan las transacciones.

El Grupo de Contabilidad cuenta con el recurso humano idóneo para el desarrollo de las actividades propias del área, apoyados con retroalimentación y auto capacitación al interior del equipo de trabajo, tienen suficiente conocimiento de las normas que regulan

13


GESTIÓN


la Contabilidad Pública y de la administración en general. El compromiso y disposición para la mejora continúa del equipo de trabajo que participa en el proceso contable, liderado por la servidora pública que dirige al área contable.

La Entidad en su estructura organizacional mantiene los grupos de trabajo en el Proceso de Gestión Financiera, lo que permite la comunicación entre los distintos actores que integran el proceso de gestión de recursos financieros y el aplicativo SIIF II.

Debilidades.

No se evidenciaron debilidades en esta etapa.

1.1.2 CLASIFICACIÓN. Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina su codificación según el catálogo general de cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. 1.1.2.1 - Conciliaciones de información. La Oficina de Control Interno, verificó que la información entre las áreas de presupuesto, pagaduría y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF II, por lo cual la información registrada es la misma para las tres áreas, sin embargo el grupo de contabilidad no ha obviado las conciliaciones, entre éstas áreas, las cuales se hacen con base en los saldos que arroja el Balance del SIIF II, lo que genera un control por parte de la Entidad. Así mismo el Grupo de Contabilidad realiza conciliaciones bancarias mensualmente, a las Cuentas Corrientes que tiene el DAPRE, con los bancos: Popular, Davivienda y Banco Agrario, las cuales se encuentran debidamente conciliadas y no presentan partidas pendientes de depurar a 31 de Diciembre de 2016, estas conciliaciones su original reposa en Pagaduría y una copia en Contabilidad. Las conciliaciones correspondientes a las Cajas Menores, son realizadas por cada uno de los responsables y aprobadas por el Ordenador del gasto. Para verificar lo anteriormente dicho, se solicitaron y revisaron las Conciliaciones de las Cuentas Bancarias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República- DAPRE, y se evidenció que se encuentran debidamente conciliadas a 31 de Diciembre de 2016, fecha de corte de este informe, se cuenta con seis (6) Cuentas Corrientes así:

SALDOS EN BANCOS A DICIEMBRE 31 DE 2016

Cuadro Nro. 01.

BANCO Nº CUENTA CONCEPTO SALDO A

DICIEMBRE 31/16 Banco Popular 04000075-4 Gastos de Personal 0,00

Banco Popular 05000094-2 Gastos Generales 716.946,80

Banco Popular 05000128-8 Acreedores Varios 0,00

Banco Agrario 0070-000583-2 Acreedores Varios 1.670.666,00

14


GESTIÓN


Banco Davivienda 01899267-7 Transferencias 0,00

Banco Davivienda 01899268-5 Inversión 0,00

TOTAL SALDO BANCOS 2.387.612,80 Fuente: SIIF II.

Esta cuenta, a 31 de diciembre de 2016 tiene un saldo de $2.387.612,80, en gastos generales por concepto de consignaciones efectuadas por venta de material reciclable a favor del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica un valor de $716.946,80 y en Acreedores varios, Banco Agrario (Que es para giro exclusivamente a beneficiarios de Fondo Paz que no tienen cuenta bancaria establecida) un valor de $1.670.666,00. De otra parte se pudo evidenciar que se envía trimestralmente oficios y correos a las Entidades con las cuales se tienen Operaciones Reciprocas, y que se hace seguimiento permanente a estos saldos. 1.1.2.2 - Actualización permanente y continuada. Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica tienen la formación necesaria, de tal manera que garantizan la debida identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, análisis, interpretación y comunicación de la información, para ello los funcionarios del proceso contable solicitan conceptos técnicos contables a la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las dudas que surgen en el desarrollo del proceso, las consultas se realizan a través de oficios, correos electrónicos y telefónicamente, igualmente se consultan los conceptos emitidos por la Contaduría General de la Nación, los cuales son publicados en la página Web de ésta Entidad. Los funcionarios del Proceso financiero han asistido a las siguientes capacitaciones: Seminario Taller Marco Normativo aplicable a las Entidades de Gobierno Capacitación Información Exógena. Ejecución presupuestal Vigencias Futuras. Ejecución presupuestal de Gastos. Constitución, ejecución y cierre de Caja Menor. Gestión de Tesorería. Liquidación y pago de deducciones. La ejecución de las actividades de Clasificación, se pudieron evidenciar en con el siguiente cuestionario:


1.1.2 CLASIFICACIÓN 5

14

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso

5

Si, los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo por los grupos de Presupuesto y Pagaduría son incorporados automáticamente a través del SII

15


GESTIÓN


contable? II, adicionalmente se registran todos los hechos reportados por las demás áreas proveedoras de información al Grupo de Contabilidad: Almacén, Jurídica, Nomina.

15

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas?

5

Si, los registros contables se efectúan de acuerdo a lo dispuesto en el catálogo de cuentas que se encuentra descrito en el Régimen de Contabilidad Pública.

16

Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública?

5

Si, los hechos y transacciones financieras, se registran con base en el Régimen de Contabilidad Pública, parametrizadas en el SIIF II, pero el Grupo de Contabilidad realiza reclasificaciones de ser necesario.

17

La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública?

5

SI, la clasificación de las transacciones, hechos y operaciones automáticos se encuentran parametrizadas en el SIIF, cumpliendo tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, sin embargo el Grupo de Contabilidad los analiza y de ser el caso realiza los ajustes necesarios.

18

El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación?

5 Si este se encuentra parametrizado en el SIIF II, y es actualizado cuando así se requiere.

19

Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas?

5

Si, los hechos, se registran con base en el Catálogo General de Cuentas, utilizando la cuenta y subcuenta adecuada y respectiva, de manera que los Estados Financieros reflejan la realizad de las operaciones.

20

Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?

5

Si, el Grupo de Contabilidad realiza conciliaciones bancarias mensualmente, a las Cuentas Corrientes que tiene el DAPRE, con los bancos: Popular, Davivienda y Banco Agrario, las cuales se encuentran debidamente conciliadas y no presentan partidas pendientes de depurar a 31 de Diciembre de 2016. Y las de Cajas Menores son elaboradas por cada uno de los responsables y aprobadas por el Ordenador del Gasto.

21 Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas?

5

Si, el Grupo de Contabilidad envía oficios y correos a las Entidades públicas con las cuales se tienen Operaciones Reciprocas, y hace seguimiento permanente a estos saldos.

La Entidad cumple con la clasificación propia de las cuentas en las cuales se registran los hechos, transacciones y operaciones de acuerdo con las características del Catálogo General

16


GESTIÓN


de Cuentas, se ejecutan periódicamente las conciliaciones de operaciones reciprocas así como se realizan conciliaciones entre áreas, se tienen al día las conciliaciones bancarias. De otra parte los funcionarios que hacen parte del proceso contable reciben actualización permanente. En cuanto a las actividades relacionadas con la clasificación, se tienen identificadas las siguientes Fortalezas:

Todos los hechos económicos realizados por la entidad son incluidos en el proceso contable y clasificados acorde con el catálogo de cuentas actualizado, por lo cual estas son adecuadas para la clasificación de las transacciones dentro del marco de la Contaduría General de la Nación, el SIIF II, cuenta con la parametrización establecida por la Contaduría General de la Nación la cual es analizada de acuerdo a las necesidades de la Entidad, se hacen las reclasificaciones de ser necesario.

Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias, las cuales no presentan partidas conciliatorias antiguas, al igual que se realiza circularización de saldos recíprocos mensualmente, haciendo seguimiento permanente a éstos saldos.

Las operaciones reciprocas, con la Entidad que se tiene el mayor número y valor de operaciones reciprocas es la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, con la cual se concilia mensualmente y al cierre de la vigencia no se presentan diferencias.

No se identificaron debilidades en la actividad de clasificación. 1.1.3- REGISTRO Y AJUSTES. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos, corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades procedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y reclasificaciones. 1.1.3.1-Depuración contable permanente y sostenibilidad. Se evidencio que el Grupo de Contabilidad, periódicamente efectúa análisis a las cuentas contables, con el fin de depurar la información. El Proceso de Gestión Financiera – Grupo de Contabilidad estableció en el SIGEPRE la Estrategia 3-Fortalecer la Elaboración de los Estados Financieros acorde a la Normativa vigente, con el fin de generar Estados Financieros confiables, comprensibles y relevantes para el envió oportuno a los órganos de control, para ello creo la actividad de Conciliar los saldos de las cuentas con la información reportada por las dependencias, estableciendo así los ajustes a que haya lugar, depurando los Estados Financieros con el fin de que éstos reflejen la realidad económica de la Entidad.

17


GESTIÓN


Con el fin de facilitar proceso de depuración contable se efectúa seguimiento puntual de los temas objeto de estudio a través de los Comités de Seguimiento de la Subdirección de Operaciones, saneamiento contable y baja de bienes, a través de los cuales la subdirección de operaciones establece las medidas que se deben seguir con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad económica de la Entidad. Es por ello que el DAPRE cuenta con el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable que fue creado mediante resolución 2880 del 16 de diciembre de 2010, derogada con Resolución 5042 de 2014 del 08 de octubre de 2014, la Secretaría Técnica del Comité fue modificada por las resoluciones 5564 del 15 de diciembre de 2014 y 1039 del 04 de diciembre de 2015. EL comité de baja de bienes creado mediante resolución 2968 del 23 de diciembre de 2010 y el Comité de Conciliación de procesos judiciales creado mediante resolución 2186 del 27 de septiembre de 2010. 1.1.3.2-Eficiencia de los sistemas de información. Los registros de la información financiera, económica, social y ambiental de la Entidad, se efectúan en forma segura y efectiva en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación, el cual está reglamentado en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Adicionalmente la información que por falencia de éste sistema no es Registrada en el mismo, se registra en los Sistemas complementarios, utilizados por la Entidad los cuales son: Aladino a través del cual maneja los inventarios y la depreciación en forma individual y el sistema Hominis para el manejo de Nómina. La ejecución de las actividades de Registro y Ajustes, se pudieron evidenciar en con el siguiente cuestionario:


1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES 4,91

22

Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad?

5

Si, la información entre las áreas de presupuesto, Pagaduría y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF II, por lo cual la Información registrada es la misma para las tres áreas, sin embargo el grupo de contabilidad no ha obviado las conciliaciones, entre éstas áreas y las demás que reportan información a contabilidad, la cual se realiza mensualmente

23

Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?

5

Si, los inventarios son tomados por el grupo de Recursos Físicos y los resultados se registran en los Boletines de Almacén los cuales son cruzados contra los registros contables.

18


GESTIÓN


24

Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas?

5

Si, los hechos, se registran con base en el Catálogo General de Cuentas, utilizando la cuenta y subcuenta adecuada y respectiva, de manera que los Estados Financieros reflejan la realidad de las operaciones. Por ser un sistema en línea, las transacciones obedecen a la revelación de los hechos económicos efectuados

25

Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?

5 Si, se efectúan análisis mensual a cada una de las cuentas del Balance.

26

Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar?

5

Si, las transacciones contables se efectúan en orden cronológico, con el consecutivo de comprobantes dado por el SIIF, el cual es automático.

27

Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros?

5

Si, en el aplicativo SIIF II se genera automáticamente el consecutivo de las transacciones y la revisión periódica de listados se realizó parte del área contable

28

Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas?

5

Si, la contabilidad del DAPRE se rige de acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación. Teniendo en cuenta que somos una Entidad del sector General.

29

El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente?

4

Si, la Contabilidad, Pagaduría y Presupuesto, opera en el Sistema Integrado SIIF II, de conformidad con lo establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, adicionalmente se tienen los aplicativos para el manejo de inventarios y de nómina, módulos que no tiene el SIIF, a los cuales la Entidad le ha realizado las mejoras necesarias para su mejor funcionamiento. Sin embargo el Modulo Contable aun presenta dificultades en su operatividad.

30

Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique?

5

Los cálculos correspondientes a los inventarios y bienes muebles, son adecuados, y se realiza a través del aplicativo Aladino el cual tiene parametrizados estos cálculos, de manera automática de acuerdo a la actualización realizada por el proveedor. Las Valorizaciones y el agotamiento de los bienes inmuebles, se efectúa conforme a norma, las provisiones, de nómina se realizaran de manera automática por el nuevo aplicativo Kactus.

31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos?

5 Si, todos los registros contables se encuentran adecuadamente soportados.

19


GESTIÓN


32

Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?

5 Si, manuales y automáticos a través del aplicativo (SIIF) consecutivamente.

33

Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?

5

Si, los libros de contabilidad son el reflejo de los registros contables, y se encuentran soportados con los respectivos comprobantes de contabilidad, tanto manuales como automáticos.

En cuanto al registro y ajustes de la información se elaboran los comprobantes de contabilidad los cuales afectan automáticamente los Libros, donde se puede evidenciar la consecuencia y confiabilidad de la información, así mismo se observa que el flujo de información es permanente y oportuno. En la actividad de Registro y Ajustes se evidenciaron las siguientes Fortalezas:

La información entre las áreas de presupuesto, pagaduría y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF II, por lo cual la Información registrada es la misma para las tres áreas, adicionalmente se tienen sistemas complementarios utilizados por la Entidad para aquellos módulos que no tiene el SIIF II, como el Aladino a través del cual maneja los inventarios y la depreciación en forma individual y el sistema Hominis para el manejo de Nómina.

El grupo de contabilidad realiza análisis mensual a las cifras del balance, realizando conciliaciones entre las diferentes áreas, determinando así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales se registran según lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

Las transacciones contables se efectúan en orden cronológico, con el consecutivo de comprobantes dado por el SIIF II.

Debilidades:

Aunque son debilidades que no dependen de la Entidad, el aplicativo del SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera), no cuenta con la implementación de los módulos de Inventarios, nómina.

1.2. ETAPA DE REVELACIÓN.

20


GESTIÓN


1.2.1- ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES. La Revelación es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable pública. El resultado muestra que una calificación de (5.00), que en la tabla de medición se manifiesta como ADECUADO. 1.2.1.1- Libros de contabilidad. De acuerdo con la revisión realizada por la OCI al Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, se estableció que los siguientes libros están a disposición, con corte a 31 de diciembre de 2016:

Libro Mayor de Saldos y Movimientos.

Libro Diario Consolidado.

Libro Auxiliar Detallado. Adicionalmente que la Entidad cuenta con los libros de contabilidad, principales (Libros Oficiales) Diario y Mayor y Balance, impresos que están debidamente actualizados y registrados de acuerdo con el Acta de Apertura del 02 de Julio de 1996, de los cuales se autorizaron 40.000 folios para el Libro Diario y 10.000 Folios para el Mayor y Balance, mediante Acta de registro de fecha 19 de septiembre de 2014, dando cumplimiento a la Carta Circular N° 009 de 1996, emitida por la Contaduría General de la Nación. Estos reposan en medio físico y se encuentran numerados y firmados, para la vigencia 2016 se utilizó del Folio 1687 al 1824 del Libro Mayor y Balance y del Folio 25.958 al 30.857 del Libro Diario, los auxiliares se encuentran en medio magnético, a través del SIIF, las cuentas auxiliares que se manejan son las establecidas por la Contaduría General de la Nación y se encuentran parametrizadas en el SIIF II. De otra parte se verifica que mensualmente el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, son publicados en la cartelera que se encuentra ubicada en la entrada principal y en la Página Web del DAPRE, que a la fecha de este informe se encuentran publicados estos Informes con corte a 31 de diciembre de 2016. 1.2.1.2- Elaboración de estados, informes y reportes contables. La Presidencia de la República, ha transmitido trimestralmente a la Contaduría General de la Nación a través del sistema CHIP, los Estados Financieros de manera oportuna, como se ha

21


GESTIÓN


evidenciado mediante consultas hechas por esta Oficina en el CHIP, a la fecha el último informe fue enviado el 15 de febrero de 2017, correspondiente al cuarto trimestre de 2016, como se pudo evidenciar mediante consulta. Adicionalmente éstos son publicados en la página web del DAPRE, como se puede evidenciar en el siguiente Link:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPresupuesto/Estados-Financieros- 201612.pdf.

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPresupuesto/Estados-Financieros-%20201612.pdf

http://www.chip.gov.co/schip_rt/index.jsf



22


GESTIÓN


23


GESTIÓN


Consulta: 16-02-2017 08:05 a.m.

24


GESTIÓN


Al analizar y comparar el Informe Contable presentado por el DAPRE a diciembre 31 de 2016, en el CHIP y la información contable registrada en el SIIF II, la OCI pudo evidenciar que es la misma. Con relación a las fechas de cierre estas son establecidas por la Contaduría General de la Nación y el Administrador del Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF del (Ministerio de Hacienda y Crédito Público), la OCI pudo evidenciar que de acuerdo a estas fechas trimestralmente el Coordinador del Grupo de Contabilidad establece sus fechas internas de cierre de manera trimestral para la vigencia fueron las siguientes:

FECHAS DE CIERRES ESTABLECIDAS CONTABIBLIDAD DAPRE VS. SIIF

MES FECHA LIMITE PARA

REGISTROS CONTABLES S/CONTABILIDAD

FECHA LIMITE PARA REGISTROS

CONTABLES S/SIIF.

ene-16 30 de marzo 28 de abril

feb-16 13 de abril 28 de abril

mar-16 27 de abril 28 de abril

abr-16 27 de mayo 28 de julio

may-16 29 de junio 28 de julio

jun-16 26 de julio 28 de julio

jul-16 26 de agosto 27 de octubre

ago-16 27 de septiembre 27 de octubre

sep-16 25 de octubre 27 de octubre

oct-16 28 de noviembre 30 de noviembre

nov-16 15 de diciembre 17 de diciembre

dic-16 10 de febrero/17 13 de febrero/17

La ejecución de las actividades de Elaboración de Estados Contables y demás informes, se pudieron evidenciar en el siguiente cuestionario:

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 5

1.2.1 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES

5

34

Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública?

5

Si, los libros de contabilidad se encuentran parametrizados en el aplicativo SII II, los cuales re rigen bajo los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación, estos se encuentran impresos en los folios registrados en acta conforme lo estable la Norma.

35

Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?

5

Si, las cifras presentadas de los Estados Financieros, son consistentes con las reportadas en los libros de contabilidad. Ya que estos son generados a través del SII II, de manera automática.

25


GESTIÓN


36

Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?

5

Si, del aplicativo SIIF II, las solicitudes de mantenimiento, se efectúan cuando las circunstancias así lo ameriten ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las cuales son atendidas, los aplicativos de Almacén y Nómina el área de Tecnologías de la Información de la Entidad realiza los mantenimientos requeridos. Para la vigencia 2016, la Entidad actualizó el sistema Aladino, automatizando los cálculos de depreciación, valoración y agotamiento. Adicionalmente se adquirió el sistema Kactus, para el manejo de la información de Talento humano, de donde se genera la nómina, lo cual optimizara el proceso.

37

Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información?

5

Si, los informes y reportes contables son enviados a los entes de control, con oportunidad de acuerdo a los plazos establecidos. Es así como se pudo evidenciar por esta oficina en cada uno de los trimestres de la vigencia 2016.

38

Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública?

5

Si, cumplen con los formatos establecidos para el cargue a través del CHIP, adicionalmente se elaboran el Word, las cuales son publicadas en la página web de la Entidad y se envían a la Contraloría y a la Comisión Legal de Cuentas.

39

El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde?

5

Si, están estructuradas de acuerdo a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública y detallan la información cualitativa y cuantitativa correspondiente.

40

Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?

5 Si, los saldos que se enuncian en las notas son los mismos saldos del Balance.

Una de las actividades de esta etapa es la elaboración de Estados Contables y demás informes que demuestren el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados contables, informes y reportes contables, los cuales contienen la discriminación básica y adicional necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas. Así mismo la Entidad debe lograr la oportuna elaboración de los estados contables, informes y reportes contables a los diferentes organismos de Inspección, vigilancia y control, conforme a lo establecido en Régimen de Contabilidad Pública. En la actividad de Elaboración de Estados Contables y demás Informes se evidenciaron las siguientes Fortalezas:

La Entidad cuenta con un Plan de contingencia en el cual se establecieron las actividades a desarrollar con el fin de reestablecer la información contable cuando el sistema SIIF NACIÓN no permita el acceso a la información del macro proceso contable

26


GESTIÓN


y así poder transmitir la información vía CHIP, en los plazos y con los requisitos establecidos por las Resoluciones 248 y 375 del 2007. Este se encuentra documentado en el Sistema de Gestión de Calidad de la Presidencia de la República SIGEPRE, en este se establecen entre otras tareas la de generar diariamente el reporte denominado “consulta saldos contables y auxiliares unidad/subunidad”, el cual se genera por el perfil consolidación – contable.

Los Libros de Contabilidad se encuentran debidamente registrados según los establece el Plan General de Contabilidad Pública; se tiene organizados y archivados los soportes documentales; se realiza la causación oportunamente, se registra correctamente todas las operaciones realizadas, como de igual forma se realizan los ajustes necesarios, para revelar razonablemente la información contable.

Los saldos reflejados en los Estados Financieros son concordantes con los saldos de los Libros y reportes generados por los módulos que alimentan el proceso contable. Las notas a los estados financieros son elaboradas por el funcionario responsable, aclarando las situaciones que así lo ameritan.

Los Estados Financieros son elaborados oportunamente, y enviados a la Contaduría General de la Nación, a la Contraloría General de la Republica y a los demás usuarios de información y organismos de inspección vigilancia y control, que así lo requieran.

Programación interna de fechas de cierre previstas para el registro de las operaciones contables.

1.2.2. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Para el análisis, interpretación y comunicación de la información, actividad que corresponde a la lectura que se hace de los Estados Contables, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las Entidades Públicas desde las perspectivas financiera, económica, social y ambiental. De tal manera, que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos teniéndose una calificación ADECUADO. La ejecución de las actividades de Análisis, Interpretación y comunicación de la Información, se pudieron evidenciar en el siguiente cuestionario:

1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 5

1.2.2 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

5

41

Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control?

5

Si, los informes y reportes contables son enviados a los entes de control, con oportunidad de acuerdo a los plazos establecidos, como esta oficina lo pudo evidenciar trimestralmente.

27


GESTIÓN


42

Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental?

5

Si, los estados financieros son publicados mensualmente en la cartelera que se encuentra ubicada en la entrada del Edificio Administrativo del DAPRE, por donde ingresa la ciudadanía. Adicionalmente, son publicados en la página WEB del DAPRE.

43

Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad?

5

No son pertinentes teniendo en cuenta que el DAPRE no opera con un criterio empresarial y no genera ingresos propios; adicionalmente el Régimen de Contabilidad Pública vigente no existe disposición alguna que obligue a las entidades públicas colombianas a preparar y suministrar a la Contaduría General de la Nación, a entidad pública alguna o a los órganos de control en particular información contable acompañada de análisis e interpretación, soportada en cálculos de indicadores financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad pública. Sin embargo el área financiera tiene establecidos cuatro indicadores que permiten medir la gestión, los cuales conllevan a reflejar la realidad financiera de la Entidad: (Presupuesto Ejecutado, Cumplimiento en la ejecución del PAC, Eficacia en los registros contables, Eficacia en el control de recursos asignados a las cajas menores)

44

La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?

5 Si, mediante las Notas a los Estados Financieros se interpretan, para una mejor comprensión por parte de los Usuarios

45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?

5

Si, la información contable, es presentada al Comité de Seguimiento que realiza la Subdirección de Operaciones, para la tomas de las acciones pertinentes, con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad Financiera, Económica y Social de la Entidad.

46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información?

5 Si, esta es generada siempre desde el Aplicativo SIIF II, por lo cual es la misma para cualquier usuario.

Se identificaron las siguientes Fortalezas:

Los Estados, informes y Reportes contables, son presentados dentro de las fechas establecidas por los órganos de control y vigilancia.

Publicación de los Estados Financieros y Notas explicativas en la página web del DAPRE, www.presidencia.gov.co., como en cartelera de fácil acceso a la comunidad.

http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0489_98.HTM#1





http://www.presidencia.gov.co/

28


GESTIÓN


El Proceso de Gestión Financiera cuenta indicadores que permiten medir las metas establecidas para el cumplimiento de su Plan de Acción.

Las Notas a los Estados Financieros permiten conocer la explicación sobre el contenido de las cuentas contables de mayor relevancia y su contenido es claro y conciso de acuerdo a la norma técnica.

La información contable y financiera siempre es la misma para los diferentes usuarios. Siempre que se solicita información es verificada por el área para cerciorarse que es la correcta.

No se presentaron debilidades en la etapa de Análisis, interpretación y comunicación de la información.

1.3. OTROS ELEMENTOS DE CONTROL. 1.3.1- ACCIONES IMPLEMENTADAS. 1.3.1.1- Actualización de los valores. Los avalúos de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad se efectúan atendiendo lo dispuesto en el procedimiento contable para el Reconocimiento y Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública y el lineamiento para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y su Fondo Cuenta. El puntaje obtenido en esta Etapa es de cinco punto cero (5,0). ADECUADO. La Entidad cada tres años avalúa sus bienes de acuerdo con las Normas establecidas por la Contaduría General de la Nación y lo concerniente en el lineamiento para el Manejo y control Administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.- DAPRE y su Fondo Cuenta, es así como se evidencia que el último avalúo que había realizado la Entidad se había llevado a cabo el 15 de diciembre de 2011, por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, y durante el presente año se realizó de nuevo el avalúo de los bienes de propiedad de la Entidad, a los inmuebles los efectúo el Instituto geográfico Agustín Codazzi, a las obras de arte la Fundación para la Conservación y Restauración del Patrimonio Cultural – FUNCORES y a los demás bienes los funcionarios de la Entidad de acuerdo con la normatividad vigente, el resultado fue el siguiente:

DESCRIPCION 31/12/2016 31/12/2015

Terrenos 24.891.727.954,00 29.037.059.853,00

Edificaciones 88.030.487.984,24 95.175.631.315,79

Muebles Enseres y Equipo de Oficina 6.433.333,03 6.433.333,03

29


GESTIÓN


Equipo de Comunicación y Computación 356.349.252,95 356.349.252,95

Equipo de Transporte 1.400.696.103,52 1.400.696.103,52

Obras de Arte 0,00 6.975.172.575,39

Total cuenta 1999 114.685.694.624,74 132.951.342.433,68

Como se puede observar en el cuadro anterior esta cuenta presenta una disminución, de $18.265.647.805,94, la cual se presenta por el retiro de la valorización de los terrenos de las sedes de la Hacienda Hato Grande y la Vicepresidencia de la República a la cuenta 1715 Bienes Históricos y Culturales por tener declaratoria de Bienes de Interés Cultural - BIC, e igualmente algunas obras de arte de la colección de propiedad de la Entidad. De acuerdo a la consulta realizada en SIIF II, los saldos a 31 de diciembre de 2016 son los siguientes:

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

CODIGO DESCRIPCION SALDO FINAL

1.6 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 42.074.209.274,28

1.6.05 TERRENOS 5.695.032.187,00

1.6.10 SEMOVIENTES 85.839.443,00

1.6.15 CONSTRUCCIONES EN CURSO 3.375.377.791,44

1.6.35 BIENES MUEBLES EN BODEGA 641.540.137,51

1.6.37 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS 3.142.605.221,66

1.6.40 EDIFICACIONES 29.297.421.810,54

1.6.55 MAQUINARIA Y EQUIPO 2.467.731.114,07

1.6.60 EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO 57.155.775,16

1.6.65 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 5.891.321.598,25

1.6.70 EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION 30.907.322.468,48

1.6.75 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION 24.249.891.274,18

1.6.80 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA 1.071.317.143,77

1.6.85 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) -62.635.864.978,52

1.6.95 PROVISIONES PARA PROTECCION DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)

-2.172.481.712,26

Los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se encuentran debidamente identificados e inventariados y asegurados en forma individual su control y administración está a cargo de Área Administrativo-Grupo de Recursos Físicos, quien cuenta con el aplicativo Aladino para la administración y gestión de los mismos dado que el SIIF II, no cuenta con el módulo de inventarios.

30


GESTIÓN


Se mantiene un registro de forma individual del costo de cada bien, de su depreciación, provisión o amortización, según corresponda, en bases de datos administradas Grupo de Recursos físicos. 1.3.1.2- Cambio de Representante Legal. La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que la última acta de Informe de Gestión de la Dra. Maria Lorena Gutierrez Botero de fecha 04 de mayo de 2016, por el periodo comprendido entre el 22 de junio de 2015 al 24 de abril de 2016, por cambio de Representante Legal, conforme lo Establece la Ley 951 de 2005 y el Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación: Capítulo IV. Procedimiento para la Elaboración del Informe Contable cuando se produzcan cambios de Representante Legal. La ejecución de las actividades de Otros elementos de control, se pudieron evidenciar en con el siguiente cuestionario:

1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

5

1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS 5

47

Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente?

5

Si, el mapa de riesgos del Proceso de Gestión Financiera se encuentra en el SIGEPRE, a los cuales se les hace seguimiento de manera trimestral.

48 Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable?

5 Si, la instancia es la Oficina de Planeación.

49

Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?

5

Si, trimestralmente se realiza el monitoreo de los riesgos en donde se evalúa la aplicación de los controles establecidos para cada uno de ellos.

50

Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?

5

Si, las actividades del proceso contable se encuentran adecuadamente segregadas para cada uno de los funcionarios, del Grupo de Contabilidad, y se encuentran documentadas en el Manual de Funciones y en el P-GF-07-Elaboracion y Presentación de los Estados Financieros.

51

Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?

5

Si, los registros contables se efectúan de acuerdo con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública, adicionalmente se tienen lineamientos y procedimientos los cuales se encuentran documentados en el SIGEPRE.

31


GESTIÓN


52

Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?

5

Si, de acuerdo a los lineamientos dados por la Oficina de Planeación todos los procedimientos se encuentran documentados en el SIGEPRE. Los cuales fueron actualizados en esta vigencia según análisis de cada una de los grupos que conforman el proceso contable.

53

Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?

5

Si, el flujo grama de la información se encuentra descrita en el procedimiento documentado en el Sistema de Gestión de la Calidad, P-GF-07-Elaboracion y Presentación de los Estados Financieros.

54

Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?

5

Si, el Grupo de Contabilidad, periódicamente efectúa análisis a las cuentas contables, con el fin de depurar la información. Adicionalmente se cuenta con un Comité de sostenibilidad contable, un comité de baja de y un Comité de Conciliación de Procesos, los cuales permiten llegar a la depuración a que haya lugar.

55

Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias?

5

Si, Los bienes se encuentran registrados adecuadamente en la contabilidad, en la base de datos Aladino y los, derechos y obligaciones se encuentran igualmente individualizados en el SIIF II.

56

Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública?

5

Si, Los registros de los costos históricos, se actualizan de acuerdo con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública y el Manual para el Manejo de Bienes documentado en el SIGEPRE.

57

Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad?

5

Si, el Área Financiera cuenta con un Grupo de Contabilidad, el cual está conformado por 5 servidores Públicos, quienes tienen la competencia para ejecutar las funciones asignadas por ley.

58

Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público?

5

Si, los servidores públicos que hacen parte del Grupo de Contabilidad, cumplen con el perfil de conformidad con el Manual Específico de Funciones del DAPRE. Este grupo cuenta con 5 funcionarios entre los cuales se tienen 3 Contadores Públicos, 1 Administrador de Empresas, 1 Técnico en Contabilidad del Sena, capacitados en el tema.

59

Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma

5

Si, mediante el Plan Institucional de Capacitación-PIC, establecido por la Entidad. Se da capacitación Constante, adicionalmente las dadas por la Contaduría General de la Nación y el Ministerio de

32


GESTIÓN


satisfactoria? Hacienda.

60

Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?

5

Si, el DAPRE como política, realiza empalme a los servidores públicos cuando se efectúan cambios en el cargo de Representante Legal. Para la Vigencia 2016 se realizaron los Informes Correspondientes.

61

Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?

5

Si, el cierre de la información contable, se encuentra descrito en los Manuales de procedimientos. La información a los diferentes clientes internos y externos, para efectos del cierre contable, es solicitada y reportada oportunamente. El contador programa las fechas para sus cierres internos.

62

Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?

5

Si, la documentación que soporta los registros contables, cumple con los requerimientos normativos y de Gestión de la Calidad, mediante las Tablas de Retención Documental.

Se identificaron las siguientes Fortalezas:

Se cuenta con un mapa de riesgos, los cuales se identifican teniendo en cuenta las Actividades Críticas de Control – ACC definidas en la caracterización del proceso, a partir de éstas el líder del proceso y su equipo de trabajo determinan los riesgos teniendo en cuenta lo establecido en los Lineamientos para la Administración del Riesgo, dado por el Proceso de Direccionamiento Estratégico y que para la vigencia 2016, fueron actualizados conforme a los nuevos Lineamientos dados.

En la Entidad, la administración del riesgo es un proceso liderado por la Alta Dirección con la participación y compromiso de todo el personal. La Alta Dirección designó al Jefe de la Oficina de Planeación como representante de la Dirección mediante Resolución 0575 de 2010, que es la instancia ante la cual se gestionan los riesgos.

El monitoreo de riesgos se realiza en primera instancia por el responsable del proceso y en instancias posteriores por las auditorías internas de calidad o de gestión programadas por la Oficina de Control Interno. La finalidad principal de estas es verificar las disposiciones de monitoreo y sugerir los correctivos y ajustes necesarios a los riesgos identificados.

Se efectúa análisis a las cuentas contables, con el fin de depurar la información. Para lo cual se cuenta con un Comité de sostenibilidad contable, un comité de baja de y un Comité de Conciliación, los cuales permiten llegar a la depuración a que haya lugar.

33


GESTIÓN


El P-GF-07-Elaboracion y Presentación de los Estados Financieros, evidencia la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable.

Se cuenta con un aplicativo llamado Aladino, en la cual los bienes, se encuentran debidamente individualizados mostrando tanto su costo histórico como sus valoraciones y/o depreciaciones.

La Entidad presenta los informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal.

No se presentaron debilidades en la etapa de Otros elementos de control. El contenido de la calificación de las preguntas del cuestionario con sus respectivas observaciones, es el mismo que se envió en línea a la Contaduría General de la Nación por el aplicativo CHIP el 23 de febrero de 2017 a las 18:35:08 p.m. Los valores calculados de los ítems del cuestionario, pueden variar, debido a que son calculados directamente por el aplicativo CHIP.

EVIDENCIAS DEL ENVIO

Fecha 2017-02-23 18:35:08

http://www.chip.gov.co/schip_rt/index.htm

34


GESTIÓN


AVANCES OBTENIDOS: Esta Oficina pudo evidenciar que la Entidad y el Aplicativo SIIF II, ha presentado mejoras relacionadas con:

La Entidad suscribió el contrato No 133-16 con la firma DIGIWARE DE GOLOMBIA S.A, el cual tiene por objeto adquisición, instalación, configuración, parametrización y puesta en funcionamiento de una plataforma de software para la Administración y Gestión Integral del Talento Humano, durante el año 2016 se realizaron paralelos de la liquidación de la nómina del mes de noviembre con el fin de comparar la razonabilidad de las liquidación efectuada, una vez cumplida esta etapa la nómina del mes de enero de 2017 será liquidada a través de este nuevo aplicativo denominado Kactus, lo cual genera mayor confiabilidad por cuanto no se generaran registros manuales en la liquidación de la nómina y el cálculo de las provisiones.

El Aplicativo ALADINO, fue actualizado por el proveedor para el cálculo de la depreciación automática, y para que permita registrar el valor de las valorizaciones o desvalorizaciones de los bienes, el Grupo de Recursos Físicos se encuentra realizando las pruebas respectivas a las nuevas funcionalidades.

La Entidad cuenta con un plan de acción en el cual se establecieron cada una

de las actividades que se deben desarrollar las áreas con el fin de preparar la

implementación del nuevo marco normativo hacia normas internacionales, el

cual está documentado en el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad –

SIGEPRE y teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación con

Resolución 693 de 2016, modificó el cronograma de aplicación del Marco

Normativo para Entidades de Gobierno, ampliando los plazos del Periodo de

preparación obligatoria hasta el 31 de diciembre de 2017 y el Primer periodo de

aplicación hasta el 31 de diciembre de 2018, la Entidad ajusto el Plan de Acción

Formulado, al cierre de la vigencia ampliándolo hasta 31 de diciembre de 2017.

En el año 2016 la Contaduría General de la Nación definió el atributo contable "40 Bienes y servicios causados", a través del cual se deben obligar las cuentas que han sido causadas manualmente, lo anterior con el fin de disminuir la elaboración de comprobantes de diario manuales.

Durante la vigencia 2016, el Proceso de Gestión Financiera realizó

actualización a los procedimientos y Lineamientos del área, y de ésta manera

se realizó aquellos cabios que de acuerdo a cada caso se consideró necesario.

35


GESTIÓN


Se actualizaron los riesgos de acuerdo a los nuevos lineamientos dados por el

Proceso de Direccionamiento Estratégico.

RECOMENDACIONES.

Partiendo de la definición de RIESGO CONTABLE según el cual significa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que tienen la capacidad de afectar el proceso contable y que, como consecuencia de ello, impiden la generación de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública y teniendo en cuenta el proceso de convergencia a Normas Internacionales de Contabilidad que emprendió la Entidad desde el 2016 y que continúa en el 2017, consideramos oportuno recomendar se adelante una evaluación a los riesgos del proceso contable a la luz de los factores propuestos por el numeral 3 del anexo a la resolución 193 de 2016; sobre el Procedimiento de Control Interno Contable, que deberá ser aplicado por las Entidades de Gobierno a partir de la vigencia 2018.

Continuar con el proceso de implementación de normas Internacionales de contabilidad para el 1 Sector Público, involucrando a todas las áreas relacionadas, para fortalecer la información que se cargará en los estados de apertura a realizarse durante la vigencia 2018.

Continuar con la solicitud de mejoras al aplicativo SIIF II, adicionalmente que se

continúe aplicando el Autocontrol que permita una mejora Continua.

Tener en cuenta el Subcomité de Control Interno como el instrumento que busca

facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten

valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad del Proceso; el

nivel de ejecución de su plan, detectar desviaciones, establecer tendencias y

generar recomendaciones para orientar las acciones de mejora.

Mantener el análisis de datos tanto de los indicadores como los registros del plan

de acción 2017, para que la calidad de la información de se mantenga.

36


GESTIÓN


Ahora bien, dando cumplimiento a los establecido en la Circular Externa Nro. 2013EE0009743, de la Contraloría General de la Nación, la Oficina de Control Interno pudo evidenciar: 1.- Desmonte de Sistemas Paralelos. “Para garantizar la convergencia, cohesión e integralidad del sistema es necesario dar estricto cumplimiento a lo previsto en el artículo 2.9.1.2.18 del Decreto 1068 de 2015, en cuanto a que las entidades no podrán adquirir ni mantener software financiero que contemple las mismas funcionalidades del SIIF Nación, que implique la duplicidad de registros de información presupuestal y contable”. Dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015, que en su Artículo 2.9.1.2.18, establece: “Restricciones a la adquisición y utilización de software financiero. Las entidades y órganos usuarios del SIIF Nación no podrán adquirir ningún software financiero que contemple la funcionalidad incorporada en tal aplicativo y que implique la duplicidad del registro de información presupuestal y contable”. La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que el DAPRE no cuenta con Software Financieros alternos, que impliquen la duplicidad de la información Presupuestal y Contable, por cuanto se encuentra operando dentro del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF II. 2.- Información de Contabilidad Presupuestal para Efectos de Rendición de Cuenta. “La Oficina de Control Interno deberá considerar e informar a la administración que la información y fecha que se utiliza a efectos de la rendición de cuenta a la CGR será la que se encuentre en la Plataforma SIIF, el 28 de febrero a las 23:59 horas. Dicha información debe estar contenida y ser conciliable, cuando haya lugar a ello, con los registros de la contabilidad financiera patrimonial presentada formalmente a la Contaduría General de la Nación CGN, sin perjuicio de la posibilidad de retransmisiones del módulo contable, posteriores a esa fecha, cuyos plazos serán definidos por la CGN mediante resolución”.

37


GESTIÓN


38


GESTIÓN


39


GESTIÓN


La Oficina de Control Interno, pudo evidenciar que la información correspondiente a la rendición de cuenta a la CGR, es la misma que se encuentra con registrada en la Plataforma SIIF II, la cual se reportó a la CGR el 2017-02-27, a las 14:20:19 p.m. 3.- Periodo de Transición, Constitución de Rezago y Límites de Reservas. 3.1- “Con la entrada en producción de la plataforma SIIF II para la totalidad de entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y una vez agotado el plazo establecido por el artículo 7° del Decreto 4836 de 2011, compilado mediante el artículo 2.8.1.7.3.2 del Decreto 1068 de 2015 y conforme a la Circular No. 062 de Cierre de la Plataforma SIIF, una vez constituido en forma definitiva el rezago presupuestal, es necesario verificar que este se haya constituido atendiendo la normatividad vigente, recogida en la Función de Advertencia emitida el 29 de noviembre de 2012 por este Despacho, en relación con la legalidad, requisitos y circunstancias que dieron lugar a su constitución como reservas y cuentas por pagar”. Conforme a los establecido en la Ley 1815 del 07 de diciembre de 2016, Capitulo III, Articulo 32 y 33 y en la Circular Externa 062 del 18 de noviembre de 2016, numeral 2 literales: e, f, j y k; emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las cuales establecen el 20 de enero de 2017, como último día para la constitución de las mismas. La oficina de Control Interno estableció que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cumplió con el plazo establecido, como lo pudo evidenciar en el Informe de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal correspondiente a la vigencia 2016. Adicionalmente conforme lo establece la Ley 1815 del 07 de diciembre de 2016, ARTICULO 32. “A través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF -Nación se definirá con corte a 31 de diciembre de 2016, las reservas presupuestales y cuentas por pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General de la Nación1”.

1 “Las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones, y las cuentas por pagar por la diferencia entre las

obligaciones y los pagos”.

40


GESTIÓN


Como resultado de estas diferencias la Entidad Constituyo sus Reservas y Cuentas por Pagar conforme lo establecido en cada una de las cuentas así:

RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2016

DESCRIPCION COMPROMISOS (1) OBLIGACIONES (2) RESERVA (1) - (2)

GASTOS DE PERSONAL 85.998.498.698,48 85.958.990.528,98 39.508.169,50

GASTOS GENERALES 41.035.544.882,46 39.853.643.210,54 1.181.901.671,92

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 174.709.764.226,97 114.294.517.681,62 60.415.246.545,35

TOTAL FUNCIONAMIENTO 301.743.807.807,91 240.107.151.421,14 61.636.656.386,77

INVERSION 63.553.187.466,43 61.638.401.289,72 1.914.786.176,71

TOTAL GENERAL 365.296.995.274,34 301.745.552.710,86 63.551.442.563,48

CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2016

DESCRIPCION OBLIGACIONES (1) PAGOS (2) CUENTAS POR PAGAR (1) - (2)

GASTOS DE PERSONAL 85.958.990.528,98 85.717.004.454,30 241.986.074,68

GASTOS GENERALES 39.853.643.210,54 35.703.786.323,81 4.149.856.886,73

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 114.294.517.681,62 82.525.081.633,82 31.769.436.047,80

TOTAL FUNCIONAMIENTO 240.107.151.421,14 203.945.872.411,93 36.161.279.009,21

INVERSION 61.638.401.289,72 38.485.453.803,80 23.152.947.485,92

TOTAL GENERAL 301.745.552.710,86 242.431.326.215,73 59.314.226.495,13

Esto teniendo en cuenta lo señalado en el penúltimo párrafo de la Circular Externa 015 del 17 de diciembre de 2013, expedida por la Contraloría General de la República, sobre la constitución y refrendación de las reservas vigencia 20162: De otra parte se pudo establecer la justificación de las reservas constituidas a diciembre 31 de 2016, así:

VALOR RESERVA JUSTIFICACION

1.066.182.481,60 Por parte del supervisor del contrato a diciembre 31 de 2016, no se allegó documentación para pago al Área Financiera.

33.974.825,83 Pendiente Acta de Liquidación

56.812.815.867,94 Se requiere continuidad en la prestación del servicio, contratos con vigencia futura.

3.272.399.340,76 Por estar inhabilitada en SIIF la transacción de obligar con 31 de diciembre en periodo de transición.

25.259.000,00 Observaciones al contratista, toda vez que el servicio contratado no había sido recibido a satisfacción

39.688.413,12 Se está a la espera de que la firma auditora Valencia y Falla entregue el informe de auditoría de presupuesto programa III, a la delegación de la Unión Europea quien debe proceder a aprobarlo.

2 “De igual forma, es preciso señalar que la información oficial y válida para el proceso de refrendación de las reservas será la que se obtenga de los registros de

los saldos y movimientos de la plataforma SIIF-Nación para las entidades de este ambiente, conforme al procedimiento y funcionalidad definida por la administración de dicha plataforma, con lo cual no se considerará información por fuera, ni la posibilidad de reaperturas de dicha plataforma”.

41


GESTIÓN


690.032.254,32

Dando cumplimiento al concepto emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de fecha noviembre 4 de 2011, en el cual se establece que saldos de contratos que está amparado con vigencias futuras se puede constituir y ejecutar en reserva presupuestal.

1.611.090.379,91 Contratos a los cuales se les realizó Prórroga.

63.551.442.563,48

3.2- La evaluación de Control Interno debe contemplar igualmente, el cumplimiento del artículo 3 del Decreto 4836/11, compilado en el artículo 2.8.1.7.6 del decreto 1068 de 2015 el artículo en el sentido de que “para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte del Confis o de quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras". Cumplimiento de lo establecido en el Articulo 3 del Decreto 4836 de 2011, compilado en el artículo 2.8.1.7.6 del decreto 1068 de 2015, el cual en su enciso 1 establece3

RUBRO PRESUPUESTAL AUTORIZADA

VIGENCIA 2017

GASTOS DE PERSONAL 1.908.840.822,00

GASTOS GENERALES 22.671.213.870,42

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 10.589.086.340,07

TOTAL FUNCIONAMIENTO 35.169.141.032,49

TOTAL INVERSION 37.728.899.026,00

TOTAL GENERAL 72.898.040.058,49

La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que la Entidad solicitó vigencias Futuras para la vigencia 2017, por valor de $72.898.040.058,49; con la debida autorización, conforme lo establece la Ley. 3.3- De acuerdo con lo ordenado en el artículo 9 de la ley 225 de 1995, se verificará que los reservas constituidas tanto en inversión como en funcionamiento no superen los topes allí establecidos. Cumplimiento a lo establecido en el Artículo 9 de la ley 225 de 1995, el cual dice4.

DAPRE - PORCENTAJES RESERVA PRESUPUESTAL CONSTITUIDA A DICIEMBRE 31 DE 2016

DESCRIPCION

APROPIACION DEFINITIVA

RESERVA PRESUPUESTAL

% RESERVA

GASTOS DE PERSONAL 87.642.169.500,00 39.508.169,50 0,05%

3 “Para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe contar previamente con una autorización

por parte del Confis o de quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras”

4 “En cada vigencia, el gobierno reducirá el presupuesto de gastos de funcionamiento cuando las reservas

constituidas para ellos, superen el 2% del presupuesto del año inmediatamente anterior. Igual operación realizará sobre las apropiaciones de inversión, cuando las reservas para tal fin excedan el 15% del presupuesto de inversión del año anterior”.

42


GESTIÓN


GASTOS GENERALES 42.881.056.000,00 1.181.901.671,92 2,76%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 176.583.100.000,00 60.415.246.545,35 34,21%

TOTAL FUNCIONAMIENTO 307.106.325.500,00 61.636.656.386,77 20,07%

INVERSION 68.316.067.272,00 1.914.786.176,71 2,80%

TOTAL PRESUPUESTO 375.422.392.772,00 63.551.442.563,48 16,93%

Como se puede observar en el cuadro anterior el DAPRE constituyo Reservas Presupuestales en Gastos de Funcionamiento por valor de $61.636.656.386,77, equivalentes al 20,07% de la Apropiación Definitiva para la Vigencia 2016, y en Gastos de Inversión $1.914.786.176,71, equivalente al 2,80% de la Apropiación Definitiva de la Vigencia 2016, con los cual se puede evidenciar que la Entidad supero los topes establecidos en la Ley 225 de 1995, en lo que se refiere a gastos de funcionamiento.

FONDO PAZ - PORCENTAJES RESERVA PRESUPUESTAL CONSTITUIDA A DICIEMBRE 31 DE 2016

DESCRIPCION



% RESERVA

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 171.670.800.000,00 60.066.323.144,35 34,99%


INVERSION 24.584.179.505,00 943.296.776,00 3,84%


DAPRE SIN FONDO PAZ - PORCENTAJES RESERVA PRESUPUESTAL CONSTITUIDA

A DICIEMBRE 31 DE 2016

DESCRIPCION



% RESERVA

GASTOS DE PERSONAL 87.642.169.500,00 39.508.169,50 0,05%

GASTOS GENERALES 42.881.056.000,00 1.181.901.671,92 2,76%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 4.912.300.000,00 348.923.401,00 7,10%


INVERSION 43.731.887.767,00 971.489.400,71 2,22%


Como se puede observar en los cuadros anteriores el tope en Gastos de Funcionamiento se supera por las reservas constituidas por el Fondo Cuenta, quien se encarga del apoyo logístico en el tema relacionado con el proceso de Paz. 4. Legalidad del proceso contractual que da origen a la constitución del Rezago. Dado el marco legal para la constitución de reservas y cuentas por pagar, sin perjuicio de situaciones de fuerza mayor que llevan a la prorroga y/o ampliación de contratos, la Oficina de Control Interno debe verificar y establecer todas aquellas situaciones que dieron lugar a dichas prórroga, principalmente aquellas que se presentaron en los últimos días de la vigencia fiscal mostrando un nivel de ejecución presupuestal que en realidad, por el escaso tiempo de ejecución se traduce en un mayor monto de reserva y

43


GESTIÓN


no en la entrega a satisfacción de bienes y servicios en funcionamiento e inversión en la vigencia que culmina. Esta Oficina pudo evidenciar que la Entidad justifico diez (10) contratos con prorroga, por un valor de $1.611.090.379,91, los cuales fueron llevados a Comité donde le Ordenador autorzó dicha prorroga, de estos seis (06) contratos por un valor de $ 1.085.488.963,66, equivalente a un 67,38%, corresponde a contratos celebredos en el último trimestre del año.. 5. Evaluación de las Pérdidas de Apropiación. Esta evaluación debe permitir establecer la consistencia, mediante indicadores que den cuenta objetivamente, de los resultados de la programación y ejecución presupuestal en los que se evidencie: 5.1. Monto de Pérdidas de Apropiación que no fue afectada con CDP.

PERDIDAS DE APROPIACION NO AFECTADAS CON CDP VIGENCIA 2016

DETALLE APROPIACION

DEFINITIVA C.D.P

ACUMULADOS

PERDIDA DE APROPIACION NO AFECTADA

POR CDP

% PERDIDA DE APROPIACION NO AFECTADA

POR CDP

GASTOS DE PERSONAL 87.642.169.500,00 85.998.498.698,48 1.643.670.801,52 1,88%

GASTOS GENERALES 42.881.056.000,00 41.364.056.454,46 1.516.999.545,54 3,54%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 176.583.100.000,00 174.893.460.439,97 1.689.639.560,03 0,96%

TOTAL FUNCIONAMIENTO 307.106.325.500,00 302.256.015.592,91 4.850.309.907,09 1,58%

INVERSION 68.316.067.272,00 63.561.611.234,43 4.754.456.037,57 6,96%

TOTAL GENERAL 375.422.392.772,00 365.817.626.827,34 9.604.765.944,66 2,56%

Como se puede observar en el cuadro anterior la Entidad de su Apropiación Definitiva en Gastos de Funcionamiento no fueron afectados con CDP $4.850.309.907,09, equivalente al 1,58%, de este porcentaje el 33,89% corresponde a Gastos de Personal, el 31,28% a Gastos Generales y el 34,84% a Transferencias; y para Gastos de Inversión $4.754.456.037,57, equivalente al 6,96%; lo que equivale al 2,56% en el total general esto es $9.604.765.944,66. 5.2. Monto de Pérdidas de Apropiación derivadas de Apropiaciones afectadas por CDP, que no se utilizaron en Funcionamiento e Inversión.

PERDIDAS DE APROPIACION AFECTADAS CON CDP NO UTILIZADOS VIGENCIA 2016

DETALLE APROPIACION

DEFINITIVA C.D.P

ACUMULADOS COMPROMISOS ACUMULADOS

PERDIDA DE APROPIACION

AFECTADA CON CDP NO

UTILIZADOS

% PERDIDA DE

APROPIACION AFECTADA CON CDP NO UTILIZADOS

GASTOS DE PERSONAL

87.642.169.500,00 85.998.498.698,48 85.998.498.698,48 0,00 0,00%

GASTOS GENERALES 42.881.056.000,00 41.364.056.454,46 41.035.544.882,46 328.511.572,00 0,77%

44


GESTIÓN


TRANSFERENCIAS CORRIENTES

176.583.100.000,00 174.893.460.439,97 174.709.764.226,97 183.696.213,00 0,10%

TOTAL FUNCIONAMIENTO

307.106.325.500,00 302.256.015.592,91 301.743.807.807,91 512.207.785,00 0,17%

INVERSION 68.316.067.272,0

0 63.561.611.234,4

3 63.553.187.466,4

3 8.423.768,00 0,01%

TOTAL GENERAL 375.422.392.772,00 365.817.626.827,34 365.296.995.274,34 520.631.553,00 0,14%

La Oficina de Control Interno puede observar que el DAPRE no utilizó $520.631.553,00, equivalente al 0,14%, de la Apropiación afectada con CDP, en Gastos de Funcionamiento $512.207.785,00, equivalente al 0,17% y de los Gastos de Inversión $8.423.768,00, de la Apropiación afectada con CDP, esto es el 0,01%. 5.3.- Cancelación Reservas que se constituyeron principalmente en el componente de Gastos de Inversión en el último trimestre de la Vigencia.

FECHA RUBRO CONTRATO VALOR

CANCELACION %CANCE-LACION

28/12/2016 204-5-1 THYSSENKRUPO ELEVADORES S.A. Contrato 222/14.

2.391.130,00 100,00%

28/12/2016 204-5-5 ITELCA S.A.S. Contrato 229/14. 2.492.287,84 31,09%

TOTAL GASTOS GENERALES 4.883.417,84 46,92%

16/10/2016 C-113-1000-5 CODENSA S.A. ESP. Contrato 122/15.

85.780.850,00 5,46%

12/12/2016 C-113-1000-5 JOSE ISRAEL TRIANA CARDENAS. Contrato de Obra 131/15.

1.319,70 0,00055%

TOTAL INVERSION 85.782.169,70 4,73%

TOTAL CANCELACION ULTIMO TRIMESTRE 90.665.587,54 4,97%

Como se puede observar en el cuadro anterior la Entidad cancelo Reservas Presupuestales en el último trimestre de la Vigencia 2016, por un valor de $90.665.587,54; en Gastos Generales $4.883.417,84 y en Inversión $85.782.169,70. 7. EVALUACIÓN DE LAS MEJORAS (SI APLICA)

N/A 8. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

8.1 Aspectos Conformes (N/A)

8.2 No Conformidades Reales (N/A)

45


GESTIÓN


8.3 No Conformidades Potenciales (N/A)

8.4 Oportunidades de Mejora (N/A)

9. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

Conforme a los rangos y criterios establecidos en la Resolución 357 de 2008, de la Contaduría General de la Nación, se evidencia que el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, refleja un criterio de evaluación de “ADECUADO” con una calificación de 4.99, indicando de esa manera que el Sistema de Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República- DAPRE, está siendo efectivo.

La Opinión de la Oficina de Control Interno sobre el resultado de la evaluación del sistema de Control Interno Contable, del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se evidencio, que cuenta con un proceso contable sólido, que incluye controles en sus diferentes etapas que garantizan la generación de información oportuna y confiable, existe un manejo apropiado en la clasificación y el registro de las operaciones, cumplimiento de las normas y principios de contabilidad, los cuales proporcionan una seguridad razonable con respecto a la efectividad y eficacia de las operaciones.

Informe de Control Interno Contable Correspondiente a...

Documents

Transcript of Informe de Control Interno Contable Correspondiente a...