INFORME AUDIRORIA

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“ Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación ”

INFORME N° 567-2015.CG/AFI-AF

AUDITORÍA A LOS ESTADOS PRESUPUESTARIOS Y ESTADOS FINANCIEROS A LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TOTOS, PROVINCIA DE CANGALLO, DEPARTAMENTO DE AYACUCHO.

PERIODO: 1 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

I. INTRODUCCION

1. ORIGEN DE LOS EXÁMENES

La Contraloría General de la República, de acuerdo a lo establecido en el

artículo 81" de la Constitución Política del Perú y en uso de las atribuciones

conferidas por el artículo 22", literal 0 de la Ley n°," 27785 de 22 de julio de

2002, "Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría

General de la República", dispuso mediante los Oficios n° 0048'l y 01151-

CG/DC de 30 de marzo y 8 de junio de 2015, el inicio de las acciones de

control previstas en el Plan Operativo Institucional de este 0rganismo

Superior de Control, La auditoría practicada a la Municipalidad Distrital de

Totos, periodo 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2014, corresponde

a una acción de control programada en el Plan Anual de Control año 2015

del órgano de Control Institucional de la Municipalidad Distrital de Totos.

2. NATURALEZA Y OBJETIVO DEL EXAMEN NATURALEZA

Auditoria Gubernamental que comprendió el proceso de integración y

consolidación de los estados financieros y presupuestarios del sector público

elaborados por la Dirección General de Contabilidad Pública - DGCP; del

estado de la deuda pública y del estado de tesorería preparados por la

Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público - DGETP; y el EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TOTOS PROVINCIA DE CANGALLO DESVIACION DE CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA LA ELABORACION DEL EXPEDIENTE TECNICO, EJECUCIÓN, Y SUPERVISIÓN DE LA OBRA “MEJORAMIENTO DEL SERVICIO EDUCATIVO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA TOTOS” PERIODO: 1 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

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seguimiento a las observaciones que afectaron a los dictámenes de la

Cuenta General de la Municipalidad Distrital de Totos del ejercicio anterior

Una auditoría comprende la ejecución de procedimientos para obtener

evidencia de auditoría sobre los montos y revelaciones en los estados

financieros y presupuéstanos. Los procedimientos seleccionados dependen

del juicio del auditor, que incluye la evaluación del riesgo de que dichos

estados contengan representaciones erróneas de importancia relativa, ya

sea como resultado de fraude o error. Al efectuar esta evaluación del riesgo,

el auditor toma en consideración el control interno pertinente de las entidades

en la preparación y presentación razonable de sus estados financieros y

presupuestarios a fin de diseñar procedimientos de auditoria de acuerdo con

las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la

efectividad del control interno de las entidades, Una auditoria también

comprende la evaluación de si los principios de contabilidad aplicados son

apropiados y si las estimaciones contables realizadas por las entidades son

razonables, así como una evaluación de la presentación general de los

estados financieros. Para fines de esta auditoria se ha considerado el

contenido de los informes de auditoría financiera emitidos por el Sistema

Nacional de Control respecto a los estados financieros y presupuestarios de

las entidades del sector público al 31 de diciembre de 2014.

La auditoría desarrollada tiene la naturaleza de un examen especial y tuvo

por objetivo la revisión y evaluación de adquisición de bienes, servicios y

obras, así como de los puntos de atención y la estructura de control interno

de la Sub Gerencia de Logística de la Municipalidad, por el periodo

comprendido desde el 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2014, con el

fin de verificar el grado de confiabilidad de los controles internos y la

correcta, eficiencia, eficaz, económica y transparente utilización de los bienes

y servicios. Asimismo, verificar que los recursos públicos hayan sido

adquiridos de conformidad con la política institucional y dispositivos legales

vigentes; así como la participación de los funcionarios y servidores públicos,

en dichos actos. EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TOTOS PROVINCIA DE CANGALLO DESVIACION DE CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA LA ELABORACION DEL EXPEDIENTE TECNICO, EJECUCIÓN, Y SUPERVISIÓN DE LA OBRA “MEJORAMIENTO DEL SERVICIO EDUCATIVO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA TOTOS” PERIODO: 1 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

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3. ALCANCE DEL EXAMEN

Los exámenes realizados correspondieron al período comprendido entre el 1

de enero del 2012 y el 31 de diciembre de 2013. Dichos exámenes se

realizaron de conformidad con las normas internacionales de auditoría

aprobadas por el Consejo Directivo de la Junta de Decanos de Colegios de

Contadores Públicos del Perú y la Directiva n° 005-2014-CG/AFIN aprobada

con Resolución de Contraloría n° 445-2014-CG de 3 de octubre de 2014, y

demás normas aplicables; consecuentemente, se realizaron comprobaciones

selectivas de las evidencias que respaldan las operaciones, registros y

documentación que se consideraron necesarias de acuerdo a las

circunstancias, y estuvieron referidas principalmente a los aspectos

siguientes:

Revisión de las operaciones y registros.

Revisión de la documentación de respaldo presentada por los

funcionarios y empleados de la Municipalidad Distrital de Totos,

provincia de Cangallo departamento de Ayacucho.

Revisión de los rubros de Caja y Bancos, Presupuesto, Gastos e

Ingresos, Obras públicas, Cuentas por Cobrar.

4. ANTECEDENTES Y BASE LEGAL

ANTECEDENTES:

La Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad - Ley n° 28708 de 12

de abril de 2006, y modificatorias, estableció el marco legal para dictar y

aprobar normas y procedimientos que permitan armonizar la información

contable de las entidades del sector público.

BASE LEGAL:

EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TOTOS PROVINCIA DE CANGALLO DESVIACION DE CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA LA ELABORACION DEL EXPEDIENTE TECNICO, EJECUCIÓN, Y SUPERVISIÓN DE LA OBRA “MEJORAMIENTO DEL SERVICIO EDUCATIVO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA TOTOS” PERIODO: 1 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

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Según el artículo 10°, Ley Municipal, los objetivos de la municipalidad son

los siguientes:

Planificar el desarrollo de sus circunstancias y ejecutar los planes

correspondientes.

Acordar su régimen de organización interior.

Administrar sus bienes y rentas.

Proteger el ecosistema municipal y el medio ambiente.

Racionalizar el uso y explotación de los recursos municipales, de

acuerdo con las prioridades establecidas y los programas de

desarrollo nacional.

El informe especial, en virtud del carácter de prueba pre constituida,

otorgada por el literal f) del artículo 15° de la citada Ley 27785 “Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la

Republica”, se emite como resultado del presente examen especial, de

acuerdo a los procedimientos establecidos en la normativa de control y con

el correspondiente sustento técnico legal; constituyendo elemento de

prueba para ser empleado en la investigación fiscal y/o proceso judicial

correspondiente.

5. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA MUNICIPALIDAD

La estructura organizacional de la institución pública Municipalidad Distrital

de Totos, está constituida de la siguiente manera:

Nivel Directivo : Miembro Municipal

Nivel Ejecutivo : Alcalde y Vice – Alcalde Municipal

Nivel de Apoyo : Secretario Municipal, tesorería, Director

Municipal de Justicia, Contadora Municipal, Unidad de

Administración Tributaria, Unidad Municipal Ambiental, Alcaldes y

Auxiliares.

6. FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PRINCIPALES


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Los funcionarios y empleados que fungieron durante el periodo examinado,

se detallan en el (Anexo 02)

7. ASUNTOS IMPORTANTES QUE REQUIEREN LA ATENCIÓN DE LA

AUTORIDAD SUPERIOR

Los hechos más importantes de la Auditoria Financiera y de Cumplimiento

Legal practicada a la Municipalidad Distrital de Totos, Provincia de

Cangallo, Departamento de Ayacucho, por los periodos del 01 de enero del

2012 al 31 de diciembre del 2013, y que requieren atención, por los cuales

se recomienda lo siguiente:

Ejecutar los proyectos conforme a lo presupuestado en el plan de

inversión aprobado por el Miembro Municipal, acatando las

disposiciones vigentes en relación a la ejecución de proyectos.

Liquidar conforme al reglamento interno de viáticos aprobado por el

Miembro Municipal, todos los anticipos por concepto de viáticos para

dar veracidad que los mismos se realizaron conforme a Ley.

Desarrollar mecanismos de control y custodia del efectivo manejado

en caja general y bancos, realizando arqueos de caja y conciliación

bancaria a diario, para establecer saldos reales en estas dos

cuentas.

Todos los funcionarios y empleados que toman decisiones y

administran los recursos y bienes del Estado deben de presentar la

Declaración Jurada de Bienes.

Establecer una fecha dentro de cada mes, para realizar los depósitos

de los Ingresos Corrientes, que los contribuyentes pagan por los

diferentes impuestos y tasas, en la institución bancaria donde se

maneja la cuenta de ingresos corrientes y los mismos que deben ser

depositados íntegramente.

Elaborar un auxiliar de órdenes de pagos del cual debe de coincidir

con las órdenes emitidas en el mes y este debe de ser comprobado EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TOTOS PROVINCIA DE CANGALLO DESVIACION DE CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA LA ELABORACION DEL EXPEDIENTE TECNICO, EJECUCIÓN, Y SUPERVISIÓN DE LA OBRA “MEJORAMIENTO DEL SERVICIO EDUCATIVO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA TOTOS” PERIODO: 1 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

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con el reporte mensual que genera el sistema, para que se esté

seguro que los gastos emitidos son los mismos que se reportan.

Adquirir materiales y suministros con empresas que generan facturas

fehacientes y que estén constituidas legalmente en el país.

Elaborar conciliaciones bancarias diariamente.

Mejorar el sistema de control interno, realizar arqueos de fondos e

informar sobre las diferencias, depositar el efectivo recaudado a

diario en la cuenta bancaria de la institución, elaborar un expediente

para cada obra o proyecto a ejecutar, evitar dejar espacios en blanco

en los libros de actas.

II. CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD


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Señores:

Miembros de la Municipalidad Distrital de Totos

Departamento de Ayacucho

Su Oficina.

Hemos auditado los ingresos y gastos del presupuesto ejecutado de la Municipalidad Distrital de Totos, Provincia de Cangallo, Departamento de Ayacucho, correspondiente a los periodos comprendidos entre el 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre del 2013, de la cual emitimos nuestro informe. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre dichos estados presupuestarios basada en nuestra auditoria en cumplimiento de las Normas internacionales de Auditoria aprobadas por el Consejo Directivo de la Junta de Decanos de Colegios de Contadores Públicos del Perú y la Directiva n° 005-2014-CG/AFIN aprobada con Resolución de Contraloría n° 445-2014-CG de 3 de octubre de 2014. Tales normas requieren que cumplamos con requisitos éticos y planifiquemos y realicemos la auditoria pan obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores materiales. El examen se basó en comprobaciones selectivas de las evidencias que respaldan la información y los importes presentados en dichos estados. Consideramos que la evidencia de auditoria que hemos obtenido constituye una base razonable para fundamentar nuestra opinión. Los resultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron algunos incumplimientos a la Ley Orgánica del Tribunal Superior de Cuentas y su Reglamento, Ley de Municipalidad y su Reglamento, Ley del Equilibrio Financiero y Protección Social.De nuestras pruebas de cumplimiento legal indican que con respecto a los rubros examinados a la Municipalidad Distrital de Totos, Provincia de Cangallo, Departamento de Ayacucho, no ha cumplido en todos los aspectos más importantes con esas disposiciones.

Ayacucho, 25 de Noviembre de 2015.

---------------------------------------- Cesar Humberto Morales Jefe de Sociedad Auditora

DESVIACIÓN POR INCUMPLIMIENTO A NORMAS, LEYES, REGLAMENTOS, PRINCIPOS CONTABLES U OTROS


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1. EL RUBRO CUENTAS POR PAGAR REFLEJA UN SALDO DE S/.

16,960.00. POR DEFECTO, DEBIDO A QUE NO SE APLICO EL TIPO DE

CAMBIO DE LA MONEDA EXTRANJERA A MONEDA NACIONAL.

Como resultado de la revisión de la composición del saldo de cuentas por

pagar y de la circularización de cartas a los proveedores se ha determinado

que no se han contabilizado la diferencia de cambio de la Póliza de

Importación, por lo que el saldo final de esta cuenta presenta una diferencia

de S/.16,960.00.

Así mismo, se observa que no existe un control eficaz y eficiente con

respecto al manejo de los documentos fuente que sustentan el pago de la

obligación contraída con los proveedores.

A continuación se presenta la documentación:

PÓLIZA DE IMPORTACIÓN

CONVERSIÓN SEGÚN TIPO DE

CAMBIODIFERENCI

AFECHA

Nº Póliza de

ImportaciónCLIENTE

IMPORT

E

$

IMPORTE

$T/C

IMPORTE

S/.

30/04/201

3

005 –

0010029

Municipalidad

Distrital

De Totos 10,000.00 10,000.00 2.696 26,960.00 16,960.00.

Al respecto se infringió las siguientes normas:

NIC 21 - Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la

moneda extranjera, (Versión 2010 oficializada en Perú, vigente a partir del

01.01.2012), la cual establece en Información, en moneda funcional,

sobre las transacciones en moneda extranjera Reconocimiento inicial en

el número 21: “Toda transacción en moneda extranjera se registrará, en el

momento de su reconocimiento inicial, utilizando la moneda funcional,

mediante la aplicación al importe en moneda extranjera, de la tasa de

cambio de contado a la fecha de la transacción entre la moneda funcional y

la moneda extranjera”.


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Como consecuencia de esta situación se produce una distorsión en la

información contenida en los Estados Financieros al 31 de diciembre del

2013, por cuanto no refleja el saldo real en Cuentas por Pagar.

Esta situación se debió a un descuido en el desempeño de sus funciones

del área de Contabilidad, al no haber realizado las verificaciones y

conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas de manera

periódica, para así determinar y enmendar cualquier error u omisión que se

haya cometido en el procesamiento de datos.

CPC. Héctor Gutiérrez Durand, Contador General del Municipio

Distrital de Totos, periodo de gestión (enero 2009 a la fecha), se le

comunico la desviación de auditoría, y mediante Carta, del 22 de Junio de

2013, informa lo siguiente: “Efectivamente, las Póliza de Importación, fueron

entregadas a la oficina de Contabilidad, sin embargo estas llegaron a mi

despacho recién los primeros días del mes de abril del año 2013, por lo que

se tuvo dificultad para su corrección, debido a que su registro lo realizó solo

el auxiliar contable.

Evaluación:

Efectivamente, es función del Contador General registrar los documentos

sustentatorios oportunamente; sin embargo no se le imputa responsabilidad

administrativa, debido a que el documento no fue recepcionado en la fecha

correspondiente.

RECOMENDACIÓN N° 01

AL ÁREA DE CONTABILIDAD DEL MUNICIPIO DISTRITAL DE TOTOS,

PROVINCIA DE CANGALLO, DEPARTAMENTO DE AYACUCHO.

Implementar controles que permitan minimizar la ocurrencia de los errores respecto

al registro de los documentos en dólares, a fin de minimizar errores. EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TOTOS PROVINCIA DE CANGALLO DESVIACION DE CUMPLIMIENTO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN PARA LA ELABORACION DEL EXPEDIENTE TECNICO, EJECUCIÓN, Y SUPERVISIÓN DE LA OBRA “MEJORAMIENTO DEL SERVICIO EDUCATIVO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA TOTOS” PERIODO: 1 DE ENERO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014

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Corregir el registro de la Póliza de Importación realizando los ajustes

correspondientes y refleje en los Estados Financieros.

2. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Al evaluar al área de activos fijos, se comprobó que los muebles y enseres

que posee la Municipalidad Distrital de Totos, no vienen realizando su

correcta depreciación de acuerdo al Instructivo Contable 02, Ley N° 24680,

Resolución CNC. N° 010-97-EF/93.01, Resolución N° 005-94-EF/93.01 DEL CNC.

AÑO DEPRECIACIÓN

SEGÚN LA

MUNICIPALIDAD

DEPRECIACIÓN

SEGÚN

AUDITORIA

DIFERENCIA

2013 748,767.00 1, 606,528.00 857,761.00

DEPRECIACIONES:

Edificios 3%

Infraestructura Pública 3%

Maquinaria, Equipo y otras Unidades para la Producción 10%

Equipo de transporte 25%

Muebles y enseres 10%

Para la determinación de un bien como activo fijo, se deberá tener en

cuenta los siguientes factores concurrentes:

Que su vida útil sea mayor a un año.

Que sea destinado para uso de la entidad.

Que este sujeto a depreciación, excepto los terrenos.

Que su valor monetario sea mayor a 1/8 de la uit vigente a la fecha

de su adquisición.

Sobre el particular el 25 de setiembre del 2014 el señor Lic. Moisés Quispe

Joledano, alcalde municipal manifiesta “los cálculos de depreciación

practicados durante el periodo a los activos fijos de la Municipalidad, cuenta

con inconveniencias por razones de haber realizado un cambio de personal


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por motivos de inasistencias, por otro trabajador que estuvo ejerciendo

como practicante en la Municipalidad”.

En consecuencia de lo anterior, al no contar con un profesional con

experiencia, se corre el riesgo de las tomas de decisiones de la gerencia

puedan ser afectados y como también el valor de los muebles y enseres no

cuentan con actualizaciones correctivas.

RECOMENDACIÓN N° 02: AL MIENBRO DE LA MUNICIPALIDAD

DISTRITAL DE TOTOS.

Proceder a la actualización de depreciación según la Ley de los bienes,

muebles y enseres (Instructivo Contable 02, Ley N° 24680, Resolución CNC. N°

010-97-EF/93.01, Resolución N° 005-94-EF/93.01 DEL CNC.), propiedad de la

Municipalidad Distrital de Totos, mediante la aplicación correcta de los porcentajes,

con el propósito de asegurar que los activos fijos de la municipalidad estén

calculados las depreciaciones correctas, para generar confianza en la toma de

decisiones de la alta dirección.

3. De la evaluación realizada a la documentación sustentatoria de la

DESVIACIÓN DE CUMPLIMIENTO “En el pago a los postores Consorcio

San Martin, integrado por la cía. Industrial San Martin de Porres S.R.L., y

Edgar Allan Guzmán Valdivieso, en adelante el “Consorcio”, para la obra

“Mejoramiento del Servicio Educativo Totos; provincia de Cangallo –

Ayacucho”, para cuyo efecto la Municipalidad, suscribió con el Consorcio,

el Contrato N° 072-2014-GAYF-SGLS de 26 de octubre de 2014, por el

importe de S/. 135,073.27 (ciento treinta y cinco mil setenta y tres con

27/100 nuevos soles); se ha determinado que la inacción, falta de monitoreo

y supervisión de parte de funcionarios y/o servidores de la municipalidad en

la ejecución contractual del citado contrato, así como inadecuado deductivo

aplicado en valorización de obra, debido a la falta de aprobación,

conformidad, control de horas maquina e inexistencia del cuaderno de obra,


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habría ocasionado perjuicio económico a la entidad por el importe de S/.

59,200.00 (cincuenta y nueve mil doscientos nuevos soles).

El detalle de los hechos es como se indica a continuación.

El Comité especial, mediante Acta de fecha 15 de octubre de 2014 (anexo

N° 02), adjudico al Consorcio, la buena pro de la adjudicación de menor

cuantía N° 041-2014-MDC.CEP II convocatoria a suma alzada – derivada

de la ADS N° 029-2014-MDC-CEP, contratación del servicio de alquiler de

maquinaria y equipo para la obra “Mejoramiento del servicio educativo

Totos provincia de Cangallo – Ayacucho, por el importe de S/. 135,073.27

(ciento treinta y cinco mil setenta y tres con 27/100 nuevos soles); cuyo

valor referencial fue por el mismo monto, el cual incluye los impuestos de

Ley y cualquier otro concepto que incida en el costo total del mismo, con

precios vigentes al mes de setiembre de 2014, con cargo a la fuente de

financiamiento de Recursos Determinados; conforme lo establecen los

papeles de trabajo.

III. RECOMENDACIONES

AL TITULAR DE LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE TOTOS-

CANGALLO.

Autorizar a la Procuraduría Publica Municipal encargada de los

asuntos judiciales de la Municipalidad Distrital de Totos, para que en

nombre del Estado interponga las acciones legales que correspondan

contra los presuntos responsables comprendidos en el numeral IV del

Informe Especial.

IV. CONCLUSIONES

Considerando las observaciones expuestas en el presente Informe, se

ha llegado a las siguientes conclusiones:


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Los controles internos en la municipalidad para la custodia contable de

los bienes que conforman el componente inmueble, maquinaria y

equipo, no permiten verificar la razonabilidad del saldo neto presentado

en los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2013.

No existe un control eficaz y eficiente con respecto al manejo de los

documentos fuente que sustentan el pago de la obligación contraída con

los proveedores.


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