IN THE HIGH COURT OF SOUTH AFRICA 

NATAL PROVINCIAL DIVISION

REPORTABLE

Case no: 5224/08

In the matter between:

GAYDON MOTOR SPARES (PTY) LTD APPLICANT

VsMINISTER OF SAFTY AND SECURITY & 2 OTHERS RESPONDENTS

JUDGMENT

MADONDO J

INTRODUCTION

[1] This is an urgent application for an order in the following terms:

2.

(a) Interdicting   and   restraining   the   first   respondent   from   procuring, 

alternatively   further   procuring,   spare   parts   and   tools   for   SAPS 

vehicles in the Provinces of KwaZulu­Natal and the Eastern Cape, 

except from;

(i) the applicant, in KwaZulu­Natal;

(ii) the   third   respondent   under   an   existing   month­to­month 

contract with the first respondent, in the Eastern Cape;

b) Interdicting and restraining the second and third respondents from 

supplying and delivering spare parts and tools for SAPS vehicles in 

the provinces of KwaZulu­Natal and the Eastern Cape (except for 

supplies  and  deliveries  by   the   third   respondent  made  under  an 

existing month­to­month contract in the Eastern Cape);

pending the delivery by the first respondent of the reasons for, and the 

record of, and thereafter pending the final outcome of any application to 

be brought by the applicant (within the time limit in paragraph 4 below) for 

review   of,   a   decision   (“the   decision)   to   award   bid   number 

Q19/1/9/1/45TV(07): Supply and delivery of spare parts and tools for all 

SAPS vehicles for a period of three years nationally in accordance with 

SAPS specification SAPS2456/07 (“the tender”) to the second and third 

respondents;

c) Ordering   the   first   respondent   to   deliver   written   reasons   for   the 

decision,  together with a record of   the decision,   to  the applicant 

within ten days of the date of this order;

d) That   the   first   respondent,   jointly   and   severally   with   such   other 

respondent(s)   who   oppose   this   application,   pay   the   applicant’s 

costs;

e) Further or other relief.

3.

That paragraph 2(a) and (b) hereof operate as an interim interdict  with 

immediate effect.

4.

That the applicant institute proceedings for review of the decision within 

twenty days of the delivery of the reasons and record, contemplated by 

paragraph 2(c) above, by  the first   respondent,   failing which the  interim 

interdict in paragraph 3 above shall lapse.

2

[2] The applicant is Gaydon Motor Spares (SA) (Pty) Limited, a company with 

limited  liability  duly   incorporated and  registered  in  accordance with   the 

company laws of South Africa, which has its main administrative office at 

63 Milne Street,  Durban,  KwaZulu­Natal.   Its   registered office   is  at  102 

Essenwood Road, Durban, KwaZulu­Natal. 

[3] The first respondent is the Minister of Safety and Security, cited herein in 

his official capacity as representative of the South African Police Services 

(“the  SAPS”)   who  has  his   address   for   the   purpose  of   service   of   this 

application   at   care   of   the   State   Attorney,   6th  Floor,   Metropolitan   Life 

Building, 391 Smith Street, Durban, KwaZulu­Natal.

[4] The second respondent is All Parts (Pty) Limited, a company with limited 

liability duly incorporated and registered in accordance with the company 

laws of South Africa, which carries on business as a supplier of motor 

vehicle parts at 103 Smith Street, Durban, KwaZulu­Natal.

[5] The third respondent is Auto Parts (Pty) limited,   a company with limited 

liability duly incorporated and registered in accordance with the company 

laws of South Africa, which carries on business as a supplier of motor 

vehicle parts under the name Autozone at 111 Mimetes Road, Denver, 

Johannesburg, Gauteng.

3

FACTUAL BACKGROUND

[6] During August 2007 the head office of South African Police Service (the 

SAPS) in Pretoria invited tenders for the supply and delivery of spare parts 

and tools for its fleet of motor vehicles throughout the Republic of South 

Africa   (the  Republic).  The  tender  was advertised and published  in   the 

Government   Tender   Bulletin   on   31   August   2007   under   Ref   Q 

19/1/9/1/45TV(07). The closing date for the sub mission of tenders was 11 

October 2007. However, the closing date was later extended to 11 March 

2008.

[7] The tender process was regulated by the Constitution of the Republic of 

South   Africa   Act,   108   of   1996   (the   Constitution),   the   Public   Finance 

Management   Act,   No1   of   1999   (PFMA)   the   Treasury   Regulations 

promulgated   under   the   PFMA   and   the   Supply   Claim   Management 

Guidelines   and   Policy.   Five   companies   tendered   for   the   supply   and 

delivery of the spare parts and tools to the SAPS.

[8] The   applicant   only   tendered   for   the   provinces   of   KwaZulu­Natal   and 

Eastern Cape respectively. The second respondent only tendered for the 

province   of   KwaZulu­Natal.   The   third   respondent   tendered   for   all   the 

provinces   in   the   Republic.   Midas   Group   (Pty)   Ltd   tendered   for 

Mpumalanga,  Western Cape,  KwaZulu­Natal,  Free State and Gauteng. 

4

Mogwele   Trading   381(Pty)   Ltd   tendered   for   Gauteng,   Eastern   Cape, 

Mpumalanga, KwaZulu­Natal and Limpopo.

[9] The   awarding   of   the   tender   is   not   a   decision   of   an   individual.   Two 

committees,  namely;  Bid  Evaluation  Committee  (the  BEC)  and  the Bid 

Adjucation Committee (the BAC) are in charge of the tender process. The 

BEC evaluates tenders in accordance with the mandatory requirements 

and evaluation criteria set out in the special conditions of the tender.

[10] The BEC, consisting of panel members, evaluated the tenders submitted 

by the said  five tenderers  in accordance with clauses 8 and 12 of  the 

special conditions of the tender and recommended to the BAC that the 

second and third respondents be awarded the tender. The second and 

third   respondents  had  scored   the  highest   total   points  and  met  all   the 

requirements of the tender. 

[11] On 28 February 2008 the BAC awarded the tender to the second and third 

respondents,   such   award   was   published   in   the   Government   Tender 

Bulletin on 7 March 2008.

[12] It is the practice of the SAPS, with regard to tender process, to advertise 

the   invitation   for   tenders   as   well   as   the   outcome   thereof   in   the 

Government   Tender   Bulletin.   Only   successful   bidders   are   notified   in 

5

writing   of   the   acceptance   of   the   tender.   It   is   only   in   exceptional 

circumstances, the invitation for a tender is published in the newspapers. 

It  was expected of  the applicant  to  learn of  the outcome of  the  tender 

process from the Government Tender Bulletin. 

[13] Prior to the tender the applicant had been rendering similar services to the 

first   respondent  on   two   year   contract  which  endured  until   31  October 

2007. In fact the contract had been awarded to Gaiete Investments (Pty) 

Ltd,   a   company   in   which   the   applicant   holds   50%   of   the   shares,   by 

consent   between   the   applicant   and   the   other   shareholder   in   Gaiete 

Investments   (Pty)  Ltd,  Midway Two Contractors   (Pty)   ltd,   the applicant 

performed the services required by the SAPS under the contract. After 31 

October  2007  the  then existing contract  was extended on a month­to­

month basis pending a decision on the tender.  

[14] 06 March 2008 the applicant, acting through its attorney, directed a letter 

to   Director   Fourie   of   the   SAPS,   Pretoria,   enquiring   about   the   tender 

award. The relevant parts read as follows:

“4. Our   client   has   heard   rumours   that   the   tender   has   been   awarded   to Autozone for all areas in South Africa, save for KwaZulu­Natal  where the tender has been awarded to a company known by the name Allparts.

5. Our client has endeavoured to ascertain from your representatives whether  this  is  in fact  true and what  is  the current status of  the matter as our client is presently providing services to you.

6. Therefore, at the outset, we ask of you the following;

6

6.1 has the tender been awarded or not;6.2 to whom and for what regions has the tender been awarded.

7. If  our  client  has not  been awarded  the   tender   in   respect  of   the Eastern Cape and KwaZulu­Natal regions, then our client is entitled to reasons for your decision. This is in terms of the Promotion of Administrative of Justice Act No. 3 of 2000 and we ask that you comply with your obligations  in terms of the act and provide our client with written reasons.

8. We also invite you to advise us whether there exists an internal appeal process for the decision in regard to the tender.

9. In terms of the Preferential Procurement Policy Framework Act No. 5 of 2000, a points scoring system is applicable in the determination of state based tenders and this is evidenced from the tender documents which you have issued in the matter.

10. Accordingly, our client needs to know:10.1.1 what points is scored;

10.1.2 what points Autozone scored, specifically  in relation to the Eastern Cape region;

10.1.13 what points Allparts scored for the KwaZulu­Natal region.

10.2 In providing the above information you must include a breakdown of the prices that each party tendered with an indication as to the nature, quality and warranties of each product that was to be supplied.

11. Our client is entitled to the above information and to access to the tenders by Autozone (for the Eastern Cape region) and Allparts (for the KwaZulu­Natal region) in terms of the Promotion of Access to Information  Act,  as  well  as   in   terms of  several  decisions  of   the Supreme Court of  Appeal. See  Transnet Ltd and Another vs SA Metal Machinery Company (Pty) Ltd 2006(6)  at 285.

12. In summary we need to know who has been awarded the tender and why. We also need access to the various tenders and all the documents underpinning the tender decision.

13. Please treat as URGENT and in the interim all our client’s rights are fully reserved. “

[15] To this letter, Director MC Mogosetsie, Section Head: Bid Management, 

replied in a letter dated 11 March 2008 as follows:

7

“Please take note that the matter is receiving attention. You will be informed of any progress made.”

[16] On 13 March 2008 the applicant,   through its attorney, directed another 

letter, to the first respondent stating that it had seen in the Government 

Gazette dated 7 March 2008 that the tender for the supply and delivery of 

spare parts and tools for a period of three years had been awarded to the 

second respondent  in KwaZulu­Natal  and for all  other provinces to  the 

third respondent. In such letter the applicant reiterated its request for the 

reasons for awarding the tender to the second and third respondents, and 

demanded access to information relating to the points the applicant and 

the second and third respondents scored in the tender process, and the 

comparable prices tendered by the second and third respondents for the 

provision of the relevant services.

[17] The applicant  also  expressed concern  that   the   tender  award  might  be 

fundamentally   flawed.   As   a   result,   the   applicant   asked   the   first 

respondent’s   undertaking   that   until   it   is   provided   with   the   required 

information   and   satisfied   itself   that   the   award   of   the   tender   is   not 

fundamentally flawed the contracts concluded with the second and third 

respondents are not implemented. Failing which, the applicant threatened 

within   five  days  of   its   letter   to   approach   this  Court   for   the  necessary 

interim relief interdicting the award of the tender. 

8

[18] On 18 March 2008 the Sheptone and Wylie attorneys, acting on behalf of 

Gaiete   Investment   Holdings   (Pty)   Ltd,   directed   a   letter   to   the   first 

respondent   inquiring  about   the   then   existing  month   to   month   contract 

between the parties. The letter reads:

“1. We act for Gaiete Investment Holdings (Pty) Ltd.2. Our  client  has been performing on a  month   to  month basis   the 

contract to supply spare parts and tools to SAPS, which contract is subject to at least one (1) calendar months notice.

3. Our client’s have been made aware that you intend to appoint All parts (Pty) Ltd and Auto Parts (Pty) Ltd to supply spare parts and tools for three (3) years to KwaZulu­Natal and all other provisions respectively commencing April 1, 2008.

4. Our client has received no notice from you that the month to month contract will be terminated.  Accordingly, our client will continue to supply spare parts and tools until the expiration of a lawful notice period of one (1) calendar month still to be received from you.”

[19] To   this   letter   the   first   respondent   in   a   letter   dated   19   March   2008 

responded as follows:

“Abovementioned contract expired on 2007­10­31, but was then extended on a month to month basis until a new contract is put in place.A new contract was put in place, that will commence on 2008­04­01.”

[20] The applicant only brought this application, as an urgent application, for an 

interdictory   relief   pending   the   delivery   by   the   first   respondent   of   the 

reasons for and the record of its administrative action on 26 March 2008. 

The matter was then set down for hearing on 31 March 2008, the day on 

which   the   then   ongoing   month   to   month   contracts   terminated.   The 

application was heard a day before the new contracts between the first 

respondent and the second and third respondents took effect. It has been 

argued on behalf of the applicant that this matter is urgent. However, the 

9

applicant has failed to make out a case for such urgency. It became aware 

of the outcome of the tender process on 7 March 2008. However, it only 

filed the papers with the registrar of this Court on 26 March 2008 and set 

the matter down for hearing on 31 March 2008. I agree with Mr Rall SC for 

the third respondent that the applicant should not be heard complaining of 

the urgency of its own creation. See also 20th Century Fox v Black Films 

1982(3) SA 582(W) 586.

ISSUES

[21] All the three respondents oppose the application. It has been argued on 

behalf of the respondents that this Court lacks the necessary jurisdiction to 

entertain this application on the grounds, firstly, that all the acts relating to 

the   tender   in   question  were  performed   in   Pretoria,   secondly,   that   the 

applicant   has   failed   to   attach   a   resolution   to   the   papers   as   proof   of 

authority on its part to institute these proceedings, and, thirdly, that there 

has been a non joinder of all the companies, namely, Midas Group (Pty) 

Ltd and Mogwele Trading 381 (Pty) Ltd, which had tendered for the supply 

and delivery of spare parts and tools to the first respondent, and which 

are, therefore having a direct and substantial interest in the out come of 

these proceedings.

[22] It has further been argued that the applicant has failed to show that the 

tender was improperly awarded. Nor has it been shown that the tender 

10

award was procedurally flawed. In addition, whether the applicant has a 

right and whether such right has been infringed or threatened.

JURISDICTION

[23] The onus of satisfying this Court that it has the necessary jurisdiction to 

entertain this application rests upon the applicant. Mr Voormolen for the 

applicant has argued that the decision by the first respondent, as an organ 

of   state,   to   award   the   tender   to   the   second   respondent   and   third 

respondents constituted an administrative action as envisaged by section 

33(1) of the Constitution and as defined in the Promotion of Administrative 

Justice Act, 3 of 2000 (PAJA) and that in consequence thereof, this Court 

has in terms of section 1 of PAJA jurisdiction to entertain this application. 

PAJA was  promulgated   in  order   to  give  effect   to  section  33(1)  of   the 

constitution. 

[24] I agree with Mr Voormolen for the applicant since it is now well established 

that   a   tender   process   implemented   by   an   organ   of   state   is   an 

“administrative action” within the meaning of PAJA. See Logbro Properties 

CC v Beddeson N.O. and Others 2003(2) SA 460 (SCA); Chairperson:  

Standing Tender Com v JFE Sapela Electronics, supra.

[25] Section  1  of  PAJA,  which  was promulgated   in  order   to  give  effect,   to 

section 33 of the Constitution reads:

11

“’administrative action’ means any decision taken, or any failure to take a decision, by­ a) an organ of state, when –

(i) exercising   a   power   in   terms   of   the   Constitution   or   a provincial constitution ; or

(ii) exercising a public power or performing a public function or performing a public function in terms of any legislation; or

b) a  natural  or   juristic  person,  other   than  an organ of  state,  when exercising a public power or performing a public function in terms of an empowering provision, which adversely affects the rights of any person and which has a direct, external legal effect …..,”

[26] In the definition section of PAJA “Court” is defined as meaning:

“(a) the Constitutional Court acting in terms of section 167(6)(a) of the Constitution; or

(b) (i) a High Court or another court of similar status; or(ii) a   Magistrate’s   Court,   either   generally   or   in   respect   of   a 

specified class of administrative actions, designated by the Minister  by notice   in   the  Gazette  and presided over  by a magistrate or an additional magistrate designated in terms of section 9A.

Within whose area of jurisdiction the administrative action occurred or   the   administrator   has   his   or   her   or   its   principal   place   of administration   or   the   party   whose   rights   have   been   affected   is domiciled   or   ordinarily   resident   or   the   adverse   effect   of   the administrative action was, is or will be experienced;”

[27] This section in cases relating to the administrative action as defined  in 

PAJA grants   jurisdiction   to   the  Court   in  whose area of   jurisdiction   the 

administrative action occurred. In addition, the section grants jurisdiction 

to the Court in whose area of jurisdiction a party whose rights have been 

affected is domiciled or is ordinary resident. It is common cause, in this 

present case, that the awarding of the tender occurred in Pretoria and as a 

result, the Transvaal Provincial Division is the first Court having jurisdiction 

12

in the matter. The applicant has its registered office at 102 Essenwood 

road of Durban, KwaZulu­Natal, and falling within the jurisdiction of this 

Court, and which may in the case of a natural person be equated to a 

residential address. It is not in dispute that the applicant has experienced 

the adverse effect of the decision by the first respondent in KwaZulu­Natal 

where   it   had  a  month   to  month   contract  with   the   first   respondent   via 

Gaiete Investments (Pty) Ltd and had tendered for the supply and delivery 

of   the   spare   parts   and   tools   to   the   first   respondent.   The   inevitable 

conclusion, therefore, is that this Court also has jurisdiction in the matter. 

The decision by the ABC not to award the tender to the applicant, but to 

the  second and  third   respondents   instead constituted  a direct  external 

legal   effect   impinging   adversely   on   the   applicant.   The   applicant   has 

elected to approach this Court for the relief sought.

[28] With regard to the absence of the resolution by the company, as proof that 

the applicant has the necessary authority to institute these proceedings, it 

is   common cause   that   the  applicant  has   tendered   in   its  name  for   the 

supply and the delivery of the spare parts and tools. In the absence of the 

countervailing evidence,  it  can, therefore,  legitimately be deduced there 

from that it has the necessary authority to institute these proceedings for 

the exercise or protection of its own right. 

[29] The second and third respondents are joined in these proceedings as the 

13

interested  parties.  The  second  respondent  also  carries  on  business  in 

Durban   and   tendered   for   KwaZulu­Natal   province.   Although   third 

respondent does not carry on business in KwaZulu­Natal, it has tendered 

for   all   provinces   throughout   South   Africa   including   KwaZulu­Natal 

province. All this, is also sufficient to grant this Court jurisdiction against 

the second and third respondents.  At this stage the applicant does not 

challenge the tender award, but it only seeks an order directing the first 

respondent to provide it with written reasons for its decision not to award 

the tender to it. It will only after the receipt of such reasons and the record 

of the tender process, the applicant may decide whether or not to institute 

the review proceedings. In my view, the non joinder of all persons, that 

had tendered for the supply and delivery of spare parts and tools to the 

first   respondent,   would   only   become   a   fatal   defect   in   the   applicant’s 

papers if it elects to institute review proceedings. 

INTERIM RELIEF

[30] The applicant seeks  interdictory relief  and  in order  to succeed,  it  must 

establish the following;

(a) a right prima facie even though open to some doubt;(b) a well­grounded apprehension of irreparable loss if the interim relief 

is not granted;

  (c) a balance of convenience in its favour, and,

(d) the lack of another remedy adequate in the circumstances.

See  Coalcor (Cape) Pty Ltd and others 1990(4) st 349 (CPD) 353 F­H;  

14

Airodex Press (Pty) Ltd v Chairman, Local Road Transportation Board,  

Durban  and  others  1986(2)  SA 663(AD)  671   I­J,  672A –  BB,  678H­I;  

National Union of Textile Workers and Others v Stag Packings (Pty) Ltd  

and Another  1981  (4)  SA 932(WLD)  938 B­D;  De Meillon  v  Montclair  

Society   of   Methodist   Church   of   Southern   Africa   1979   (3)   SA   1365  

(D&CLD) 1370 D­E;  Bhengu v Alexander  1947  (4)  SA 341  (NPD)350;  

Pepsico. Co Inc and Others v United Tobacco Co. Ltd 1988(2) SA 334  

(WLD)336J­ 337H; Multi Systems (Pty) Ltd v Ponting and Others 1984(3)  

SA 182 (D&CLD) 186D­E. 

[31] The   point   in   issue   is   whether   the   applicant   has   any   right   and,   if   so, 

whether such right has been infringed or whether there is a reasonable 

apprehension of an infringement or invasion. I propose to first ascertain 

the existence of the right and thereafter to consider other requisites for an 

interdict. 

(a) clear /    prima facie    right   

[32] The applicant has to establish that a clear or prima facie right, though open to some doubt, exists upon which interdictory relief can be granted. See Omega, Louis Brandt et Frere and Another v African Textile Distributors 1982(1)  SA 951(TPD) 957C­D, and Stellenbosch Wine Trust LTD and Others v Oude Meester Group Ltd and Others 1977(2) SA 221 (CPD) 235H.

[33] It is not in dispute in the present case, that the tender process (invitation, 

adjudication and award) amounted to an administrative action and that the 

15

applicant is therefore entitled to the protection afforded by section 33 of 

the  Constitution.  The   tenderer  has   the   right   to   lawful,   reasonable  and 

procedurally fair administrative action as provided for in section 33(1) of 

the Constitution and paragraphs (a) and (b) of item 23(2) of Schedule 6 of 

the Constitution. Such right comprises the right to obtain the information 

the   applicant   reasonably   requires   in   order   to   enable   it   to   determine 

whether   its   right   to   lawful   and   procedurally   fair   administrative   action 

provided for in the Constitution has been violated. See Aqua Fund (Pty)  

Ltd v Premier of the Province of the Western Cape 1997(7) BCLR 907(C);  

Transnet Ltd v Goodman Brothers (Pty) Ltd 2001(1) SA 853(SCA) at p  

871   paragraph   10;   Inkatha   Freedom   and   Another   v   Truth   and 

Reconciliation Commission and Others 2000(3) SA 119 (CPD) 135 f­G  

(hereafter referred to as IFP v TRC).

[34] Item 23(2)(b) of Schedule 6 provides:

“Every person has the right to –(a) lawful administrative action where any of their rights or interests is 

affected or threatened;(b) procedurally fair administrative action where any of their rights or legitimate expectations is affected or threatened;(c) be furnished with reasons in writing for administrative action which affects any of their rights or interests unless the reasons for that action have been made public; and(d) administrative action which is justifiable in relation to the reasons given for it where any of their rights is affected or threatened. “

Pending   the   passing   of   legislation   by   the   National   Legislative   as 

envisaged by ss 32(2) and 33(3) of the Constitution, item 23 of Schedule 6 

16

provided for an interim reading of ss 33(1) and (2). As the tender has been 

dealt   with   after   the   passing   of   the   envisaged   legislation   passed   the 

reading does not  find application,   in my view, but,  still   is  a persuasive 

authority.

[35] In terms of section 3 of PAJA, which was promulgated in order to give 

effect to section 33(1) and (2) of the Constitution, an administrative action 

which materially and adversely affects the rights or legitimate expectations 

of  any  person must  be  procedurally   fair.   In   the  present  case until   the 

applicant  has been  furnished with   the written reasons,  stating why  the 

second and third respondents had been preferred over it, does not know 

whether the decision of the first respondent has been procedurally fair.

[36] Section 5(1) of PAJA, provides that any person whose rights have been 

materially and adversely affected by the administrative action and who has 

not been given reasons for the action may request the administrator to 

furnish reasons  for   the action.  The request   for   reasons must  be made 

within   ninety   (90)   days   from   the   date   on   which   the   affected   person 

‘became aware of the action or might reasonably have been expected to 

have   become   aware   of   the   action’.   In   terms   of   section   5(2),   the 

administrator  is obliged,  within ninety (90) days after   the receipt of   the 

request, to provide written reasons in writing for the administrative action. 

The furnishing of written reasons has an added advantage of enabling the 

17

affected   person   to   assess   whether   or   not   his   or   her   right   has   been 

infringed and therefore whether  to  take a particular decision on review. 

See  Lawrence Baxter Administrative Law (1994) at 228; Transnet Ltd v  

Goodman Bros (Pty) Ltd, supra, at para 10.

[37] Subsection (3) of section 5 goes on to provide that if an administrator fails 

to furnish adequate reasons, it will be rebuttably presumed in any judicial 

review proceedings that the administrative action was taken without good 

reason.   Under   subsection   (4)   an   administrator   may   depart   from   the 

requirement to furnish adequate reasons if it is reasonable and justifiable 

to do so under such circumstances. If it is so decided, the administrator 

must forthwith inform the person making the request of such departure.

[38] The right to written reasons only arises if a person’s “rights” have been 

“materially and adversely affected”. It is common cause that the applicant 

had together with other four tenderers tendered for the supply and delivery 

of spare parts and tools to the SAPS motor vehicles in KwaZulu­Natal and 

Eastern  Cape  provinces   respectively.   The   tender  was  awarded   to   the 

second and third respondents. It is undeniable fact that the applicant has a 

right  to  the procedural  fairness of  the administrative action  in question. 

This includes the right to be provided with written reasons and to have 

access   to   other   tenders  and  other   relevant  documentation   in  order   to 

assess   whether   its   right   to   lawful,   reasonable   and   procedurally   fair 

18

administrative action has not been infringed. 

[39] The requirement relating to  the giving of the written reasons principally 

serves a justificatory function, explaining to the affected parties and to the 

public at large why a particular decision has been made.

[40] Section 32 of the Constitution provides:

“(1) Everyone has the right of access to –a) any information held by the state; andb) any  information that  is held by another person and that  is 

required for the exercise or protection of any rights.2)   National  Legislation must be enacted to give effect  to 

this right and may provide for reasonable measures to alleviate the administrative and financial  burden on  the state.”

[41] The National Legislation envisaged in section 32 (2) is the Promotion of 

Access to Information Act, 2 of 2000 (PAIA). This legislation provides for 

access to records held by both public and private bodies, and sets out the 

grounds on which disclosure must or may be refused and the manner in 

which such grounds may be overridden in the public interest, as well as 

mechanisms for the resolutions of disputes over access, notably judicial 

review. (ss11­55) 

[42] Access to  information is an essential  and a necessary adjunct  to open 

democracy society committed to the principles of openness, transparency 

and accountability (see  Khala v Minister of Safety and Security 1994(4)  

19

SA 218 (W) at 225). Transparency serves the dual purpose of promoting 

public accountability as well as greater public participation in government. 

(see E Mureinik: “Reconsidering Review: Participation and Accountability  

(1993) Acta Juridica 35).

[43] Access to information is vital to protecting a person’s rights and interests. 

Vital decisions should not be taken behind closed doors on the basis of 

the   documents   which   the   public,   including   persons   whose   rights   or 

interests are detrimentally affected by relevant decisions, could not have 

access. (see  Chaskalson et al:  Constitutional  Law of South Africa, 2nd 

Edition paragraph 62­3)

[44] In  ABBM Printing and Publishing (Pty) Ltd v Transnet 1998(2) SA 109  

(W), the Court held that an unsuccessful tenderer was entitled to access 

to  other   tenders  and other   relevant  documentation,   in  order   to  assess 

whether its rights to procedural fairness have been infringed. 

[45] In  IFP   v   TRC,   supra,  the   IFP   had   requested   access   to   relevant 

documentation of the TRC in order to establish whether it had a claim for 

defamation against   the TRC, of  particular   relevance here was  that   the 

relevant   legislation   (s41   (2)   of   the   Promotion   of   National   Unity   and 

Reconciliation Act, 34 of 1995) provides that persons who perform tasks 

20

on behalf of the commission may only be liable if they acted in bad faith. 

As a result of this statutory exclusion of liability the applicants contended 

that they could only assess whether they had action  in  law if  they had 

sight of the relevant documentation on which the TRC based its action.  At 

page 135 Davis J, in principle, appeared to endorse this approach, stating 

that the Applicants were entitled to information which would enable them 

to launch proceedings in an informed fashion and held:

“In   the  present  case   the  question   is  whether   information   is   reasonably required for  the enforcement  of  the applicant’s  rights   in  that,  based on such information, applicants can obtain advice as to whether they have a claim and can then frame their pleadings in a manner which discloses a cause of action”.

[46] Requests for access to records must be made to information officer of the 

public body or the head of the private body.   The relevant person must 

then   consider   the   request   within   stipulated   period   and,   in   certain 

circumstances must notify affected third parties to make representations 

as to whether the request should be granted (ss47­49 and 71­73). If the 

requester is dissatisfied with a refusal of access by a department or state 

or administration in any sphere of government, he or she must follow the 

internal  appeal  procedure provided  in  PA1A – ss 74­77.   In  addition,  a 

dissatisfied   requester   can,  on  application,  appeal  a  decision   to   refuse 

access to Court (chapter 2 of part 4 – ss 78­82).

[47] In   terms   of   section   217   of   the   Constitution   when   an   organ   of   state 

contracts for goods or services, it must do so in accordance with a system 

21

which is fair, equitable, transparent, competitive and cost effective.

[48] Section 239 of the Constitution defines an organ of state as meaning:

“(a) any department  of  state  or  administration  in   the national,  provincial  or local sphere of government; or

(b) any other functionary or institution –(i) exercising a power or performing a function in terms of the 

constitution or a provincial constitution; or(ii)  exercising a public power or performing a public function in terms of any legislation, but does not include a Court or a judicial officer.”

[49] It is common cause in the present case that the first respondent as the 

National Department of State is obliged to comply with the provisions of 

section 217 of the Constitution, when contracting for goods or services. 

Whether  the tender  in all   respects complies with  the specifications and 

conditions of tender as set out in the contract documents must be judged 

against these values. See Chairperson : Standing Tender Committee and 

Others v JFE Sapela Electronics (Pty) Ltd and others [2005] 4 All SA 487 

(SCA) 493 paragraph 14.

[50] It has been contended on behalf of the applicant that the requirements of 

fairness  and   transparency  must  be   interpreted  so   to   avoid  a  situation 

whereby   the   first   respondent   is   able   to   award   contracts   on   tender   to 

parties without providing reasons to unsuccessful  tenderers and without 

affording them a proper opportunity to challenge the decision. The tender 

award has been made to the second and third respondents without the 

22

applicant having been notified that it had been unsuccessful. Nor has any 

reason been advanced as to why the applicant did not succeed. Finally, 

Mr Voormolen for the applicant argued that the applicant had been kept in 

the dark about the outcome of the tender and that that alone warrants the 

interim relief sought by the applicant.   

[51] It   is   trite   that   where   it   is   alleged   that   a   constitutional   right   has   been 

infringed or threatened, the aggrieved person should approach the Court 

for  relief by way of  judicial   review. See  Section 38 of the Constitution.  

Steenkamp NO v Provincial Tender Board, Easter Cape 2006(3) SA 151 

(SCA) 168 para 42.

[52] An interim interdict is a Court order granted upon application preserving or 

restoring the status quo pending the final determination of the rights of the 

parties albeit in an action, an application such as a review or an appeal. It 

seeks to place a restraint on the future action of the respondent until final 

determination.   See  L.F.   Boshoff   Investments   (Pty)   Ltd   v   Cape   Town 

Municipality  1969(2)  SA 256(CPD) 267A and Mkhize  v  Swemmer  and 

Others 1967(1) SA 186 (D&CLD) 192 G­H.

[53] However,   such   restraints   must   be   in   respect   of   unlawful   or   wrongful 

conduct. It is an unlawful or wrongful conduct which invades or threatens 

the right.  See  Coalcor (Cape) (Pty) Ltd and Others v Broiler Efficiency 

23

Services CC and Others, supra, at 359 F, Estates Agents Board v Lewis  

Locke Estates (Pty) Ltd and Another 1984(1) SA 709 (WLD)716A; Multi  

Tube Systems (Pty) Ltd v Ponting and Others 1984(3) SA 182(D) 186 F­

G, 187I.

[54] It   is   the  legal   rights   that  must  be  in   issue and not   the preservation of 

commercial interests. See Airodex Express (Pty) Ltd v Rauch International  

Pipelines (Transvaal)(Pty) Ltd1984(3) SA 861 (WLD) 881 F­G.   Where a 

temporary relief is sought pending an action, it must be specified what the 

proposed action will be about. If it is not specified, that is a defect in the 

application.  However,   it   is  not   necessary   that   the  proposed  action  be 

stated with absolute precision. It must have, however, be clear enough to 

inform the respondent and the Court.  In the present case the applicant 

seeks an order directing the first respondent to provide it with the written 

reasons for its decision not to award the tender to it. The applicant will 

only   after   receiving   such   reasons   decide   whether   to   institute   review 

proceedings. 

[55] The applicant does not allege that the tender was improperly awarded to 

the second and third respondents. Nor has it been alleged that the tender 

award was procedurally flawed. However,  it has alleged that the tender 

process was somewhat tainted with corruption. In its founding affidavit the 

applicant   alleges   that   during   March   2008   an   employee   of   the   SAPS 

24

telephoned and expressed unhappiness with the tender process. The said 

employee went on to state that a member of the SAPS connected with the 

tender  and his   family  had been  taken on a hunting   trip   to  Namibia  at 

considerable expense. The said employee had also allegedly suggested 

that the outcome of the tender had been improperly influenced by favours. 

However, the applicant does not disclose the source of such information. 

Nor does it know whether the information received is true and correct, let 

alone believing it. The source of the information and the grounds for the 

belief  in  the truth of  the statement must be disclosed with a degree of 

certainty   sufficient   to   enable   the  opposing  party   to  make   independent 

investigations   of   his   own,   including,   if   necessary,   verification   of   the 

statement from the source itself.

See  Cerebos Food Corporation Ltd v  Diverse   foods SA (Pty)  Ltd  and  

Another 1984(4) SA 149 (TPD) 157D0F; Southern Pride Fools (Pty) Ltd v  

Mohidien 1982(3) SA 1068(CPD) at 1072 A­B.

[56] Mr  Rall  SC  for   the  third   respondent  has  correctly  pointed out   that   the 

allegations contained in paragraph 15 of the founding affidavit are hearsay 

and   inadmissible.   He   argues   that   there   are   vague   as   to   when   the 

telephone call  was made, whether the person supplying the information 

had any knowledge of the information conveyed (it may well be that that 

person him or herself was conveying hearsay information) and whether 

the alleged corruption related to the second and third respondents.

25

[57] I agree with Mr Rall SC for third respondent that for the hearsay evidence 

relied upon in the affidavit to be accepted, the deponent must state that he 

believes the evidence to be true. In such a case, however, he is required 

to set out in full the facts upon which he bases the grounds for his belief 

and how he obtained the information. Where a deponent includes in his 

affidavit facts in respect of which he does not have knowledge, he may 

annex a verifying affidavit by a person who does have knowledge of those 

facts.   In   interlocutory   matters   where   urgency   or   other   special 

circumstances appear  to  justify  its doing so, the Court  has allowed the 

deponent to state that “he is informed and verily believes” certain facts on 

which he relies for relief.

See Galp v Tansely N.O. and Another 1966(4) SA 555 (C) at 558H­559A;  

Johnstone v Wildlife Utilisation Services (Pty) Ltd 1966 (4) SA 685 (R);  

Steyn   v   Schabort   en   Andere   N.N.O   1979(1)   SA   694(O)   at   699G­H;  

Charimonitz v Charimonitz (1) 1960(4) SA 818(c).

[58] If the deponent to an affidavit sets out statements made by other persons 

without indicating whether he believes them or not, those statements are 

inadmissible and will, on application, be struck out. Premier Produce Co. v 

Mavros 1931 (WLD)91, Southern Pride Tools (Pty) Ltd v Mohidien, supra.  

However, the Court is not obliged to accept hearsay evidence if the source 

26

and the grounds for belief in it are furnished, but has a discretion to do so. 

See  Yogarimi  Maritime Construction  Co.  Ltd  v  Nissho – Lival  Co.  Ltd  

1977(4) SA 682(c) at 692 B­D.

[59] Section 3 (1)of the Law of Evidence Amendment Act, 45 of 1988 permits a 

Court to admit evidence when the Court is of the opinion that it is in the 

interests   of   justice   to   do   so,   having   regard   to   the   nature   of   the 

proceedings,   the   nature   of   the   evidence,   the   purpose   for   which   the 

evidence is tendered, the probative value of the evidence, is not given by 

the  person upon whose credibility   the  probative  value  of   the  evidence 

depends, any prejudice to a party that the admission of the evidence might 

entail,  and any other factors that should  in the opinion of the Court be 

taken into account.

See also  Herbstein  & Van Winsen;  The Civil  Practive of   the Supreme 

Court of South Africa, 4ed p370.

Nor has the applicant advanced any valid reason for concluding that it is in 

the   interest   of   justice   to   admit   the   hearsay   evidence   contained   in 

paragraph 15 of its founding affidavit. The applicant has not disclosed any 

meaningful basis for such allegations and they are, therefore struck out as 

hearsay evidence and inadmissible.

[60] The Court has to determine whether the conduct complained of is unlawful 

27

or wrongful. The applicant is in terms of section 6(1) of PAJA entitled to 

institute proceedings in a Court for the judicial review of an administrative 

action on various grounds as set out in subsection 2 of the section which 

are  inter   alia;   that   the   administrator   who   took   the   decision   was   not 

authorized   to   do   so   by   the   empowering   provision;   was   biased   or 

reasonably   suspected   of   bias,   the   action   was   procedurally   unfair,   the 

action was taken for an ulterior purpose or motive, in bad faith or arbitrarily 

or   capriciously;   irrelevant   considerations   were   taken   into   account   or 

relevant   considerations   were   not   considered,   or   that   the   action   itself 

contravenes a law or is not rationally connected to the purpose for which it 

was   taken  or   the   information  before   the  administrator  or   the  action   is 

otherwise unconstitutional or unlawful.  The applicant has not sought any 

reliance on any of the grounds referred to in subsection 2.  Instead, it only 

seeks the written reasons for preferring the second and third respondents 

over it. 

[61] In   terms   of   section   7(2)(a)   the   applicant   must   first   exhaust   internal 

remedies before instituting review proceedings. In the present case, the 

applicant does not know whether there are any internal remedies which 

need   to  be  exhausted.  The  applicant  has  180  days   from  the  day   the 

proceedings  instituted  in terms of  internal remedies as contemplated  in 

subsection  2,   if   there  are  any,  have  been  concluded.  Where  no  such 

remedies exist,  180 days is calculated from the date the applicant was 

28

informed of the administrative action, became aware of the action and the 

reason for  it  or might reasonably have been expected to have become 

aware of the action and the reasons, (s7(1)(a)(b)). The applicant became 

aware of the administrative action on 7 March 2008 and still have ample 

opportunity to institute review proceedings. It has to ascertain first whether 

it   needs   to  exhaust   internal   remedies.   In   terms  of   section  7(2)(c)   the 

applicant  may  apply   for  exemption   from  the  obligation   to  exhaust  any 

internal remedy if the Court deems it in the interest of Justice. Nor has the 

applicant applied for such exemption. 

[62] The Court in the proceedings for judicial review in terms of section 6 (1) 

may grant any order that is just and equitable, including   order directing 

the   administrator   to   give   reasons   or   to   act   in   the   manner   the   court 

requires; prohibiting the administrator from acting in a particular manner, 

declaring the rights of the parties in respect of any matter to which the 

administrative action relates and granting a temporary  interdict or other 

temporary relief (58(1)(a)(b)(d)and (e)).

[63] The   right   to   institute   the   judicial   review  proceedings  arises  where   the 

propriety of the administrative action is challenged on the basis inter alia, 

that it was biased or reasonably suspected of bias; was procedurally unfair 

or was taken in bad faith or arbitrarily capriciously, it is unconstitutional or 

unlawful and on many other grounds as set out in section 6(2) of PAJA. 

29

The   applicant   has   not   raised   any   of   the   grounds   referred   to   above. 

However, it seeks the order directing the first respondent to provide it with 

the written reasons for its decision to award the tender to the second and 

third  respondents and  the record of   the  tender  process within   ten (10) 

days   of   the  date   of   the  order   sought   as  well   as   the   temporary   relief 

pending the provision of such reasons and the record.  Secondly, an order 

directing the applicant to  institute review proceedings within twenty (20) 

days of the delivery of the reasons and the record.  The applicant is only 

entitled to do so under judicial review  proceedings.

[64] Under section 5 of PAJA the right to institute review proceedings by any 

aggrieved   person   arises   when   the   administrator   has   failed   to   furnish 

adequate reasons in writing within the period the administrator is required 

to  give  such   reasons,   (ss3).   In   such  event,   the  administrator   shall   be 

deemed to have refused to furnish the required reasons.  Secondly, where 

the administrator has refused to furnish the requested reasons and gives 

reasons for such refusal or acceptance of a particular tender which are 

unjustifiable in relation to the provisions of the constitution and legislation 

providing   such   right.     See  Transnet   Ltd   case,   supra,   Chairperson;  

Standing  Tender  Com v  JFE Sapela  Electronics,  supra.   None  of   the 

events referred to above has occurred in the present case.

[65] In  terms of section 9(1)(a)  the court  may on application by the person 

30

concerned  reduce  the  prescribed ninety   (90)  day  period   referred   to   in 

section 5.  Nor has the applicant applied for the reduction of the period in 

question.  The decided cases holding that the right to a lawful, reasonable 

and procedurally   fair  administrative action,  also consists  of   the right   to 

obtain the information the affected person reasonably requires in order to 

determine   whether   his   or   her   right   to   lawful   and   procedural   fair 

administrative action provided for  in the constitution has been infringed, 

namely;  Aqua Fund (Pty) Ltd v Premier of the Provincie of Western Cape;  

Tansnet Ltd v Goodman Brothers (Pty) Ltd, and IFP v TRC supra, are not 

the authority for the circumvention of the provisions of PAJA governing the 

institution of judicial review proceedings.

[66] The   applicant   requested   the   first   respondent   to   furnish   it   with   written 

reasons and other documentation on the 6th March 2008.  At the time of 

the hearing of this application, thirty (30) days had hardly elapsed from the 

date of such request.  The first respondent has not refused to furnish such 

reasons and documentation, but it responded on 11th March 2008 saying 

that the applicant’s request was still receiving attention.   It was the BEC 

and BAC which had been in charge of the tender process.    Instead of 

requesting the chairperson of the BAC as the  information officer of the 

body   which   actually   awarded   the   tender   to   the   second   and   third 

respondents, the applicant addressed the request to Director Fourie of the 

31

SAPS, who had nothing to do such with a tender process.   In any event 

the response by the first respondent was, in my view, too prompt.

[67] Noting   that   the   first   respondent   is   a   massive   establishment,   it   needs 

adequate   time   to   collate   all   the   necessary   information   and   relevant 

documentation  and   it  has  not   failed   to  do  so  before   the  expiry  of   the 

prescribed period.   It is, therefore, proper to assume that the ninety (90) 

day period  was  fixed   in  order   to  afford  an  organ of  State  or  anybody 

requested to furnish reasons adequate opportunity to do so.  Allowing the 

applicant   to   circumvent   the  provisions   relating   to   the   institution  of   the 

judicial review proceedings, will definitely open a floodgate of applications 

of this nature, which are brought prematurely, devoid of any merits. 

[68] Nor has the applicant succeeded to show that it is entitled to approach the 

Court   for  an order compelling the first   respondent  to  furnish  it  with  the 

requested reasons and the record.   The relief the applicant sought is in 

terms of the provisions of section 8(1)(2) of PAJA only available under 

judicial review proceedings.

(b) irreparable harm

[69] The purpose of  the temporary  interdict   is   to ensure that pending a full 

investigation   by   the   Court   the   wrong   complained   of   should   not   be 

committed or continued. 

32

See Bress Designs (Pty) Ltd v G.Y Lounge Suite Manufactures (Pty) Ltd  

and Another 1991(2) SA 455 WLD 461A­C; SAB Lines (Pty) Ltd v Cape  

Tex Engineering Works (Pty) Ltd 1968(2)SA 535 (CPD) 537D­F.

[70] Where the applicant seeks interim relief in order to protect its immediate 

interests, it must show prima facie that its rights have been infringed and 

that it will suffer real loss. Where there is a clear right the injury must be 

irreparable to justify the granting of an interdict. However, where the right 

asserted though prima facie established is open to some doubt, an actual 

or well grounded apprehension of irreparable loss or infringement of rights 

must be proved. 

See also L.F. Boshoff Investments (Pty) Ltd v Cape Town Municipality  1969(2) SA 256 (C)at 276C.

[71] The   second   requirement   for   the   granting   of   an   interdict   is   an   act   of 

interference with the rights of the applicant, on the part of the respondent, 

or a reasonable apprehension that such an act will be committed. In the 

present  case  the applicant contends  that   the SAPS  is on  the verge of 

concluding agreements with the second and third respondents to render 

services referred to in the tender with effect from 1 April 2008. Should the 

applicant not move for the interim relief, the second and third respondents 

are  likely   to   take over   the  rendering of  services.   If   they do  this,   it  will 

seriously impinge on any attempt by the applicant to obtain interim relief. 

However, the applicant must on the established facts show any grounds 

33

for its entertainment of such apprehension.

[72] In order to succeed the applicant must show that it has valid grounds for 

its   fears.   The   Court   is   not   found   by   its   fears.   The   applicant   has   not 

demonstrated as to how the continuance of the contracts between the first 

respondent and the second and third respondents affects its right, as an 

unsuccessful tender, to written reasons. The applicant has not alleged that 

the tender award was improperly made or that it was procedurally flawed. 

Had it  made such allegations,  the continuance of such contracts would 

have   an   effect   of   validating   a   possibly   invalid   contract.   This   will   be 

sufficient to show an act of interference with the rights of the applicant on 

the part of the respondents.

[73] Suspension of the operation of the contracts entered into between the first 

respondent, on one hand, and the second and third respondents, on the 

other hand, would not in any way advance or protect the applicant’s rights 

to written reasons and the record of the tender process. The second and 

third   respondents   have   already   concluded   contracts   with   the   first 

respondent.   The   contract   between   the   first   respondent   and   the   third 

respondent, for instance, was concluded on 10 March 2008 and between 

the   first   respondent   and   second   respondent   on   13   March   2008 

respectively.  The  month   to  month  contracts,  which  existed  prior   to  31 

March 2008, ceased on 31 March 2008. In the circumstances, I agree with 

34

Mr Rall SC for the third respondent that the relief the applicant purports to 

seek against the respondents has been overtaken by events.

[74] In   the   absence   of   the   mention   of   an   act   actually   committed   by   the 

respondent showing an interference with the exercise of the alleged rights 

possessed   by   the   applicant,   or   that   there   exists   any   well­grounded 

apprehension that acts of the kind will be committed by the respondent, 

one of  the necessary requisites entitling  the applicant  to an  interdict   is 

wanting.

See Bok v The Transvaal Gold Exploration & Land Co. (1883) SAR 75 at  

76; Berman v Purcell and Others 1921 CPD 415 at 420.

[75] In the present case applicant has not sufficiently demonstrated that unless 

the application for an interim relief is granted, irreparable damage to it will 

ensue except commercial loss. The only loss the applicant stands to suffer 

is   out­of­pocket   expenses,   the   applicant   incurred   when   preparing   the 

tender and the costs for bringing this application. This, clearly shows that 

this   application   is   not   brought   for   the   exercise   or   protection   of   the 

applicant’s right but purely for the protection of its commercial interests. 

Nor has the applicant shown a well grounded apprehension that any real 

injury will  be committed should the contracts  in question be allowed to 

continue.

35

[76] The onus resting upon an applicant,  is to establish that there exists an 

actual  or  well­grounded apprehension  of   injury.  The apprehended   loss 

need not be of a pecuniary nature. A person making an application for an 

interdict must show that he is likely to sustain some injury directly and of 

irremediable   character.   Such   loss   must   be   of   actual   nature.   Where 

damage is purely hypothetical, as in the present case, the interdict is not 

granted. 

See Condé Nest Publications Std v Jaffe 1951(1) SA 81(C) at 86 E­H;  Monis Wineries Ltd v Mouton (1996) (2) SA 89 (SWA) at 94 C­D; Mcilongo N.O.  v Minister of Law and Order and others 1990(4)SA181(E) at 186D­E.

(c) balance of convenience

[77] The Court must weigh the prejudice the applicant will suffer if the interim 

interdict is not granted against the prejudice to the respondent if  it  is. If 

there is greater prejudice to the respondent, an interim interdict is refused.

See  Crossfield  &   son  Ltd   v  Crystallizers   Ltd   1925  WLD  316   at   223;  

Minnaar v Oberholzer Liquor Licencing Board & Another 1955(1) SA 681  

(T) at 684 A­B; Olympic Passenger Service (Pty) Ltd v Ramlagan 1957(2)  

SA 382(D) at 384H­ 385A.

[78]  The exercise of the discretion by the Court in the granting of an interdict or 

other wise, usually resolves itself into a consideration of the prospects of 

success and the balance of convenience; the stronger the prospects of 

success, the less the need for such balance to favour the applicant; the 

36

weaker the prospects of success, the greater the need to favour him. See 

Johannesburg Consolidated Investments Co. Ltd v Mitchmor Investments  

(Pty) Ltd 1971(2) SA 397 (W) at 404 C­E; Eriksen Motors Ltd v Protea  

Motors,   Warrenton   &   Another   1973(3)   SA   685   (A)   at   691   C­E;  

Johannesburg Municipal Pension Fund v City or Johannesburg 2005(6)  

273(W) 280H­I;  Ladychin   Investments  v  South  African National  Roads 

Agency 2001(3) SA 344(N) 356­35.

[79] The applicant has in its founding affidavit failed to demonstrate that it will 

suffer any injury, except losing a tender, if the interim relief is not granted. 

It only alleges that “it has been kept in the dark” about the outcome of the 

tender  and   that   that   on   itself   justifies   the  granting  of   an   interim   relief 

sought.   I   find   no   merit   in   this   contention   by   the   applicant   since   the 

outcome was published in Government Bulletin as early as 7 March 2008. 

The applicant has not demonstrated on what basis the fact that it has not 

been notified by the first respondent of the outcome of the tender process 

in writing, is a ground for granting an interim relief. 

[80] The applicant’s founding affidavit does not show that there has been any 

actual contract existing between the first  respondent and the applicant. 

Instead,   the  evidence  establishes  that   the  contract  had   in   fact  existed 

between the first respondent and Gaiete Investments (Pty) Ltd in which 

the applicant holds 50% of the shares and the applicant provided services 

37

to the first respondent via the latter. The Court can not therefore create a 

contract for the parties.

[81] It  is apparent from the papers that the prejudice the respondents might 

suffer   by   the   suspension   of   the   operation   of   the   contracts,   already 

concluded, far outweighs the right of the applicant to the written reasons 

for  preferring   the  second  and  third   respondents  over   it.  The   third  and 

second respondents concluded contracts with the first respondent on 10 

March 2008 and 13 March 2008 respectively. Such contracts had to take 

effect on 1 April 2008 and they have expended substantial sums of money 

in preparation for performance in terms of the contracts. The interdicting 

and restraining of  the first respondent  from procuring services from the 

second and third respondents has the potential of creating enormous and 

serious disruption to the repairing and servicing of the firs respondent’s 

fleet of motor vehicles. All the month to month contracts terminated on 31 

March 2008. The havoc which might be caused by interim interdict on the 

service of  the first  respondent may,  in  turn,  threatens the safety of the 

State   since   it   would   not   have   vehicles   which   are   in   a   good   working 

condition   when   discharging   police   duties.   In   the   circumstances,   I   am 

satisfied that the balance of convenience favours the respondents. The 

applicant   is   indecisive  as   to  whether   it  would   in   fact   later   institute   the 

review proceedings. Nor has it demonstrated any prospect of success of 

such contemplated review proceedings. In any event, uncertainty still lurks 

38

in that the decision whether or not to institute judicial review will entirely be 

dependent on the reasons to be furnished. 

(d) other adequate remedy

[82] An adequate remedy is available to the applicant through a judicial review 

of the administrative action. In terms of section 6(1) of PAJA read with the 

provisions of s38 of the Constitution a person who is adversely affected by 

an administrative action must institute review proceedings (s6(1)of PAJA). 

The judicial review proceedings provide the most usual form of ordinary 

remedy. It   is only  in the proceedings for  judicial   review the Court must 

grant an order directing the administrator to give reasons prohibiting the 

administrator from acting in a particular manner (58(1)(b)(i)(ii)and (d). It is 

not   competent   for   this   Court   to   order   the   first   respondent   to   furnish 

reasons   for   its   decision   to   award   the   tender   to   the   second  and   third 

respondents in the absence of the evidence that the first respondent has 

refused to furnish reasons or has refused to furnish reasons on grounds 

which are inconsistent with the provisions of the constitution and of the 

legislation affording a right to lawful and fair administrative action.

CONCULSION

[83] In terms of section 6(1) of PAJA read with the provisions of section 38 of 

the   constitution,   a   person   who   has   adversely   been   affected   by   an 

administrative action may approach the Court for a judicial review of an 

39

administrative   action   and   the   Court   may   on   the   grounds   set   out   in 

subsections   (2)  and   (3)   review   the  action.   In   terms  of   section  38   the 

affected person must allege that his or her right  has been  infringed or 

threatened.

[84] The  applicant  has  not   taken   that   route  but   instead,   it   seeks  an  order 

compelling   the   first   respondent   to   provide   it   with   written   reasons,   for 

preferring the second and third respondents over it, and the record of the 

tender   process.   The   applicant   will   only   decide   after   assessing   the 

information received whether or not to institute judicial review proceedings 

contemplated in section 6 of PAJA. Nor has it alleged that the tender was 

improperly awarded or that it was procedurally unfair.

[85] For the applicant to succeed on its application, it must show that the first 

respondent has refused or failed to furnish the written reasons within the 

prescribed ninety (90) day period (s5(2) of PAJA). If reasons have been 

provided,   it   must   show   that   the   reasons   furnished   for   refusal   are  not 

consistent with or justifiable in relations to the relevant provisions of the 

constitution   or   legislation   governing   the   right   to   a   lawful   and   fair 

administrative action. In its papers, the applicant has failed to show that 

any   of   the   events   referred   to   above,   has   taken   place   and,   thereby 

justifying   its  application  for  an order  compelling  the   first   respondent   to 

provide reasons in writing.

40

[86] This application is characterised by an acute lack of an act of interference 

with the applicant’s right to written reasons on the part of the respondents. 

Nor has the applicant demonstrated how the continuance of the contracts, 

concluded   between   the   first   respondent   and   the   second   and   third 

respondents respectively, would affect its right to written reasons.

[87] The applicant has not shown at all that it stands to suffer any irreparable 

harm should   the  interim  relief  sought  not  be  granted.  To   the contrary, 

evidence has shown a potential of serious disruptions being caused to the 

transport service of the first respondent if the application is granted, which 

may impact negatively on the execution of police duties, and, ultimately on 

the safety of the country. More so, the applicant has not even remotely 

shown   any   prospects   of   success,   if   it   decides   to   institute   review 

proceedings after receipt of the required written reasons. In the premises, 

the balance of convenience favours the respondents.

[88] The adequate and normal remedy available to the applicant for the relief 

sought is the judicial review sanctioned by the provisions of PAJA. Having 

properly considered all the circumstances relevant to the case as well as 

the argument by the counsel of the parties, I come to the conclusion that 

this application has prematurely been brought without any substance. The 

applicant has therefore not made out a case for the relief sought. Nor has 

41

it laid any proper basis for an application of this nature. Since no merits 

can be found  in the present application,  it   is bound to  fail.  Costs must 

follow the results.

ORDER

[89] In the result the following order is made:

Application is dismissed with costs on attorney and client scale and such 

costs to include the costs consequent upon the employment of a senior 

counsel.

Judgment reserved on: 31 March 2008 Delivered on: 11 March 2008 

Counsel for Applicant: Adv VoormolenInstructed by: Shepstone & Wyle

REF: A.F Donnelly/SFCP/ns/GAYD5.83

Counsel for 1st Respondent: Adv Mbongwa

Instructed by: State Attorneys

REF: Q19/1/9/1/45TV(07)

Counsel for 2nd Respondent: Adv Ramdhani

Instructed by: Ajit Sevraj & Ass.

Counsel for 3rd Respondent: Adv Rall SC

42

Instructed by: Stowell &Co

REF: P.L.Firman/cn

43