Iepsa - MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FECHA DE ...misión de IEPSA, a fin de mantenerse dentro de un...

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE IMPRESORA Y ENCUADERNADORA

PROGRESO, S.A. DE C.V.

1

FECHA DE AUTORIZACIÓN

30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Organización de IEPSA se formula como una herramienta que sirva de apoyo a los niveles de mando de la entidad con respecto a los objetivos de sus puestos y sus principales funciones. Asimismo, tiene el propósito de proporcionar información sobre el funcionamiento y organización de la entidad. Dicho manual se elabora a partir de la estructura básica de la entidad con vigencia a partir del 30 de mayo del 2012 y comprende desde la Dirección General hasta Jefaturas de Departamentos.



2


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.



3


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Dirección General

Gerencia de Operación Administración y Finanzas

Subgerencia de Recursos Humanos y Financieros

Departamento de Recursos Humanos

Departamento de Contabilidad y Costos

Coordinación de Presupuesto

Subgerencia de Adquisiciones y Contratación de Servicios

Departamento de Compras

Departamento de Almacén e Inventarios

Departamento de Operaciones y Proyectos Especiales

Departamento de Cobranza y Organización Documental

Gerencia Comercial

Subgerencia Comercial

Departamento de Cotizaciones

Departamento de Facturación y Embarques

Gerencia de Producción

Coordinación de Producción

Coordinación de Líneas de Apoyo

Coordinación de Impresión Digital

Departamento de Producción

Departamento de Mantenimiento

Coordinación de Informática

Departamento de Soporte Técnico Coordinación de Innovación, Calidad y Atención a Clientes

Departamento de Asuntos Jurídicos

Órgano Interno de Control



4


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DIRECCIÓN GENERAL

OBJETIVO: Establecer y dirigir las estrategias que contribuyan al cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo, relacionados con la promoción de la educación y el desarrollo de una economía competitiva y generadora de empleos, mediante la impresión, encuadernación, distribución y suministro de materiales educativos, de contenido artístico y cultural, a través de una empresa sustentable. FUNCIONES:

1) Representar legalmente a la Entidad ejerciendo las facultades que el puesto le otorga, con base en las disposiciones normativas aplicables a la Entidad, con el objeto de alcanzar las metas y objetivos de IEPSA, (suscribir acuerdos, contratos, convenios y demás actos jurídicos que demande la administración y representación de la empresa para el cumplimiento de sus objetivos).

2) Dirigir y coordinar las estrategias y acciones que permitan alcanzar los objetivos que garanticen el cumplimiento las metas sectoriales, así como la misión de IEPSA, a fin de mantenerse dentro de un mercado competitivo.

3) Coordinar la elaboración y la forma en que se dará seguimiento al Plan Estratégico, Diagnósticos Organizacionales, Programas de Desarrollo, etc. de manera articulada y en congruencia con las disposiciones normativas que regulan a las Entidades Paraestatales a fin de dar cumplimiento al objeto social de IEPSA.

4) Asegurar que se dé cumplimiento a las acciones definidas como prioritarias por el Órgano de Gobierno contenidas en el Plan Estratégico o Programas de Desarrollo de la Entidad para alcanzar las metas de corto, mediano y largo plazo de la Entidad.



5


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

5) Determinar los sistemas de calidad que permitan a la Entidad satisfacer los requisitos solicitados por sus clientes, con el objeto de captar nuevos y la conservación de los ya captados.

6) Evaluar y establecer los mecanismos para dicho fin, que destaque la eficiencia y eficacia con que se desempeña la Entidad, con el propósito de establecer acciones de mejora.

7) Ejercer y cumplir las demás facultades y obligaciones que le señalen las Leyes, Reglamentos, Decretos, Acuerdos y demás disposiciones administrativas aplicables, así como las que determine el Presidente de la República, Accionistas, Órgano de Gobierno, la Coordinadora de Sector y las necesarias, con el objeto de alcanzar y garantizar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Entidad.



6


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

GERENCIA DE OPERACIÓN ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS OBJETIVO: Dirigir los procesos operativos de la entidad que aseguren la entrega, suministro y distribución de paquetes educativos solicitados, así como, asegurar el aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y de las tecnologías informáticas de la entidad, conforme a las disposiciones normativas aplicables en materia de administración de los recursos relacionados con la venta a fin de que la empresa logre la misión, objetivo, y metas institucionales y sectoriales, así como, su desarrollo económico y productivo FUNCIONES:

1) Administrar la aplicación e inversión de los recursos financieros, asegurando que se dé cumplimiento a las disposiciones normativas aplicables, así como autorizar la estrategia para operar flujo de efectivo y de inversiones, a fin de obtener el máximo rendimiento y salvaguardar los intereses financieros de la Entidad.

2) Asegurar que la administración y adquisición de materia prima, recursos materiales, las contrataciones para la prestación de servicios generales y obra pública, se realice conforme a las disposiciones y normas aplicables, con la finalidad proveer de los insumos, recursos materiales y servicios necesarios para el funcionamiento y operación de la Entidad.

3) Dirigir la coordinación de las acciones estratégicas, administrativas y

operativas para atender la demanda de proyectos especiales relacionados con la venta y distribución de paquetes educativos o servicios y artículos diferentes a la impresión y encuadernación, conforme a la normatividad aplicable a fin de contribuir al logro de los objetivos y metas de la Entidad.

4) Asegurar que la administración del capital humano se realice con base

en las disposiciones normativas aplicables, con el objeto de acrecentar y conservar el esfuerzo, las experiencias, la salud, conocimientos, habilidades, etc., del personal de IEPSA, en beneficio de la empresa y del propio trabajador.



7


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

5) Coordinar el desarrollo de las propuestas presentadas a la Dirección General, que promuevan el desarrollo educativo, económico, tecnológico y productivo de la Entidad, considerando las disposiciones normativas establecidas para la planeación estratégica de las Entidades de la Administración Pública Federal, a fin de que sean consideradas por el Director General para definir las estrategias que deberán implementarse para dar cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y sectoriales.

6) Asegurar y promover el uso de tecnología y desarrollo de sistemas

informáticos que eficienten la operación y administración de la Entidad, conforme a las disposiciones normativas aplicables a la misma , e impulse al personal a trabajar en un ambiente de mejora continua para el logro de los objetivos y metas de IEPSA.

7) Las demás que le sean encomendadas por la Dirección General u

Órgano de Gobierno correspondiente.



8


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS OBJETIVO: Supervisar la administración del capital humano de IEPSA, así como, controlar y asegurar la correcta aplicación e inversión de los recursos financieros conforme a las disposiciones normativas aplicables, a fin de obtener su máximo rendimiento. FUNCIONES:

1) Coordinar las acciones que aseguren el cumplimiento de las obligaciones financieras, contables, fiscales y obrero patronales, con el objeto de cumplir con las disposiciones normativas aplicables en dicha materia y contribuir a la sana operación financiera de la Entidad.

2) Analizar la situación financiera de la Entidad y proponer estrategias para la operación de su flujo de efectivo o inversiones con las que se pueda obtener el mayor rendimiento para la Entidad.

3) Controlar el ejercicio de los recursos Financieros de la Entidad, conforme a la normatividad establecida en dicha materia a fin de salvaguardar los intereses financieros de la Entidad.

4) Supervisar que la administración de Recursos Humanos se realice conforme la normatividad.

5) Las demás que le sean encomendadas por la Gerencia de Operación Administración y Finanzas o la Dirección General.



9


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS OBJETIVO: Proveer, mantener y desarrollar el esfuerzo, las experiencias, la salud, conocimientos, habilidades, etc., del capital humano de IEPSA, en beneficio de la empresa y del propio trabajador. Así como velar por el cumplimiento de las nomas y procedimientos vigentes en materia de reclutamiento, selección, desarrollo de competencias y remuneraciones. FUNCIONES:

1) Administrar el capital humano con base a las disposiciones aplicables con el objeto de contribuir al logro de su objeto, misión, objetivos, y metas institucionales.

2) Coordinar las acciones permitentes que aseguren el pago de nómina y prestaciones, así como el de cuotas, contribuciones e impuestos derivados de una relación laboral subordinada entre IEPSA y sus trabajadores, conforme a la normatividad establecida a fin de que el personal, se concentre en el desempeño de sus funciones contribuyendo así al logro de los objetivos y metas de la Institución.

3) Coordinar las acciones necesarias que aseguren el desarrollo y capacitación del personal con el propósito de que actualizar y acrecentar sus conocimientos y capacidades para el desarrollo de sus funciones.

4) Coordinar las acciones pertinentes conforme a la normatividad aplicable que permita evaluar el desempeño del personal con el objeto de contribuir al aseguramiento de calidad en los procesos, productos y servicios ofrecidos en cada área de la empresa.

5) Verificar que el reclutamiento y selección de personal se realice conforme a la normatividad establecida a fin de contar con el personal calificado que contribuya al logro de los objetivos de IEPSA.

6) Revisar procedimientos y en su caso, modificarlos e incorporarlos al Sistema de Gestión de la Calidad, promoviendo su mejora continua.



10


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

7) Promover la celebración de convenios con diferentes instituciones educativas de nivel medio superior y nivel superior para brindar a los estudiantes la posibilidad de realizar su Servicio Social y Prácticas Profesionales en la entidad.

8) Supervisar el servicio médico, con el objeto de brindar una adecuada y oportuna atención, al personal.

9) Coordinar y dar seguimiento a la prestación Servicio Social y Prácticas Profesionales.

10) Supervisar y coordinar la elaboración y entrega del formato DC-3 de la STPS (constancia de habilidades) al personal que ha sido capacitado en el periodo y del formato DC-4 a la STPS (Lista de constancia de habilidades laborales) para llevar un control de las horas hombre de capacitación en el año.

11) Elaborar, coordinar y supervisar los boletines y las diversas publicaciones internas.

12) Planificar, programar y desarrollar la coordinación de eventos cívicos culturales y recreativos en beneficio del personal.

13) Integrar, custodiar y controlar los expedientes de la documentación personal

y laboral de los empleados

14) Coordinar y supervisar la elaboración de nóminas del personal de Mando,

Administrativo, Sindicalizado de base y eventual y Honorarios verificando los procedimientos y los reportes para entregar éstas en tiempo y forma.

15) Calcular y supervisar el pago de cuotas obrero-patronales al IMSS e INFONAVIT a través de los medios que marque dicho Instituto, a fin de enterar las contribuciones patronales veraz y oportunamente.

16) Realizar el pago del impuesto sobre nóminas (2.5%) del total de las erogaciones mensuales que correspondan de acuerdo al Código Financiero del D.F., para cumplir oportunamente con esta obligación fiscal.



11


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

17) Realizar la encuesta industrial mensual solicitada por el INEGI que contenga todas las percepciones y prestaciones a que tienen derecho los trabajadores por el mes, y entregarla al Departamento de Contabilidad y Costos.

18) Prever, aplicar y operar los trámites, pagos y registros internos y externos relativos a las prestaciones de previsión social.

19) Elaborar y reportar el Registro Único de Servidores Públicos de la Entidad a

la SFP a través de los medios que para este fin asigne la Secretaría para mantener actualizado el padrón de servidores públicos de esta entidad.

20) Operar y Administrar el sistema de control de asistencia a través del reloj electrónico checador para controlar eficazmente las incidencias del personal en asistencia y puntualidad.

21) Administrar el sistema de nóminas (Banca electrónica) a través de la dispersión electrónica de la nómina donde se transfiere el pago a cada una de las cuentas de los trabajadores, para dar cumplimiento a la obligación de cubrir íntegramente los sueldos a los trabajadores.

22) Apoyar a la Gerencia de Operación Administración y Finanzas en las negociaciones con la representación sindical para atender y analizar las demandas presentadas y proponer soluciones.

23) Elaborar el presupuesto anual de sueldos y salarios.

24) Realizar investigaciones de sueldos y prestaciones con las empresas del ramo de las artes gráficas, a fin de mantenernos competitivos en el mercado laboral.

25) Atender los casos de práctica de auditoría interna y externa relacionadas con la administración de Recursos Humanos.

26) Las demás que le sean encomendadas acorde a su objetivo.



12


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Y COSTOS OBJETIVO: Supervisar el registro contable de las operaciones financieras y apoyar a la Gerencia de Operación Administración y Finanzas para la elaboración del anteproyecto de presupuesto, auxiliar en la elaboración de estudios de costos y presupuestos de ingresos y egresos de Impresora y Encuadernadora Progreso, S.A. de C.V., en coordinación con las Gerencias de Producción y Comercial, conforme a principios de contabilidad generalmente aceptados, y a la normatividad aplicable en la materia, que permitan el análisis, integración y obtención de información financiera que contribuya a la toma de decisiones. FUNCIONES:

1) Analizar y formular la documentación contable para la elaboración de papeles de trabajo del Sistema Integral de Información, revisando que todas las pólizas estén registradas y clasificadas presupuestalmente en su respectivo renglón, para poder vaciar la información en su formato respectivo y cumplir con los requisitos de calidad de la información.

2) Supervisar la correcta aplicación y registro de todas las operaciones

contables mensuales, revisando que todas las pólizas de ingresos, egresos y diarios sean registradas y aplicadas correctamente a sus cuentas correspondientes, para controlar y vigilar el registro de las operaciones que se efectúen en estricto apego a las leyes y manuales de la empresa.

3) Preparar los estados financieros e informes periódicos, haciendo el cierre

del mes para determinar el resultado del ejercicio, para que la información de los estados financieros sea confiable y oportuna para la correcta toma de decisiones.

4) Supervisar la elaboración de estados de cuenta y conciliaciones bancarias

mensuales, integrando al cierre de mes las cuentas colectivas de IEPSA, para elaborar los estados de cuenta, para que la Gerencia de Operación Administración y Finanzas o el área que lo requiera pueda consultar cualquier cuenta por pagar o por cobrar.



13


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

5) Realizar semanalmente el flujo de efectivo, tomando como base el saldo

inicial en bancos e inversiones la programación de cuentas por cobrar y por pagar, y otros gastos (sueldos, impuestos, etc.) proyectándola a un mes y determinando la disponibilidad final, para que la Gerencia de Operación Administración y Finanzas esté enterada de los compromisos de pago, así mismo conocer la disponibilidad de efectivo que puede ser invertida en el periodo.

6) Elaborar y preparar los papeles de trabajo para la presentación de la

declaración anual, del Dictamen Fiscal y las declaraciones Informativas de clientes y proveedores, así como la captura y envío de la información en tiempo y forma, de acuerdo a las disposiciones fiscales aplicables.

7) Presentar las declaraciones periódicas de impuestos locales y elaboración

de papeles de trabajo para la auditoría, en cumplimiento con lo establecido en el Código Financiero del Distrito Federal (Impuestos sobre nóminas, impuesto predial, consumo de agua, etc.)

8) Elaborar papeles de trabajo para la presentación de la conciliación contable

presupuestal trimestral y del ejercicio.

9) Elaborar gráficas comparativas de ventas, del presupuesto de ventas vs. ventas reales y participación de los clientes en las ventas recopilando la información mediante el sistema para el reporte mensual de indicadores de calidad, el acuerdo mensual de la Dirección General y para la carpeta trimestral que se presenta en la Junta de Gobierno.

10)Atender al personal del Órgano Interno de Control y de auditoría externa.

11)Auxiliar en la elaboración de estudios de costos y presupuestos.

12)Realizar el registro de pasivos de servicios (Proveedores y/o Acreedores).

13)Verificar que la captura de pólizas de diario, ingresos y egresos se realice

oportunamente.

14)Realizar los cierres contables mensuales y anuales.



14


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

15)Analizar y formular documentación contable para la elaboración de papeles de trabajo del Sistema Integral de Información (SII).

16)Cuidar que la calidad de la información sea la requerida por el SII.

17)Registro de los costos unitarios de las entradas en almacén, registro

contable de las ventas e ingresos del mes, conciliaciones bancarias, revisión de pólizas con movimientos bancarios, registro de los ingresos en presupuestos, entrega de oficios de saldos en telefonía.

18)Registro de pasivos, provisiones y amortizaciones. Depuración de cuentas

de proveedores, acreedores y clientes.

19)Preparación de informes mensuales de los Estados Financieros, actualización del catálogo de cuentas.

20)Las demás que le sean encomendadas acorde a su objetivo.



15


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

COORDINACIÓN DE PRESUPUESTO

OBJETIVO: Apoyar a la Subgerencia de Recursos Humanos y Financieros en el control y análisis de las diversas partidas presupuestales, así como supervisar la clasificación presupuestal de los ingresos y egresos y su correspondiente aplicación en los flujos de efectivo, y la atención a las demandas de información de las áreas globalizadoras. FUNCIONES:

1) Elaborar la información básica, para la presentación de la cuenta pública, así como los informes de evaluación periódica, de acuerdo con la normatividad vigente.

2) Colaborar en la elaboración e integración de los presupuestos por área responsable, atendiendo sus necesidades y las disposiciones legales y normativas correspondientes.

3) Participar en la definición de parámetros y políticas generales para la formulación del anteproyecto de presupuesto y del programa operativo anual y coordinar las diversas áreas operativas para su elaboración.

4) Integrar la información generada por las áreas en los formatos establecidos por la Secretaría de Educación Pública y la Secretaria de Hacienda y Crédito Público para la elaboración del anteproyecto de presupuesto y el programa operativo anual.

5) Vigilar y supervisar el ejercicio del presupuesto de la entidad verificando su correcta clasificación por partida presupuestal y por área responsable.

6) Examinar la suficiencia presupuestal por capítulo y por partida y; en su caso, tramitar las modificaciones y/o ampliaciones presupuestales necesarias para optimizar la utilización de los recursos autorizados.

7) Revisar que los comprobantes del ejercicio del presupuesto cumplan con los requisitos normativos aplicables.



16


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

8) Elaborar los estados presupuestales e informes que requieran las áreas de control externas e internas.

9) Coadyuvar en la elaboración de la información requerida por los

funcionarios integrantes de la junta de gobierno, de acuerdo a lo que señala la Ley de Entidades Paraestatales.

10)Coordinar la elaboración y presentación de los informes programático-presupuestales y financieros oficiales, requeridos por las autoridades correspondientes y otras dependencias globalizadoras de la Administración Pública Federal.

11)Registrar y dar seguimiento a los programas y proyectos de inversión así como el registro del ejercicio presupuestal por capítulo de gasto, programa, y la calendarización de los recursos presupuestales a nivel partida.

12)Coordinar la elaboración de los reportes presupuestales de las erogaciones y disponibilidad por programa, proyecto, partida de gasto a nivel flujo de efectivo.

13)Llevar a través de los reportes presupuestales el seguimiento y control del ejercicio del presupuesto en sus diferentes modalidades. y efectuar mensualmente las conciliaciones con el área contable sobre el avance del ejercicio presupuestal.

14)Realizar el análisis de las erogaciones y disponibilidades presupuestales por programas y proyectos, capítulos, conceptos y partidas de gasto. Así como de los fondos financieros a nivel flujo de efectivo, tramitando en su caso la autorización de modificaciones presupuestales.




17


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS OBJETIVO: Administrar los recursos materiales, proporcionar los servicios generales, y contratar los servicios de obra pública que se requieran en la Entidad, así como asegurar la adquisición de materia prima; esto conforme a las disposiciones y normas aplicables, con la finalidad de que cada una de las áreas de IEPSA cuente con los recursos materiales correspondientes para desarrollar su funciones, objetivos y metas. FUNCIONES:

1) Controlar y asegurar que la adquisición de bienes, servicios y obra pública se realice conforme las disposiciones normativas aplicables, con el propósito de proveer de los insumos, instalaciones, materiales, equipos y herramientas necesarios para que, las áreas que conforman IEPSA, puedan realizar sus funciones y contribuir al logro de los objetivos y metas de la Entidad.

2) Coordinar las acciones que aseguren el resguardo y control de bienes muebles e inmuebles.

3) Coordinar las acciones que aseguren el control de los inventarios y almacenamiento de materia prima conforme a las disposiciones normativas aplicables, con la finalidad de coadyuvar al desarrollo de las funciones, objetivos y metas de cada una de las áreas de IEPSA.

4) Coordinar las acciones que garanticen la prestación y contratación de los servicios generales requeridos por IEPSA para su operación, a fin contribuir al logro de sus objetivos y metas institucionales.



18


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

5) Evaluación del comportamiento de los proveedores a través de la norma del ISO 90011 con el fin de contar con un catálogo de proveedores con insumos de calidad y un buen servicio.

6) Supervisar que se mantengan permanentemente actualizados los registros

de información de los proveedores. 7) Las demás que le sean encomendadas por la Gerencia de Operación

Administración y Finanzas o la Dirección General.

1 Norma del Sistema de Gestión de la Calidad, versión 2008



19


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE COMPRAS OBJETIVO: Realizar las adquisiciones de bienes de consumo, bienes muebles, materias primas, refacciones y servicios que son requeridos por las áreas de IEPSA para los procesos de producción y apoyo administrativo, conforme a la normatividad vigente aplicable, así como a las políticas y lineamientos de IEPSA. FUNCIONES:

1) Seleccionar a los proveedores que deben brindar servicio a la empresa, revisando la documentación que acredita al proveedor para prestar o vender el servicio.

2) Cotizar, adjudicar y elaborar pedidos, así como las solicitudes de servicio obteniendo el Vo. Bo. del jefe inmediato, para efectuar el procedimiento respectivo de la contratación de servicio o la compra de materiales necesarios.

3) Apoyar al Departamento de Mantenimiento, solicitando los servicios a los proveedores y realizando trámites de compras de refacciones nacionales e importadas para al cumplimiento del Programa de Mantenimiento.

4) Mantener actualizado el sistema de pedidos, guardando los datos del proveedor como giro, domicilio, teléfono, etc., para obtener lo más pronto posible la información respecto de quien nos brinda el mejor servicio, en cuanto a calidad , precio y oportunidad.

5) Vigilar que los requerimientos de calidad, cantidad y tiempos de entrega de lo solicitado a los proveedores cumpla con las condiciones estipuladas, comunicándose directamente con el proveedor para corroborar el tiempo de entrega del material, así como las entradas que almacén gira al departamento de compras, para apegarse a las normas de calidad y cumplimiento de IEPSA.

6) Apoyar a la realización de concursos por licitación pública, invitación y adjudicación directa, vigilando que los procedimientos de adquisición se lleven a cabo de conformidad a la normatividad establecida en materia de adquisiciones.



20


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

7) Solicitar el surtimiento de papel, materia prima y demás materiales que se

requieran.

8) Atender las solicitudes de cotización de la Gerencia Comercial.

9) Elaborar carpetas y actas correspondientes a las sesiones del Comité de Adquisiciones.

10)Elaborar el Programa Anual de Adquisiciones Arrendamientos, Servicios y Obras Públicas y Proyecto de Inversión.

11)Elaborar los reportes de cumplimiento del Programa Operativo de Transparencia y Combate a la Corrupción.

12)Supervisar los envíos de Información a través del Sistema Compranet.

13)Efectuar las modificaciones a las Políticas, Lineamientos y Manuales, de acuerdo a decretos y publicaciones de la Función Pública.

14)Supervisar el área de Servicios Generales.

15)Asegurar que los requerimientos de adquisiciones por parte de los titulares de las áreas, tengan las especificaciones claras y suficientes para que las compras se soliciten conforme a lo requerido.

16)Orientar a los titulares de las áreas respecto de los trámites y procedimientos internos de adquisición de bienes y contratación de servicios.




21


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS OBJETIVO: Recibir, controlar y custodiar la materia prima y/o insumos para el proceso productivo, suministrándolos en su justa calidad, cantidad y oportunidad, a las áreas usuarias del Almacén, de tal manera que se cumplan con los objetivos de la empresa. FUNCIONES:

1) Planear, controlar y supervisar las actividades administrativas y operativas del almacén.

2) Elaborar el registro de movimientos del almacén (entradas-salidas) para informar a las áreas involucradas de la empresa.

3) Realizar pre-inventarios, mensuales y toma de inventarios físico anual.

4) Elaborar requisiciones de compra de materiales, para mantener los stocks del almacén.

5) Clasificar los materiales del almacén.

6) Llevar el control y registro del inventario del activo fijo.

7) Apoyar las actividades del almacén en el manejo de los materiales que utiliza el área de impresión.

8) Planear y coordinar el acomodo de los materiales.

9) Capacitar al personal en el manejo de materiales y del montacargas.

10)Elaborar el presupuesto anual del área.

11)Planear y coordinar la entrega de la materia prima a las líneas de apoyo.



22


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

12)Planear los requerimientos de la materia prima y/o materiales verificando existencias mediante índices de consumo (mínimos y máximos), con el fin de contar con la cantidad suficiente y necesaria para el proceso productivo.

13)Recibir las mercancías y materias primas, verificando que cumplan en cuanto a calidad, cantidad y tiempo con los requerimientos solicitados.

14)Almacenar y controlar con racionalidad y eficiencia los materiales para evitar obsolescencia de los mismos.

15)Suministrar los materiales y/o materias primas en su justa calidad, cantidad y tiempo a las diferentes áreas usuarias para cumplir con los procesos productivos.

16)Evitar el deterioro de los materiales, mediante la rotación (últimas entradas-primeras salidas), con el fin de minimizar las pérdidas.

17)Mantener las instalaciones ordenadas y limpias con el fin de proteger los diversos materiales que se tienen en custodia.

18)Participar en la toma de inventario físico, bajo la normatividad vigente el cual se realiza anualmente, con el Órgano Interno de Control, el Departamento de Contabilidad y Costos así como de los Auditores Externos.

19)Las demás que le sean encomendadas de acorde a su objetivo.



23


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y PROYECTOS ESPECIALES OBJETIVO: Atender la demanda de proyectos especiales relacionados con la venta y distribución de paquetes educativos, otros productos o servicios diferentes a la impresión y encuadernación, que promuevan y difundan la educación y cultura, conforme a la normatividad aplicable a fin de contribuir al logro de los objetivos y metas de la Entidad. FUNCIONES:

1) Planear estratégicamente la atención de la demanda de proyectos especiales relacionados con la venta y distribución de paquetes educativos, productos y servicios varios que coadyuvan a los objetivos de la Entidad.

2) Coordinar, controlar y llevar el seguimiento de las acciones para la contratación y adquisición de servicios y productos que integran los paquetes educativos, servicios u otros productos demandados por los clientes, diferentes a la impresión y encuadernación.

3) Coordinar las prioridades en la elaboración de los proyectos especiales de trabajo.

4) Darles seguimiento en su proceso de producción y asegurar que el material esté completo y autorizado por el cliente, asegurando la satisfacción de sus requisitos.

5) Controlar y resguardar los promocionales de muestra, propiedad del cliente.

6) Cotizar los promocionales requeridos por el área comercial a fin de proveer la materia prima para los proyectos especiales, mediante los procedimientos establecidos por la norma para la contratación de servicio o la compra de los materiales.




24


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE COBRANZA Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO: Fungir como representante de la entidad, ante el Archivo General de la Nación para dar seguimiento a las disposiciones dictadas por este organismo, así como coordinar la gestión de cobranza a fin de realizar eficazmente su labor para que la función del cobro responda a los requerimientos de la empresa. FUNCIONES:

1) Planear, coordinar y supervisar el desarrollo de las actividades encomendadas en la organización, control y funcionamiento de los archivos de las diversas áreas de la entidad.

2) Establecer y apoyar la aplicación dentro de los archivos institucionales, las normas que regirán los procesos de organización y control de los documentos manejados en la entidad.

3) Elaborar los manuales de políticas y procedimientos, con la finalidad de uniformar los criterios de los procesos archivísticos, evitando con ello la disparidad, tanto de presentación como de contenido, para la realización de sus actividades.

4) Elaborar y presentar los informes que sean requeridos por las instancias pertinentes y por los de la propia unidad administrativa.

5) Orientar, promover y vigilar dentro de la entidad, la instrumentación de las normas y lineamientos sobre archivos, emitidos por el Archivo General de la Nación y el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos.

6) Coordinar con los responsables de trámite y de concentración, la elaboración del Cuadro de Clasificación Archivística, del Catálogo de Disposición Documental y del Inventario documental de sus áreas.



25


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

7) Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivos que se encuentran en el archivo de concentración, y brindar integralmente los servicios de apoyo informativo y de préstamo documental, requeridos por las diferentes áreas de entidad, para el adecuado cumplimiento de sus funciones.

8) Coordinar y supervisar la realización de las transferencias primarias de la documentación que por término de vigencia en el archivo de trámite deban ser enviados al archivo de concentración.

9) Coordinar y supervisar la realización de las transferencias secundarias de la documentación que por término de vigencia en el archivo de concentración, deberán ser enviados al Archivo General de la Nación, para su dictamen y posterior baja.

10)Apoyar al responsable de enlace, en el cumplimiento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, en la clasificación documental que por su naturaleza pudiera ser reservada o confidencial.

11)Dar cumplimiento con los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y por lo dispuesto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

12)Promover y coordinar las acciones requeridas a nivel institucional para la correcta administración y desarrollo de los recursos archivísticos de la entidad, auspiciando para ello la capacitación constante del personal responsable del manejo de los documentos.

13)Coordinar la gestión de cobranza, recopilando la información necesaria para presentar las facturas a revisión.

14)Elaborar estadísticas de facturación, recopilando datos del sistema de facturación para mantener informada a la Gerencia de Operación Administración y Finanzas y a la Subgerencia Comercial del comportamiento de la cartera de clientes y ventas.

15)Coordinar la labor de cobranza dando seguimiento a la respuesta de los clientes para recuperar la cartera a la brevedad posible.



26


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

16)Apoyar la gestión de cobro cuando se presentan problemas hablando con

los clientes y visitándolos para cobrar en el menor tiempo posible.

17)Supervisar la elaboración de reportes de cobranza y antigüedad de saldos para informar a la Gerencia de Operación, Administración y Finanzas y dar seguimiento a la gestión de cobro.

18)Coordinar la gestión de cobranza recopilando la información necesaria para presentar las facturas a revisión.

19)Coordinar la labor de cobranza dando seguimiento a la respuesta de los clientes para recuperar la cartera a la brevedad posible.

20)Coordinar el control y seguimiento de facturas electrónicas generadas a los clientes.



27


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

GERENCIA COMERCIAL OBJETIVO: Planear, organizar, ejecutar, y controlar las actividades del área comercial con el propósito de promover y ofertar los servicios prestados por IEPSA, contribuyendo al logro de las metas de la institución. FUNCIONES:

1) Atender a los clientes actuales, así como a los accionistas, promoviendo las ventas de los servicios de IEPSA en el sector público y privado.

2) Detectar las oportunidades de venta y organizar las actividades tendientes a su aprovechamiento. Promover las relaciones públicas de la empresa, controlando y vigilando que las tareas de servicio al cliente se lleven a cabo con oportunidad y eficiencia.

3) Coordinar las actividades de las áreas a su cargo, así como dictar las políticas y procedimientos correspondientes, llevando a cabo las gestiones internas para el cumplimiento del objetivo comercial de la Entidad.

4) Validar el pronóstico de ventas y presentarlo a consideración de la

Dirección General.

5) Verificar y dar seguimiento al pronóstico de ventas para su cumplimiento.

6) Validar los precios a los que deben ser vendidos los servicios de impresión y encuadernación en cada una de las cotizaciones que se presenten a los clientes.

7) Elaborar los documentos necesarios conjuntamente con las Gerencias de Producción y Administración para la participación de IEPSA en las licitaciones públicas y concursos por invitación.



28


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

8) Evaluar las solicitudes de producción de los clientes antes de aceptar los pedidos y negociar las condiciones tanto de precios como de entrega del producto final.

9) Participar en las juntas de producción, en las que se revise el avance de las obras y se de seguimiento al cumplimiento de requisitos del cliente, análisis de desviaciones en la producción y presentación de cambios en las condiciones pactadas inicialmente con el cliente a fin de realizar nuevas negociaciones, aceptar o rechazar las propuestas de cambio.

10)Cuidar las condiciones físicas y mecánicas de las unidades con que se realiza la transportación y entrega del producto terminado, así como el cumplimiento de la seguridad y limpieza tanto para el personal y los vehículos, como para el producto transportado.

11)Verificar que el Departamento de Facturación realice la labor de facturación en los términos que aseguren el cumplimiento de los requisitos solicitados por el cliente.

12)Dar seguimiento a la satisfacción de los clientes actuales y promover investigaciones de mercado que proporcionen información útil respecto a la competencia, tecnología, leyes y comportamiento del sector de las artes gráficas en general.

13)Asegurar que las áreas a su cargo cuenten con los apoyos técnicos, las herramientas de trabajo y que el personal se encuentre capacitado para realizar las funciones que le han sido encomendadas.

14)Controlar y evaluar los resultados de cada una de sus áreas e impulsar acciones de mejoramiento continuo.

15)Participar en el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001.

16)Dirigir la planeación estratégica en toda su área.



29


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

SUBGERENCIA COMERCIAL

OBJETIVO: Ejecutar la labor de ventas y servicio al cliente dentro de un marco de cumplimiento de objetivos y metas presupuestales. Coordinar las actividades y controlar el buen desempeño y eficiencia de los departamentos del área comercial: “Cotizaciones” y “Facturación y Embarques”. FUNCIONES:

1) Elaborar el presupuesto anual de ventas para someterlo a la consideración del Gerente Comercial.

2) Ejecutar la labor de ventas y dar apoyo a la Gerencia Comercial en la atención de clientes así como coordinar a los vendedores.

3) Organizar las prioridades en la elaboración de cotizaciones. Verificar el cumplimiento de requisitos del procedimiento de “Gestión, Revisión y Seguimiento del Pedido” en la parte correspondiente.

4) Revisar los cálculos de las cotizaciones, realizar los ajustes necesarios y someterlos a la aprobación del Gerente Comercial.

5) Supervisar la elaboración de las estadísticas de cotizaciones, analizar sus resultados y presentarlos a la Gerencia Comercial.

6) Coordinar las prioridades en la elaboración de las órdenes de trabajo, darles seguimiento en su proceso de producción y asegurar que el material esté completo y autorizado por cliente para que la Gerencia de Producción cuente con todo lo necesario para asegurar los requisitos solicitados por el cliente.



30


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

7) Coordinar con el Departamento de Facturación y Embarques la distribución

del producto terminado, su transportación segura y todo lo referente a la documentación soporte. Cuidar la puntualidad de las entregas y el buen desempeño del personal del Departamento de Facturación y Embarques.

8) Supervisar y verificar el cumplimiento de horarios y requisitos del cliente en la presentación de facturas a revisión y documentación de soporte (“Notas de Remisión”, devoluciones de materiales propiedad del cliente, etc.)

9) Supervisar la elaboración de las estadísticas de facturación, analizar sus

resultados y presentarlos a la Gerencia Comercial.

10)Recibir reclamaciones de los clientes, informar a la Coordinación de Innovación y Calidad de las quejas recibidas.

11)Dar seguimiento a las reclamaciones de los clientes según el procedimiento de “acciones correctivas y preventivas”.

12)Realizar estudios de mercado en los que se incluyan aspectos como competencia, tecnología, leyes y comportamiento del sector de las artes gráficas en general.

13)Asegurar que las áreas a su cargo cuenten con las herramientas necesarias para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, que estas hagan buen uso de los recursos puestos a su disposición.

14)Solicitar los recursos de capacitación que considere necesarios para el buen desempeño de las funciones del personal a su cargo.

15)Organizar las actividades relacionadas con el procedimiento de “Gestión, Revisión y Seguimiento del Pedido” y verificar el cumplimiento de sus lineamientos y procedimientos, así como el adecuado uso de los formatos.

16)Asegurar el cumplimiento de políticas y procedimientos dictados por la Gerencia Comercial a todo el personal.

17)Participar en el establecimiento y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, de la entidad de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9001.



31


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

18)Las demás que le sean encomendadas.



32


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE COTIZACIONES OBJETIVO: Elaborar las cotizaciones de los productos, servicios de impresión y acabados que vende IEPSA; así como la elaboración y entrega oportuna de órdenes de trabajo y el resguardo de la documentación que respalda dicho proceso. FUNCIONES:

1) Atender las solicitudes de cotización de los prestadores de servicio, así también aquellas solicitudes que se reciban vía telefónica, fax, e-mail, o de manera personal en nuestras instalaciones.

2) Brindar apoyo técnico al cliente sobre las especificaciones del producto en el momento de atender solicitudes de cotización.

3) Solicitar los precios de materia prima y costos de otros procesos a la Subgerencia de Adquisiciones y Contratación de Servicios para la elaboración de la cotización.

4) Verificar previa revisión de los prestadores de servicio la carta de aceptación del pedido, contrato u orden de compra del cliente que coincida con los datos de la cotización aceptada. Si la carta de aceptación corresponde a productos no elaborados en IEPSA se elaborará la requisición correspondiente y será entregada al almacén.

5) Elaborar las órdenes de trabajo, con base en las especificaciones señaladas en la cotización aceptada de los clientes, información técnica requerida, pruebas solicitadas, muestras, condiciones de embarque y las fechas de entregas establecida por la Gerencia de Producción.

6) Calcular los costos provocados por modificaciones al pedido original del cliente, revisar las implicaciones con la Gerencia de Producción y con la Subgerencia de Adquisiciones y Contratación de Servicios, según corresponda. Someter la información a consideración de la Subgerencia Comercial y tramitar la nueva cotización.



33


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

7) Dar seguimiento conjuntamente con el prestador de servicios correspondiente en su caso a la aceptación de nuevas cotizaciones generadas por las modificaciones solicitadas por el cliente.

8) Informar a la Subgerencia Comercial sobre la emisión de órdenes de trabajo

de la serie 7000.

9) Recibir del Departamento de Facturación y Embarques la documentación soporte de las devoluciones realizadas por el cliente para su reproceso, sea parcial o total. Notificar a la Coordinación de Innovación y Calidad sobre la devolución recibida para su seguimiento.

10)Elaborar desgloses de las órdenes de trabajo correspondientes al Fondo de

Cultura Económica.

11)Elaborar la estadística mensual de cotizaciones y presentar los resultados a la Subgerencia Comercial para su respectivo análisis.

12)Informar a la Subgerencia Comercial sobre las necesidades existentes en su área, ya sean de capacitación, herramientas de trabajo u otros requerimientos.




34


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN Y EMBARQUES

OBJETIVO: Llevar a cabo el proceso de Facturación oportunamente. Así como coordinar la devolución de materiales propiedad del cliente. Realizar la entrega del producto terminado en función de los requerimientos del cliente en cuanto a tiempo se refiere, dentro de los estándares establecidos. Asegurar la transportación del producto terminado bajo las condiciones de seguridad apropiadas y brindar apoyo a otras áreas que requieran los servicios de transporte. FUNCIONES:

1) Verificar las obras que se entregan diariamente, verificar la aceptación del cliente y recopilar la información necesaria para determinar la facturación por realizar.

2) Elaborar las facturas de cada obra terminada y entregada, incluyendo todas las actividades realizadas así como la materia prima utilizada, desperdicio de papel y venta de maquinaria y equipo que IEPSA decida eliminar de sus inventarios.

3) Preparar la documentación necesaria para presentar las facturas a trámite de cobro.

4) Solicitar la recepción de los negativos y otros materiales propiedad del cliente a la Gerencia de Producción.

5) Verificar que el total de materiales propiedad del cliente regresen completos, incluyendo dummies, archivos magnéticos, ejemplares muestra, entre otros.

6) Recibir las notas de devolución de materiales y coordinar la entrega oportuna en el lugar que el cliente indique.

7) Elaborar los reportes de facturación semanal por cliente incluyendo las notas de crédito que se hubieren efectuado.



35


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

8) Reportar los materiales propiedad del cliente pendientes de devolución, indicar la razón y si afecta la presentación de facturas a trámite de revisión.

9) Elaborar las notas de crédito que hayan sido previamente autorizadas por la Gerencia necesarias para resolver problemas de cobranza, controlar su adecuada documentación según las políticas que amparen su emisión.

10)Asegurar la recuperación de las facturas y notas de crédito canceladas, tanto originales como copias y entregarlas al Departamento de Contabilidad y Costos

11)Elaborar las estadísticas de presupuestos y ventas, y presentarlas a consideración de la Subgerencia Comercial.

12)Dar seguimiento a la presentación de facturas a revisión, asegurar que el trámite esté completo y encaminado al cobro oportuno de las mismas.

13)Mantener actualizada la base de datos por cada cliente: dirección, teléfono, nombre del personal de “Caja” y de otras áreas con las que se contacta para realizar el trámite de Facturación.


15)Programar y coordinar las entregas de producto terminado siguiendo el Procedimiento de Entrega del Producto Terminado P-CO-02) para que los clientes reciban su material en el lugar y momento que lo solicitaron.

16)Planificar las necesidades de transporte considerando todo lo correspondiente a mensajería, trámites de Vo. Bo., etc. En las cuales deba usarse el transporte de la empresa.

17)Recibir de producción el producto terminado y revisarlo checando con la O.T. (F-CO-01-04) y con la Nota de Remisión de Producción (F-PR-01-22) que el material que recibe cumpla con las especificaciones técnicas y de cantidad, para asegurar que el material que será entregado a los clientes sea lo que ellos solicitaron.



36


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

18)Supervisar el embarque del producto terminado verificando que las condiciones de embarque sean las adecuadas para que el producto terminado no corra ningún riesgo de maltratarse mientras está siendo transportado.

19)Tramitar la entrada del producto terminado a los almacenes de los clientes preparando la información en los formatos correspondientes: Notas de Remisión y Entrega de Producto Terminado (F-CO-02-01 y F-CO-02-02, el segundo no aplica para las obras del FCE, pues en la entrega no se necesita vehículo de transporte)) para proceder a la entrega del producto terminado en los almacenes de los clientes y posteriormente para contar con la documentación necesaria para activar el proceso de facturación y cobranza.

20)Apoyar en la devolución de los materiales proporcionados por los clientes, coordinando está actividad con el analista del Departamento de Cotizaciones, para que los clientes recuperen su material original a la entrega del producto terminado o cuando ellos lo soliciten.

21)Recibir las devoluciones de material por parte del cliente solicitando a éste exponer las causas de la devolución y contando los ejemplares para dejar por escrito cuantos ejemplares se están devolviendo.

22)Elaborar facturas capturando la información de cada una de las órdenes de trabajo entregadas.

23)Elaborar reporte de facturación semanal y mensual para mantener a la Dirección General, Gerencia Comercial y Subgerencia Comercial informada.

24)Elaborar presupuesto de facturación por mes.

25)Entregar las muestras a clientes

26)Programar y coordinar la entrega de facturas con el área que asigna el cliente para su revisión.

27)Recibir y revisar el producto terminado que le entrega el área de producción así como verificar que cumpla con los requerimientos de empaque especificados en la orden de trabajo.



37


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

28)Vigilar las condiciones de embarque del producto terminado y tomar las

medidas necesarias para evitar el maltrato de las obras mientras son transportadas.

29)Coordinar con los almacenes de cada cliente la entrega de las obras terminadas.

30)Supervisar y verificar que los productos terminados sean entregados en la fecha, lugar y hora que especifique el cliente.

31)Recabar las remisiones firmadas y selladas por los clientes para su facturación.

32)Informar a la Coordinación de Innovación y Calidad sobre las reclamaciones de los clientes que se canalicen a través suyo.

33)Recibir las devoluciones de obras hechas por los clientes y etiquetarlas según corresponda. Entregar la documentación que soporte cada devolución al Departamento de cotizaciones.

34)Administrar la emisión de “Notas de Remisión”, su adecuado uso, guardar el consecutivo y obtener los sellos, nombre y firma necesarios para respaldar la entrega del producto terminado.

35)Controlar los sobrantes de obras e informar a la Subgerencia Comercial.

36)Elaborar los informes mensuales de entregas realizadas así como las estadísticas correspondientes y presentarlas a consideración de la Subgerencia Comercial.

37)Supervisar la devolución de materiales propiedad del cliente y entregar las devoluciones firmadas y selladas al Departamento de Facturación y Embarques para su respectivo trámite.

38)Verificar diariamente que las condiciones físicas y mecánicas de las unidades de transporte permitan la transportación segura del producto terminado.



38


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

39)Solicitar los servicios necesarios para el mantenimiento del parque vehicular tanto mecánico como de presentación física de las unidades.

40)Verificar que las pólizas de seguro se encuentren vigentes.

41)Reportar a la aseguradora sobre los accidentes sufridos o provocados con las unidades de transporte.

42)Reportar cualquier daño causado a los vehículos ya sea por el personal a su cargo o bien por funcionarios de otras áreas, le hayan sido reportados o no.





39


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

GERENCIA DE PRODUCCIÓN OBJETIVO: Asegurar que la fabricación de los productos y servicios ofrecidos por IEPSA, satisfaga los requisitos solicitados por los clientes y superen los estándares de calidad establecidos por las normas y disposiciones aplicables, promoviendo el uso de tecnología de punta que a su vez motiven al personal a trabajar y desarrollar los procesos productivos en un ambiente de mejora continua. FUNCIONES:

1) Elaborar, durante el último bimestre de cada año, el presupuesto anual del área de producción, del siguiente ejercicio.

2) Vigilar y supervisar la programación de las actividades principales de

Fotomecánica, Impresión y Encuadernación, así como el mantenimiento preventivo de las instalaciones, equipo y maquinaria.

3) Establecer y mantener una adecuada relación con la presentación sindical

en aspectos relacionados con la cantidad y calidad del trabajo, así como con la administración de los sueldos.

4) Coordinar las actividades del área con la Gerencia Comercial, en cuanto a

la recepción, programación y plazos de entrega de los trabajos solicitados por nuestros clientes.

5) Coordinar con la Gerencia de Operación Administración y Finanzas las

actividades de abastecimiento de materia prima y materiales necesarios para ejecutar las órdenes de trabajo en el tiempo establecido.

6) Proporcionar a la Gerencia de Operación Administración y Finanzas la

información necesaria para la elaboración de la nómina de personal del Área de Producción, tanto del tiempo normal como del tiempo extra laborado.

7) Establecer y operar un Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO

9001.



40


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

8) Coadyuvar, con la Gerencia de Operación Administración y Finanzas, al correcto registro de los costos inherentes al proceso de producción.

9) Vigilar que los estándares de calidad establecidos para los productos

elaborados, en cada etapa del proceso productivo, se cumplan.

10)Definir las necesidades de capacitación del personal del Área de Producción y establecer, en coordinación con la Gerencia de Operación Administración y Finanzas, los Programas de capacitación anuales correspondientes a la Gerencia de Producción.

11)Apoyar a la Dirección General y a la Gerencia Comercial, desde el punto de

vista técnico, a fin de que cuenten con los elementos necesarios para satisfacer las expectativas del cliente en cuanto a la calidad y a las características del producto.

12)Informar constantemente a la Dirección General de los asuntos relativos al

funcionamiento del área de Producción y proporcionar los elementos necesarios relacionados con el área, para la toma de decisiones.

13)Determinar y proponer, ante la Dirección General, los cambios que

considere conveniente realizar en la estructura, organización, sistemas y procedimientos de la Gerencia a su cargo.

14)Dar puntual seguimiento a los programas de producción diarios y

semanales e informar de su avance a la Dirección General.

15)Realizar los estudios necesarios para proponer a la Dirección General la propuesta de adquisición de maquinaria y/o equipo para fortalecer el proceso productivo.

16)Vigilar el adecuado funcionamiento del programa de incentivos del personal

operativo.

17)Analizar el desempeño en conjunto de toda la planta productiva, para generar máximos y mínimos productivos.




41


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

COORDINACIÓN DE PRODUCCIÓN

´ OBJETIVO: Colaborar en el cumplimiento de los Programas de Producción, a través de la vigilancia, coordinación y supervisión de las actividades realizadas por todas y cada una de las áreas que integran la Gerencia de Producción, así como de la realización de todas aquellas actividades inherentes a la consecución de un óptimo nivel de calidad en los productos elaborados, acorde a las expectativas de nuestros Clientes, cumpliendo la norma ISO 9001. FUNCIONES:

1) Dar seguimiento a los programas semanales de producción y avisar a la Subgerencia de Planeación y Control de la Producción, el avance diario de las órdenes de trabajo en proceso.

2) Coordinar con los supervisores y responsables de cada una de las áreas

que se cumplan los tiempos estipulados para la realización de cada uno de los procesos de producción.

3) Avisar a la Gerencia de Producción en los casos que sea evidente el

incumplimiento de los programas de producción, así como la fecha a cumplir.

4) Participar en la correcta y adecuada selección de productos y suministros

de la Gerencia de Producción, con base a los requerimientos de calidad establecidos, informando inmediatamente cualquier desviación.

5) Verificar en el almacén general la existencia de materia prima y materiales

necesarios para procesar la orden de trabajo.

6) Coadyuvar en el seguimiento de los Programas Semanales de Producción, así como informar de los avances diarios a la Gerencia de Producción.



42


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

7) Coordinar con los Supervisores y con los responsables de cada una de las Áreas, las acciones necesarias para dar cumplimiento a los Programas de Producción.

8) Vigilar y verificar, en coordinación con los Supervisores y responsables de

cada una de las Áreas, que se cumplan los tiempos estipulados para la realización de cada uno de los procesos de producción.

9) Informar (dar la voz de alarma) a la Gerencia de Producción en los casos

que sea evidente el incumplimiento de los programas de producción en alguno de los procesos, con la debida anticipación, conforme a lo establecido.

10)Vigilar y supervisar que los trabajos realizados en el Área de Producción,

cumplan con los estándares de calidad establecidos por la Gerencia y con las expectativas de nuestros clientes.

11)Vigilar que en cada una de las áreas se revisen y, en su caso, se autorice a

proseguir con los procesos de producción, una vez que hayan corroborado que dichos procesos se estén realizando correctamente.

12)Determinar y proponer, ante la Gerencia de Producción, los cambios que

considere conveniente realizar en la estructura, organización, sistemas y procedimientos del área a su cargo.

13)Supervisar el correcto llenado en la tarjeta de control mano de obra y

reportar si existe algún problema.

14)Evaluar el desempeño e informar de éste para cada una de las áreas, con el fin de tomar acciones.

15)Evaluar en coordinación con los supervisores y responsables de cada una

de las áreas, el desarrollo laboral del personal en cada uno de los procesos para sugerir y determinar acciones de mejora.

16)Coordinar con el Departamento de Mantenimiento las actividades

preventivas y correctivas con el objetivo de preservar en condiciones óptimas la maquinaria y equipo para su adecuada operación.



43


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

17)Coordinar y supervisar las diferentes órdenes de trabajo desde la llegada de materiales, ya sean archivos magnéticos o negativos. En el área de fotomecánica y preprensa digital, checar la formación de textos y forros hasta su transporte a placas mediante negativos o CTP.

18)Elaborar pedidos de papel y cartulinas según lo indicado en las órdenes de

trabajo, una vez recibido este material, checar las condiciones generales del mismo, tono, calidad, humedad relativa, cantidad, etc. Supervisar la entrada a máquina. Supervisar la correcta impresión de cada orden de trabajo.

19)Coadyuvar con la consecución, seguimiento y actualización de los

procedimientos y manuales correspondientes al sistema de gestión de calidad ISO 9001.

20)Apoyar a la Gerencia de Producción mediante el seguimiento de objetivos a corto y largo plazo.




44


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

COORDINACIÓN DE LÍNEAS DE APOYO OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la coordinación, programación, seguimiento y supervisión de las órdenes de trabajo que se envía a Líneas de Apoyo, con el fin de garantizar la calidad, cantidad y entregas en tiempo y forma, así como información de los indicadores de producción y la información para las juntas de consejo. FUNCIONES:

1) Recibir de la Gerencia de Producción, mediante copia del oficio turnado a la Subgerencia de Adquisiciones y Contratación de Servicios, aviso de las Órdenes de Trabajo que por los motivos indicados en él, deben enviarse para la elaboración de los procesos que se indiquen a Líneas de Apoyo para su producción.

2) Coordinar desde el inició del proceso las diversas órdenes de trabajo para su envío a Líneas de Apoyo elaborando la solicitud a la Subgerencia de Adquisiciones y Contratación de Servicios, debidamente fundamentada bajo la normatividad de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del sector Publico.

3) Coordinar le recepción y entregas de materiales, de las diversa áreas de IEPSA (negativos, cd, plotters, papel cartulinas), para el envío a las diversas líneas de apoyo adjudicadas.

4) Coordinar la supervisión y seguimiento a los procesos que se envían a líneas de apoyo de acuerdo a las órdenes de trabajo, con el fin de asegurar la calidad en los impresos y sus acabados.

5) Supervisar la emisión de salidas y entradas de materiales conforme a lo establecido en cada orden de trabajo, vía el sistema integral de IEPSA.

6) Coordinar a los supervisores a efecto de que se cumplan las especificaciones técnicas de cada orden de trabajo, con los requerimientos considerados por nuestros clientes, como impresión en diversas tintas acabados y tipos de empaque y las entregas según sea el caso en diversas direcciones.



45


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

7) Supervisar que los cambios de páginas legales, colofones o alguna

modificación solicitada por el cliente se realiza en los materiales que se entregan a las Líneas de Apoyo, antes de su impresión.

8) Supervisar la recepción del producto terminado por parte de las Líneas de Apoyo y la entrega a la Gerencia de Producción y sea el caso las entregas directamente con nuestros clientes.

9) Supervisar la devolución de los materiales que se envían para los procesos productivos a las Líneas de Apoyo y su entrega a Preprensa.

10)Controlar la generación de documentación sustentable de todo el proceso de envíos las diversas órdenes de trabajo y su seguimiento y resguardo.

11)Analizar los indicadores de producción.

12)Coordinar y supervisar los proyectos del Instituto Nacional de Educación para los Adultos (INEA), desde su inicio, recepción de materiales, entregas de (negativos, cd, plotters, papel, cartulinas, y materiales diversos que contemplan los módulos).

13)Coordinar y supervisar la entrega a diversos almacenes de impresos para su empaque (libros, revistas, folletos, trípticos, dícticos, juegos y formas).

14)Recibir las órdenes de suministros por parte de la Gerencia Comercial, para el envío de módulos a las diversas Delegaciones del INEA.

15)Controlar y dar seguimiento a la documentación que se genera por parte de INEA y IEPSA, para las entregas de los módulos.

16)Las demás que le sean encomendadas de acuerdo a su objetivo.



46


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN

OBJETIVO: Colaborar en el cumplimiento de los Programas de Producción, a través de la supervisión de las actividades realizadas por todas y cada una de las áreas que integran la Gerencia de Producción, así como de la realización de todas aquellas actividades inherentes a la consecución de un óptimo nivel de calidad en los productos elaborados, acorde a las expectativas de nuestros Clientes, cumpliendo la norma ISO 9001. FUNCIONES:

1) Dar seguimiento a los programas semanales de producción y avisar a la Gerencia de Producción el avance diario de las órdenes de trabajo en proceso.

2) Coordinar con los supervisores y responsables de cada una de las áreas

que se cumplan los tiempos estipulados para la realización de cada uno de los procesos de producción.

3) Avisar a la Gerencia de Producción en los casos que sea evidente el

incumplimiento de los programas de producción, así como la fecha a cumplir.

4) Participar en la correcta y adecuada selección de productos y suministros

de la Gerencia de Producción, con base a los requerimientos de calidad establecidos, informando inmediatamente cualquier desviación.

5) Verificar en el almacén general la existencia de materia prima y materiales

necesarios para procesar la orden de trabajo.

6) Coadyuvar en el seguimiento de los Programas Semanales de Producción, así como informar de los avances diarios a la Gerencia de Producción.



47


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

7) Coordinar con los Supervisores y con los responsables de cada una de las Áreas, las acciones necesarias para dar cumplimiento a los Programas de Producción.

8) Vigilar y verificar, en coordinación con los supervisores y responsables de

cada una de las áreas, que se cumplan los tiempos estipulados para la realización de cada uno de los procesos de producción.

9) Informar (dar la voz de alarma) a la Gerencia de Producción en los casos

que sea evidente el incumplimiento de los programas de producción en alguno de los procesos, con la debida anticipación, conforme a lo establecido.

10)Vigilar y supervisar que los trabajos realizados en el Departamento de

Producción, cumplan con los estándares de calidad establecidos por la Gerencia y con las expectativas de nuestros clientes.

11)Vigilar que en cada una de las áreas se revisen y, en su caso, se autorice

proseguir con los procesos de producción, una vez que hayan corroborado que dichos procesos se estén realizando correctamente.

12)Determinar y proponer, ante la Gerencia de Producción, los cambios que

considere conveniente realizar en la estructura, organización, sistemas y procedimientos del área a su cargo.

13)Supervisar el correcto llenado en la tarjeta de control mano de obra y

reportar si existe algún problema.

14)Evaluar el desempeño e informar de éste a cada una de las áreas, con el fin de tomar acciones.

15)Evaluar en coordinación con los supervisores y responsables de cada una

de las áreas, el desarrollo laboral del personal en cada uno de los procesos para sugerir y determinar acciones de mejora.

16)Coordinar con el Departamento de Mantenimiento las actividades

preventivas y correctivas con el objetivo de preservar en condiciones óptimas la maquinaria y equipo para su adecuada operación.



48


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

17)Coordinar y supervisar las diferentes órdenes de trabajo desde la llegada de materiales, ya sean archivos magnéticos o negativos. En fotomecánica y preprensa digital, checar la formación de textos y forros hasta su transporte a placas mediante negativos o CTP.

18)Elaborar pedidos de papel y cartulinas según lo indicado en las órdenes de

trabajo, una vez recibido este material, checar las condiciones generales del mismo, tono, calidad, humedad relativa, cantidad, etc. Supervisar la entrada a máquina. Supervisar la correcta impresión de cada orden de trabajo.

19)Coadyuvar con la consecución, seguimiento y actualización de los

procedimientos y manuales correspondientes al sistema de gestión de calidad ISO 9001.

20)Apoyar a la Gerencia de Producción mediante el seguimiento de objetivos a corto y largo plazo.




49


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO OBJETIVO: Asegurar que la maquinaria, equipo e instalaciones de IEPSA se conserven en óptimas condiciones de funcionamiento, a través de un efectivo Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y de acciones de mantenimiento correctivo eficaces, bajo la norma ISO 9001. FUNCIONES:

1) Ejecutar lo correspondiente a los Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad P-MA-01 y P-MA-02 siguiendo los lineamientos que marcan para mantener el funcionamiento del sistema.

2) Dar seguimiento al Programa de Mantenimiento verificando las hojas de trabajo del personal a su cargo y efectuando recorridos a la Planta para conservar el buen estado de la maquinaria.

3) Determinar las necesidades de mantenimiento por fallas eventuales en los equipos y maquinaria, realizando un recorrido a la Planta al comenzar la jornada laboral para dar solución a las mismas.

4) Llevar el control del stock de refacciones, observando cuales son las partes más críticas y de uso frecuente.

5) Desarrollar una cultura de seguridad y salud entre el personal del Departamento supervisando el cumplimiento de las Normas y el reglamento en aspectos de higiene y seguridad laboral para prevenir accidentes y enfermedades dentro del ámbito laboral.

6) Implementación de controles para ahorro de energéticos; agua, gas y energía eléctrica.

7) Desarrollo de los proyectos de ampliación de la Planta, realizando los trámites ante las entidades respectivas.



50


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

8) Llevar el control de las actividades del personal contratista para las ampliaciones y modernizaciones de la Planta .instalaciones eléctricas, gas, agua, agua helada, aire comprimido, seguridad y servicios.

9) Desarrolla Programas de capacitación para el personal de mantenimiento.

10)Coadyuvar para la obtención de la Certificación SASST

11)Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo, así como los Programas Mensuales, en los que se establezcan las actividades a realizar para mantener en óptimas condiciones de funcionamiento, tanto mecánico como eléctrico, la maquinaria y equipo de la empresa.

12)Establecer las acciones de mantenimiento preventivo y/o correctivo a realizar durante los fines de semana, para evitar que los equipos y maquinaria sufran descomposturas de mayor alcance.

13)Coordinar y supervisar las actividades de mantenimiento eléctrico y mecánico de la maquinaria y equipo, tanto a nivel preventivo como correctivo.

14)Coadyuvar, en coordinación con cada una de las áreas de la Gerencia de Producción, en la vigilancia sobre el funcionamiento del equipo y maquinaria.

15)Coadyuvar, en coordinación con cada una de las áreas de la Gerencia de Producción, en la vigilancia del cumplimiento de la limpieza y engrasado del equipo y maquinaria a su cuidado.

16)Atender las demandas de reparación del equipo y la maquinaria que requieran de mantenimiento correctivo.

17)Coordinar y supervisar los trabajos realizados por proveedores externos, requeridos para el mantenimiento, preventivo o correctivo, de la maquinaria y equipo.

18)Resguardar y controlar el inventario de refacciones, con criterios de seguridad y eficiencia, en coordinación con el Almacén.



51


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

19)Elaborar y dar seguimiento a las requisiciones de refacciones, materiales e instrumentos de trabajo requeridos para el eficiente cumplimiento de las funciones del Departamento de Mantenimiento.

20)Elaborar durante el último bimestre de cada año, el presupuesto anual del

área a su cargo a fin de coadyuvar en la integración del correspondiente a la Gerencia de Producción, del siguiente ejercicio.

21)Determinar y proponer, ante la Gerencia de Producción, los cambios que considere conveniente realizar en la estructura; organización, sistemas y procedimientos del área a su cargo.

22)Colaborar en la toma de decisiones para la compra, cambio o modificaciones a la maquinaria e instalaciones.

23)Establecer controles e informes que permitan verificar los avances de las actividades del Departamento.




52


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

COORDINACION DE IMPRESIÓN DIGITAL OBJETIVO: Planificar, coordinar y supervisar el proceso de impresión digital de libros, folletos, dípticos, trípticos, dato variable y varios impresos de baja demanda, así como el acabado requerido por los clientes. FUNCIONES:

1) Evaluar los requerimientos de producción en impresión digital de los clientes tanto en impresión de color como blanco y negro..

2) Participar en las juntas Gerenciales para informar de los los avances de

las O.T. y su seguimiento con el fin de cumplir los requisitos del cliente en tiempo y forma. Analizar las ordenes de trabajo y hacer desviaciones sea el caso en la producción y enviar los presentación de cambios en las condiciones pactadas inicialmente con el cliente a fin de realizar nuevas negociaciones, aceptar o rechazar las propuestas de cambio.

3) Dar puntual seguimiento a los programas de producción diarios y

semanales e informar de su avance a la Dirección General.

4) Impulsar el servicio de impresión digital entre los clientes.

5) Supervisar que esta área se encuentre actualizada en equipo y “software”, así como con el personal adecuado y debidamente capacitado para brindar un servicio eficiente y oportuno en este campo.

6) Asegurar que las áreas a su cargo cuenten con los apoyos técnicos, las

herramientas de trabajo y que el personal se encuentre capacitado para realizar las funciones que le han sido encomendadas.

7) Controlar y evaluar los resultados de cada una de sus áreas e impulsar

acciones de mejoramiento continuo.

8) Revisar y formar diversas O.T. que requieran impresión digital o dato variable, mediante los PDF que envía Pre prensa con Visto

9) Las demás que le sean encomendadas de acorde a su objetivo.



53


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA OBJETIVO: Apoyar la operación de las diferentes áreas de Impresora y Encuadernadora Progreso, con los medios informáticos más convenientes para cada uno de ellas tales como red de computadoras, impresoras, sistemas computarizados, internet, correo electrónico, así como la capacitación, asesoría y apoyo técnico para asegurar el correcto aprovechamiento de la infraestructura informática de acuerdo a los procedimientos del Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Tecnología de Información y Comunicaciones (MAAGTIC). FUNCIONES:

1) Formular el Programa Estratégico de Tecnologías de Información (PETIC) y someterlo a consideración del Director General y de la Secretaría de la Función Pública para su autorización.

2) Formular y establecer las políticas y normas técnicas, que en materia de informática deberán observar los usuarios de IEPSA.

3) Planear, dirigir y controlar el desarrollo elaboración e implantación de los sistemas informáticos que requieran las áreas de IEPSA.

4) Definir estrategias de crecimiento en materia de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC).

5) Planear y dirigir la asesoría a los usuarios respecto de las características, manejo de los sistemas y programas vigentes, así como de la capacitación respectiva en la implantación de programas informáticos.

6) Coordinar, con las demás estructuras administrativas, la planeación, organización, integración y operación de los servicios informáticos de IEPSA, proporcionándoles en forma oportuna y eficiente el apoyo necesario para el desarrollo de sus funciones en materia de informática.

7) Representar a IEPSA ante los comités informáticos formados por las diferentes dependencias de la Administración Pública.



54


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

8) Informar al Director General sobre el cumplimiento de los objetivos, funciones y programas de la Coordinación.




55


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO OBJETIVO: Mantener en operación los sistemas de información y comunicaciones, planeando y administrando los servicios de instalación, mantenimiento correctivo y preventivo al equipo que la conforma (computadoras, impresoras, red cableada o inalámbrica, telefonía, comunicaciones, seguridad, etc.), así como capacitar y apoyar técnicamente a los usuarios en el uso de los sistemas informáticos vigentes y autorizados por la Coordinación de Informática. FUNCIONES:

1) Administrar las cuentas, accesos y permisos de los usuarios de los diferentes sistemas informáticos, para garantizar la confidencialidad y la seguridad de la información en los diferentes equipos conectados a la red.

2) Capacitar a los usuarios de la red de cómputo en los programas utilizados y autorizados, tales como procesadores de palabras y hojas de cálculo, mediante cursos de capacitación y asesoría personal, para que los usuarios desarrollen más fácilmente sus actividades utilizando estas herramientas.

3) Asesorar a los usuarios respecto de las características, implantación y manejo de los sistemas informáticos y programas vigentes.

4) Coordinar los mantenimientos preventivos y correctivos necesarios a los sistemas de Tecnología de Información y Comunicaciones en la entidad, canalizándolo a las empresas especializadas que se contraten para tal fin

5) Garantizar el correcto funcionamiento de la red de cómputo y comunicaciones, incluyendo los servicios de internet y telefonía.

6) Mantener actualizados los sistemas antivirus para minimizar el riesgo de infección.

7) Apoyar técnicamente a los usuarios en sus actividades diarias relacionadas con las Tecnologías de Información y Comunicaciones operando en la entidad.



56


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

8) Garantizar la seguridad y la integridad de la información de los sistemas informáticos implantados en IEPSA mediante el respaldo de la información y los archivos compartidos de la red de cómputo.

9) Administrar la instalación, adecuación y mantenimiento del sistema de cableado de voz, datos y video vigilancia, revisando constantemente su operación y haciendo los ajustes correspondientes, para garantizar el buen funcionamiento de dicho sistema, apoyándose de ser necesario en las empresas especializadas contratadas para tal fin.

10)Administrar el sistema de video vigilancia que controla las cámaras instaladas en la entidad.




57


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

COORDINACIÓN DE INNOVACION, CALIDAD Y ATENCIÓN A CLIENTES

OBJETIVO: Implantar, administrar y evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad en IEPSA a fin de informar sobre su efectividad oportuna y fehacientemente a la Dirección General, así como dar cumplimiento a los requerimientos de la STPS, SEMARNAT y CONNUE, conjuntamente brindar atención especializada a los clientes a través de la orientación y seguimiento a sus requerimientos, productos y propiedad hasta su entrega. Funciones:

1) Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos

necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad, en cumplimiento de

los requerimientos de la norma ISO 9001.

2) Informar a la Dirección General sobre el desempeño del Sistema de Gestión

de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

3) Organizar, presentar y dar seguimiento a los resultados derivados de las

Revisiones Gerenciales ante el Comité de la Calidad, con el fin de evaluar

el cumplimiento y la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad.

4) Definir, controlar y dar seguimiento a las acciones correctivas o preventivas

que se integren, con el fin de evitar la incidencia en no conformidades

reales ó potenciales, en el desempeño del Sistema de Gestión de la

Calidad.

5) Administrar la realización de auditorías internas y externas, con el fin de

evaluar el cumplimiento de los requerimientos del Sistema de Gestión de la

Calidad.

6) Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del

cliente en todos los niveles de la organización.



58


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

7) Asegurar el seguimiento de O.T. y requisiciones durante su proceso en la

entidad.

8) Gestionar las pruebas necesarias que aseguren la verificación y

autorización del cliente a través del VoBo.

9) Realizar revisiones aleatorias al proceso productivo y al producto terminado

y en proceso, en cuanto a cumplimiento de requisitos del Sistema de

agestión de Calidad aplicables, como apoyo a los controles existentes.

10)Realizar el seguimiento a la precepción del cliente en cuanto al

cumplimiento de sus requisitos por parte de IEPSA; así como determinar y

dar seguimientos a las quejas y sugerencias por parte del cliente.

11)Actuar como enlace con organismos externos con las actividades

relacionadas con el Sistema de Calidad.




59


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICOS

OBJETIVO: Procurar que la operación de la entidad, así como las actividades de cada una de las áreas que la conforman, se ajuste al marco jurídico vigente que la rige, con el fin de asegurar la toma correcta y legal de decisiones en el desarrollo de cualquier operación, con el propósito de garantizar su buen funcionamiento y salvaguardar sus intereses, dando seguimiento a las acciones de tipo legal en las que intervenga. FUNCIONES:

1) Brindar asesoría sobre la aplicación o interpretación de disposiciones jurídicas en el ámbito de actuación de la empresa y las áreas que la conforman.

2) Revisar las leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y en general cualquier disposición jurídica cuya aplicación pudiera incidir en las actividades de la entidad.

3) Compilar y en su caso divulgar las disposiciones jurídicas que se relacionen con la operación de la entidad.

4) Revisar el aspecto jurídico de los proyectos de convenios contratos y demás actos consensuales que generen derechos y obligaciones a la entidad, así como formularlos o intervenir en ellos en caso de ser requerido, para procurar las mejores condiciones de concertación posibles.

5) Representar legalmente a la entidad y sus servidores públicos en procesos y procedimientos jurisdiccionales o administrativos.

6) Coordinar los servicios jurídicos externos que, en su caso, se contraten para la tramitación de procesos y/o procedimientos administrativos o judiciales.

7) Atender las resoluciones que pronuncien las autoridades jurisdiccionales o administrativas, exigiendo su cumplimiento a las áreas de la entidad y prestando a éstas la asesoría necesaria para ello.



60


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

8) Expedir copias certificadas de las constancias que obren en los archivos de la entidad cuando deban ser exhibidas en procedimientos judiciales o contencioso-administrativos y, en general, para cualquier proceso o procedimiento.

9) Participar en los comités internos que requieran de su intervención.

10) Proponer a la Dirección General las políticas en materia jurídica, aplicarlas y evaluarlas.

11) Levantar actas administrativas a petición de las áreas o a iniciativa propia cuando lo estime necesario; contando con la facultad plena de convocar a los involucrados en los hechos que se deban hacer constar, ya sea como presuntos responsables o testigos de cargo y descargo.

12) Dictaminar, derivado de las actas administrativas que levante, los supuestos de procedencia para la aplicación de las sanciones de carácter laboral a que se hagan acreedores los trabajadores de la entidad, así como reconsiderar, en su caso, los dictámenes que hubiese emitido y aplicar las sanciones respectivas.

13) Participar en la elaboración de los informes que la Dirección General rinda al Consejo de Administración de la Entidad.

14) Integrar las carpetas de trabajo de las sesiones del Consejo de Administración y Asambleas de Accionistas.

15) Coadyuvar con la Gerencia de Operación Administración y Finanzas en la coordinación del desarrollo de las sesiones referidas en la fracción anterior y, en su caso, dar seguimiento a las mismas.

16) Coadyuvar en la atención de las funciones que correspondan a la Unidad de Enlace, en términos de las disposiciones de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Asimismo, asesorar a las áreas en el cumplimiento de las obligaciones que les corresponden derivado de dichas funciones.



61


30 05 12

_______________________

DIA MES AÑO

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

La entidad cuenta con un Órgano Interno de Control en términos de lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Dicho Órgano dispone de su propio Manual de Organización de acuerdo a su estructura básica autorizada. Los servidores públicos de dicho Órgano de Control, ejercen sus atribuciones en términos de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, La Ley Federal de las Entidades Paraestatales, la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y conforme lo previsto en el art. 63 del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública. .

Iepsa - MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FECHA DE ...misión de IEPSA, a fin de mantenerse dentro de un...

Documents

Transcript of Iepsa - MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FECHA DE ...misión de IEPSA, a fin de mantenerse dentro de un...