ibo netProjectProjektmanagementEffizientes und pragmatisches Projektmanagement

Software

Projektmanagement

ibo netProject ist eine effiziente und pragmatische Plattform für alle Projekte Ihres Unternehmens. Dabei unterstützt ibo netProject sowohl diePlanung und die praktische Durchführung der Projekte als auch die projektübergreifende Steuerung aus Sicht des Multiprojektmanagements. Zudemkönnen Sie den Prozess der Projektinitiative "von der Idee über den Projektantrag zum Projektauftrag" realisieren.

ibo netProject ist eine Web-Applikation, lauffähig in einem (Standard-)Web-Browser. Dadurch können alle Anwender ibo netProject ortsunabhängignutzen. Dabei wird ibo netProject den verschiedenen Sichten und Rollen des Unternehmens gerecht: Projektmitgliedern, Projektleitern, Projektmanagern, Mitarbeitern, Projektcontrollern, der Geschäftsleitung und dem Lenkungsausschuss.

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Die folgende Darstellung gibt Ihnen einen Überblick über Aufbau und Funktion der Projektmanagement-Software ibo netProject.Als Orientierungshilfe gedacht wissen Sie beim Durchblättern dieser Broschüre stets, in welchem Bereich Sie sich befinden.

ibo netProject

Projektmanagementsystem

MultiprojektinitiativeFür einen einheitlichen und strukturierten Entstehungsprozess der Projekte

Multiprojekt-InformationssystemProjektübergreifende Transparenz für Geschäftsleitung,Lenkungsausschuss, Management, Revision

Mein netProjectPersönliche Homepage fürProjektmitglieder

· Meine Projekte· Meine Aufgaben· Meine Meilensteine· Meine Aufwände· Meine Zeiten erfassen· Meine Fehlzeiten· Meine Berichte· Meine Protokolle· Meine Meetings· ...

Projekt 1· Homepage· Projektplan· Aufgaben· Dokumente· Statusbericht· Protokolle· …

Projekt 2· Homepage· Projektplan· Aufgaben· Dokumente· Statusbericht· Protokolle· …

Projekt 3· Homepage· Projektplan· Aufgaben· Dokumente· Statusbericht· Protokolle· …

Projekt n· Homepage· Projektplan· Aufgaben· Dokumente· Statusbericht· Protokolle· …

MultiprojektmanagementSteuerung und Administration des standardisiertenProjektmanagements für Multiprojekt-Manager,Projektmanagement-Office, Portfolio- und Programm-Manager

· Ressourcen managen· Projekte administrieren· Customizing durchführen

· Berichte und Formulare definieren· Statusberichte terminieren· Mandanten verwalten

· Projektlisten und -berichte· Aufgaben-Controlling· Meilenstein-Controlling· Status- und Prognoseberichte

· Projektaufträge· Kosten-Controlling· Ressourcen-Controlling· Abschlussberichte

Ideen Anträge Aufträge

Von der Initiative ...

... bis zum erfolgreichen Abschluss.

App für iPhone und iPadMobilesProjektmanagement

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ibo Gruppe

Beratung · Software · Training · Fachliteratur

Als verlässlicher Partner stehen wir unseren Kunden beim Aufspüren und Nutzen von Optimierungspotenzialen zur Seite. Dabei stehen dieLeistungen unserer Unternehmensbereiche oft sehr eng in Verbindung. Für das überaus wichtige Thema Projektmanagement bietet die iboGruppe als einziger Anbieter vom Training über Software und Beratung bis hin zu entsprechender Fachliteratur mit dem Titel ”Ganz-heitliches Projektmanagement“ alles aus einer Hand:

ibo netProject – der Nutzen für Ihr ProjektmanagementSie haben sich auf den Weg gemacht, um eine Projektmanagement-Software zu suchen, die den verschiedenen Rollen des Projektmanagements entsprechenden Nutzen stiftet? Die Nutzenaspekte in Bezug auf ibo netProject lassen sich in etwa so zusammenfassen:

Ich wünsche viel Freude bei der Lektüre!Kai SteinbrecherProduktmanager Projektmanagementsystem

• Sie finden Ihr unternehmensspezifisches Projektmanagement-Vorgehen standardisiert in einer Software-Plattform vor.• Ihr Projektmanagement-Vorgehen steht durch Web-Technologie überall im Unternehmen – und darüber hinaus – zur Verfügung.• Projekte entstehen kanalisiert und können zielgerichtet beauftragt werden.• Sie minimieren den Arbeitsaufwand in Bezug auf Suchen, Zusammenführen und Analysieren benötigter Informationen.• Sie stellen Informationen für Management und Lenkungsausschuss auf Knopfdruck zusammen.• Sie können jederzeit "Rede und Antwort" stehen: Welche Ressourcen sind bereits verplant? Welchen Status haben die Projekte?

Welche Projekte stehen an? Wer ist in welchem Projekt?• Sie können Ihre Projekte effektiv planen, Aufgaben verteilen, Meilensteine kontrollieren, Erinnerungen definieren usw.• Sie wechseln von einem Projekt ins andere? Dann finden Sie Ihre Aufgaben und Dokumente immer dort, wo sie im letzten Projekt

auch abgelegt waren – die Einheitlichkeit zeigt Wirkung.• Sie verlieren keine Informationen durch Medienwechsel oder unnötige Schnittstellen.• ibo netProject unterstützt alle Phasen, Bereiche und Rollen Ihres Projektmanagements.• Die Software ist einfach gehalten und sehr strukturiert aufgebaut – eine schnelle Einführung und eine hohe Anwender-Akzeptanz

gehen damit einher.

Organisations-management

Change Management

Projekt- management

Prozess-management

Flexibilitäts-,Effizienz-, Qualitäts -management

Portfoliomanagement, Projektmanagement,Projektservices

Prozessoptimierungund -steuerung, EinführungProzessmanagement

Organisationsentwick-lung, Teamentwicklung,Coaching

ibo Aleaibo Personalbemessungibo Aufbau-Manager

ibo netProject

ibo Prometheusibo Process-Designeribo Process-Manager ibo Process-Analyseribo Prometheus.NET

Organisation und Business Analysis –Methoden und Techniken

Organisation – AufbauorganisatorischeStrukturen, Organisa-torische Grundbegriffe

Ganzheitliches Projektmanagement

Praxishandbuch Prozessmanagement

Change Management –(Über-)Leben inOrganisationen

Organisator/in mit ibo-Zertifikat

PM-Fachmann/-frau, Projektleiter/in, Projekt manager/in mitibo-Zertifikat

Prozessmanager/in, Prozessmanagement-Berater/in mit ibo-Zertifikat,Lean/Six Sigma Belts, CBPP™-Zertifizierung

Change Management-Berater/in,Coach mit ibo-Zertifikat

Beratung Software VerlagTraining

Business Analyse Anforderungs-management,Require-ments Engineering,Unternehmensanalyse

Business Analyst, Business Engineermit ibo-Zertifikat

Personal- management

ibo Pegasus.NET

Revisions-management

ibo QSRiboQSR-Kreditibo QSR-WebInfo

Zufriedene Kunden sind die besten Referenzen für ein Produkt. Bevor Sie diese Broschüre über das Leistungsspektrum der Projekt-management Software ibo netProject informiert, finden Sie auf dieser Seite Schlaglichter zum praktischen Einsatz des Tools. Mit wenigenWorten bringen unsere Kunden unterschiedlichster Branchen auf den Punkt, welchen konkreten Nutzen ibo netProject im praktischenEinsatz stiftet.

“Von großem Vorteil ist, dass alle Projektbeteiligten in dasSystem eingebunden sind und somit jederzeit diebenötigten Informationen beziehen können.”Thomas Karrer, IT-Projektmanagement BANK CIC (SCHWEIZ)

“Da wir sehr viel unterwegs sind, ist esfür uns ein großer Vorteil, die aktuellstenInformationen jederzeit zur Verfügungzu haben – da reicht ein Internet-anschluss im Hotel oder ein mobilerUMTS-Zugang, das ist schon sehrpraktisch für uns.”Dirk Appel, Geschäftsführender Gesellschafter d+b Project GmbH

“Wir können mit ibo netProject bereichsübergreifende Aufgaben und Termine sehr gutüberwachen und steuern, weil uns nun eine gemeinsame und vor allem einheitlichePlattform zur Verfügung steht.”Beate Urselmann, Projektleiterin für Organisationsprojekte Sparkasse Hilden • Ratingen • Velbert

“Der Nutzen, den das Projektmanage-ment als Ganzes bei uns im Haus vonibo netProject haben kann, lässt sichgar nicht hoch genug einschätzen.”Hansjörg Hentschel, Projektmanager Sparda-Bank München

“Eine kurze Beschreibung von ibo netProject:pragmatisch, praktisch, gut.“Werner Dorner, Berater der Emmi Schweiz AG

“ibo netProject versetzt uns in die Lage, die Pro-jekte unseres Hauses mit vergleichsweisegeringem Aufwand zu managen.”Jürgen Albus, Betriebsorganisation und ProjektkoordinationVolksbank Bonn Rhein-Sieg eG

“Wir haben in ibo netProject eineflexible Lösung für unterschiedlicheAnsprüche gefunden.“Thomas Hassel, Prozessmanagement und Projektkoordination

“Mit ibo netProject haben wir eine geeignete Plattform gefunden, die es ermöglicht, dieKomplexität der Migrationsprojekte im Hinblick auf alle Arbeitspakete und Projektbetei-ligten zu bewältigen und abzuarbeiten. Bereits zu Beginn lassen sich die Migrationspläneper Knopfdruck in ibo netProject übernehmen.”Andreas Müller als Gesamtprojektleiter Sparkasse Duderstadt

“ibo netProject ist eine gelungene Lösung, die zumUmfeld einer Verwaltung passt und auch vonAnwendern bedient werden kann, die nicht ständigmit Projektarbeit zu tun haben.“Michael Ziegler, Teamleiter der Kreisverwaltung Pinneberg

“Die Einführung verlief absolut problemlos, weil die Software an sich überwiegend selbsterklärend ist.Auch technisch verlief alles reibungslos.”Harald Hermann, Leiter EDV-Organisation LUPUS Handelsgesellschaft mbH

“Die Effizienz unserer Projekte konnten wir durch den Einsatz von ibo net-Project deutlich erhöhen und erreichten gleichzeitig eine größere Trans-parenz – im Einzel- und auch im Multiprojektmanagement”Markus Dokter, Direktor und Leiter des Controllings Volksbank Mittelhessen eG

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Schlaglichter zum praktischen Einsatz

“Ein großer Nutzen liegt im transparenten und einheitlichenDokumentenmanagement und Berichtswesen. Entscheidungen können schnellergetroffen und notwendige Maßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden.”Heinrich Conen, Abteilungsleiter Prozess-/Projektmanagement Sparkasse Emsland

“Mit der Einführung von ibo netProject wurde nun dieBasis für ein zentrales und standardisiertes Pro-jektmanagement geschaffen ...”Jens Klemer, zuständig für den Aufbau eines zentralen Projektmanagements des Landkreises Grafschaft Bentheim

“MindManager erleichtert den Einstieg in komplexe Projekte bzw. Themen. Aufgrund des visuellen Charakters derSoftware sind die Informationen für alle Projektbeteiligte gut lesbar und leicht verständlich strukturiert. In Zu-sammenarbeit mit ibo netProject ergibt sich – auch unter Kostenaspekten – eine Software-Suite, die von der Ini-tiierung, über die Aufgabensteuerung, bis hin zum Projekt-Controlling eine ideale Prozessunterstützung darstellt.Das sorgt für nachhaltigen Projekterfolg.“”Stefan Sohn, PMP®, stellvertretender Gruppenleiter undProjektmanager bei der Frankfurter Sparkasse

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Funktionsumfang

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Multiprojektinitiative ibo netProject unterstützt die Projektinitiative sowie das gesamte dazugehörige Antragswesen. So lässt sich der Prozess“von der Idee über den Antrag bis hin zum genehmigten Projektauftrag” realisieren. Die Formulare und der Prozesskönnen im Customizing definiert werden.

Leistungsmerkmale• Antrags- und Auftragsverwaltung• Ideenmanagement • Genehmigungsworkflow • Anpassbarer Workflow: “Wer darf was?” und “Welche

Genehmigungen bzw. Prüfungen werden durchlaufen?”• Definierbare Formulare für Ideen, Anträge und Aufträge• Zusammenstellung des gewünschten Projektteams• Geplante Aufwände, Kosten und Einsparungen erfassen• Ressourcengenehmigung und -beantragung• Verwaltung von mitgeltenden Unterlagen (z. B. Konzepte im

MS-Word-Format)• Filterfunktionen (z. B. zum Anzeigen zurückgestellter Vorhaben) • Wiedervorlage zurückgestellter Vorhaben• Dokumentation der Historie eines Vorgangs• Automatische Erstellung der Projekte• Kein Medienwechsel zwischen Auftrag und Projekt• Mandantenfähigkeit

Multiprojektmanagement ibo netProject stellt das projektübergreifende ManagementIhrer Projekte sicher. Neben der zentralen Projekt- undRessourcenverwaltung steht Ihnen ein Customizing-Modul zur Verfügung, um ibo netProject auf die Bedürfnisse und Re-gelungen Ihres Unternehmens anzupassen. Stellen Sie auf ein-fache Weise eine einheitliche und standardisierte Plattform füralle Projekte des Hauses zur Verfügung.

Leistungsmerkmale• Customizing des Projektmanagements:

Formulare: Projektantrag, Statusbericht usw., Projekt-Stamm-daten, Visualiserungen (z. B. Ampelfunktion), Projektlistenund -berichte, Kenngrößen für Projekte, Kostenkategorienund -arten

• Projektverwaltung • Gantt-Diagramm der Projekte • Zentrale Ressourcenverwaltung und -planung• Rechteverwaltung • Verwaltung der Mitarbeiter-Skills • Verwaltung für Organisationseinheiten • Verwaltung von Multiprojekt-Managern • Zentrale Terminierung von Statusberichten • Monitoring der Berichtsabgabe• Mandantenverwaltung (z. B. für Unternehmensbereiche)• Vorlagen (z. B. für Standard-Projektpläne)• Voreinstellungen (z. B. für Kostensätze)

Einzelprojektmanagement ibo netProject ist eine Lösung für die praktische Durchführungvon Projekten. Die Software erleichtert und verbessert die Projekt-Kommunikation, -Information und -Dokumentation imProjektalltag. Die benötigte Infrastruktur eines Projektes wirdauf Knopfdruck erstellt: Projekt-Homepage, Aufgabenver-waltung, Statusberichtswesen, Dokumentenablage usw. DieBedienung ist pragmatisch und einfach: Für die Projektmit-glieder sind keine zeitraubenden Schulungen erforderlich. ImRahmen einer Kurzeinweisung im ersten Projekt-Meetingwerden alle notwendigen Informationen vermittelt.

Leistungsmerkmale• Eigene Homepage für jedes Projekt • Projekt planen

Nach: Zeit, Ressourcen und Kosten Projektstrukturplan per Drag & Drop Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen Gantt-Diagramm Meilensteine Stichtagsanalyse nach Termin und Kapazität Restwert und Fertigstellungsgrad

• Aufgaben terminieren, klassifizieren und bearbeiten• Automatische Erinnerungsmails• Dokumente formatunabhängig verwalten• Status- und Abschlussbericht einfach erfassen• Kommunikation per E-Mail• Erinnerungen als automatische Wiedervorlagen• Mitarbeiter-Statusberichte• Filterfunktionen• Zeiterfassung• Ressourcenmanagement• Kontakte der Projektmitglieder• Rechteverwaltung• Termineskalationsverfahren• Fehlzeiten der Projektmitglieder (z. B. Urlaub) • Protokoll mit Aufgaben, Agenda und Teilnehmern

direkt erfassen• Übersichten für Meetings und Jours fixes

ibo netProject

Funktionsumfang

Mein netProject Mein netProject bietet Ihnen eine personalisierte und projekt-übergreifende Sicht und unterstützt das Arbeiten in mehrerenProjekten. Jeder Anwender kann sich schnell und komfortabelauf seiner eigenen Homepage über seine Projekte informieren(z. B. “Welche Aufgaben stehen an?” oder “Welche Berichte mussich noch abgeben?”).

Leistungsmerkmale• Alles auf einer Seite: Die persönliche Homepage

Meine Aufgaben Meine Berichtstermine Meine gebuchten Zeiten Meine Protokolle und Meetings Bilder, Texte und Links

• Persönliche Aufgabenliste Statusmeldungen eintragen Statusmeldungen per E-Mail versenden Zeiten erfassen Ergebnisse dokumentieren Aufgaben abschließen Meilensteine überwachen Balkendiagramm der eigenen Aufgaben und Meilensteine Komfortable Filterfunktion Anzeige anstehender Aufgaben Aufgabenpaket-Beschreibungen ausdrucken Geänderte und neue Aufgaben anzeigen

• Zeiterfassung im Wochenblatt• Zeiterfassung direkt in der Aufgabenliste• Übersicht der gebuchten Zeiten• Fehlzeiten (z. B. Urlaub) selbst eintragen• Mandantenfähigkeit

App für iPhone und iPadSie können ibo netProject per iPhone oder iPad nutzen, umschnell und mobil auf ihre Projekte zuzugreifen. Die ibo net-Project-App unterstützt die wichtigsten Prozesse in der täg-lichen Projekt-Praxis.

Leistungsmerkmale• Meine Aufgaben einsehen • Aufgabenstatus zurückmelden• Aufgabenergebnisse dokumentieren• Aufgaben in den Kalender übernehmen• Zeiten erfassen• Meine gebuchten Zeiten prüfen• Projekt-Kontakte anzeigen • Projekt-Kontakte ins Adressbuch

übernehmen• Dokumente anzeigen• Fotoprotokoll erstellen, im Projekt

ablegen und versenden

Multiprojekt-InformationssystemÜber das Multiprojekt-Informationssystem werden die Infor-mationen projektübergreifend den verschiedenen Zielgruppen,wie z. B. der Geschäftsführung, Mitgliedern des Lenkungsaus-schusses, dem weiteren Management oder den Kollegen aus derRevision, übersichtlich zur Verfügung gestellt.

Leistungsmerkmale• Kompakte Projektübersichten• Projekt-Cockpit mit Projekt-Stammdaten, Projektantrag und

-auftrag, Kostenplan, Statusbericht, Abschlussbericht, Projekt-mitgliedern

• Konfigurierbare Projektlisten• Gantt-Diagramm der Projekte• Visueller Status (z. B. Ampelfunktion)• Projektübergreifende Auswertungen• Managementberichte• Ressourcen- und Kosten-Controlling• Controlling der Aufgaben und Meilensteine• Meilensteinsteuerung• Auswertungen der Skills• Auswertung der Projektinitiativen• Adhoc-Auswertungen• Frei definierbare Filter• Rechteverwaltung

Schnittstellen• PDF: Grafiken, Listen, Formulare, Berichte• MS Excel: Import und Export von Projektplänen• MS Excel: Daten aus ibo netProject-Listen übernehmen • MS Project: Daten aus Projektplänen übernehmen• Fehlzeiten importieren (z. B. aus Personalsystemen)• Personen importieren (z. B. aus Personalsystemen)• Kontakte via vCard (VCF) importieren• Mindjet MindManager: Import von Mindmaps• IST-Aufwände importieren• IST-Aufwände exportieren• Projekte importieren

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Multiprojektinitiative

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Antrag bearbeiten

ibo netProject unterstützt die Projektinitiative und das gesamtedazugehörige Antragswesen, so dass Sie den Prozess “von derIdee, über den Antrag zu einem Projektauftrag” in die Praxisumsetzen können.

In einheitlichen Eingabemasken können Projektanträge aus-gefüllt, geprüft und genehmigt werden. Sie werden in die Lageversetzt, die Projekte aus genehmigten Aufträgen direkt zu er-stellen, dabei werden alle notwendigen Projektinformationenautomatisch in das Projekt übernommen.

Projektmitarbeiter (z. B. die Projektleiter) können ihre Anträgedirekt bearbeiten und zur Prüfung oder Genehmigung vorlegen.Ideen, Vorhaben, Anträge und Aufträge werden samt mit-geltenden Unterlagen strukturiert und einheitlich für Ihr Hausverwaltet und zur Verfügung gestellt.

Sie stellen sicher, dass Sie jederzeit gezielten Zugriff auf diegewünschten Unterlagen, wie z. B. zurückgestellte oder zu be-arbeitende Projektanträge, haben. Mitgeltende Unterlagen(Konzepte, Risikoanalysen usw.) können – unabhängig vomDateiformat – zu den Projektanträgen und -aufträgen abgelegt werden.

Die verschiedenen Teilnehmer des Workflows (z. B. Antragstelleroder Prüfer) werden automatisch per E-Mail benachrichtigt,wenn sie mit dem nächsten Bearbeitungsschritt an der Reihesind. Per Wiedervorlage werden Sie automatisch per E-Mail anzurückgestellte Vorhaben erinnert.

Projektantrag

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Multiprojektinitiative

Alle in der Projektinitiative erstellten Informationen werdenautomatisch im Multiprojekt-Informationssystem zur Ver-fügung gestellt (z. B. die genehmigten Aufträge). Alle Vorhaben,die beantragt wurden und sich in irgendeiner Phase vor Projekt-start befinden, können ausgewertet werden: Welche Anträgewurden gestellt? Welche Anträge werden zurzeit im Projektbürogeprüft?

Die verschiedenen Formulare können komfortabel als PDF ange-zeigt werden, um einen sauberen Ausdruck zu bekommen.Genehmigte Anträge werden samt mitgeltenden Unterlagenhistorisiert aufbewahrt.

CustomizingDen Genehmigungsprozess können Sie im Customizing an dieBedürfnisse Ihres Hauses anpassen, indem Sie einfach Phasenein- bzw. ausblenden. Sie bestimmen, welche Bereiche im Work-flow genutzt werden sollen (welche Prüfungen bzw. Genehmi-gungen) und wer Genehmigungen durchführen darf bzw. werals Projektleiter eingesetzt werden kann.

Die Formulare für Ideen, Anträge und Aufträge werden ein-heitlich definiert. Sie legen fest, wie die einzelnen Formulare undEingabemasken aussehen.

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tKostenplan automatisiert erstellen

Aufwände planen

Team zusammenstellen

Plankosten erfassen

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Einzelprojektmanagement

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Mit ibo netProject steht eine komplette Projektplattform zurVerfügung, mit der Sie Ihr Projekt planen und dokumentierenkönnen. Alle Projektinformationen stehen den Projektteil-nehmern zentral für die unterschiedlichen Tätigkeiten zur Ver-fügung.

Projekt-HomepageIn jedem Projekt gibt es eine Projekt-Homepage, auf derwichtige Informationen für das Projektteam oder auch für Drittezur Verfügung gestellt werden: Welchen Zweck hat das Projekt?Wer ist der Ansprechpartner? Welche Aufgaben habe ich in demProjekt?

Das Ziel der Projekt-Homepage ist zum einen die Optimierungdes Informationsflusses zwischen den Projektteilnehmern: Diesefinden auf der Projekt-Homepage Ihre Aufgaben, die sie in demProjekt bearbeiten müssen oder ihre demnächst anliegendenStatusberichtstermine usw. Zum anderen werden Informationenzur Unterstützung des internen Projekt-Marketings publiziert.Die Homepage kann dazu für alle Mitarbeiter Ihres Unter-nehmens freigeschaltet werden, so dass sie sich – ohne Login-Vorgang – über die publizierten Projekte informieren können:einfach per Link aus dem Intranet oder einer Lotus-Notes-Kachel.

Mit der Einstellungsvielfalt für das Layout der Projekt-Home-page können Sie nicht nur Ihr Unternehmens-CI berücksichtigen,sondern auch jedem Projekt einen individuellen Stil verpassen.

Das Content-Management ermöglicht den Projektverantwort-lichen, die Informationen auf der Homepage auf einfache Artund Weise (d. h. ohne HTML-Kenntnisse) zu aktualisieren (z. B. ak-tuelle Ergebnisse eingeben). Sie sparen durch ibo netProject auf-wändige und kostspielige Eigenentwicklungen.

DokumentenverwaltungJedes Projekt profitiert von einer gemeinsamen Dokumenten-verwaltung. Protokolle, Präsentationen, Arbeitsberichte, Check-listen, Dokumentvorlagen u. v. m. werden – unabhängig vomFormat – in einer einheitlichen Verzeichnisstruktur abgelegt.

Die für das Projektmanagement definierte Standard-Ablagewird für alle Projekte im Customizing als Vorlage hinterlegt.Dem Projektleiter steht so von Beginn an eine Verzeichnis-struktur (ggf. auch mit Dokumentvorlagen oder Standard-Dokumenten) zur Verfügung. Zum einen erspart dieses Vor-gehen den Projekt-Verantwortlichen viel Zeit (weil sie die Ver-zeichnisse nicht selbst anlegen müssen), zum anderen sichertdas Vorgehen die einheitliche Ablage der Dokumente in allenProjekten.

Neue oder geänderte Dokumente werden gekennzeichnet, umeinen schnellen Zugriff auf aktualisierte Informationen zugewährleisten. Dokumente, die immer wieder eingesehenwerden müssen, können auf der Projekt-Homepage publiziertwerden, um einen noch schnelleren Zugriff zu gewährleisten.

Projekt-Homepage

Dokumentenverwaltung

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Einzelprojektmanagement

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KontakteAlle für das Projekt relevanten Personen (z. B. Projektmitglieder,Lieferanten, Externe) stehen mit allen wichtigen Adress-informationen auf der Kontakte-Seite. Auch Bilder könneneingestellt werden, um jederzeit das Gesicht zu einem Namenbzw. den Namen zu einem Gesicht zu finden. Die Kontaktdatender Projektmitglieder werden automatisch aus der zentralenRessourcenverwaltung ausgelesen.

ProjektplanAls Projektleiter können Sie den Projektstrukturplan (PSP) kom-fortabel per Drag & Drop erstellen und bearbeiten. DefinierenSie Meilensteine und Aufgabenpakete für die verschiedenenMitglieder des Projektes.

Der automatische E-Mail-Versand informiert und erinnert dieeinzelnen Projektmitglieder, damit keine Aufgabe vergessenwird. Definieren Sie sich als Projektverantwortlicher Erinne-rungen, um Ergebnisse zu gegebener Zeit zu prüfen.

Per Knopfdruck erzeugen Sie ein Gantt-Diagramm, um diezeitliche Planung zu visualisieren. Das Gantt-Diagramm kannman komfortabel als PDF in verschiedenen Größen drucken. Verwalten Sie alle Aufgabenpakete, Meilensteine, Vorgänge, Änderungswünsche, Maßnahmen oder Anforderungen IhresProjektes.

Der Aufgabenstatus kann jederzeit abgefragt und transparentgemacht werden. Filter- und Sortierfunktionen erhöhen dieÜbersicht und erleichtern den Zugriff auf die benötigtenInformationen.

Sie möchten Aufwände im Projektplan darstellen? Zu jedem Auf-gabenpaket können Aufwände erfasst werden. Die Aufwändewerden im Projektplan automatisch summiert. Überlastungenwerden im Auslastungsdiagramm visualisiert. Wenn eineRessource schon in anderen Projekten im gleichen Zeitraum verplant ist, werden Sie ebenfalls darauf hingewiesen.

Sie möchten Kosten direkt im Projektplan eingeben? Zu jedemAufgabenpaket können Plan- und Ist-Kosten erfasst werden: z. B.Investitionskosten, Vorgehenskosten, Betriebskosten (Kosten-arten sind im Customizing zentral für jedes Projekt hinterlegt).Im Projektplan werden die Kosten automatisch bezüglich derEbenen summiert angezeigt. Die Personalkosten werden ausden Aufwänden ermittelt, da zu jeder Ressource zentral einKostensatz hinterlegt werden kann.

Gantt-Diagramm

Projektmitglieder mit Kontaktdaten

Projektstruktur

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Einzelprojektmanagement

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ProjektplanSie möchten eine geeignete Zusammenstellung aller Arbeits-pakete für Ihr Joure fixe darstellen? Sie möchten auf einen Blickalle benötigten Informationen aus dem Projektplan zu Con-trolling-Zwecken zusammenstellen? Klicken Sie sich dieInformationen auf schnelle Art und Weise zusammen.

Sie möchten stichtagsbezogen prüfen, ob Arbeitspaketeterminlich gefährdet sind oder wie hoch der Fertigstellungsgradeinzelner Arbeitspakete ist? Sie möchten rechtzeitig gewarntwerden, wenn terminliche Gefährdungen eintreten? Lassen Siesich die Analysewerte von ibo netProject berechnen und trans-parent für alle oder einzelne Arbeitspakete ausgeben.

EskalationsmanagementSind in Ihren Projekten hier und da Termine überschrittenworden? Haben Sie selbst schon Termine trotz aller Vor-kehrungen und Stichtagsberechnungen nicht einhalten können?Und: Wussten Sie immer um ihre persönlichen oder die Termin-überschreitungen anderer Projektmitglieder?

Das in ibo netProject integrierte Termin-Eskalationsmana-gement sorgt dafür, dass Terminüberschreitungen immer trans-parent sind und nicht im täglichen Projektstress verloren gehen.Damit haben Sie eine Chance, Maßnahmen zu ergreifen.Sie können sich bezüglich Terminüberschreitungen von Auf-gabenpaketen oder Meilensteinen automatisch aus den für Sierelevanten Projekten unterrichten lassen. Veranlassen Sie, dassdie Projektmitarbeiter darüber informiert werden, wenn ihre Arbeitspakete den vereinbarten Termin überschreiten.

Sie können definieren, wer aus welchem Projekt über welcheTerminüberschreitung informiert werden soll. Sie definieren fürsich, ob und wann Sie über terminliche Überschreitungen unter-richtet werden möchten.

Projektplan als frei konfigurierbarer Aufgabenbericht

Projektplan als frei konfigurierbarer tabellarischer Bericht

Analyse eines Aufgabenpakets

Statusbericht des ProjektleitersDem Projektleiter steht eine für alle Projekte standardisierte Ein-gabemaske zur Verfügung, mit der er den Status seines Projektesin Richtung Lenkungsausschuss bzw. Management meldenkann.

Die Termine der Statusberichte können zentral vergebenwerden. Der Projektleiter wird automatisch per Erinnerungsmailan die Termine erinnert, damit er nicht im Alltag der Projekt-arbeit vergisst, seine Bewertung abzugeben. Im Statusberichtkann er sein Projekt bewerten (z. B. über eine Ampelfunktion)und bei Bedarf auch textliche Angaben machen (z. B. Begrün-dungen geben, Maßnahmen vorschlagen). Auch einzelne Mei-lensteine können kommentiert werden.

Der Aufbau des Statusberichtes und dessen inhaltliche Aus-gestaltung werden im Customizing einmalig definiert. Wurdeein Statusbericht abgeschlossen, kann man diesen direkt einemVerteiler (z. B. dem Lenkungsausschuss) per E-Mail zukommenlassen – eine Druckversion als PDF-Anhang inklusive.

Statusberichte der ProjektmitarbeiterDie Projektleitung kann ebenfalls Statusberichte terminierenund diesen von seinen Projektmitarbeitern anfordern. Auto-matische Erinnerungsmails werden von ibo netProject an die be-troffenen Projektmitglieder versendet, damit kein Bericht ver-gessen wird.

RessourcenmanagementAls Projektleiter stehen Ihnen jederzeit die benötigtenInformationen zu den Projekt-Ressourcen zur Verfügung (z. B. einPlan-Ist-Abgleich). Um das Ressourcen-Management praxis-tauglich zu gestalten, können die Projektmitarbeiter die Ist-Auf-wände (wahlweise zum Projekt oder zu den einzelnen Aufgaben)komfortabel in einem Wochenblatt eintragen.

Kostenmanagement Die Projektkosten können im Projekt geplant und kontrolliertwerden. Der Projektleiter findet alles vorbereitet vor: Die Kosten-struktur ist im Customizing definiert (Kostenkategorien, Kosten-arten, Einsparungen). Bereits nach der Erfassung der Plan-Kostenkann der Kostenplan auf Knopfdruck zusammengefasst werden.

Plan- und Ist-Kosten können zum Projekt oder auch zu einzelnenAufgabenpaketen gebucht werden. Eine Controlling-Seite er-mittelt einen Plan-Ist-Vergleich.

Statusbericht (Anzeige HTML bzw. PDF)

Statusbericht (Eingabemaske)

Kostenplan auf Knopfdruck

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ProtokolleSie können ihre Projekt-Protokolle direkt in ibo netProjecterfassen. Definieren Sie dazu im Customizing die gewünschtenProtokoll-Vorlagen.

Formulieren Sie im Protokoll eine Agenda, ordnen die Teilnehmerzu, laden Sie zum Meeting ein, erfassen Aufgaben unddokumentieren Entscheidungen und relevante Informationen.Nach dem Meeting kann das Protokoll schnell und einfach an dieTeilnehmer oder auch Dritte versendet werden.

Die in einem Meeting vereinbarten Aufgaben ("wer tut was biswann") werden in den Projektplan (für das Controlling des Pro-jektleiters) und die persönlichen ToDo-Listen der Projektmit-arbeiter (als Info für den Ausführenden) übernommen. Diese In-tegration sorgt dafür, dass keine Aufgaben in irgendwelchen

MS Word-Dokumenten verschwinden, sondern direkt in den Be-arbeitungsprozess des Projektes aufgenommen werden.

Sollten Agenda-Punkte nicht erledigt werden oder Aufgaben ausdem letzten Meeting offen sein, können diese in das Folgepro-tokoll übernommen werden, so geht nichts verloren.

In Protokollen werden wichtige Informationen und Ent-scheidungen festgehalten. ibo netProject sorgt dafür, dass dieseInformationen im Projekt für das Projektteam und auch auf derpersönlichen Homepage in Mein netProject zugänglich sind.

Protokoll erfassen

Protokoll (PDF)

Protokoll (HTML-Ansicht)

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Multiprojekt-Informationssystem

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Über das Multiprojekt-Informationssystem werden die Infor-mationen projektübergreifend den verschiedenen Zielgruppen,wie der Geschäftsführung, Mitgliedern des Lenkungsaus-schusses, dem weiteren Management oder den Kollegen aus derRevision übersichtlich zur Verfügung gestellt.

Filterfunktionen stellen vielfältige Auswertungen sicher: Siekönnen eine Liste aller für das aktuelle Jahr genehmigten IT-Projekte erstellen, den Status aller momentan laufenden Projekte auf Knopfdruck einsehen oder die aktuellen Status- undPrognoseberichte kritischer Projekte einsehen bzw. ausdrucken,um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Über das Multiprojekt-Informationssystem stellen Sie im Hand-umdrehen Berichte zur Verfügung: Zum Beispiel Management-berichte mit den wichtigsten Projektkenngrößen in Form kom-pakter Projektlisten. Außerdem können Sie im Informations-system einen Blick auf die Kapazitäten und Ressourcen werfen:Welche Kapazität steht in einem Zeitraum noch zur Verfügung?Welche Ressourcen sind bereits verplant oder überlastet?

Auch ein projektübergreifendes Aufgaben-Controlling wirdIhnen ermöglicht: Welche Aufgaben oder Meilensteine stehen inden nächsten Tagen an? Welche sind überschritten?

Im Multiprojekt-Informationssystem finden Sie ein Kosten-Controlling, um die gesamten Projektkosten Ihres Hauses inAugenschein zu nehmen.

Projektliste In der Projektliste werden die gewünschten Projekte in einer Tabelle angezeigt. Die Spalten der Tabelle sind konfigurierbar, sodass den Lesern verschiedenste Zusammenstellungen über dasCustomizing zur Verfügung gestellt werden können: kompakteStatusübersichten, Kostenbericht, Zusammenstellung der ge-planten Ressourcen, Stammdaten und Beschreibungen der Pro-jekte. In die Liste können grafische Elemente mit aufgenommenwerden, um z. B. den Status zu visualisieren.

Mit der Filterfunktion bestimmen Sie auf einfache Art und Weisedie Projektauswahl und die Zusammenstellung der Liste.

Wenn Sie eine Projektliste anzeigen, können Sie auch diezeitliche Lage der Projekte auf Knopfdruck in einem Balken-Dia-gramm darstellen.

Sie interessieren sich für ein bestimmtes Projekt aus der ak-tuellen Zusammenstellung? Einfach anklicken, die relevantenInformationen und Dokumente werden im Cockpit-Bereichangezeigt: Stammdaten des Projektes, Projektauftrag, Kosten-plan, Mitarbeiterliste, Status- und Prognosebericht usw.

Adhoc-AbfragenSie benötigen sehr schnell Informationen zu bestimmten Pro-jekten, um z. B. Angaben zum aktuellen Stand der Projekte fürein Meeting zusammenzustellen? Nutzen Sie dazu die Adhoc-Abfrage: Einfach die Informationen auswählen, die man zu denProjekten benötigt (z. B. Statusmeldungen, Meilensteine) undauf Knopfdruck die Sachverhalte in einem PDF zusam-menfassen.

Frei konfigurierbare Projektlisten

Projektliste mit Cockpit-Bereich

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Aufgaben-ControllingDie Aufgaben und Meilensteine der Projekte können projekt-übergreifend dargestellt werden. So können Sie die Aufgabenund Meilensteine bestimmter Projekte oder Personen darstellen,noch offene oder gerade anstehende Aufgaben herausfinden,Aufgabenpaket-Beschreibungen drucken oder Ergebnis-Doku-mente einsehen.

Für die Controlling-Arbeiten steht Ihnen dazu eine komfortableFilter- und Sortierfunktion zur Verfügung. Stellen Sie die Auf-gaben in Form einer Liste oder auch als projektübergreifendesGantt-Diagramm dar. E-Mails können direkt aus dieser Ansichtan die zuständigen Mitarbeiter versendet werden.

Skill-ManagementFür das Skill-Management können in der zentralen Ressourcen-verwaltung für jeden Mitarbeiter Qualifikationen erfasstwerden. Die möglichen Skills erfassen Sie einmalig. Sie stehendann für alle Mitarbeiter zur Verfügung.

Die Ressourcenangaben können im Multiprojekt-Informations-system auch aufgeschlüsselt nach Mitarbeiter-Skills analysiertwerden. Sie finden eine Antwort auf die Frage, ob mit den nochfreien Ressourcen fachspezifische Projekte, die bestimmte Mit-arbeiter-Qualifikationen erfordern, durchführbar sind.

Außerdem finden Sie hier auch die Antworten auf folgendeFragen: Welche Qualifikation haben bestimmte Personen?Welche Personen haben die benötigte Qualifikation?

Ressourcen-ControllingSie möchten wissen, ob in einem für ein neues Projekt geplantenZeitraum noch Ressourcen aus der IT frei sind? Diese und weitereAntworten liefert Ihnen das Ressourcen-Controlling im Multi-projekt-Informationssystem.

Die für das Ressourcen-Controlling benötigten Informationenwerden übersichtlich dargestellt. Auswertungen der Ressourcennach Zeitraum, Projekten, Personen oder Organisationseinheitenstehen zur Verfügung. Sie können komfortabel per PDF aus-gedruckt oder in MS Excel übernommen werden.

Auf einen Blick erfahren Sie, ob in einem bestimmten Zeitraumfreie Kapazitäten zur Verfügung stehen oder bereits alleRessourcen verplant wurden. Das mitarbeiterübergreifende Aus-lastungsdiagramm gibt Auskunft über freie Zeitbereiche der er-forderlichen Mitarbeiterkapazitäten.

Aufgaben-Controlling

Ressourcen-Controlling

Auslastungsdiagramm

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Kosten-ControllingIn diesem Bereich werden die Kosten projektübergreifend zu-sammengestellt, summiert und Plan-Ist-Vergleiche angestellt.Eine weitreichende Filterfunktion ermöglicht vielfältige Aus-wertungen der Projektkosten.

Die Kosten werden nach den Kosten-Kategorien bzw. Kosten-arten aufgeschlüsselt, die einheitlich für alle Projekte imCustomizing definiert wurden: z. B. Investitionskosten, jährlicheBetriebskosten, interne und externe Personalkosten, Vorgehens-kosten des Projektes. Für jedes Projekt gibt es einen ein-heitlichen Kostenplan, der automatisch zusammengestellt wird,sobald Plan-Kosten oder Plan-Aufwände eingegeben werden.

Analyse der gebuchten ZeitenSie erfassen über die Zeiterfassung die Ist-Aufwände innerhalbder Projekte? Diese Ist-Aufwände können Sie projektüber-greifend nach Zeitraum, Personen, Kategorien oder auch Pro-jekten auswerten.

Portfolio der InitiativenWelche Projektanträge wurden gestellt, welche bereits geprüftoder genehmigt? Welche Vorhaben wurden geplant? DieseFragen werden Ihnen beantwortet. Sie können zielgerichtet fest-stellen, wie es um die Dinge steht, die noch nicht als Projekt be-auftragt wurden.

FehlzeitenWann ist wer im Urlaub oder auf einer Fortbildung? Fehlzeitenwerden tabellarisch und grafisch dargestellt, um das Ressour-cenmanagement zu unterstützen. Die Fehlzeiten werden in derRegel durch eine Standard-Schnittstelle aus den Personal-systemen automatisiert übernommen, können aber auch vonden Projektmitgliedern in Mein netProject eingesehen werden.

PDF- und MS Excel-SchnittstelleInnerhalb des Multiprojekt-Informationssystems stehen IhnenPDF- und MS-Excel-Schnittstellen zur Verfügung. So können dieInformationen komfortabel ausgedruckt, weitergeleitet oder bearbeitet werden.

Kosten-Controlling

Kostenbericht

Kosten (PDF)

Portfolio der Initiativen

Übersicht der Fehlzeiten

Mein netProject bietet Ihnen eine personalisierte und projekt-übergreifende Sicht. Mein netProject schafft Übersicht undTransparenz gerade dann, wenn Sie gleichzeitig in mehreren Pro-jekten tätig sind. Auf einen Blick erkennen Sie, welche Aufgabenin welchen Projekten anliegen, erfassen schnell und einfach IhreZeiten oder geben Rückmeldungen.

Meine HomepageJedem Anwender wird eine komfortable eigene Homepage an-geboten, die Sie als Anwender auch einfach anpassen können.

Auf der Homepage können Sie Ihre anstehenden Aufgaben,Meilensteine, Projekte, bereits gebuchte Ist-Zeiten oder Berichts-termine anzeigen – und zwar projektübergreifend. Die auto-matisch erzeugten Listen können Sie konfigurieren: Geben Sie z. B. an, welche Informationen zu den Aufgaben oder Projektenangezeigt werden sollen. Darüber hinaus lassen sich projekt-relevante Texte, Bilder und Links (z. B. zu wichtigen Infor-mationen ins Internet oder Intranet) auf Ihrer Homepage dar-stellen.

Auf Ihrer persönlichen Homepage haben Sie alles auf einen Blickund können von hier aus auch in die jeweiligen Projekte, Auf-gaben, Protokolle oder Statusberichte verzweigen. Um direktnach dem Login diese Übersicht zu genießen, können Sie IhreHomepage explizit als Startseite definieren.

Meine AufgabenDie persönlichen Aufgaben können projektübergreifend ange-zeigt werden. Es steht Ihnen eine Filterfunktion zur Verfügung,um z. B. anstehende oder neue Aufgaben bzw. Meilensteineschnell ausfindig zu machen.

Sie können Ihre Aufgaben – ebenfalls projektübergreifend – alsBalkendiagramm darstellen. Um effizient Rückmeldungen zugeben, können Sie Status, Kommentare und Ist-Zeiten direkt inder Aufgabenliste zurückmelden. Rückmeldungen werdenschnell per E-Mail kommuniziert.

Einzelne Aufgaben können mit allen Informationen als Auf-gabenpaketbeschreibung angezeigt und als PDF ausgedrucktwerden.

Mein netProject

Persönliche Projektplattform

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Meine Homepage mit allen individuell relevanten Informationen

Direkte Rückmeldung in der Aufgabenliste

Aufgabenpaketbeschreibung

Mein netProject

Persönliche Projektplattform

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Zur eigenen Kontrolle: Meine gebuchten Zeiten auf der Homepage

Meine ZeiterfassungUm die persönlichen Ist-Aufwände zu erfassen, steht Ihnen einübersichtliches Kalenderwochenblatt zur Verfügung: Für dieseArbeit sparen Sie Zeit, weil Sie keinerlei Suchaufwand haben. DieZeiten werden pro Kalenderwoche, Aufgabe und Projekt sofortaufsummiert, um Ihnen gleich eine Prüfung Ihrer Eingaben zuermöglichen.

Zudem werden alle Zeit-Buchungen übersichtlich dargestellt.Eine komfortable Filter-Funktion sorgt dafür, dass Sie eine sehrgute Übersicht behalten: Welche Zeiten habe ich auf ein Projektgebucht? Wo habe ich mich bei der Zeiterfassung vertan?

Auch auf der persönlichen Homepage werden die gebuchtenZeiten pro Tag und Kalenderwoche angezeigt, um zu prüfen, oballe Zeiten korrekt gebucht wurden.

Zeiterfassung im Wochenblatt

Welche Zeiten habe ich gebucht?

ibo netProject

App für iPhone und iPad

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Die ibo netProject-App bietet ibo netProject-Funktionen für diemobile Nutzung per iPhone und iPad an. Die wichtigsten Prozesse der täglichen Projekt-Praxis werden unterstützt, sodass man jederzeit schnell Rückmeldungen geben oder wichtigeProjekt-Infos einsehen kann.

Meine AufgabenIn diesem Bereich werden alle Aufgaben, die Ihnen in Ihren Pro-jekten übertragen wurden, aufgelistet. Sie können zu deneinzelnen Aufgabenpaketen Rückmeldungen geben: EineStatusnotiz eingeben, das Ergebnis beschreiben oder auch ein"Erledigt" melden. Zudem erfassen Sie Zeiten, die Sie für die Be-arbeitung der einzelnen Aufgaben benötigt haben. Ihre Auf-gaben können Sie in den iPhone- bzw. iPad-Kalender über-nehmen.

Meine AufwändeIhre mobile Zeiterfassung. Sie können Ihre benötigten Aufwändezum Projekt und zu den Arbeitspaketen buchen. Erfassen Siedabei Kommentare oder auch den Status der Arbeitspakete.Listen Sie die einzelnen gebuchten Zeiten auf, um einen Über-blick zu erhalten.

Meine KontakteIhre aktuellen Projekt-Kontakte werden aufgelistet. Kon-taktieren Sie per Anruf oder E-Mail. Gezielt können Sie die Kon-takte in das Telefonbuch Ihres iPhones bzw. iPads übernehmen.

Zeiten erfassen

Meine AufgabenAufgabenstatus zurückmelden

Meine Kontakte

Meine Aufwände

Einzelner Kontakt

ibo netProject

App für iPhone und iPad

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Dokumente anzeigenGreifen Sie schnell und gezielt auf die Projekt-Dokumente (z. B.MS Excel-Listen, PDF-Dokumente, MS Word-Konzepte), zu.Wählen Sie zunächst das gewünschte Projekt und navigieren Siedann durch die Verzeichnisstruktur der Dokumentenverwaltung,um ein Dokument zu öffnen.

Fotoprotokoll erstellenSie haben einen Workshop oder eine Projekt-Sitzung durch-geführt? Sie haben die Ergebnisse per Flip-Chart oder BrownPaper festgehalten? Erstellen Sie einfach und schnell ein Foto-protokoll und legen die Fotos in der Dokumentenverwaltung desProjektes ab. Sie möchten das Fotoprotokoll an Dritte ver-senden? Auch dies ist ohne Aufwand schnell getan.

Web-Version startenSie möchten ibo netProject mit allen zur Verfügung stehendenFunktionen nutzen? Starten Sie dazu die komplette Web-Ver-sion. Dies bietet sich vor allem auf Grund des größeren Bild-schirms für das iPad an.

Verzeichnis und Dokument auswählen

iPhone

Fotoprotokoll erstellen Fotoprotokoll senden/ablegen

Ansicht Gantt-Diagramm mit dem iPad

Fotoprotokoll

iPad

Ansicht eines Organigramms als pdf auf dem iPad

Ansicht eines Prozesses alspdf auf dem iPhone

ibo netProject

Multiprojektmanagement

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Ein Bereich für Multiprojekt-Verantwortliche: Hier hinterlegenSie die grundlegenden Definitionen des Projektmanagements,um Einheitlichkeit sicher zu stellen: z. B. die Definition der For-mulare für das Berichtswesen, die Definition der Projekt-Dokumentation, Rechte und Rollen, Visualisierung des Projekt-status usw. Auch administrative Arbeiten werden hier durch-geführt: z. B. das Anlegen eines Projektes oder die Vergabe vonTerminen für Statusberichte.

Mandantenfähigkeitibo netProject ist mandantenfähig. So können Sie das System fürgetrennte Unternehmenseinheiten (z. B. Abteilungen, die Firmeneiner Holding, die verschiedenen Ämter einer öffentlichen Ver-waltung oder die Einheiten eines Firmenverbundes) zur Ver-fügung stellen. Für jeden Mandanten kann ein eigenesCustomizing durchgeführt und Projekte angelegt werden. DasRechtesystem stellt sicher, dass Sie die Verantwortlichkeiten fürdie Mandanten zentral vergeben können.

Die Mandantenfähigkeit kommt auch dem Wunsch entgegen,verschiedenen Abteilungen völlig voneinander getrennte Platt-formen zur Verfügung zu stellen, um z. B. Aufgaben oder Maß-nahmen zu bearbeiten, die nicht ins Projektportfolio gehören.

Auf diese Art und Weise werden auch Linienaufgaben über ibonetProject verteilt – so haben die Mitarbeiter Projekt- und Linienaufgaben in einer Übersicht dargestellt.

Projektverwaltung In der Projektverwaltung können Projekte angelegt und Stamm-daten zu den einzelnen Projekten bearbeitet werden. Die Texteund Klassifizierungen der Projekte (in der Grafik z. B. der Eintrag“Ziel” oder “Projektantrag”) können im Customizing frei und einheitlich für alle Projekte definiert werden. Auch die visuellenDarstellungen (z. B. die Ampel) lassen sich unternehmensspe-zifisch festlegen.

Für die Anzeige der Projekte stehen wahlweise die Listendar-stellung und das Balken-Diagramm zur Verfügung.

Projektverwaltung

Balkendiagramm der Projekte

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Multiprojektmanagement

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Zentrale Ressourcenverwaltung In der zentralen Ressourcenverwaltung können Sie Projektmit-glieder und Projektleiter anlegen und den verschiedenen Pro-jekten zuordnen. Des Weiteren wird festgelegt, welche projekt-übergreifenden Rechte vergeben werden: Darf die Person dasMultiprojekt-Informationssystem nutzen? Ist sie ein Multipro-jekt-Manager, der die Einstellungen (z. B. für Statusberichte)ändern darf? Zu welcher Organisationseinheit gehört die Per-son? Bei der projektübergreifenden Ressourcenplanung werdenSie effizient unterstützt und frühzeitig auf Planungsfehlerhingewiesen.

In der Ressourcenverwaltung werden außerdem Informationenwie Wochenarbeitszeit, Stundensatz für die Berechnung der Per-sonalkosten und Qualifikationen für das Skill-Management zu-geordnet.

Customizing Im Customizing definieren Sie das Projektmanagement IhresUnternehmens, um die Einheitlichkeit in Bezug auf Informa-tionen und Prozesse sicher zu stellen: Was beinhaltet ein Pro-jektauftrag? Welche Inhalte hat ein Statusbericht? Wie sieht ein Projektabschlussbericht aus? Welche visuellen Technikenwerden zur Darstellung des Termin- oder Kostenstatus genutzt?

Außerdem können Sie Berichte zusammenstellen, um Trans-parenz des Portfolios zu erreichen (z. B. kompakte Projektlistenfür das Management). Die Berichte stellen Sie über das Multi-projekt-Informationssystem zur Verfügung.

Das Customizing ist leicht verständlich und wird von Ihnen imRahmen eines Start-Workshops unter Anleitung eines ibo-Trainers vorgenommen. Nach diesem Workshop sind Sie start-klar. Die Einstellungen können im Nachhinein von Ihnen selbstangepasst werden. Sie benötigen dazu keine Beratung oder gartechnische Hilfe mehr.

Ressourcenverwaltung

Statusmonitor: sind alle Statusberichte fertig gestellt?

Customizing

ibo netProject

Dienstleistungen

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1.

2.3.

4.5.

Schritte für die erfolgreiche Einführung

InstallationZunächst führen wir die Installation vor Ort bzw. die Inbetriebnahme auf dem ibo-Server für Sie durch. Die Installation vor Ortwird von einem netProject-Spezialisten durchgeführt. Die technischen Details (z. B. Datenablage, Sicherungsverfahren,Mailanbindung) werden mit dem Techniker Ihres Hauses besprochen. Bei technischen Fragen kann sich der Techniker IhresHauses später direkt an den technischen Ansprechpartner von ibo wenden.

Projektmanagement-FachworkshopIn diesem optionalen Fachworkshop werden die Fragen rund um das Thema Projektmanagement besprochen und geklärt.Ergebnis ist ein Leitfaden mit allen notwendigen Regelungen und Vereinbarungen bezüglich des Projektmanagement-Vor-gehens. Dieses Ergebnis ist eine sehr gute Grundlage für den Customizing-Workshop.

Customizing-Workshop mit Ausbildung der MultiplikatorenDas System wird von Ihnen unter Moderation eines ibo-Trainers in Betrieb genommen, damit das Projektmanagement in ein-heitlicher Form unterstützt wird. Die Regelungen und Standards Ihres Hauses werden berücksichtigt. Alle Fragen bezüglich derAnwendung werden geklärt und es werden Anwendungsfälle besprochen. Die Teilnehmer werden befähigt, die Projektleiteroder Projektmitarbeiter Ihres Hauses in das System einzuweisen.

Projektleiter-TrainingDie Projektleiter werden in die praktische Anwendung von ibo netProject eingewiesen. Diese Veranstaltung wird meist von denim Customizing-Workshop ausgebildeten Multiplikatoren durchgeführt und dauert pro Gruppe ca. 1 Tag.

Einweisung der ProjektmitarbeiterDie Projektmitarbeiter werden (z. B. im Rahmen der ersten Projektsitzung) vom Projektleiter oder dem Multiplikatoren einge-wiesen.

Inhalte des Fachworkshops• Projektdefinition, -verständnis und Abgrenzung:

Wann sprechen wir von einem Projekt?• Ziele der Professionalisierung:

Wie soll sich das Projektmanagement verbessern?• Rollen, Funktionen und Kompetenzen:

Wer macht was im Projektmanagement?• Von der Idee zum Projekt: Wie werden Projekte initiiert? • Der Auftrag als zentrale Säule des Projektes:

Welche Inhalte sind im Projektauftrag zu beschreiben?• Dokumentation:

Wie und was wird zu einem Projekt dokumentiert?• Phasen und Vorgehen in unseren Projekten: Welche Schritte

durchlaufen Ihre Projekte? Welche Ergebnisse liegen wann vor?• Vereinbarungen:

Wie werden die Aufgaben terminiert? Wie werden die Auf-wände quantifiziert?

• Ressourcenplanung: Wie werden Projektressourcen bereit-gestellt? Wie werden die “richtigen” Ressourcen auf die Projekte disponiert?

• Berichtswesen und Kommunikation: Wer bekommt welcheProjektinformation? Wie wird diese Information bereit-gestellt?

• Erfahrungsaustausch und Lernen im Projekt: Wie wird dasWissen aus und um Projekte gesichert und übertragen?

Inhalte des Customizing-Workshops• Vereinbarung des Nutzungsumfangs und des Vorgehens bei

der Einführung: Welche Funktionen bergen den größtenNutzen?

• Definition der Rollen und Rechte• Definition des Initiativ-Prozesses: Sollen Projekt-Ideen gesam-

melt werden? Welche Einträge enthält der Projektauftrag?• Definition der Projekt-Dokumentation und Projekt-Ablage• Definition des Berichts- und Kommunikationswesens:

Statusbericht, Management-Reporting, Aufbau der Projekt-Homepage usw.

• Wie wird das Ressourcenmanagement realisiert?• Welche Kostenarten gibt es? Was wird im Kostenplan fest-

gehalten?• Definition von Voreinstellungen• Ausbildung der Multiplikatoren

Gesamtsystem

Systemvoraussetzungen – Präsentation – Ansprechpartner

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Systemvoraussetzungen Server Arbeitsspeicher: ab 4 GB RAM Datensicherung: Streamer oder andere LösungBetriebssysteme: ab Windows Server 2000Web-Server: Microsoft IIS oder Apache ab Version

2.0.54 (wird von ibo mitgeliefert und installiert)

virtueller Server möglich

Bitte beachten Sie: Die Dimensionierung des Servers wird, ab-hängig vom Nutzungsgrad, vor dem Einsatz abgestimmt.

Datenbank: Oracle 9i, 10g oder 11MySQL ab 4.0.26 (wird von ibo mitgeliefert und installiert)

Mail-Server: SMTP-Zugang (oder: Microsoft Outlookals Mail-Client)

Client: Unterstützte Web-Browser: • Internet Explorer ab Version 5.5• Netscape Navigator ab Version 6.2• Mozilla ab Version 1.4• Firefox ab Version 1.0

Browser-Einstellungen: • Cookies• Popups• Java-Script (ab Version 1.1)

Schriftgröße und • Normal (96 DPI) = mind. 1024 x 768Bildschirmauflösung: • Groß (120 DPI) = mind. 1280 x 1024

Präsentation Um ibo netProject näher kennen zu lernen, bieten wir IhnenPräsentationen sowohl online per Internet als auch persönlichvor Ort an. Die Veranstaltungen sind für Sie kostenlos.

Erwerb oder Miete Für die Nutzung von ibo netProject gibt es zwei Möglichkeiten:

Installation in Ihrem Haus Hierbei handelt es sich um eine Server-Installation. Die Instal-lation dauert in der Regel ca. 2 Stunden und wird von einem ibo-Spezialisten durchgeführt.

ibo netProject mieten Nutzen Sie die (Miet-)Plattform auf den ibo-Servern. Sie könnendie Plattform gezielt für einzelne Projekte oder für alle ProjekteIhres Unternehmens mieten. Ihnen entsteht kein Installations-aufwand.

Wir lassen Sie nicht allein!Auch nach dem Kauf sind wir für Sie da! So stellen unsere speziell ausgebildeten Techniker von Anfang an sicher, dass dieSoftware reibungslos in Ihrer Systemumgebung läuft. Inindividuellen Workshops vermitteln Ihnen unsere erfahrenenTrainer, wie Sie das System optimal zur Zielerreichung einsetzenkönnen. Und wenn Sie dann noch Fragen haben, steht Ihnenunsere Hotline gerne als kompetenter Ansprechpartner zur Ver-fügung.

Ihr Ansprechpartner

Kai SteinbrecherT: +49 641 98210-820kai.steinbrecher@ibo.de

ibo SoftwareProzessmanagement | OrganisationsmanagementPersonalmanagement | RevisionsmanagementProjektmanagement | Informationsmanagement

ibo Software GmbH | Im Westpark 8 | D-35435 WettenbergT: +49 641 982 10-700 | F: +49 641 982 10-2600 info@ibo.de | www.ibo.de

ibo Schweiz AG | Flughofstrasse 50 | CH-8152 GlattbruggT: +41 44 809 11 60 info@ibo.ch | www.ibo.ch

Hotline Deutschland: T: +49 641 982 10-840/850hotline@ibo.de

Software

Ihre Vorteile auf einen Blick• Einheitliche Plattform für Ihr Projektmanagement• Unterstützung aller Phasen und Bereiche Ihres Projektmanagements• Zufriedene Anwender durch pragmatische Lösung• Geringer Schulungsaufwand• Hoher Bedienungskomfort• Ortsunabhängig durch browserbasierte Technik• Vermeidung unnötiger Kosten und Aufwände• Sicherstellung der Kommunikation und Dokumentation• Transparente Strukturen für frühzeitige Entscheidungsfindung des

Managements