Hp itam

© Copyright 2011 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information

contained herein is subject to change without notice. Confidentiality label goes here

Robert Nowak

Konsultant HP Software

Rozwiązania HP Software

w obszarze zarządzania

środkami IT



Agenda

1. Czym jest IT Asset Management ?

2. Dlaczego warto wdrażać programy ITAM ?

3. IT Asset Management – jak ?

4. Software Asset Management – wyzwania i możliwości

5. Przypadki naszych klientów

2



Czym jest IT Asset Management ?



IT Asset Management jest to połączenie ludzi, narzędzi oraz

procesów dzięki, któremu jest możliwa kontrola Środków IT (IT Assets), w

ich pełnym cyklu życia, umożliwiająca Organizacjom zarządzanie

aspektami:

– fizycznym , finansowym oraz formalno-prawnym

tychże aktywów IT, celem:

– wsparcia Organizacji w podejmowaniu decyzji biznesowych,

– umożliwienia terminowego i kosztowo efektywnego dostarczania usług biznesowych,

– zwiększenia Zwrotu z inwestycji (ROI).

IT Asset Management

Zarządzanie Zasobami i Środkami IT

4



Porównanie

Fazy cyklu życia Środka IT i Elem. Konfiguracji

5

Wdrożenie/ Instalacja

Potrzeba

Zakup/ Pozyskanie

Wycofanie/ Ponowne

wykorzystanie

Uruchomienie/ Monitorowanie

IMAC/ Zmiany

Wsparcie

Asset Management

Magazyn/ Przyjęcie Zarządzanie Konfiguracją



Dlaczego wdrażać program

IT Asset Managementu ?



•BSA (Business Software Alliance)

•DMCA (Digital Millennium Copyright Act)

•EUCD (European Union copyright directive )

•WEEE (Waste Electrical and Electronic Equipment)

•ROHS (Restriction of Hazardous Substances Directive)

• ISO-19770 (new International standard for Software Asset Management )

•Sarbanes Oxley •Basel II • ITIL® • oraz inne, WIPO, COSO, Cobit, etc…

Normy oraz rozporządzenia

7



które pomaga rozwiązać IT Asset Management

Wyzwania dla Organizacji IT

Repozytorium

• Co posiadamy? • Kto je posiada/używa? • Gdzie się znajdują? • Czy informacje są

aktualne? • W jakim stopniu są wykorzystywane?

Zakup

• Co powinniśmy posiadać? • Zakup czy leasing? • Standardy, wsparcie, gwarancje? • Jaka jest najbardziej ekonomiczna konfiguracja? • Zarządzanie dostawcami? • Umowy globalne/zbiorowe? • Zarządzanie Magazynem?

Zarządzanie Kontraktami

• Czy podlega wsparciu ? • Jakie są umowy SLAs? • Czy są negocjowane? • Czy jesteśmy zabezpieczeni? • Umowy leasingowe

Zarządzanie oprogramowaniem • Czy jesteśmy zgodni? • Jak wykorzystujemy licencje? • Czy nie kupujemy więcej niż potrzeba?

Zmiany

• Czy należy zrobić upgrade? • Strategia wykorzystania? • Czas wycofania z użycia? • Wykorzystanie kaskadowe? • Problem kradzieży? • Minimalizacja ryzyka

Planowanie finansowe

• Przewidywanie • Administracja budżetu • Naliczanie opłat • Śledzenie i zarządzanie

kosztami • Disaster recovery • Wiarygodne raportowanie • Wiedza o TCO dla usługi, Środka IT



– Gartner – Czerwiec 2010

IT asset managers can no longer say,

"Don't look at me; I only manage the desktop."

Instead, they must deal with the fallout from

these new technologies (i.e. software, servers, etc.),

including how the changes associated with them

might be impacting (organizational) financial risk.



Software Asset Management

Co jeszcze mówią analitycy ?

SAM is no longer just about managing desktop apps; it includes all the

enterprise and infrastructure software.

Vendor software audits are increasing, and a SAM/software license compliance

program is the best way to prepare for an audit.

Managing virtualization requires an emphasis on process, … but its importance has a

higher impact on visibility due to the mobile nature of virtual machines (VMs). (also

increases license compliancy risk)

Recognize that a SAM/software license compliance program is … an

insurance policy intended to reduce financial risk and expensive

audits.

Align SAM/software license compliance to the CIO's priorities to gain support.

Build a business case for your SAM initiative by capturing costs from previous audits

and positioning them as future cost avoidance.

By 2015, 70% of enterprises will institute software license compliance programs…


contained herein is subject to change without notice. Confidentiality label goes here 12

Software Asset Management to gorący temat

Source: Gartner 2010


contained herein is subject to change without notice. Confidentiality label goes here 13



Raport: Piractwo komputerowe a gospodarka Data: 2011-11-21 00:00:00

Firmy produkcyjne z Polski straciły w ubiegłym roku aż 46 milionów dolarów -

wyliczył Microsoft w badaniu, które analizuje skutki finansowe, jakie używanie

nielicencjonowanego software’u wywiera na otoczeniu konkurencyjnym w

krajach rozwijających się.

- Przez okres pięciu lat cyklu życia oprogramowania,

przedsiębiorstwa produkcyjne w grupie krajów BRIC stracą

ponad 8,2 miliardów dolarów w wyniku nielegalnego

wykorzystania oprogramowania przez swoich konkurentów.

Polskie przedsiębiorstwa produkcyjne też odnoszą

olbrzymie straty, bo na poziomie 46 milionów rocznie, co

jest najwyższym spośród odnotowanych w Europie

Środkowo Wschodniej wyników i odpowiednikiem 4 000

potencjalnych miejsc pracy w skali roku.

Zródło: http://www.polskaszerokopasmowa.pl/artykuly/raport-piractwo-komputerowe-a-gospodarka.html



Ograniczanie ryzyka

• Ponad 30% firm jest audytowanych co roku

• 80% stacji roboczych ma zainstalowane oprogramowanie które nie jest używane

• 70% kontraktów licencyjnych nie jest renegocjowanych

Możliwości oszczędności

• W roku 2012 wydatki na oprogramowanie przekroczą w Europie wydatki na sprzęt

• 60% oprogramowania kupowanego w Stanach Zjednoczonych jest nieużywane

• Wiele aplikacji jest instalowane przez nieuprawnione osoby lub jest przez nie później

nieużywane

14





IT Asset Management – jak ?

– Brak powiązania/korelacji z celami i strategia biznesową

firmy/strategią IT

– Brak odpowiedniego wsparcia ze strony Kierownictwa

– Brak lub słaba komunikacja (i edukacja personelu)

– Inne „typowe” błędy:

• Brak wystarczającego Nadzoru IT (IT Governance), nieprzestrzeganie polityk

• Niewłaściwie dobrane narzędzia

• Złe dane, błędne analizy i wnioski

• Nie wystarczająco zaadresowany obszar procesowy lub brak wystarczającej

koncentracji na tym obszarze

• Zaadresowane jedynie wybrane fazy całego cyklu życia Środków IT

• Niewłaściwie ustawione miary (KPI)

• Niedoszacowanie wymaganych zasobów

• Niewłaściwie zdefiniowany zakres prac (SOW), zły podział na fazy projektu,

podejście rewolucyjne

Przyczyny nieudanych wdrożeń dla programu ITAM

16 HP Confidential

Kluczowe obszary procesów

Jak? - Procesy ITAM

Acquisition Management

Asset Identification

Communication and Education

Compliance Management

Disposal Management

Documentation Management

Financial Management

Legislation Management

Policy Management

Program Management

Project Management

Vendor Management

17

ISO 9001: 2000 Four-tier Operational Pyramid Concept

http://www.books24x7.com/viewer.asp?bkid=6401&image_src=http://images.books24x7.com/bookimages/id_6401/fig61_01_0.jpg&image_id=11&previd=IMG_11&titlelabel=Figure+4.1:+&title=The+four-tier+operational+pyramid+concept%97ISO+9001%972000+guidelines.

– Proces ewolucyjny, nie rewolucyjny

– ITAM to bardziej Program niż Projekt

– Właściwa struktura organizacyjna oraz projektowa

– Komunikacja, komunikacja i jeszcze raz komunikacja

• Interesariusze, sponsorzy business case

• Wsparcie kierownictwa

• Zarządzanie zmianą w Organizacji (J.P. Kotter – Eight steps to transforming

your Organization)

• Kampania informacyjna i szkolenia

Jak? - aspekt organizacyjny i kultury organizacyjnej

18

HP ITAM Delivery Framework

•Perform ITAM Assessment to capture current state •Develop IT Asset Management strategy and roadmap •Create Solution Architecture/Select tool: ITAM System, Auto Discovery Tools •Business case / ROI

IT Asset Management Workshop

•Process improvement workshops based on HP best practices

•Process definition and documentation

•KPI selection and definition •Technical requirements &

design of the solution components

Design

• Install Hard- and Software

•Tool configuration •Establish interfaces •Document work

instructions •Develop test plan &

acceptance test •Execute acceptance

test

Build & Test

•User training for processes and tools

•Phased move to production • Initial deployment • Site roll-out

•Management of change

Deploy

•Support for process and technical issues •Support the hand over from the project team to operational staff •Early life support

Operate & Support

Continual improvement : Enabling quality assurance

©2011 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice

Procesy w ramach skutecznego projektu SAM

• Uruchomienie narzędzi wykrywania

• Normalizacja danych

• Stopniowe rozszerzanie zakresu

Zrozumienie aktualnego stanu:

• Konfiguracja liczników

• Porównywanie liczników z uprawnieniami

• Usuwanie lub dokupowanie oprogramowania

Kontrola zgodności:

• Śledzenie umów

• Usprawnianie procesów ITAM

• Polepszanie jakości danych inwentaryzacji

Ciągłe usprawnianie:

• Powołanie zespołu zarządzającego

• Zdefiniowanie listy tytułów w ramach DSL

• Stworzenie procesów dostarczania oprogramowania

Ustanowienie zarządzania:


• Uruchomienie narzędzi

–Wiele narzędzi i technik wykrywania

–Normalizacja tytułów oprogramowania

–Pomiar użycia oprogramowania

• Użycie narzędzi wspierających rozpoznawanie:

– Identyfikacja nieznanych lub własnych aplikacji

• Zapewnienie że inwentaryzacja odbywa się

regularnie

• Import danych inwentaryzacyjnych do narzędzia

Asset Management

Zarządzanie inwentaryzacją

Dane


• Definicja reguł

–Kto ma prawa do określonych aplikacji

–Zarzadzanie Definitive Software Library (DSL)

• Komunikacja reguł do pracowników

–Publikacja

–Zapewnienie mechanizmów rozliczania pracowników z

użycia oprogramowania

• Zdefiniowanie procesów:

–Rozszerzających DSL

–Dla pracowników wnioskujących o dostęp do aplikacji

• Rejestrowanie reguł w narzędziu ITAM

Ustanowienie nadzoru nad użyciem oprogramowania


• Zgromadzenie danych o istniejących licencjach,

umowach oraz ich warunkach

• Automatyzacja negocjacji nowych umów i ich

walidacji

• Śledzenie w całym cyklu życia:

–Zakupy : Scentralizowane, ustandaryzowane,

zautomatyzowane

–Przypisanie do użytkownika: automatyzacja

wniosków, weryfikacja zgodności , przeniesienie

praw do innego użytkownika

–Odnowienie wsparcia/ wycofanie (subskrypcje)

Zarzadzanie cyklem życia licencji


• Rekomendowana metoda ‚małych kroków’

• Wybór właściwego narzędzia Asset Management

• Raporty zgodności powinny uwzględniać metody

licencjonowania (per CPU / wirtualne platformy /

nowe wersje …).

• Raportowanie zgodności wg.:

–Centrów kosztowych, lokalizacji lub użytkownika

–Uprawnień, zainstalowanych aplikacji,

nieużywanych aplikacji

• Raporty z działań systemów zarządzania

konfiguracją

Zarządzanie zgodnością

Jak? – Aspekt technologiczny

25 HP Confidential

HP Asset Manager, HP Service Manager

HP Service Manager • Rozwiązanie klasy Enterprise; • wspiera/automatyzuje realizację procesów ITSM przez Organizację IT

HP Asset Manager • wspiera zarządzanie środkami IT w ich pełnym cyklu życia

• Wspiera zarządzanie finansami w IT

HP Discovery Dependency Mapping

• Wspiera wykrywanie komponentów i usług

DDM Std/Adv

Services Discovery (dekompozycja Usług)

Serwery,

Oprogramowanie

DDM Inventory

UCMDB

inne źródła danych o środkach IT (ERP, HR

LDAP, Bazy dostawców…)

Inventory Discovery (budowa repozytorium)

Urządzenia sieciowe

I peryferia

Komputery PC,

Oprogramowanie

Service Manager

Asset Manager

Propozycja rozwiązana ITAM i CMS w oparciu o produkty HP



Odpowiedź na wyzwania ITAM i SAM

HP Asset Manager

Rozwiązanie HP Asset Manager

Procurement Financial

Management

Contract Management


Asset Portfolio Management

Content

Content

Redukcja kosztów i zwiększona kontrola przez śledzenie cyklu życia zasobów

IT Asset Portfolio Management

– Śledzenie i zarządzanie fizycznymi i wirtualnymi zasobami w całym cyklu ich życia

– Optymalizacja wydatków IT

– Redukcja zagubionych i nieużywanych środków

– Usprawnienie zarządzania IT

Pomiar wydajności dostawców i optymalizacja ich portfela

Contract Management

Czy zdaża się Państwu płacić za umowy utrzymaniowe dla środków które już nie istnieją ?

Czy wiecie Państwo którzy dostawcy oprogramowania mają uprawnienia do przeprowadzania audytów ?

– Automatyczna kontrola wszystkich aktywnych umów

– Repozytorium warunków umów

– Monitorowanie ważności umów

– Optymalizacja kosztów umów IT

Automatyzacja pozyskiwania komponentów IT

IT Procurement

Czy liczy się dla Państwa żeby dostawcy produktów i usług dostarczali to do czego się zobowiązali w umowach ?

– Usprawnienie procesów związanych z pozyskiwaniem komponentów IT

– Optymalizacja zakupów poprzez śledzenie cen dostawców

– Zarządzanie akceptacjami i realizacjami wniosków

– Pomiar poziomów realizacji vs. warunki kontraktowe

Przekształcenie IT w dostawcę usług biznesowych

IT Financial Management

Czy są Państwo w stanie pokazać biznesowi wartość usług IT? Jak uzasadniać wartość IT kiedy użytkownicy adoptują usługi w chmurze 5 razy szybciej niż to oczekiwano jeszcze dwa lata temu ?

– Śledzenie kosztów związanych ze środkami IT i

usługami

– Definiowanie oferty usług, zarządzanie

subskrypcjami

– Wsparcie dla procesu rozliczania za użycie usług

Wartość dostarczana ‚z pudełka’

34 HP Confidential

– Regularne aktualizacje treści dla modułów Asset Manager’a

– Software Asset Management

– Cloud Cost Management

– Dostępne bezkosztowo dla klientów korzystających z danego modułu

Asset Manager content

Optymalizacja wydatków na oprogramowanie


• Zapewnienie zgodności licencyjnej

• Optymalizacja posiadanych zasobów

• Zarządzanie inwentaryzacją •Śledzenie pozyskanych praw

•Śledzenie cyklu życia licencji

•Przydzielanie i odbieranie uprawnień

•Zarządzanie umowami

•Zarządzanie alokacją licencji

•Upoważnienie użytkowników do korzystania


Zawartość „SAM best practices”

Liczniki

Raporty zgodności

Raporty wydatków licencyjnych

Szablony umów licencyjnych

Przepływy pracy i skrypty wyliczające rezultaty zgodności

Dane demo


Microsoft Adobe Hewlett-Packard

• Microsoft Office

• Windows

• SQL Server

• Microsoft Visio

• Microsoft Project

• Acrobat

• Creative Suite

• SQL Server

• Photoshop

• Illustrator

• FrameMaker

• Acrobat Elements

• Asset Manager

• DDMI

37

Zawartość SAM best practice


Oracle IBM Other

• Oracle DB 10g

• Oracle DB 11g

• Oracle Partitioning

• Oracle RAC

• Oracle WebLogic

Server

• WebSphere

• DB2

–Enterprise Edition

–Express Edition

–Workgroup Edition

• Vmware

–Workstation

–ESX and ESXi Server

• Symantec

–Endpoint Protection

–Antivirus Corporate

Edition

• Autodesk

–AutoCAD

38

Zawartość SAM best practice



HP Asset Manager

Doświadczenia naszych klientów



HP Asset Manager

Polskie wdrożenia

Opis w zakresie AM – część wdrożenia systemu zarządzania usługami IT

UM Bydgoszcz – HP Asset Manager

• Cele:

– Zarządzanie zasobami IT

– Zarządzanie budżetem i kosztami zasobów

• Licencje: – HP AM Portfolio

– HP AM Financial

– HP AM Contracts

– Connect-It

• Osiągnięcia:

– Obsługa pełnego cyklu życia zasobów oraz umów z nimi związanych

– Obsługa gospodarki magazynowej

– Synchronizacja danych o środkach trwałych z systemem księgowym OTAGO

– Inwentaryzacja danych o stacjach roboczych i oprogramowaniu

– Planowanie / realizacja i raportowanie budżetu księgowego działu IT UMB

– Dekretacja faktur działu IT w płaszczyznach:

• Księgowej Dział /Rozdział/Paragraf

• Projektowej – zadania budżetowe

• Usługowej – usługi działu IT

Opis w zakresie AM – część wdrożenia systemu zarządzania usługami IT

Sektor publiczny – HP Asset Manager

• Cele:

– Zarządzanie zasobami IT

– Zarządzanie licencjami Microsoft

• Licencje: – DDMi

– HP AM Portfolio

– HP AM Procurement

– HP AM Software Asset Management

– HP AM Contracts

– Connect-It

• Osiągnięcia:

– Obsługa pełnego cyklu życia zasobów oraz umów z nimi związanych

– Obsługa gospodarki magazynowej

– Generacja dokumentów OT/PT/MT/LT związanych z cyklem życia zasobów dla

księgowości

– Inwentaryzacja danych o stacjach roboczych i oprogramowaniu za pomocą DDMi

– Zarządzanie umowami i licencjami Microsoft



HP Asset Manager

Belgacom


Belgacom is a key ICT player

• Belgacom is the incumbent Belgian operator and a strong player in voice, broadband & digital TV (fixed & mobile).

• It has leading positions on residential and business markets in the 3 regions of the country and has also seized real opportunities in selected foreign countries.

• Its identity is built on three strong convictions: customer centricity, responsibility and innovation.

Some key figures(*)

6,603 M€ Revenue 5,332 M Mobile users 16.308 FTE 3,374 M Fixed voice lines 1,558 M Fast internet lines 975 K Digital TV customers

(*) EOY 2010


Solution Development

(SDV)

Network &

IT Engineering

Service Center & Remote

Infrastructure Operations

(SIO)

Network &

IT Operations

Installed base: • PCs: 16.750

• Unix: 1.600 HP-UX + Solaris

• Windows servers:

1.200 virtual / 800 physical

• Linux servers:

345 virtual / 855 physical

• Storage: 1.700 TB

Service Delivery Engine (SDE)

. . . groups together the

Network and IT services Other: • 3 main datacenters:

• 5.500 m² Internal use

• 7.500 m² Hosting/Housing

• Virtualisation

• Cloud computing

Belgacom IT environment


Approach and implementation (1/2)

The solution must:

• Be able to compare our contractual Rights versus our Installations.

• Take into account our complex environment (e.g. Strong virtualisation on different OS flavours).

HP has been selected after an RFQ based on:

• Maturity of the solution.

• Capabilities/easiness of integration with other existing (HP) tools (e.g. Service Manager).


Approach and implementation (2/2)

License metrics implemented as part of the scope:

• Processor based:

• Oracle Database Enterprise Edition + Partitioning and Spatial options (needed to access the DB).

• Processor metric: depending on the type of CPU-type and number of cores, a factor must apply (0,25 – 1).

• Processor Value Unit based:

• IBM Tivoli Workload Scheduler.

• Processor Value Unit metric: depending on the CPU-type and number of cores, a factor must apply (30 – 120).

• Floating User based:

• IBM Rational ClearCase.

• Floating User metric: highest concurrent usage on a period of time.


First results - Next steps

Next steps:

• Implement other existing licenses in our Software Asset Management tool.

• New or additional licenses needs to be implemented in our Software Asset Management tool as part of the project.

• Set-up a specific reporting on management and license owner level.

First results:

• We are over-licensed for one of our implemented licenses → check if maintenance can be reduced.

• We are running into the limit for one of our licenses → estimate future growth and if needed purchase additional licenses and/or optimise the configuration.


Lessons learned

Do’s:

• Get Senior management sponsorship.

• Project team must include people able to take decisions.

• Involve people across the organization (IT, Finance, Procurement).

• Integrate with other ITIL processes.

• Appoint a single license owner per license type

Don’ts:

• Try to do everything at the same time (phased implementation).

• Underestimate the efforts to collect historical data.

• Underestimate peoples resistance against new processes and tools: on the field coaching is needed.

• Look for individual responsibilities if you have for some licenses too many or too little of it, only search for a solution.



Podsumowanie



•Centralny widok kosztów IT i stanu posiadania (co?, gdzie?, kto?, ile?)

•Minimalizacja ryzyk (różne obszary!)

•Wzrost zyskowności/rentowności oraz zapewnienie transparentności IT

•Przygotowanie na zewnętrzny audyt oprogramowania

•Wiedza dot. aspektów finansowych (np. TCO, ROI) umożliwiająca lepsze/świadome

podejmowanie decyzji

•Zgodność z normami, regulacjami oraz wymogami umów licencyjnych

•Standaryzacja portfela unikalnych konfiguracji środków IT

•Wsparcie dla możliwości naliczania opłat za usługi IT (ang. charge back)

•Negocjowanie lepszych kontraktów, przestrzeganie ich terminowości (leasing!)

ITAM - korzyści

52



Dziękuję za uwagę

Hp itam

Technology

Transcript of Hp itam