Handbok

Styrande dokument och handböcker

H SDH 2021

HANDBOK

2

© Försvarsmakten har upphovsrätt till detta verk.

Bilder på omslaget: Samma som H SDH 2018, Charlotte Petterson är upphovsman när det gäller idén. Sven-Olof Willhöft är fotograf.

Grafisk bearbetning: Stefan Nilsson HKV PROD STAB Produktionsid: 201118-016 Produktionsformat: Word, A4, 2021 års typografi Mnr: M7739-352138 Publikationsområde: C PROD PUBL Tryck: HRC GP

HANDBOK

3

VIDAR-handling: FM2020-17381:3

Beslut om fastställande av ändring 1 i Handbok Styrande dokument

och handböcker 2021 version 2.1

Handbok Styrande dokument och handböcker 2021 version 2.1 (H SDH 2021)

fastställs att gälla i dess ändrade lydelse från och med 2021-11-01.

Publikationens registrerade M-nr är M7739-352138.

Då version 2.0 ändring 0 fastställdes 2021-01-01 upphävdes:

Handbok Styrande dokument och handböcker 2018, version 1.1 gällande från och med

2019-04-01.

Publikationen tillgängliggörs genom publicering på intranätet emilia och

www.forsvarsmakten.se Publikationen ska lagerhållas vid FMCL/FBF.

Detta beslut är fattat av generallöjtnant Johan Svensson. I den slutliga handläggningen

har som föredragande deltagit Försvarsmaktens publikationssamordnare Stefan

Nilsson.

Johan Svensson

C PROD

Stefan Nilsson

HANDBOK

4

Version Ändring nr Gäller från Vidarhandling för beslut

Anmärknng

1.0 0 2018-01-01

FM2017-9391:1 Utgivningsår 2018

1.1 1 2019-04-01

FM2017-9391:6

2.0 0 2021-01-01

FM2020-17381:1

Utgivningsår 2021

2.1 1 2021-11-01

FM2020-17381:3

2.2 2

2.3 3

Förslag på ändringar och förtydliganden etc sammanställs publikationsområdesvis insänds linjevägen till hkv-prod-stab-publsamo@mil.se

Upptäckta felaktigheter i handboken avvikelserapporteras i PRIO. Se FM2020-1738 vem som är huvudhandläggare.

ÄNdringar

HANDBOK

5

Den här handboken innehåller anvisningar med förklaringar och beskrivningar för det fortsatta arbetet med att utveckla och förenkla Försvarsmaktens regler, bestämmelser och handböcker samt andra styrande dokument. Anvisningar, rekommendationer och riktlinjer i denna handbok bör alltid följas om inte särskilda skäl föreligger för att reglera verksamhet, administration eller förvaltning på ett annat sätt.

Målgrupp för handboken är de som leder och samordnar utgivning och vidmakthållande av Försvarsmaktens regel- och uppdragsstyrning. Den vänder sig även till de som ska medverka i skrivandet av dokumenten så att de utformas och bereds på korrekt sätt inför ett formellt beslut och fastställande, ändring eller upphävande.

Utöver krav på bestämmelser för lösande av Försvarsmaktens huvuduppgift – den väpnade striden, ställs stora krav på myndighetens förvaltning bl.a. avseende säkerhet, miljö och ekonomi. Detta ställer i sin tur krav på ett väl ordnat, genomtänkt och funktionellt regelverk. I Försvarsmakten utgörs den generella regelstyrningen av de föreskrifter som ÖB ger ut enligt bemyndiganden beslutade av regeringen i författningar.

Försvarsmaktens verksamhet regleras av ÖB:s underställda chefer inom ramen för deras respektive ansvars- och verksamhetsområden i form av reglementen, manualer och handböcker. Befogenheten att besluta dessa har delegerats av ÖB till vissa befattningshavare i Försvarsmaktens arbetsordning.

Produktionschefen ska enligt FM ArbO, leda och samordna framtagande, vidmakthållande och

avveckling av Försvarsmaktens bestämmelser och andra publikationer1. Detta regleras genom utgivandet av Handbok Styrande dokument och handböcker (H SDH), Handbok Försvarsmaktens publikationer (H PUBL) samt ett årligt direktiv för publikationstjänst.

Handboken gäller i fred och hela konfliktskalan.

Innehållet i denna publikation omfattas inte av sekretess.

1 FIB 2020: 5 9 kap 7 § 1.

Förord

HANDBOK

6

Observera att det inte är den här handboken som anger vem som har befogenhet att besluta olika typer av styrande dokument. Det framgår av Försvarsmaktens arbetsordning och de dokument som är en följd av FM ArbO.

För att förstå den fulla vidden av handboken är det viktigt att ta del av begreppsförklaringarna i slutet av huvudtexten. Där beskrivs strukturellt, dokument/publikationsgrupp, dokumenttyp/publikationstyp. En publikation har ett format som en bok. Ett dokument har ett annat format än en bok, och utgör ingen publikation. Strukturellt är inte detsamma som hierarkiskt.

Det är viktigt att alla utgår från samma begrepp och betydelse för att förståelse ska uppnås! Den här versionen av handboken har följande nyheter jämfört med 2018 års version:

Kapitel 1 är utökat med nya definitioner ur FM ArbO samt anvisningar rörande arbetsordningar. Nya illustrationer som visar på strukturen för regel- och uppdragsstyrning som även innefattar materieldokumentation och militär luftfart. Anvisningar för Försvarsmaktens publikationer som berör totalförsvaret har flyttats till detta kapitel. Anvisningar om produktion av dessa finns även i H PUBL 2021. Vid ändring 1 tillkom begreppen verksamhetshandbok och operationella dokument.

Kapitel 2 har inga nyheter.

Kapitel 3 har en ny rubrik då kapitlet fått en ökad omfattning. Nu införs begreppet VFA-publikation, som är en publikationsgrupp för alla publikationer som inte ingår i materieldokumentationskategorin. VFA står för Verksamhet Förvaltning Administration. Kapitlet är utökat med en matris för var olika styrande dokument publiceras och hur en användare kan få tag i fysiska (tryckta) exemplar av olika typer av dokument/ publikationer. HLU-systemet som används i Försvarsmaktens verkstäder beskrivs på en övergripande nivå. I kapitlet finns nu även anvisningarna om märkning av Försvarsmaktens publikationer för totalförsvaret. Det finns uppdaterade anvisningar för hur FM ska tillämpa EU webbtillgänglighetsdirektiv med hjälp av MS Office 2016.

Kapitel 4 har ett fokus på VFA-publikationer, och är utökat att även omfatta fler styrande dokument än tidigare. Alla anvisningar om manualer är överförda till kapitel 8. Anvisningar för översättning av publikationer och hur blanketter hanteras har tillförts. FM Redare och FM Marksäkerhetsföreträdare får besluta omedelbara ändringar i sina reglementen och handböcker.

Kapitel 5 är utökat med anvisningar för en hierarkisk ordning av instruktioner samt var dessa publiceras på emilia. Dess giltighetstid är definierad till minst 12 månader. Anvisningar rörande verksamhetsuppdrag och möjligheter att ge ut allmänna råd inom förband är infört.

Kapitel 6 är utökat med uppdaterade anvisningar för produktion av handböcker och TPM och TTP-serierna.

Kapitel 7 har fått ett nytt innehåll för militär luftfart. Kapitlet beskriver dokumentstrukturen, definitioner och format för det pågående omläggningsarbetet. Ändring 1 omfattar en omskrivning av kapitlet. Ändringen är föranledd av ny lydelse i FM ARBO samt av FVC utgivet reglemente.

Kapitel 8 är helt omarbetat och berör dokument rörande materielsystem, apparater etc. Kapitlet beskriver övergripande olika publikationstyper som omfattas av samlingsbegreppet materieldokumentation. Begreppen är kompletterade vid ändring 1. Bilaga 1 har smärre justeringar. Text och tabell om manualer har setts över och flyttats till kapitel 8. Se även den redaktionella informationen i slutet av handboken.

Sammanfattning

HANDBOK

7

ÖB inriktning ............................................................................................................................................................................................ 9

1. Regler och bestämmelser i Försvarsmakten ........................................................................................................................... 10

1.1. Bindande rättsregler och normhierarki .......................................................................................................................... 10

1.2. Icke bindande rättsregler – allmänna råd ..................................................................................................................... 11

1.3. Regelverk vid sidan av föreskrifterna och de allmänna råden .................................................................................. 11

1.4. Försvarsmaktens föreskrifter och övriga regelverk ..................................................................................................... 11

1.5. Handböcker i Försvarsmakten .......................................................................................................................................... 12

1.6. Tillämpning av bestämmelser inom ramen för order .................................................................................................. 14

1.7. Regelstyrning och uppdragsstyrning ............................................................................................................................. 14

1.8. Arbetsordning enligt FM ArbO .......................................................................................................................................... 15

1.9. Försvarsmaktens publikationer för totalförsvaret ....................................................................................................... 15

1.10. Tillämpning av publikationer framtagna av andra myndigheter ............................................................................... 15

1.11. Tillämpning av NATO-publikationer ................................................................................................................................ 16

2. Försvarets författningssamling, (FFS) och Försvarsmaktens interna bestämmelser (FIB) ......................................... 17

3. Tillgängliggörande av styrande och informativa dokument och publikationer ............................................................... 18

3.1. Publicering av dokument för regelstyrning ................................................................................................................... 18

3.2. Fysiska exemplar av styrande dokument för regelstyrning .......................................................................................22

3.3. EU Webbtillgänglighetsdirektiv - tillgänglighetskontroll ..........................................................................................22

4. Skrivande av dokument för regelstyrning ............................................................................................................................... 23

4.1. Typer av dokument ............................................................................................................................................................ 23

4.2. Analys och planering ......................................................................................................................................................... 24

4.3. Språket i Försvarsmaktens regelstyrning ..................................................................................................................... 25

4.4. Översättning av Försvarsmaktens regelstyrning till andra språk .............................................................................27

5. Försvarsmaktens instruktioner .................................................................................................................................................. 28

5.1. Format ................................................................................................................................................................................... 28

5.2. Giltighet................................................................................................................................................................................. 28

5.3. Utgivare ................................................................................................................................................................................. 28

5.4. Namngivning av instruktioner ......................................................................................................................................... 29

5.5. Verksamhetsuppdrag - verksamhetsorder .................................................................................................................. 29

5.6. Publicering av Försvarsmaktens instruktioner ............................................................................................................ 29

6. Produktion och vidmakthållande av VFA-publikationer ..................................................................................................... 30

6.1. Produktion och utgivning av reglementen, och handböcker .................................................................................. 30

6.2. Ändringar i reglementen och handböcker ..................................................................................................................... 31

6.3. Produktionsanvisningar för Försvarsmaktens reglementen .................................................................................... 32

6.4. Produktionsanvisningar för Försvarsmaktens handböcker ..................................................................................... 33

6.5. Produktionsanvisningar för boktyperna TPM och TTP .............................................................................................. 34

7. Styrande dokument för militär luftfart ..................................................................................................................................... 35

7.1. Allmänt .................................................................................................................................................................................. 35

7.2. Dokumentstruktur .............................................................................................................................................................. 35

7.3. Schematisk översikt över dokumentstrukturen inom militär luftfart...................................................................... 36

8. Styrande och informativa dokument för materielsystem .................................................................................................... 37

8.1. Styrande och informativa materieldokument .............................................................................................................. 37

8.2. Struktur för materieldokumentation .............................................................................................................................. 37

8.3. Produktion och vidmakthållande .................................................................................................................................... 38

8.4. Försvarsmaktens manualer .............................................................................................................................................. 39

Innehåll

HANDBOK

8

8.5. Teknisk order (TO) ............................................................................................................................................................... 41

8.6. Materielvårdsscheman - MVIF ........................................................................................................................................ 42

8.7. Materielförteckningar ........................................................................................................................................................ 42

8.8. Materielbokpublikationer och andra trycksaker .......................................................................................................... 43

Begrepp ....................................................................................................................................................................................................... 44

Bilaga 1 Matris för reglementen och handböcker .............................................................................................................................. 46

Redaktionell information ......................................................................................................................................................................... 48

BILDförteckning .......................................................................................................................................................................................... 51

Källförteckning ........................................................................................................................................................................................... 52

Regler, bestämmelser och handböcker som påverkat innehållet i denna handbok ............................................................ 52

HANDBOK

9

ÖB inriktning

Överbefälhavaren uttalade i samband med inledningen av Försvarsmaktens regelöversynsarbete 2015 följande om framtagande av regler och bestämmelser. Inriktningen har alltjämt bäring på hur arbetet med regler och bestämmelser ska ske inom Försvarsmakten.

ÖB inriktning för arbetet med översyn av regler och bestämmelse

” Försvarsmaktens verksamhet ska vara såväl säker som effektiv. Krav i lagar och förordningar ska alltid omhändertas och följas, men samtidigt ska Försvarsmakten vara en aktiv aktör och samverka med andra myndigheter så att författningar, krav och villkor utformas på ett för Försvarsmaktens verksamhet ändamålsenligt sätt. En grundläggande princip är att den chef (verksamhetsutövare) som ansvarar för och leder verksamhet, också ska reglera verksamheten så att den blir säker och effektiv. I Försvarsmakten är det i första hand centrala verksamhetsutövare som har att ange vilka uppgifter som ska utföras och vilka handlingsregler och villkor som gäller för dessa. All utformning av regler och bestämmelser i myndigheten ska präglas av helhetssyn samt omfatta risk- och konsekvensanalyser. Risker och restriktioner ska balanseras mot verksamhetens krav och behov. I största möjliga utsträckning ska regler och bestämmelser utformas mot behoven inom hela verksamhetens bredd och över hela konfliktskalan. Fokus ska vara på medarbetaren och verksamhetsutövaren. Uppgifter, handlingsregler och villkor ska vara enkla, tydliga och tillgängliga för alla som berörs. Regler och bestämmelser ska bara utfärdas när det är nödvändigt eller av stor vikt och ska då uppfattas som meningsfulla samt främjande för såväl säkerhet som effektivitet i verksamheten. Formella och generella regler och bestämmelser i myndigheten utformas i form av föreskrifter (FFS) och interna bestämmelser (FIB) respektive reglementen och manualer av de befattningshavare som enligt FM ArbO har erhållit befogenheter att fastställa sådana. Därutöver utarbetas även handböcker med riktlinjer, råd och rekommendationer för all verksamhet i Försvarsmakten. Andra ”styrande” dokument såsom inriktningar, planer, direktiv m.m. ska inte utformas så att de kan uppfattas som generella regler och bestämmelser i myndigheten.”

FM2015-3158:1

HANDBOK

10

1. Regler och bestämmelser i Försvarsmakten

Det här första kapitlet avser att ge en allmän information om regler och bestämmelser som gäller inom myndigheten. Texten baseras huvudsakligen på Försvarsmaktens arbetsordning.

1.1. Bindande rättsregler och normhierarki

För att förstå hur Försvarsmaktens interna regelstruktur hänger ihop behöver den sättas i relation till hur rätten att ge ut bindande rättsregler är reglerad.

Rättsregler, dvs. regler som är bindande för myndigheter och enskilda och som kännetecknas av att de inte avser ett konkret eller enskilt fall utan har generell tillämplighet, benämns i regeringsformen som föreskrifter. Rätten att ge ut rättsregler utgör kärnan i det offentliga maktutövandet och är reglerat i grundlag. Makten att ge ut rättsregler är i Sverige fördelad mellan riksdag och regering, som i sin tur kan delegera den rätten. 2 För att en myndighet ska få ge ut rättsregler i form av föreskrifter måste regeringen ha delegerat den rätten i form av ett bemyndigande i en förordning. Först om det finns ett bemyndigande har Försvarsmakten således en möjlighet att ge ut föreskrifter. Försvarsmaktens föreskrifter publiceras i Försvarets författningssamling (FFS).

Mellan lagar, förordningar och en myndighets föreskrifter råder en hierarkisk ordning – en normhierarki – som innebär att en överordnad föreskrift har företräde framför en underordnad föreskrift. Normhierarkin innebär samtidigt att en underordnad föreskrift heller aldrig får stå i strid med en överordnad föreskrift. Försvarsmaktens föreskrifter (FFS) får alltså aldrig stå i strid med förordningar eller lagar. Normhierarkin kan illustreras på följande sätt.

Figur 1. Normhierarkin kan illustreras som en pyramid med de högst stående reglerna i toppen och de lägst stående reglerna i basen på pyramiden.

2 8 kap. 1 § regeringsformen.

HANDBOK

11

1.2. Icke bindande rättsregler – allmänna råd

Vid sidan av föreskrifterna finns icke bindande rättsregler i form av allmänna råd. Det är fråga om generella rekommendationer om tillämpningen av en författning som anger hur någon kan eller bör handla i ett visst hänseende.3 Till allmänna råd hör regler som rekommenderar hur en person lämpligen kan agera i en viss situation men där det ändå står den enskilde fritt att välja en annan väg för att nå det önskade resultatet. En myndighet behöver inget bemyndigande för att få besluta om allmänna råd inom sitt område. Försvarsmakten publicerar allmänna råd i serien Försvarsmaktens allmänna råd (FAR).

Det är ÖB som beslutar Allmänna råd.

1.3. Regelverk vid sidan av föreskrifterna och de allmänna råden

Vid sidan av rätten att utfärda föreskrifter står det varje myndighet fritt att välja format för utformningen av sina interna regelverk. Regler och bestämmelser som ges ut vid sidan av föreskrifter är alltid hierarkiskt underordnade vad som föreskrivs i lagar, förordningar och föreskrifter. De får heller aldrig strida mot en överordnad norm. Centralt är också att sådana regler och bestämmelser enbart kan tillämpas internt inom myndigheten.

1.4. Försvarsmaktens föreskrifter och övriga regelverk

Vid sidan av föreskrifterna publicerade i FFS förekommer regler och bestämmelser i ett antal olika format i Försvarsmakten. I följande tabell beskrivs kortfattat de olika handlingstyper och format som anges i Försvarsmaktens arbetsordning. I efterföljande avsnitt beskrivs de mer ingående.

Begrepp Beskrivning

Föreskrift (FFS) Format för bindande rättsregler som kännetecknas av att de inte avser ett enskilt fall utan har generell tillämplighet. Försvarsmaktens föreskrifter publiceras i Försvarets författningssamling (FFS). En föreskrift kräver alltid ett bemyndigande i en förordning och kan gälla både inom och utom Försvarsmakten.

Interna bestämmelser (FIB)

Format för bindande rättsregler som kännetecknas av att de inte avser ett enskilt fall utan har generell tillämplighet där ett bemyndigande i förordning saknas. Interna bestämmelser gäller enbart inom Försvarsmakten.

Allmänna råd (FAR) Format för icke bindande regler i form av generella rekommendationer om tillämpningen av en författning som anger hur någon kan eller bör handla i ett visst hänseende.

Reglemente Handlingstyp för bindande bestämmelser om ledning och genomförande av, eller förhållningssätt för, verksamhet inom Försvarsmakten. Ett reglemente får innehålla detaljerade och vägledande förklaringar samt beskrivningar inklusive bilder.

3 1 § författningssamlingsförordningen (1976:725).

HANDBOK

12

Manual Handlingstyp för bindande bestämmelser med förklaringar, beskrivningar och instruktioner på systemnivå för handhavande av utrustning, apparater eller tekniska system. En manual får innehålla reglering av vilken materieldokumentation som ska finnas för systemet, bilder m.m.

Instruktion Handlingstyp för utfärdande endast av lokala eller regionala bestämmelser med anvisningar och rutiner.

Teknisk Order Dokumentgrupp för skriftlig order som avser reglering av konfiguration, teknisk tjänst, tekniska system och materiel, innefattande drift, underhåll, vård och modifiering av förnödenheter.

I Försvarsmakten används begreppet bestämmelser som samlingsnamn för regelverk publicerade i form av reglementen, manualer och instruktioner.

Figuren nedan illustrerar hur Försvarsmaktens föreskrifter och övriga regelverk förhåller sig till varandra, både vad gäller tillämpningsområde och hierarkisk placering.

Figur 1.2. Ju längre ned i bilden ett regelverk förekommer desto lägre hierarkisk ställning har det.

1.5. Handböcker i Försvarsmakten

Vid sidan av regelverket i form av föreskrifter (FFS), interna bestämmelser (FIB), allmänna råd (FAR) och bestämmelser (reglementen, manualer och instruktioner) finns handbok definierad i FM ArbO.

HANDBOK

13

Handbok Handlingstyp för anvisningar med förklaringar och beskrivningar avseende en viss verksamhet eller administration och förvaltning. I en handbok får man återge lagar, förordningar, föreskrifter, reglementen och manualer. En handbok får även innehålla riktlinjer, råd och rekommendationer med bilder för tillämpning av regler och bestämmelser. I en handbok kan även rutiner och processer beskrivas, vilka kan publiceras separat på Försvarsmaktens intranät. De rutiner, processer, råd, riktlinjer och rekommendationer m.m. som anges bör alltid följas om inte särskilda skäl föreligger att genomföra verksamheten på annat sätt.

4 Kap, 10 §

”Den som har fått ett verksamhetsuppdrag, en order eller ett direktiv ska planera, leda och följa upp verksamheten och dess ekonomi på ett sådant sätt att verksamheten bedrivs i enlighet med lagar, förordningar, föreskrifter, bestämmelser och handböcker samt med iakttagande av god hushållning”.

FIB 2020:5

I de delar en handbok återger en ovanstående regel i t.ex. lag, förordning, föreskrift (FFS), FIB, reglemente eller manual, ska det som framgår av handboken följas – ett annat förhållningssätt innebär att den återgivna regeln bryts.

1.5.1. Tekniska handböcker

FMV har, inom ramen för sin utgivning av materieldokumentation gett ut ett antal handböcker.

I de fall en sådan handbok beskriver ett tekniskt system, materiel etc. så ingår dessa i publikationsgruppen övriga styrande dokument och ska jämföras med beskrivningar för materiel.

Försvarsmakten kan ha övertagit ansvaret för handböcker som ursprungligen utgavs av FMV. De ska då hanteras enligt Försvarsmaktens bestämmelser och anvisningar.

1.5.1. Verksamhetshandböcker

FFS 2019:10 om Militär luftfart innehåller begreppet ”Verksamhetshandbok”.

Verksamhetshandbok Samlad dokumentation av instruktioner, säkerhetsregler och system för säkerhetsledning som kan bestå av en eller flera delar.

8 Kap, 6 §

” En flygplatschef ska upprätta en verksamhetshandbok för respektive flygplats. Verksamhetshandboken ska minst omfatta de säkerhetsrelaterade delarna av flygplatsens verksamhet. Verksamhetshandboken ska vara tillgänglig för den egna personalen, aktörer inom flygplatsen och i förekommande fall externa leverantörer som berörs av verksamhetshandboken.”

FFS 2019:10

HANDBOK

14

1.6. Tillämpning av bestämmelser inom ramen för order

Order kan innehålla bestämmelser eller tillämpningar av regelverk och förordningar. Ett exempel är handlingsregler (ROE, Rules Of Engagement) för operationer som kan innebära en snävare tillämpning av lagar och förordningar och/eller en annan tillämpning av exempelvis anvisningar i handböcker, manualer och instruktioner.

Försvarsmaktens arbetsordning anger:

Order Order är en tvingande befallning som avser uppgifter, resurser och handlingsregler för operationer och insatser. Order som av tidsskäl utfärdas muntligt ska snarast möjligt dokumenteras i krigsdagbok eller annan formell handling. Skriftlig order finns som försvarsmaktsorder, operationsorder, taktisk order, fragmentarisk order, m.m.

1.7. Regelstyrning och uppdragsstyrning

Figur 1.3. Ju längre ned i bilden ett regelverk förekommer desto lägre hierarkisk ställning har det. De blå rutorna avser regelstyrning. De gröna rutorna utgör uppdragsstyrning. Funktionsstyrning kan ske både genom regelstyrning och uppdragsstyrning. Se även moment 6.3

Fler begrepp som anges i Försvarsmaktens arbetsordning:

Verksamhetsuppdrag En ömsesidig överenskommelse mellan två befattningshavare om en uppgift eller en verksamhet som ska genomföras. Ett verksamhetsuppdrag ska innehålla en beskrivning av uppgiften (mål, kvalitet, tid), resurser (ekonomiska, personella), krav på redovisning samt eventuella riktlinjer och handlingsregler. Överbefälhavarens verksamhetsuppdrag till direkt underställda chefer ingår i Försvarsmaktens verksamhetsplan (FMVP).

Direktiv Ett dokument för att samordna eller leda en verksamhet, eller beredning av ett ärende. Direktiv innehåller en uppgift och eventuella handlingsregler till en eller flera utsedda befattningshavare. Direktiv kompletterar verksamhetsuppdrag och ska hänvisa till och genomföras inom ramen för ett sådant.

HANDBOK

15

Operationella dokument för militär luftfart

Samlingsbegrepp för olika styrande dokument som används för att leda och samordna Försvarsmaktens bedrivande av militär luftfart

1.7.1. Uppdragsstyrning eller regelstyrning

Bestämmelser för genomförande av verksamhet, liksom ledning av sådan verksamhet får regleras i verksamhetsuppdrag under en maximal tid av två verksamhetsår. Därefter ska nödvändiga bindande bestämmelser införas i reglemente eller i instruktion.

Bestämmelser för handhavande av utrustning, apparater och tekniska system ska inte regleras i verksamhetsuppdrag.

1.8. Arbetsordning enligt FM ArbO

Arbetsordning Dokument som reglerar en myndighets eller organisationsenhets interna styrning och kontroll. En arbetsordning innehåller en övergripande beskrivning av arbetssätt med rutiner och processer samt organisation och lydnadsförhållanden med befattningshavares skyldigheter och befogenheter.

1.9. Försvarsmaktens publikationer för totalförsvaret

Publikationer som förutom internt i Försvarsmakten även vänder sig till övriga delar i totalförsvaret kan märkas med blågula band med ordet TOTALFÖRSVARET placerade överst på omslagens framsida, baksida och rygg. Anvisningar för denna märkning finns i H PUBL.

Chef med befogenhet att besluta om publikationer äger rätten att besluta om totalförsvarsbandet ska användas eller inte på respektive publikation.

Förordet i sådana totalförsvarsmärkta publikationer ska inkludera information om hur publikationen används, ska tillämpas eller bör tolkas utanför Försvarsmakten.

1.10. Tillämpning av publikationer framtagna av andra myndigheter

1.10.1. Tillämpning av FMV publikationer och tekniska order

Försvarets materielverk producerar och levererar en rad publikationer till Försvarsmakten. Försvarsmakten vidmakthåller och omsätter dessa under vidmakthållandeskedet. De har indelats i direktiva och informativa publikationer. Samtliga av FMV utgivna och, i vederbörlig ordning, fastställda direktiva publikationer och tekniska order ska tillämpas och följas av Försvarsmaktens personal.

Se även kapitel 8 rörande materieldokumentation i Försvarsmakten.

HANDBOK

16

1.10.2. Tillämpning av Fortifikationsverkets publikationer

Handböcker och instruktioner avseende förvaring av ammunition- och explosiva varor, som utgetts av Fortifikationsverket, ska tillämpas och följas av Försvarsmaktens personal.

1.11. Tillämpning av NATO-publikationer

Försvarsmakten ska kunna tillämpa det som framgår av NATO-publikationer. När och hur tillämpningen ska ske regleras normalt i reglementen eller handböcker för den verksamhet som berörs. Det kan även regleras i operationsorder.

HANDBOK

17

2. Försvarets författningssamling, (FFS) och Försvarsmaktens interna bestämmelser (FIB)

Framtagandet av föreskrifter publicerade i Försvarets författningssamling (FFS), respektive interna bestämmelser publicerade i Försvarsmaktens interna bestämmelser (FIB), beskrivs utförligt på sidan Författningsarbete inom FM på emilia.

Figur 3. Exempel på FFS och FIB.

HANDBOK

18

3. Tillgängliggörande av styrande och informativa dokument och publikationer

Det här kapitlet innehåller anvisningar för hur och var regelstyrning, de styrande och informativa dokumenten och publikationer publiceras och görs tillgängliga för sina respektive målgrupper. Begreppet informativa kommer från arvet av materieldokumentation som klassiskt indelades i direktiva och informativa, beroende på om det fanns tillämpningsregler eller enbart information i dem. Idag är ordet direktiva ersatt med styrande.

För att undvika dubbelpublicering finns särskilda publiceringsregler. Dessa regler återfinns i produktionsrutiner för publikationer. De finns på samarbetsytan publikationstjänst.

3.1. Publicering av dokument för regelstyrning

Nedanstående tabell visar i vilken dokumentsamling eller system (digitalt bibliotek) olika typer av styrande dokument ska publiceras.

Typ av dokument/publikation

Publiceras på emilia under styrande dokument

Publiceras på försvarsmaktens hemsida

FFS och FIB Ja Ja

FAR Ja Ja

VFA-publikationer Ja Endast om sådant beslut finns.

Materielbokpublikationer Ja Endast om sådant beslut finns.

Operationella dokument för militär luftfart

Verksamhetshandbok

Ja, se detaljerade bestämmelser i Reglemente Ledning av militär luftfart

Ja, se detaljerade bestämmelser i Reglemente Ledning av militär luftfart

Luftfartsdokument Ja Ja

Webbpublikationer Ja, (ersättningsblad med metadata som länkar till FM WP)

Nej

FortV publikationer Ja Nej

Instruktioner Nej, se kapitel 5. Nej

Tillämpningsbestämmelser Nej, publiceras på lämplig samarbetsyta.

Ja

VFA är en förkortning för Verksamhet, Förvaltning och Administration.

Tillämpningsbestämmelser kan exempelvis finnas inom ramen för militär luftfart och FM Redares sjösäkerhetssystem.

HANDBOK

19

Dokumentgrupp Publiceras i system Anmärkning Teknisk order DITO samt i PRIO och LIFT Se kapitel 8

Materielvårdsscheman MVIF Se kapitel 8

Materielförteckningar TIA MF Se kapitel 8

Ritningar BORIS eller BRA Se kapitel 8

3.1.1. Publicering av publikationer på intranätet emilia

Efter att fastställelse av en bokpublikation skett i VIDAR4 ska en PDF-fil med komplett omfattning, (omslag, förtext, huvudtext, eftertext) publiceras på försvarsmaktens intranät emilia.

För bokpublikationer som säkerhetsskyddsklassificerats, publiceras ett ersättningsblad som PDF-fil enligt exemplet till höger.

För bokpublikationer som sekretessklassificerats, publiceras ett ersättningsblad som PDF-fil enligt exemplet till höger.

När Försvarsmakten publicerar nya versioner sker det genom att en ny fil med samma filnamn publiceras på samma adress. Därmed bryts inga länkar.

När en ny publikation, en ny version har fastställts eller en version upphävts ska en nyhet publiceras på intranätet emilia, i anslutning till dokumentsamlingen för styrande dokument. Då kan medarbetare som följer dessa nyheter få aviseringar om förändringar.

Vid beslut om fastställande och ändringar ska också beslutas var de ska publiceras förutom på emilia som PDF-fil. Nedan redovisas vilka möjligheter som finns.

Publicering utförs av webbservice.

4 Med VIDAR avses Försvarsmaktens system för ärendehantering.

HANDBOK

20

3.1.2. Publicering på servern FM WP

Det förekommer publikationer som är producerade i XML och exporteras till andra format. Ett sådant format är html-baserade sidor. De benämns bokpaket eller sammanställd dokumentation. Dessa publiceras på en särskild server i IT-systemet FM Webbpublikationer (FM WP) där användaren kan läsa publikationer och söka i dessa. WP betyder webbpublikation. Formellt namn: FMCW MS ska läsas: Försvarsmaktens Centrala Webbmiljö Microsoft

Det går inte att ladda ned filer på ett enkelt sätt från denna server.

På servern finns tre elektroniska bibliotek, som var för sig publicerar i egna filträd.

Bibliotek Innehåll Försvarsmaktens övriga publikationer

Här finns bokpaket eller filer som inte ingår i någon av nedanstående bibliotek.

Materieldokumentation Här publiceras alla materielpublikationer som är i bokformat, inklusive sammanställd dokumentation och trycksakssamlingar.

Digitala flygbiblioteket Här publiceras operationella dokument för militär luftfart enligt bestämmelserna i Reglemente Ledning av militär luftfart.

Det medför att användare i Försvarsmaktens datorer anslutna till emilia kan läsa och söka i publikationer på denna server. Gränssnittet produceras inom ramen för varje bokpaket eller sammanställd dokumentation. Ett krav för publicering är att det finns interna länkar mellan filerna.

Publiceringen utförs av webbservice.

3.1.3. Publicering säkerhetsskyddsklassificerade system

Säkerhetsskyddsklassificerade publikationer i PDF-format kan publiceras i säkerhetsskyddsklassificerade system, i enlighet med bestämmelser som utges i särskild ordning.

Den som publicerar en publikation i ett sådant system är ansvarig för att det alltid är den senaste versionen i PDF-format som finns där.

3.1.4. Publicering i Handhållen Lösning Underhåll, HLU

Filer för publikationer och annan dokumentation som behövs i HLU hämtas från emilia/Organisation och styrning/Styrandedokument/materielpublikationer. Där finns filer som taggats med HLU = JA. Det är dessa filer som kopieras över till HLU-systemet. FMTIS SFE kopierar och publicerar filerna. Webbservice informerar FMTIS SFE när nya filer taggats.

Bild 3.1 Exempel på HLU /Försvarsmakten

HANDBOK

21

3.1.5. Publicering av publikationer på internet

PDF-filer som publiceras på emilia kan även publiceras på www.forsvarsmakten.se om motiv finns för detta. Ett sådant motiv kan vara att publikationen vänder sig till personal vid andra myndigheter eller frivilliga försvarsorganisationer.

Behov för distansarbete ska mötas med beaktandet att alltför omfattande utbud kan gynna en motståndare som kartlägger våra metoder och materiel.

Publikationer vars innehåll kan vara av känslig natur bör inte publiceras på webbplatsen.

Från www.forsvarsmakten.se är det möjligt och tillåtet att länka till våra bestämmelser och publikationer finns på andra webbsidor/platser. När Försvarsmakten publicerar nya versioner sker det genom att en ny fil med samma filnamn publiceras på samma adress. Därmed bryts inga länkar. Publicering utförs av webbservice.

Webbpublikationer är ett begrepp som här definieras som en publikation producerad i XML-/S1000D format och exporterats till html-sidor för publicering. Den ser ut som en ”hemsida” och innehåller, texter, bilder, filer, länkar med mera.

Webbpublikationer ska inte publiceras på internet. Dels för att det är ett krångligt förfarande och dels för att stilmallarna inte är synkade med Försvarsmaktens webbplats.

Försvarsmaktens publikationer för totalförsvaret ska presenteras i en lista på Försvarsmaktens hemsida. Vilka av dessa publikationer som kan vara publicerade framgår av respektive beslut om fastställande.

3.1.6. Publicering på Hemvärnets webbplats, hemvarnet.se

Publikationsfiler får inte publiceras på hemvärnets webbplats. Däremot får webplatsansvarig gärna länka till de filer som finns på Försvarsmakten.se

3.1.7. Publicering på utbildningsportalen It´s learning

Fastställda publikationer får även publiceras på FM webbaserade Lärplattform och på den Lärportal som finns tillgänglig på FM intranet (emilia). Den mappansvarige som publicerar en fil är ansvarig för att bevaka att det alltid är den senast fastställda versionen.

OBSERVERA!

Försvarsmakten måste ha säkrat sin rätt att publicera en publikation med aktuellt innehåll. Se H PUBL kapitel 11.

OBSERVERA!

Tidigare tillät Försvarsmakten publicering av filer på hemvärnet.se Efter 2020-01-01 vill vi istället att det ligger länkar till filerna på Försvarsmaktens webplats. Motivet är att Försvarsmakten bara publicerar sina öppna filer på internet på ett enda ställe.

HANDBOK

22

3.2. Fysiska exemplar av styrande dokument för regelstyrning

Nedanstående tabell visar vilka styrande dokument som ska kunna erhållas i fysisk (tryckt) form:

Typ av dokument Fysisk form Anmärkning FFS och FIB Ja

Bokpublikationer och andra trycksaker Ja, lagerhålls eller behovstrycks.

Materieldokumentation som inte utgör bokpublikation eller trycksak

Nej * Dokumentgrupper och dokumenttyper

Anvisningar för hur bokpublikationer produceras så de kan lagerhållas framgår av Handbok Publikationer (H PUBL). VFA är en förkortning för Verksamhet, Förvaltning och Administration.

* Dokumentet kan tryckas genom behovstryckning.

3.3. EU Webbtillgänglighetsdirektiv - tillgänglighetskontroll

I september 2020 trädde EU webbtillgänglighetsdirektiv i kraft. Det innebar bland annat att PDF-filer som publiceras på webb ska vara anpassade för läsbarhet och indexering etc. I och med införande av office 2016 i Försvarsmakten kan man via funktionen ”tillgänglighetskontroll” säkerställa att dokument är korrekt producerade.

Bild 3.2 Exempel på tillgänglighetskontroll av denna handbok i skrivfasen /Försvarsmakten

HANDBOK

23

4. Skrivande av dokument för regelstyrning

I detta kapitel finns generella anvisningar för dokument som produceras som regler, publikationer, tillämpningsbestämmelser och instruktioner.

4.1. Typer av dokument

Typ av dokument Format Se anvisningar i FFS och FIB Eget Se kapitel 2

Reglemente Bokpublikation Se kapitel 6

Manual Bokpublikation Se kapitel 8

Handbok Bokpublikation Se kapitel 6

Instruktion Skrivelse Se kapitel 5

Tillämpningsbestämmelse Skrivelse Respektive FFS eller FIB och denna handbok

Operationella dokument för militär luftfart

Se kapitel 7 Se kapitel 7

Förslag på nya reglementen och handböcker anmäls tjänstevägen till egen försvarsgrenschef, stridskraftschef, eller i förekommande fall i högkvarteret till den chef som äger rätt att besluta en sådan.

Behovet av ett nytt reglemente samt en ny handbok ska godkännas av den chef som har beslutsbefogenhet att fastställa en färdigskriven sådan. Bifall av sådant godkännande dokumenteras i den blivande publikationens VIDAR-ärende.

OBSERVERA !

Reglera inte verksamhet, förvaltning och administration på högsta beslutsnivå om det inte finns rationella grunder. Låt lokala chefer besluta bestämmelser för sin egen verksamhet så långt det är möjligt. Skilj på det som är bestämmelser och det som är av informativ karaktär.

HANDBOK

24

4.2. Analys och planering

Nedanstående steg kan användas för att beskriva beståndsdelarna i planeringsfasen då ett nytt styrande dokument och publikationer ska produceras.

Steg Beståndsdelar som kan användas Sammanhangs- markörer

Syfte

Varför

Bakgrund.

Koppling till beprövad erfarenhet och forskning. Orsaker.

Var i hierarkin Vilka regler och bestämmelser som är överordnade, kan vara aktuella? Andra publikationer för verksamheten eller utrustningen/systemet? Ska det hänvisa till något annat styrande dokument?

Samband

Tillägg

Vilka det gäller Målgrupp för bestämmelserna.

Vilka ska följa bestämmelserna.

Vilken verksamhet/utrustning som omfattas.

Jämförelser &

samband

Tillägg

Hur

Regler

Beskrivning

Hur verksamheten ska bedrivas/genomföras.

Hur utrustningen/systemet ska/får användas.

Vad som får genomföras på andra sätt.

Vad som är tillåtet/inte tillåtet.

Begrepp.

Jämförelser &

samband

När När är bestämmelserna aktuella att följas?

(finns avgränsningar?)

Tid

Juridik Tolkningar av lagar, förordningar, föreskrifter eller FIB

innebär alltid att juridiska avdelningen i HKV ska kontaktas.

4.2.1. Andra dokument och publikationers påverkan

Vid analys och planering behöver den som ska skriva uppdrag, bestämmelser etc. även ta del av anvisningar som kan finnas i andra dokument och publikationer. Här är några exempel som ofta påverkar det fortsatta arbetet.

Handbok Intern styrning och kontroll beskriver vad som ska göras för att få en systematisk riskhantering i Försvarsmakten. Den beskriver riskanalys, riskhantering och regelefterlevnad.

HANDBOK

25

Handbok Systematiskt arbetsmiljöarbete anger att rutiner på central nivå ska kompletteras med lokala rutiner och instruktioner utifrån organisationsenhetens behov eller insatsorder i syfte att uppfylla formella krav. Handboken behandlar bland annat begreppen säkerhetskultur, skriftliga instruktioner och samordning för säker verksamhet.

4.3. Språket i Försvarsmaktens regelstyrning

Försvarsmaktens regelstyrning skrivs på svenska. Handledning ges bland annat i

Språklagen (2009:600)

Myndigheternas skrivregler

Svarta listan, ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk5

Alla som fått en arbetsuppgift att skriva, eller medverka i skrivandet ska läsa och tillämpa det som står i myndigheternas skrivregler!

4.3.1. Språk

Modern sakprosa i aktiv form på svenska ska användas i Försvarsmaktens publikationer.

Försvarsgrenschef får reglera hur och när begrepp, order etc. får användas på andra språk. Denna möjlighet berör enbart egna reglementen, handböcker och TTP/TPM-publikationer.

4.3.2. Formulering av text

Texten med de styrande reglerna ska formuleras så att den bindande/formella skyldigheten framgår av den första meningen (första stycket). Därefter (i nästa mening eller stycke) anges villkor, förbud etc. I följande meningar eller stycken anges förklaringar eller beskrivningar om så bedöms viktigt för att målgruppen ska kunna tillgodogöra sig vad som avses. Slutligen kan exemplifieras vad den styrande regeln innebär och hur den ska eller får tillämpas.

Texten ska utformas så att det är tydligt vad som är krav och vad mottagaren eller annan chef får göra för avsteg, undantag eller val. Ord som ”ska”, ”måste”, ”alltid” ska vägas mot ”bör”, ”kan”, ”normalt” etc.

5 Regeringskansliet, SB PM 2011:1

Exempel på textstycken som är tydlig Reglemente : (ES) Koordinatorer verkställer OTC inriktningar inom respektive område och ansvarar för att de uppgifter som anges av PWC utförs. Koordinatorer kan även utöva styrning över utpekade resurser.

Handbok: Texten ska utformas så att det är tydligt vad som är krav och vad läsaren eller annan chef får göra för avsteg, undantag eller val. Ord som ”ska”, ”måste”, ”alltid” ska vägas mot ”bör”, ”kan”, ”normalt” etc.

HANDBOK

26

Texten med de styrande reglerna ska momentnumreras för att tydliga referenser ska kunna användas. Numreringen av moment ska följa kapitlets numrering.

Möjligheten att hänvisa till andra dokument i regelstyrningen ska användas. Exempelvis genom att ange att handbok XXX ska tillämpas i Försvarsmakten i dess senast fastställda lydelse. Eller genom att ange att information finns i en annan publikation, YYY.

Texten kan även hänvisa till sidor på Försvarsmaktens intranät. Det ökar flexibiliteten till att publicera frekvent uppdaterad information, blanketter, rutiner m.m. på intranätet. Därmed minskar behovet att göra ändringar i själva publikationerna.

I reglementen kan i förekommande fall, regleras att nödvändiga förklaringar och beskrivningar ska återfinnas i specifika handböcker eller i andra publikationer. I en handbok kan anges att det ska eller kan finnas andra specifika publikationer eller dokument som ska tillämpas eller användas.

Rutiner, råd, blanketter och information/text etc. som kan behöva frekvent uppdatering bör publiceras på emilia och därmed uteslutas i texten till det styrande dokumentet. I dokumentet bör däremot anges vad som finns och var det publiceras. Länkar till källdokumentet eftersträvas.

Texten i reglementen och handböcker ska inte reglera krav på utbildningstid, viss kurs eller lektioners innehåll. Reglera istället när så behövs vilken kompetens som krävs eller är nödvändig. Därmed stödjer texten chefers möjlighet att bedöma kompetensnivå. Införs nya kompetenser ska även FM kvalifikationsskatalog uppdateras. Reglemente utbildning anger vilka typer av dokument som finns för att reglera utbildning.

4.3.3. Nomenklatur i regelstyrningen

Nomenklatur från överordnade styrande dokument ska användas så långt det är möjligt. Finns utgivna publikationer med nomenklatur ska dessa begrepp användas. Vid behov får nya begrepp definieras och förklaras efter att dialog med den eller de som ansvarar för nomenklatur inom respektive ansvarsområde. Ett begrepp kan ha olika betydelser i olika myndigheter. Var tydlig i vilket sammanhang ett begrepp ska användas och av vem/vilka.

Exempel på textstycken som är otydlig, svårläst eller fel utformad Reglemente: (ES) En motståndare med tillgång till jaktflyg kan påverka våra enheter i luften. Detta förutsätter att motståndaren har handlingsfrihet och räckvidd från sina flygbaser till det område där våra flygförband planeras att lösa uppgifter. Därutöver krävs tillgång till sensorer och ledningsförmåga för att kunna uppträda med jaktflygförband.

Handbok: Då den militära populationen skiljer sig från den allmänna, används det för behandling av militärer, förutom de gängse inom civil sjukvård, även mer specifika terapier. För hjälp med traumabearbetning, behandling av ångest- och PTSD-problematik brukar användas kognitiv beteendeterapi (KBT, engelska: Cognitive Behavioral Therapy, CBT) och EMDR (engelska: Eye Movement Desensitization and Reprocessing), en psykoterapeutisk metod baserad på ögonrörelser med syfte att växelvis stimulera hjärnans hemisfärer.

HANDBOK

27

Särskild försiktighet måste iakttas vid användande av nomenklatur ur äldre källor eller om en äldre bestämmelse eller anvisning ska moderniseras eller bearbetas. Risken är stor att föråldrade begrepp och inaktuella principer kommer med av misstag. Blandning av gammal och ny text kan leda till motsägelser och felaktigheter.

4.3.4. Referenser till dokument

När styrande regler författas och vidmakthålls är det av stor vikt att referera till andra dokument på ett korrekt sätt. Delvis för att minimera rättningstjänsten, men framförallt för att underlätta för medarbetaren att förstå vad som avses.

I ett reglemente kan exempelvis finnas en styrande bestämmelse som anger att handbok XXX ska finnas i Försvarsmakten. I sådana sammanhang förklaras även varför, vilka anvisningar och information den ska innehålla och vilken handlingstyp den ska utgöra.

4.3.5. Könsneutralt språk och bilder

Försvarsmakten har som myndighet i uppdrag att jämställdhetsintegrera sin verksamhet. Det innebär att myndigheten bland annat ska återspegla kvinnors och mäns lika rättigheter och möjligheter. I språket återspeglas detta bland annat i hur vi väljer ord i styrande dokument och handböcker.

En tumregel är att undvika specificering av en persons kön vid exemplifiering av fall och personer om det inte finns ett uttryckligt syfte att göra så. Se även Handbok Gender och myndigheternas skrivregler moment 8.1. Val av bilder och illustrationer ska följa anvisningarna i Handbok publikationer.

4.4. Översättning av Försvarsmaktens regelstyrning till andra språk

När exempelvis andra länder ska samöva med Försvarsmakten kan det finnas behov av att översätta de svenska styrande dokumenten eller handböcker och andra publikationer till engelska. Detta handlar inte om utgivning eller fastställande av några nya bestämmelser. Det är en ren översättning från svenska till det språk som mottagaren kan tillgodogöra sig våra bestämmelser i.

Översättning hanteras, administreras och finansieras av den som noterar att sådant behov finns. Den som översätter och delger översatta styrande dokument är ansvarig för att de är uppdaterade enligt senast fastställda version på svenska. Sådan översättnings korrekthet till terminologi, nomenklatur och eventuella relevanta exempel är viktig och ska ges särskild uppmärksamhet.

Dessa dokumentversioner på annat språk än svenska ska normalt inte produceras som publikationer. När särskilda behov finns, får det produceras en helt ny publikation, vars innehåll är den översatta versionen av den svenskspråkiga publikationen. En sådan produktion följer process och rutin för publikationsproduktion.

4.4.1. Översättning av doktrinpublikationer till andra språk

Försvarsmaktens doktrin består av flera doktrinpublikationer. Ibland kan det finnas behov att en eller flera av dessa även finns tillgängliga på andra språk. De som översätts, hanteras enligt ovan för regelstyrningen.

HANDBOK

28

5. Försvarsmaktens instruktioner

Det här kapitlet ger kompletterande anvisningar för hur Försvarsmaktens instruktioner nyproduceras, tillgängliggörs, vidmakthålls och omsätts. Hur de ska formuleras framgår av kapitel 4.

5.1. Format

Försvarsmaktens instruktioner ges ut i det format beslutande chef anser lämpligt, dock inte som en formell publikation. Handlingstypen INSTRUKTION ska anges i sidhuvudet med versaler, fet stil.

Webbaserade instruktioner ska använda en stilmall som innehåller ordet INSTRUKTION.

5.2. Giltighet

Giltighetstiden för en instruktion ska vara minst 12 månader. Bestämmelser med kortare giltighetstid än 12 månader ges ut som order eller direktiv, dvs som uppdragsstyrning.

5.3. Utgivare

Instruktioner fastställs enligt nedan hierarkisk ordning, och tillgängliggörs av:

1. Chef Militärregion.

2. Garnisonschef

3. C OrgE

Chef för militärregion reglerar regionala bestämmelser för den egna regionen. Sådana bestämmelser kan omfatta flera garnisoner, flera organisationsenheter som i sin tur kan behöva reglera nödvändiga bestämmelser i sina regionala och lokala bestämmelser.

Garnisonschef reglerar lokala och regionala bestämmelser för den egna garnisonen. Sådana instruktioner kan exempelvis beröra vakttjänst, konferensanläggningar, övningsfält m.m. Dessa bestämmelser kan omfatta flera organisationsenheter, vilka i sin tur kan behöva reglera nödvändiga bestämmelser i sina lokala bestämmelser.

C OrgE reglerar bestämmelser för den egna organisationsenheten.

Inom Högkvarteret används instruktioner enligt C HKV med beaktande av 1.8.

FAKTA! Definitionen av instruktion finns i kapitel 1, mom 1.4.

HANDBOK

29

5.4. Namngivning av instruktioner

Instruktion är en handlingstyp som aldrig ska sammanskrivas med dess innehåll. Därmed kan aldrig namn som skjutfältsinstruktion, stabsinstruktion, rekrytinstruktion godkännas som formellt namn på en instruktion.

En skjutfältsinstruktion bör formellt benämnas ”Bestämmelser för skjutfält X” och vara av handlingstypen Instruktion.

5.5. Verksamhetsuppdrag - verksamhetsorder

Verksamhetsuppdrag ges från militärstrategisk, operativ eller taktisk nivå. Inom ett OrgE ges verksamhetsorder. Verksamhetsuppdrag som bryts ned till verksamhetsorder får innehålla bestämmelser för den tid uppdraget genomförs.

Verksamhetsuppdrag som löper över längre tid än två år och som behöver lokala eller regionala bestämmelser ska ges ut som instruktion.

5.6. Publicering av Försvarsmaktens instruktioner

Styrande dokument av handlingstypen instruktion publiceras på intranätet emilia enligt nedanstående tabell.

Nivå Publiceras Anmärkning Inom HKV HKV Förbandswebbplats

Försvarsgrenstabs interna instruktioner

Försvarsgrensstabs förbandswebbplats

C MR instruktioner för sin region

MR förbandswebbplats

Garnisonschefs instruktioner Garnisons webbplats

Inom OrgE C OrgE förbandswebbplats

Översättningar av instruktioner bör publiceras på samma ställen som det svenska originalet.

Tips! Handlingar som arbetsordning, stående order, stabsdirektiv, förbandsmanual, rutinhandbok, skolinstruktion, verksamhetsorder etc. är dokument som traditionellt funnits vid förband. Med denna handboks uppdatering behöver fortfarande många styrande dokument på lokal och regional nivå ses över och uppdateras.

HANDBOK

30

6. Produktion och vidmakthållande av VFA-publikationer

Reglemente. Handbok.

Det här kapitlet innehåller anvisningar för de publikationer som används i regelstyrningen.

Ledning av publikationstjänst framgår av Handbok Publikationer.

6.1. Produktion och utgivning av reglementen, och handböcker

Försvarsmaktens reglementen och handböcker ska ges ut som bokpublikation. Dessa ska planeras, produceras och vidmakthållas enligt Handbok Publikationer.

Ett reglemente eller handbok ska normalt inte reglera detaljer kring vem som är ansvarig för ett uppdrag eller en uppgifts lösande. Det regleras i verksamhetsuppdrag eller arbetsordning. Ett direktiv eller projektplan kan komplettera dessa.

Ett reglemente reglerar normalt vad, hur, när och varför. I de fall vem (befattning) ändå framgår av texten medför det att utgivaren är beredd att aktivt bevaka organisationsförändringar och ge ut nya versioner. Se även bilaga 1.

6.1.1. Vidmakthållande av äldre reglementen, och handböcker

I de fall det finns flera reglementen eller handböcker som reglerar samma eller liknande verksamhet, bör de slås samman och synkroniseras så att bara nödvändiga publikationer vidmakthålls.

Omslag på tidigare utgivna reglementen, eller handböcker uppdateras till korrekt utseende och formgivning enligt Handbok Publikationer vid nästa ändring eller nytryckning.

Vid ändringar ska även förtext och eftertext uppdateras enligt vad som framgår av Handbok Publikationer.

6.1.2. Namngivning av reglementen och handböcker

Reglemente och handbok är handlingstyper som aldrig ska sammanskrivas med dess innehåll. Därmed kan aldrig namn som stridshandbok, processhandbok, markstridshandbok, förbandsreglemente, skjutreglemente, ubåtsreglemente etc. godkännas som formellt namn på en publikation.

HANDBOK

31

Det är däremot acceptabelt att serier av publikationer ges namn som markstridshandbok, MSH. Det formella namnet däremot är exempelvis Handbok Markstrid Förbandsinstruktör (H MS FBI). På samma sätt är det acceptabelt att serier av publikationer ges namn som taktikreglementen. Det formella namnet däremot är exempelvis Reglemente Taktik marinen.

Undantaget till ovanstående är verksamhetshandböcker. Dessa produceras inte som bokpublikationer, utan utgör en dokumenttyp inom samlingsbegreppet Operationella dokument för militär luftfart.

6.2. Ändringar i reglementen och handböcker

Förslag om ändringar i befintliga publikationer anmäls tjänstevägen till den som leder publikationsområdet för respektive publikation.

Omedelbara – akuta ändringar bereds av ärendeansvarig och sammanställs i skrivelse. Beslut fattas av chef med beslutsbefogenhet för publikationen. FM Redare samt FM Marksäkerhetsföreträdare delegeras rätt att fatta beslut om omedelbara ändringar i reglementen och handböcker inom deras respektive publikationsområden.

Skrivelsen distribueras i VIDAR till berörda. Obligatorisk mottagare av sådant beslut är alltid den som samordnar publikationstjänst vid PROD. Ändringarna införs därefter i publikationen enligt Handbok Publikationer.

Ändringar som inte är av akut karaktär bereds av ansvarig enhet. Handbok Publikationer innehåller anvisningar för ändringar i publikationer och olika typer av beslut.

Ändringar ska hanteras och införas enligt anvisningar i Handbok Publikationer.

6.2.1. Begäran och beslut om undantag från reglementen

Undantag från reglementen bereds av ärendeansvarig avdelning i HKV eller vid försvarsgrensstab efter framställan.

När det gäller reglementen tillhörande arméchefens, marinchefens och flygvapenchefens publikationsområden ska begäran ställas till respektive försvarsgrensstab.

Sådan framställan ska ha inkommit senast 20 arbetsdagar innan undantaget behöver vara beslutat. Ett beslut om undantag ska framgå av fastställd handling i VIDAR.

Begärt undantag innebär inte med automatik att det beviljas. Beslut fattas av chef med beslutsbefogenhet för handlingen.

FM Redare samt FM Marksäkerhetsföreträdare delegeras rätt att fatta beslut om undantag i reglementen och handböcker inom deras respektive publikationsområden.

HANDBOK

32

6.3. Produktionsanvisningar för Försvarsmaktens reglementen

Det här avsnittet ger kompletterande anvisningar för hur Försvarsmaktens reglementen nyproduceras, vidmakthålls och omsätts.

6.3.1. Övergripande, kravställda och fristående reglementen

När ett reglemente ska tas fram kan det ske med olika upplägg. Dessa kan efter krav och behov kombineras.

Typ upplägg Princip Övergripande Ett reglemente som innehåller de mest grundläggande och övergripande

bestämmelserna för ledning och genomförande av, eller förhållningssätt för, verksamhet inom Försvarsmakten.

Reglementet utgör den översta nivån i dokumenthierarkin inom bestämmelser för ett specifikt verksamhetsområde eller försvarsgren.

Kravställd Det framgår av en annan handling eller publikation att ett (visst) reglemente ska finnas för ledning och genomförande av, eller förhållningssätt för, specifik verksamhet inom Försvarsmakten.

I reglementet citeras då den kravställande bakgrunden. En sådan referens görs lämpligen i förordet för att mer detaljerat förklaras i den löpande texten. Därmed skapas en spårbarhet uppåt i dokumenthierarkin.

Fristående Reglementet står på helt egen grund. Inga överliggande bestämmelser finns inom området, men det finns ett stort behov av bindande bestämmelser för ledning och genomförande av, eller förhållningssätt för, verksamhet inom Försvarsmakten.

I ett sådant reglemente anges i förordet: ”Bakgrunden till detta reglemente är behov/referens/förklaring)”

6.3.2. Fortsatt omläggningsarbete med reglementen

För ett befintligt reglemente som ska omarbetas till handbok kan beslut om namnändring ske efter att nytt omslag, uppdaterad förtext och eftertext införts.

Det finns fortfarande reglementen som reglerar sådant som egentligen borde stå i en manual eller i annat materieldokument. Överlämning av text ska ske till berörd chef.

FAKTA! Definitionen av reglemente finns i kapitel 1, mom 1.4.

OBSERVERA !

Ett reglemente som beslutas efter 2021-01-01 får inte innehålla styrande regler för utrustning, apparater eller tekniska system. En sådan reglering ska ske i materieldokumentationen enligt kapitel 8.

HANDBOK

33

6.4. Produktionsanvisningar för Försvarsmaktens handböcker

Det här avsnittet ger kompletterande anvisningar för hur Försvarsmaktens handböcker nyproduceras, vidmakthålls och omsätts.

6.4.1. Kravställda och fristående handböcker

När en handbok ska tas fram kan det ske med olika upplägg. Dessa kan efter krav och behov kombineras.

Typ upplägg Princip Kravställd Det framgår av ett annat dokument i regelstyrningen eller i ett reglemente att det

ska finnas en viss handbok med ett specifikt innehåll.

I handbokens citeras då den kravställande bakgrunden och förklaras eller beskrivs berörd verksamhet eller administration och förvaltning. En sådan referens görs lämpligen i förordet för att mer specifikt förklaras i den löpande texten.

Fristående Handboken står på helt egen grund. Det finns (normalt) inga överordnade bestämmelser inom området, men det finns ett stort behov av att förklara eller beskriva en viss verksamhet eller administration och förvaltning i Försvarsmakten.

6.4.2. Icke auktoriserade handböcker

Det förekommer i Försvarsmakten att medarbetare utvecklar egna ”handböcker”. Det kan exempelvis vara ett dokument som handlar om hur skjutning med pistol ska läras ut. Författaren har ett gott syfte och har både text och illustrationer som passar till ämnet och behovet. Dokumentet har i många fall ett snarlikt utseende med formella och korrekt producerade handböckers.

Problemet är att detta kan leda till en spridning av ”icke auktoriserade” handböcker. I många fall kan produkten efter ett namnbyte (ta bort ordet handbok och ersätt det med kompendium, faktahäfte, PM etc). bibehållas och användas.

FAKTA! Definitionen av handbok finns i kapitel 1, mom 1.4.

OBSERVERA!

Det viktiga är att alla medarbetare förstår att en handbok och en verksamhetshandbok är ett formellt dokument som ingår i styrningen av myndighetens verksamhet, förvaltning och administration.

HANDBOK

34

6.4.3. Fortsatt omläggningsarbete med handböcker

För handböcker som är utgivna före 2015 och som ska omarbetas till annan publikation än reglemente eller manual kan beslut om namnändring ske efter att nytt omslag, uppdaterad förtext och eftertext införts6. Sådant beslut avser en formell ändring som ska föras in i ändringslogg enligt Handbok Försvarsmaktens publikationer.

Tekniska handböcker utgivna av FMV, som reglerar verksamhet, förvaltning eller administration ska omarbetas så att de får bokomslag enligt vad som gäller för Försvarsmaktens handböcker.

Processer beskrevs fram till ca år 2010 i sk processhandböcker. Vid den tiden hade en handbok en annan definition. Efter år 2015 regleras processer i processbeskrivningar. ”Processhandböcker” ska omarbetas till ”Processbeskrivningar”. Sådana ges inte ut som publikationer.

6.5. Produktionsanvisningar för boktyperna TPM och TTP

Det här avsnittet ger kompletterande anvisningar för hur marinens TPM-serie och flygvapnets TTP-serie nyproduceras, vidmakthålls och omsätts.

TPM och TTP ingår inte i regelstyrningen, och innehåller därmed inga bestämmelser eller anvisningar. Publikationerna beskriver procedurer, rutiner, arbetssätt, stridsteknik enligt respektive försvarsgrenschefs ledning.

6.5.1. TPM-serien

Publikationer inom serien TPM, Taktiska Procedurer för marinen, utvecklas enligt marinchefens uppdragsstyrning.

6.5.2. TTP-serien

Publikationer inom serien TTP, Taktiska tekniska procedurer för flygvapnet, utvecklas enligt flygvapenchefens uppdragsstyrning.

6 Se anvisningar i H PUBL och gällande produktionsrutiner.

HANDBOK

35

7. Styrande dokument för militär luftfart

7.1. Allmänt

Styrande dokument för militär luftfart kan utgöras av FFS, FIB, RML, reglemente, instruktion, handbok, order och operationella dokument.

7.2. Dokumentstruktur

Flygvapenchefen som med befogenheten att leda och samordna framtagande, vidmakthållande och avveckling operationella dokument för ledning av den militära luftfarten i Försvarsmakten, ska reglera dokumentstrukturen samt hur och var olika dokument-/publikationsgrupper och dokument-/publikationstyper ska publiceras.

7.2.1. Dokumentförteckning

Vilka dokument som ingår i dokumentkategorin operationella dokument för militär luftfart ska återfinnas i en dokumentförteckning som publiceras på samarbetsytan militär luftfart i Försvarsmakten.

I denna dokumentförteckning ska även framgå vilka publikationsgrupper och publikationstyper som ingår i samlingsbegreppet operationella dokument.

7.2.2. Omläggningsarbete äldre dokument och publikationer

Den nya strukturen som börjar intas den 20 oktober 2021 kommer initialt att inkludera dokument och publikationer som producerats, vidmakthållits och publicerats på olika sätt.

7.2.3 Publikationer inom publikationsområde ML-PUBL

Vissa operationella dokument är producerade som publikationer. De har registrerats som förnödenhet med förrådsbeteckning (M-nr) och lagerhålls vid FMCL/FBF. Dessa följs upp via PRIO vad avser ändringstryck m.m.

Alla publikationer som finns under samlingsbegreppet Operationella dokument, oavsett om de har central lagerhållning eller inte, tillhör publikationsområdet Militär luftfart (ML-PUBL).

ML-Publikationstyper produceras och vidmakthålls enligt anvisningarna i Handbok Publikationer.

FAKTA! Definitionen av Tillämpningsbestämmelser för militär luftfart finns i FFS 2019:10 och Reglemente Militär luftfart.

Definitionen av Operationella dokument för militär luftfart finns i FM ArbO och lyder från och med 2021-10-20: ”Samlingsbegrepp för olika styrande dokument som används för att leda och samordna Försvarsmaktens bedrivande av militär luftfart.”

HANDBOK

36

7.2.4 Elektroniska dokument och handlingar

Elektroniskt dokument och elektronisk handling produceras och vidmakthålls enligt anvisningar som flygstaben ger ut i särskild ordning.

7.3. Schematisk översikt över dokumentstrukturen inom militär luftfart

Bild 7.2 Reglering av den militära luftfarten och regelstyrningen. Till vänster det som ÖB och FLYGI ger ut. Till höger det som flygvapenchefen och utsedda chefer för funktionsledning enligt FFS 2019:10 reglerar. /Stefan Nilsson HKV PROD

OBSERVERA !

Ett elektroniskt dokument för militär luftfart är ingen publikation.

HANDBOK

37

8. Styrande och informativa dokument för materielsystem

Det här kapitlet innehåller anvisningar och beskriver grunderna för styrande och informativa dokument för materielsystem, hädanefter kallad materieldokumentation. De har tidigare kallats direktiv dokumentation eller direktiva publikationer.

Produktionen av dessa dokument regleras även i process- och produktionsrutiner för materielproduktion och teknisk tjänst.

8.1. Styrande och informativa materieldokument

Styrande materieldokument avser de vars innehåll är tvingande för hur verksamhet och arbete ska planeras, genomföras och rapporteras. Ett styrande materieldokument kan innehålla informativa delar. Materieldokumentet klassificeras ändå som styrande.

Informativa materieldokument avser dokument vars innehåll är av upplysande och informerande karaktär.

Vilka materieldokument som ska vara styrande beslutas av berörd designansvarig (DesignA) ansvarig från fall till fall.

8.2. Struktur för materieldokumentation

Den styrande materieldokumentationen, utgörs av:

Manualer

Teknisk order

Materielvårdsscheman

Materielförteckningar

Övriga styrande dokument för tekniska system och apparater som bland annat består av bokpublikationer och andra former av publikationer/trycksaker. Här kan även materielleverantörens originaldokumentation och produktmeddelanden ingå.

Ritningar

OBSERVERA !

Rätten – skyldigheten – ansvaret att ge ut nödvändiga styrande och informativa/ direktiva dokument för materielsystem följer med det tekniska designansvaret.

HANDBOK

38

Bild 8.1 Bilden visar de förekommande dokument- och publikationsgrupper. /Stefan Nilsson Försvarsmakten

8.2.1. Definitioner Typ av dokumentgrupp Beskrivning

Manual Handlingstyp för bindande bestämmelser med förklaringar, beskrivningar och instruktioner på systemnivå för handhavande av utrustning, apparater eller tekniska system. En manual får innehålla reglering av vilken materieldokumentation som ska finnas för systemet, bilder m.m.

Teknisk order Dokumentgrupp för skriftlig order som avser reglering av konfiguration, teknisk tjänst, tekniska system och materiel, innefattande drift, underhåll, vård och modifiering av förnödenheter.

Materielvårdsscheman

Materieldokument med information om tekniska system och materiel. I materielvårdschema och materielförteckningar får förekomma illustrationer som visar komponenter som ingår i ett objekt och med uppgifter som hör till dessa.

Materielförteckningar Reservdelsförteckningar och reservdelskataloger, satslistor och tillbehörslistor för utrustning, apparater eller tekniska system och tekniska konstruktioner. Schemaböcker och installationskataloger ingår i gruppen så länge sådana finns kvar för berörda system.

Ritningar Ritningar för utrustning, apparater, tekniska system, tekniska konstruktioner samt installationer av desamma.

I ovanstående grupper kan enskilda handlingar finnas inom gruppen materielbokpublikationer (och andra trycksaker). Dessa ger anvisningar eller information om, tekniska instruktioner om handhavande, drift, underhåll, vård. Materiebokpublikationer kan indelas i grupper, serier eller enskilda publikationer och trycksaker.

8.3. Produktion och vidmakthållande

Materieldokumentation produceras och vidmakthålls enligt nedanstående alternativ:

Nyanskaffning eller prestandahöjande modifiering av materiel

o Försvarsmakten kravställer vilken typ av dokumentation som ska tas fram till materielen, samt om utformning som avviker från beskrivningarna i ”Regelverk för produktion av materieldokument” krävs.

HANDBOK

39

o Designansvarig myndighet7 utarbetar och fastställer nödvändig materieldokumentation inför överlämning till Försvarsmakten. Leveransen ska innehålla filer för aktuell materieldokumentation. Vid leverans ska materieldokumentationen ha tillgängliggjorts för Försvarsmaktens användare.

o Försvarsmakten tar emot leveranser, publicerar filer, kvitterar/köper ut bokpublikationer och använder i sin verksamhet. När materielsystemet går över i vidmakthållandeskede tar Försvarsmakten även över ansvaret att vidmakthålla materieldokumentationen.

Vidmakthållande inklusive mindre modifieringar av materiel

o Försvarsmakten kravställer vilken typ av dokumentation som ska tas fram till materielen, samt om utformning som avviker från beskrivningarna i ”Regelverk för produktion av materieldokument” krävs.

o Designansvarig myndighet8 utarbetar och fastställer nödvändig materieldokumentation inom ramen för vidmakthållandet. Stöd för utarbetande kan tas av extern part, till exempel FMV. Leveransen ska innehålla filer för aktuell materieldokumentation. Vid leverans ska materieldokumentationen ha tillgängliggjorts för Försvarsmaktens användare.

o Försvarsmakten tar emot leveranser, publicerar filer, kvitterar/köper ut bokpublikationer och använder i sin verksamhet. Försvarsmakten är ansvariga för att vidmakthålla materieldokumentationen.

Försvarsmakten och FMV arbetar kontinuerligt för att skapa en samordnad produktion i samtliga alternativ för att säkerställa likformighet och rationalitet.

Enbart Försvarsmakten får besluta och fastställa manualer och handböcker (manualer och handböcker enligt Försvarsmaktens definition).

Materieldokumentation i form av bokpublikationer produceras och vidmakthålls i enlighet med Försvarsmaktens övergripande styrningar för publikationer. Materieldokumentation i form av dokument produceras och vidmakthålls enligt processer och rutiner inom ramen för processerna för materielproduktion samt teknisk tjänst.

8.4. Försvarsmaktens manualer

Manualers utseende.

7 Vid uppdrag gällande nyanskaffning eller prestandahöjande modifiering till FMV är FMV designansvarig myndighet. Vid egen anskaffning/modifiering är Försvarsmakten designansvarig myndighet. 8 Vid modifiering inom ramen för vidmakthållande är Försvarsmakten designansvarig myndighet.

HANDBOK

40

Det här avsnittet ger kompletterande anvisningar för hur Försvarsmaktens manualer nyproduceras, vidmakthålls och omsätts.

8.4.1. Om arvet med manualer i Försvarsmakten

De manualer som finns i dagsläget är antingen för kryptosystem eller för vapensystem. De bygger på arvet av äldre instruktioner (förvaltningsbestämmelser) eller soldatreglementen. Bestämmelserna markeras i dessa publikationer med röd markör, eftersom arbetet med att formulera om texterna ansågs kunna genomföras vid nästa revidering.

8.4.2. Produktionsanvisningar manualer

Manualer ges ut om det finns behov av bindande bestämmelser för utrustning, apparater, tekniska system eller tekniska konstruktioner. Det vill säga tvingande och förbjudna/inte tillåtna åtgärder före, under och efter användning.

Nyproduktion av manualer ska främst ske på systemnivå, inte på artikel- eller förnödenhetsnivå. Manualer producerade enligt tidigare definition kan vidmakthållas tills vidare. De ska till sitt innehåll följa denna handbok. Se även anvisningar i Handbok Publikationer.

Manualer ska i huvudsak ha text som är bindande bestämmelser och förklaring eller hänvisning av dessa. Omfattande checklistor ska om möjligt produceras för sig, men manualen ska ange att det ska finns sådana. En manual ska inte reglera orderterminologi för hanteringen eller bestämmelser för verksamheten där systemet/apparaten används.

Förslag på nya manualer anmäls tjänstevägen till den befattning som har tekniskt designansvar och äger rätt att besluta en manual. Behovet av en ny manual ska godkännas av den designansvarige som har beslutsbefogenhet att fastställa en färdigskriven sådan. Bifall av sådant godkännande dokumenteras i den blivande publikationens VIDAR-ärende.

8.4.3. Begäran och beslut om undantag från manualer

Undantag från manualer bereds av den som är designansvarig, efter framställan.

När det gäller manualer tillhörande arméchefens, marinchefens och flygvapenchefens ansvarsområden ska begäran ställas till respektive försvarsgrensstab.

När det gäller manualer tillhörande HKV ansvarsområden ska begäran ställas till berörd stab/ledning.

Sådan framställan ska ha inkommit senast 20 arbetsdagar innan undantaget behöver vara beslutat. Ett beslut om undantag ska framgå av fastställd handling i VIDAR. Begärt undantag innebär inte med automatik att det beviljas. Beslut fattas av befattningshavare med beslutsbefogenhet för manualen.

FAKTA! Definitionen av manual finns i kapitel 1, mom 1.4.

Anvisningar om tillgängliggörande finns i kapitel 3, mom 3.1 och 3.2

HANDBOK

41

8.4.4. Olika typer av manualer utanför Försvarsmakten

I samhället förekommer dokument med namnet ”manual” som en del av dokumentation till utrustning som säljs på marknaden inom EU. Dessa manualer ska inte förväxlas med den handlingstyp Försvarsmakten använder då de generellt sett inte utgör bestämmelser i Försvarsmakten.

Exempel Om Försvarsmakten köper en CE-märkt brödrost så följer vi naturligtvis anvisningarna i instruktionsboken för brödrosten. Använder vi den på något sätt som avviker från instruktionsboken kan inte tillverkaren hållas ansvarig för eventuella följdverkningar.

8.4.4.1 Olika typer av manualer utgivna av FMV

Bland de materielpublikationer som getts ut av FMV förekommer ett stort antal publikationer som innehåller ordet manual i sin titel eller publikationstyp. Dessa betraktas inte som manualer enligt Försvarsmaktens definition.

8.5. Teknisk order (TO)

8.5.1. Grunder

En teknisk order gäller inte enbart under operationer och insatser. En teknisk order klassas som ett dokument och inte som en publikation enligt Försvarsmaktens definitioner.

8.5.2. TO-systemet

TO är styrande materieldokument som ges ut för att reglera konfiguration, drift och materielunderhåll av Försvarsmaktens materiel och förnödenheter under produktens livscykel. Utgivandet av TO är ett sätt att utöva tekniskt designansvar.

TO-systemet bygger på att varje TO knyts till materielen i en TO-gruppindelning. TO-gruppindelningen baseras på materielgruppsindelningar och registreras i stödsystemet DITO (Digitala TO).

Stödsystemet DITO används för att lagra, publicera, distribuera och presentera TO. Presentationsformat är PDF. Eftersom alla TO förs över till PRIO finns de även att tillgå där. Alla dokument som hanteras i stödsystemet DITO är klassade som öppna.

Mer utförlig beskrivning av TO-systemet återfinns på emilia på sidorna organisation och styrning.

Anvisningar och rutiner för produktion och publicering av nya, ändrade och reviderade TO finns på samarbetsytan Materielproduktion.

FAKTA! Definitionen av teknisk order finns i kapitel 1, mom 1.4.

Anvisningar om tillgängliggörande finns i kapitel 3, mom 3.1 och 3.2

HANDBOK

42

8.6. Materielvårdsscheman - MVIF

8.6.1. Grunder

Ett materielvårdsschema klassas som ett dokument och inte som publikation enligt Försvarsmaktens definitioner. Det förekommer dock bokpublikationer och andra trycksaker inom gruppen MVIF.

8.6.2. Vårdsystem FM

Vårdsystem FM ska säkerställa materielens funktion under utbildning och vid insatser i Sverige och utomlands, samt förebygga och undvika skador på brukare och/eller materiel. Vårdsystem FM gäller för all materiel inom Försvarsmakten utom fartyg, flygplan och helikoptrar, samt viss kringutrustning till dessa.

Mer utförlig beskrivning av Vårdsystem FM och MVIF-systemet återfinns på emilia på sidorna organisation och styrning.

Anvisningar och rutiner för produktion och publicering av nya, ändrade och reviderade materieldokument som ingår i Vårdsystem FM finns på en samarbetsyta. Se samarbetsytan Publikationstjänst, Materielproduktion och Teknisk tjänst för aktuell information.

Anvisningar och rutiner för produktion av publikationstyper ingående i vårdsystem FM finns i Handbok Publikationer.

8.7. Materielförteckningar

8.7.1. Grunder

Materielförteckningar omfattar Reservdelskataloger (RDK), Satslistor (SL) och Tillbehörslistor (TL). Dessa är informativa materieldokument.

Reservdelskatalog är en illustrerad förteckning över reservmateriel ingående i en viss förnödenhet.

Satslista lämnar uppgift om benämning och beteckning på ingående artiklar i sats och till vilket antal de ingår. Vidare anger den vilka delar som kan erhållas i förråd.

Tillbehörslista lämnar samma uppgifter som satslista, men om tillbehör till en viss förnödenhet.

Materielförteckningar klassas som dokument och inte som en publikation enligt Försvarsmaktens definitioner. Det förekommer dock bokpublikationer och andra trycksaker inom gruppen.

FAKTA! Definitionen av materielvårdsscheman finns i kapitel 8, mom 8.2.

Anvisningar om tillgängliggörande finns i kapitel 3, mom 3.1 och 3.2

FAKTA! Definitionen av materielförteckningar finns i kapitel 8, mom 8.2.

Anvisningar om tillgängliggörande finns i kapitel 3, mom 3.1 och 3.2

HANDBOK

43

Anvisningar och rutiner för publicering av nya, ändrade och reviderade materieldokument som ingår i materielförteckningar finns på samarbetsytan Materielproduktion.

Anvisningar och rutiner för produktion av publikationstyper ingående i materielförteckningar finns i Handbok Publikationer.

8.8. Materielbokpublikationer och andra trycksaker

8.8.1.1 Grunder

Alla materielbokpublikationer och andra trycksaker ska kopplas till en publikationstyp som Försvarsmakten definierat. Det medför att dessa kan tillgängliggöras och inordnas i beslutad struktur.

8.8.1.2 Produktionsanvisningar

Materielbokpublikationer ska produceras enligt Handbok Publikationer.

Trycksaker som ska lagerhållas som förnödenheter och användas på samma sätt som bokpublikationer, ska produceras enligt Handbok Publikationer.

FAKTA! Definitionen av materielbokpublikationer finns i kapitel 8, mom 8.2.

Anvisningar om tillgängliggörande finns i kapitel 3, mom 3.1 och 3.2

HANDBOK

44

Begrepp I denna handbok definieras flera begreppen i den löpande texten. Uppställningen är gjord i en strukturell ordning, inte i bokstavsordning.

Begrepp Förklaring och exempel

Handlingstyp Handlingstyp är begrepp som förekommer i FM ArbO och definieras där. Handlingstyp är även valbar när ett dokument ska läggas till i ett VIDAR-ärende.

Exempel: Handbok, Reglemente, Specifikation.

Dokumentgrupp En dokumentgrupp består av dokument inom en kategori, som inom gruppen, kan delas upp på en eller flera underordnade dokumenttyper.

Dokumenttyp En dokumenttyp består av typdokument inom en dokumentgrupp.

Publikationsgrupp En publikationsgrupp består av bokpublikationer eller andra trycksaker inom en kategori, som inom gruppen delats upp på en eller flera underordnade publikationstyper. En publikationsgrupp kan även utgöra en publikationstyp.

Exempel: MC har publikationsgruppen Operationer och taktik. I den ingår serier med reglementen, handböcker, TPM och olika övriga publikationstyper.

Publikationstyp En publikationstyp består av en definierad typ av bokpublikation eller trycksak som ska produceras, vidmakthållas och hanteras som ”publikation”. inom en publikationsgrupp eller inom en dokumentgrupp.

Publikationsserie Flera publikationer med samma publikationstyp kan ingå i en serie. Samtliga publikationer ska beröra ett visst verksamhetsområde eller system. Publikationsserie ska alltid vara kopplad mot en behörig som har beslutsbefogenhet för seriens samtliga publikationer.

Exempel: FM Redare (MC) har en serie publikationer som är reglementen i serien sjösäkerhet, R SJÖSÄK. AC har en serie handböcker för markstrid, H MSH.

Publikation Avser en bokpublikation och trycksak som inte utgör blankett eller karta. En bokpublikation är en publikation som till sitt format har ett omslag och en inlaga. Inlagan indelas i förtext, huvudtext och eftertext. En bokpublikation ska kunna läsas som en bok på skärm eller på tryckta sidor sammanbundna på lämpligt sätt.

En trycksak består av lösblad i lämpligt material och format.

HANDBOK

45

CD, DVD och USB är lagringsmedia på vilka publikationer, dokument och programvaror klassiskt har tillhandahållits. Dessa är inga publikationer.

Andra publikationer Begrepp ur FM ArbO som avser publikationstyper utöver doktrinpublikation, reglemente, manual, handbok.

Bokpublikation Publikation som till sitt format och utformning har ett omslag, förtext, huvudtext och eftertext. Exempelvis denna handbok.

Enskilt dokument Ett enskilt dokument kan vara en html-sida, ett elektroniskt dokument i PDF-format etc.

Elektronisk handling Begreppet ”elektronisk handling” definieras i FFS 2019:2 som: ”Upptagningen enligt 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel”

Sammanställd dokumentation

Materieldokumentation som produceras som elektronisk handling och som alltid består av html-filer med innehåll som länkas till dokument och/eller publikationer. Publicering av sammanställd dokumentation regleras i Handbok Publikationer.

Sammanställd dokumentation är en digital form av publikation som inte trycks.

HANDBOK

46

Bilaga 1 Matris för reglementen och handböcker

Syftet med denna bilaga är att i matrisform redovisa ingångsvärden för det fortsatta arbetet med Försvarsmaktens reglementen och handböcker.

Reglemente ”Beskriver Vad, vem, när och varför”

Nivå Formella och bindande skyldigheter eller förhållningssätt. Bindande bestämmelser för verksamhet.

Definition

Se kapitel 1, mom 1.4

Typ av kontext: Reglemente reglerar VAD som ska göras, av VEM, När och Varför.

Reglemente reglerar ledning - samordning.

Relationer till doktrinpublikationer ska förklaras.

Reglemente SKA ange när och vem som får besluta om avsteg eller undantag och hur det ska hanteras.

”Vem” ska utryckas så att det kan omsättas i lokala instruktioner (Arbetsordningar m.m.)

Relation: Kan (bör/ska) ange vilka andra reglementen och publikationer som reglementet bygger på och vilka andra sådana som användaren ska känna till och/eller tillämpa.

Målgrupp Utgivande chef vänder sig till chefer i Försvarsmakten.

Dessa chefer ska därmed ansvara för att underlydande personal uppfyller de krav som framgår av ett reglemente.

Ska inte innehålla: Historiska beskrivningar, blanketter, omfattande sidor med innehåll ur lagar, förordningar etc.

Hur ett specifikt krigsförband är organiserat.

Ska inte reglera: Bestämmelser som är av sådan art att det borde framgå av en manual.

Administration och förvaltning om det inte finns krav i FFS eller FIB att så ska/får ske.

HANDBOK

47

Handbok ”Beskriver hur, när och varför”.

Nivå Anvisningar för verksamhet, förvaltning och administration.

”Man får bryta mot det som står i en handbok, men då ska det finnas mycket goda skäl till det. Avsteg ska rapporteras till den som gett ut handboken.”

Definition

Se 1.5

Typ av kontext: Handbok innehåller anvisningar hur verksamheten organiseras, vem som gör vad.

Handbok innehåller anvisningar för verksamhet som avser när, hur och varför något ska utföras.

Relation: Kan (bör/ska) ange vilka andra reglementen, handböcker och publikationer som handboken bygger på och vilka andra sådana som användaren ska känna till och/eller tillämpa.

Målgrupp Utgivande chef vänder sig till chefer i Försvarsmakten.

Dessa chefer ska därmed ansvara för att underlydande personal i möjligaste mån, efter bästa förmåga tillämpar och tar till sig det som framgår av en handbok.

Medarbetare i Försvarsmakten som ska medverka i verksamhet, förvaltning och administration, vilken handboken handlar om.

Andra myndigheter, organisationer mm som har att följa Försvarsmaktens handbok.

Ska inte innehålla: Blanketter

Ska inte reglera: Inom marinen och flygvapnet: Det som ges ut som TTP eller TPM.

Marinchefen reglerar motsvarande matris för TPM-publikationer. Flygvapenchefen reglerar motsvarande matris för TTP-publikationer.

HANDBOK

48

Redaktionell information

Den här versionen av handboken är en revision av version 1.1

C PROD fastställde 2020-10-26 direktiv om 2021 års publikationstjänst (FM2020-11178:1). I direktivet finns uppgiften att handboken från 2020 skulle revideras.

Det huvudsakliga redaktörsarbetet har utförts av Stefan Nilsson PROD FPE UTB. Språkgranskning har utförts inom ramen för korrekturarbetet.

Arbetet med revideringen har haft som fokus att hämta anvisningar och beskrivningar ur handbok för styrande dokument och handböcker (H SDH) och omvänt flytta text ur denna handbok till H SDH 2021. Syftet har varit att H SDH ska fokusera på anvisningar hur regelstyrning genom publikationer ska utföras, samt att H PUBL ska fokusera på publikationstjänst och produktion av publikationer - oavsett vad de handlar om.

I och med ett regeringsbeslut som ligger till grund för förändrade ansvarsförhållanden mellan myndigheterna FMV och Försvarsmakten, och införandet av försvarsgrensstaber har vidmakthållandeansvaret för ett mycket stort antal materielpublikationer tillfallit Försvarsmakten från och med 2019-01-01.

Nedan ges kommentarer om beredning av handboken:

Kapitel 1 Det som anges som nya definitioner i FM ArbO är berett av FM tekniska direktör Kristin Strömberg. Avdömning har skett av C PROD genlt Johan Svensson. Informationen rörande FAR är översedd enligt samtal med försvarsjurist Andreas Jonsson. HHL har skapat nya illustrationer som tydligare ska visa på strukturen för regel- och uppdragsstyrning som nu även innefattar operationella dokument för militär luftfart och materieldokumentation.

Anvisningar för Försvarsmaktens publikationer som berör totalförsvaret har flyttats till detta kapitel. Anvisningar om produktion av dessa finns även i H PUBL 2021.

Inom ramen för arbete med arbetsordningar vid HKV PROD STAB har frågan om vilken eller vilka handlingstyper som dessa ska vara på olika nivåer i Försvarsmakten. Därför tillkom pkt 1.8.1. I beredningen deltog: Mats Sjöquist PROD STAB.

Kapitel 2 samma lydelse som H SDH 2018.

Kapitel 3 hade i tidigare version enbart fokus på publicering av reglementen, manualer, handböcker och instruktioner. En av grunderna för det fortsatta arbetet var att flytta manualerna till samma familj som övriga klassiska ”materielpublikationer”.

Det fanns ett behov att fokusera på tillgängliggörande som både omfattar elektronisk publicering och fysiska (papperstryck) exemplar. H PUBL har haft en del sådana anvisningar som HHL ansett istället borde regleras i denna handbok. Begreppet ”regelstyrning” används i en ökad omfattning.

Det har från flera stridskrafter efterfrågats förutsättningar för att producera sekretessklassificerade publikationer. Exempelvis enligt 18 kap 8§ OSL, säkerhets- och skyddsåtgärder. C MUST har i av reglemente säkerhetstjänst med bestämmelser för sådant, som denna handbok kan komplettera. Vi har i denna version tillfört anvisningar för publicering av sådana publikationer. (Produktionsanvisningar för dessa finns i Handbok Publikationer.

Information om HLU är berett tillsammans med Anders Bengtsson FMTIS SFE.

HANDBOK

49

Anvisningarna om nya anvisningar om publicering på hemvärnets hemsida är berett tillsammans med Michael Jarl, PROD RIKSHV.

Kapitel 4 är utökad att även omfatta fler styrande dokument än tidigare. Kapitlet fokuserar på dokument för regelstyrning. FMV regelverk för materielpublikationer innehåller regler för språket (grammatik), som vi nu tillför i denna handbok. Det har funnits medarbetare i FM som ansett att reglementen ska skrivas i presens. Detta är inte korrekt. I beredningen har deltagit fv Patrik Laestadius HKV PROD FPE UTB.

Inom ramen för internationellt samarbete, övningar och värdlandsstöd har anmälts behov att göra de svenska publikationerna tillgängliga på andra språk. Därför är pkt 4.4 kompletterad med uppdaterade anvisningar. Text har även tagits bort ur kapitel 3 om motsvarande. I beredningen har deltagit övlt Per Age HKV INS.

Kapitel 5 Fokus har varit att se över anvisningarna för instruktioner så de lätt ska kunna tillämpas i nu gällande organisation. I arbetet har även förekommit efterfrågan att ge anvisningar för giltighetstid av instruktioner och verksamhetsuppdrag som upprepas många år i följd. I beredningar har deltagit övlt Magnus Frykvall, HKV PROD FPE GEN.

Kapitel 6 Publikation som på olika sätt reglerar och ger anvisningar eller information har före 2015 benämnts ”stabspublikationer”. Fram tills nu har de samlats under begreppet ”Försvarsmaktspublikation”. I arbetet att synka ihop regelstyrning av publikationer för ledning och genomförande av verksamhet, förvaltning, administration, funktioner etc med idag förekommande ”materielpublikationer” förelåg ett behov att se över begrepp, definitioner och struktur. Därför är förslaget att vi inför begreppet VFA-publikation.

I kapitlet fokuseras därför på reglementen och handböcker som nu ska samlas under begreppet VFA-publikationer.

Rätten att besluta omedelbara ändringar och undantag till reglementen är uppdaterad för att möta behov av decentralisering och en stående delegering till FM Redare och FM Marksäkerhetsföreträdare.

Dessutom har uppdaterade anvisningar skrivits om TTP och TPM-serierna. I beredningen av detta har deltagit kk Magnus Berg, MS samt Öserg Mathias Sjöberg FS.

Kapitel 7 I och med att operationella dokument för militär luftfart nu definieras i FM ArbO tillförs anvisningar hur dessa inordnas i strukturen av regelstyrning i Försvarsmakten. Då det föreligger ett behov av registervård av registrerade klassiska ”materielpublikationer” som egentligen kanske inte är en publikation, kanske inte ska lagerhållas som en förnödenhet, förelåg ett behov av anvisningar från C PROD för fortsatt omläggningsarbete. Remissvar inkom från FLYGI angående beslutsbefogenheter och kommande reglering i FM ArbO. Flygstaben inkom med korrektur för skrivningen i kapitlet. I beredningen deltog överste Mattias Hansson, övsrg Mathias Sjöberg och major Ulf Mattsson.

En avgränsning har gjorts vad avser de publikationer och dokument som berör exportstödsverksamheten kopplad till JAS 39-systemet. Hur dessa dokument hanteras är föremål för ett avtal mellan FMV och Försvarsmakten. Därför regleras detta inte i denna handbok. I beredningen av denna avgränsning har deltagit: FM Tekndir Kristin Strömberg, FMV Chefsingenjör Bo Persson samt överste Torgny Henrysson HKV PROD RPE SAMO.

Kapitel 8 Under 2019 och våren 2020 har erfarenheter och obalanser mellan hanteringen av materielpublikationer inom Försvarsmakten och FMV hanterats i en arbetsgrupp som bestått av Stefan Nilsson (FM Publikationssamordnare) och Hanna Idell Kallerhult (FMV processägare regelverk materielpublikationer). Arbetsgruppen har redovisat för och fått invisningar av en

HANDBOK

50

styrgrupp bestående av myndigheternas tekniska direktörer och chefsingenjörer, under ledning av överste Torgny Henrysson HKV PROD RPE SAMO.

Arbetsgruppens sammanställning har resulterat i underlag för uppdatering av denna handbok, handbok publikationer samt förslag på nya och fler definitioner i FM ArbO.

Våren 2020 omfattande materieldokumentationen ca 60 00 titlar vars handlingstyp inte fanns representerad i FM ArbO. Att omarbeta samtliga dessa dokument inom begränsad tidsperiod bedömdes som en omöjlig uppgift. Därför behövde vissa traditionella begrepp behållas, andra definieras eller omdefinieras för att placeras i den struktur som gäller inom Försvarsmakten idag.

Kapitlet är därför helt omarbetat och en följd av arbetsgruppens resultat som berör dokument rörande materielsystem, apparater etc. Den grundläggande tanken har varit att infoga manualerna (enligt FM ArbO definition) högst upp i den hierarki, till de dokument som finns för materielsystem. Eftersom arvet inom ”materielpublikationer” består av informativa och direktiva dokument måste dessa på något sätt ingå i en ny struktur som ska ha samsyn med FMV.

Text har hämtats ur kapitel 12 i Handbok Publikationer 2020.

I beredningen av detta har deltagit brigadgeneral Jonas Wikman, Försvarsmaktens tekniska direktör Kristin Strömberg, överste Torgny Henrysson, Cynthia Succar, Anna Fries, Mats Sjöquist, Nils Mårtensson, Regina Rupprecht och Stefan Nilsson,

Bilaga 1 har smärre justeringar.

Arbetet har sammanhållits av PROD FPE UTB på uppdrag av C PROD. Beredningen har utförts av Stefan Nilsson PROD FPE UTB som huvudhandläggare (HHL).

En internremiss genomfördes under tidsperioden 8 oktober till 8 november 2020. Svar med förslag på justeringar inkom från FLYGI, TRÄNGR, INSS, FS, AST, PROD RPE SAMO, FM Tekndir. Nytt korrektur gavs ut till berörda den 2 december 2020.

Efter att texterna till FM ArbO 2021 getts ut för §22 beredning har texten i handbokens arbetsversion uppdaterats. Den versionen är föredragen för SC PROD 2020-12-07.

C PROD fick handboken föredragen den 16 december 2020.

Ändring nr 1 är föranledd av en ändring i Försvarsmaktens arbetsordning som bland annat medför nya bestämmelser inom den militära luftfarten. Därmed har alla skrivningar om operationella dokument för militär luftfart reviderats. Samtidigt införs begreppet ”verksamhetshandbok” som är definierat i FFS 2019:10. I beredningen av denna ändring har Mikael Hörnqvist FS deltagit. Erfarenheter från första halvåret har påvisat behovet att definiera fler begrepp. Fastställandet av version 2.1 Ändring 1 är tidsmässigt synkroniserad att träda i kraft i samband med den nya FM ArbO och Reglemente Ledning av militär luftfart träder i kraft.

Ändringarna är markerade med enkellinje i höger marginal.

HANDBOK

51

BILDförteckning

Den här handboken innehåller inga bilder med verkshöjd.

HANDBOK

52

Källförteckning

I den här versionen av handboken har följande källor använts:

Källor utanför Försvarsmakten

Statsrådsberedningen. 2011. PM 2011:1. Svarta listan Ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk. www.regeringen.se

Språkrådet. Myndigheternas skrivregler 2014. ISBN 978-91-38-32625-1.

Källor inom Försvarsmakten

FM2015-3158 LEDS direktiv – HKV arbete med omläggning av regler och bestämmelser.

FM2019-480:1 Anvisning 0 för Materielproduktion och FoU

FM2019-21517:1 C PROD direktiv för 2020 års publikationstjänst

FM2020-11178:1 C PROD direktiv för 2021 års publikationstjänst FM2021-438 C PROD direktiv för 2022 års publikationstjänst

FM2020-11178:44 Försvarsmaktens leveranskrav för materielbokpublikationer

Utdrag ur försvarslogistikens förnödenhetsregister 2020-03-24

Regler, bestämmelser och handböcker som påverkat innehållet i denna handbok

FFS 2019:2 Försvarsmaktens föreskrifter om säkerhetsskydd

FFS 2019:10 Försvarsmaktens föreskrifter om militär luftfart

FIB 2018:5 Försvarsmaktens interna bestämmelser om säkerhetsskydd och skydd av viss materiel.

FIB 2020:5 Försvarsmaktens interna bestämmelser med arbetsordning för Försvarsmakten

FIB 2021:1 Försvarsmaktens interna bestämmelser om ändring av Försvarsmaktens interna bestämmelser med arbetsordning för Försvarsmakten

Reglemente Utbildning, gällande från och med 2019-12-01

Reglemente Militär luftfart, gällande från och med 2020-03-01

Reglemente Säkerhetstjänst, gällande från och med 2021-01-01

Reglemente Ledning av militär luftfart, gällande från och med 2021-11-01

Handbok Dokument och Ärendehantering 2013, gällande från 2013-09-16

Handbok Försvarsmaktens publikationer 2021, gällande från 2021-01-01

Handbok Intern Styrning och kontroll 2019, gällande från 2019-03-01

HANDBOK

53

Handbok Systematiskt arbetsmiljöarbete 2017, gällande från 2017-08-15

HANDBOK

54

Den här handboken innehåller anvisningar med förklaringar och beskrivningar för det fortsatta arbetet med att utveckla och förenkla Försvarsmaktens regler, bestämmelser och handböcker.

Målgrupp för handboken är de som har rätt att besluta, skriva och vidmakt-hålla bestämmelser eller handböcker. Handboken vänder sig även till dem som samordnar arbete med styrande dokument och handböcker.

Den här handboken ska även vara stödjande för chefer som har befogenhet att besluta Försvarsmaktens instruktioner. Handboken ska även fungera som vägledning för de som samordnar framtagande och vidmakthållande av myndighetens styrande dokument och handböcker.

107 85 Stockholmwww.forsvarsmakten.se H SDH 2021

M7739-352138 Versionsnr: 2.1 Ä1