GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE...

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2012


Código: PI-G01

Página 2 de 37 Versión: 4

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

1 OBJETIVO .................................................................................................................................................. 3

2 ALCANCE ................................................................................................................................................... 3

3 REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................................ 3

4 DEFINICIONES .......................................................................................................................................... 3

5 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL DNP ...................................................................................................... 4

5.1 PLAN ESTRATÉGICO ............................................................................................................................ 65

5.2 PLAN INSTITUCIONAL ........................................................................................................................... 87

5.2.1 Elaboracióny consolidación del Plan Institucional ........................................................................ 87

5.3. Formulación, presentación y aprobación de los Planes de Acción .................................................. 98

6 SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN .............................................................................................. 2420

7. REPORTES E INFORMES DE SEGUIMIENTO ................................................................................ 3531

1 OBJETIVO ................................................................................................................................................... 3

2 ALCANCE .................................................................................................................................................... 3

3 REFERENCIAS NORMATIVAS ................................................................................................................. 3

4 DEFINICIONES ........................................................................................................................................... 3

5 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL DNP ....................................................................................................... 4

5.1 FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO .......................................................................................... 5

5.2 FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCIÓN ............................................... 6

5.2.1 Elaboración de Plan Institucional ................................................................................................. 7

5.2.2 Elaboración de planes de acción ................................................................................................. 8

6 SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN ................................................................................................... 23

7 MODIFICACIONES AL PLAN DE ACCION ................................................................................................ .


Código: PI-G01


1 OBJETIVO

Proporcionar orientaciones para la formulación y seguimiento de la Planeación Institucional del DNP.

2 ALCANCE

Este documento aplica para la ejecución del proceso de “Formulación y Seguimiento de la Planeación Institucional”. Las orientaciones de la guía deben ser atendidas por las dependencias y programas especiales responsables de la formulación y seguimiento de Planes de Acción.

3 REFERENCIAS NORMATIVAS

• Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica de Planeación.

• Ley 489 de 1998 por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del

orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

• Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

• Decreto 3622 de 2005, por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.

• Decreto 1151 de 2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en

Línea

• Decreto Ley 19 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

• Directiva Presidencial 4 de 2012, Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública

• Directiva Presidencial 9 de 2010, Directrices para la elaboración y articulación de los Planes estratégicos sectoriales e institucionales e implementación del Sistema de Monitoreo de Gestión y Resultados.

4 DEFINICIONES

• Contexto estratégico: corresponde al análisis de los factores clave internos y externos que determinan la

gestión de la entidad. El resultado de este análisis se ajustará o validará según se requiera.

• Plan estratégico: es el documento en el cual se incluyen los componentes de direccionamiento estratégico de la entidad, definidos para un cuatrienio en el marco del Plan Nacional de Desarrollo -PND respectivo. Los componentes de este Plan son la misión, visión, lineamientos estratégicos, la política de calidad, objetivos institucionales y resultados estratégicos de la entidad.


Código: PI-G01


• Lineamientos estratégicos: son postulados que orientan la gestión de la entidad, desarrollan la misión, visión y las prioridades definidas por la Presidencia de la República. agrupación de las funciones de la entidad en líneas estratégicas de trabajo de acuerdo con la misión y visión de la entidad y las prioridades definidas por la Presidencia de la República.

• Objetivos institucionalesestratégicosObjetivos estratégicos: son los propósitos o logros que la Entidad espera alcanzar en el mediano y largo plazo, para el cumplimiento de cada uno de los productos y/o servicios del Sistema de Gestión de Calidad. Los objetivos estratégicos deben ser coherentes con los lineamientos estratégicos y la política de calidad de la entidad..

• Resultados estratégicos: son los productos o entregables concretos, que contribuyen de manera significativa al cumplimiento de los objetivos institucionales estratégicos del DNP y han sido priorizados para el cuatrienio. Los resultados deben ser medibles en términos de cantidad y fecha de entrega.

• Plan Institucional: es el documento que consolida los focos y resultados de cada dependencia

(institucionales) y su articulación con la planeación estratégica los objetivos estratégicos.

• Focos: Son los propósitos en los cuales se centran las dependencias, a partir de los lineamientos, objetivos y resultados estratégicos asociados a las mismas. Los focos se formulan definidos por las dependencias para un periodo determinado que contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales.

• Resultados institucionales: son los productos o entregables concretos de una dependencia para cada

vigencia. Deben ser medibles en términos de cantidad, fecha de entrega y contribuir al cumplimiento de los focosobjetivos estratégicos.

• Plan de Acción: es el instrumento mediante el cual las dependencias programan y realizan seguimiento a las actividades previstas para el cumplimiento de los resultados institucionales en una vigencia.

• Actividades: son las acciones previstas por la dependencia en el plan de acción para el cumplimiento de

cada uno de sus resultados. Deben ser delimitables y sucesivas en el tiempo.

• Ruta crítica: es la secuencia de actividades de mayor duración que determinan el tiempo requerido para alcanzar un resultado. Cualquier retraso en la ejecución de una de estas actividades afectará la fecha de entrega del resultado.

• Sisgestión: Es el aplicativo de información mediante el cual se registra la información de formulación y

seguimiento de la planeación institucional. Sistema de información para la formulación y seguimiento a la Planeación Institucional

5 PLANEACIÓN INSTITUCIONAL DNP

La planeación institucional del DNP está conformada por tres niveles: 1er Primer Nivel: En este nivel se definen o revisan los lineamientos estratégicos, la política de calidad, los objetivos institucionales estratégicos y los resultados estratégicos a corto y mediano plazo., Lo anterior, se realiza con base en el contexto estratégico y en las prioridades del Gobierno nacional y . En este nivel, se incorpora la misión y visión de

Con formato: Sin Resaltar


Código: PI-G01


la entidad. cComo resultado se obtiene el Plan estratégico, que lo componen.: la misión, visión, lineamientos estratégicos, la política de calidad, los objetivos y resultados estratégicos. 2do Segundo Nivel: En este nivel, a partir del Plan Estratégico, las dependencias focalizan aquellos propósitos que les permitirán dar cumplimiento a los lineamientos estratégicos, la política de calidad, los objetivos y resultados estratégicos. se definen los focos y los resultados institucionales. Como resultado se obtiene el Plan Institucional y lo componen los focos y resultados asociados a los objetivos estratégicos.. 3er Nivel: En este nivel, a partir del Plan Institucionalde la definición de los focos y resultados institucionales, se definen programan los planes de acción por dependencia. A continuación se muestra el esquema de la planeación institucional:


Código: PI-G01


Programas o proyectos especiales

Dependencias

Funcionarios y

contratistas asignados

Funcionarios y

contratistas asignados

Funcionarios y contratistas

asignados

Funcionarios y contratistas

asignados

o

Director GeneralSubdirector Territorial y de

Inversión PúblicaSubdirector Sectorial

Coordinador Grupo de Planeación

MisiónVisiónLineamientos estratégicosPolítica de calidadObjetivos estratégicosResultados estratégicos

Planeación estratégicaFocosResultados institucionales

ActividadesFechasResponsablesClasificadoresProcesos SGC

Plan Estratégico

Plan Institucional

Plan de acción

5.1 FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO

5.1.1. Responsables:

Los responsables de la formulación del Plan estratégico son el Director General, los Subdirectores , Territorial y de Inversión Pública y Sectorial, y el Coordinador del Grupo de Planeación. 5.1.2. Formulación La formulación del plan estratégico inicia con la elaboración y/o ajuste del contexto estratégico, el cual provee información acerca los factores internos y externos de la entidad que afectan la gestión de la entidad. Este documento se construye con la participación de las dependencias del DNP. Una vez se cuente con el contexto estratégico de la entidad, se define el plan estratégico para un horizonte de cuatro años, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

- Revisión del Plan Nacional de Desarrollo - Revisión del último informe de seguimiento y evaluación a los planes de acción - Definición de los lineamientos estratégicos - Revisión y ajuste de la Política de Calidad - Revisión y/o definición de los objetivos estratégicos - Definición de los resultados estratégicos

Así mismo, se tienen en cuenta las bases del Plan Nacional de Desarrollo (PND), la Ley del PND y el informe de seguimiento y evaluación a los planes de acción vigencias anteriores.

Con formato: Esquema numerado + Nivel: 3 + Estilo denumeración: 1, 2, 3, … + Iniciar en: 1 + Alineación: Izquierda+ Alineación: 0 cm + Sangría: 1.27 cm

Con formato: Sangría: Izquierda: 1.27 cm

Con formato: Esquema numerado + Nivel: 3 + Estilo denumeración: 1, 2, 3, … + Iniciar en: 1 + Alineación: Izquierda+ Alineación: 0 cm + Sangría: 1.27 cm

Con formato: Sangría: Izquierda: 1.5 cm, Sangría francesa: 0.25 cm, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 0.63 cm +Sangría: 1.27 cm


Código: PI-G01


Como resultado de este primer nivel se obtiene el plan estratégico el cual consolida: - La misión - La visión - Los lineamientos estratégicos - La política de calidad - Los objetivos estratégicos - Los resultados estratégicos

El plan estratégico está compuesto por la misión y visión de la entidad, los lineamientos estratégicos, objetivos institucionales y resultados estratégicos para el cuatrienio.

• Lineamientos estratégicos: Corresponde a los postulados que orientan la gestión de la entidad, desarrollan la misión, visión y las prioridades definidas por la Presidencia de la República (propuesta) la agrupación de las funciones de la entidad en líneas estratégicas de trabajo de acuerdo con la misión y las prioridades definidas por la Presidencia de la República. Son definidos para un periodo de cuatro años y revisados anualmente por el Director, Subdirector Territorial y de Inversión Pública, Subdirector Sectorial, y el Coordinador del Grupo de Planeación del DNP. Una vez definidos y estarán serán registrados en Sisgestión, en el módulo “Lineamientos”.

• Objetivos institucionalesestratégicos: Son los propósitos o logros que la Entidad espera alcanzar en el mediano y largo plazo, para el cumplimiento de cada uno de los productos y/o servicios del Sistema de Gestión de Calidad. Los objetivos estratégicos deben ser coherentes con los lineamientos estratégicos y la política de calidad de la entidad.Son los propósitos o logros que la Entidad espera alcanzar en el mediano y largo plazo, para el cumplimiento de cada uno de los lineamientos estratégicos.

- Características:

� Se definen con base en la misión y visiónlos lineamientos y la Política de Calidad deCalidad de la entidad.

� Son retos ambiciosos, pero alcanzables. � Utilizan verbos fuertes en infinitivo. Ej: liderar, establecer, reducir, eliminar, mejorar, desarrollar,

aplicar, optimizar, incrementar, integrar, implementar, aumentar, monitorear, etc.

- ¿Cómo se construyen?:

Se recomienda utilizar la siguiente estructura: Acción a realizar (verbo fuerte) + objeto (debe responder al qué) + elementos descriptivos globales (cuánto, cuándo, dónde) Ej. Liderar y orientar la formulación e implementación del Plan Nacional de Desarrollo, con enfoque regional diferenciado y de largo plazo. El ingreso de los objetivos institucionales al aplicativo Sisgestión será responsabilidad del Grupo de Planeación.




Con formato: Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 0.63 cm+ Sangría: 1.27 cm





Con formato: Subrayado


Código: PI-G01


• Resultados estratégicos:

Son los productos o entregables concretos, que contribuyen de manera significativa al cumplimiento de los objetivos institucionales estratégicos del DNP y han sido priorizados para el cuatrienio. Los resultados deben ser medibles en términos de cantidad y fecha de entrega. Se definen al inicio del cuatrienio y se validan anualmente. El cargue de de Llos resultados estratégicos, una vez definidos y/o validados, son registrados en el aplicativo Sisgestión es responsabilidad del por el Grupo de Planeación.

5.2 FORMULACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCIÓN

5.2.1. Responsables Los responsables de la formulación del Plan Institucional y de los planes de acción son:

- Subdirector General Territorial y de Inversión Pública - Subdirector Sectorial - Secretario General - Directores Técnicos - Jefes de Oficina - Subdirector de Crédito - Subdirector de Desarrollo Ambiental Sostenible - Subdirectores de Recursos Humanos, Administrativa y Financiera - Coordinadores de los Grupos de Comunicaciones y Relaciones Públicas, Proyectos Especiales,

Contratación y Planeación - Coordinador del Programa de Fortalecimiento de la Innovación Institucional Pública Nacional – PROFIIP

A partir de la formulación o revisión del Plan estratégico, se lleva a cabo la Planeación institucional anual en dos fases: elaboración del Plan Institucional y elaboración de los Planes de Acción..

5.2.1 Elaboración yElaboración y consolidación del Plan Institucional

La elaboración del plan institucional inicia con la Corresponde a la formulación de los focos y resultados institucionales por parte de los responsables anteriormente señalados para el cuatrienio respectivo, los cuales serán revisados y validados anualmente por el Subdirector Territorial y de Inversión Pública y/o Sectorial, y/o sus delegados y el Grupo de Planeación. La recolección de la información de los focos y resultados institucionales se realiza la matriz “….”

• Los fFocos: Son los propósitos en los cuales se centran las dependencias, a partir de los lineamientos, objetivos y resultados estratégicos asociados a las mismas. Los focos se formulan para un periodo determinado. deben ser formulados como propósitos de cada dependencia para un periodo determinado, que contribuyan al cumplimiento de los objetivos institucionales.

- Características

� Se definen para un periodo de cuatro años y son ajustados en caso de ser necesario para cada vigencia. � Se definen con base en las funciones y objetivos de la dependencia.


Con formato: Justificado

Con formato: Justificado, Sangría: Izquierda: 1.5 cm,Sangría francesa: 0.25 cm, Con viñetas + Nivel: 1 +Alineación: 0.63 cm + Sangría: 1.27 cm



Con formato

Con formato: Normal, Sangría: Izquierda: 1.75 cm, Agregarespacio entre párrafos del mismo estilo, Sin viñetas ninumeración


Código: PI-G01


� Utilizan verbos fuertes en infinitivo. Ej: liderar, reducir, eliminar, mejorar, desarrollar, aplicar, optimizar, incrementar, analizar, programar, integrar, implementar, aumentar, monitorear etc.

- ¿Cómo se construyen?

Se recomienda utilizar la siguiente estructura: Acción a realizar (verbo fuerte) + Línea de trabajo1 Ej. Consolidar el SGC como el soporte para la mejora continua de la gestión; Consolidar al SUIFP como sistema de gestión de proyectos de inversión nacional

• Resultados Institucionales Una vez formulados los focos, las dependencias definen los resultados

institucionales que corresponden a los productos o entregables concretos de una dependencia, para cada vigencia de un periodo determinado.

- Características:

� Deben ser medibles en términos de cantidad y fecha de entrega.

- ¿Cómo se construyen?:

Cantidad + objeto (debe responder al qué) + elementos descriptivos globales Ej. 6 experiencias piloto de celebración de Contrato - Plan entre la Nación y entidades territoriales implementadas, documentadas y evaluadas.

Para cada resultado institucional, se registra en el aplicativo Sisgestión:

•� ResultadoActividad •� Fecha de inicio y finalización de la actividad •� Objetivo institucional estratégico al cual aporta el resultado

Los jefes de dependencia elaboran y envían la propuesta de focos y resultados institucionales al Coordinador del Grupo de Planeación, quien los valida con el Subdirector GeneralTerritorial y de Inversión Pública y el Subdirector Sectorial, solicitando a las dependencias los ajustes a los que haya lugar. Posteriormente el Grupo de Planeación consolida el documento “Plan Institucional” con los siguientes elementos: •- Los aspectos contemplados en el Plan Estratégico •- Los focos y resultados (institucionales) de cada dependencia y su articulación con los lineamientos

estratégicos, objetivos, resultados estratégicos y recursos de inversión de la entidad. Todos los resultados institucionales deben contemplar una fecha de entrega

El Grupo de Planeación es el responsable de realizar el registro de focos y resultados en el módulo de Planeación Institucional del aplicativo Sisgestión.

5.2.2 5.3. Formulación, presentación y aprobación de los Pplanes de Aacción

El Plan de acción es el instrumento mediante el cual las dependencias programan y realizan seguimiento a las actividades previstas para el cumplimiento de los resultados institucionales en una vigencia. De acuerdo con el

1 Entiéndase por Línea de trabajo, las funciones y objetivos de la dependencia.

Con formato: Sin subrayado, Español (México)

Con formato: Sangría: Sangría francesa: 0.02 cm, Conviñetas + Nivel: 1 + Alineación: 0.63 cm + Sangría: 1.27 cm

Con formato: Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 0.63 cm+ Tabulación después de: 1.27 cm + Sangría: 1.27 cm


Con formato: Sangría: Izquierda: 2 cm, Sangría francesa: 0.5 cm

Con formato: Sangría: Sangría francesa: 0.02 cm, Conviñetas + Nivel: 1 + Alineación: 0.63 cm + Sangría: 1.27 cm,Punto de tabulación: 2 cm, Izquierda

Con formato: Sangría: Primera línea: 1.25 cm



Con formato: Sangría: Izquierda: 1.25 cm, Sangría francesa: 1 cm, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 0.63 cm +Sangría: 1.27 cm

Con formato: Sangría: Izquierda: 0 cm

Con formato: Sangría: Izquierda: 1.27 cm, Sin viñetas ninumeración


Código: PI-G01


Artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, a más tardar el 31 de enero de cada año, las entidades deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior. A partir del registro la consolidación de los focos y resultados institucionales (Plan institucional)en Sisgestión, cada dependencia programa las actividades que le permitirán el cumplimiento de estos resultados y contribuirán al avance de los focos. Es importante que las actividades se programen siguiendo una ruta crítica. La ruta crítica es la secuencia de actividades de mayor duración que determinan el tiempo requerido para alcanzar un resultado. Cualquier retraso en la ejecución de una de estas actividades afectará la fecha de entrega del resultado. Este nivel de planeación, se formula por todas las dependencias en el aplicativo Sisgestión, módulo de Plan de acción, en las funcionalidadeslos enlaces de “Fformulación”, “Pponderación y pPresentación” y se aprueba por el Grupo de Planeación en la funcionalidadel enlace “Aprobar” La funcionalidad_En de “Formulación” la componense encuentran las opciones “Registro Plan de acción” y “Modificar Plan de Acción” En la opción “Registro Plan de Acción”, como su nombre lo indica, se registran las actividades, fechas de inicio y finalización, responsables, colaboradores, clasificadores, etc. La opción ”Modificar Plan de Acción”, se utiliza cuando en la fase de formulación, es decir, cuando el sistema está habilitado para tal fin, el usuario requiere modificar la información registrada en la opción “Registro Plan de acción” y aún el sistema se encuentra abierto para el cargue de la información del plan de acción. La funcionalidadEn “Ponderación” permite se asignar un peso a los resultados y a las actividades, y la se compone porn: “Registro Ponderación Resultados”, “Registro Ponderación Actividades” y “Consulta Ponderaciones de Actividades por Resultados” La funcionalidadEn de Presentación… A continuación se describen las actividades que se deben realizar en cada uno de los anteriores enlaces, desde formulación hasta presentación para todas las dependencias, y aprobación para el Grupo de Planeación para la formulación del plan de acción en Sisgestión:


Código: PI-G01


5.2.2.15.3.1. . Formulación del plan de acción Ingrese al módulo del plan de acción y de clic sobre la funcionalidad deel enlace f”Formulación”. El sistema le desplegará las siguientes opciones: “Registro plan de acción” y “Modificar plan de acción”, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

A.a. Registro Plan de Acción

i) Cargue de actividades: Una vez el usuario es validado en el sistema, este le arroja por defecto la dependencia y el año de vigencia

• El Sisgestión por defecto arroja la dependencia a la cual pertenece el usuario validado y el año de vigencia, así:

• En la opción “rRecopilación de datos”, debe desplegariegue el foco al cual le va a registrar actividadesy el sistema le despliega los resultados asociados al cual le va registrar actividades:

• Una vez haya seleccionado el foco, el sistema le despliega los resultados asociados. Seleccione el resultado al cual le va a registrar actividades:

A

Dar clic acá

Con formato: Fuente: Negrita

Con formato: Centrado

Con formato: Fuente: Sin Negrita

Con formato: Sangría: Izquierda: 0.63 cm, Sangría francesa: 0.62 cm, Numerado + Nivel: 1 + Estilo de numeración: i, ii, iii,… + Iniciar en: 1 + Alineación: Izquierda + Alineación: 0.63cm + Sangría: 1.9 cm


Con formato: Sin viñetas ni numeración

Con formato: Derecha





Código: PI-G01


Dar clic acá

• Registre las actividades a desarrollar para el cumplimiento del resultado seleccionado. Se deben plantear de manera cronológica o secuencial, describiendo solamente las más importantes; no deben ser entendidas como “tareas” ni “funciones”.

Para la formulación de las actividades tenga en cuenta los siguientes aspectos:

•- Evite relacionar actividades que dependan de terceros, dado que esta situación puede afectar el cumplimiento de los compromisos establecidos.

•- Incluya las actividades que no se ejecutaron en su totalidad en la vigencia anterior y que requieran

finalizarse en la vigencia actual. •- La redacción de las actividades debe comenzar con verbos fuertes en infinitivo, como los que se

recomiendan a continuación:

Actualizar Consolidar Difundir Ejecutar Identificar Recopilar

Ajustar Construir Diligenciar Elaborar Implementar Reportar

Articular Coordinar Diseñar Emitir Programar Socializar

Asesorar Definir Divulgar Estructurar Proyectar Tramitar

Auditar Desarrollar Documentar Evaluar Publicar Verificar

Concertar Determinar Dotar Formular Realizar Viabilizar

•- Se debe evitar el uso de verbos como los siguientes:

Acompañar Brindar Contribuir Enviar Notificar Propiciar

Apoyar Colaborar Designar Fomentar Participar Remitir

Asignar Comunicar Entregar Incorporar Propender Seleccionar

•- Evite relacionar actividades como: asistir a reuniones, elaborar memorandos, realizar llamadas, asistir a

comités, elaborar actas de reunión, entre otras, dado que éstas son medios para lograr el resultado o producto esperado.

- ¿Cómo se construyen? :

Acción a realizar (verbo) + elementos descriptivos detallados (productos o servicios) + temática

Dar clic acá


Con formato: Sangría: Izquierda: 0 cm, Primera línea: 0 cm



Con formato: Sangría: Izquierda: 1 cm, Sangría francesa: 0.75 cm, Con viñetas + Nivel: 1 + Alineación: 0.63 cm +Sangría: 1.27 cm



Tabla con formato



Con formato: Sin subrayado



Código: PI-G01


Ej: Elaborar CONPES con la estrategia de articulación Nación – Territorio1 Registre las fechas de inicio y finalización. Estas deben estar enmarcadas dentro de la vigencia y así mismo, asegúrese de que todas las actividades de un resultado no se programen del 1º de enero al 31 de diciembre.

• Fecha inicio: selecciona la fecha de inicio de la actividad.

• Fecha finalización: selecciona la fecha de finalización de la actividad.

• Las fechas de inicio y finalización deben estar enmarcadas dentro de la vigencia. Asegúrese de que todas las actividades de un resultado no se programen del primero de enero al 31 de diciembre.

Seleccione el funcionario responsable de liderar la actividad en la lista predeterminada que le arroja el sistema: • Responsables: selecciona el funcionario responsable de liderar la actividad. El sistema despliega una lista predeterminada.

Dar clic acá

Dar clic acá

Dar clic acá




Código: PI-G01


Seleccione el Proceso del Sistema de Gestión de Calidad, cuando la actividad está relacionada con uno de ellos, de acuerdo a la lista prederterminada. • Proceso del SGC: seleccione este campo, cuando la actividad está relacionada con un proceso del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). El sistema despliega una lista predeterminada de los procesos vigentes en el Sistema de Gestión de Calidad.

• Finalmente, Gguarde la actividad:.

•ii) Adicionar Requerimientos de contratación: Este campo se diligencia en el evento en que el desarrollo de la actividad, requiera contratación. Es importante señalar que la información aquí registrada constituye la base para la formulación de los planes de adquisición de bienes y servicios, que son diligenciados a través del aplicativo Sisgestión.

•iii) Adicionar Funcionarios colaboradores: En este campo se seleccionan los funcionarios que aportan con el

desarrollo de la actividad. El sistema despliega una lista predeterminada.

Dar clic acá

Dar clic acá

Dar clic acá




Con formato: Sangría: Izquierda: 0.63 cm, Sangría francesa: 0.62 cm, Numerado + Nivel: 1 + Estilo de numeración: i, ii, iii,… + Iniciar en: 1 + Alineación: Izquierda + Alineación: 0.63cm + Sangría: 1.9 cm, Punto de tabulación: No en 0.5 cm

Con formato: Fuente: (Predeterminada) Arial Narrow, 11 pto,Color de fuente: Automático


Con formato: Español (España - alfabetización tradicional)


Con formato: Español (España - alfabetización tradicional),Revisar la ortografía y la gramática




Código: PI-G01


•iv) Adicionar planes de acción asociados Clasificador de la actividad: Si la actividad que se registró contribuye en la formulación y/o ejecución de alguno los planes acción requeridos a la entidad por las entidades competentes para este efecto, Eel usuario debe seleccionar en la opción “Clasificadores actividad” el clasificador de la actividadel plan de acuerdo a las siguientes opciones: en la medida en que dicha actividad contribuya en la formulación y/o ejecución de los siguientes planes transversales:

� Gobierno en Línea � Plan de Desarrollo Administrativo � SISMEG � Tecnología de Información y Comunicación (TIC) � Atención a Víctimas � Racionalización de trámites � Eficiencia administrativa y cero papel � Atención al Ciudadano � Otros

Una vez registrada la información en la opción “Registro de plan de acción”, el usuario debe dar clic sobre la funcionalidad “Ponderaciones”, con el objeto de asignar un peso a los resultados y a las actividades del plan de acción: 5.3.2. Ponderación • En Ponderaciones se encuentran las siguientes opciones:

• Al dar clic sobre la funcionalidad “Ponderacones” el sistema mostrará las siguientes opciones:

� Registro Ponderación Resultados � Registro Ponderación actividades � Consulta Ponderación de Actividades por resultado

Dar clic acá



Con formato: Fuente: 11 pto, Español (España -alfabetización tradicional)



Con formato: Fuente: Negrita


Código: PI-G01


i) Registro ponderación de resultados • Al ingresar a la opción “Registro ponderación de Resultados” el sistema le arroja por defecto la dependencia y el año de vigencia, así:

Ingrese a la opción “Registro ponderación de resultados”.

El Sisgestión por defecto arroja la dependencia a la cual pertenece el usuario validado y el año de vigencia, así:

Con formato: Numerado + Nivel: 1 + Estilo de numeración: i,ii, iii, … + Iniciar en: 1 + Alineación: Izquierda + Alineación: 1.01 cm + Sangría: 2.28 cm




Código: PI-G01


De clic sobre la opción “Buscar”

Al dar clic sobre la opción “Buscar” Cuando el usuario del sistema da clic en la opción buscar el sistema se despliega el “Listado de Resultados Plan de acción”, con el objeto que asigne un valor porcentual a sus resultados, de acuerdo con la importancia que tiene cada uno de ellos al interior de la dependencia. La sumatoria de estos valores debe ser igual a 100%.

Asigne un valor porcentual a sus resultados de acuerdo con la importancia que tiene cada uno de ellos al interior de la dependencia. La sumatoria de estos valores debe ser igual a 100%.

•ii) Registro ponderación de actividades

Al Ingresar e a la opción “Registro ponderación de actividades” el sistema le arroja por defecto la dependencia y el año de vigencia. En la opción “Criterios de Búsqueda” despliegue el foco y el resultado y busque las actividades asociadas a las anteriores, las cuales se le desplegarán en la opción “Listado de Resultados Plan de acción”:.

Dar clic acá



Con formato: Sangría: Izquierda: 0 cm, Primera línea: 0 cm


Código: PI-G01



En criterios de búsqueda, despliegue el foco al cual le va a realizar ponderación de las actividades:

Una vez haya seleccionado el foco, el sistema le despliega los resultados asociados. Seleccione el resultado al cual le va a realizar ponderación de las actividades.


Cuando el usuario del sistema da clic en la opción buscar se despliega el Listado de actividades asociadas al resultado y foco seleccionado.

Dar clic acá

Dar clic acá

Dar clic acá

Dar clic acá



Código: PI-G01


Asigne a cada actividad un valor porcentual. La sumatoria de las ponderaciones de las actividades requeridas para el logro de cada resultado debe ser igual a 100%.

Nota 1: Tenga en cuenta que debe realizar el mismo procedimiento por cada resultado.

iii) Consultar Ponderaciones de actividades por Resultado Al Ingresar a la opción “Consulta Ponderaciones de actividades por Resultado” el sistema le arroja por defecto la dependencia y el año de vigencia. En la opción “Buscar” se despliega el listado de resultados asociados a la dependencia. El usuario debe verificar que la ponderación del resultado, es 100%. •



Dar clic acá







Código: PI-G01


Cuando el usuario del sistema da clic en la opción buscar se despliega el Listado de resultados asociadas a la dependencia. El usuario puede verificar que la ponderación del resultado de 100%.

b. B. Modificar el Plan de Acción: La opción”Modificar Plan de Acción”, se utiliza cuando en la fase de formulación del plan de acción, el usuario requiere modificar la información registrada en la opción “Registro Plan de acción” y el sistema se encuentra habilitado para la formulación. En esta opción el usuario debe habilitar cada una de las opciones descritas en la sección anterior. En caso de requerirlo, el Sisgestión por defecto arroja la dependencia a la cual pertenece el usuario validado y el año de vigencia, así:

En criterios de búsqueda, despliegue el foco al cual le va ajustar las actividades

Una vez haya seleccionado el foco, el sistema le despliega los resultados asociados. Seleccione el resultado al cual le va a registrar y/o modificar actividades.

5.2.2. 5.3.3. Presentaciónr el Plan de Acción

Dar clic acá

Dar clic acá



Código: PI-G01


Una vez cada una de las dependencias hayan registrado los planes de acción, el jefe de cada una de ellas, lo presenta el plan de acción al Grupo de Planeación para su aprobación, en módulo el “Plan de Acción”, enlace “Presentar”, así: .

• El Sisgestión por defecto arroja la dependencia a la cual pertenece el usuario validado y el año de vigencia, de clic sobre la opción “Buscar” para que el sistema le muestre el listado de actividades del plan de acción. así:

• De clic sobre la opción “Buscar”

• El jefe de la dependencia debe verificar los resultados, actividades y fechas, y puede ingresar una nota breve remisoria del plan, en la opción “observaciones”. Luego oprime “Presentar Plan de acción”

Dar clic acá


Con formato: Centrado, Punto de tabulación: No en 2 cm



Código: PI-G01


5.2.2.3. 5.3.4. Aprobaciónr Plan de Acción EL Grupo de Planeación revisa metodológicamente la formulación y ponderación del plan de acción y lo aprueba o rechaza, a través de Sisgestión. En caso de rechazarlo, realiza las recomendaciones pertinentes, que luego de ser realizados los ajustes frente a las cuales la dependencia ajusta el plan yse debe lo presentar nuevamente a consideración del Grupo de Planeación. La aprobación en el sistema se realiza de la siguiente manera: • El usuario ingresa al aplicativo Sisgestión, al módulo “Plan de Acción”, funcionalidad enlace “ Aprobar”. El Sisgestión por defecto arroja la dependencia a la cual pertenece el usuario validado y el año de vigencia, así:



Código: PI-G01


• EL Grupo de Planeación revisa metodológicamente la formulación y aprueba o rechaza el Plan



Código: PI-G01


6 SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN

El seguimiento a los planes de acción tiene como propósito monitorear permanentemente el avance o cumplimiento de las actividades y resultados propuestos de acuerdo con las fechas establecidas, e identificar los ajustes y modificaciones que se requieran para cumplir con lo inicialmente establecido. El Grupo de Planeación realiza seguimientos trimestrales a los planes de acción, los cuales los programa a través de la opción “administración cortes GP” en el aplicativo Sisgestión. Sin embargo, las dependencias pueden realizar seguimientos internos de sus planes, los cuales los pueden programar en la opción “administración corte dependencias” Del seguimiento oportuno realizado por cada dependencia, se obtiene la información requerida para el Informe de Rendición de Cuentas a la Contraloría General de la República, por lo cual es necesario que las dependencias reporten la información de seguimiento de los planes de acción dentro de los plazos establecidos en el aplicativo Sisgestión. Los responsables del seguimiento a las actividades previstas en el Plan de Acción son los jefes de dependencia y los enlaces para la Planeación institucional son los encargados de registrar la información en el módulo del aplicativo Sisgestión de la siguiente manera:

6.1. Registro de seguimiento

• Ingrese al módulo “Planes de acción” a la funcionalidadal enlace “Seguimiento” en la opción “Registro Seguimiento”, Tal y como se muestra en la siguiente imagen:

6

6.1


Código: PI-G01


• El sistema le desplegará las siguientes opciones: dependencia, año de vigencia, foco, resultado, esperado,

tipo de corte, buscar y listado de actividades del plan de acción, así:

• El Sisgestión por defecto arroja la dependencia a la cual pertenece el usuario validado y el año de vigencia y en criterios de búsqueda, despliegue el foco al cual le va a realizar seguimiento, así:

• En criterios de búsqueda, despliegue el foco al cual le va a realizar seguimiento:

• Una vez haya seleccionado el foco, el sistema le despliega los resultados asociados. Seleccione el resultado al cual le va a realizar seguimiento.

Dar clic acá

Dar clic acá


Código: PI-G01


• En el recuadro de seguimiento, se debe seleccionar el tipo de corte “Corte GP”; o en los casos en los cuales la dependencia haya programados cortes internos, debe seleccionar el tipo de corte “Corte Interno” y dare clic en “Buscar”

• El sistema le muestra los códigos, las actividades asociadas al foco, las fechas de inicio y fin y la ponderación

de la actividad. De clic sobre el siguiente icono: y el sistema le mostrará la opción Registro seguimiento Plan de Acción, “Información actividades Plan de Acción”, nombre de la actividad, fecha de inicio, fecha de finalización, ponderación, porcentaje de avance, descripción de la actividad y dirección de ubicación del producto:

• De clic sobre la actividad del plan de acción:

• El sistema le mostrará la opción Registro seguimiento Plan de Acción, “Información actividades Plan de Acción”, nombre de la actividad, fecha de inicio, fecha de finalización, ponderación, porcentaje de avance, descripción de la actividad y dirección de ubicación del producto:

Dar clic acá

Dar clic acá



Código: PI-G01


• Ingrese el valor porcentual del avance logrado en cada una de las actividades. Tenga en cuenta, que el sistema no le permitirá el registro de avance de seguimiento inferior al registrado en el último corte.

• Registre el avance puntual de la actividad en el período de tiempo del seguimiento. En esta opción, sólo

podrá registrar 250 caracteres.

• Indique la ubicación del documento o registro que evidencia el avance o cumplimiento de la actividad, teniendo en cuenta la siguiente información2:

FISICOS Y ORFEO DISCOS DE RED S,O, R APLICATIVOS

Los expedientes virtuales en el Sistema Documental ORFEO. Los expedientes físicos en el archivo centralizado y central

Disco de Red “S” Privado: Se almacena información privada generada por cada dependencia. Disco de Red “O” Público: Se almacena Información institucional. Discos de Red “R: Se almacena los Sistemas de Información o aplicativos.

Bases de datos

RecomendaciónNota: evite guardar la información en computadores personales ya que en caso de pérdida de la información o daño del equipo, la Oficina de Informática no se responsabiliza por su custodia.

• 6.1.9. Finalmente, de clic sobre la opción “Guardar Seguimiento” guade el seguimiento.

2 “Lineamientos para el control de la gestión documental del DNP”, numeral 7 “Control de Registros”

Dar clic acá

Con formato: Sangría: Izquierda: 1.27 cm, Sin viñetas ninumeración


Código: PI-G01


• Adicionalmente,De otra parte, el sistema le muestra “Histórico de Seguimientos anteriores para su actividad”

con la información: Tipo de Corte, Corte, Fecha de Corte, Descripción y Porcentaje de Avance. 6.1.2. Modificación del seguimiento del Plan de Acción Los usuarios del sistema pueden realizar modificaciones al seguimiento registrado del plan de acción, en la opción “Modificar seguimiento antes del cierre”, mientras el sistema se encuentre habilitado.


• En criterios de búsqueda, despliegue el foco al cual le va a realizar modificación del seguimiento mientras el sistema se encuentra habilitado:

• El sistema le permite desplegar los resultados asociados al foco seleccionado en el paso anterior. Despliegue el resultado al cual le va a realizar modificación del seguimiento.

Dar clic acá


Código: PI-G01


• Seleccione la opción “Buscar”. El sistema le mostrará el “Listado de Actividades no finalizadas – Plan de Acción”, en el cual encontrará los códigos y actividades asociadas al foco y resultado seleccionados y de clic sobre la actividad del plan de acción, así:

6.2. Modificaciones al Plan de Acción: en la etapa de ejecución del plan de acción, las dependencias pueden solicitar las modificaciones que consideren necesarias para el cabal cumplimiento de los mismos, de acuerdo a las siguientes instrucciones:

• Ingrese al módulo de “Plan de acción” funcionalidad “Solicitud Modificación PA”

Dar clic acá


Código: PI-G01



• En criterios de búsqueda, despliegue el foco al cual le va a realizar modificación:

• El sistema le permite desplegar los resultados asociados al foco seleccionado en el paso anterior. Despliegue el resultado al cual le va a realizar modificación, y de clic en la opción “Buscar”

6.2

Dar clic acá

Dar clic acá


Código: PI-G01


• El sistema le muestra el “Listado de Actividades no finalizadas – Plan de Acción”, en el cual encontrará los códigos y actividades asociadas al foco y resultado seleccionado , de clic sobre la actividad del plan de acción así:

• El sistema muestra la ventana “Solicitud de Modificación Plan de Acción”, la cual contiene “información actividad Plan de Acción” con los siguientes ítems: nombre de la actividad, fecha de inicio, fecha de finalización, ponderación, , funcionario responsable, colaboradores actividad, clasificadores actividad, y “Registro Solicitud de Modificación al Plan de acción”, con los ítems campo a modificar, valor, acción a solicitar y justificación solicitud de cambio, tal y como se muestra en la siguiente imagen:


Código: PI-G01


• En la opción “Registro Solicitud de Modificación al Plan de Acción”, seleccione “Campo a modificar”

• En el caso en que el campo a modificar sea funcionario responsable o clasificador de actividad el sistema le desplegará una lista para seleccionar el nuevo funcionario o plan asociado, así:

Cuando el campo a modificar sea clasificador de actividad, adicionalmente se despliegan las opciones. Eliminar o Adicionar. Cuando la modificación se refiere a la fecha de inicio o de finalización de la actividad, el sistema despliega un calendario para el registro de la nueva fecha.

Nota 2: Las modificaciones a las fechas de finalización deben realizarse antes del vencimiento de las mismas.

• Cuando el campo a modificar sea Actividad o Ponderación el sistema le arroja una ventana en la cual deberá registrar la nueva actividad o ponderación, así:


Código: PI-G01


Nota 3: En el evento en que se requiera excluir una actividad o modificar su ponderador se debe ajustar la ponderación de las demás actividades que hacen parte de ese resultado, verificando que la sumatoria sea igual a 100%.

• Registre la justificación de la solicitud de cambio en el recuadro “Justificación Solicitud de Cambio”, en máximo 200 caracteres y guarde la solicitud de modificación

• El sistema le arrojará el siguiente mensaje:

• El Grupo de Planeación revisa las solicitudes de modificación realizadas por las dependencias y las aprueba

o rechaza, a través de la opción “Aplicar Modificaciones”. En caso de aprobación, el sistema actualiza la información e informa a la dependencia por medio de un correo electrónico. En caso de rechazo, informa por medio de correo electrónico las razones por las cuales no aprobó la modificación.


Código: PI-G01


6.3 Consulta Plan de Acción El sistema le permite consultar el plan de acción en el módulo de “plan de acción”, funcionalidad “Consulta Plan de Acción”

y.


• En criterios de búsqueda, despliegue el foco a consultar:

• El sistema le permite desplegar los resultados asociados al foco seleccionado en el paso anterior. Despliegue

el resultado que va a consultar y de clic sobre la opción “Buscar”

Dar clic acá

Dar clic acá


Código: PI-G01


• Cuando el usuario del sistema da clic en la opción buscar se despliega el listado de resultados asociadas a la dependencia.

• El usuario puede verificar el resumen de la actividad al dar clic sobre la misma.

• El sistema permite visualizar la siguiente información: nombre de la actividad, fecha de inicio, fecha de

finalización, ponderación, estado, funcionario responsable, proceso asociado, colaboradores de la actividad, clasificadores de la actividad e histórico de seguimiento para esta actividad.

7. REPORTES E INFORMES DE SEGUIMIENTO

A partir de la información registrada por las dependencias en el aplicativo Sisgestión, el Grupo de Planeación elaborará y publicara en la Intranet y la página Web los informes de seguimiento y evaluación a los planes de acción con corte a 30 de Junio y 31 de Diciembre. De otra parte, elaborará y publicará trimestralmente en el disco público los resultados consolidados de los planes de acción de cada una de las dependencias, los cuales también incluirán la ejecución presupuestal registrada a la fecha de corte.


Código: PI-G01


Fecha aprobación: Revisó:

______________________________ Paula Ximena Acosta Marquez

Subdirectora General

______________________________ Giselle Johanna Castelblanco Muñoz Coordinadora Grupo de Planeación Aprobó: ______________________________ Mauricio Santa María Salamanca

Director General DNP


Código: PI-G01


1. Costeo del Plan de Acción Corresponde a la estimación del total de recursos requeridos para el cumplimiento de los planes de acción. Incluye los siguientes costos: • Costos de personal: corresponden al valor total anual del personal de planta y de contratistas previstos para el

desarrollo de las actividades. Esta información es suministrada anualmente por la Subdirección de Recursos Humanos.

• Costos administrativos: incluyen los costos de puesto de trabajo, teléfono, servicios públicos, vigilancia,

mantenimiento, aseo y cafetería. La Subdirección Administrativa suministra la información de dichos costos. • Costos informáticos: son los costos derivados del uso de herramientas tecnológicas. Este costo incluye la

depreciación de los equipos y su correspondiente reposición. La Oficina de Informática es la responsable de suministrar la información.

El cálculo de costos se realiza en una hoja de Excel que envían las dependencias al Grupo de Planeación con la

siguiente información: • Relación Funcionarios de Planta: registre el nombre y apellidos de cada uno de los funcionarios que van a realizar

las actividades y seleccione el cargo. • Nuevo: Seleccione SI o No, si el funcionario que va realizar la actividad es nuevo, esta información permitirá hacer

el cálculo total de costo por persona que corresponde a la sumatoria de costo de nómina, costo administrativo y costo tecnológico.

• Relación Contratos: Ingrese el nombre y apellidos de cada uno de los contratistas o personas jurídicas encargadas

de realizar las actividades, relacione el tiempo en meses del contrato, seleccione si requiere puesto de trabajo y si este es nuevo o no, e ingrese el valor total del contrato. Así mismo seleccione el rubro presupuestal mediante el cual será financiado el contratista. Esta información permitirá hacer el cálculo total de costo por persona.

• Relación Focos Funcionarios de Planta: en cada uno de los focos donde participa el funcionario, relacione el

porcentaje de dedicación de tiempo para la ejecución del mismo, la sumatoria de esta ponderación por persona relacionada no puede superar el 100%. Esta información permitirá calcular los costos por foco.

• Relación Focos Contratos: en cada uno de los focos donde participa el contratista, relacione el porcentaje de

dedicación de tiempo para la ejecución del mismo, la sumatoria de esta ponderación por persona relacionada no puede superar el 100%. Esta información permitirá hacer el cálculo de costo de cada uno de los contratistas por foco.

GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE...

Documents

Transcript of GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE...