GUÍA DE USUARIO FINAL

Guía Usuario Final App: Workflow

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ÍNDICE ÍNDICE ........................................................................................................ 2

1 GUÍA de INSTALACIÓN y USO ........................................................... 3

2 DESCARGA EN DISPOSITIVOS MÓVILES ........................................... 4

2.1 AUTO-LOGIN DE USUARIOS DESDE LA APP WORKFLOW ................................................. 5

3 NAVEGACION POR LA APP ................................................................ 7

4 WORKFLOW PRINEX: VISADO DE FACTURAS ................................ 15

4.1 VISADO DE FACTURAS ....................................................... ¡Error! Marcador no definido. 4.1.1 Aceptar facturas ............................................................ ¡Error! Marcador no definido. 4.1.2 Rechazar facturas ......................................................... ¡Error! Marcador no definido.

4.2 CONSULTA DE FACTURAS ................................................. ¡Error! Marcador no definido. 4.2.1.1 Datos básicos y detalle de cargos .................... ¡Error! Marcador no definido. 4.2.1.2 Observaciones .................................................. ¡Error! Marcador no definido. 4.2.1.3 Soporte documental ........................................ ¡Error! Marcador no definido.


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1 GUÍA de INSTALACIÓN y USO La App Workflow de Prinex para el visado de facturas, permite al usuario visar facturas desde su aplicativo móvil siempre que se le haya designado como responsable de las mismas.

A lo largo de esta guía:

Mostraremos como proceder para la descarga e instalación de App Workflow de Prinex.

Seguidamente, les explicaremos las principales opciones que le permitirán navegar por la App de forma sencilla y eficiente.

Por último, les proporcionaremos una amplia descripción sobre el funcionamiento de esta aplicación.


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2 DESCARGA EN DISPOSITIVOS MÓVILES El acceso a la App Workflow Prinex, requiere la descarga de la App en cualquiera de las siguientes tiendas:

Para efectuar la descarga debemos buscar la App “Workflow Prinex” y seguir los pasos habituales para la descarga de aplicaciones en dispositivos móviles, según se muestra a continuación.

Tras finalizar la descarga, debemos acceder a la App empleando el usuario y contraseña proporcionado por el Administrador del Portal de Prinex Apps, o con las que el propio usuario de la App se haya dado de alta según se indica a continuación.


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2.1 AUTO-LOGIN DE USUARIOS DESDE LA APP WORKFLOW Para que un usuario pueda darse de alta forma autónoma desde la App Workflow, es necesario que:

1. Disponga de un usuario y password de acceso a Prinex.

2. El administrador del Portal de Administración de Prinex Apps, le proporcione el código con el que se ha identificado la base de datos que va a suministrar información App, también conocido como número IDUBAPI. Este número IDUBAPI se encuentra en el campo “BBDD Prinex”, al que se accede desde el menú “BBDD Prinex” del portal de Administrador de Prinex Apps.

Una vez que el usuario disponga de ambos datos (usuario Prinex y número IDUBAPI), los pasos a seguir para darse de alta desde la App son los siguientes:

1. Tras descargar la aplicación, debemos hacer “clic” sobre el icono.

2. Al entrar, en la parte inferior derecha, debemos pulsar el botón “Nuevo Usuario”

3. Seguidamente completaremos la información obligatoria solicitada en pantalla: mail, nombre y apellidos y opcionalmente el documento de identidad y teléfono. Por último, aceptaremos las condiciones de privacidad.

Una vez completados estos 3 primeros pasos, el sistema mostrará un mensaje de advertencia en el que se nos indica que se va a enviar un correo electrónico con una contraseña provisional para el acceso a la App. Dicha contraseña deberá ser cambiada más adelante.


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4. Utilizando la dirección de mail introducida y la contraseña que nos ha sido enviada, accederemos a la App.

5. En la pantalla inicial, pulsando el icono que aparece en la esquina superior izquierda entraremos en el menú “Entorno”. A continuación, pulsaremos el botón “Añadir” para introducir:

(1) El número de IDUBAPI que debe proporcionar el Administrador del Portar (2) El usuario y la contraseña de acceso a Prinex (3) La contraseña que nos proporcionaron vía correo electrónico

6. Por último, una vez concluya todos los pasos, el nuevo usuario no debe olvidar que debe modificar su contraseña accediendo a su perfil.


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3 NAVEGACION POR LA APP Seguidamente detallamos las posibilidades de navegación que existen para esta App.

PANTALLA DE ACCESO

(1) Recuérdame Permite que el sistema recuerde la contraseña introducida evitando tener que teclearla cada vez que se accede a la App.

(2) Contraseña olvidada Envía un mensaje solicitando una nueva contraseña. El usuario recibirá un mensaje de correo con la nueva contraseña que deberá modificar posteriormente desde el menú “Perfil”.


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(3) Nuevo Usuario Permite al usuario de la App darse de alta en la misma.

PANTLLA DE ACCESO: MENU


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(4) Menú Desde el menú, podemos acceder a las distintas opciones que ofrece la App:

- Facturas: Permite acceder al visado de facturas. - Registro de Actividad: Permite consultar los últimos visados realizados. - Perfil: Permite modificar datos del perfil del usuario como el idioma de trabajo o la

contraseña. - Entornos: Permite, en caso de trabajar con varias agrupaciones o entornos de trabajo,

por ejemplo pruebas y real, cambiar de uno a otro. - Acerca de: Permite consultar los datos de la versión. - Cerrar sesión: Permite salir de la aplicación.

(5) Facturas Desde este menú podremos trabajar con las facturas:

(1) Factura: Posicionándonos sobre una factura y presionando sobre ella con el dedo unos segundos, podemos visar o rechazar facturas. También es posible visar facturas, arrastrando el dedo hacia la izquierda y rechazarlas, arrastrando el dedo hacia la derecha.

(2) Observaciones: Permite consultar las observaciones relacionadas con la factura.

(3) Soporte Documental: Permite consultar el soporte documental vinculado a la factura.


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(6) Registro de actividad Desde este menú podremos consultar todas las facturas que han sido visadas por el usuario. El sistema muestra en pantalla el detalle de las 10 últimas facturas, siendo posible cargar nuevas facturas desplazándonos por la pantalla hacia abajo.

(1) Aceptada: En color verde aparecen las facturas que se han avanzado a la etapa siguiente.

(2) Rechazas: En color rojo aparecen las facturas que se han avanzado a la etapa anterior y por tanto se han rechazado.

(3) Observaciones y soporte documental: Desde estos iconos se pueden consultar las observaciones y el soporte documental vinculado a la factura.

(7) Perfil

Desde este menú el usuario puede modificar sus preferencias: idioma, contraseñas,…


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(1) Idioma: Permite modificar el idioma de la App. Las opciones disponibles son español e inglés.

(2) Contraseña: Permite al usuario modificar su contraseña.

(3) No solicitar Firma – Deshabilitado: Permite establecer que en el visado de facturas no se solicite la contraseña de visado.

(4) Mostrar ruta: Permite mostrar la ruta y etapa por la que viaja la factura, en la consulta de facturas.

(5) Huella: En aquellos dispositivos móviles que lo permitan, permite sustituir la clave de acceso por la huella.


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(8) Entornos En caso de trabajar con varias agrupaciones o entornos de trabajo, por ejemplo pruebas y real, desde este menú, podemos cambiar de uno a otro.

(1) Entornos: Permite seleccionar el entorno de trabajo de entre los disponibles. Por norma general el usuario de la App sólo dispondrá de la posibilidad de trabajar con el entorno real.

(2) Añadir: Permite vincular al usuario de la App con la base de datos que va a suministrarle la información, cuando el alta de usuarios se realiza desde la propia App.

(9) Acerca de… Presenta información sobre el manejo de la App y la versión de la App así como sobre la política de privacidad.


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(1) Guía rápida: Presenta una guía de como navegar por el menú “Facturas”. Esta ayuda aparece por defecto la primera vez que se accede a la App. Posteriormente debemos acudir a este menú para volver a consultarla.


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(2) Términos y condiciones: Texto legal con los términos y condiciones de uso de la App.

(3) Política de Privacidad: Muestra la política de cookies seguida.

(4) Versión: Muestra el número de versión de la App. (5) Acerca de: Pendiente de incorporar texto.


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4 WORKFLOW PRINEX: VISADO DE FACTURAS La App Workflow Prinex para el visado de facturas, permite al usuario visar facturas desde su aplicativo móvil.

En la App, sólo se mostrarán facturas que pueda visar el usuario por ser responsable o pertenecer al grupo de usuarios responsables de la etapa.

4.1 Menú Facturas Al acceder a la App, el sistema nos posiciona directamente en el menú “Facturas”. Desde este menú podremos:

Visar o rechazar facturas.

Consultar la información de la factura: Sociedad, proveedor, importe y fecha. Promoción y partida de imputación presupuestaria. Observaciones relacionadas con la factura. Soporte documental asociado a la factura.


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4.1.1 Visado de facturas

Una vez que accedemos a la App, el usuario podrá visualizar las facturas pendientes de visar en modo lista.

Para cada factura se indicará:

Proveedor Sociedad Concepto Ruta de Workflow y etapa por la que viaja el documento Fecha Importe

En la parte superior de la pantalla aparece la posibilidad de localizar facturas, por proveedor o por sociedad. Adicionalmente, podemos desplegar los filtros que nos permitirán buscar facturas por fecha de factura, fecha de vencimiento, sociedad, promoción, ruta o etapa.


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4.1.1.1 Aceptar facturas

Una vez localizada la factura, dando un toque sobre ella se presenta una nueva pantalla desde la que podemos visar o rechazarla.

En el caso de que al avanzar la factura existan varios itinerarios, será necesario escoger uno de ello y a continuación introducir la firma si así se ha configurado en la etapa.


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También será posible visar o rechazar una factura, posicionándonos sobre ella y arrastrando el dedo hacia la izquierda o hacia la derecha según se quiera visar o rechazar.

De igual manera, pulsando unos segundos sobre cualquier factura, se habilitará la posibilidad de efectuar un visado múltiple.


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4.1.1.2 Rechazar facturas

Por otro lado, en el caso de rechazar una factura, actuaremos de forma similar a la aceptación, si bien en esta ocasión, el sistema solicitará que se le introduzca el motivo de rechazo.

Para ello, tras pulsar el botón “Rechazar” se habilita una nueva pantalla en la que introducir un texto con el motivo de rechazo.

4.1.2 Consulta de factura

Tal y como se ha indicado anteriormente, es posible consultar los datos de una factura, pero nunca editarlos o modificarlos.

4.1.2.1 Datos básicos y detalle de cargos

Para cada factura se informa de:

Sociedad Proveedor Concepto Ruta de Workflow y etapa por la que viaja el documento Fecha Importe


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Adicionalmente podemos acceder al detalle de cargos donde se indicará:

Promoción Descripción de la partida donde se ha imputado la factura Importe

Igualmente, podemos visualizar las observaciones relacionadas con la factura que aparecen justo debajo del detalle de cargos.


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4.1.2.2 Observaciones

También es posible acceder a las observaciones, pulsando el botón “Observaciones”.

4.1.2.3 Soporte documental

Por último, el usuario de la App puede consultar el soporte documental vinculado a la factura, pero nunca podrá vincular nuevos documentos desde su dispositivo móvil.

En caso de que sólo haya un documento vinculado, éste se abrirá directamente. Si hubiera más de uno, el usuario deberá seleccionar aquel que quiere visualizar.


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4.2 Menú Registro de Actividad Desde este menú podremos consultar todas las facturas que han sido visadas por el usuario. El sistema muestra en pantalla el detalle de las 10 últimas facturas siendo posible cargar nuevas facturas desplazándonos hacia abajo por la pantalla.

En color verde figuran las facturas que han avanzado a la siguiente etapa y en rojo las que se han rechazado.

(Ver apartado 3. Navegación por la App)


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4.3 Menú Perfil Desde este menú el usuario puede modificar sus preferencias relacionadas con el idioma o la contraseña entre otras. (Ver apartado 3. Navegación por la App)

4.4 Menú Entornos Desde este menú podemos, en el caso de trabajar con varias agrupaciones o entornos de trabajo como por ejemplo real y pruebas, cambiar de uno a otro. (Ver apartado 3. Navegación por la App).


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4.5 Menú “Acerca de…” Desde este menú podemos acceder a la información sobre el manejo la App, la versión en la que estamos y sobre la política de privacidad. (Ver apartado 3. Navegación por la App)

4.6 Menú Cerrar Sesión El menú “Cerrar” permite salir de la aplicación.

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