Gu zaak dms-vs_lokaal_dms_4.0.ppt_0

Integratie optiesGU-Midoffice Suite en Lokaal DMS

Vs 4.0, 26 november,

Mark Voogd

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC

GU WebintakeBurger/ Bedrijf

GU-ZT Catalogus

Behandeling van e-diensten:

Inleiding: de gehele GU Suite

GU –Gegevensmagazijn

GU Mijn Loket

GU -Broker

GU- Zaakdossier

GU Webintake KCC

Archiefbeheer

door DIV specialistenInterface GU

Dun via eigen BO

Dik via intranet (zaaksysteem)

Duk gedeeltelijk via eigen BO en gedeeltelijk via intranet

GU Archiefbeheer(RMA)

Sheet A

Office integratie

GU Mappenbeheer

Scannen

GU-intake XML

GU –ZaakSysteem

Statussen + resultaat

ChecklistsGU –output XML

GU-ZT Catalogus


CMS en PDC

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO




Sheet B

Office integratie

GU Mappenbeheer

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

Scannen

GU-intake XML

GU –ZaakSysteem


Checklists

GU -Broker

GU –output XML


GU –ZaakSysteem

GU-ZT Catalogus


GU MO (dunne e-diensten)

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO




Sheet C


Office integratie

GU Mappenbeheer

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

Scannen

GU-intake XML

Checklists


GU -Broker

GU –output XML

GU-ZT Catalogus


GU KCC (dikke e-diensten)

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO




Sheet D

Office integratie

GU Mappenbeheer

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

Scannen

GU-intake XML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

Alleen voor

e-diensten

GU-ZT Catalogus


GU-Zaak (volledig Zaaksysteem)

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO




Sheet E

Office integratie

GU Mappenbeheer

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

Scannen

GU-intake XML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

Voor alle zaken

Inclusief Alle E-diensten Inclusief de ZaaktypecatalogusInclusief Postintake voor alle zakenIntake XML en output XML adaptors voor uitwisseling met LDMS0,50 euro p/inwonerDeze component komt in combinatie met KCC

Opmerkingen bij sheet ESheet E2

GU-ZT Catalogus


GU-DMS

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO




Sheet F

Office integratie

GU Mappenbeheer

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

Scannen

GU-intake XML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

Alleen postintakeZaaksysteem inclusief de ZaaktypecatalogusArchiefmanagement RMAIntake XML en output XML adaptors voor uitwisseling met LDMSOffice pluginBestuurlijk Informatie Proces (agenda, besluitenlijst opstellen)Mappenbeheer

Opmerkingen bij sheet FSheet F2

Opties in relatie tot LDMS• (G) GU-MO+ LDMS (LDMS is leidend voor behandeling e-diensten)• (H) GU-KCC+ LDMS (GU is leidend voor behandeling e-diensten)• (I) GU-KCC+ LDMS (LDMS is Leidend voor behandeling e-diensten)

• (J)GU-DMS + LDMS (LDMS voor postintake en archief)• (K)GU-DMS + LDMS (LDMS voor postintake)• (L)GU-DMS + LDMS (LDMS voor archief)

• (M) GU-ZAAK + LDMS

GU-MO en LDMS

GU-ZT Catalogus


GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO




Behandeling van Overige zaken via

interface Lokaal DMS

Sheet G1

Office integratie

GU Mappenbeheer

3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier

LDMS Archiefbeheer(RMA)

Statussen Office integratie

LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer

door DIV specialisten interface LDMS

LDMS-ZT Catalogus (DSP)

Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

Gemeente kiest voor GU-MO + LDMS, (LDMS = leidend voor behandeling e-diensten)

GU-ZT Catalogus


GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet G2

Office integratie

GU Mappenbeheer Alfresco

3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer



Output XML

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

L DMS Post intake

ScannenScannen

Koppelen van intake aan het begin van het

behandelproces GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

Gemeente kiest voor GU-KCC + LDMS, (LDMS = leidend voor behandeling e-diensten)

GU-Postintake

GU Webintake KCC

Scannen

GU-IntakeXML

GU-ZT Catalogus


GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet G3

Office integratie


3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer



Output XML

Koppelen van statussen tbv mijn loket en

KCC

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML




Checklists


GU -Broker

GU –output XML


Lokaal DMS wordt gezien als BO applicatie. Er wordt een dunne koppeling gemaakt per e-dienst richting lokaal DMS,

E-diensten worden behandeld via interface van het lokale DMS (veelal client/server-desktop applicatie),

Lokale DMS wordt voor de E-diensten gezien als een warm dossier t.b.v. de behandeling,

Stukken die achteraf binnen komen via post behorende bij e-diensten worden via lokaal DMS toegevoegd aan warm dossier,

Statussen komen uit lokaal DMS terug naar GU “mijn loket”

Alle e-diensten, en overige (post) zaken verlopen na registratie in LDMS analoog of langs digitalisering

Nadelen

(ontwikkeling en implementatie) via eigen DMS leverancier,

Koppelingen zijn onzeker, gaat dit lukken?

KCC interface ontbreekt aan GU zijde, zal ingevuld moeten worden door LDMS

Voordelen

1 zaaksysteem (lokaal DMS) voor zaakbehandeling intern

Geen migratie van het oude DMS

Advies

Aan eigen leverancier vragen een KCC te leveren

Niks afnemen van GU en eigen leverancier vragen ook een front-end te leveren voor internetdiensten PDC, CMS en webintake,

Sheet G4

Opmerkingen bij sheet G

GU-KCC en LDMS

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU-ZT Catalogus


GU Mijn Loket

GU- Zaakdossier

GU Webintake KCC

Archiefbeheer


Dun via eigen BO




L DMS Post intake



Sheet H 1

Office integratie

GU Mappenbeheer

3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheerdoor

DIV specialisten interface LDMS

Scannen

Output XML

Scannen

GU-IntakeXML


Gemeente kiest voor GU-KCC + LDMS, (GU Zaaksysteem = leidend voor behandeling e-diensten)

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

Checklists


LDMS ZaakSysteem

GU-ZT Catalogus


GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO




Office integratie

GU Mappenbeheer

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

Sheet H 2

Scannen

GU-IntakeXML L DMS Post intake



LDMS- Zaakdossier


LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheerdoor

DIV specialisten interface LDMS

Scannen

Output XML


Koppelen van zaakdossier aan

het einde van het proces

GU –ZaakSysteem



GU -Broker

GU –output XML

Gemeente kiest voor GU-KCC + LDMS, (GU Zaaksysteem = leidend voor behandeling e-diensten)

E-diensten worden behandeld via interface van het zaaksysteem op het intranet,

Lokale DMS wordt voor de E-diensten gezien als een koud archief t.b.v. RMA,

Dossier wordt aan het einde van het zaakproces overgedragen aan het lokale DMS,

Nieuwe zaken en stukken die achteraf binnen komen via post behorende bij e-diensten kunnen via postintake of via “blader”functionaliteit van KCC worden toegevoegd,

Statussen voor “mijn loket”komen uit zaaksysteem en niet uit lokaal DMS

Koppel “overdracht” zaakdossier is redelijk zeker te maken

Nadelen

Ambtenaren hebben 2 systemen voor zaakbehandeling

KCC medewerkers hebben 2 systemen voor inzage in zaken

Alleen de e-diensten kunnen als digitale GU dienst intern worden behandeld, overige postzaken verlopen analoog of langs ontwikkeling van eigen DMS leverancier,

Aanvragen post via 2 systemen vastleggen (LDMS en KCC (intake en bladerfunctie)

Voordelen

Geen migratie oude DMS

Opmerkingen bij sheet HSheet H 3

GU-ZT Catalogus


GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet I1

Office integratie

GU Mappenbeheer

3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer



Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML


GU-ZT Catalogus


GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet I2

Office integratie


3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer



Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML




Checklists


GU -Broker

GU –output XML


GU-ZT Catalogus


GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet I3

Office integratie


3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer



Output XML

Koppelen van statussen tbv mijn loket en

KCC

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML




Checklists


GU -Broker

GU –output XML


Lokaal DMS wordt gezien als BO applicatie. Er wordt een dunne koppeling gemaakt per e-dienst richting lokaal DMS,

E-diensten worden behandeld via interface van het lokale DMS (veelal client/server-desktop applicatie),

Lokale DMS wordt voor de E-diensten gezien als een warm dossier t.b.v. de behandeling,

Stukken die achteraf binnen komen via post behorende bij e-diensten worden via lokaal DMS toegevoegd aan warm dossier,

Statussen komen uit lokaal DMS terug naar GU “mijn loket”

Nadelen

GU-KCC is zo een dure oplossing

Alle e-diensten, en overige (post) zaken verlopen na registratie in DMS analoog of langs digitalisering

(ontwikkeling en implementatie) van eigen DMS leverancier,

Koppelingen zijn onzeker, gaat dit lukken?

KCC medewerkers hebben 2 systemen voor status en dossiers inzage

Voordelen

1 zaaksysteem (lokaal DMS) voor zaakbehandeling intern

Geen migratie van het oude DMS

Advies

Alleen GU CMS/PDC en GU-MO afnemen, aan eigen leverancier vragen een KCC te leveren

Niks afnemen van GU en eigen leverancier vragen ook een front-end te leveren voor internetdiensten PDC, CMS en webintake,

Sheet I4

Opmerkingen bij sheet I

GU-DMS en LDMS

GU-ZT Catalogus


Gemeente kiest voor GU-DMS, (Lokaal DMS is leidend voor registratie en archief)

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet J1

Office integratie

GU Mappenbeheer

3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer

door DIV specialisten

interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

GU-ZT Catalogus


Gemeente kiest gedeeltelijk voor GU-DMS, (Lokaal DMS is alleen leidend voor registratie en archief)

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet J2

Office integratie


3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer


interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists

Koppelen van intake aan het begin van

het behandelproces in GU- zaaksysteem via XML adaptor


GU -Broker

GU –output XML

ChecklistsGU-ZT

Catalogus



GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet J3

Office integratie


3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer


interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

A: Koppelen van zaakdossier aan


GU –ZaakSysteem





GU -Broker

GU –output XML

ChecklistsGU-ZT

Catalogus



GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet J4

Office integratie


3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer


interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML


het einde van het proces GU –Zaak

Systeem




B: dagelijks koppelen van

zaakdossier aan LDMS archief


GU -Broker

GU –output XML

LDMS moet zorgen dat XML bericht wordt geproduceerd op basis van

Zaaktypecatalogus GU definities (= voorwaarde!),

Zaakbehandeling GU systeem voor behandelaars (warm),

Dossier komt na afhandeling terug naar LDMS archief (koud),

Gemeente hanteert voor alle postregistratie eigen LDMS,

Elk dag/week zetten we van alle zaken alle relevante gegevens +documenten weg in een speciale omgeving, die door een LDMS kan wordenuitgelezen en verwerkt (archief),

Kosten liggen gelijk aan de (combinatie) kosten van de GU suite voor aanschaf DMS (3, 2 of 1 euro respectievelijk; alleen GU-DMS, GU-MO+DMS, GU-MO+KCC+DMS).

Voordelen

Niet alle LDMS investeringen zijn voor niks geweest,

Als koppeling niet lukt of als gemeenten toch willen integreren, kan makkelijk worden gemigreerd naar alles van GU,

1 zaaksysteem voor behandelaars en KCC medewerkers

1 systeem met totaaloverzicht warme dienstverlening

(nog) geen migratie van het oude DMS

Advies

Processen die nu al lopen ((zoals contractbeheer of klachten) ) z.s.m. ombouwen naar GU (zaaktype catalogus) behandeling

Opmerkingen bij sheet J Sheet J5

GU-ZT Catalogus


Gemeente kiest voor GU-DMS, (Lokaal DMS is alleen leidend voor postintake)

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet K1

Office integratie

GU Mappenbeheer

3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer


interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

GU-ZT Catalogus


Gemeente kiest voor GU-DMS, (Lokaal DMS is alleen leidend voor postintake)

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet K2

Office integratie


3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer


interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists




GU -Broker

GU –output XML

LDMS moet zorgen dat XML bericht wordt geproduceerd op basis van

Zaaktypecatalogus GU definities (= voorwaarde!),

Zaakbehandeling GU systeem voor behandelaars (warm)

Dossier blijft na afhandeling in GU-DMS archief (koud)

Gemeente hanteert voor alle postregistratie eigen LDMS

Kosten liggen gelijk aan de (combinatie) kosten van de GU suite voor aanschaf DMS (3, 2 of 1 euro respectievelijk; alleen GU-DMS, GU-MO+DMS, GU-MO+KCC+DMS)

Voordelen






AdviesOp termijn processen die nu al lopen (zoals contractbeheer of klachten) z.s.m. ombouwen naar GU (zaaktype catalogus) behandeling

Opmerkingen bij sheet K Sheet K3

GU-ZT Catalogus


Gemeente kiest voor GU-DMS, (Lokaal DMS is leidend voor archief)

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet L1

Office integratie

GU Mappenbeheer

3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer


interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

GU-ZT Catalogus



GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet L2

Office integratie

GU Mappenbeheer

3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer


interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML



GU-ZT Catalogus



GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet L3

Office integratie

GU Mappenbeheer

3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer


interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML





Alle Post via GU-Postintake

Geen ingewikkelde postintake koppeling!

Zaakbehandeling GU systeem voor behandelaars (warm),

Dossier komt na afhandeling naar LDMS archief (koud),

Elk dag/week zetten we van alle zaken alle relevante gegevens +documenten weg in een speciale omgeving, die door een LDMS kan wordenuitgelezen en verwerkt (archief),

Kosten liggen gelijk aan de (combinatie) kosten van de GU suite voor aanschaf DMS (3, 2 of 1 euro respectievelijk; alleen GU-DMS, GU-MO+DMS, GU-MO+KCC+DMS).

Voordelen






Advies

Processen die nu al lopen ((zoals contractbeheer of klachten) ) z.s.m. ombouwen naar GU (zaaktype catalogus) behandeling

Opmerkingen bij sheet L Sheet L4

GU-Zaak en LDMS

GU-ZT Catalogus


Gemeente kiest voor GU-Zaak in combinatie metLDMS

GU- Zaakdossier

Archiefbeheer


Dun via eigen BO






Sheet M1

Office integratie


3LDMS ZaakSysteem

LDMS- Zaakdossier



LDMS Mappenbeheer

Archiefbeheer


interface LDMS


Output XML

GU-Postintake

GU CMS

GU PDC


GU Mijn Loket

GU Webintake KCC

L DMS Post intake

ScannenScannen

GU-IntakeXML

GU –ZaakSysteem


Checklists


GU -Broker

GU –output XML

Zelfde koppel opties als bij GU-DMS minus RMA in GU.

GU-Zaak is GU-DMS minus Mappenbeheer, RMA, BIS en Office-integratie

Gemeente kiest voor postregistratie GU postintake (kan ook kiezen voor beide of eigen postintake in LDMS, wordt wel afgeraden)

Kosten 0.50 euro voor GU-Zaak extra naast GU-KCC

Voordelen





(nog) geen volledige migratie van het oude DMS

AdviesOp termijn processen die nu al lopen (zoals contractbeheer of klachten) z.s.m. ombouwen naar GU (zaaktype catalogus) behandeling,

Dringend advies om postintake in GU te registreren

Opmerkingen bij sheet M Sheet M2

Gu zaak dms-vs_lokaal_dms_4.0.ppt_0

Technology

Transcript of Gu zaak dms-vs_lokaal_dms_4.0.ppt_0