Gp7 Bauru Escopov1 Grupo7 Erpx 120122204741 Phpapp02

Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

1

FGV/BAUGU – GP7

CONCORRÊNCIA DE PROJETOS - MGM02

ESCOPO

Grupo 7 – Projeto ERPX

Alunos: Alexandre Moisés de Goys

Aline Sayuri Galelli

Natália Venanzoni Ferreira Corrêa

Paulo José China


2

Termo de Abertura do Projeto

Implantação de um sistema ERP - ERPX

Empresa IMPORTEX LTDA Versão 1.0

Autor GP Data 08/01/2011

Aprovador Diretor Executivo - Dex Confidencial ( )Sim (x )Não

1. Título do Projeto

Implantação de um Sistema ERP - ERPX

2. Resumo das condições de que definem o projeto

A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e, atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema legado). Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade na obtenção de informações, e por conseqüência perda na produtividade/competitividade. Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada, não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

3. Justificativa do projeto

Com a integração dos dados, disponibilidade de informações em tempo real para todos os usuários, padronização de procedimentos, melhoria nos processos de negócio gerados pela implantação do ERP; a empresa espera os seguintes benefícios: a melhoria nos serviços prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na qualidade da informação e redução de custos operacionais, tornando a empresa mais competitiva.

4. Descrição do projeto

O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.

Código

001/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

08/01/2011

Página 1/4


3

5. Nome do Gerente de Projeto, suas responsabilidades e autoridade

O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa da empresa. Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente estabelecidos.

6. Principais stakeholders e seus interesses

7. Produto e cronograma básico

ERPX – Implantação de um sistema ERP

Meses

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Planejamento

Estudo processos organizacionais atuais

Estudo de viabilidade

Seleção e definição do ERP/fornecedor.

Revisão/adequação dos processos operacionais à nova realidade sistêmica

Implantação (parametrização, customização, testes e homologação)

Treinamento

Acompanhamento início operação

Documentação

Função Nome Grau de importância

Interesse e-mail

Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador [email protected]

Gerente do Projeto

GP Alto Gerenciar projeto

[email protected]

Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura [email protected]

Gerente de Aquisições

GFcp Médio Prover aquisições

[email protected]

Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos [email protected]

Gerente Financeiro

GFfin Alto Prover verba [email protected]

Código

001/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

08/01/2011

Página 2/4

mailto:[email protected]







4

8. Premissas e restrições iniciais

7.1. Premissa

Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.

Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).

Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e contas à receber.

Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.

Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.

Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.

Livre acesso às áreas para levantamento de informações.

A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do ERP.

O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e GFrh.

As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos presentes.

A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a resposta para continuidade ou não do projeto

7.2. Restrição

O software deverá estar em operação em 18 meses. Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00. A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional. Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar, contabilidade e faturamento. O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI (PMBok)

8. Comitê de mudanças

Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no projeto.

Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.

9. Estimativas iniciais de custos, recursos e duração

Duração inicial de 18 meses / Orçamento de R$ 1.500.000,00.

Código

001/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

08/01/2011

Página 3/4


5

10. Controle e gerenciamento das informações

Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso

exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup

implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem

seguir os modelos/padrões informados pelo GP.

11. Riscos de alto nível

Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.

Perda do patrocinador

Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP

Resistência dos funcionários na implantação do ERP

Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização

12. Acompanhamento do projeto

O GP deve criar na intranet da empresa, um ambiente que contenha informações para o acompanhamento do projeto pelos principais envolvidos.

13. Requisitos para aprovação do projeto

Serão realizadas reuniões quinzenais, a nível executivo, de acompanhamento do projeto.

Nas reuniões devem ser apresentados pelo GP, relatórios de desempenho do projeto, contendo comparativo de realizado x previsto (custo/tempo/escopo) e projeção atualizada para o término do projeto.

No caso de desvios no comparativo previstos x realizado, o mesmo deve ser justificado e apresentado um plano de ação.

14. Aprovação do Termo de Abertura

Data: 08/01/2011

Autorização

_________________________

Dex - Diretor Executivo

Código

001/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

08/01/2011

Página 4/4


6

Matriz de Rastreabilidade de Requisitos





REQUISITOS DO PROJETO

Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação Diretor

executivo - Dex

O ERP deverá estar implantado em até 18 meses. O orçamento para o projeto é R$ 1.500.000,00.

Patrocinador Alta Atender custos e prazos.

Gerente de

Projeto

Prover a gerenciamento e controle do projeto Priorizar os processos e opções embutidas no ERP

Gestão Alta Criação planejamento de projeto Controle de customizações Controle do projeto

Gerente Financeiro

Prover liberação de recursos financeiros

Prover recursos financeiros

Alta Atender orçamento e fluxo de caixa previsto

Gerente

Funcionais Prover os recursos para trabalhar no projeto.

Apoio Média Equipe de trabalho formada (key users selecionados)

Gerente de Aquisições

Assinar contratos dos softwares/infra requeridos

Suporte técnico

Alta Contratos assinados

Gerente Recursos

Humanos

Capacitação da equipe para execução do projeto

Capacitação dos funcionários para utilização do ERP, antes do GO live.

Prover recursos

Médio Equipe de projeto treinada. Funcionários treinados e avaliados.

Código

003/2011

Nome do documento

Matriz de Rastreabilidade

Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 1/2


7

REQUISITOS DO PRODUTO

Stakeholder Requisito detalhado Categoria Prioridade Critério de aceitação Gerente financeiro

Suporte a transações multimoedas

Prover recursos financeiros

Alta No mínimo 3 moedas.

Gerente de RH Sistema fácil de ser utilizado, facilitando o trabalho do funcionário com interface amigável

Prover recursos humanos

Médio Interfaces gráficas Navegação simples e direta Manuais fáceis de utilizar

Gerente de TI Escalabilidade e segurança Prover recursos de TI

Alta Gestão de senhas Rotinas de backup Recuperação de dados

Código

003/2011

Nome do documento

Matriz de Rastreabilidade

Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 2/2


8

Declaração de Escopo do Projeto

Projeto ERPX



Aprovador Diretor Executivo – Dex Confidencial ( )Sim (x )Não

9. Título do Projeto

Implantação de um Sistema ERP - ERPX

10. Patrocinador

Sr. Dex, Diretor Executivo da empresa e chefe do comitê de mudanças

11. Gerente de projetos designado e nível de autoridade

O Sr. GP será o gerente deste projeto, tendo autoridade para utilizar os recursos financeiros da empresa, conforme limitação do orçamento do projeto e fluxo de caixa da empresa. Está autorizado a recrutar pessoal dos departamentos para compor a equipe do projeto e trabalhar na definição dos fornecedores. Deverá planejar e controlar o projeto, visando o sucesso do empreendimento, que significa cumprir o escopo do projeto de acordo com orçamento, cronograma e qualidade previamente estabelecidos.

12. Integrantes da equipe do projeto e organograma preliminar

A equipe será composta por pessoas da área de TI, compras, RH, contas a receber, contas a pagar, controladoria e faturamento

Código

002/2011

Nome do documento

Decl. do Escopo do Projeto

Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 1/8

Sr. Dex

Patrocinador

GP

Gerente de

Projeto

GFcp

Área de

Aquisições

GFrh

Recursos

Humanos

GFti

Área de TI

GFfin

Área de

Finanças


9

13. Comitê de mudanças

Composto pelo Dex, GP, GFin e equipe do projeto. Será responsável pela análise e aprovação das mudanças, mediante fluxo de controle de mudanças a ser definido no projeto.

Reunião semanal ou quando solicitada pelo GP.

14. Descrição, objetivo, justificativa e produto do projeto

6.1. Resumo das condições de que definem o projeto

A empresa Importex Ltda, uma empresa de médio porte de importação de artigos de decoração de baixo valor financeiro da China, é composta por 90 funcionários e, atualmente, possui um ambiente de sistema de informação fragmentado (sistema legado). Tal sistema resulta em retrabalho, falhas nos processos, redundância, pouca agilidade na obtenção de informações, e por conseqüência perda na produtividade/competitividade. Visando suprir a necessidade de gerenciamento dos processos – de forma integrada, não redundante, consistente e segura, a empresa optou pela implantação de um sistema ERP nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

6.2. Justificativa do projeto

Com a integração dos dados, disponibilidade de informações em tempo real para todos os usuários, padronização de procedimentos, melhoria nos processos de negócio gerados pela implantação do ERP; a empresa espera os seguintes benefícios: a melhoria nos serviços prestados aos clientes, ganho em prazos, melhoria na qualidade da informação e redução de custos operacionais, tornando a empresa mais competitiva.

6.3. Descrição do projeto

O projeto deve prover a implantação do ERP nos módulos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento. Consiste na análise estratégica da implantação, seleção e definição do ERP/fornecedor, configuração, customização, testes, treinamento dos usuários e operacionalização do ERP para atender as necessidades da empresa.

6.4. Objetivo do projeto

Melhorar os processos operacionais e administrativos da empresa, usando tecnologia de informação através da utilização do ERP, visando integrar os processos de negócio da empresa e apoiar decisões estratégicas.

Código

002/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 2/8


10

6.5. Produto e cronograma básico ERPX – Implantação de um sistema ERP

Meses

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

Planejamento

Estudo processos organizacionais atuais

Estudo de viabilidade

Seleção e definição do ERP/fornecedor.



Treinamento

Acompanhamento início operação

Documentação

7. Expectativa do cliente/patrocinador

Projeto em conformidade com Termo de abertura

Projeto dentro do prazo e orçamento previstos.

8. Premissas e restrições iniciais

8.1. Premissa

Infra-estrutura de rede da empresa disponível e operante.

Será disponibilizada uma sala para utilização exclusiva da equipe de projeto, bem como, disponibilização de infra-estrutura física (servidores, computadores e rede).

Será disponibilizado para a equipe do projeto, em regime de dedicação exclusiva, um profissional (key user) de cada área: faturamento, contas à pagar, contabilidade e contas à receber.

Os key users selecionados deverão estar disponíveis até o fim do projeto.

Disponibilidade de recursos necessários ao projeto.

Disponibilidade de utilização da intranet da empresa para divulgação de informações.

Livre acesso às áreas para levantamento de informações.

A Empresa possui as licenças dos sistemas operacionais, banco de dados e outros tantos softwares, bem como, equipamentos e estrutura necessária para instalação do ERP.

O horário de trabalho do projeto respeitará o calendário da empresa (8h/dia), 5 dias na semana. Horas extras serão permitidas mediante justificativa e autorização do GP e GFrh.

As atas de reunião deverão ser registradas pelo GP e devidamente assinadas pelos presentes.

A Diretoria analisará em até 5 dias úteis o estudo de viabilidade, dando nesse prazo a resposta para continuidade ou não do projeto

Código

002/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 3/8


11

8.2. Restrição

O software deverá estar em operação em 18 meses. Orçamento limitado a R$ 1.500.000,00.. A empresa fornecedora do ERP deve ser uma empresa nacional. Implementação do ERP exclusivamente nos módulos de: contas à receber/pagar, contabilidade e faturamento. O gerenciamento do projeto deverá ser feito utilizando-se a metodologia do PMI (PMBok)

9. Fatores de sucesso do projeto

Cumprimento do prazo e orçamento previamente definidos

Todos os módulos implantados estarem em operação.

Todos os processos de negócio dos módulos implantados, tenham sido mapeados, analisados.

Todos os usuários que utilizarão o ERP tenham sido treinados; e a nota da avaliação aplicada ao final do treinamento seja no mínimo 8 (numa escala de 0 a 10)

Melhora na satisfação/percepção do usuário. Tais indicadores serão definidos durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois)

Melhora do desempenho dos processos operacionais. Tais indicadores serão definidos durante o projeto, para medição (comparativo antes x depois)

10. Fora do escopo

Não será feito mapeamento/análise/otimização, dos processos que não serão implementados pelo ERP. Isso será feito somente nos processos de contas a pagar, receber, contabilidade e faturamento.

Somente os usuários que utilizarão o ERP terão direito a treinamento. Casos excepcionais serão permitidos mediante autorização do GP

As despesas com pessoal e recursos internos não serão consideradas dentro do orçamento do projeto

Código

002/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 4/8


12

11. EAP Preliminar

Código

002/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 5/8


13

12. Riscos iniciais

Mudança do planejamento estratégico da empresa durante o projeto.

Perda do patrocinador

Perda dos funcionários envolvidos na implantação do ERP (gerentes/Key users)

Resistência dos funcionários na implantação do ERP

Falta de apoio da alta direção

Dificuldade de integrar o ERP com os outros sistemas legados da organização

Falta de aderência do ERP aos processos da organização.

Custo para implementação do ERP, ultrapassar o orçamento

13. Principais atividades, estratégias e entregas

O mapeamento e análise e otimização dos processos atuais, são fatores críticos para o

sucesso do projeto.

13.1. Plano de entrega e marcos do projeto

Término

Gerente de Projeto definido 01/01/2011

Termo de abertura aprovado 08/01/2011

Declaração de escopo aprovado 20/01/2011

Cronograma definido 25/01/2011

Plano de projeto concluído 29/01/2011

Aprovação do Plano de projeto 31/01/2011

Estudo processos organizacionais atuais 28/02/2011

Estudo de viabilidade 31/03/2011

Seleção e contratação do ERP/fornecedor.

30/04/2011


31/05/2011


30/04/2012

Treinamento 30/04/2012

Auditoria Operacional (acompanhamento) 15/06/2012

Documentação 25/06/2012

Resultados divulgados 30/06/2012

Lições aprendidas registradas 30/06/2012

Código

002/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 6/8


14

14. Principais stakeholders e seus interesses

15. Orçamento e cronograma básico

O orçamento do projeto é de R$1.500.000,00. O projeto prevê um investimento

adicional de até R$100.000. O fluxo de desembolso previsto é de:

Fluxo de desembolso previsto

Mês 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

R$

10

.00

0,0

0

50

.00

0,0

0

50

.00

0,0

0

20

0.0

00

,00

20

0.0

00

,00

10

0.0

00

,00

10

0.0

00

,00

10

0.0

00

,00

10

0.0

00

.00

80

.00

0,0

0

80

.00

0,0

0

80

.00

0,0

0

70

.00

0,0

0

70

.00

0,0

0

65

.00

0,0

0

60

.00

0,0

0

55

.00

0,0

0

30

.00

0,0

0

16. Controle e gerenciamento das informações

Toda documentação gerada no projeto será armazenada em um diretório da rede (uso

exclusivo da equipe de projeto), com as devidas políticas de acesso e backup

implementadas.

O acesso aos documentos será restrito a equipe do projeto. Os documentos devem

seguir os modelos/padrões definidos no planejamento do projeto.

Função Nome Grau de importância

Interesse e-mail

Diretor Executivo Dex Alto Patrocinador [email protected] Gerente do Projeto

GP Alto Gerenciar projeto

[email protected]

Gerente de TI GFti Alto Prover estrutura [email protected] Gerente de Aquisições

GFcp Médio Prover aquisições

[email protected]

Gerente de RH GFrh Médio Prover recursos [email protected] Gerente Financeiro

GFfin Alto Prover verba [email protected]

Código

002/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 7/8








15

17. Aprovação da Declaração de Escopo do Projeto

Data: 20/01/2011

Autorização

_________________________

Dex - Diretor Executivo

Código

002/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

20/01/2011

Página 8/8


16

EAP e Dicionário da EAP





EAP até o nível 2

Código

004/2011

Nome do documento

EAP e Dicionário de EAP

Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página

1/14


17

EAP Completa

Código

004/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página

2/14


18

EAP Analítica

1 Implantação de um ERP - ERPX 1.1 Gerenciamento de Projeto

1.1.1 Reunião de início do projeto 1.1.2 Escopo 1.1.3 Tempo 1.1.4 Custo 1.1.5 Integração 1.1.6 Riscos

1.2 Definição 1.2.1 Definição do escopo do produto 1.2.2 Análise dos impactos 1.2.3 Comprometimento com o projeto 1.2.4 Formação da equipe

1.3 Estudo de viabilidade 1.3.1 Relatório técnico preliminar 1.3.2 Medida dos impactos nos negócios 1.3.3 Avaliação do custo 1.3.4 Relatório consolidado 1.3.5 Apresentação do estudo

1.4 Estudo dos processos organizacionais atuais 1.4.1 Mapeamento dos processos

1.4.1.1 Coleta de informação 1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos

1.4.2 Revisão dos processos 1.4.3 Relatório analítico dos processos 1.4.4 Apresentação do estudo

1.5 Seleção do ERP 1.5.1 Solicitação de propostas 1.5.2 Análise das propostas

1.5.2.1 Análise dos custos 1.5.2.2 Análise de características

1.5.3 Relatório da seleção 1.6 Contratação do ERP

1.6.1 Redação contrato 1.6.2 Negociação do contrato 1.6.3 Parecer jurídico 1.6.4 Assinatura do contrato

1.7 Preparação da implantação 1.7.1 Sensibilização dos usuários

1.7.1.1 Palestra 1.7.1.2 Reunião departamental

1.7.2 Reestruturação dos processos 1.7.3 Treinamento 1.7.4 Infra-estrutura

1.7.4.1 Aquisição de novo hardware 1.7.4.2 Atualização do banco de dados

Código

004/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página

3/14


19

1.8 Customização 1.8.1 Adaptações do software 1.8.2 Interface com sistema legado 1.8.3 Migração 1.8.4 Testes 1.8.5 Correções

1.9 Implantação 1.9.1 Instalação 1.9.2 Treinamento 1.9.3 Migração final 1.9.4 Validação 1.9.5 Correções

1.10 Início da Operação 1.10.1 Acompanhamento inicial 1.10.2 Correções

1.11 Encerramento 1.11.1 Contratos 1.11.2 Termo de Aceite do Projeto 1.11.3 Divulgação dos resultados 1.11.4 Documentação 1.11.5 Lições aprendidas 1.11.6 Reunião de encerramento

Dicionário da EAP

1 Implantação de um ERP - ERPX

1.1 Gerenciamento de Projeto

1.1.1 Reunião de início do projeto Descrição: Reunião inicial para

divulgação do início do projeto aos interessados, apresentação do Gerente de

projeto (GP) e esclarecimento de dúvidas.

Duração:

Critérios de aceitação: Todos os envolvidos devem estar presentes. Ata de reunião preenchida pelo GP e

assinada por todos os presentes

Recursos:

1.1.2 Escopo Descrição: Gerenciamento do Escopo do Projeto

Duração:

Critérios de aceitação: Escopo do projeto concluído conforme requisitos iniciais.

Recursos:

1.1.3 Tempo Descrição: Gerenciamento do tempo

Duração:

Critérios de aceitação: Cumprir o prazo

inicial requerido de 18 meses

Recursos:


20

1.1.4 Custo Descrição: Gerenciamento de custos

Duração:

Critérios de aceitação: Cumprir o

orçamento de R$1.500.000,00

Recursos:

1.1.5 Integração Descrição: Gerenciamento da integração

Duração:

Critérios de aceitação: Concluir o projeto dentro das expectativas dos stakeholders

Recursos:

1.1.6 Riscos Descrição: Gerenciamento de Riscos

Duração:

Critérios de aceitação: Evitar todos os riscos identificados para que o projeto seja feito conforme o planejado.

Recursos:

1.2 Definição

1.2.1 Definição do escopo do produto Descrição: Definir as funcionalidades, características e requisitos do produto.

Duração:

Critérios de aceitação: Criação de um documento com as definições detalhadas.

Esse documentos deve ser assinado pelo Patrocinados (Dex) e revisado pelo GP.

Recursos:

1.2.2 Análise dos impactos Descrição: Identificar, quantificar e

qualificar os impactos da implementação do projeto na empresa.

Duração:

Critérios de aceitação: Criação de um

documento que descreva o impacto e detalhe a análise de cada um.

Recursos:

1.2.3 Comprometimento com o projeto Descrição: Definição/análise do

comprometimento requerido para execução do projeto pelos envolvidos

Duração:

Critérios de aceitação: Criar um

documento que defina as funções e comprometimento esperados perante o projeto

Recursos:

1.2.4 Formação da equipe Descrição: Definição das pessoas que

devem fazer parte do projeto / Divulgação para os envolvidos. Seleção dos key users.

Duração:


documento que mostre o organograma e


21

pessoas que farão parte do projeto. O membro deve estar ciente de que faz parte

da equipe do projeto.

Recursos:

1.3 Estudo de viabilidade

1.3.1 Relatório técnico preliminar Descrição: Coleta/pesquisa sobre dados técnicos necessários para viabilização do

projeto.

Duração:

Critérios de aceitação: Criação de um relatório com os dados técnicos.

Recursos:

1.3.2 Medida dos impactos nos negócios Descrição: Identificar e medir os impactos da implementação do projeto, no negócio.

Duração:

Critérios de aceitação: Documento que detalhe a medida dos impactos nos

negócios.

Recursos:

1.3.3 Avaliação do custo Descrição: Levantamento e avaliação dos custos envolvidos para a viabilização do

projeto.

Duração:

Critérios de aceitação: Documento que detalhe os custos envolvidos, bem como

avaliação dos mesmos.

Recursos:

1.3.4 Relatório consolidado Descrição: Reúne informações sobre o estudo, de tal forma que seja possível

analisar a viabilidade ou não do mesmo. Esse documento será destinado à análise da diretoria executiva (patrocinador). Com

base nele, a diretoria dirá se o projeto parará ou continuará.

Duração:

Critérios de aceitação: Documento

contendo as informação de viabilidade (estudo).

Recursos:

1.3.5 Apresentação do estudo Descrição: Processo em que é apresentado

o estudo para a diretoria (patrocinador) para que seja avaliada a continuidade ou não do projeto

Duração:

Critérios: Todos os envolvidos devem estar presentes na apresentação.

Recursos:


22

1.4 Estudo dos processos organizacionais atuais

1.4.1 Mapeamento dos processos

1.4.1.1 Coleta de informação Descrição: Entrevista/reunião com usuário final de cada área para que sejam coletadas informações sobre o fluxo dos

processos.

Duração:

Critérios de aceitação: Criação de um documento que detalhe o fluxo do s

processos. Esse documento terá validade apenas após assinatura (aprovação) do

usuário, atestando que o processo foi descrito corretamente.

Recursos:

1.4.1.2 Desenho do fluxo dos processos Descrição: Com base nos dados coletados, é necessário desenhar o fluxo do processo,

para facilitar o entendimento e documentação do mesmo.

Duração:


documento com o desenho do fluxo dos processos. Tal documento terá validade se

o usuário final, assinar, atestando que o fluxo está conforme os procedimentos executados na empresa.

Recursos:

1.4.2 Revisão dos processos Descrição: Com base no mapeamento dos

processos será feita a revisão de cada um, para identificação de pontos de retrabalho,

redundância, falhas. Desta forma, é possível propor melhorias no fluxo.

Duração:


documento que descreva a análise efetuada em cada processo, identificando pontos de atenção, pontos de falha e

redundância.

Recursos:

1.4.3 Relatório analítico dos processos Descrição: Dados consolidados dos processos analisado: mapeamento,

desenho do fluxo, revisão dos processos e proposta de otimização do processo.

Duração:


documento que descreva/mostre a situação atual dos processos organizacionais, bem como, proposta de otimização nos

processos.


23

Recursos:

1.4.4 Apresentação do estudo Descrição: Processo em que é apresentado

o estudo para a diretoria (patrocinador) para que seja avaliada a continuidade ou não do projeto

Duração:

Critérios de aceitação: Todos os

envolvidos devem estar presentes na apresentação

Recursos:

1.5 Seleção do ERP

1.5.1 Solicitação de propostas Descrição: Criação da proposta e envio

para os fornecedores selecionados (vários).

Duração:

Critérios de aceitação: Documento da

proposta criado, mediante aprovação do patrociandos e revisão do GP.

Confirmação de recebimento da proposta pelo fornecedor, por e-mail.

Recursos:

1.5.2 Análise das propostas

1.5.2.1 Análise dos custos Descrição: Análise dos custos envolvidos na proposta enviada pelo fornecedor. Custo de preparação, reestruturação de

processos, treinamento, infraestrutura e implantação.

Duração:

Critérios de aceitação: Documento que

identifique os custos envolvidos e detalhe o valor de cada proposta enviada pelo fornecedor.

Recursos:

1.5.2.2 Análise de características Descrição: Para cada proposta recebida será feita a análise das características funcionais, confiabilidade, usabilidade,

eficiência, manutenibilidade, portabilidade, aderência aos processos

organizacionais da empresa.

Duração:

Critérios de aceitação: Criação de um documento que descreva cada uma das características para cada proposta

recebida.

Recursos:

1.5.3 Relatório da seleção Descrição: Comparativo dos dados das propostas, juntamente com a análise de

custos e características e mostre qual a


24

ordem de seleção dos fornecedor.

Duração:

Critérios de aceitação: Documento

detalhando os fatores de cada fornecedor, gerando um comparativo e mostrando a ordem de seleção dos mesmos. Os dados

devem estar detalhados, a tal ponto que os envolvidos consigam selecionar um

fornecedor utilizando justificativas concretas.

Recursos:

1.6 Contratação do ERP

1.6.1 Redação contrato Descrição: Análise dos termos do contrato que será criado, conforme proposta enviada pelo fornecedor.

Duração:

Critérios de aceitação: Criação do contrato para análise do fornecedor

Recursos:

1.6.2 Negociação do contrato Descrição: Processo em que ocorre a negociação dos termos do contrato

(empresa x fornecedor)

Duração:

Critérios de aceitação: As partes chegarem em um comum acordo nos termos do

contrato.

Recursos:

1.6.3 Parecer jurídico Descrição: Após contrato negociado, é passado para o jurídico dar o parecer.

Duração:

Critérios de aceitação: Jurídico deve dar o

parecer do contrato por e-mail, liberando para assinatura.

Recursos:

1.6.4 Assinatura do contrato Descrição: Processo em que ocorre a

assinatura do contrato (empresa e fornecedor)

Duração:

Critérios de aceitação: Contrato assinado

por ambas as partes e com firma reconhecida.

Recursos:

1.7 Preparação da implantação

1.7.1 Sensibilização dos usuários

1.7.1.1 Palestra Descrição: Palestra para os envolvidos no

projeto e usuários finais. Explanação sobre o ERP, benefícios,


25

responsabilidades dos usuários quanto à informações que eles passam à equipe do

projeto. Quebra de barreiras.

Duração:

Critérios de aceitação: Coleta de uma pesquisa de opinião, após a palestra, para

avaliar a receptividade dos usuários.

Recursos:

1.7.1.2 Reunião departamental Descrição: Nesse momento são feitas reuniões em cada departamento, dessa vez

explanando sobre o ERP de forma mais diretamente relacionado aos processos do

departamento em questão.

Duração:

Critérios de aceitação: Coleta de uma pesquisa de opinião, após a palestra, para avaliar a receptividade dos usuários.

Recursos:

1.7.2 Reestruturação dos processos Descrição: Confrontando os processos organizacionais atuais da empresa X fluxo de processo do ERP, é feita a

reestruturação para adaptação.

Duração:

Critérios de aceitação: Documento mostrando o antes e depois do processo,

bem como justificativa de cada mudança.

Recursos:

1.7.3 Treinamento Descrição: Treinamento para os envolvidos no projeto, mostrando a

funcionalidade do ERP e interação do sistema com o usuário.

Duração:

Critérios de aceitação: Todos os

envolvidos no projetos (selecionados) devem participar do treinamento.

Recursos:

1.7.4 Infra-estrutura

1.7.4.1 Aquisição de novo hardware Descrição: Processo de aquisição do

hardware, conforme requisito do ERP.

Duração:

Critérios de aceitação: Hardware deve estar instalado, operante e preparado para instalação do ERP

Recursos:

1.7.4.2 Atualização do banco de dados Descrição: Processo de aquisição do banco de dados, seguindo os requisitos do ERP.

Duração:


26

Critérios de aceitação: Banco de dados deve estar instalado, operante e preparado

para instalação do ERP

Recursos:

1.8 Customização

1.8.1 Adaptações do software Descrição: Processo em que alterações no software são feitas para que seja adaptado ao processo da empresa.

Duração:

Critérios de aceitação: A adaptação deve ser aprovada pelo key user e GP.

Recursos:

1.8.2 Interface com sistema legado Descrição: Processo que desenvolve a

interface do sistema legado com o ERP, já que a implementação do ERP será feita em apenas alguns módulos e os demais

continuarão utilizando o sistema antigo.

Duração:

Critérios de aceitação: Documento informando o detalhamento de como será

feita a interface entre o sistema legado X ERP.

Recursos:

1.8.3 Migração Descrição: Migração dos dados para o

ERP, desta forma será possível testar os processos customizados do ERP e a interface com o sistema legado.

Duração:

Critérios de aceitação: Todos os dados

tenham sido migrados para o ERP, para que os testes sejam efetuados.

Recursos:

1.8.4 Testes Descrição: Processo em que serão testadas

as customizações e interfaces.

Duração:

Critérios de aceitação: Criação de um Mapa de Teste para cada processo

(customização/interface) para que sejam evidenciados os pontos testados, bem

como resultado. Em caso de reprovação do teste, serão necessário informar no documento a evidência do erro.

Recursos:

1.8.5 Correções Descrição: Mediante problemas

detectados pelo teste, é nesse momento que as correções serão feitas.

Duração:

Critérios de aceitação: Correções


27

efetuadas e gerado novo Mapa de teste e entregue ao usuário para que seja testado

novamente.

Recursos:

1.9 Implantação

1.9.1 Instalação Descrição: Processo de instação do ERP em produção (processos standards e

customizados)

Duração:

Critérios de aceitação: Todos os processos terem sido instalados em produção e

estarem sendo executados sem falha técnica (exemplo: sem problema de

conexão com Banco de dados)

Recursos:

1.9.2 Treinamento Descrição: Processo em que ocorre o treinamento dos usuários finais. Esse

treinamento é realizado com a ajuda dos key users)

Duração:

Critérios de aceitação: Avaliação do treinamento deve ser ministrada após o

término e o usuário deverá ter nota maior ou igual a 8 para considerar-se aprovado

no treinamento, caso contrário, terá que ser refeito. Todos os usuários terem tido nota maior ou igual a 8 na avaliação

ministrada após o treinamento.

Recursos:

1.9.3 Migração final Descrição: Migração dos dados para o ERP, desta forma será possível testar os

processos customizados do ERP e a interface com o sistema legado. Essa é a

migração final. Á partir daqui, os dados serão de produção (considerados reais)

Duração:

Critérios de aceitação: Todos os dados tenham sido migrados para o ERP, para

que a validação seja efetuada.

Recursos:

1.9.4 Validação Descrição: Validação dos processos do ERP que foram implantados.

Duração:

Critérios de aceitação: Gerado um documento de solicitação de correção (caso seja reprovador algum processo no

ERP), ou gerado um documento de conformidade, caso tenha sido validado

com sucesso.


28

Recursos:


detectados durante a implantação, é nesse momento que as correções serão feitas.

Duração:

Critérios de aceitação: Correções efetuadas e gerado novo Mapa de teste e

entregue ao usuário para que seja testado novamente.

Recursos:

1.10 Início da Operação

1.10.1 Acompanhamento inicial Descrição: Acompanhamento dos

processos em suas primeiras execuções para garantir que não há dúvidas do

usuário quando à ferramenta, nem problemas nos processos.

Duração:

Critérios de aceitação: O

acompanhamento deve ser realizado junto com o usuário final (na estação de trabalho).

Recursos:


detectados durante a implantação, é nesse momento que as correções serão feitas.

Duração:

Critérios de aceitação: Correções

efetuadas e gerado novo Mapa de teste e entregue ao usuário para que seja testado

novamente.

Recursos:

1.11 Encerramento

1.11.1 Contratos Descrição: Processo que os contratos são encerrados.

Duração:

Critérios de aceitação: Assinatura do

distrato dos contratos

Recursos:

1.11.2 Termo de Aceite do Projeto Descrição: Momento em que é assinado o termo de aceite de conclusão total do projeto

Duração:

Critérios de aceitação: Termo de aceite assinado.

Recursos:

1.11.3 Divulgação dos resultados Descrição: Processo em que o resultados

da implantação do ERP são levantados e divulgados para a empresa e envolvidos.


29

Duração:


documento com as informações sobre os resultados da imprlantação. Veiculação do documento na intranet da empresa,

disponível para todos os usuários.

Recursos:

1.11.4 Documentação Descrição: Nesse processo é efetuada a documentação dos processos

customizados/interface / informações do projeto.

Duração:


documento que informe a documentação do projeto e de processos do ERP.

Recursos:

1.11.5 Lições aprendidas Descrição: Processo em que são

identificadas/analisadas/registradas as lições aprendidas durante o projeto

Duração:

Critérios de aceitação: Registro das lições aprendidas, no documento estipulado

previamente pelo documento de Planejamento do Escopo do Projeto.

Recursos:

1.11.6 Reunião de encerramento Descrição: Processo em que os envolvidos

com o projeto (diretoria, gerentes e key users) se reunem para encerrar

oficialmente o projeto.

Duração:

Critérios de aceitação: Todos envolvidos participem da reunião.

Recursos:

Código

004/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página

14/14


30

Plano de Gerenciamento do Escopo





1. Objetivos

Estabelecer como o escopo do projeto será gerenciado, bem como, serão tratadas e controladas as alterações de escopo

2. Gerenciamento do escopo

O escopo deste projeto foi definido inicialmente com a declaração de escopo

correspondente e detalhado conforme apresentado na EAP (Estrutura analítica do projeto). A aprovação do documento contendo o escopo foi feita pelo Diretor executivo, Sr. Dex, enviado ao gerente do projeto após o recebimento da declaração. Durante as fases do ciclo de vida do projeto, são elaborados estudos a fim de reduzir as incertezas através da elaboração de uma solução técnica, estudos estes que podem gerar alterações de escopo. Essas alterações de escopo obedecerão as regras descritas a seguir visando garantir um completo alinhamento entre as partes envolvidas no projeto, no que diz respeito ao escopo definido e a expectativa dos produtos a serem gerados pelo projeto. Tais alterações serão documentadas visando a criação de um documento contendo todas as alterações que poderá ser usado como mecanismo de consultas em caso de dúvidas a respeito do escopo por ambas as partes. O escopo será gerenciado do início ao final do projeto e as mudanças podem ser solicitadas por qualquer parte interessada no projeto. Durante a fase de projeto, quando necessário, serão realizadas reuniões de acompanhamento. O mecanismo das reuniões é descrito a seguir.

Código

004/2011

Nome do documento

Plano de Gerenc. de Escopo

Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página 1/4


31

3. Reuniões

Quem pode convocar: Gerente do Projeto ou Patrocinador.

Local de realização: Conforme a conveniência. O local deve ser acertado entre as

partes quando da solicitação da reunião. Participantes: devem estar presentes sempre o Gerente do Projeto e o solicitante da reunião e outras pessoas cujas presenças forem necessárias para o andamento da reunião. Conteúdo das reuniões: elas serão reuniões de acompanhamento do andamento do

projeto ou de uma situação específica de uma fase do projeto, chamadas de reuniões de ponto da situação e também para discussão das solicitações de mudança de escopo no que se refere aos seus impactos no escopo, custo, prazo e qualidade. Também serão tomadas as decisões se tais pedidos de solicitação de mudança de escopo serão aceitos ou não. Produto de cada reunião: o produto de cada reunião é uma ata na qual contém os

pontos abordados e as decisões tomadas. Essa ata ficará armazenada na pasta do projeto e será distribuída via e-mail a todos os participantes da reunião.

4. Gerenciamento de Comunicações

Toda e qualquer modificação deverá ser originada através do preenchimento do formulário de Solicitação de Mudança de Escopo. Além disso, toda solicitação de mudança de escopo será registrada no formulário de Controle

das Solicitações de Mudança de Escopo visando controlar o histórico das

modificações. Esses formulários foram enviados aos participantes do projeto pelo gerente do projeto, quando do envio da Declaração de Escopo.

Toda solicitação de mudança de escopo feita será analisada pelo gerente de

projeto e seus impactos serão devidamente documentados através da realização de uma reunião entre as partes. Nessa reunião serão analisados todos os impactos dessa solicitação de mudanças. Caso o gerente de projeto

não tenha delegação para aprovar as mudanças solicitadas ele seguirá o processo de escalada dentro da empresa para obter as requeridas aprovações.

O gerente de projetos será o responsável em garantir que todas as áreas da empresa sejam envolvidas para a análise das solicitações de mudança do

escopo, de forma que se a mesma for aprovada não haverá problemas futuros para implementação da mudança de escopo.

Se a solicitação de mudança de escopo for reprovada ela será arquivada e se for aprovada será incorporada no projeto. A aprovação ou reprovação da

mudança de escopo será enviada aos participantes via e-mail, com o formulário de solicitação de mudança com o campo parecer devidamente preenchido.

Código

004/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página 2/4


32

4.1. Fluxo para controle de mudanças

5. Lições aprendidas

Ao final do projeto a empresa irá fazer um balanço e serão guardadas as lições aprendidas onde serão expostos os pontos positivos e negativos ocorridos durante a fase de projeto.

Dessa forma para os próximos projetos a serem executados, a empresa não

cometerá os mesmos erros, visando a melhoria contínua dos seus processos buscando sempre melhorar a implementação dos projetos.

Código

004/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página 3/4


33

6. Mudanças no plano de gerenciamento de escopo

Caso se deseje alterar este documento visando adequar algum procedimento à sua realidade, o interessado deverá fazê-lo através de solicitação via e-mail. Se

ninguém se manifestar quando da aprovação do escopo esse plano será tomado como mecanismo oficial de comunicação entre as partes no que diz

respeito à gerência do escopo na fase de projeto.

Código

004/2011

Nome do documento


Projeto

ERPX

Emitente

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página 4/4


34

AAttaa ddee rreeuunniiããoo

Implantação do sistema ERP - ERPX

Empresa Importex Ltda Versão 1.0

Autor GP Data XX/XX/XX

Aprovador Dex – Diretor Executivo Confidencial ( )Sim (X )Não

Data da reunião: XX/XX/XXXX

Local: Ata número: XXXX

Projeto:

Gerente de Projeto:

Relatado por:

Presentes:

Objetivos:

Decisões

Item Responsável Data Alvo

Assinaturas e Aprovações

Assinatura Redator

Data: __/__/__

Assinatura Gerente do Proj.

Data: __/__/__

Código

007/2011

Nome do documento

Ata de Reunião

Projeto

ERPX

Emiten

te

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página 1/1


35

SSoolliicciittaaççããoo ddee mmuuddaannççaa ddee EEssccooppoo ddee PPrroojjeettoo





Data da solicitação: XX/XX/XXXX Solicitação número: XXXX Projeto:

Gerente de Projeto:

Requerido por:

Descrição:

Motivo:

Impactos

Escopo:

Custo: Prazo:

Observações:

Anexos: Documentos de referência: Parecer:

Código

008/2011

Nome do documento

Solicitação de

Mudança de Escopo

Projet

o

ERPX

Emiten

te

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página 1/1


36

FFoorrmmuulláárriioo ddee rreeggiissttrroo ddee mmuuddaannççaass





Ident Sumário

da mudança

Solicitante Data solicitação

Data avaliação

Situação Prazo e custo adicionais

OBS: Preencher no campo “Situação”:

Em análise – Análise de impacto sendo realizada pelo responsável; Autorizada – A mudança foi submetida ao CCM, foi autorizada sua execução; Rejeitada – A mudança foi rejeitada pelo CCM, não será realizada;

Concluída – A mudança já foi autorizada e o serviço foi concluído

Código

009/2011

Nome do documento

Formulário de registro

de mudanças

Projet

o

ERPX

Emiten

te

GP

Versão

1.0

Data

29/01/20

11

Página 1/1


37

FFoorrmmuulláárriioo ddee lliiççõõeess aapprreennddiiddaass





Descrição da lição aprendida

Fase do Projeto

Área Fato gerador

Ações Planejadas

Data de Registro

Registrado por

Código

010/2011

Nome do documento

Formulário de Lições

Aprendidas

Projet

o

ERPX

Emite

nte

GP

Versão

1.0

Data

29/01/2011

Página 1/1

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