Google ドライブを活用したグループワーク方法の提案

長崎県作業療法士会

事務局長・広報局長

福島 浩満

これまでの方法をそのままweb研修会（グループワーク）に落とし込むと…

運営（講師）側の問題点

• 書記役、または参加者全員に事前に各シートのデータ送信が必要

• グループワーク終了後にデータを返送してもらわなくてはいけない

• 全体会での「発表」の際にスムーズな画面表示ができるか不安がある

• Zoom内のチャットでファイルを受け取り、開き、送り返すことも可能だが、参加者全員に一定のスキルが求められる

• 各グループの進行具合の確認が困難

グループ

書記

入力した意見は書記以外は確認できない。確認するには「画面共有」操作が必要。➝その都度時間と手間を要す。➝書記役が限定される可能性がある。

スプレッドシート、ドキュメントアプリの共同編集機能を利用する。

Googleスプレッドシート Googleドキュメント

• 他の参加者とスプレッドシート、ドキュメントを共有して、同時に共同作業が行える。

• 入力と同時に自動的に保存されるため、作業内容が失われる心配がない。※ 誤った操作(削除等)も保存されるので注意が必要

• mailアドレスによる登録では閲覧権限、コメント権限、編集権限を個人やグループ毎に付与できる。

• mailアドレスによる共有登録せずとも、URL配布のみで共有（リンク共有）が可能。

Microsoftでもone drive を介したWordやExcelの共同編集は可能であるが、利用するにはoffice 365や一定のバージョン以上等の制限がる。また、共有するまでにやや複雑な手順があり、PC環境やPCスキル等の異なる参加者の研修会で利用するシステムとしては不向きである。

Googleドライブ共有による共同編集機能を使用したグループワーク

グループ

1つのファイルに皆で書き込む

リアルタイムに反映される

• 各グループのファイルを閲覧し、進行具合のチェックが可能(P7参照)。

• 必要に応じてzoomのチャットで指示やブレイクアウトルームに入っての声かけに繋がる。

• 発表時のシートの画面共有操作も運営側で可能。

• シートを返送してもらう必要がない。

運営

2班 ４班 6班 8班 10班… … … …

全班分が確認できる

スプレッドシートの使い方によってはKJ法的な使い方も可能

共同編集中の画面

複数名で同じファイルにアクセスすることができ、それぞれが入力したものが、全ての共同作業者にリアルタイムで反映される。

自分以外の者が入力しようとしている部分には、それぞれ異なる色で操作エリアが示される。

アドレス登録による共有ではないため、匿名で表示される。

参加者のグループワーク中のPC画面のイメージ

Zoomとスプレッドシート/ドキュメントの２分割表示で進めると作業しやすい

ビデオ会議でディスカッションしながら、グループの記録の入力・確認がリアルタイムで各自可能。

運営のグループワーク中のPC画面のイメージ

スプレッドシート/ドキュメントは同時に複数画面上に出しておくことができる。

• 各班のシートを開き、タブに出す。

• タブのシートタイトルをドラッグ&ドロップすると、単独のブラウザが立ち上がる。

• 画面の大きさを調整して配置する。

• デュアルモニター仕様、もしくは大型モニターに出力して確認する方が望ましい。

ドラッグ&ドロップ各シート画面の大きさを調整

全ての班の進行具合がリアルタイムに確認できる

1班 2班 3班

4班 5班 6班

リンク共有の設定方法①

①右クリック

②共有可能なリンクを取得 を選択

④「リンクを知っている全員」に変更する

グループ毎のフォルダを準備しておき、１班ずつ共有の設定を実行する

③クリック

リンク共有の設定方法②

⑤クリック

⑥「編集者」に変更する

⑦「リンクをコピー」をクリックしてリンクURLを取得する

フォルダをコピーしても、このリンクの設定は反映されない。1つずつ（班の数だけ）設定する必要がある。

「リンクを知っている全員」、「編集者」になっているのを確認したらリンクをコピーする

⑧「完了」で終了

リンク共有の設定方法③

取得したURLは別のスプレッドシートに貼り付けて管理しておく

班別にペーストする

※グループワークスタート時にコピペしてチャットで送るファシリテーターがその作業をするとスムーズに進行できる

（P14参照）

運営委員の「共有」登録、またはリンクURL

１階層上のフォルダで「共有」を選択

各班のフォルダを入れた階層より1つ上の階層のフォルダを共有する

編集者にしておく

運営委員のメールを登録するGmailの方が望ましい

Gmail以外だと閲覧のみになるその場合、リンクURLで対応する

1階層上を選択

「共有」されると自身のGoogleドライブの「共有アイテム」の中で確認できる

「オーナー」になるとマイドライブに移動します

円滑に運営するために

• ファシリテーターを含めた運営委員のPCブラウザはchromeを推奨。

スプレッドシート などブラウザに依存するアプリケーションを画面共有する場合、safariやEdge、Internet Explorerなど一部のブラウザでは参加者に画面が反映しない。

• 講習会に参加するための端末はPCが望ましい。

iPadやAndroidタブレットでは、zoom使用中に他のアプリケーションを立ち上げるとカメラがOFFになる（マイクはONのまま）。

• グループワーク中はイヤホンマイク等を使用することが望ましい。

端末のマイクがタイピングの音を拾ってしまう。複数名でタイピングするならさらにノイズが大きくなる。

リンクURLを参加者に伝える方法

① 事前に、もしくは直前にmail本文で連絡する

② 事前に、もしくは直前にPDF資料等のmail添付で連絡する

③ 講習会中、ブレイクアウトルーム実行後に、ファシリテーターがチャットで連絡する

「リンクを知っている全員」が「編集者」という状況で進行するため、可能な限り参加者以外の第三者にURLが渡らないよう、③での伝達方法がオススメ。

チャット配信に問題が生じた場合の代替え案も確保しておくと良いかもしれません。長崎県士会ではGASによるGmail配信を準備しています。

これまでの作業を可能にするための準備

作業手順

Fleekdriveよりダウンロードしたグループワーク用の各種資料はExcel、およびWordファイルであるため、それぞれスプレッドシート、ドキュメントに変換して使用する必要がある。データをそのままGoogleドライブに入れてもファイル形式はそのまま。自動的にスプレッドシートやドキュメンとに変換できるようにするには、設定を変更する必要がある。

ファイルをスプレッドシート、ドキュメントに変換する

「アップロードしたファイルを変換する」にチェックを入れる。これでExcel → スプレッドシートWord → ドキュメントなどGoogleドキュメントエディタに自動的に変換される。

ファイルをスプレッドシート、ドキュメントに変換する

Google ドライブ以外の場所に保存されたExcelやWordファイルが入ったフォルダごと、ドラッグ&ドロップで入れるだけで変換してくれる

ファイルをスプレッドシート、ドキュメントに変換する

フォルダごと入れた演習用Excelシート、報告書シートのファイルが変換されている。フォルダの中のファイルが全てスプレッドシート、またはドキュメントに変換されている

グループワークの班ごとのフォルダを作る

新しいフォルダを作り、「１班」などグループの名前をつけ、演習シートと報告書シートのフォルダを入れる。

１班のフォルダをコピーして、２班、３班…と作りたいところだが、Google ドライブ上では「フォルダ」のコピーはできない。

班ごとのフォルダ量産方法①

元々保存していたGoogle ドライブ以外の場所で、演習シートと報告書シートをいれた「班」のフォルダを作っておき、「班」フォルダのごとのドラッグ&ドロップを繰り返す。

※この方法では変換に少し時間がかかったり、エラーが起こることがある様です。詳細はわかりません。

ChromeウェブストアのCopy Folderを利用する。

コピーしたいフォルダのURLをコピペする（リンクURL）

自分のGoogle driver内のフォルダが現れる。そこから任意のフォルダを選択する。

班ごとのフォルダ量産方法②

「３班」のフォルダをコピーする フォルダの名称がココで変更できる

コピーを保存する場所の選択

フォルダのコピーの実行

Word形式の報告書への変換・作成

作業手順

各班のGoogleドキュメントを集約させる①

各班のフォルダがある階層に、集約させるためのフォルダを新規作成する作業効率がいいだけです。どこに作っても構いません。

名前をつけて「作成」

各班のGoogleドキュメントを集約させる②

1班から順に処理をする移動させるファイルを選択し、右クリック

「指定の場所へ移動」を選択

２階層上に戻る

集約フォルダを選択

移動を実行

移動後は参加者は閲覧・編集はできなくなる

GoogleドキュメントをWordファイルに変換する

全班のファイルを移動したことを確認

ダウンロードする

集約フォルダを右クリック

２班分が(1)、３班分が(2)…６班分は(5)となる

複数のWordファイルを結合するword文書を新規作成する。

「挿入」➝「テキスト」➝「オブジェクト」➝「ファイルからテキスト」を選択する。

ctrl+( )の付いていない1班のファイルから順番にクリックして挿入する

• 演習1シート、演習２シート、…演習7シートと、順番にオブジェクト挿入作業を実行する。

• 適宜、改行を入れて全体の構成を調整する。