Google Drive, ofimática en la nube. formación

Iratxe Mentxaka ([email protected])UTIC – Innovación, DeustoTech Learning

Universidad de Deusto6 de Junio del 2013

GOOGLE DRIVE: OFIMÁTICA EN LA NUBE


OBJETIVOS DEL CURSO:• Conocer las ventajas de trabajar en la nube.• Creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones

en Google Drive.• Compartir archivos desde Google Drive.• Trabajar de forma colaborativa en archivos de Google Drive.• Generar formularios con Google Drive.• Conocer la versión escritorio de Google Drive.• Conectar otras aplicaciones en Google Drive.

CONTENIDO:• Espacio de trabajo de Google Drive• Gestión de archivos en mi unidad de Google Drive• Creación y edición básica de documentos, hojas de cálculo y

presentaciones con Google Drive.• Opciones para compartir archivos.• Herramienta de chat para el trabajo colaborativo.• Diseño de formularios con Google Drive.• Versión escritorio de Google Drive.• Integración de otras aplicaciones.



¿Qué es Google Drive?


CARACTERÍSTICAS:• Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos

en línea. • Fue introducido por Google el 24 de abril de 2012.• Actualmente reemplaza lo que antes era Google Docs.• Software libre: Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de

memoria gratis.• Multiplataforma: disponible para ordenadores, portátiles,

tabletas y Smartphones.


PRIMEROS PASOS:• Indispensable tener una cuenta de Google en Gmail.

(La de Deusto es una cuenta de Gmail)• Una vez creada nuestra cuenta de Gmail, en la barra superior

de Gmail encontraremos todos los servicios de la Suite de Google, entre ellos Google Drive.


YA ESTAMOS DENTRO DE GOOGLE DRIVE:• Observamos los archivos y las carpetas de mi unidad.• También podemos mostrar los archivos que han sido

compartidos conmigo.• Y mostrar los destacados o los más recientes.


ORGANIZANDO MI UNIDAD:• En la parte superior tenemos un menú para ordenar mis

archivos, para cambiar el modo vista y para cambiar la configuración.

• Podemos establecer que todos los archivos subidos se conviertan a Google Docs.

• O que los PDFs se conviertan a texto.


OTRAS OPCIONES DE CONFIGURACIÓN:• También podemos configurar: el idioma, la zona horaria, el

modo de abrir los datos y conocer el almacenamiento que llevamos utilizado.


CREAMOS UN ARCHIVO:• Podemos subir un archivo desde nuestra carpeta local.• O podemos crear una carpeta nueva, un documento, una

presentación, una hoja de cálculo, un formulario, un dibujo y otras aplicaciones que tengamos agregadas.

EDITANDO UN ARCHIVO:• Crear / Documento.• Aparece un documento sin título y lo renombramos.• Según empezamos a editar el archivo los cambios se guardan

automáticamente.

• En principio el archivo es privado para mi.


COMPARTIMOS UN ARCHIVO:• Con Google Drive tú decides con quién compartir archivos, carpetas y

documentos.• También decides el nivel de acceso de otras personas.

– Colabora en tiempo real con compañeros de trabajo o clase.– Empieza a compartir y olvídate de enviar archivos adjuntos por correo.– Controla quién puede consultar y modificar tus archivos.


Compartimos la URL

Añadimos los correos electrónicos

Cambiamos los derechos de acceso


OPCIONES DE VISIBILIDAD:• Público en la web.

– Cualquier usuario de Internet puede encontrar el archivo y acceder a él.

• Cualquier usuario que reciba el enlace.– Cualquier usuario que reciba la URL puede encontrar el archivo y acceder a él.

• Universidad de Deusto.– Cualquier usuario de Deusto puede encontrar el archivo y acceder a él.

• Usuarios de Universidad de Deusto que reciban el enlace.– Cualquier usuario de Deusto que reciba la URL puede encontrar el archivo y

acceder a él.

• Privado (por defecto).– Sólo pueden acceder las personas que hayan recibido permiso explícito.


SI COMPARTIMOS CON ALGUIEN:• Le podemos dar derecho a:

– EDITAR– COMENTAR– VER

• También podemos notificárselo por correo y ponernos copia.


HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO:• Más de un usuario puede trabajar sobre un mismo documento.

– Avisa de qué usuarios están revisando el documento– Se identifica cada usuario con un color– En el texto aparece una marca sobre lo que está editando otro usuario.

• Herramienta de CHAT para la comunicación.• Historial de revisiones.

Ejemplo:


VISTA PREVIA:• Si seleccionamos un archivo aparecerá la opción de vista

previa.

• Nos permite visualizar los archivos antes de abrirlos y decidir si queremos abrir, imprimir o compartir.


VAMOS A CREAR UN FORMULARIO:• Crear / Formulario.• Automáticamente aparece un cuadro de diálogo para añadir el título y

seleccionar una plantilla/tema.• Empezamos con el diseño de los ítems añadir elemento.

– Texto– Texto de párrafo– Tipo test– Casillas de verificación– Elegir de una lista– Escala– Cuadrícula– Fecha– Hora– Encabezado de sección– Salto de página– Imagen

Básica

Avanzada

Diseño

VAMOS A CREAR UN FORMULARIO:• Añadimos elemento nuevo y seleccionamos el tipo de pregunta.• Rellenamos el enunciado y las opciones de respuesta.• Posibilidad de hacer las preguntas obligatorias.• Una vez creado el ítem damos a OK y creamos otro.• Cuando ya está creada tenemos opción de modificar, duplicar y eliminar.• Podemos modificar el orden de los ítems (seleccionar y arrastrar).• Una vez terminado, editamos la “Página de confirmación”.• Para enviar, 2 opciones:

– Compartir URL– Mediante correo electrónico



VAMOS A CREAR UN FORMULARIO:


Lo más potente de esta herramienta…

… genera gráficos estadísticos con las respuestas.


VERSIÓN ESCRITORIO DE GOOGLE DRIVE:• Podemos descargarnos la versión escritorio.• Aceptamos la advertencia de seguridad.

• Los archivos que crees en Google Drive se sincronizarán automáticamente con la carpeta de tu equipo.


INTEGRACIÓN CON OTRAS APLICACIONES:• Si conocemos otra aplicación podemos integrarla:

Gracias

Iratxe Mentxaka([email protected])

6 de Junio del 2013

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