DOCUMENTOS EN LA NUBE

En esta entrega de servicios Google para educación se aborda uno de los temas estrella, la suite ofimática on-line Google Docs.

Google Docs es un conjunto de aplicaciones de oficina que se pueden usar desde la red. La puesta en marcha del servicio se realiza entre 2005 y 2007. En 2005, Google adquirió el servicio on-line de edición de textos Writely; en 2006, desarrolló la hoja de cálculo; y en 2007, completó la suite con el software para crear presentaciones. Desde entonces, sigue añadiendo funciones y mejoras a todas las herramientas.

Además de la facilidad de uso del servicio, es de destacar la posibilidad de usarlo como espacio de almacenamiento y edición de documentos y el tremendo potencial que supone la capacidad para editar documentos de forma colaborativa.

La URL para el servicio de calendario es http://docs.google.com.

Registro

Como en las restantes aplicaciones que se han visto hasta el momento, lo único que hace falta para trabajar con esta herramienta es una cuenta de Google, o bien una cuenta de un dominio en el que se utilice Google Apps For Your Domain, tema que se tratará más adelante.

Aplicaciones

La idea que subyace tras Google Docs es la creación de una suite ofimática completa on-line. En las herramientas que se comentan, se hace una breve aproximación a los conceptos básicos de las distintas aplicaciones para luego pasar a especificar lo esencial de cada una de las piezas que componen Docs.

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El escritorio de Google Docs

Lo primero que aparece cuando se accede a Google Docs es el escritorio, que es el punto de partida para las operaciones básicas con esta aplicación.

En este apartado se pueden crear documentos (usando el botón Crear nuevo que hay en la zona superior izquierda de la pantalla), carpetas (hay que usar el mismo botón que en la opción anterior, Crear nuevo), así como subir elementos, que pueden provenir del disco duro local o de documentos ofimáticos que se hayan abierto desde el correo electrónico.

El orden de aparición de los documentos es similar al de las entradas en los blogs, es decir, que aparecen más arriba los documentos que se han modificado más recientemente.

En cuanto a la organización de los documentos, existe una doble vía de organización. En primer lugar, cada documento se puede almacenar en una carpeta en concreto, algo muy habitual de las aplicaciones de escritorio. Se permiten carpetas anidadas y, para identificarlas mejor, se puede también asignar un color a cada carpeta.

En un estilo muy propio de las aplicaciones web 2.0, se permite utilizar esta clasificación de carpetas como si fueran etiquetas, de modo que se puede clasificar un mismo documento con todas las etiquetas que se considere necesario. Para lograr este objetivo, se debe marcar el documento o documentos (para eso se usa la casilla que hay en la zona izquierda de cada elemento en la vista de lista) y en el botón Carpeta adjudicarle tantas etiquetas como se considere conveniente.

Una capacidad importante que tiene Google Docs es la de subir archivos y organizarlos en carpetas. Se pueden subir además lotes de archivos y clasificarlos automáticamente en carpetas. A la hora de importar los archivos (botón Subir), se puede optar entre convertirlos al formato propio de Google Docs (lo que permitirá editarlos on-line) o guardarlos en su formato nativo. Esta opción permite guardar el documento original y emplear esta herramienta como un depósito de archivos, permitiendo compartir el documento con otros usuarios y poder descargarlo en cualquier lugar.

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Operaciones comunes

Hay algunas operaciones que se pueden hacer en todas las aplicaciones de esta suite ofimática on-line y que son muy útiles.

(((CAPTURA DE PANTALLA – MENÚ ARCHIVO)))

A las operaciones típicas de cualquier programa ofimático (Guardar, Crear una copia..., Guardar y cerrar, Vista previa de impresión, Imprimir..., etc.), se le unen otras dos que dan mucho juego: Ver historial de revisión y Descargar como.

La opción Ver historial de revisión permite acceder a todas las versiones disponibles del documento (por definición, se guarda una versión cada vez que un usuario termina de editar). Se pueden también comparar versiones para saber qué ha cambiado exactamente de una edición a otra y, quizás el punto más destacado de esta opción, recuperar en cualquier momento cualquier versión disponible en el sistema. Esta forma de trabajar, heredada directamente de las Wikis,

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proporciona una enorme flexibilidad y tolerancia a fallos, puesto que los documentos están a salvo de cambios accidentales.

El menú Descargar como también supone una herramienta muy a tener en cuenta, pues permite pasar el documento a un formato que acepten las aplicaciones de escritorio más habituales. Aunque las ventajas de la edición colaborativa on-line son evidentes, a veces es necesario utilizar una herramienta informática específica para maquetar un texto y prepararlo para su impresión o dar una terminación más específica y profesional a una presentación.

Procesador de textos

Conceptos básicos

Se puede decir que el procesador de textos es el sustituto natural de las máquinas de escribir que había en las oficinas.

El procesador de textos sirve para elaborar escritos. Sus átomos son, por este orden, las letras, palabras, frases, párrafos y páginas.

El trabajo con esta herramienta se basa en componer textos usando los elementos descritos antes y darle formato a letras, palabras y frases con tipografías, colores, negrita, cursiva, etc.

A los párrafos se les puede especificar la sangría, el espaciado, etc. Una opción muy interesante para el formateo de los párrafos es el uso de estilos; un estilo es una definición del formato que debe tener un párrafo (una combinación de atributos de caracteres y de párrafo), que se aplica a todos los párrafos necesarios. Por ejemplo, este documento tiene tres niveles de títulos: el título principal (el que tiene por texto Documentos en la nube), el de segundo nivel (por ejemplo, el que pone Procesador de textos) y el de tercer nivel (el de Conceptos básicos y Aproximación de Google Docs). Los estilos son la mejor opción para homogeneizar la apariencia de un escrito.

En lo referente a las páginas, lo que se pueden elegir son los márgenes y la aparición o no de encabezados y pies.

Además de estos conceptos básicos, hay otras herramientas avanzadas que facilitan el trabajo, como el uso de viñetas, enumeraciones, tablas, columnas, marcos de texto, imágenes, correctores ortográficos, índices, etc.

Aproximación de Google Docs

El programa de procesamiento de textos de Docs implementa todas las funciones que se han comentado anteriormente, aunque con un abanico menos amplio que los programas específicos de escritorio como OpenOffice.org Writer.

Una de las novedades que aporta Google Docs es la posibilidad de traducir el documento a cualquier idioma usando los servicios de Google Translator (Herramientas Traducir documento→ ) o buscar en Internet definiciones, sinónimos o traducciones del término buscado (Herramientas → Buscar palabra).

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Hoja de cálculo

Conceptos básicos

La hoja de cálculo no ha surgido de la necesidad de informatizar alguno de los aparatos que formaban parte de las oficinas hace unos años, sino como complemento de los procesadores de texto.

Los partículas elementales de las hojas de cálculo son las celdas, que se ubican en filas y columnas, y que residen en una hoja. Un documento de este tipo está compuesto, por tanto, por hojas que contienen celdas denominadas por una coordenada fila y una coordenada columna.

Una celda alberga un dato o una fórmula. Un dato es un elemento de tipo numérico, monetario, textual, temporal, etc.

Una fórmula es una función que recibe como entrada unos datos y produce como salida el resultado del tratamiento de los mismos. La potencia de las fórmulas reside en dos factores:

§ La capacidad de usar como parámetros de entrada datos suministrados por el usuario o bien datos contenidos en cualquiera de las celdas de la hoja de cálculo.

§ La puesta a disposición del usuario de un gran abanico de funciones ya preparadas y que sirven para hacer tratamiento de datos desde el punto de vista matemático, estadístico, contable, etc.

Además de estos componentes básicos, se dispone de una serie de herramientas adicionales, como la creación de gráficas a partir de los datos, la creación de funciones adicionales mediante macros o el uso de este tipo de documentos como origen para nutrir una base de datos.

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Aproximación de Google Docs

Toda la funcionalidad básica descrita en el apartado anterior y que se presupone en cualquier hoja de cálculo está efectivamente implementada en esta aproximación creada por Google.

Hay alguna opción que es especialmente interesante: por ejemplo, Insertar Comentario→ permite añadir información extra a cualquier celda. Del mismo modo, Insertar Gadget→ hace que se pueda insertar un gadget (pequeña aplicación) para, por ejemplo, hacer que en la hoja de cálculo aparezca un reloj o cualquier otro elemento. Es una opción muy recomendable dedicarle algún tiempo a curiosear entre la colección de miniaplicaciones.

Otro último apunte reseñable es el menú Formulario, que permite crear encuestas on-line y que tienen un apartado exclusivo más adelante en este artículo.

Presentaciones

Conceptos básicos

Los programas para realizar presentaciones suponen la evolución lógica de las transparencias y de los retroproyectores que tan buenos resultados han dado en el pasado en el ámbito educativo.

El elemento fundamental de una presentación es la diapositiva, y en esencia, una presentación es un conjunto de diapositivas.

Cada diapositiva contiene una serie de elementos multimedia, que pueden ser de texto (siempre suele haber un título en cada diapositiva, además de algún contenido presentado en forma de viñetas o similar), gráficos (imágenes, esquemas, diseños geométricos básicos), sonoros (es común que haya música de fondo en las presentaciones, así como efectos de sonido) y de vídeo (cada día es más frecuente incluir proyecciones de vídeo o animaciones).

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Una seña de identidad de las presentaciones son las interacciones. De la estaticidad de las transparencias se pasa a la libertad creativa que permite que los elementos de una diapositiva aparezcan en el orden indicado, con la temporización adecuada y un efecto visual y/o sonoro que refuerce su aparición.

Además de estas interacciones propias de los elementos, se suelen realizar transiciones al pasar de una diapositiva a otra, que suelen contener bastante riqueza visual y, a veces, algún apoyo sonoro.

Hay mucha literatura acerca de cómo realizar una buena presentación, y no sólo es importante el aspecto técnico, sino también incidir en la capacidad expositiva de la misma. Sirvan a modo de ejemplo algunos apuntes de lo que sería deseable encontrar en una buena presentación:

§ Diapositivas, las justas. Hay que intentar no aburrir ni agobiar a la audiencia con una cantidad de diapositivas que se eternice.

§ Texto grande y claro. Se debe utilizar una tipografía legible y de un tamaño adecuado. Es preferible no llenar la presentación de párrafos y párrafos con ingentes cantidades de texto. Una presentación es más limpia cuando se presentan ideas de forma clara y concisa, intentando que quien asista se pueda hacer de forma rápida una composición de qué temas se van a tratar, y desarrollar detenidamente de forma oral los contenidos apuntados.

§ Riqueza visual, pero sin estridencias. Es muy válido el dicho de “una imagen vale más que mil palabras”, pues las imágenes, esquemas o gráficas tienen mucha fuerza y transmiten a quienes estén viendo la presentación la idea de forma rápida y directa. Pero abusar de imágenes, efectos, sonidos, etc. puede desviar la atención hacia el continente más que hacia el contenido, que es lo que realmente se permite.

§ Ensayar, ensayar y ensayar. Cuando la presentación está lista, hay que ensayarla a tiempo real, si es posible con público, para obtener una realimentación muy valiosa para saber qué diapositivas funcionan y cuáles necesitan un pequeño ajuste para que todo funcione perfectamente el día del estreno.

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Aproximación de Google Docs

La verdadera revolución que supone el programa de presentaciones de Docs es la posibilidad de trabajar en equipo, como se verá posteriormente.

Una propuesta didáctica interesante sería llegar al aula con una presentación preparada con las diapositivas con los títulos con que se pretenda trabajar en esa sesión. Se reparte el trabajo entre los alumnos y repartir las diapositivas. Cada grupo de alumnos se debe documentar y rellenar la diapositiva que se le ha asignado. Como colofón, y previa revisión y corrección por parte del profesor, se puede exponer la presentación creada durante la clase.

Trabajo en equipo

El verdadero salto de calidad de Docs es la posibilidad de trabajar realmente en equipo, de un modo sencillo y poderoso.

Para compartir se puede hacer clic en el botón Compartir que está tanto en el escritorio como en la vista de edición de cualquier documento.

El proceso para compartir comienza invitando a los usuarios a los que se quiera dar acceso. Para ello, se elige Invitar a usuarios... y se rellena un formulario como el que aparece a continuación:

Lo que tiene que hacer el usuario es visitar el enlace que acompaña a este mensaje y desde ese momento ya tiene acceso al documento.

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Aunque la gestión de permisos puede llegar a ser complejas (incluso hay una pestaña específica para eso, Permisos avanzados), en esencia hay dos niveles para compartir el documento: Para ver sólo permite acceder al documento en modo lectura; Para editar permite consultar y modificar el documento.

A partir de ese momento, si hay más de una persona editando simultáneamente aparecerá en la zona superior de la pantalla.

Opciones avanzadas

Además de esta posibilidad ya mencionada de trabajo colaborativo, hay otras dos opciones que permiten exprimir al máximo las capacidades de Google Docs.

Historial de versiones

Esta característica viene del sistema de control de versiones que se usa en la gestión de proyectos informáticos colaborativos y posteriormente dio el salto a la web con la puesta en marcha de los Wikis. Se trata de una recopilación de todas las revisiones que se han ido haciendo de un documento, pudiendo comprobar los cambios que se han hecho en cada una de ellas y permitiendo también restaurar cualquiera de ellas.

Esto supone una enorme tranquilidad, ya que se puede estudiar qué cambios se han introducido y corregir los intentos de vandalismo que se produzcan.

A esta opción se accede desde Archivo Ver historial de revisión→ , y aparecerá una lista de todos los cambios que se han realizado, el identificador de la revisión, la fecha de la modificación, el autor de la misma y un resumen de los cambios realizados.

Para acceder a una revisión cualquier, basta con hacer clic en el enlace Revisión n (siendo n el número de la revisión en cuestión). Se muestra el estado del documento en ese momento e incluso se puede establecer esa versión como la actual pulsando el botón Recuperar ésta.

Otra opción interesante es comparar dos versiones. Para ello, se marcan las casillas de las versiones en cuestión y se pulsa el botón Comparación seleccionada, con la que se accede a una vista del documento en la que se marcan con un código de colores los cambios que han registrado los usuarios.

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Encuesta on-line

Quizás la opción más espectacular de Google Docs y a la que más partido se le puede sacar desde el punto de vista docente es la creación de encuestas on-line.

Lo que se puede hacer es crear un formulario web y pasar la dirección a los alumnos para que contesten a las respuestas. La verdadera potencia de esta opción consiste en que las respuestas que van dando los alumnos se almacenan en una hoja de cálculo on-line, lo que facilita la recogida y el posterior tratamiento de los resultados.

A esta opción se accede en Crear Formulario→ . Aparece una pantalla en la que se debe diseñar el cuestionario, indicando para cada pregunta el tipo de resultado que se espera, si es obligatorio o no rellenarla, etc.

Una vez elaborado el formulario, se puede enviar por correo electrónico a los alumnos para que lo rellene y lo envíe. Otra opción es anotar la dirección del formulario (la que viene en la zona inferior de la pantalla) y transmitírsela a los usuarios para que lo rellenen.

Para el creador del formulario, el documento se guarda como una hoja de cálculo, en la que puede ir consultando los resultados que van llegando, bien vía correo electrónico o por medio de la visita a la página del formulario.

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Conclusiones finales

Google Docs es una potentísima herramienta, con un tremendo potencial para su uso en educación. Además, como en cualquier herramienta de la web 2.0 produce un cambio de rol para el alumnado, que adopta una actitud activa y participativa. Como ejemplos, se podría usar el procesador de textos para una actividad de elaboración colaborativa de un trabajo de investigación; con la misma finalidad se puede utilizar la herramienta de presentaciones para crear en grupo una secuencia de diapositivas como resultado final de un proyecto de investigación.

Además de esta vertiente educativa, hay cuatro pilares fundamentales que hacen de esta herramienta una apuesta ganadora en el corto y medio plazo:

§ La capacidad de editar un documento desde cualquier ordenador con un navegador relativamente moderno y con conexión a Internet.

§ El soporte para almacenar documentos en línea y poder acceder a ellos en las condiciones anteriores.

§ La posibilidad de trabajar en equipo y compartir documentos.

§ El hecho de que puede importar y exportar archivos desde y hacia las principales suites ofimáticas.

No obstante, y al menos en lo que al futuro inmediato respecta, no es de esperar que Google Docs desbanque a soluciones como OpenOffice.org, pero en unos años, y como ha pasado con muchas otras herramientas, será tan habitual usar un entorno on-line para las tareas de oficina como lo es hoy el uso de una aplicación de escritorio. Conviene, por tanto, ir tomando contacto con Docs, y seguirle la pista, porque promete mucho.

Juan Manuel García Molina

Coordinador TIC del I.E.S. Bembézar

jmgarcia@iesbembezar.org

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