Nye Asker kommune

Godt nytt år

og

velkommen til informasjonsmøte!

Program Asker

• Velkommen v/ Lars Bjerke, rådmann

• Veien fram til Nye Asker kommune – politisk prosess og presentasjon av fellesnemnda v/ Lene Conradi, ordfører Asker og leder fellesnemnda

• Å bygge en ny kommune sammen – medbestemmelse og samarbeid v/ Lars Bjerke, rådmann

– Styring og ledelse av prosessen fram til 1.1.2020

– Omstilling

– Kommunikasjon og involvering

• Ansattes behov, rettigheter og tillitsvalgtes rolle v/ Anders Fosen, hovedtillitsvalgt

• Mulighet for spørsmål

Felles nettside for Nye Asker: https://www.asker.kommune.no/nye-asker-kommune/

Veien fram til Nye Asker kommune

Politisk prosess og presentasjon av

fellesnemda v/ ordfører

1.

Status i kommunereformen

143 kommuner har vedtatt at de ønsker

sammenslåing:

• 88 kommuner har gjensidige

vedtak

• 55 kommuner ønsker

sammenslåing uten at det er

enighet om sammenslåing

Fra 428 til 376 kommuner 1.1.2020

Kilde: Kommunalrapport 2017

Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner

Ambisiøs og tydelig ledelse

Nytenkning, raushet

Bred involvering, åpen tilnærming

Benytte det beste fra hver kommune

Integrasjonsstrategi- porteføljestyring:

Organisering

Analysedel

Plandel

Implementeringsdel

«Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge……»

Hva må være på plass, hva kan vente ?

Mål for ny kommunestruktur

1. Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne

2. Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling

3. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner

4. Styrket lokaldemokrati

5. Behov for mer kompetanse og kapasitet i kommunene i fremtiden

6. Kommuner som i større grad sammenfaller med samfunnsutfordringene

Oppsummering og status

Utfordrende og krevende prosess

Et godt forhandlingsklima preget av

gjensidig respekt, tillitt og lojalitet

Intensjonsavtalen – et godt

utgangspunkt for det videre

arbeidet

Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner

Ambisiøs og tydelig ledelse

Nytenkning, raushet

Bred involvering, åpen tilnærming

Benytte det beste fra hver kommune

Integrasjonsstrategi- porteføljestyring:

Organisering

Analysedel

Plandel

Implementeringsdel

«Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge……»

Hva må være på plass, hva kan vente ?

Intensjonsavtalen

1. Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt, skal prege samarbeidet om sammenslåing.

2. Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne som mulig.

3. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne.

4. Kommunen skal praktisere åpenhet og meroffentlighet, og det skal etableres døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig.

5. Den nye kommunen skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne, samtidig som innbyggerne skal delta som aktive medspillere for å videreutvikle kommunen og lokalsamfunnet.

6. Kommunen er en foregangskommune for lavutslippssamfunnet som jobber mot nullutslipp og et grønt skifte.

Tiden frem til 1. januar 2020

Vi har et vedtak – nå starter jobben!

«Likeverd, raushet og forståelse»

Krever politisk lederskap Fellesnemnd

Politisk forankring

Bred politisk involvering

Arbeidsutvalg

Åpenhet

Komme raskt i gang Felles prosess

Felles visjon og verdier

Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner

Ambisiøs og tydelig ledelse

Nytenkning, raushet

Bred involvering, åpen tilnærming

Benytte det beste fra hver kommune

Integrasjonsstrategi- porteføljestyring:

Organisering

Analysedel

Plandel

Implementeringsdel

«Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge……»

Hva må være på plass, hva kan vente ?

Nemda og fusjonsprosessen

Hva vi skal oppnå sammen

Begeistring over en felles visjon

Foredle våre unike naturområder og kystlinje

Spennende tettstedsutvikling i hele den nye kommunen

Spennende nærdemokratiske ordninger

Levere kvalitativt gode tjenester nært der innbyggerne bor

Stimulere til næringsutvikling

Gode og NYE samferdselsløsninger

Være en foregangskommune for klima- og miljøpolitikk

Satse stort på partnerskap med frivillighet og næringsliv

Forventninger

Viktige elementer for å lykkes:

Godt samarbeid og dialog mellom politikere og administrasjon

God planlegging

Godt lederskap

Tillitsvalgte må være med

Ansatte må informeres og involveres

Felles PSU

Hurum, Røyken og Asker kommuner har sine egne partssammensatte utvalg (PSU).

Disse utvalgene skal bestå i perioden frem til sammenslåing.

Et felles PSU er i tillegg etablert og består av

arbeidsgiverrepresentanter for de 3 kommunene

arbeidstakerrepresentanter for de 3 kommunene.

Skape felles identitet – felles røtter

begynnelse bli med alt ski

seile

skog skjærgård

Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner

Ambisiøs og tydelig ledelse

Nytenkning, raushet

Bred involvering, åpen tilnærming

Benytte det beste fra hver kommune

Integrasjonsstrategi- porteføljestyring:

Organisering

Analysedel

Plandel

Implementeringsdel

«Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge……»

Hva må være på plass, hva kan vente ?

Asker sentrum

Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner

Ambisiøs og tydelig ledelse

Nytenkning, raushet

Bred involvering, åpen tilnærming

Benytte det beste fra hver kommune

Integrasjonsstrategi- porteføljestyring:

Organisering

Analysedel

Plandel

Implementeringsdel

«Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge……»

Hva må være på plass, hva kan vente ?

Nærhet til sjøen

”Palmer, hvit sand og

turkisgrønn sjø”

Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner

Ambisiøs og tydelig ledelse

Nytenkning, raushet

Bred involvering, åpen tilnærming

Benytte det beste fra hver kommune

Integrasjonsstrategi- porteføljestyring:

Organisering

Analysedel

Plandel

Implementeringsdel

«Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge……»

Hva må være på plass, hva kan vente ?

Tettsteder ved fjorden

Et bilde på nye muligheter – FNs bærekraftsmål

Foto Hvalstrand bad

Vi ser frem til nye ASKER KOMMUNE

Å bygge ny

kommune sammen - «medbestemmelse og

samarbeid» v/ rådmannen

2.

Å bygge en ny kommune

Et gigantisk prosjekt

376 km , 153 km strandlinje, 6 mrd. i budsjett,

6 000 ansatte, 106 ikt systemer, 50 selskaper/-

interkommunalt samarbeid, 300 innkjøpsavtaler,

ulike pensjonsordninger og vi skal først og fremst

levere gode tjenester til 90 000 innbyggere fra vugge

til grav fra 1.1.2020

Denne omstillingen krever gode prosesser og godt lederskap

Viser vei til nye Asker

Ekteskapet - generasjonsperspektiv

Bygge en ny kommune kommune

Fra beste til neste praksis

Samspill – politikk – adm.

Styringsdokumentet

3.

Viktig med god politisk og administrativ ledelse og tidlig planlegging gjennom 3 likeverdige kommuner

Ambisiøs og tydelig ledelse

Nytenkning, raushet

Bred involvering, åpen tilnærming

Benytte det beste fra hver kommune

Integrasjonsstrategi- porteføljestyring:

Organisering

Analysedel

Plandel

Implementeringsdel

«Gjøre de riktige tingene, til riktig tid, i riktig rekkefølge……»

Hva må være på plass, hva kan vente ?

Viktige suksess faktorer

• Dette er et politisk prosjekt å bygge nye asker kommune

• Begynn planleggingen med det samme – 2020 er ikke lenge til

• Ta hensyn til kompleksiteten i omstillingsprosessen fra starten av

• Lev opp til prinsippet om likeverdighet, raushet, og forståelse for hverandres ståsted og utgangspunkt i alle faser av prosessen

• Sikre god og samtidig informasjon til ledere, medarbeidere, innbyggere og næringsliv

• Lytt til erfaringene fra andre kommuner

• Asker, Hurum og Røyken har utarbeidet et overordnet styringsdokument for arbeidet med å bygge en ny kommune.

• Inneholder tre hovedelementer:

• Prosjektplan (mandater, mål, beskrivelse av hoved/delprosjekter, fremdrift/faser, milepæler/ beslutningspunkter og avhengigheter mm)

• Prosjektorganisering (politisk/administrativ)

• Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for sammenslåingsprosessen

• Styringsdokumentet er utarbeidet i et samarbeid mellom prosjektgruppen (en representant fra hver av de tre kommunene) og ekstern leverandør (Deloitte og Telemarksforsking)

• Det er også utarbeidet en egen kommunikasjonsstrategi

• Forankret i Intensjonsavtalen, vedtatt av Fellesnemnda desember 2016 og behandlet i felles PSU.

Styringsdokument for Nye Asker kommune

Mål og suksesskriterier

Januar 2016

Risiko og sårbarhetsanalyser

Før tiltak

Etter tiltak

Januar 2016

Hvor er vi nå?

Tidlig i planleggingsfasenROS- analysen er en av flere aktiviteter som gjennomføres her

Metodikken tar utgangspunkt i Prosjektveiviseren fra Difi.

Nye Asker Utredningvåren 2016

Planlegging og gjennomføring avsammenslåingsprosessen

2017-2020

2020 2016 2017-2020 2015

Faseinndeling

• Fase 1: Planlegging

• Fram til kongelig resolusjon høsten 2017

• Fase 2: Gjennomføring del 1

• Fra kongelig resolusjon til sommeren 2018

• Fase 3: Gjennomføring del 2

• Produksjons- og leveransefase for programmet, sommeren 2018 – sommeren 2019

• Fase 4: Avslutning

• Overgangen fra tre kommuner til en høsten 2019- 31.12.2019

Viktige milepæler

2016 2017 2018 2019

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Ansette rådmann for nye Asker M1

Utrede og vedta politisk struktur

for nye Asker

M2

Utrede og vedta administrativ

struktur for nye Asker

M3

Ansette toppledergruppe nye

Asker

M4

Etablere programorganisasjon M5

Detaljplanlegging i det enkelte

delprosjekt i.h.t mandat og

avhengigheter

M6

Gjennomføring av det enkelte

delprosjekt i.h.t mandat og

avhengigheter

M7

Siste forberedelser til

sammenslåing

M8

Alt skjer ikke samtidig – gradvis tilpasning

Hurum

Røyken

Asker

Interim/

Ny kommune

2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021

1

2

Program-

koordinering

Programledelse

Fellesnemnda

A1

Sektor og

temaplaner

Arbeidsgrupper

A2

Organisering og

tjenesteutvikling

A4

Digitalisering

A5

Styring,

økonomi,

anskaffelser

Delprosjektene rapporterer

til programleder, og må

koordinere sin aktivitet med

de øvrige aktivitetene i

programmet

A3

Kommunikasjon

Organisering

administrative

delprosjekt

A6

Eiendom

3

Å bygge en kommune

Prosjekt-

mandat

Prosjekt-

forslag

Styrings-

dokument

Sluttrapport

Avslutnings-

anbefaling

Gevinst-

realiserings-

plan

Nullpunkts-

måling

Strategiske

Gevinster

Effektmål av

resultatmål

Visjons-

gevinster

Gevinst-

måling

Korrigerende

tiltak

Gevinst-

måling

Korrigerende

tiltak

Gevinst-

måling

Avslutte

Kommunikasjon

4.

Overordnete mål og strategier

Kommunikasjonsarbeidet bidrar til at innbyggere, ansatte og folkevalgte er informerte om sammenslåingen har tillit til sammenslåingen og den nye kommunen har mulighet til å ta del i ulike deler av prosessen Dette oppnås gjennom: • åpen og aktiv kommunikasjon • samkjørt informasjon • tilgjengelig og forståelig budskap for dem det gjelder • oppdatert og jevnlig informasjon i prioriterte og aktuelle

kanaler

Internt og eksternt

Intern kommunikasjon

> Kommunikasjon = et nødvendig virkemiddel i

endringsprosesser.

> Ansatte har behov for å vite hva som skal skje, når det skal

skje, hvorfor og hvordan dette berører den enkelte.

> Forutsigbarhet, riktig informasjon til rett tid i riktig kanal er

avgjørende.

> Informasjon som først og fremst angår ansatte skal

kommuniseres internt før det går ut i eksterne kanaler.

Internkommunikasjon = lederansvar

> Ledere på alle nivåer har ansvar for å bidra til at ansatte har tilgang på nødvendig informasjon til riktig tid – på rett sted.

> Ansatte har samtidig ansvar for å holde seg orientert gjennom de kanaler som opprettes.

> Ulike virksomheter i kommunene blir berørt på ulikt vis underveis i sammenslåingsprosessen – noen mer direkte, andreindirekte.

> Tillitsvalgte/ vernetjenesten spiller en viktig rolle i det interne kommunikasjonsarbeidet.

:

Hovedkanal = felles nettside

www.nyeasker.no

Omstilling og omstillingsavtale

5.

Likeverd, gjensidig respekt og respekt for hverandres ståsted

• Størrelsen: noen blir «spist» vs. Jevnbyrdige partnerskap

• Organisasjonskultur

• Graden av tillit mellom sentrale interessenter og ledere

Forankring og eierskap

«Alle må med»

Fremmedgjøring

Endring – går ikke over

Upcoming SlideShare

Loading in …5 ×

Omstillingsdokument

Omstilling og endring - to ulike tilnærminger

Vil for mange representere ”nye muligheter”

– ny læring

– nye oppgaver

– nye utfordringer og erfaringer

– nye relasjoner

Kan bli en tapsopplevelse og oppleves som en trussel

– tilhørighet - relasjoner

– trygghet

– forutsigbarhet - egenverd

Formål med omstillingsavtalen

• Sikre en forutsigbar omstillingsprosess for alle kommunenes ansatte

som kjennetegnes av god medvirkning fra ansattes representanter og samhandling mellom partene

• Omstillingsarbeidet skal gjennomføres i samsvar med de forpliktelser partene

har etter arbeidsmiljøloven, hovedavtalen, hovedtariffavtalen og andre overordnede føringer.

• Avtalen skal sikre kompetanse slik at kommunen kan levere gode tjenester

til innbyggerne i omstillingsperioden.

• Ansatte skal gjennom hele omstillingsprosessen gis den informasjon som er nødvendig for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, jf. arbeidsmiljølovens § 4.2.

….. Avtalen forutsettes drøftet gjennom en åpen og god dialog mellom partene, og at man søker å skape forutsigbarhet og ivareta rettigheter til de

ansatte i de tre kommunene.

Avtalen bør blant annet inneholde

• Ingen skal sies opp pga kommune-sammenslåing

• Etablering av et omstillingsutvalg

• Avgrense hvilke stillingskategorier som omstillingsdokumentet gjelder for.

• De tre kommunene bør ikke utlyse nøkkelstillinger før dette er behandlet i omstillingsutvalget, for å forebygge overtallighet.

• Drøfte bruk av midlertidig tilsetting og permisjoner for også å redusere overtallighet.

• Kommunesammenslåingen er en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljølovens regler

• Bemanningsplan og overtallighet

• Rettskrav og fortrinnsrett

• Kompensasjon for skifte av arbeidssted

• Kompetansetiltak

• Sluttvederlag

• Særavtaler

• Lønns- og arbeidsvilkår

Januar 2016

Ansattes behov, rettigheter

og tillitsvalgtes rolle v/ Anders Fosen, hovedtillitsvalgt Asker

6.

Arbeidstagers rettigheter/plikter

Hovedavtalen

AML, særlig kap 16

Intensjonsavtalen

Omstillingsavtalen

Hva med deg og dine spørsmål / behov?

Tillitsvalgte/ansattrepresentanter

Hvem er vi?

Hvordan er vi organisert

Representerer alle, men hvor langt strekker det seg?

Tillitsvalgte etter Hovedavtalen vs Vernetjenesten (AML)

Kommunikasjonsplattform

Kommunikasjonsplattform – og form

Vedtatt kommunikasjonsstrategi

Arbeidsplassen blir kontaktet i rett tid

Nettsider, nyhetsbrev, Facebook etc…

Spørsmål?