GetOrganized for...

GetOrganized for SharePoint

Case: Forsikring & Pension, Effektive sagsgange og smidig

© 2008 Netcompany A/S Netcompany A/S · Grønningen 19 · 1270 København K · Tlf. 70131440 Side 1

Søhuset, Hørsholm 11.11.2008Version 1.0 - Endelig

Dette dokument indeholder konfidentiel information. Dokumentet må udelukkende benyttes til at evaluere Netcompany som mulig leverandør af GetOrganized og ingen dele af materialet må cirkuleres, citeres, kopieres eller på anden måde reproduceres uden skriftlig accept fra Netcompany A/S.

Case: Forsikring & Pension, Effektive sagsgange og smidig formidling af information på én platform

Michael [email protected]

Indhold

• Baggrund• Udfordringerne, hvad skulle der til?• Realiseret løsning• Vil du vide mere?


Om Forsikring & Pension

Forsikring og Pension arbejder på at styrke varetagelsen af det samlede forsikrings- og pensionserhvervs interesser. Ved udførelsen af dette arbejde foregår en stor del af kommunikationen med Forsikring og Pension’s medlemskreds via extranettet som er et alt


medlemskreds via extranettet som er et alt afgørende værktøj i den daglige tætte dialog.

ESDH systemet er et alt-afgørende værktøj i det daglige arbejde og extranettet er medlemmernes vindue til de interne sagsgange hos Forsikring og Pension og anvendes til orientering omkring cirkulærer, møder og udvalgsarbejde.

Forsikring og Pension har valgt MOSS2007 som strategisk platform..

Driver 14 websites – alle sites skal afvikles på MOSS2007, intern kompentence til at forstå og udvikle en portefølge af webportaler og løsninger


Det nye ESDH system skulle derfor understøtte dette stategiske platforms valg og ses i en sammenhæng og ikke som en monolit

Processen for Forsikring & Pension

Vision Udbud Kontrakt Projekt Drift


Vision Udbud Kontrakt Projekt Drift

Indhold

• Baggrund• Udfordringerne, hvad skulle der til?

– Organisatoriske– Tekniske

• Realiseret løsning


• Vil du vide mere?

Organisatoriske udfordringer


Tekniske udfordringer – overordnet set

- Erstatte et ESDH-system af ældre dato (CUBUS) som ikke længere blev supporteret

- Erstatte det gamle extranet med nyt og etablere samme tætte integration med ESDH systemet som før


- Give F&P en platform og løsning som de selv kan vedligeholde med en lille IT afdeling (5-6 personer)

- Etablere en central navnebank – med staminformationer om medlemmer som tidligere var fordelt på 3 forskellige systemer (ESDH- systemet, Extranet, AD/Exchange)

- Etablerer løsning på MOSS2007 som var valgt som strategisk platform

SharePoint ESDH

SharePoint PortalIntranet, internet, extranet

SharePoint SøgningSøgning, indeksering af multiple storages

Etablering af ESDH system på SharePoint?

Søg og find sager og dokumenter


SharePoint – DMDokumentbiblioteker, workflows, godkendelser

SharePoint - WCMArtikler, indholdsstyring (godk./workflows)

SharePoint CollaborationTeamsites (virtuelle projektrum)

Brug som sags/samarbejds entitet, udnyt støtte funktioner til at strukturere arbejde. Få styr på alt det som ikke er dokument-baseret og (u)formelt

Godkendelses workflows og regler for indhold. Styr indholdets art og politikker omkring dette.

Dokumenthåndtering på nederste niveau –versionskontrol, office integration

SharePoint PortalIntranet, internet, extranet

SharePoint SøgningSøgning, indeksering af multiple storages

..men løser de enkelte komponenter brugernes behov?

Søgning etableres med skiftende held, kræver en indsats i forhold til konfiguration og hvordan indhold opmærkes -besværligt

Intranets, portaler, websites bliver etableret hurtigt og kan vokse med behovene


SharePoint – DMDokumentbiblioteker, workflows, godkendelser

SharePoint - WCMArtikler, indholdsstyring (godk./workflows)

SharePoint CollaborationTeamsites (virtuelle projektrum)

Nemt at versionere og gemme filer i SharePoint, ”usynligt” når man starter i SharePoint. Men der er behov og ønsker som ikke opnås i tradtionel ESDH kontekst

Nemt at bygge nye arikeltyper og der findes stor alsidighed i indrettelse af portaler. Godkendelses processer sikrer de mere rigide websites

På den ene side en kæmpe brugersucces, men det kan løbe løbsk, bliver anarkistisk og ukontrollerbart. Governance principper er under pres og viger for brugernes behov

Tekniske udfordringer – djævlen ligger i detaljen!

• Aktbegreb• Dokumentbilag• Dokument ID’er• Multi emneord• Mange dokumenter, 250.000+


• Mange dokumenter, 250.000+• Sagsbegreb• Email journalisering• Genfinding• Nemme indgange til senest redigerede dokumenter• Part register og registering• Integration med skabeloner• Publicering (gentagen..)• Advisering

Indhold



Teknisk arkitektur for løsningen


Tekniske udfordringer – djævlen ligger i detaljen og løsningen i GetOrganized!

• Aktbegreb• Dokumentbilag• Dokument ID’er• Multi emneord• Mange dokumenter, 250.000+ +


• Mange dokumenter, 250.000+• Sagsbegreb• Email journalisering• Genfinding• Nemme indgange til senest redigerede dokumenter• Part register og registering• Publicering (gentagen..)• Advisering• Integration med skabeloner

+Publiceringsfunktion

Navnebank/partregister

Skabelonværktøj

Essentielle standard funktioner i GetOrganized

Mails

Dokumenter m. metadata

Opgaver

Mappe m. metadata (sag/projekt/emne)

Organisering

Organisering:Indeholder oversigt over ”sager” og definerer en skabelon for sagsmapperne mht. indhold, struktur, metadata mv.


Opgaver

Relaterede sagerEksempler:

KundeSag

ProjektKandidat

...

Søgning Overvågning Mine sager

?…andet indhold…

Mails


Opgaver


Organisering

Mappe:Sagen er defineret ved et sæt af metadata som skal udfyldes før sagen oprettes og indhold kan placeres på sagen



Opgaver


KundeSag

ProjektKandidat

...



Mails


Opgaver


Organisering

Mails:Mails (indgående/udgående) kan gemmes på sagen via GetOrganized’s Outlook plugin



Opgaver


KundeSag

ProjektKandidat

...



Mails


Opgaver


Organisering

Dokumenthåndtering:Dokumenter påtrykkes ID’er, kan have vedhæftede filer (bilag), låses og bindes til den enkelte sag – dertil kommer alle standard SharePoint funktioner



Opgaver


KundeSag

ProjektKandidat

...



Mails


Opgaver


Organisering

Opgaver:Typisk ligges en række opgaver på sagen så en fælles opgaveliste skaber overblik over fremgang i projektet



Opgaver


KundeSag

ProjektKandidat

...



Mails


Opgaver


Organisering

Relaterede sager:Typisk ligges en række opgaver på sagen så en fælles opgaveliste skaber overblik over fremgang i projektet



Opgaver


KundeSag

ProjektKandidat

...



Mails


Opgaver


Organisering

Andet indhold:SharePoint indeholder understøttelse for diskussions fora, udeståender, powerpoint biblioteker mm.



Opgaver


KundeSag

ProjektKandidat

...



Mails


Opgaver


Organisering

Søgning:Mulighed for at fremsøge sager og dokumenter ved anvendelse af fritekst eller metadata søgning



Opgaver


KundeSag

ProjektKandidat

...



Mails


Opgaver


Organisering

OvervågningSharePoint kan overvåge dokumenter og sager og notificere via email når ændringer forekommer



Opgaver


KundeSag

ProjektKandidat

...



Mails


Opgaver


Organisering

Mine sagerMed mine sager har brugeren altid en liste med de sager hvor vedkommende er involveret, enten som ansvarlig eller bidragsyder. Kun åbne sager listes i udgangspunktet.



Opgaver


KundeSag

ProjektKandidat

...



Med de givne funktioner opnås en arbejdsflade med integrerede Office værktøjer – selv Outlook!


Forsikring og Pension etablerede en ESDH portal med to organiseringer og en integreret database med alle sagsparter og kontaktpersoner (navnebanken)

Forside

Personligt


Generelle sager Udvalgssager Søgning Navnebank

Personligt websted

Det personlige websted har en central betydning og anvendelse

Forside


Personligt websted


Personligt websted i MOSS – er brugerens cockpit med overblik over sager, seneste dokumenter og egen indbakke.

Dokumenter skabes her og flyttes til sager hvis sagen endnu ikke kan defineres eller der er tale om en kladde

Sager er teamsites med metadata tilgængelig via centrale sagslister

Forside


Personligt websted


Hver organisering indeholder en liste over sager som kan filtres, grupperes og sorteres efter sagernes egenskaber.

Sagen åbnes herfra og giver brugeren et samlet overblik over færdige og dokumenter under udarbejdelse mv.

GetOrganized metadata søgning muliggør at søge efter dokumenter i udvalgte sager

Forside


Personligt websted


Egenskaber på sager og dokumenter kan anvendes i søgning, ellers anvendes blot fritekst søgning i dokumenters indhold.

Navnebanken anvendes til at registrere stamoplysninger og virker samtidig som metadata værdier i sagssystemet og kontakter i Outlook samt adgangskontrol til extranettet

Registring af stamoplysninger og adresse + tilknytning til

Tilknyt part som metadata på sager og dokumenter

Anvend personer, grupper igennem



Styring af login til extranet

enheder grupper igennem Outlook idet de kan manifestere sig i Outlooks adressebog

Anvend konto information til login på extranet

Den interne opmærkning af alle sager og dokumenter inkluderer en kobling til navnebanken



Man kan klikke på kontakter og navne i navnebanken og komme til relevant information



Med opmærkning og sagsbegreb i det interne system kan laves stærk differentieret rettighedsstyring på extranettet

Publicering

Publiceringsfunktion

PDF


Publicering

Navnebank

Formål: Intern opmærkning af objekter for at dokumentere hvem man har afsendt eller modtaget materiale til/fra.

Formål: Vise dokumenter til målgrupper og rettighedshåndhævelse så man ikke kan se informationer man ikke har rettighed til

Arbejdsgangene hos Forsikring og Pension tager afsæt i sagsbehandling og publicering af information på extranettet til medlemskredsen og er i høj grad dokument baseret. Alle dokumenter skal på en sag.


Fra sagen journaliseres dokumenterne – fra under udarbejdelse til at de opfattes som en akt på sagen (en akt er en samling af dokumenter/filer) – til udsendelse og publicering på extranettet


På extranettet kan dokumentet ses – kun af dem som har rettighed hertil på baggrund af opmærkning ved ”afsender/modtager”


Indhold



Læs mere på www.getorganized.net


Kontakt Michael Ekegren – [email protected]

Kommende GetOrganized funktionalitetOrganisering:Personale mapper

Organisering:Projekter


Kontakt Michael Ekegren – [email protected]

Organisering:Salg (mini CRM)

Organisering:Møder

GetOrganized for...

Documents

Transcript of GetOrganized for...