GUIDE UTILISATEUR

GGEESSTTRREEDD SSyyssttèèmmee ddee ssuuiivvii ddee ggeessttiioonn

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VERSION DU 14 JUIN 2006

Ministère de la Santé et des Services sociaux

Table des matières

1 Informations générales ____________________________________ 3

1.1 Paramètres techniques _______________________________________ 3

1.2 Gestion des accès __________________________________________ 3 1.2.1 Rôle lecteur _________________________________________________ 4 1.2.2 Rôle auteur__________________________________________________ 4 1.2.3 Rôle pilote __________________________________________________ 4

2 Fonctions de l’application___________________________________ 5

2.1 Quoi de neuf ?_____________________________________________ 5

2.2 Vous avez oublié votre code utilisateur ou votre mot de passe? _________ 5

2.3 Utilisateurs ______________________________________________ 6 2.3.1 Rechercher__________________________________________________ 6 2.3.2 Par établissement_____________________________________________ 11 2.3.3 Mot de passe ________________________________________________13

2.4 Formulaire ______________________________________________ 13 2.4.1 Consulter un formulaire _________________________________________14 2.4.2 Imprimer plusieurs formulaires ___________________________________15 2.4.3 Saisir un formulaire ___________________________________________16 2.4.4 Transmettre un formulaire ______________________________________18 2.4.5 Imprimer un formulaire_________________________________________19 2.4.6 Valider un formulaire __________________________________________19 2.4.7 Validation en lot _____________________________________________ 20 2.4.8 Transmission en lot___________________________________________ 20 2.4.9 Modifier les données d’un formulaire _______________________________21

2.5 Public __________________________________________________ 23

2.6 Téléchargement___________________________________________ 23

2.7 Aide ___________________________________________________ 24

2.8 Rapport ________________________________________________ 24 2.8.1 Documentation ______________________________________________ 25 2.8.2 Liste des formulaires non transmis / Liste des formulaires transmis _______ 25 2.8.3 Liste des utilisateurs par formulaire ______________________________ 26 2.8.4 Indicateurs de gestion format pdf _______________________________ 27 2.8.5 Indicateurs de gestion format texte ______________________________ 28

2.9 Quitter ________________________________________________ 29

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1 Informations générales

1.1 Paramètres techniques Cette application est ouverte aux utilisateurs du réseau RTSS; cependant, ils devront s'identifier avec un code utilisateur et un mot de passe. Le site est hébergé sur un serveur au ministère de la Santé et des Services sociaux. Vous pouvez accéder au site via Netscape Navigator ou Internet Explorer, comprenant une version de 5.0 ou plus. Le système ne supporte pas les navigateurs de version antérieure à 5.0. Cependant, la version 6 de Netscape Navigator n’est pas supportée. Il est également important de mentionner que le temps de session est de 120 minutes, ce qui signifie qu’après 120 minutes d’inactivité sur le système, le serveur ferme la connexion et l’utilisateur perd ainsi les données non enregistrées. Il est donc recommandé de sauvegarder périodiquement les données saisies et d'utiliser le bouton «Quitter» afin que le serveur puisse terminer votre session en toute sécurité. Il est également recommandé d’avoir une résolution écran de 1024x768. De cette façon, le défilement d’écran sera limité au minimum. L’adresse du site Web est le :http://wrp01.msss.rtss.qc.ca/appl/g75. Cependant, il est aussi accessible à partir de l'Intranet Réseau sous la rubrique «Outils de gestion», «Outil de collecte», «GESTRED».

Notez que l'Intranet Réseau ne supporte pas les navigateurs de version antérieure à 5.5.

1.2 Gestion des accès Les utilisateurs au niveau de l'entité régionale ont accès aux données des établissements de leur région. Ils peuvent consulter, modifier, valider ou refuser les informations transmises par les établissements tout dépendant de leurs droits. Un pilote, au niveau des entités régionales, peut également faire la gestion des utilisateurs de sa région. Un code d’utilisateur ainsi qu’un mot de passe seront attribués par le pilote de l'entité régionale. Fait à noter, il est possible et recommandé pour l’utilisateur de modifier lui-même le mot de passe initialement fourni par l'entité régionale ou le Ministère afin d’assurer le maximum de sécurité. L’adresse du site Web vous conduit à la fenêtre d’accès suivante :

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1.2.1 Rôle lecteur Le lecteur de l'entité régionale ne peut consulter que les données saisies pour ses établissements. Celui d'un établissement consulte les données pour son établissement ou ses installations seulement. De plus, les options «Valider» et «Transmettre» pourront être ajoutées aux lecteurs.

1.2.2 Rôle auteur L’auteur de l'entité régionale peut consulter, saisir, transmettre, modifier, valider ou refuser, le cas échéant, le formulaire. Cependant, pour des raisons d’imputabilité pour les responsables dans les établissements, certains formulaires ne pourront pas être modifiés par les «Auteurs régionaux». Le pilote du formulaire au MSSS déterminera, en collaboration avec les entités régionales, les formulaires pour lesquels la mise à jour sera autorisée par les auteurs régionaux. De plus, les options «Valider» et «Transmettre» pourront être ajoutées aux lecteurs.

1.2.3 Rôle pilote Le pilote de l'entité régionale a la responsabilité de gérer les accès pour les utilisateurs des établissements de sa région, y compris les utilisateurs de l'entité régionale et ce, tant pour le rôle de lecteur, d’auteur que celui de pilote. En effet, il est possible pour le pilote de l'entité, initialement désigné par le Ministère, d’autoriser d’autres personnes de son organisation à remplir la fonction de pilote. En plus des droits dévolus à l’auteur, le pilote a accès au module de gestion des utilisateurs lui permettant de gérer les accès à son niveau ou à un niveau inférieur.

Nombre de caractères : Minimum 6

Maximum 10

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2 Fonctions de l’application

2.1 Quoi de neuf ? Il importe de lire attentivement le(s) message(s) d’accueil à l'intérieur du «Quoi de neuf ?» à l’attention de tous les utilisateurs de l’application.

2.2 Vous avez oublié votre code utilisateur ou votre mot de passe? Cette application est ouverte aux utilisateurs du réseau RTSS. Cependant, ils devront s'identifier avec un code utilisateur et un mot de passe afin d’obtenir son code d’accès ainsi que son mot de passe; vous devez effectuer les opérations suivantes : 1. Cliquez sur l’adresse http://wrp01.msss.rtss.qc.ca/appl/g75 afin d’obtenir la page

suivante.

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2. Cliquez sur «Vous avez oublié votre code utilisateur ou votre mot de passe?». Le système affichera la page suivante.

3. Entrez votre adresse de courriel Internet. Notez bien que le système ne reconnaîtra

pas les adresses «Lotus Notes». Vous devez utiliser les adresses avec le «@». Par exemple : prenom.nom@msss.gouv.qc.ca.

4. Cliquez sur «Soumettre» afin que le système traite votre requête. Si vous obtenez le

message «Le code utilisateur ou ce courriel n’est pas valide …», essayez à nouveau et si le problème persiste, contactez votre pilote. Par contre, si vous obtenez le message «Un courriel a été envoyé …», vous recevrez sous peu votre code utilisateur ainsi que votre mot de passe par courriel.

2.3 Utilisateurs

2.3.1 Rechercher Cette fonction permet de repérer un utilisateur afin de lui attribuer les droits nécessaires à la réalisation de ses fonctions. La recherche s'effectue sur le nom ou le prénom. Entrez le nom et/ou le prénom de l'individu à rechercher et cliquez sur «Rechercher» :

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Le résultat apparaît sous la bannière «Résultats» et il est possible de le trier par Code, Nom ou Prénom en cliquant sur les titres de chacune des colonnes des résultats de la recherche.

Peut trier par :

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Cliquez sur l’utilisateur pour lequel des droits devraient être octroyés à partir de cette liste. Ensuite, la fiche de l’utilisateur s’ouvre en mode modification :

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Pour octroyer aux utilisateurs des droits à des établissements, des installations ou des entités régionales, cliquez sur «Ajouter actif». La fenêtre suivante s’ouvre :

Il est alors possible de donner un niveau d’accès à un utilisateur (Installation/ Établissement/Entité régionale). Spécifiez l’établissement, les formulaires auxquels il a accès ainsi que le rôle qu’il prendra. Il est aussi nécessaire de spécifier les actions que peut exécuter l’utilisateur (pour un lecteur ou un auteur seulement). En cochant « Transmetteur », l’utilisateur aura le droit de transmettre le(s) formulaire(s). En cochant « Valideur », il aura le droit de valider le(s) formulaire(s). Un utilisateur de niveau installation ou établissement ne peut valider un formulaire. Si c’est le cas, l’option « Valideur » ne sera pas disponible. Pour ajouter des droits à un utilisateur sur un établissement/installation/entité devenu inactif, cliquez sur «Ajouter inactif». Le terme inactif signifie que l’établissement ou l’installation n’est pas active selon le référentiel des établissements du MSSS. Complétez le formulaire et cliquez sur «Enregistrer». Il est à noter que les variables qui sont suivies d'un astérisque sont obligatoires pour l'enregistrement d'un nouvel utilisateur.

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Pour reporter les droits d’un utilisateur (transférer les droits d’un utilisateur vers un autre), cliquez sur « Reporter les droits d’un utilisateur ». La page suivante s’affiche :

Cette fonction permet d’enlever les droits d’un utilisateur et de les attribuer à un autre. La recherche s'effectue sur le nom ou le prénom. Entrez le nom et/ou le prénom de l'individu à rechercher et cliquez sur «Rechercher». Choisir ensuite l’individu désiré dans le menu déroulant contenant le résultat de la recherche et cliquez sur « Reporter ». Notez que l’utilisateur initial perdra ses droits.

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2.3.2 Par établissement

L’option «par établissement» permet au pilote régional de voir la liste des différents établissements/installations de sa région et des utilisateurs associés à chacun.

Accessible pour le ministère seulement

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Cliquez sur un établissement pour obtenir les informations de base de celui-ci :

À partir de la liste des établissements, à droite de chacun des établissements, il est également possible de cliquer sur l’icône des utilisateurs de l’établissement. Ceci affiche la liste des utilisateurs pour cet établissement/installation : L’option « Afficher aussi les établissements inactifs », permet d’afficher les établis-sements rendus inactifs (ils ne le sont pas par défaut).

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2.3.3 Mot de passe Dans la section « Utilisateurs », la modification du mot de passe d’un utilisateur s’effectue en cliquant sur « Mot de passe ». Comme le démontre l’illustration ci-dessous, on demandera à l’utilisateur d’inscrire son nouveau mot de passe, de le confirmer et de cliquer sur le bouton « Enregistrer » une fois terminé. Cette option est accessible à tous les utilisateurs, peu importe leur rôle.

Pour fins de sécurité, il est recommandé aux utilisateurs de modifier le mot de passe initialement transmis.

2.4 Formulaire Il est à noter que ce guide utilisateur est conçu pour une collecte de données périodique. Cependant, cette application permet aussi d’effectuer des collectes quotidiennes, hebdomadaires, trimestrielles et annuelles. Par conséquent, les libellés affichés s’ajusteront en fonction du mode de collecte.

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2.4.1 Consulter un formulaire L’option « Formulaire » permet de voir la liste des différents formulaires que l’utilisateur peut consulter, modifier et valider. Cliquez sur l’onglet « Formulaire » afin d'obtenir la page suivante :

L’icône est un fichier d’aide qui contient des informations rattachées à un formulaire. Pour le consulter, il suffit de cliquer sur l’image et le fichier s’ouvre dans une nouvelle page. Sélectionnez un formulaire afin d’obtenir l’écran suivant :

Critères de sélections

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Sélectionnez une année financière, une période de début et une période de fin afin que le système affiche la liste des formulaires compris dans l’intervalle de temps présélectionné et ce, pour l’ensemble des établissements de sa région. Cliquez sur sélectionner afin d’obtenir l’écran suivant :

L'entité régionale peut consulter la liste de tous les formulaires complétés et transmis par les établissements pour une année financière donnée. Un formulaire qui est seulement enregistré n’est pas visible pour l’entité régionale et le MSSS. Un formulaire est composé d'informations générales permettant d'effectuer une gestion efficace ainsi que des différentes pages contenant les informations relatives à ce formulaire. Pour consulter une page, cliquez sur une d’elles.

2.4.2 Imprimer plusieurs formulaires La fonctionnalité «Imprimer tous ces formulaires» permet d’imprimer la liste des formulaires affichés à l’écran. Elle est accessible quand l’utilisateur obtient une liste de formulaire. Voir la page précédente.

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2.4.3 Saisir un formulaire À partir de l’onglet «Formulaire», sélectionnez-en un afin d’obtenir la page suivante :

Cliquez sur «Saisir un formulaire» et choisissez l’organisme, l’année financière ainsi que la

période pour laquelle vous désirez saisir un formulaire :

Notez que ce bouton ne doit être utilisé que pour débuter la saisie d’un nouveau formulaire (pour une nouvelle période) qui n’est donc pas déjà accessible par les critères de sélection.

Notez qu’un formulaire est enregistré automatiquement après avoir cliqué sur «Sélectionner».

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Le formulaire à saisir s’ouvre sur cette page :

Une fois une page saisie, son statut passe de «Non» à «Oui». Cliquez sur les différentes pages à saisir sous la «Description» afin d'obtenir la page en mode de saisie.

Le lien «Afficher», présent sur certains formulaires, permet d’ouvrir une fenêtre présentant les données des périodes saisies antérieurement. La fonction «Remplir avec» permet de remplir toutes les cellules d’un tableau avec la valeur sélectionnée.

Statut

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2.4.4 Transmettre un formulaire Le bouton «Transmettre» permet de confirmer la saisie complète du formulaire. On indique en même temps que son contenu a été approuvé par l’utilisateur autorisé (le DG ou son représentant). Ce bouton est accessible à partir du détail d’un formulaire. Notez que le bouton «Transmettre», pour la période Pn, disparaît après la date de fin de Pn+1. Cependant, le pilote du Ministère peut octroyer des délais de transmission et de validation. Pour plus d’information à ce sujet, consultez votre pilote ministériel.

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2.4.5 Imprimer un formulaire Cliquez sur «Imprimer» en étant dans les détails du formulaire, une nouvelle page s’ouvrira dans une fenêtre comme suit :

Il est possible de le consulter directement ou de le faire imprimer.

2.4.6 Valider un formulaire La fonction «Valider» permet de spécifier que le formulaire a réellement été examiné par l'entité régionale. Pour ce faire, cliquez sur «Valider». Cette option est accessible au pilote régional ou à un auteur/lecteur régional préalablement autorisé par le pilote. Elle indique au Ministère que le contenu a été approuvé par le PDG ou son représentant autorisé.

Notez que les données validées ne seront plus modifiables par les utilisateurs régionaux.

Il est possible de refuser un formulaire avec l’option «Refuser» pour quelle que raison que ce soit. Ce dernier devra alors être corrigé et retransmis par l’établissement :

Une fois retransmis, il sera possible de le valider ou de le refuser à nouveau.

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2.4.7 Validation en lot La fonction «Valider tous les formulaires» permet de spécifier que les formulaires ont réellement été examinés par l'entité régionale. Pour ce faire, cliquez sur «Valider tous les formulaires» afin d’obtenir la page suivante :

Sélectionnez les formulaires que vous voulez valider et cliquez sur «Valider».

Notez que les données validées ne seront plus modifiables par les utilisateurs régionaux.

2.4.8 Transmission en lot La fonction «Transmettre tous les formulaires» permet de confirmer la saisie complète des formulaires. On indique en même temps que leur contenu a été approuvé par l’utilisateur autorisé (le DG ou son représentant). Pour ce faire, cliquez sur «Transmettre tous les formulaires» afin d’obtenir la page suivante :

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Sélectionnez les formulaires que vous voulez transmettre et cliquez sur «Transmettre ». Notez que le bouton «Transmettre tous les formulaires» n’est disponible que si au moins un formulaire a le statut « enregistré » et que la période de transmission n’est pas terminée pour ce formulaire.

2.4.9 Modifier les données d’un formulaire Remarquez qu’une fois transmises, les données d’un formulaire ne sont modifiables que si le pilote du Ministère l’a préalablement autorisé. Par conséquent, la gestion des formulaires diffère d’un à l’autre. Pour en savoir plus sur les possibilités de modifier un formulaire, consultez votre pilote ministériel. Cependant, un formulaire ne pourra jamais être modifié après la date limite imposée par le Ministère. De plus, une fois validées, les données ne seront plus modifiables. Pour modifier les données d’un formulaire, il faut tout d’abord choisir la page à modifier en mode consultation d’un formulaire. Cliquez sur la page à consulter puis cliquez sur «Modifier la page» afin que le système l'affiche en mode modification.

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Apportez les corrections désirées et appuyez sur « Enregistrer ». L’écran suivant apparaît pendant l'enregistrement des données. Enfin, le système retourne en mode consultation du présent formulaire.

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2.5 Public L’option « Public » permet de voir la liste des différents formulaires que l’utilisateur peut consulter seulement. Ils sont du domaine public lorsqu’ils ne sont pas limités aux utilisateurs préalablement autorisés, c’est-à-dire que ces formulaires sont visibles par tous les utilisateurs de GESTRED. Cliquez sur l’onglet « Public » afin d'obtenir la page suivante :

L’icône est un fichier d’aide qui contient des informations rattachées à un formulaire; pour le consulter, il suffit de cliquer sur l’image et le fichier s’ouvre dans une nouvelle page. La navigation se fait de la même manière que pour le point 2.3.1, mais seule la consultation est permise.

2.6 Téléchargement L’option « Téléchargement » du menu contextuel du haut permet de générer un fichier Excel ou un fichier texte pour télécharger les données vers un autre système ou pour d’autres usages. Cette fonctionnalité est accessible aux auteurs des systèmes.

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Choisissez le formulaire, l’année financière et l’intervalle de temps (de Pa à Pb ou a est compris entre 1 et 13, b aussi compris entre 1 et 13 et a b) désirée. Ensuite, pour un fichier Excel, cliquez sur «Générer un fichier Excel» ou pour un fichier texte, cliquez sur «Générer un fichier Texte». Par la suite, une boîte de message apparaît. Cliquez sur «Enregistrer» et choisissez la destination ou le fichier sera physiquement enregistré. Notez que la fonction «Imprimer le gabarit» permet d’identifier le numéro de compte associé à la cellule.

2.7 Aide Vous pouvez toujours accéder à ce même guide d’utilisateur à partir de l’option « Aide » dans le menu contextuel pour en avoir une version PDF plus à jour.

2.8 Rapport L’onglet «Rapport» dans le menu contextuel permet d’obtenir la liste des rapports auxquels vous avez accès.

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2.8.1 Documentation Le rapport « Documentation » permet d’obtenir différents documents en lien avec un formulaire. Spécifiez le formulaire désiré et la liste de documents apparaîtra. Cliquez ensuite sur le document pour l’afficher ou l’enregistrer.

2.8.2 Liste des formulaires non transmis / Liste des formulaires transmis Les rapports « Liste des formulaires non transmis » et « Liste des formulaires transmis » permettent de savoir quels formulaires ont été ou n’ont pas été transmis et ce, en se basant sur les exigences. Cliquez sur le type de formulaire désiré (non transmis ou transmis).

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Spécifiez le formulaire et l’année financière des rapports. Une recherche va s’effectuer sur ces derniers et afficher la liste des rapports transmis ou non transmis, selon le choix :

2.8.3 Liste des utilisateurs par formulaire Le rapport « Liste des utilisateurs par formulaire » permet d’obtenir la liste des utilisateurs pour chaque formulaire. Spécifiez le formulaire désiré et la liste des utilisateurs apparaîtra. Vous pouvez faire des modifications à un utilisateur en cliquant sur le code de celui-ci. Pour savoir comment modifier les informations d’un utilisateur, référez-vous au point 2.3.1.

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2.8.4 Indicateurs de gestion format pdf Le rapport «Indicateurs de gestion format pdf » permet d’obtenir, sous différents le niveau d'agrégations (vue établissement, régionale, nationale) les indicateurs de gestion voulus (codes et titres des fiches descriptives) pour chaque formulaire. Spécifiez la vue désiré (vue établissement, régionale, nationale), l’année financière et les indicateurs de gestion.

Cliquer sur «PDF» afin que le système présente la fenêtre suivante :

Il est conseillé d’enregistrer le fichier afin d’éviter un nombre trop élevé de requêtes au serveur. Le fichier généré sera en format PDG.

Il est impossible de sélectionner plus que deux années financières simultanément

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2.8.5 Indicateurs de gestion format texte Le rapport «Indicateurs de gestion format texte » permet d’obtenir, par établissement, les indicateurs de gestion voulus (codes et titres des fiches descriptives) pour chaque formulaire et ce, en format texte. Spécifiez l’année financière les régions ainsi que les indicateurs de gestion.

Cliquer sur «Texte» afin que le système présente la fenêtre suivante :

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Il est conseillé d’enregistrer le fichier afin d’éviter un nombre trop élevé de requêtes au serveur. Le fichier généré sera en format texte.

2.9 Quitter Pour quitter l’application en toute sécurité, il est nécessaire de le faire en cliquant sur l’onglet « Quitter » permettant à l’utilisateur de rompre la session en cours. L’écran de confirmation suivant apparaîtra :