UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIDBA

GESTIÓN DOCUMENTAL I G2

INTRODUCCION A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD 1

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIDBA

GESTIÓN DOCUMENTAL I G2

INTRODUCCION A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

LUIS FERNANDO SEPULVEDA MOTATO G2

PRESENTADO A:

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

OCTUBRE 20 DE 2012

INTRODUCCION

El presente trabajo, tiene como finalidad entender el término de Gestión

Documental y su aplicación en las empresas de la actualidad, buscando así estar

a la vanguardia del mercado actual y por ende el crecimiento de las mismas.

Se introducirá las diferentes concepciones y enfoques que se han desarrollado

para abordar el concepto de calidad, que permite analizar las implicaciones que

tiene para la empresa y sus procesos.

Luego se esquematiza las fases de un Programa de Gestión Documental, basado

en la calidad como elemento principal para el logro de una ventaja competitiva,

para ello se describe los procesos, los conceptos, los aspectos y objetivos del

Programa de Gestión Documental.( PGD).

1. Averigüe como se origino la Gestión Documental, puede tomar como base

el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en

http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

La gestión documental fue concebida en los estados unidos alrededor de los años

50 y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante

legislación a mediados del siglo xx. Su adopción supuso una autentica revolución

en la teoría y en la práctica archivística, se origino gracias a la necesidad de

clasificar y ordenar los archivos y los documentos en forma organizada los cuales

eran producidos y recibidos por las entidades, desde su origen hasta su destino

final. Con el objeto de facilitar su utilización, conservación y asi darles un mejor

tratamiento a los documentos desde el comienzo de su ciclo de vida, es decir la

producción del mismo hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto

las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los mismos, respetando el

principio de orden original y el principio de procedencia.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto

que emite el Archivo General de la Nación.

El Archivo General de la Nación previo en la ley 594 que el desarrollo tecnológico

en las entidades es desigual y dejo claro que los principios y procesos

archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y soporte en que se

reproduce la información. L agestión documental es para facilitar la adopción y

adaptación de programas para las entidades públicas o privadas y se enmarco

dentro del concepto de archivo total que comprende procesos tales como la

producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación, y

disposición final de los documento y se refiere también a la obligación de la

elaboración de las tablas de retención documental (TRD), instrumento archivístico

que identifica a cada entidad de acuerdo a sus funciones y procedimientos.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a

partir de la definición que da del mismo el AGN.

Documento: Es un escrito que proporciona información fiable sobre algo que

puede ser empleado para probar algo especifico, es un material realizado en el

ejercicio de las funciones públicas o privadas.

Documento de Archivo: Es un registro de información producida o recibida por

una persona o entidad de acuerdo a sus funciones o actividades y tiene un valor

administrativo, fiscal, científico, económico, histórico, el cual debe ser conservado.

4. Que es el Archivo General de la Nación y mediante cual ley fue creado?

Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la

conservación y consulta del legado documental nacional, alberga documentación

histórica que data desde 1541 hasta 1991; como constituciones políticas,

escrituras notariales, procesos judiciales, coloniales, cartas de grandes personajes

como Simón Bolívar, mapas antiguos de la nueva granada, etc. Reúne

documentos de todos los periodos de la historia de América (desde la conquista

hasta el presente) procedentes no solo de Colombia sino también de los territorios

que conformaron la nueva granada, fue creado por la ley 80 de 1989.

5. Que es el Sistema Nacional de Archivos?

Es el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones

públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema,

sean estas del orden nacional, departamental, distrital, o municipal y de las

comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre si posibilitan la

homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el

desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio

documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos en

todo el territorio nacional.

6. Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

La ley por medio de la cual se dicta la ley general de archivos es: La Ley 594 de

2000.( julio 14).

7. Que dice la Ley General de Archivos en el titulo V. Gestión de

documentos, Articulo 21?

La Ley establece que:”Las entidades públicas deberán elaborar programas de

gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y

soportes en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos

archivísticos”.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un Programa de Gestión

Documental.

Los Objetivos son:

a) Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje

natural de la administración pública para el funcionamiento de la misma,

elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyo decisivo para la

transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos

individuales y colectivos.

b) Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la

atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujo documental, lo

mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción

documental.

c) Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a

la vez preserven el medio ambiente.

d) Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,

radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de

sistema de correo y mensajería eficiente.

e) Regular el manejo y organización de sistema de administración de

documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados

de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

f) Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de

retención de documentos, organización, transferencias primarias,

recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final

de los documentos.

g) Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

h) Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información,

útiles para la administración e importantes para la cultura.

9. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un

programa de Gestión Documental?

Los aspectos son:

a) Administrativos: Situaciones administrativas de la gestión de documentos en

aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la

administración.

b) Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de

costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la

racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

c) Archivísticos: Considerados la base del programa; se refiere a los

consignados en la ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos.

Estos son: Los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de

procedencia y de orden original.

10. Cuántos y cuáles son los pasos de un programa de Gestión Documental?

Son 8 pasos los cuales son:

a) Producción

b) Recepción

c) Distribución

d) Tramite

e) Organización

f) Consulta

g) Conservación

h) Disposicion final de los documentos

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental,

(TRD) y cuales etapas comprende.

Por ser un instrumento archivístico esencial que permite la institucionalización del

ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las

entidades, estas deberán ser elaboradas y adoptadas para la implementación del

programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos

contemplados en el acuerdo AGN 039 de 2002.

Y comprende las siguientes etapas:

a) Primera etapa: Investigacion preliminar sobre la institución y fuentes

documentales.

b) Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada.

c) Tercera etapa: Elaboracion y presentación de la tabla de retención documental

para su aprobación.

d) Cuarta etapa: Aplicación.

e) Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la tabla de retención documental.

12) Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la

implementación de un programa de Gestión Documental para las empresas.

Hoy en día para toda empresa es muy necesario tener una base de datos o

archivos documental organizada, ya que la adecuada gestion documental es igual

o representa el desempeño profesional de la misma, es importante para la

memoria documental de una institución que rige la actividad de archivo desde la

creación del documento hasta su destino final, ya que mencionados documentos

pueden servir como prueba o información para la empresa o la comunidad.

Las ventajas son:

a) lograr el control y seguimiento de todo el proceso archivístico de la institución

en sus distintos estudios: Producción, recepción, tramite, distribución, consulta,

retención, almacenamiento, recuperación, preservación, disposición final.

b) Se alcanzara el concepto de archivo total.

c) Uso racional de los recursos, la gestion documental facilita que la información

se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.

Como consecuencia se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de

documentos, archivos, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.

Seguridad y fiabilidad de información, documentos, etc. de gran valor para la

organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad garantizando su

perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de

su réplica electrónica.

d) Una gestion documental además de ahorro de costes, genera una productividad

y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información

dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los

documentos.

13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión

Documental” en su marco legal dice que “Para que el Programa de Gestión

Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la

entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la

entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas

aplicables a la entidad”. A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas

normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

Norma Articulo 8

Articulo 23 Articulo 27 Articulo 71

Enunciado Es obligación del estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la nación. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y en general a la cultura.

Explicación El estado y todos los habitantes y extranjeros que se encuentren en nuestro país, tenemos la obligación (mas que un deber) de proteger, resguardar y defender todo lo que tenemos en nuestro entorno ambiental y social. Norma que establece el trascendental derecho de petición, cuya violación o desconocimiento da lugar a que el afectado pueda acudir a la acción de tutela y quien vulnero o paso en riesgo este derecho, sea objeto de sanciones. Se precisa el deber del estado de concretar políticas que propicien el desarrollo del pueblo colombiano; que todos sus habitantes accedan al conocimiento en condiciones de igualdad y progresividad. Norma que desarrolla el derecho fundamental a la educación del art. 27 de la constitución política y enfatiza que la misma es libre pero que está bajo la dirección y regulación del estado,

Articulo 74

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

comprendiendo su importancia y efectos en la economía del país. Como ciudadanos y personas colombianas tenemos derecho a conocer el contenido de todo documento público, esta es la regla general, la excepción es la reserva legal a que se encuentran sometidos ciertos documentos por razones de seguridad u otros motivos definidos en la ley. Ese derecho de acceso a la información contenida en los documentos públicos de las entidades gubernamentales, en la práctica, se ejerce a través de derechos de petición.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los

documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y

súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.

Dice la constitución “La correspondencia y demás formas de comunicación privada

son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden

judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. “dice el artículo

15 de la Constitución Nacional.

La Constitución Política de Colombia, dispone:

Artículo 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar

y a su buen nombre, el estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual

modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se

hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades

públicas y privadas.

En recolección, tratamiento y circulación de datos se respetaran la libertad y

demás garantías consagradas en la constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.

Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos

y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e

intervención del estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y

demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

CONCLUSION

La importancia de implantar un sistema de gestion documental, radica en el hecho

que sirve de plataforma para desarrollar una serie de actividades, procesos y

procedimientos encaminados a lograr que las características del producto o del

servicio cumpla con los requisitos adquiridos, este programa de gestion

documental (PGD) implementado en todas las empresas contribuye

eficientemente al control y administración de documentos que recibe y emite la

organización, esto es posible con el apoyo y participación de todo el personal de la

empresa, quienes son los directamente influenciados en la eficiente

implementación de este programa de gestion documental (PGD).

WEBGRAFIA:

http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20documental.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1180

http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/

http://www.agissa.com/documents/gedogeag.pdf

http://www.bogota.gov.co/archivo/libreria/pdf/gestidoc_enfoc_procesos.pdf

http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_General_de_la_Naci%C3%B3n_%28Colombia%29