GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO. INDICE LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL NUEVO...
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GESTION DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO
INDICE
LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL NUEVO ENTORNO GLOBALPROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBALADMINISTRACION DOCUMENTARIASUBSISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIOORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA COMUNICADO
LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL
Economía basada en creación y distribución de la Información
Alta tecnología /Alta cualificación
Economía Global
Horizonte Largo Plazo
LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL
Carácter Innovador
Más autodependencia
Redes informales
Sociedad de opciones múltiples
LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL
Paradigmas pasan a visión de futuro y constante acción
Estructuras , esquemas y medios abierto y dinámicos
LOS RETOS DE LA EMPRESA ACTUAL FRENTE AL
NUEVO ENTORNO GLOBAL
Economía basada en creación y distribución de la Información
Alta tecnología /Alta cualificación
Economía Global Horizonte Largo Plazo Carácter Innovador Más autodependencia Redes informales Sociedad de opciones
múltiples Paradigmas pasan a visión de
futuro y constante acción Estructuras , esquemas y
medios abierto y dinámicos
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
Visión de Futuro
Megatendencias
Servicio al Cliente
Competitividad
Posicionamiento
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
Visión de Futuro Megatendencias Servicio al Cliente Competitividad Posicionamiento Productividad Desarrollo corporativo Creatividad Innovación Merchandising Marketing GLobalización Internacionalización Tecnología
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
Productividad
Desarrollo corporativo
Creatividad
Innovación
Merchandising
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIEN TAS DEL NUEVO ENTORNO GLOBAL
Marketing
Globalización
Internacionalización
Tecnología
Planeamiento Estratégico
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS DEL NUEVO
ENTORNO GLOBAL
Paradigmas
Calidad Total
Benchmarking
Empowerment Reingeniería
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS DEL NUEVO
ENTORNO GLOBAL
Organizaciones inteligentes
Organizaciones horizontales
Producción personalizada
Liderazgo
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS DEL NUEVO
ENTORNO GLOBAL
Enfoque de los Sistemas
Feed-Back
Outsourcing
Hacia la Excelencia
PROCESOS,TECNICAS Y HERRAMIENTAS DEL NUEVO
ENTORNO GLOBAL Planeamiento Estratégico Paradigmas Calidad Total Benchmarking Empowerment Reingeniería Organizaciones inteligentes Organizaciones
horizontales Producción personalizada Liderazgo Feed-Back Outsourcing Hacia la Excelencia
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Importancia de la Información para la toma de decisiones
Información y Conocimiento
Los retos de la Empresa Actual frente al Nuevo Entorno Global
La Calidad del Servicio
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
El Sistema de Administración Documentaria
Sub-Sistema de Control Documentario
Sub-sistema de Biblioteca
Técnicas de Simplificación de Formularios.
ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
De la Información al Conocimiento : 1. Atención 2. Memoria 3. Pensamiento 4. Selección 5. Abstracción 6. Interpretación 7. Integración
SUB-SISTEMA DE CONTROL
DOCUMENTARIO
El servicio de recepción
Èl diseño de la numeración del documento
Importancia de la foliación
El servicio de Información
Proceso de control y seguimiento , reportes
SUB SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO
FUNCION BASICA:
Registrar, clasificar y controlar la documentación que ingresa y sale de la institución y de aquella que se genera en esta, asegurando su control y seguimiento dentro de los plzas establecidos, ofreciendo información completa y oportuna a los usuarios de estos servicios.
ORGANIZACIÓN DEL SUB-SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTARIO
* Jefe del Control Documentario
* Equipo de Información, calificación y recepción de documentos.
* Equipo de codificación, numeración y registro.
* Equipo de control y seguimiento de la documentación
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
JEFATURA DE LA OFICINA
* Secretaria
AREA DE CONTROL DOCUMENTARIO
* Információn, recepción y calificación.
* Codificación, numeración y registro.
* Control y seguimiento
AREA DE ARCHIVO CENTRAL
* Registradores
* Información y atención al público.
AREA DE BIBLIOTECA-CENRO DE DOCUMENTACIÓN
* Catalogación de Libros y Publicaciones
* Atención a los usuarios
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
FUNCION BASICA:
Planear, organizar, dirigir y controlar el movimiento de documentos que ingresan y salen de la institución y de aquellos que se generan dentro de esta, empleando los medios que aseguren su registro, custodia y su proceso oportuno dentro de los plazos establecidos por los dispositivos legales vigentes.
PROCEDIMIENTOS PARA CREAR LA OFICINA:
1. Análisis de la Misión de la Organización, objetivos, y metas asignadas a la Oficina de Administración Documentaria, en la Ley de Creación y el Reglamento de Organización y Funciones.
2. Revisión y desarrollo de las funciones, tareas y responsabilidades asignadas a la Oficina.
3. Agrupación de las funciones, tareas y responsabilidades similares y creación de áreas ó equipos funcionales.
4. Uso de criterios para la asignación de funciones a las áreas ó equipos funcionales (Departamentalización).
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
PROCEDIMIENTOS PARA CREAR LA OFICINA:
5. Estudio de la ubicación física de las Oficinas
6. Definir las relaciones internas y externas, y las líneas de coordinación, de dependencia, y de autoridad, y perfil de puestos.
7. Asignación del pesonal en función a las cargas de trabajao de cada áea.
8. Redacción de los manuales administrativos.
9. Capacitación del personal.
* Funciones * Responsabilidades
* Procedimientos * Uso de Formatos
* Manejo del Sistema * Trato con el público, etc.
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Como organizar el Servicio de Recepcion
1. Sólo debe recepcionarse las solicitudes de servicios que han completado todos los requisitos mínimos para dar inicio a su trámite.
2. Foliar la documentación recepcionada de acuerdo a los criterios siguientes:
* Sólo originales, cuando existan copias.
* Cuando existan varias copias y no originales, sólo foliar una de las copias.
* Se folean fotocopias sólo cuando no existan originales ó copias del documento.
* Hojas, no páginas
* Cuando existan volúmenes empastados, cosidos o engrapados, estos serán considerados como un solo folio.
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
* Cuando el documento presentado está foliado, deberá añadirse la documentación adicional al final de este utilizando los mismos criterios señalados anteriormente.
* La foliación consiste en colocar un número correlativo en la parte superior derecha del documento.
3. Debe verificarse que el nombre o razón social, esten claramente escritos para evitar problemas en la búsqueda posterior.
4. La solicitud ó documento a presentarse, debe expresar claramente que está solicitando ó informando el usuario. (Sumilla).
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Como diseñar la Numeracion del Expediente
1. Tener en cuenta el volumen de documentación que ingresa cada año para determinar la cantidad de dígitos a usar.
2. Reservar uno ó dos dígitos para identificar las áreas que atenderán la solicitud de servicio, ó para clasificar los documentos por asuntos.
3. Añadir dos (2) dígitos al número del doucumento, para identificar el año en que ingresó dicho documento.
Por ejemplo:
- Existen 15 unidades orgánicas. Adminstración es el código: 10
- Ingresan 65,000 documentos al año
- Se está controlando la documentación del año 1998 EJEMPLO: 10-59120-98
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Registro de la documentacion que ingresa al Sistema
1. Habiendo verificado que la documetación presentada cumpla con los requisitos mínimos para iniciar su trámite, que los nombres o razón social esten claros, se haya foliado de acuerdoa los criterios establecidos, se procederá a su registro en el sistema.
2. Es importante que la fecha de ingreso sea correlativa, al igual que la numeración que se asigna, por razones de control
3. Para registrar el nombre o razón social debe considerarse los criterios siguientes:
* PERSONAS NATURALES
APELLIDOS PATERNO, MATERNO (DE CASADA), y luego los nombres. Por ejemplo: Juana ECHECOPAR DE COSIO
Registrar : Casa de Encendido S.A (La)
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
4. Los documentos deben ser presentados en original y copia, y debe sellarse la copia como cargo de su recepción al sistema. Debe emitirse una constancia de su ingreso al sistema que tenga la información siguiente:
* Nombre o Razón Social
* Número de ingreso al sistema
* Fecha de recepción (ingreso al sistema)
* Sumillar del contenido del documento.
* PERSONAS JURIDICAS
Suprimir los artículos de la Razón Social, por ejemplo: La Casa del Encendido S.A.
Registrar: Casa del Encendido S.A. (lA
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Como organizar el Servicio de Informacion al Usuario
1. Elaborar un inventario de los procedimientos que se generan en la institución.
2. Identificar aquellos procedimientos que originan ser vicios al público interno y externo. .
3. Elaborar una Guía o Cartilla con los requisitos mínimos para dar inicio a los trámites de los servicios, en coordinación con las áreaas especializadas. Debe publicarse y entregarse a los usuarios cuand se trata de servicios de alta frecuencia.
4. Estudiar la ubicación adecuada del área de información y orientación. Debe estar en el primer piso, y ser el primer contacto con el público.
5. Seleccionar al personal adecuado para esta función, previo entrenamiento sobre los procesos y servicios que brinda la institución
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Proceso de Control y Seguimiento
Este proceso del Sub-Sistema de Control Documentario, es el más importante, debido a que permitirá que la información registrada en el sistema sea manual o automatizado, se mantenga actualizada.
El éxito de este proceso depende basicamente de dos aspectos fundamentales en la implementación de los sistemas:
- El apoyo decidido de la Alta Dirección de la Institución, para que las normas y procedimientos sean cumplidos en todos los niveles de organización, sin excepción; con el fin de asegurar que el movimiento de la documentación (expedientes) sea registrada o informada al sistema de inmediato.
- La implantación de un procesos de capacitación intensivo y bien dirigido al pesonal de todos los niveles de la organización, acompañado de un Programa de Difusión que señale las ventajas que ofrece un sistema de información actualizado.
ORGANIZACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACION DOCUMENTARIA
Por otro lado es importante que los REPORTES que debe emitir el Sistema sean procesados y distribuidos en los plazos y frecuencias establecidas:
- Reporte semanal: “Documentos detenidos por más de 10 días distribuido a todas las áreas de la institución
-Reporte mensual: “Balance de documentos ingresados y procesados”, a ser distribuidos a todas las áreas de la institución.
Como resultado del procesamiento de estos reportes en las áreas de la institución, se mantendrá informado y actualizada la información del sub-sistema de control documentario.
COMUNICADO
A NUESTROS USUARIOS LOS INVITAMOS A INGRESAR A
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