GeneralManager’sReport

October10,2018 Page1

Salesforce Transit Center ‐ On Tuesday, September 25th, AC Transit was notified by the Transbay Joint Powers Authority (TJPA), that two steel beams with a fissure (or crack) were discovered  in the bus deck ceiling of the Salesforce Transit Center (STC).  Out of  an  abundance of  caution,  the decision was made  to divert our  entire  Transbay  service  from  the  Salesforce  Transit Center back to the Temporary Transbay Terminal. Safety of our employees and riders is part of our core mission and of upmost importance. As  a  result,  all AC Transit employees  assigned  to  the  Salesforce Transit Center  are now  relocated back  to  the Temporary Transbay Terminal. At this point  it  is unclear how  long the Salesforce Transit Center will remain closed. Staff has taken measures to prepare for an extended operation out of the Temporary Terminal. The District remains engaged with TJPA and has staff attending scheduled meetings related to this event. More updates will be provided as new developments unfold.  

Vehicle  related  incidents  ‐  AC  Transit  continues  to  see  incremental  improvements  related  to  Vehicle  Incidents,  a  Key Performance Indicator (KPI) of the District’s Safety Performance.  During the month of September, the vehicle incident rate per 100,000 miles improved approximately 31 percent as it dropped from 3.47 to 2.41.  The Accident Reduction Committee (ARC) monitors accidents, performs root cause analysis and implements measures to reduce trends impacting the agency negatively. Recently, the ARC implemented lines of delination at several divisions. These lines are intended to reduce mirror hits as well as car side wiping. It teaches the operator to measure distance in tight quarters before they leave the Division yard each day. 

Passenger related incidents ‐ On a system wide average the Passenger Fall Rate per 100,000 miles was at 1.62 and continues to perform below the District goal of 3.25 for the month of September. Operators have been more observant by waiting for passengers  to pass  the yellow  limit  line and  take  their  seat, before  the Operator departs  the  service  stop. This heightened awareness has reduced passenger falls significantly.

Board of DirectorsOctober 10, 2018Agenda Item 9

SR 18-299

GeneralManager’sReport

October10,2018 Page2

Double deck buses – Our latest public transit innovation to efficiently accommodate more passengers has arrived. The District received 11 of 15 Double Deck buses  from Alexander‐Dennis. With  the  increased  space  for passenger  customer  loads,  the double deck buses can comfortably seat up to 80 passengers, which will help transport more passengers per  loading to and from the Transbay Terminal.  These buses are also fully equipped with the latest technology including our new computer aided dispatch/automated vehicle locator (CAD/AVL) system. All 15 buses are expected to arrive by November 2018 and are planned 

to go in service the latter part of this year. 

GeneralManager’sReport

October10,2018 Page3

California Air Resource Board Hearing,  Innovative Clean Transit  (ICT) Rule‐ On September 28,  the California Air Resources Board  (CARB) held a hearing on  the proposed  Innovative Clean Transit  (ICT)  rule. The public meeting was a procedural step necessary to clear the way for adoption of the proposed regulation in January 2019. At the hearing, Estee Sepulveda, External Affairs Representative, along with representatives from the California Transit Association (CTA), Monterey‐Salinas Transit, and Foothill  Transit  offered  comments  on  behalf  of  CTA members.  Comments  generally  showed  appreciation  for  the  progress made over the last year, but communicated continued concerns around the cost and operational impact of transitioning to a fully  electrified  transit  bus  fleet.  The  message  was  echoed  by  several  transit  agencies  in  attendance.  Following  public comment, a majority of CARB Board Members showed support for key requests on cost, performance benchmarks and funding availability  in  the  proposed  regulation.  They  directed  staff  to  revisit  these  requests  to  better  ensure  that  the  proposed regulation does not harm transit operations as cleaner technologies are  implemented. A revised proposal will most  likely be released in late October to early November.  

Oakland LGBTQ Pride Festival and Parade‐On Sunday, September 9, AC Transit participated  in the Oakland Pride parade and festival.   With  a  large  contingent  of  AC  Transit  staff  and  the  special  edition  “Ride  with  Pride”  wrapped  bus,  AC  Transit demonstrated  its  commitment  to diversity and  inclusion at  this  family  friendly event.   This  year our  contingent  received a special visit from the Oakland A’s Stomper and Oakland Mayor Libby Schaaf  In addition to the parade, staff from the G.O. and BRT Outreach Team were in the festival at an exhibitor booth.  They shared information with thousands of visitors about our services and the new BRT platforms that will be built in Uptown Oakland.   

GeneralManager’sReport

October10,2018 Page4      

 

 

Executive Reporting 

As of August 31, 2018 

 

 

 

 

Contents 

1. Budget Summary – Overview 

2. Budget Summary – Chart 

3. Positions Summary 

4. Farebox Revenue and Ridership 

5. Capital Improvement Program Summary   

1 

 

Budget Summary 

 

Overview 

Overall 

o Overall the District is on track for expenses, with both Labor and Non‐Labor coming in below budget for August. 

Total Labor 

o Labor expenses overall are below the monthly budget projection, mostly due to timing of Health Plan expenses. 

o Operator Regular Time is slightly above budget for the monthly and annual projection, and this is likely due to both 

July and August having a higher number of weekdays than the average month. 

o Operator Premium Time shows above budget in the monthly and annual projections, and staff expects to trend back 

to budget as July and August had high levels of training related to the opening of the Salesforce Transit Center. 

o Maintenance Overtime is over budget due to an increase in employee unavailability during the summer months 

triggered by the vacation season. With school back in session and the vacation season ending, the department will 

tighten up on overtime use to re‐balance the overtime budget. 

o Salaried Overtime is over budget due to increased burden of the Salesforce Transit Center opening and running two 

Operations Control Centers simultaneously due to the CAD/AVL project. Overtime due to CAD/AVL project will be 

reimbursed from the project grant funds. 

o Miscellaneous Wages and Fringe is below budget for the monthly projection and above for the annual projection.  

This is due to timing of expenses within this category, and the annual projection is expected to trend toward budget 

in the coming months. 

o Health Plans expenses were below budget due to timing. July was over budget for this category. 

o Pension expense is above budget due to timing of contribution payments. 

Total Non‐Labor 

o Total Non‐Labor expenses are below budget. 

o Fuel and Lubricants is above budget mainly due to Gasoline, Lubricants, and Hydrogen Fuel expenses. 

o Office Supplies and Miscellaneous Materials are both over budget due to timing of expenses. These expenses in these 

categories are based on need and often jump up or down from month to month. 

Parent Account & NameSingle Month

 Budget

Single Month 

Actuals

Single 

Month 

Budget 

Used  % 

Annual 

Budget

Actual 

FYTD

Annual

Budget 

Remaining

Budget

Used % 

FYTD

Historical

Avg % 

Used

FYTD

Projected 

Annual 

Budget

Used %Wages

Operators Regular Time 5,801,980          5,984,829          103% 69,623,762       11,669,444       57,954,318       17% 16% 102%

Operators Premium Time 1,352,921          1,545,004          114% 16,235,050       3,092,508          13,142,542       19% 14% 132%

Maintenance Regular Time 2,170,550          2,202,879          101% 26,046,599       4,308,158          21,738,442       17% 16% 100%

Maintenance Overtime 109,942             157,088             143% 1,319,308          304,515             1,014,793          23% 15% 149%

Salaried Regular Time 2,783,447          3,008,829          108% 33,401,364       5,715,141          27,686,223       17% 17% 103%

Salaried Overtime 48,923               191,016             390% 587,070             321,558             265,512             55% 14% 385%

Misc Wages & Fringe 5,646,062          5,091,106          90% 67,752,744       10,674,722       57,078,022       16% 14% 109%

Health Plans 4,439,039          2,529,680          57% 53,268,471       7,270,199          45,998,272       14% 18% 77%

Pension 4,535,468          5,337,175          118% 54,425,610       10,154,026       44,271,584       19% 15% 124%

Labor Total 26,888,332       26,047,607       97% 322,659,979     53,510,270       269,149,709     17% 16% 102%

Key Services

Professional and Technical Services 570,843             302,823             53% 6,850,113          443,885             6,406,228          6% 9% 69%

Security Services 1,037,833          1,002,352          97% 12,454,000       1,912,096          10,541,904       15% 15% 102%

Other Services 976,302             593,111             61% 11,715,624       1,042,507          10,673,117       9% 11% 84%

Vehicle Parts 1,101,482          1,116,152          101% 13,217,789       2,467,740          10,750,050       19% 19% 98%

Fuel & Lubricants 1,266,169          1,362,776          108% 15,194,032       2,975,278          12,218,753       20% 19% 101%

Other Maintenance 157,831             121,777             77% 1,893,976          254,759             1,639,216          13% 19% 70%

Office Supplies 54,115               72,428               134% 649,382             118,607             530,775             18% 21% 85%

Misc Materials 57,211               73,231               128% 686,526             174,071             512,455             25% 30% 86%

Utilities 328,737             261,741             80% 3,944,843          473,059             3,471,784          12% 16% 74%

Liability 1,264,381          1,219,505          96% 15,172,568       2,467,648          12,704,920       16% 22% 75%

Taxes 248,560             57,459               23% 2,982,717          126,684             2,856,033          4% 16% 26%

Purchased Transportation 2,704,663          2,415,326          89% 32,455,959       5,258,637          27,197,323       16% 16% 100%

Miscellaneous 199,724             (391,861)            ‐196% 2,396,692          (549,917)            2,946,609          ‐23% ‐10% 238%

Non‐Labor Total 9,967,852          8,206,821          82% 119,614,221     17,165,055       102,449,166     14% 16% 88%

Grand Total 36,856,183       34,254,428       93% 442,274,200     70,675,325       371,598,875     16% 16% 100%

Single Month ‐ August 2018

Budget Summary (Budget vs Actuals as of August 31, 2018)

2

FYTD (% of year completed: 17%)

2% ‐ 9% over expected 10% or more over expected

Department Filled Vacant Total Position Type Filled Vacant Total

Operations ‐ Bus Operators 1301 52 1353 Bus Operator 1301 52 1353

Operations ‐ Non Operators 538 40 578 Maintenance 407 32 439

District Secretary 3 0 3 Salaried 361 29 390

Finance 83 8 91 Clerical 59 2 61

General Counsel 13 2 15 Total 2128 115 2243

General Manager 10 0 10

Human Resources 38 3 41

Innovation and Technology 37 0 37

EAMC 32 4 36

Planning & Engineering 41 2 43

Retirement 3 1 4

Safety, Security, & Training 29 3 32

Total 2128 115 2243

3

Positions Summary 

Authorized Positions Authorized Positions

Positions data as of September 21, 2018

* Non‐Bus Operators include all permanent employees except for operators

91%

4%4%

1%

Operators

Filled Positions (1301/1353)

Vacant Positions (52/1353)

Operators on Long‐Term Leave(52)

Operator Trainees (21)93%

7%

Non‐Bus Operators*

Filled Positions (827/890)

Vacant Positions (63/890)

7%0%

9% 13%0%

7%0%

11%5%

25%

9%

0%

25%

50%

75%

100%

Non‐Operator Vacancies by Department

Vacant

Filled

81%

14%4%

1%0%

Employee Affiliation

ATU (1814)

AFSCME (304)

Unrepresented (93)

IBEW (32)

Intern (4)

Farebox 

RevenueJul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun FYTD

FY

Projection

FY 2018‐19 4,067,467 4,885,056 8,952,522 53,715,134

FY 2017‐18 3,949,891 4,773,609 4,277,732 4,552,816 4,163,613 3,719,516 4,061,933 4,024,316 4,274,083 3,970,307 4,539,006 4,677,472 8,723,500 50,984,293

Y‐Y % 3.0% 2.3% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 2.6% 5.4%

NTD 

RidershipJul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun FYTD

FY

Projection

FY 2018‐19 4,216,443 4,765,441 8,981,884 53,891,304

FY 2017‐18 4,008,950 4,527,444 4,602,036 4,850,192 4,245,110 4,032,364 4,066,966 4,109,487 4,461,008 4,410,075 4,366,351 4,178,738 8,536,394 51,858,721

Y‐Y % 5.2% 5.3% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 5.2% 3.9%

Notes:

1. Farebox revenue is for per‐boarding payments only; does not include EasyPass agreements or contract services (BART, City of Oakland, etc.) 

2. FY 2018‐19 total ridership and farebox revenue projections are based on the average monthly ridership and farebox revenue applied to the rest of the fiscal year.

Farebox Revenue and Ridership

FY 2018‐19 vs. FY 2017‐18

4

$0

$1,000,000

$2,000,000

$3,000,000

$4,000,000

$5,000,000

$6,000,000

Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun

Farebox Revenue

FY 2017‐18 FY 2018‐19

0

1,000,000

2,000,000

3,000,000

4,000,000

5,000,000

6,000,000

Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun

Ridership

FY 2017‐18 FY 2018‐19

Capital Improvement Program Summary 

5 

    Actual/Projected Spending per FY ($1,000s)    Projects Life‐to‐Date ($1,000s) 

Category Total Budget 

Prior FYs  FY 2017  FY 2018  FY 2019  FY 2020+  Total    Spent  PO  Spent + PO % Spent  + PO 

Corridor  19,965  1,108  450  2,316  13,981  2,120  19,975    6,365  4,547  10,913  55% 

Environmental  3,405  187  37  ‐  2,579  600  3,404    381  534  914  27% 

Facilities  47,126  12,198  19,390  3,882  7,366  6,234  49,070    35,654  1,031  36,686  78% 

IS  40,360  7,039  4,687  5,917  20,806  1,950  40,400    17,871  10,806  28,676  71% 

Marketing  2,323  1,483  160  264  416  ‐  2,323    1,956  216  2,172  94% 

Other  40,216  37,462  2,579  7  296  10  40,354    40,206  ‐  40,206  100% 

Safety  1,324  94  29  151  1,050  ‐  1,324    279  7  286  22% 

Vehicles  183,123  48,197  22,744  55,226  43,794  6,500  176,462    126,594  34,868  161,463  88% 

ZEBA  32,053  13,203  884  203  17,097  659  32,047    14,304  13,011  27,316  85% 

BRT  202,164  57,442  20,634  37,073  73,369  49,329  237,848    126,522  64,519  191,041  94% 

  572,067  178,415  71,594  105,040  180,755  67,402  603,206    370,132  129,540  499,672  87% 

 

      Actual/Projected Spending per FY ($1,000s)    Projects Life‐to‐Date ($1,000s) 

Category  Project Name Total Budget 

Prior FYs  FY 2017  FY 2018  FY 2019  FY 2020+  Total    Spent  PO Spent + PO 

% Spent  + PO 

Corridor  South County Corridor Line 97  6,732  50  2,452  2,120  4,230  ‐  6,732    4,888  1,189  6,077  90% 

Facilities  D2 Storm Drains  1,895  193  1,648  1,605  54  ‐  1,895    1,841  13  1,854  98% 

Facilities  D2‐Trans Bldg Roof Repl/Equip  651  81  498  474  71  ‐  651    580  7  586  90% 

Facilities  GO‐Cust Serv Renovation  930  1  120  69  809  ‐  930    181  88  269  29% 

Facilities  New Operator Restrooms  750  17  76  44  417  240  750    93  31  124  17% 

Facilities  GO Water Intrusion Repairs  1,360  ‐  150  142  1,211  ‐  1,360    164  42  205  15% 

Facilities  GO UST Replacement  600  ‐  ‐  ‐  600  ‐  600    27  487  515  86% 

Facilities  CMF Boiler Replacement  800  ‐  ‐  ‐  800  ‐  800    129  45  174  22% 

Safety  D6‐Badge Access & Security Cam  599  ‐  0  ‐  598  ‐  599    0  ‐  0  0% 

Vehicles  Roof A/C for Buses Retrofit  886  ‐  686  686  201  ‐  886    824  12  836  94% 

Total    14,715  342  5,630  5,140  8,991  240  15,203    8,727  1,914  10,641  70%