GeneralManager’sReport

December12,2018 Page1

AC  Transit/Oakland DOT &  Planning Meeting   On November  21st  the General Manager met with Director  of  Planning & Building, William Gilchrist, Oakland Department of Transportation, Director Ryan Russo and Robert Ogilvie  SPUR's Oakland director.  Topics  included designing  streetscape  improvements  to  the  recently published AC Transit multi‐modal guidelines, startup, and signal  timing optimization of  the BRT, conditioning developers  to partially  fund public  transit and how Oakland and AC Transit can better work to shape land use planning and public transit.    

California Hydrogen and Fuel Cell Summit On December 10th & 11th, the General Manager attended the California Hydrogen Business Council’s “California Hydrogen and Fuel Cell Summit” held in Sacramento.  On Tuesday the 11th the General Manager participated as a panelist to discuss AC Transits Zero Emission Bus program.    

Newark  Chamber's  Annual  Business  Awards  Luncheon‐  AC  Transit  was  a  proud  sponsor  of  the  Newark  Chamber  of Commerce’s Annual Business Awards Luncheon on November 8. As an event sponsor, AC Transit received recognition during the program  and  in  the  event booklet.  In  attendance was Director‐Elect Diane  Shaw  and Estee  Sepulveda, External Affairs Representative.   

Veterans Day Event ‐ This year marked the third annual celebration of Veterans Day and focused on honoring and recognizing the valuable expertise,  leadership experience and  sense of mission our veteran employees bring  to  the District and  to our millions of riders every year.  The Veterans Day Celebration was held on November 8th at Division 3 and was attended by more than 100 AC Transit employees. The Guest of Honor, AC Transit Board of Directors Vice President  Joe Wallace, delivered an engaging  and  inspiring  speech  on  commitment  to  service  and  introduced  a  special  video message  from General Manager Michael Hursh. The program included an employee panel and concluded with a cake‐cutting ceremony and reception.  

Pictured below  L‐R  are: David Wilkins, Mike Carvalho,  Steven  Stanley,  Patricia Mason, Dolores Watson, Vice  President  Joe Wallace, and Eric Howell.  

Board of DirectorsDecember 12, 2018Agenda Item 8Staff Report No. 18-312

GeneralManager’sReport

December12,2018 Page2      

Double Decker Rollout and Transbay Rider Appreciation ‐ AC Transit continued its commitment to improving Transbay service with the introduction of double decker buses on December 3, 2018. The first phase of the rollout included Lines FS and J, two of the highest ridership routes, serving over 1,600 passengers daily.   The  first morning of  service was marked with  a  special Rider Appreciation welcome  at  the  Temporary  Transbay  Terminal. During  the morning  commute,  AC  Transit  staff  (pictured  below)  greeted  Transbay  riders,  offered  promotional  items,  and answered passenger questions. Brand Ambassadors rode along on the new buses to distribute safety brochures and share safe riding tips. 

The event and the double decker rollout received numerous positive rider mentions and is becoming one of the largest social media engagement campaigns of the year. 

         

GeneralManager’sReport

December12,2018 Page3      

     

 

 

GeneralManager’sReport

December12,2018 Page4      

 

2018 Holiday Campaign – On November 26, the free‐fare Holiday Bus was launched into service, kicking off this year’s Holiday 

campaign. AC Transit has a 55‐year tradition of gifting riders free fares on a holiday‐themed bus each year. This coach will be 

assigned to various routes for nine days out of each Division from, November 26 through December 31.  

 The theme of this year’s Holiday campaign is “AC Transit’s spin on traditional Holiday songs,” as expressed on the exterior of 

the bus with the slogan, “HAVE YOURSELF A MERRY LITTLE BUS RIDE.” There is also a number of ad cards inside the bus that 

continues with the theme of alternate song lyrics with an AC Transit or East Bay motif—interspersed with a message of 

seasonal greetings in 15 languages. Riders are encouraged to submit their own AC Transit‐inspired song lyrics by using the 

hashtag #ACTransit.  

 VEHICLE  COLLISION  RATES  ‐  During  November,  the  vehicle  collisions  rate  per  100,000 miles  improved  approximately  43 percent  as  it dropped  from 5  to 2.89.    The Accident Reduction Committee  (ARC) monitors  accidents, performs  root  cause analysis and implements measures to reduce trends impacting the agency negatively. 

 

   

GeneralManager’sReport

December12,2018 Page5      

 PASSENGER  FALLS  ‐ On  a  System‐wide  average  passenger  falls  per  100,000 miles  improved  again  to  a  rate  of  1.9  for November which is well below the District goal of 3.25. A significant improvement was achieved on this key performance indicator during the past year. This is a result of heightened awareness from Operators to wait for passengers to sit in their seats before leaving service stops.  

  

 NEW BUS PROCUREMENT:  

Double Deck Bus – The District has received 14 of 15 double deck buses  from Alexander‐Dennis. The remaining bus 

was delayed due to manufacturing issues with the roof.  Five buses have been accepted and started revenue service on 

the FS and J lines on Monday, December 3rd. Service on the L and LA lines is planned for February. Staff is coordinating 

funding resources to retrofit facilities at D4 and D2 and tree trimming activities with the respective Cities along other 

Transbay routes in preparation to expand the bus deployment in other service areas.  

Gillig Bus – The District has  received 30 of 35 new Gillig buses.  The buses will  replace 40‐foot non‐air  conditioned 

VanHool buses with new air‐condition equipped buses. All 35 buses are expected to arrive by late December 2018.  

New Flyer 40‐foot Fuel Cell Electric Bus  (FCEB) – Delivery of  the  first FCEB was delayed at  the  factory  in Anniston, 

Alabama.  It was  originally  scheduled  to  arrive  in mid‐October.  A  cabin  cooling  hose  issue was  resolved  however 

another  issue has been discovered; during operation of the bus, a  loud noise  is emanating near the electric traction 

motor area. New Flyer is working on further diagnostics to identify the cause and make repairs. At this point, a delivery 

date has not been established. 

New Flyer 40‐foot Battery Electric Bus (BEB) – Production progress of the BEBs continues to stay on target for delivery 

of the first lead bus during the week of February 4 to 8, 2019.  

New  Flyer  60‐foot  Fuel  Cell  Electric  Bus  (FCEB)  –  New  Flyer  completed  the  Federal  Transit  Administration  (FTA) 

required Altoona test of the new 60‐foot FCEB. This is the first 60‐foot FCEB bus to be produced in the United States. 

The  District  is  partnering with  CalStart  and  New  Flyer,  as  part  of  an  FTA  grant,  to  operate  the  bus  and  provide 

performance data.   The bus  is at New Flyer’s Vancouver, Canada plant  for  final preparations before delivery  to AC 

Transit. We expect to receive the bus by mid‐January 2019. 

Executive Reporting 

As of October 31, 2018 

Contents 

1. Budget Summary – Overview2. Budget Summary – Chart3. Positions Summary4. Farebox Revenue and Ridership5. Capital Improvement Program Summary

1

Budget Summary 

Overview 

Overallo Overall the District is on track for expenses. October expenses are 3% over monthly target, partly due to the larger than

average number of weekdays, but the year‐end projection is still below budget. Total Labor

o Labor expenses overall exceed monthly targets by 3%. All regular time accounts exceed monthly targets due to the largerthan average number of weekdays in October. Some overtime expenses will be reimbursed by project grant funds, butreimbursement often lags by a few months.

o Operator Premium Time shows above target in the monthly and annual projections due to operator unavailability. Someovertime due to CAD/AVL will be reimbursed by the project, but this offset shows under Miscellaneous Wages & Fringe.

o Maintenance Overtime continues to exceed target due to employee unavailability, although the amount over hasdecreased from prior months. The department is working to tighten up overtime use to re‐balance the overtime budget.

o Salaried Overtime exceeds target as the District runs two Operations Control Centers simultaneously due to the CAD/AVLproject. This overtime will be reimbursed by the project, but this offset shows under Miscellaneous Wages & Fringe.

o Health Plans expenses were over monthly target due to timing.o Pension expense exceeds target due to timing of contribution payments. Staff expects this category will trend to budget.

Total Non‐Laboro Total Non‐Labor expenses is above monthly target by 1%.o Security Services is over monthly target due to timing of expenses.o Vehicle Parts is over monthly target but the year‐end projection is still below budget.o Fuel & Lubricants exceeds monthly target due to higher than expected diesel prices. Oil prices have come down recently

which should reduce expenses further on in the year.o Miscellaneous Materials exceeds monthly target due to timing of expenses.o Taxes is above monthly target due to timing of use tax payments.o Purchased Transportation is over monthly target due to timing of expenses. Last month was under by a similar amount.

2

Parent Account & Name Single Month Budget

Single Month Actuals

Single Month Budget Used %

Annual Budget Actuals FYTD Annual BudgetRemaining

Budget Used % FYTD

Historical Avg %

Used FYTD

Projected Annual Budget Used %

WagesOperators Regular Time 5,801,957 6,061,803 104% 69,623,483 22,722,359 46,901,124 33% 33% 99%Operators Premium Time 1,352,915 1,563,228 116% 16,234,985 6,136,221 10,098,764 38% 31% 122%Maintenance Regular Time 2,169,971 2,226,185 103% 26,039,648 8,346,328 17,693,320 32% 33% 97%Maintenance Overtime 109,942 129,187 118% 1,319,303 554,142 765,160 42% 30% 140%Salaried Regular Time 2,764,424 2,948,357 107% 33,173,083 10,910,463 22,262,620 33% 33% 98%Salaried Overtime 48,964 92,825 190% 587,564 528,879 58,685 90% 32% 285%

Misc Wages & Fringe 5,582,242 5,077,509 91% 66,986,905 19,680,721 47,306,184 29% 30% 99%Health Plans 4,438,631 4,708,076 106% 53,263,573 16,737,640 36,525,933 31% 32% 98%Pension 4,534,869 4,816,069 106% 54,418,422 19,694,582 34,723,841 36% 34% 106%

Labor Total 26,803,914 27,623,239 103% 321,646,966 105,311,336 216,335,630 33% 32% 101%

Key ServicesProfessional and Tech Svcs 576,104 466,549 81% 6,913,245 1,387,333 5,525,913 20% 23% 87%Security Services 1,037,829 1,093,548 105% 12,453,950 3,993,952 8,459,998 32% 34% 93%

Other Services 978,732 934,199 95% 11,744,779 2,586,332 9,158,447 22% 29% 76%Vehicle Parts 938,152 1,060,034 113% 11,257,821 3,708,452 7,549,369 33% 35% 93%Fuel & Lubricants 1,266,164 1,374,107 109% 15,193,971 5,563,825 9,630,145 37% 37% 100%Other Maintenance 160,773 137,612 86% 1,929,282 521,203 1,408,079 27% 36% 75%Office Supplies 44,781 34,642 77% 537,377 201,002 336,375 37% 32% 118%Misc Materials 65,295 140,796 216% 783,535 439,126 344,409 56% 18% 311%Utilities 328,736 328,263 100% 3,944,827 1,053,845 2,890,982 27% 32% 83%Liability 1,264,376 1,072,663 85% 15,172,507 4,907,092 10,265,415 32% 45% 72%Taxes 247,059 265,553 107% 2,964,705 826,623 2,138,082 28% 32% 86%Purchased Transportation 2,704,652 3,039,448 112% 32,455,829 10,715,900 21,739,929 33% 34% 98%Miscellaneous 445,720 272,447 61% 5,348,635 821,312 4,527,323 15% 21% 74%

Non-Labor Total 10,058,372 10,219,858 102% 120,700,464 36,725,998 83,974,467 30% 33% 91%

Grand Total 36,862,286 37,843,098 103% 442,347,430 142,037,333 300,310,097 32% 33% 99%

Single Month - October FY2019 FYTD (% of year completed: 33%)

Budget Summary (Budget vs Actuals as of October 31, 2018)

10% or more over expected2% - 9% over expected

3

Department Filled Vacant Total Position Type Filled Vacant Total

Operations ‐ Bus Operators 1301 52 1353 Bus Operator 1301 52 1353Operations ‐ Non Operators 538 40 578 Maintenance 407 32 439District Secretary 3 0 3 Salaried 361 29 390Finance 83 8 91 Clerical 59 2 61General Counsel 13 2 15 Total 2128 115 2243General Manager 10 0 10Human Resources 38 3 41Innovation and Technology 37 0 37EAMC 32 4 36Planning & Engineering 41 2 43Retirement 3 1 4Safety, Security, & Training 29 3 32Total 2128 115 2243

Positions Summary 

Authorized Positions Authorized Positions

Positions data as of September 21, 2018* Non‐Bus Operators include all permanent employees except for operators

91%

4%4%1%

Operators

Filled Positions (1301/1353)

Vacant Positions (52/1353)

Operators on Long‐Term Leave(52)Operator Trainees (21)93%

7%

Non‐Bus Operators*

Filled Positions (827/890)

Vacant Positions (63/890)

7% 0% 9% 13%0% 7% 0%

11% 5%25%

9%

0%

25%

50%

75%

100%

Non‐Operator Vacancies by Department

Vacant

Filled

81%

14%4%1%

0%

Employee Affiliation

ATU (1814)

AFSCME (304)

Unrepresented (93)

IBEW (32)

Intern (4)

4

Farebox Revenue

Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun FYTDFY

ProjectionFY 2018‐19 4,238,803 5,008,431 4,850,857 4,796,155 18,894,246 56,682,738

FY 2017‐18 4,026,691 4,843,909 4,347,832 5,002,871 4,238,318 3,785,060 4,205,031 4,082,446 4,352,983 4,175,469 4,727,186 5,535,221 18,221,303 53,323,017

Y‐Y % 5.3% 3.4% 11.6% ‐4.1% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 3.7% 6.3%

NTD Ridership

Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun FYTDFY

ProjectionFY 2018‐19 4,216,443 4,765,441 4,768,915 5,319,872 19,070,671 57,212,013

FY 2017‐18 4,008,950 4,527,444 4,602,036 4,850,192 4,245,110 4,032,364 4,066,966 4,109,487 4,461,008 4,410,075 4,366,351 4,178,738 17,988,622 51,858,721

Y‐Y % 5.2% 5.3% 3.6% 9.7% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 6.0% 10.3%

Notes:

1. Farebox revenue is for per‐boarding payments only; does not include EasyPass agreements or contract services (BART, City of Oakland, etc.) 

2. Total ridership and farebox revenue projections are based on the average monthly ridership and farebox revenue applied to the rest of the fiscal year.

Farebox Revenue and RidershipFY 2018‐19 vs. FY 2017‐18

3. September 2018 farebox revenue includes 1st quarter ACTC Student Pass Program revenue of $448,830. Without ACTC billing, Sept. farebox revenue would be 1.6% Y/Y. Similarly, the Y/Y % reduction in October 2018 is due to Student Pass revenue in October 2017 affecting the percentage calculation ‐ without that revenue, the Y/Y increase would be 10.9%.

$0

$1,000,000

$2,000,000

$3,000,000

$4,000,000

$5,000,000

$6,000,000

Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun

Farebox Revenue

FY 2017‐18 FY 2018‐19

0

1,000,000

2,000,000

3,000,000

4,000,000

5,000,000

6,000,000

Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun

Ridership

FY 2017‐18 FY 2018‐19

5

Capital Improvement Program Summary 

Actual/Projected Spending per FY ($1,000s)  Projects Life‐to‐Date ($1,000s) 

Category  Total Budget  Prior FYs  FY 2017  FY 2018  FY 2019  FY 2020+  Total  Spent  PO  Spent + PO  % Spent  

+ PO

Corridor  19,782  1,068  489  1,318  10,405  6,502  19,782             6,419              4,507            10,927   55% 

Environmental  3,959  204  20  ‐  3,133  600  3,958                 489                  425                  914   23% 

Facilities  47,197  11,807  19,776  3,797  6,581  6,178  48,140      35,872                  785            36,656   79% 

IS  40,376  7,040  4,697  5,241  21,372  2,050  40,400           20,212              8,865            29,077   72% 

Marketing  2,323  1,471  172  241  439  ‐  2,323             2,020                164              2,183   94% 

Other  40,216  37,462  2,579  7  153  10  40,211           40,206     ‐            40,206   100% 

Safety  1,264  94  29  151  990  ‐  1,264                 280       7                  287   23% 

Vehicles  183,173  48,194  22,543  55,218  42,827  6,500  175,282      127,207            35,440          162,648   89% 

ZEBA  32,053  13,203  884  203  17,064  692  32,047           14,306            13,003            27,309   85% 

BRT  204,230  56,968  20,449  34,172  75,597  49,329  236,515         129,665            61,438          191,103   94% 

573,573  177,513  71,638  100,349  178,561  71,862  599,922         376,676          124,634          501,310   87% 

Actual/Projected Spending per FY ($1,000s)  Projects Life‐to‐Date ($1,000s) 

Category  Project Name  Total Budget  Prior FYs  FY 2017  FY 2018  FY 2019  FY 2020+  Total  Spent  PO  Spent + 

PO % Spent  + PO

Corridor  South County Corridor Line 97  6,732  50  332  1,123  5,228  ‐  6,732  4,942  1,149  6,091  90% 

Facilities  D2 Storm Drains  1,895  193  43  1,605  54  ‐  1,895  1,841  13  1,854  98% 

Facilities  D2‐Trans Bldg Roof Repl/Equip  651  81  24  474  71  ‐  651  580  7  586  90% 

Facilities  GO‐Cust Serv Renovation  980  1  51  69  859  ‐  980  193  76  269  27% 

Facilities  New Operator Restrooms  750  17  32  44  417  240  750  118  11  128  17% 

Facilities  GO Water Intrusion Repairs  1,360  ‐  8  142  1,211  ‐  1,360  165  42  207  15% 

Facilities  GO UST Replacement  600  ‐  ‐  ‐  600  ‐  600  133  382  515  86% 

Facilities  CMF Boiler Replacement  1,354  ‐  ‐  ‐  1,354  ‐  1,354  132  42  174  13% 

Safety  D6‐Badge Access & Security Cam  599  ‐  0  ‐  598  ‐  599  0  ‐  0  0% 

Vehicles  Roof A/C for Buses Retrofit  886  ‐  ‐  565  322  ‐  886  824  12  836  94% 

Total  15,807  342  490  4,022  10,714  240  15,807  8,928  1,733  10,661  67% 

6