WORKSHOP REPORT  Third Orientation Workshop for  GenCap Advisers, Geneva, 14‐16 January 2009 

  

    IIAASSCC  IInntteerr‐‐AAggeennccyy  SSttaannddiinngg  CCoommmmiitttteeee  SSuubb‐‐WWoorrkkiinngg  GGrroouupp  oonn  GGeennddeerr  iinn  HHuummaanniittaarriiaann  AAccttiioonn

1  

Index 1. Overview 2. Workshop Objectives 3. Methodology 4. Key Learning Points from Workshop 5. Outstanding Issues 6. Strength of Workshop 7. Considerations for Next Workshop 8. Picture of New GenCap Roster Members 9. Annex 1: Agenda and Concept Note 10. Annex 2: List of Participants 11. Annex 3: GenCap Frequently Asked Questions 

 

Overview The Inter‐Agency Standing Committee (IASC) Sub‐working Group on Gender and Humanitarian Action, in collaboration with the Norwegian Refugee Council (NRC), convened the Third Orientation Workshop for GenCap Advisers in Geneva 14‐16 January 2009.  The Gender Standby Capacity Project (GenCap) seeks to  build  capacity  of  humanitarian  actors  to  mainstream  gender  equality  programming,  including prevention and  response  to gender‐based violence,  in all sectors of humanitarian  response. A pool of Gender  Advisors  ready  for  deployment  to  Humanitarian  Coordinators’  offices  on  72  hours  notice, GenCap’s goal  is  to ensure  that humanitarian action  takes  into consideration  the different needs and capabilities of women,  girls, boys  and men  equally. GenCap  is  a  critical part of building  inter‐agency capacity on  the  integration of cross‐cutting  issues  into  the cluster approach. The GenCap “Frequently Asked Questions” is attached in Annex 3.  The structure and content of this third orientation workshop was significantly altered compared to the first  two. With  the GenCap project now better known at both country‐ and agency‐level,  the GenCap Management decided not  to  invite  representatives  from Country Offices, and  to  limit  the number of external resources persons. It was decided that four experienced GenCap Advisors (GAs) would facilitate of  the  training,  and  to  include only  a handful of GenCap  Steering Committee members  and  external resource persons. 

On average, 15 participants attended  the workshop each day; nine GenCap  candidates  recruited by NRC; four experienced GAs as the main facilitators, members of the GenCap Steering Committee, NRC GenCap Project Manager and the GenCap Secretariat Manager. Only one external resource person from OCHAs Humanitarian Coordination Support Section was asked to present. A representative from ECHO’s policy unit attended  the  training  to  learn about GenCap. A complete  list of participants  is provided  in Annex 3. 

The workshop was designed around the five main elements of the GenCap ToRs, and drew in particular on the two principle documents prepared by the IASC for their support – the IASC Gender Handbook – Women,  Girls,  Boys  and Men  –  Different  Needs,  Equal  Opportunities  and  the  IASC  Guidelines  for Gender‐based Violence  Interventions  in Humanitarian Setting: Focusing on Prevention and Response to  Sexual  Violence  in  Emergencies.  The  intention  was  to  develop  the  familiarity  of  the  GenCap candidates with both of these documents as the normative guidance and standards for their action  in the field.  

2  

Workshop Objectives The specific objectives of the workshop were: 

• providing  an  opportunity  for  existing  GAs  to  share  experiences  from  assignments with  new members of the roster; 

• capturing good practices, challenges and support needs, with particular reference to key areas in respect of gender equality and GBV coordination 

• drawing  on  the  outcomes  of  the GenCap  Retreat,  discussing  and  confirming GenCap  project related objectives, procedures and administrative needs 

 

Feedback from participants indicated that these objectives were achieved. Appreciation was expressed in  particular  for  the wealth  of  experience  in  the workshop  from  all  sides  and  the  opportunities  for sharing  practical  experiences  in  working  sessions  throughout  the  workshop.  Participants  expressed appreciation  for  the good  flow of  the workshop and  the  friendly  service  from  the  committed  staff at hotel Epsom.  The final agenda for the workshop is provided in Annex 1. 

Methodologies Facilitators  used  a  wide  range  of  methodologies  during  the  workshop.    Most  sessions  included  a combination of PowerPoint presentations, group discussions  (from pairs  to  five persons), group work with presentation  to  the whole group,  revolving stations  for  feedback, practical exercises and a short film. The calm and intimate workshop atmosphere allowed for frank, personal and dynamic interaction. Participants  were  active  and  contributed  with  questions  and  personal  examples  and  experiences. Throughout the workshop, icebreakers and energizers ensured a comfortable learning environment. 

Key Learning Points from Workshop The key success factor in the workshop process was the facilitation by four currently serving GAs who served as  the main  facilitators  throughout  the workshop. The presentations, discussions and  creative group  work  structured  around  the  five main  components  of  the  GenCap  ToR  were  peppered  with fascinating  insights from the facilitators’ actual GenCap experience.   Compliments were also expressed to NRC who had done an excellent job with the recruitment. The feeling among the facilitators was that this group of GenCap candidates had significant, relevant and diverse experience and were easily able to relate their own experience to the particular challenges of GenCap deployments. This provided a solid base for interesting and useful exchanges throughout the workshop. 

DAY 1 – Main themes:  Introduction and Setting the agenda: Purpose and expected outcomes of the Orientation Workshop  Brief overview of GenCap Project  Introduction to ToRs  Stories from the Field  ADAPT and ACT  Information and Analysis  Programming Planning Assistance  

3  

 Introduction The introduction session allowed for participants and facilitators to introduce themselves to each other.  Participants were asked to write down their expectations of the workshop, which were later discussed. The expectations were very much in line with the topics of the workshop agenda. The underlying intent of  the  workshop  was  to  deepen  understanding  of  the  key  question  that  GenCap  is  intended  to address: how do we ensure  that all members of affected populations, whether women, men, girls or boys,  benefit  fully  from  humanitarian  intervention  according  to  their  various  needs?  Discussions throughout the workshop served to reinforce that the central GenCap task; that whatever the specifics of the ToR, is to support and enhance (or establish if necessary) sustainable mechanisms to ensure that the delivery of humanitarian protection and assistance takes  into consideration the different needs of women, girls, boys and men, and that all cluster and sector actors are fully aware and skilled in effective ways to deliver services to the all segments of the population.  The five broad areas of the GenCap terms of reference comprise: information analysis; program support; capacity development; coordination; and advocacy.  In addition, GAs are  required  to  report back  to  the GenCap Secretariat using  the M&E  tool specifically designed for GenCap. 

Presentation of GenCap Project A  presentation  on  the  GenCap  project  provided  a  short  history  of  its  development  under  the  Sub‐Working Group (SWG) on Gender.  During its first 18 months of operation, the project has deployed 23 advisers to 18 humanitarian situations. GenCap’s daily management  is done by the GenCap Secretariat who reports to the GenCap Steering Committee and the SWG on Gender. NRC serves as the employer of GAs  while  on  mission  and  handles  most  administration  of  deployments.  The  presentation  also underlined the importance of the unique M&E component attached to the project. 

Setting the Scene and Introduction to TORs The unique context in which GAs work was outlined by focusing on the relationship between the HC, the host agency, the GenCap ToRs and  its  interagency mandate and focus on working with cluster  leads. A short  overview  of  humanitarian  reform,  a  process  started  in  late  2005  intended  to  ensure  more predictable,  timely,  effective  and  accountable  humanitarian  response  by  strengthening  humanitarian coordination and partnerships, serves as a backdrop for the development of the GenCap project and the role of the GAs in the field.   GAs’ work  is structured around 11 Global Clusters ‐ thematic/sector groups of UN and non‐UN actors ‐ responsible  for  the coordination of humanitarian action within  their specific sectors. The composition and structure may vary from one humanitarian setting to another. Gender, in addition to HIV/AIDS, age and environment are  cross‐cutting  issues  that all Clusters are  supposed  to mainstream  in  their work. Furthermore,  the  five main  areas  of  the  GenCap  generic  ToRs  were  briefly  presented.  An  in‐depth presentation of each on these areas took place over the next three training days.  

ADAPT and ACT The ADAPT and ACT  framework was underlined as the  foundation  for all GAs’ work to  further Gender Equality  programming  (GEP).  The  five  elements  of  GEP  are  gender mainstreaming  (equal  access  to services);  empowerment of women; GBV; Protection  from  Sexual  Exploitation  and Abuse  (PSEA)  and gender balance. 

 

4  

Information and Analysis The session described how GA can contribute to gender analysis  in different clusters which then influence  the clusters’ programming. Gender analysis  is key  to  create a  framework  for effective and sustainable GEP. The Gender Handbook provides checklists for analysis of gender differences specific  to eight Clusters. The ADAPT and ACT  framework underlines  the  importance of Analyse gender differences and Collect, analyse and report Sex and Age Disaggregated Data.  The  lessons  learnt  from  experienced  GAs  underlined  the  importance  of  coordinating  and cooperating by  tapping  into existing knowledge and experience. GAs will be more efficient and supportive  to  clusters  if  they obtain  cluster‐specific  information. The  final  analysis must always take the broader situation into account.  In order to get  from analysis  to action, the systematic collection of data  is a crucial  first step to meaningful and gender‐sensitive programming. Despite the existence of such data it is not always used  to  optimise  targeting  and  programme  outcomes  and  impacts.  GAs  can  support  the programme team/Agency Gender Focal Point (as appropriate) to translate the analysis into action.  The importance of being aware of protocols for collection, storage and use of data, especially data relating  to  sexual  violence was underlined  in  conclusion.  If GAs do not  feel  that  they have  the specific  knowledge  about  this,  it was  recommended  that  they  seek  advice  from  experts  in  the field. 

Gender Analysis and Programme Support Gender matters in crisis situations because women and men are affected and respond differently. Furthermore, gender  roles and power dynamics  can  change  in  an emergency  situation. Gender analysis is important in every crisis and examines the roles of women and men, their access to and control over  resources,  as well  as  the  constraints  the  face  relative  to  each  other.   Any  gender analysis should ask about the difference between women’s and men’s experiences. Participatory assessments  should  be  undertaken  with  women,  girls,  boys  and  men  both  together  and separately.  Information  gained  from  these  assessments  should  be  used  to  guide  programme planning.  GAs’ support to programme planning and assistance is mainly done along three lines; 

• assist  agencies  to  incorporate  gender  equality  in  the  consolidated  appeals  and  other appeal processes and documents .  

• facilitate and support  the  integration of gender perspectives  in  the overall planning and programming of the various clusters.  

• adapt  the existing monitoring  system  to monitor  the progress of gender mainstreaming using  the  inter‐alia  frameworks,  checklists  in  the  gender  handbook  and  guidelines, adapting  them  to  the existing monitoring and  reporting systems and also specific  to  the cultural context 

 Consolidated Appeal Processes  (CAP)  (and  their mid‐year  reviews) as well as Flash Appeals  (FA) provide  the most  strategic  and  crucial  entry point  for  including  gender  in  each Country  Teams programme. It cannot be understated how important it is for the GA to provide advice and input to these processes. GAs who have been the most successful in these processes have ensured that the  inclusion  of  gender  equality  and/or  GBV  Response  and  Prevention  is  a  key selection/prioritisation criteria of projects to be included in the CAP/FA. When this is established, most agencies and NGOs will readily  listen to the GA’s advice on how to  include gender  in their projects.    Notwithstanding  the  GA’s  ToR,  if  an  opportunity  to  intervene  constructively  and effectively  to  integrate or enhance  the gender perspective  in  the CAP document arises,  the GA should be ready to exploit  this as the CAP  is an  important defining, strategic document  in the whole country humanitarian programme.   It is unlikely that time will allow the GA to contribute to each one of the Clusters/Sectors work or that  the Gender Network  is  organised  effectively  or  experienced  enough  to  ensure  ‘coverage’ 

 

5  

across  all  of  the  Clusters/Sectors.  The  GA  will  have  to  think  strategically  about  which Clusters/Sectors  to  work  with.  GAs  will  also  benefit  from  being  innovative,  creative  and diplomatic when using tools and approaching actors.  As always,  it  is  important to have the HC’s backing on the  initiative of facilitating and supporting the  integration of  gender perspectives  in  the overall planning  and programming of  the  various clusters.  

Key  reference documents:  ‘How  to Guides’ 1 – Consolidated Appeals Process  (CAP) and 2  ‐ Gender Analysis 

 

DAY 2 – Main themes:  Capacity Building  Coordination  Being on a roster  Humanitarian reform and OCHA’s new Humanitarian Coordination Support Section 

Capacity Building This  was  a  very  interactive  session  where  facilitators  and  participants  shared  their  best facilitation/capacity  building  techniques.  A  rich  and  diverse  palette  of  experiences  and  advice emerged, and both facilitators and participants walked away from this session with fun, creative and effective new tools. 

Coordination Coordination  is  essential  to  effective  programming  and  response.  Joint  planning,  exchange  of information  and  collaboration  is  crucial when  it  comes  to  addressing  the  gender  dimension  of humanitarian  responses.  Coordination  takes  place  both  horizontally  and  vertically.  Horizontal coordination takes places with HC, Cluster Leads, Heads of Agencies, Host Agency Representative, etc.  and  ensures  ‘buy‐in’  and  commitment.    Vertical  coordination  takes  place  with  gender networks, gender network  lead   Agency, Agency/Cluster gender  focal points, etc. and  identifies and coordinates allies.  GAs are in‐country for a limited period and the sustainability of mechanisms put in place is crucial. High  turnover of  staff  should be dealt with  strategically  in order  to avoid  lost  synergy. One GA emphasized the importance of including and training local staff who stay behind.  Given  the GAs’  short  time  frame,  it  is  important  to  spend  time  and  effort  strategically.  If  one particular cluster proves  to be  resistant,  it  is perhaps better  to move on and work with a more receptive  cluster  rather  than waste  valuable  time.  It was  underlined  that  Steering  Committee members, GenCap Secretariat and GenCap peers can be contacted for advice in such situations.  

Key reference document: ‘How to Guide’ 3 ‐ Coordination  

Being on a roster NRC  and  the  GenCap  Secretariat  presented  some  of  the  main  challenges  of  being  a  roster member. Deployments are never guaranteed, but on the other hand roster members have a lot of freedom  to  take breaks between assignments. NRC and  the GenCap  Secretariat also  serve as a ‘port of call’ for discussion of challenges in the field.  Participants were  informed that final admission to the GenCap roster would take place after the workshop. This allows both participants to find out if they would commit to be on the roster, and for GenCap management  to  see participants  in action over  several days, and  to make  the  final appreciation of their suitability as a GenCap Advisor.  

 

6  

Humanitarian Reform OCHA’s  newly  established  Humanitarian  Coordination  Support  Section  (HCSS)  provided  an overview of the main components of Humanitarian Reform and linked this to the challenges GAs are  facing  in  the  field.  The  presentation  resonated  well  with  both  experienced  and  GenCap candidates, and highlighted  that  the GenCap project, as well as many of  the challenges GenCap has experienced, is part of a bigger picture. GAs were invited to contact HCSS when in the field to raise issues and ask for advice. Furthermore, HCSS would be very interested to work more closely with  the  GenCap  Secretariat  and  the  soon  to  be  deployed  GA  to  the  Global  Cluster  Leads  in Geneva.  

DAY 3 – Main themes:  PSEA  Monitoring and Evaluation  Advocacy  GenCap 2009 and summary 

Protection from Sexual Exploitation and Abuse (PSEA) The 20‐minute film “To Serve with Pride” kicked off the session which focused on the GA’s role in supporting the establishment of PSEA networks. PSEA should not constitute the main emphasis of ToRs, but rather be a supportive function in countries where these PSEA structure or networks do not exist or are weak. GAs will not be deployed to work on PSEA only, but rather to support this work when required. 

Monitoring and Evaluation The GenCap project has since its inception included a M&E tool that all GAs should use to report regularly during their deployment. The presentation focused on the key structure behind the tool and how  to use  it. A  “Basic  Information Questionnaire”  is  filled  in at  the beginning  to map  the context  of  the deployment.  Scorecards  are  submitted  at  two months  intervals  to measure  the progress of GEP in clusters in the country. It was underlined that this is a management tool for the entire project, and that reporting does not reflect the individual GAs’ performance. Initial findings (reporting May‐December 2008) were presented and gave the participants an indication of where the  GenCap  Project  as  a whole  is  performing  and  heading.  It was  also  stressed  that  the  tool allowed  the GenCap Steering Committee to strategically  intervene  in areas where more support might be needed. The tool also provides valuable  input to the upcoming deployment of a GA to the Global Cluster Leads.  Following the presentation, the four GAs already deployed in the field sat down with 2‐3 new GAs and showed how to use the tool on laptops. During the hour‐long demonstration, participants had the opportunity to discuss both technical and substantive aspects of the using and reporting with the tool.  Advocacy GenCaps are asked to work on advocacy for a variety of causes both general and country‐specific. Advocacy  is  used  to  build  support  for  a  cause,  trying  to  influence  others  to  support  and/or embrace  it; and  in order  to  try  to  influence/change policy/legislation  that affects  it.   The  short presentation was followed by a group exercise on how to develop an advocacy plan for different scenarios.   GenCap 2009 and Summary A short presentation of GenCap’s plans for 2009 completed the workshop. GenCap has planned to deploy five fulltime and 10 roster deployment (each six months). An innovative deployment of an experienced  GA  to  support  the  work  of  the  Global  Cluster  Leads  (reviewing  tools,  trainings, manuals, polices etc) will start on 1 March 2009, for an initial period of six months. An overview of pending deployments was shared with the participants.  

 

7  

The concluding session summarized  the orientation workshop objectives and achievements, and participants  were  asked  to  evaluate  the  workshop.  The  feedback  from  participants  was overwhelmingly positive. Some participants suggested providing more reading material before the training.  

Outstanding issues That  there  did  not  appear  to many  outstanding  issues  as  all  of  the  candidates’  expectations outlined on the first day of the workshop were met and the evaluations were very positive. Some more time could have been set aside to address  issues that emerge  in the course of the training but that were not foreseen in the agenda.  

Strength of workshop: content / format Content: 

Structured around  five main areas of ToRs and main  resources  (Gender Handbook, GBV Guidelines, ADAPT and ACT) 

Enough to make participants comfortable in preparing for deployment, yet not overload of information 

Format:  Flow  of workshop was  appreciated.  A  bit  intense  and  didactic  on  first  day, with more 

interaction and breaks during the last two.  Positive feedback on using experienced GAs to train the newly recruited  Conference  facilities  and  services were  excellent  and  friendly.  Participants  appreciated 

standard and central  location of hotel which allowed for emergency shopping during day and socializing informally in the evening 

Considerations for next workshop  Better  information  to  GenCap  candidates  regarding  the  admission  on  GenCap  roster 

before training in order to avoid confusion  Greater participation by active Steering Committee members  Keep  number  of  external  resource  persons  low,  but would  have  been  useful  to  invite 

ProCap to hold presentation for GenCap.  Participants asked that more material would be provided before the workshop  Some  facilitators  felt  that more  printed material  should  have  been made  available  to 

participants  Schedule  workshop  at  different  time  of  the  year  –  Spring  or  Fall  for  climatic  and 

organizational reasons. Organizing it right after the Christmas and New Year’s Holiday not ideal  timing.  Next  training  could  be  timed  with  CAP  launch  and  mid‐year  review (November and June, workshops in September/October and/or April/May.) 

 

8  

Picture of new GenCap Roster Members  

  From  left: Gurcharan Virdee,  Jean‐Baptise Mikulu,  Jessica Gorham, Catherine Andela, Ann  Jones, Peter Kimani, Christine Ouelette, Peter Ekayu and Njoki Kinyanjui 

 

9  

Attachment  1:  Concept  Note  and  Agenda  for  GenCap  Orientation Workshop  Scope and Objectives GenCap has, to date, held two Orientation Workshops  for new GenCap Gender Advisors  in May 2007 and May 2008.  Given the level of lessons learned from these two earlier training sessions, as well as GPPi’s GenCap Project Report: One Year Ahead (May 2008), the Steering Committee has felt it appropriate to focus this meeting on the following:  

• providing an opportunity  for existing GenCap Gender Advisors  to  share experiences  from assignments with new members of the roster; 

• capturing good practices, challenges and support needs, with particular reference to key areas  in respect of gender equality and GBV coordination 

• drawing on the outcomes of the GenCap Retreat, discussing and confirming GenCap project related objectives, procedures and administrative needs 

 Structure and Methodology 

• The duration of the workshop is three days (Wednesday 14 – Friday 16 January).  Sessions will comprise short presentations by  resource persons  (for  the most part existing GenCap GAs), with  facilitated consultation  to bring  out  lessons  learned,  good  practice  and  recommendations.    The  draft  agenda  reflects  the  proposed subject areas, objectives and potential outcomes. 

• A social event will be arranged one of the evenings for GenCaps, Steering Committee members and resource persons. 

 Participation 

• Four existing GAs and 12 new GAs are the primary participants in this event. • Steering Committee representatives from each constituent organisation. • Resource persons for appropriate sessions. • Norwegian Refugee Council GenCap HR Manager and GenCap Support Unit personnel 

  AGENDA ‐ Key Themes Per Day  Wednesday  14 January  

Introduction & Setting the agenda: Purpose and expected outcomes of the OrientationWorkshop 

Introduction to TORs  Stories from the Field  ADAPT and ACT  Information and Analysis  Programming Planning Assistance   Logistics 

Thursday 15 January  

Capacity Building  Coordination  Advocacy  How to work with HCs  Communication when in the field 

Friday 16 January  

GenCaps and PSEA work Monitoring and Evaluation Tool  Summary of outcomes from GenCap Retreat (11 ‐ 13 January)   GenCap 2009  Parked Issues  Close 

 

 

10  

 Wednesday, 14 January Time  Session  Content/Objectives08:30  Coffee  Meeting and mingling 09:00  Introduction 

Setting the agenda 

Facilitator: Kate Burns  

Welcome Workshop Objectives and Expected Outcomes  Ground Rules/Workshop Administration 

09:30  ToR: Introduction on the five main elements of the ToR and the proposal to revise 

Facilitators:   Madhumita Sarkar, Simon Opolot and Linda Pennells 

At  the  Retreat  preceding  this  Workshop,  existing  GAs  discussed whether  the  ToR,  the  Request  Form  and  the  Request  Procedure should be revised  in order  to optimize the use of  the GenCap GAs’ time and expertise and,  if so, how. The findings and conclusions of those discussions will be presented. 

 10.30  Stories from the Field 

Presenters: Existing GenCap Advisors 

The challenges, successes, frustrations and rewards of working as a GenCap Advisor.  Existing GAs will  present  a  ‘collage’  of  the most positive experiences from the field,  focusing on the five elements of the ToR  

11:00  Break  11:15  Introduction  to  the  Gender  Handbook,  the 

ADAPT&ACT‐C  Framework  and  the  GBV Guidelines  Facilitator: Kate Burns  

The Gender Handbook, the ADAPT & ACT‐C Framework and the GBV Guidelines  are  the  GAs’  principal  tools  in  our work;  all  of which inform our ToR and the M&E tool. It is important, therefore, that we all share a common understanding of the tools. 

13:00  Lunch  14:00  Information and Analysis  

Facilitator: Siobhán Foran 

 

Issues  to be discussed, as were  raised  in  the May 2008 Workshop (under  the  Participatory  Assessment  session),  include  a  review  of existing  information; facilitating fully participatory discussions with all  stakeholders;  systematizing  the  information  gathered; comprehensive  analysis  and  prioritization;  all  leading  to  clearly‐defined follow‐up action.  

We will also look at the provisions of the Gender Handbook and the analysis  component  of  the  ADAPT  &  ACT‐C  framework  and  the practical application and experience of the GAs in this regard.  

15:00  Break  15:15  Programme Planning Assistance  

Facilitator: Madhumita Sarkar  

We will  look  at  the  provisions  of  the  Gender  Handbook  and  the programme  planning  components  of  the  ADAPT  &  ACT‐C framework and the practical application and experience of the GAs in this regard. 

 16:45  Logistics issues related to deployment 

Facilitators: Mirjam Sørli and Astrid Sween  

The  issues  to  be  addressed  here  include  being  on  a  roster  – challenges and opportunities – office arrangements and support in‐country. 

17:30  Close 

 

 

11  

  

Thursday, 15 January Time  Session  Content/Objectives

09:00  Welcome to Second Day 

Facilitator: Kate Burns 

Review  of  the  proceedings  of  the  first  day  and  the  agenda  and expected outcomes for the second day. 

09:20  Capacity Building  

Facilitator:  Linda Pennells 

(All GAs  –  existing  and  new  – will  be  asked  in advance  to  bring  with  them  and  present  one innovative  presentation/facilitation skill/prop/tool  that  they have used  successfully in the field.) 

Given  the  challenges  to  facilitate  people’s  learning  ‐  varied cultures,  language  abilities  and  educational  backgrounds  ‐  this session will be a  ‘lab’, exploring various ways of  facilitating adult learning  in a  fun,  informative and participatory way. We will  look at the provisions of the Gender Handbook, the GBV Guidelines and the training component of the ADAPT & ACT‐C Framework and the practical application and experience of the GAs in this regard. 

We  would  also  like  to  gather  GAs’  experiences  and  challenges encountered,  as  well  as  their  innovative  solutions  to  adult learning/capacity building. 

11:00  Break 

11:15  Coordination  

Facilitator:  Siobhán Foran  

 

We will look at the provisions of the Gender Handbook, as well as the coordinate component of the ADAPT & ACT‐C Framework and the practical application and experience of the GAs in this regard. 

A  number  of  GAs  have  raised  the  issue  of  mobilising  and supporting  Gender  Theme  Groups.  Accordingly,  this  session  will include  an  exchange  of  experiences  and  innovative  ideas  on coordination,  building  alliances  and  improving  coordination structures and procedures. 

12.45  Lunch 

14:00  Advocacy  

Facilitator: Simon Peter Opolot 

We will look at the provisions of the Gender Handbook, as well as our role as advocates and facilitators of advocacy actions and the practical application and experience of the GAs in this regard. 

15:30  Break 

15.45  HRSU/ HRU? How to work with HCs? 

Facilitator: Aiobheann O’Kefffe, HRSU 

Introduction  of  humanitarian  reform  and  how  GAs  can  support gender equality as a cross cutting issue within this. 

 

16:45  Communication when in the field 

Facilitator: Linda Pennells 

 

Creating productive communications channels and forums with the Steering  Committee,  the  Secretariat,  NRC  and  Webforums (Genforum, Humanitarian reform, etc.). 

The existing GAs will share their experiences  in terms of what has worked well  and what  has  not  and  recommendations  they  have made for changes. 

17:45  End 18:00  GenCap Steering Committee mtg  Monthly  meeting  for  GenCap  Steering  Committee  members  by 

teleconference 

 

12  

 

Friday, 16 January Time  Session  Content/Objectives09:00  Welcome to Final Day 

Facilitator: Kate Burns 

 

09.20  GenCaps and PSEA work 

Facilitator: Kate Burns 

 

The UN made a serious commitment to establishing zero tolerance for  sexual  abuse  and  exploitation  and  to  the  receipt  and investigation  of  reports  of  such  abuse.  Work  in  this  regard  is included  in the GAs’ ToR yet  it appears as  little  is happening  in the field to advance this work. At the Retreat preceding this Workshop, the GAs examined the extent to which  it will support PSEA work  in the field and the conclusions will be presented during this session.   

11:00  Break 

11.20  Monitoring  and  Evaluation:  presentations  of results and the use of tool 

Facilitator: Mirjam Sørli 

The M&E Tool is an integral part of each GenCap deployment and is an  important management tool. Session will address the group on the use of the tool and present on its preliminary findings. 

13:00  Lunch 

14:30 Summary of outcomes of the GenCap Retreat:Summary of the challenges and successes, and the factors leading to these. 

Facilitators:  Siobhán  Foran  and  Madhumita Sarkar 

Drawing  the  lines  of  responsibility  between  the GA  and  the  host agency, working through the Cluster System and striking a balance between GBV and gender equality work where a tension may arise 

15:30  Break 

16.00  GenCap 2009 – new initiatives and plans 

Facilitator: Mirjam Sørli 

New initiatives and plans for 2009 

16.30  Parked Issues 

Facilitator: Jean Baptiste 

Jean  Baptiste will  bring  to  the  group  any  issues  that  have  been ‘parked’  over  the  course  of  the  past  three  days  for discussion/resolution 

17:00  Close  

Facilitator: Kate Burns 

Close of Workshop 

17:30  End 

 

   

 

13  

Attachment 2:  List of Participants  

Name  Role  E­mail Siobhán Foran  GenCap and facilitator siobhanforan@yahoo.ie Simon Opolot  GenCap and facilitator  s‐opolot@africamail.com Linda Pennells  GenCap and facilitator  pennells@islandnet.com Madhumita Sarkar  GenCap and facilitator madhumita.sarkar@undp.org Kate Burns  GenCap Steering Committee (OCHA)  burns@un.org Annemiek Buskens  GenCap Steering Committee 

(UNHCR) buskens@unhcr.org 

Astrid Sween  NRC GenCap Project Manager  Astrid.sween@nrc.no Mirjam E. Sørli  GenCap Secretariat Manager  gencap@un.org Anna Bergeot  ECHO Policy Unit Anna.bergeot@ec.europa.eu Aoibheann O’Keffee  Humanitarian Coordination Support 

Section (OCHA) keffee@un.org 

Jean‐Baptiste Mikulu   GenCap candidate  Mikulu.jb@gmail.com  Catherine Andela  GenCap candidate  andelacatherine@hotmail.com  Peter Ekayu  GenCap candidate  pekayu2@yahoo.co.uk  Christine Ouellette  GenCap candidate mfco@magma.ca  Gurcharan Virdee  GenCap candidate  gurcharan8@hotmail.com  Peter Kimani Nyororo  GenCap candidate  nyororok@yahoo.com  Jessica Gorham  GenCap candidate jessica.gorham@yahoo.com  Njoki Rahab Kunyanjui  GenCap candidate njoksk@yahoo.com Ann Jones  GenCap candidate  anninkabul@yahoo.com  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Attachment 3: GenCap “Frequently Asked Questions”    

 

14  

FFRREEQQUUEENNTTLLYY   AASSKKEEDD   QQUUEESSTTIIOONNSS  

What   is  GenCap?  The  IASC  Gender  Standby  Capacity  (GenCap) projects  seeks  to  build  capacity  of  humanitarian actors  at  country  level  to  mainstream  gender equality  programming,  including  prevention  and response  to gender‐based  violence,  in all  sectors of humanitarian response.   GenCap’s  goal  is  to  ensure  that  humanitarian action takes into consideration the different needs and  capabilities  of  women,  girls,  boys  and men equally. It is a critical part to building inter‐agency capacity on the  integration of cross‐cutting  issues into the cluster approach.  GenCap consists of a pool of 35 gender advisers at a P‐4/ P‐5 level to be deployed on short notice as an  inter‐agency  resource  to  support  the  UN Humanitarian/Resident  Coordinators  (HC/RC), humanitarian  country  teams  and  cluster/sectors leads,  in  the  initial  stages  of  sudden‐onset emergencies as well as  in protracted or  recurring humanitarian situations.   The  Norwegian  Refugee  Council  (NRC)  is administering  the expert pool.   GenCap Advisers’ salary, DSA/hazard pay,  insurance and  flights are covered by the GenCap project.   

 What   is   the   primary   role   of   the  GenCap  Advisers?  The  primary  role  of  the  GenCap  Advisers  is  to work with  the humanitarian country  team and  in particular the cluster/sector actors to facilitate the establishment  of  sustainable  coordination mechanisms and build capacity to ensure that the needs and  capabilities of women, girls, boys and men  are  considered  in  all  clusters’/sectors’ emergency response.  

 GenCap Advisers provide technical leadership and support  on  Gender  Equality  Programming, including  GBV  programming,  through  close collaboration  with  humanitarian  actors  and building  on  existing  resources  in  the  following main  areas  of  work:  information  collection  and analysis;  programme  planning;  capacity  building; coordination; and advocacy. The expected output of  the GenCap Advisors’ work  is effective gender equality  programming,  including  prevention  and response to GBV in humanitarian situations.   How   long   is  each  deployment?  Each  deployment will  be made  for  6‐12 months (less  in  exceptional  cases).  Extensions  can  be made up to a maximum of 24 months altogether. If  an  office  needs  a  more  permanent  gender adviser presence  it  should  go  through  its  regular recruitment procedures.  How  does  GenCap  differ  from  ProCap?  The Protection Standby Capacity Project  (ProCap) is  a  roster  of  protection  officers  and  GenCap  is copying  many  of  ProCap’s  structures.  While protection  issues  such  as  GBV  is  a  part  of  the GenCap Advisers’ ToR they have a broader role in facilitating  gender  equality  programming  in  all sectors/ clusters of humanitarian response.   Who   can   make   requests   for   a   GenCap  Adviser?    All  UN/INGO  entities  with  a  MoU  with  the Norwegian  Refugee  Council  (NRC)  can  make  a request for a GenCap Adviser.   

 UN  Agencies  and  Organizations  

with  MoUs  with  NRC  are:  IOM,  FAO,  OCHA,  OHCHR,  UNDP,  UNESCO,  UNFPA,  UNHCR,  UNICEF,  

UNRWA,  WFP  and  WHO   

 GenCap   is  an   init iative  of  the  IASC’s  Sub‐working  Group  on  

Gender   in  Humanitarian  Action   

 

15  

 How  do   I  make  a   request   for  a  GenCap  Adviser?  The  request  form  is  available  on http://www.humanitarianreform.org/gencap  Ideally one agency should initiate the request and bring other IASC partners into the development of a  country  specific  ToR,  adapting  the  standard GenCap  ToR.    This  should  be  done  in  a consultative  fashion  with  relevant  actors  in  the entire  humanitarian  country  team.  For administrative reasons, an entity with a MoU with NRC will be  the host of  the GenCap Adviser. The GenCap Adviser could be based in the HC office or where the country team deems it most adequate. The HC must approve and sign the request before submission.  Questions  can  be  directed  to  the  GenCap secretariat  (gencap@un.org),  which  is  the recipient of  the  signed  request. The  inter‐agency GenCap  Steering  Committee  formally  approves the request before a deployment is made.  Can   GenCap   Advisers   work   on   a  specif ic   agency’s   programme   or   do  they  need  to  sit  with  the  HC?    GenCap  Advisors work  primarily  on  inter‐agency activities  and  not  on  the  work  of  the  hosting agency. On a case‐by‐case basis GenCap Advisers could  also  be  deployed  to  agencies/programmes needing  specific  gender  equality  programme support if there is capacity available on the roster.   Who   does   the   GenCap   Adviser   report  to?    The GenCap Adviser  reports  to  the Humanitarian Coordinator  and/or Head  of  the  hosting Agency. As the nature of deployments may vary, additional solutions  for  reporting  lines  will  have  to  be decided  on  in  consultation  with  the  GenCap Steering Committee on a  case‐by‐case basis. The GenCap Adviser will also send  regular monitoring and evaluation reports to the GenCap Secretariat. The HC and relevant cluster  leads will sign off on the reports. The GenCap Advisers also sends a bi‐monthly update to NRC.  

 GenCap  has  so  far  deployed  25  

gender  experts  to  support    18  humanitarian  situations:  

Afghanistan,  CAR,  Chad,  Georgia,  Guinea,   Indones ia,   I raq,  Kenya,  

L iber ia ,  Myanmar,  Namibia,  Nepal ,  oPt ,  Somal ia ,  Sr i  Lanka,  Sudan,  

Uganda,  Yemen   What   is   the   responsibi l ity   of   the   host  agency?    The  host  agency  is  responsible  for  providing  the GenCap  Adviser  with  an  office  space,  phones, computer,  local  transport/vehicle and  interpreter (if  necessary);  and  for  covering  cost  of  internal travel.   What   is  the  role  of  NRC?    The  Norwegian  Refugee  Council  covers  salary, DSA/hazard pay, insurance and travel to and from duty  station;  and  maintains  contact  with  the advisers on logistical and contractual issues during the deployment.  What   is   the   role   of   the   GenCap  Steering  Committee?    The  Steering  Committee  is  made  up  of  a  core group of IASC entities and oversees the operations of the GenCap. The Steering Committee considers and  approves  requests  for  deployments  and  has the  final  responsibility  for  monitoring  and evaluation of the project.  What   is   the   role   of   the   GenCap  Secretariat?    The Secretariat supports the Steering Committee; the monitoring  and  evaluation project; organises the GenCap Advisers’ training workshop; provides substantive  support  to  GenCap  Advisers  on mission;  and  administers  an  online  discussion forum.  It also supports  field offices  in developing requests for GenCap Advisers. 

Contact and Further Information: GenCap Secretariat gencap@un.org 

phone: +41 78 69 23 255 www.humanitarianreform.org/gencap