Personeels- en salarissystemen

Functioneel applicatiebeheer

Inleiding

Steeds meer processen en administratieve handelingen worden verder geautomatiseerd en geoptimaliseerd. Ook

binnen zorg- en welzijnsorganisaties is de automatiseringsslag in volle gang. Op het gebied van HR en payroll is

de voortdurende digitalisering en optimalisatie niet meer weg te denken. Elke organisatie is in meer of mindere

mate bezig met het thema e-HRM. Niet alleen digitale dossiers en self service, maar ook HR-processen zoals

werving en selectie, opleidingen en de HR-cyclus worden in toenemende mate ondersteund met software

oplossingen.

Het merendeel van deze software wordt tegenwoordig aangeboden in de ‘cloud’. Bij deze zogenaamde SaaS-

oplossingen hoeft u zich als organisatie niet te bekommeren over het technisch applicatiebeheer, dit wordt

immers door uw softwareleverancier verzorgd. Bij gebruik van een HR- of payrollsysteem bent u echter wél

verantwoordelijk voor het onderhoud op de functionele zijde van de software: het functioneel applicatiebeheer.

Welke bedrijfsrisico’s loopt u als het applicatiebeheer niet goed geborgd is binnen uw organisatie? Welke

werkzaamheden horen bij applicatiebeheer? Belegt u dit intern of besteedt u het uit? Wat zijn de voor- en nadelen

hiervan? En heeft u eenmaal een keuze gemaakt, hoe organiseert u het applicatiebeheer dan? U leest het in

deze whitepaper.

Bedrijfsrisico

Wanneer u binnen uw organisatie de rol van applicatiebeheerder niet adequaat invult, loopt u risico’s die zeker

ook financiële consequenties kunnen hebben. Andersom geredeneerd: door het goed inzetten van het

applicatiebeheer ontstaat ruimte voor de kerntaken van de organisatie: het leveren van zorg vanuit een optimale

bedrijfsvoering.

Algemeen

Verschillende elementen maken dat applicatiebeheer van groot belang is voor uw organisatie. Wijzigingen in de

organisatiestructuur, nieuwe processen, andere afspraken en vragen van en over uw gebruikers zijn hier concrete

voorbeelden van. Ook wijzigingen in cao en wet- en regelgeving, de softwareleverancier die met enige regelmaat

wijzigingen in functionaliteit brengt en (gewenste) managementinformatie uit uw eigen organisatie zorgen er voor

dat uw systemen altijd ‘in beweging zijn’.

Wat gebeurt er als uw organisatie hier niet goed, tijdig en adequaat naar handelt? Het antwoord laat zich raden:

salarissen die foutief of te laat worden betaald, HR-processen die niet (optimaal) worden ondersteund,

onvolledige managementinformatie etc. Deze zaken zijn funest voor een adequate bedrijfsvoering.

Steeds meer organisaties ondersteunen HR-processen digitaal. Niet alleen in-, door-, en uitstroommutaties, maar

ook verzuim, opleidingen, de HR-cyclus en werving en selectie worden binnen organisaties digitaal afgehandeld.

Het belang van een goed werkend systeem en de daarbij behorende managementinformatie is dus van cruciaal

belang. Succesvolle bedrijfsvoering is direct verbonden aan goed functionerende en goed onderhouden

(informatie)systemen. Te weinig of een verkeerde focus op het functioneel beheer van die systemen zal bijna

altijd leiden tot hogere organisatiekosten.

AVG

In uw personeelsinformatiesysteem zijn veel gegevens van uw medewerkers vastgelegd. De wettelijke

bewaartermijn voor het aanhouden van sollicitantengegevens en het beperkt mogen vastleggen van

verzuimredenen zijn bekende voorbeelden, waarbij processen en werkafspraken worden aangepast in het

personeelsinformatiesysteem. Uw leverancier zal hiervoor acties uitvoeren in de systemen, maar in de meeste

gevallen moet u zelf ook de nodige aanpassingen doorvoeren. De genoemde wijzigingen op het gebied van wet-

en regelgeving zijn een continu proces. Hiervan is ook de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming

(AVG) een goed voorbeeld.

Medewerkers hebben met de AVG toenemende rechten met betrekking tot de vastlegging van hun eigen

persoonsgegevens. Hoe zijn de diverse autorisaties vastgelegd, zodat uw medewerkers en professionals de

juiste gegevens kunnen inzien? Welke gegevens worden er momenteel door u vastgelegd en bewaard? En mag

u al deze gegevens bewaren? Welke rechten krijgen externe gebruikers (zzp’ers, arbo-artsen e.d.)? En wat moet

er gebeuren als er een datalek geconstateerd wordt? Welke procedure voor datalekken heeft u in relatie tot de

persoonsgegevens? Zijn al deze processen goed beschreven, worden deze procesbeschrijvingen gemonitord en

opgevolgd? Moet uw organisatie twee-factor-authenticatie gaan gebruiken? De applicatiebeheerder is bij deze

HR- en ICT-vraagstukken uw sparringpartner en draagt de verantwoordelijkheid om bij wijzigingen, zoals de

AVG, deze zaken juist en tijdig te implementeren in het systeem.

Risico

De mate van inrichting en borging van het applicatiebeheer binnen uw organisatie bepaalt de aard en mate van

de risico’s die u loopt. Personeelsinformatiesystemen worden door iedereen binnen uw organisatie gebruikt.

Leidinggevenden, professionals binnen HR en payroll, medewerkers en vaak ook vrijwilligers zijn (intensieve)

gebruikers van het systeem. Al deze systemen ondersteunen belangrijke processen binnen uw organisatie en

zorgen voor juiste management- en stuurinformatie. Des te meer reden om applicatiebeheer goed te borgen voor

uw organisatie.

Goede borging

Een goede borging zorgt voor continuïteit in een steeds veranderende omgeving. De borging van

applicatiebeheer kan op verschillende manieren worden gerealiseerd. Om te bepalen wat bij uw organisatie past,

is het van belang om een aantal stappen te doorlopen:

• Allereerst is het belangrijk te weten welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden vallen onder

applicatiebeheer.

• Wanneer deze inzichtelijk zijn kunt u ze afzetten tegen de interne resources en aanwezige competenties en op

basis daarvan besluiten of u deze werkzaamheden (gedeeltelijk) intern of extern wil beleggen.

• Richt tenslotte een goed georganiseerd proces in om de gewenste borging te bereiken.

Wat valt onder applicatiebeheer?

Rol applicatiebeheerder

Uw applicatiebeheerder is de zogenaamde linking pin tussen de gebruikers, ICT, HR en de salarisadministratie.

De applicatiebeheerder onderhoudt ook de contacten met diverse externe partijen zoals de softwareleverancier

het HR- en payroll-systeem, het planningssysteem, de arbodiensten e.d.

De applicatiebeheerder heeft feeling met zowel de processen als met de techniek. Monitoring van de systemen,

het onderhouden van koppelingen en het optimaliseren van de werkprocessen zijn belangrijke taken die zorgen

dat uw organisatie maximaal gebruik maakt van het personeels- en salarisadministratiesysteem.

Aandachtspunten

De werkzaamheden van een applicatiebeheerder voor een personeels- en salarissysteem zijn afhankelijk van

meerdere factoren. Uw ICT-landschap en de aanpalende systemen moeten in kaart gebracht zijn. Dan heeft u

inzichtelijk welke systemen u gebruikt. Wanneer u bijvoorbeeld een apart verzuim- of leermanagementsysteem

gebruikt, zullen veel werkzaamheden parallel moeten worden ingericht en zal er wellicht ook extra onderhoud

nodig zijn ten behoeve van koppelingen.

Een ander aandachtspunt is de mate waarin de gebruikte systemen een standaard applicatie zijn. Bij een

standaard applicatie worden de functionaliteiten van de software voornamelijk door de softwareleverancier

bepaald. Cao’s en wet- en regelgeving worden dan tot bepaalde hoogte ondersteund. Tevens worden er nieuwe

functionaliteiten toegevoegd en aanpassingen doorgevoerd door de softwareleverancier. Grote technische

aanpassingen en extra technische functionaliteiten hoeven daardoor niet door de organisatie zelf ingebouwd te

worden.

Bij een niet-standaard applicatie zijn er meer mogelijkheden voor het zelf bouwen van functionaliteiten. Dan is er

sprake van maatwerk. Voordeel is dat de software beter aansluit bij de behoeften van uw organisatie. Nadeel is

dat dit meer onderhoud vergt, wat weer impact heeft op de organisatie van uw applicatiebeheer.

De meeste leveranciers bieden hun software als ‘cloud software’ of ‘software as a service’ (SaaS) aan. Dit

betekent dat deze software niet meer lokaal geïnstalleerd is, maar te benaderen is via een internetbrowser. Dit

heeft als voordeel dat het technisch beheer van uw IT infrastructuur niet hoeft aan te sluiten bij de

systeemvereisten van het betreffende personeels- en salarissysteem. Vanzelfsprekend dient de internetbrowser

wel aan de benoemde systeemvereisten te voldoen.

Hierbij is het goed om te beseffen dat naast het reguliere beheer uw (externe) applicatiebeheerder ook een

sparringpartner voor u is! Samen met uw applicatiebeheerder kunt u de impact van wijzigingen vaststellen en de

vervolgstappen plannen, zodat u altijd goed voorbereid bent.

Werkzaamheden applicatiebeheerder

De applicatiebeheerder heeft naast contact met HR en de salarisadministratie ook contact met de gebruikers van

het systeem en met de softwareleverancier(s). De applicatiebeheerder is ook vraagbaak voor de organisatie,

bekijkt de wensen van de gebruikers en maakt de vertaalslag van deze wensen naar een ontwikkelplan, dat

tenslotte leidt tot de uiteindelijke implementatie. Op basis van onze klantervaringen hebben wij de taken van een

applicatiebeheerder voor u op een rij gezet.

De meest voorkomende werkzaamheden zijn:

• toekennen, inrichten en onderhouden van autorisatieprofielen/gebruikersinstellingen;

• wachtwoorden toekennen/aanpassen;

• (externe) gebruikers aanmaken/blokkeren/verlengen;

• inrichten en onderhouden van huisstijl;

• optimaliseren van het systeem;

• onderhouden van workflows;

• documenten en processen voor mailmerge inrichten en onderhouden;

• monitoren van de algehele applicatie en bijbehorende koppelingen;

• inrichten en onderhouden van rapportages en dashboards;

• actualiseren, inrichten en wijzigen van parameters;

• analyse van functionele wijzigingen van de leverancier;

• vraagbaak voor de key-users van uw organisatie;

• sparringpartner voor HR en ICT;

• volgen van ontwikkelingen op het vakgebied;

• contactpersoon voor de externe softwareleverancier(s).

Competentieprofiel applicatiebeheerder

De werkzaamheden van een applicatiebeheerder voor een personeels- en salarissysteem kunnen verdeeld

worden over verschillende medewerkers. Hierbij zijn onderstaande competenties noodzakelijk:

1. Vaardigheden

Het werk van een applicatiebeheerder is enerzijds technisch van aard en bestaat anderzijds uit verschillende

soft skills. In het systeem moet uw applicatiebeheerder de gevraagde aanpassingen kunnen uitvoeren en de

impact van de gehele keten kunnen overzien. Dat betekent dat de applicatiebeheerder zeer goede technische

kennis van het systeem en een overview van het gehele proces moet hebben. Aangezien een personeels- en

salarissysteem wordt gebruikt door de gehele organisatie is uw applicatiebeheerder ook aanspreekpunt

vanuit zowel operationeel als tactisch oogpunt. Presenteren, documenteren en het overtuigen van mensen

hoort dan ook bij deze rol.

2. Kennis & ervaring

De applicatiebeheerder heeft minimaal 3 jaar ervaring opgebouwd met het systeem. Feeling met HR en

payroll (bij voorkeur een opleiding op deze gebieden) is een absolute pré.

3. Talent

Een applicatiebeheerder heeft minimaal HBO-niveau en de volgende persoonlijke eigenschappen: geduldig,

klantgericht, oplossingsgericht, communicatief, kritisch, analytisch, proactief.

Zelf doen of uitbesteden

U kunt het applicatiebeheer binnen uw organisatie intern beleggen, maar u kunt u er ook voor kiezen dit

(gedeeltelijk) uit te besteden. Welke strategische keuze maakt u? In dit hoofdstuk zetten we een aantal

randvoorwaarden en de voor- en nadelen voor u op een rij.

Randvoorwaarden

Risicoanalyse

Een goede risicoanalyse is een absolute randvoorwaarde voor het maken van de juiste keuze. Wilt u het

applicatiebeheer (gedeeltelijk) intern beleggen? Dan moet u inzichtelijk maken wat de interne resources en

aanwezige competenties zijn. Als deze intern niet aanwezig zijn, kunt u besluiten om te werven en/of op te leiden.

Zorg in ieder geval dat de kennis niet bij één persoon zit, zodat u de continuïteit van deze werkzaamheden

waarborgt. Immers, ‘één is géén’.

Kijk ook naar de technische en ICT-infrastructurele risico’s. Breng de desbetreffende systemen en aanpalende

systemen in kaart. Is het technisch mogelijk om het applicatiebeheer uit te besteden? Let hierbij op de beveiliging

van de processen, data en autorisatie in het personeels-en salarisadministratiesysteem.

Businesscase

Naast een goede risicoanalyse is een goede businesscase ook een randvoorwaarde. In de businesscase wordt

de toegevoegde waarde van het uitbesteden ten opzichte van het zelf organiseren van het applicatiebeheer

beschreven. Zoals bij elke businesscase is het van belang om deze te blijven toetsen. Dus zowel na de

oriëntatiefase en het eventuele selectieproces, maar ook nadat de eventuele transitie heeft plaatsgevonden moet

uw organisatie periodiek blijven toetsen of de doelstellingen uit de businesscase nog steeds voldoen.

Het is verstandig om de verwachte en bestaande kosten duidelijk tegen elkaar af te zetten. Welke keuze u ook

maakt, vergeet niet om de eenmalige kosten, resources en doorlooptijd in uw businesscase op te nemen.

Zelf doen

Uit het competentieprofiel blijkt dat een functioneel applicatiebeheerder enerzijds over kennis moet beschikken

over technische competenties (kennis van het systeem), maar ook feeling met HR en payroll en diverse soft skills

moet hebben om deze functie goed uit te voeren. Bovendien dient het applicatiebeheer bij minimaal twee

medewerkers belegd te zijn. Wanneer dit binnen uw organisatie reeds goed geborgd is en uw organisatie

tevreden is over het functioneren, dan is de noodzaak tot verandering hoogstwaarschijnlijk niet aanwezig. Continu

investeren in de kennis en soft skills van de desbetreffende medewerkers is daarbij een aanbeveling.

Opfristrainingen en workshops dragen hieraan bij.

Mocht u niet tevreden zijn over de kwaliteit, of als het lastig is de juiste medewerkers te vinden, dan kan dit de

noodzaak tot verandering verhogen. Het is namelijk een risico voor een goede bedrijfsvoering als processen niet

(optimaal) worden ondersteund of vragen niet tijdig worden opgepakt.

Kosten zelf doen

Op basis van de beschreven activiteiten kunt u goed bepalen welke werkzaamheden u zelf uitvoert. Op basis

hiervan kunt u berekenen wat de kosten zijn als u het applicatiebeheer zelf gaat doen. Neem in ieder geval

onderstaande kosten mee:

• jaarsalaris (inclusief werkgeverslasten en secundaire arbeidsvoorwaarden);

• kosten voor ziekte en verlof;

• kosten werven personeel;

• opleidingskosten (trainingen, opleidingen, literatuur, e.d.);

• werkplekkosten (huisvesting, ICT, e.d.);

• indirecte kosten (overhead, managementaansturing).

Uitbesteden

Er zijn diverse redenen te benoemen die aan het uitbesteden ten grondslag liggen. Kostenbesparing en

efficiëntere werkprocessen zijn voor organisaties redenen om werkzaamheden die buiten de ‘core business'

vallen uit te besteden. Ook continuïteit en een goede service zijn belangrijke overwegingen.

Bij het uitbesteden van het applicatiebeheer zijn naast bovengenoemde redenen ook de kennis van de

applicatie(s) en het HR- en payrollvakgebied een belangrijke pijler. De functioneel beheerders zorgen immers dat

de applicatie optimaal is ingericht, zodat uw organisatie gebruik maakt van alle beschikbare en gewenste

mogelijkheden. Hierdoor zal iedereen binnen uw organisatie efficiënter werken en neemt de administratieve

lastendruk af. Bij het uitbesteden dienen de doelstellingen en beoogde activiteiten duidelijk omschreven te zijn.

Aangezien de applicatiebeheerder met (vertrouwelijke) persoonsgegevens werkt en deze als zodanig bewerkt,

dient er ook een verwerkersovereenkomst gesloten te worden. Tevens is het raadzaam dat de organisatie waar u

het applicatiebeheer uitbesteedt ook diverse ICT-certificeringen heeft.

Kosten uitbesteden

De verwachte kosten kunt u bij een dienstverlener opvragen. Hierbij liggen duidelijke, afgebakende, activiteiten

en afspraken vast als grondslag van de geboden prijs. Bekijk goed of deze activiteiten en afspraken aansluiten bij

uw organisatiebehoeften en of eventuele additionele kosten transparant zijn beschreven. Let hierbij ook op het

prijsmodel. Een flexibel prijsmodel waarbij bijvoorbeeld wordt gerekend op basis van het aantal medewerkers in

dienst van uw organisatie, zorgt er voor dat uw kosten transparant zijn en meebewegen met de krimp of groei van

uw organisatie.

Gedeeltelijk uitbesteden

In de praktijk zien we vaak dat organisaties eenvoudige 1e-lijns vragen over de applicatie(s) wel zelf kunnen

beantwoorden, maar dat bij complexere vragen de juiste kennis en capaciteit ontbreekt. Bepaalde vragen (zoals

vergeten wachtwoorden) kunnen wellicht prima door uw eigen medewerker(s) beantwoord worden, maar het

wijzigen van workflows kan een uitdaging zijn. Mocht blijken dat u niet alles zelf kunt of wilt doen, maar wel de

eenvoudige vragen intern kunt beleggen, dan loont het om te kijken naar het gedeeltelijk uitbesteden van het

applicatiebeheer.

Een eventuele kostenbesparing mag niet het enige argument zijn om het applicatiebeheer uit te besteden. Het

gaat om de toegevoegde waarde voor uw organisatie. Naast een financiële businesscase is een totale

businesscase waar ook de niet-financiële aspecten in worden meegenomen een randvoorwaarde! In deze

paragraaf schetsen we een aantal voor- en nadelen van het uitbesteden van het functioneel applicatiebeheer ter

ondersteuning van uw keuzes tot zelf doen of uitbesteden.

Voordelen

• Een externe partij heeft verschillende mensen in dienst die samen het applicatiebeheer voor uw organisatie

verzorgen. Naast continuïteit zorgt dit ervoor dat het team meerdere (specialistische) applicatiebeheerders

heeft met specifieke skills en competenties. Dit komt de kwaliteit ten goede.

• Vanwege de schaarste zijn goede applicatiebeheerders moeilijk te vinden en wellicht ook moeilijker te

behouden. Deze zorg is de verantwoordelijkheid van uw partner.

• Het applicatiebeheer is onmisbaar voor uw organisatie, maar het is niet uw core business. Voor de externe

partner is het wél core business. Daarmee profiteert u van de kennis en ervaring die is opgedaan bij andere

organisaties. Door optimaal gebruik te maken van de applicatie werkt uw organisatie efficiënter.

• De vaste kosten via een flexibel prijsmodel zorgen voor beheersing van de kosten die meebewegen met uw

organisatie. U hoeft daarom niet langer op- of af te schalen bij (grote) veranderingen binnen uw

medewerkerspopulatie, daar is uw partner verantwoordelijk voor.

• Door uitbesteding kunt u zich focussen op uw core business en de kernactiviteiten van uw organisatie.

Nadelen

• Eigen medewerkers zijn doorgaans meer betrokken en beter ingewerkt in uw organisatie. Ook kunt u uw

medewerkers direct aansturen en de dienstverlening specifieker maken. De afstand tussen de externe partij en

uw eigen organisatie is groter.

• Uitbesteding van applicatiebeheer is op basis van vooraf gemaakte afspraken en overeengekomen activiteiten.

Bij eenmalige projecten of bij wijzigingen kunnen (onverwachte) meerkosten in rekening gebracht worden.

• Door het uitbesteden van een dienst, zoals applicatiebeheer, bent u als organisatie afhankelijk van de

uitbestedingspartner.

Aandachtspunten

• De gemaakte businesscase kan dienen als handvat om de transitie naar een partner voor het (gedeeltelijk)

uitbesteden van het applicatiebeheer mogelijk te maken. Draag daarbij zorg voor duidelijke verwachtingen.

• Bepaal samen met uw partner vooraf de doorlooptijd van de transitie.

• Communicatie is altijd van groot belang. Zeker bij de transitie naar het uitbesteden van het applicatiebeheer is

het van belang dat uw personeel tijdig wordt geïnformeerd en betrokken bij de te maken afspraken.

Organiseren applicatiebeheer

Hoe organiseert u het applicatiebeheer van uw personeels- en salarissystemen zo, dat uw organisatie hierop

geen risico’s loopt? Wij geven u enkele suggesties en praktische tips.

Plan van aanpak

Het belangrijkste is dat u zich bewust bent van het belang van goed applicatiebeheer en dat u hierin ook

investeert. Toets organisatie breed of het huidige niveau het gewenste niveau is. Als het goed is, heeft u dit in uw

risicoanalyse al gedaan. Op basis van de uitkomsten kunt u een opleidings-, wervings- of transitieplan maken en

uitvoeren.

De gemaakte risicoanalyse en businesscase dienen periodiek getoetst te worden. Hierbij maakt het niet uit of u

heeft besloten om het applicatiebeheer zelf te doen of uit te besteden. Het gaat er immers om of de gewenste

doelen gerealiseerd worden. Dat betekent dat de geformuleerde doelen helder beschreven moeten zijn in een

plan van aanpak.

Inrichting applicatiebeheer

Het inrichten van het applicatiebeheer binnen uw organisatie is uiteraard afhankelijk van diverse factoren. De

functie of rol van applicatiebeheerder kunt u intern op verschillende manieren organiseren. Als u kiest om het

applicatiebeheer zelf te (blijven) doen heeft u waarschijnlijk de mensen in dienst met de juiste competenties. De

vraag is dan of u ervoor kiest om alle beheerders van uw applicaties in een team te plaatsen, of direct onder de

verantwoordelijkheid van de personeels-en salarisadministratie te laten werken.

Bij het (gedeeltelijk) uitbesteden van het applicatiebeheer is een duidelijke inrichting van de organisatiestructuur

belangrijk. Een nadeel van uitbesteding kan zijn dat u minder contact heeft met de eigen organisatie. Om dit te

ondervangen kunt u kiezen voor onderstaande opzet:

Door de communicatie met de eigen organisatie via een centraal meldpunt te laten verlopen, houdt u feeling met

uw eigen organisatie. Tevens kan een centraal meldpunt eenvoudige 1e-lijns vragen beantwoorden en kunnen de

complexere vragen belegd worden bij uw externe partner.

Medewerker

Leidinggevende

Professional

Centraal

meldpunt

Applicatie-

beheerder

Meer weten?

Neem contact met mij op

Arno Plomp

accountmanager

a.plomp@aag.nl

06 20514083

Wij verbeteren de

bedrijfsvoering van de zorg