LECTURA 2

¿FUNCIONAN EN TU ORGANIZACIÓN LOS CANALES DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN?

LECTURA 2

¿FUNCIONAN EN TU ORGANIZACIÓN LOS CANALES DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN?

ÍNDICE

2.2 Información y comunicación

2.2.1 Principios y puntos de interés

2.2.2 Acciones a implementar

CONTROL INTERNO

MÓDULO 2

Página 1 de 4

2.2 Información y comunicación

“Información y comunicación” es uno de los componentes del control interno. Mantener

una adecuada comunicación de la información al interior de nuestros organismos u

organizaciones coadyuvará dentro de este sistema de control interno al logro de los objetivos y

metas institucionales. Para ello es muy importante que todos aquellos canales establecidos con

este propósito funcionen correctamente: correo institucional, líneas telefónicas, redes sociales,

sistemas electrónicos diseñados para comunicar y compartir información interna y

externamente, entre otros.

Al interior de la organización en la Administración se utiliza información de calidad para

respaldar el control interno. La información y comunicación eficaces son vitales para la

consecución de los objetivos institucionales. La Administración requiere tener acceso a

comunicaciones relevantes y confiables en relación con los eventos internos y externos.

Pero, ¿sabes en qué consiste el objetivo de la información y comunicación? En impulsar

el flujo oportuno y completo de la información de calidad que generan, obtienen, utilizan y

comunican a través de los canales idóneos para respaldar el sistema de control interno y dar

cumplimiento a su mandato legal. Por lo tanto, se debe contar con sistemas de información

que permitan determinar si se están alcanzando los objetivos y metas de conformidad con la

normativa aplicable.

Ante cualquier eventualidad hay

que proteger y resguardar la

información documental impresa y

electrónica.

CONTROL INTERNO

MÓDULO 2

Página 2 de 4

Figura 1. Es importante asegurar los mecanismos de información y

comunicación para un funcionamiento eficiente y cumplimiento de metas de la

organización. (Sebdeck & Freepick, 2019).

2.2.1 Principios y puntos de interés

El componente de “Información y comunicación” consta de 3 principios y 7

puntos de interés que coadyuvarán a que la información y la comunicación generada en

nuestra organización provenga de fuentes confiables, sea de calidad y fluya

adecuadamente a través de los canales de comunicación establecidos con información

precisa tanto al interior como al exterior, contribuyendo así al cumplimiento de metas y

objetivos. Veamos ahora cada uno de estos principios y sus puntos de interés.

Los servicios tercerizados son

aquellos contratados por el ente

público para realizar algunos

procesos operativos, tales como

servicios de tecnologías de

información y comunicaciones,

mantenimiento, seguridad o

limpieza, entre otros.

CONTROL INTERNO

MÓDULO 2

Página 3 de 4

Principio 1. Usar información de calidad

Se deben implementar los medios que permitan elaborar información pertinente

y de calidad para el logro de los objetivos y metas institucionales, así como el

cumplimiento de las disposiciones aplicables a su gestión.

Puntos de interés:

Identificación de los requerimientos de información atendiendo a los

requisitos establecidos.

Datos relevantes de fuentes confiables basados en fuentes confiables

internas y externas.

Datos procesados en información de calidad para la toma de decisiones.

Principio 2. Comunicar internamente

El personal directivo y estratégico es responsable de que cada organización

comunique internamente la información de calidad necesaria para contribuir al logro de

los objetivos y metas institucionales por los canales apropiados y de conformidad con

las disposiciones aplicables.

Puntos de interés:

Comunicación en toda la organización a través de las líneas de

comunicación establecidas.

Cada área administrativa deberá

solicitar al proveedor del servicio

tercerizado, la identificación de

sus riesgos, así como el diseño e

implementación de controles,

respecto del servicio ofrecido,

para analizar su impacto en el

control interno del ente público y

determinar si son apropiados o si

se deben establecer medidas

complementarias.

CONTROL INTERNO

MÓDULO 2

Página 4 de 4

Métodos apropiados de comunicación para comunicar internamente

información de calidad de manera oportuna.

Principio 3. Comunicar externamente

Comunicar externamente, por los canales apropiados y de conformidad con las

disposiciones aplicables, la información de calidad necesaria para contribuir al logro de

los objetivos y metas institucionales.

Puntos de interés:

Comunicación con partes externas para obtener información de calidad

utilizando las líneas de reporte establecidas.

Métodos apropiados de comunicación para comunicar información de

calidad de manera oportuna.

2.2.1 Acciones a implementar

Las acciones a implementar, entre otras, para el componente de “Información y

comunicación” dentro de un organismo son:

Establecer y aplicar un programa de comunicación, imagen y difusión.

Comunicar información interna y externa de calidad en todos los niveles

del organismo.

Difundir entre el personal la filosofía del organismo a través de la misión,

visión y valores.

Difundir los compromisos éticos que definan la conducta institucional.

Difundir los objetivos y metas generales del organismo entre el personal.

Difundir al personal de la organización la estructura: organigrama, manual

de organización, procesos y procedimientos; políticas y/o lineamientos

internos; plan de trabajo anual; y la Matriz de Administración de Riesgos

que considere los objetivos y metas institucionales, y los riesgos

asociados a estos.

Difundir entre el personal las políticas de atención al usuario.

CONTROL INTERNO

MÓDULO 2

Página 5 de 4

Implementar un sistema de información conformado por personal,

procesos, datos y tecnología, que genere información para la toma de

decisiones.

Difundir al personal el avance de los compromisos, programas, planes,

metas y proyectos establecidos.

Instruir y difundir la celebración de una o más jornadas de integración del

personal.

La Unidad de Transparencia y

Archivos del Poder Ejecutivo del

Estado de Guanajuato (UTAPE,

por sus siglas) es la instancia del

Poder Ejecutivo del Estado

encargada de garantizar el

ejercicio del derecho humano de

acceso a la información a los

ciudadanos que a través de esta

vía, soliciten información que sea

competencia del Poder Ejecutivo o

se encuentre en poder de la

Administración Pública Estatal.

FUENTES DE

CONSULTA

Imágenes

Sebdeck & Freepik. (2019). Dispositivos e iconos tecnológicos conectados al planeta tierra digital [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/fotos-premium/dispositivos-e-iconos-tecnologicos-conectados-al-planeta-tierra-digital_5074433.htm#page=1&query=informaci%C3%B3n&position=33 (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).

Bibliografía

Lineamientos Generales de Control Interno para el Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato

(L.G.C.I.P.E.E.G.) [General Guidelines for Internal Control for the Executive Branch of

the State of Guanajuato], as amended, Periódico Oficial [P.O.] 16 de febrero de 2022

(Méx.). Recuperado de

https://strc.guanajuato.gob.mx/documentos/PO_33_2da_Parte_20220216_Lineamientos

_Generales_de_Control_Interno_2022.pdf

© 2018-2024 Gobierno del Estado de Guanajuato | DGRH/DSCC-02-2020

Usted como persona usuaria podrá descargar el material en su computadora para uso exclusivo de aprendizaje y capacitación. De modo que su reproducción para fines comerciales queda prohibida, así como modificar, copiar, reproducir, distribuir, publicar, transmitir, difundir o alterar el presente material ya sea de manera total o parcial, a través de cualquier medio físico o digital. Se debe solicitar la previa autorización por escrito de la Dirección General de Recursos Humanos o de las personas titulares correspondientes.