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FONCTIONS ET ANALYSE DES COÛTS :

ÉTABLISSEMENTDES BESOINS ET OBJECTIFS

FONCTIONS ET ANALYSE DES COÛTS :

ÉTABLISSEMENTDES BESOINS ET OBJECTIFS

Par FRANCINE CONSTANTINEAU

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Comprendre commentutiliser le cahier de chargesfonctionnel dans leprocessus de sélection d ’unfournisseur

OBJECTIFSOBJECTIFS

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CA

HIE

R D

ES C

HA

RG

ES F

ON

CTI

ON

NEL

OUTIL MÉTHODOLOGIQUE

RIGOUREUX, NÉCESSAIRE

POUR DÉTECTER, FORMULER

LE BESOIN ET JUSTIFIER,

EN AVAL, LES EXIGENCES

TECHNIQUES CONTENUES

DANS UN MARCHÉ, UN

CONTRAT D’ÉTUDE OU

UN APPEL D’OFFRE

CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL (CdCF)DÉFINITION

CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL (CdCF)DÉFINITION

Sans préciserles solutions

Justifier lesexigences techniques

Formuler un besoin

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DEVIS CdCF

Document par lequel le demandeur demandeur

exprime souvent son choix desolutions techniques son besoin

sous forme de spécifications précises fonctions

Pour chacune des fonctionssont définis des exigences critères (spécifications)

et leurs contraintes niveau objectif et/ou deperformance

Chaque niveau est assorti de peu de flexibilité flexibilité

Demandeur se sécurise enétant sûr de l'objet qu'ilobtiendra. Il choisit le prix leplus bas du même objet.

Demandeur veut améliorerla compétitivité de l'objetacheté en assurant unemeilleure rencontre desbesoins au meilleur coûtglobal.

DEVIS vs CdCFDEVIS vs CdCF

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MÉTHODE DU DEVIS TRADITIONNEL MÉTHODE DU CAHIER DES CHARGESFONCTIONNEL

(CdCF)• Peu enclin à favoriser l'innovation. Les

fabricants n'ont pas avantage à proposer etdévelopper des innovations.

• Ouvre à l'innovation.• Met à contribution les capacités

innovatrices des fournisseurs.• Attention peu structurée aux besoins de

l'exploitant et souvent basée sur desopinions.

• Attention intense portée aux vrais besoinsde l'exploitant en fonction des faits.

• Le devis traditionnel a tendance à imposerdes solutions techniques. Il limite le champd'action du fabricant.

• Le CdCF n'impose pas de solutiontechnique. Il favorise la responsabilisationdu fabricant en le laissant «libre» dessolutions qu'il proposera.

• Peu enclin à favoriser un véritablepartenariat.

• Favorise le vrai partenariat.

• L'intérêt porté à la COMPÉTITIVITÉINTRINSÈQUE du produit a tendance àêtre relégué au second rang.

• Attention intense portée à laCOMPÉTITIVITÉ INTRINSÈQUE duproduit.

• On achète le meilleur prix. • On achète la meilleure technologie.

AVANTAGES DU CdCFAVANTAGES DU CdCF

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ÉLÉMENTS D’UN CdCFÉLÉMENTS D’UN CdCF

FONCTIONAction demandée à un produit afinde satisfaire une partie du besoind ’un utilisateur donné.

CRITÈRECaractéristique associé à la fonction pourévaluer la performance attendue d ’unproduit, service.

��

��

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ÉLÉMENTS D’UN CdCFÉLÉMENTS D’UN CdCF

NIVEAUPosition sur l’échelle de mesure d’un critèred’appréciation d’une fonction. Cetteposition peut venir d’un objectif à atteindreou d’une performance d’une solution déjàexistante.

FLEXIBILITÉL’ensemble des indications expriméespar le demandeur sur la possibilité denégocier le niveau recherché d’un critèred’acceptation..

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ANALYSE FONCTIONNELLEREPRÉSENTATION

ANALYSE FONCTIONNELLEREPRÉSENTATION

CRITÈRE C1.1.1.2NIVEAU

FLEXIBILITÉCRITÈRE C1.1.1.1NIVEAU

FLEXIBILITÉ

CRITÈRE C1.1.2.4NIVEAU




FLEXIBILITÉ

CRITÈRE C1.2..2NIVEAU

FLEXIBILITÉCRITÈRE C1.2.1NIVEAU

FLEXIBILITÉ

CRITÈRE C2.3NIVEAU

FLEXIBILITÉCRITÈRE C2.2NIVEAU

FLEXIBILITÉCRITÈRE C2.1NIVEAU

FLEXIBILITÉ

FONCTION1.2

FONCTION1.1

SOUS-FONCTION1.1.1

SOUS-FONCTION1.1.2

GROUPEFONCTIONNEL 1

GROUPEFONCTIONNEL 2

ALLURE DE L’ARBRE FONCTIONNELALLURE DE L’ARBRE FONCTIONNEL

On peut CHOISIR de caractériser(critères, niveaux, flexibilité)! un GROUPE FONCTIONNEL! une FONCTION! une SOUS-FONCTIONselon le degré de détail que l’on SOUHAITE atteindre

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IDENTIFICATION DU BESOINANALYSE FONCTIONNELLE

IDENTIFICATION DU BESOINANALYSE FONCTIONNELLE

L’analyse fonctionnelle est une méthodesystématique d'expression des besoins qu'un produit,un système ou un processus doit rencontrer poursatisfaire un utilisateur. Elle tient compte de l'usage etnon de moyens.

◆ C’est une approche systématique◆ qui retourne à la source du besoin;

◆ fait abstraction des solutions;

◆ s’oriente sur les finalités;

◆ et exprime les besoins en termes de fonctions que leproduit doit remplir.

◆ Elle fait partager aux participants une terminologiecommune.

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Une FONCTION est :

une ACTION

que doit RÉALISER UN PRODUIT,un procédé ou un processus

pour SATISFAIRE UN BESOIN de l’utilisateur

IDENTIFICATION DU BESOINDÉFINITION D’UNE FONCTIONIDENTIFICATION DU BESOIN

DÉFINITION D’UNE FONCTION

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AVANTAGES D’UNE ÉQUIPEMULTIDISCIPLINAIRE

AVANTAGES D’UNE ÉQUIPEMULTIDISCIPLINAIRE

ÉQUIPE MULTIDISCIPLINAIRE

CRÉE UNE SYNERGIE

• Choc des idées• Somme des expertises• Points de vue multiples

FAIT TOMBER LES BARRIÈRESENTRE LES DISCIPLINES• Communication• Échange d’informations

RENFORCE LES DÉCISIONS(CONSENSUS)• Accord commun, en équipe• Justifications provenant de divers points de vue

FACILITE L’IMPLANTATION• Des recommandations • Engagement de l’équipe• Soutien des membres de l’équipe

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IDENTIFICATION DU BESOINEXAMEN DU MILIEU

IDENTIFICATION DU BESOINEXAMEN DU MILIEU

Logiciel de dessinpour les activités

professionnelles deMiri-Valorex

Autreslogiciels

Clients

Équipe-ments

Fournis-seurs

Applica-tions

- Récupérer le dessin sous différents formats

- Mémoriser les dessins

- Livrer le logiciel- Installer le logiciel

- Relier les objets- Maintenir les tiens- Former les utilisateurs

- Répondre aux difficultés

- Aligner les objets- Agrandir/rapetisser le dessin

- Intégrer les dessins dans les rapports

EXEMPLE DU LOGICIEL DE DESSINEXEMPLE DU LOGICIEL DE DESSIN

Forma-tion

Utilisa-teurs

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IDENTIFICATION DU BESOINDÉVELOPPEMENT DE L’ARBRE FONCTIONNEL

IDENTIFICATION DU BESOINDÉVELOPPEMENT DE L’ARBRE FONCTIONNEL

POURQUOIPOURQUOIla fonction est-elle nécessaire ?la fonction est-elle nécessaire ?

COMMENTCOMMENTla fonction est-elle réalisée ?la fonction est-elle réalisée ?

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ÉVALUATION DE LA PERTINENCEDÉFINITION DE L’IMPORTANCE DES FONCTIONS

Donner un ordre d’importance relative

aux fonctions grâce à une pondération

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Im

porta

nce

Im

porta

nce

Sa

tisfa

ctio

n

Im

porta

nce

Sa

tisfa

ction

1.1 Établir un plan directeur de fabrication 9.25 1.5 259 1.51.2 Gérer inventaires (en stock, en commande, réservée, client, retaille 8 3.75 224 3.75

1 Fabriquer le produit 28 1.3 Transformer les fournitures et matières premières 8.75 4.25 245 4.251.4 Suivre le plan de fabrication 9.25 4.5 259 4.51.5 Acheter les fournitures et matières premières 9.5 5.75 266 5.75

2.1 Connaître le produit (prix, coût, caractéristiques physiques et techn 7.75 5.5 193.75 5.52.2 Solliciter et suivre le client 8.25 7 206.25 72.3 Préparer une soumission 8 8.25 200 8.252.4 Préparer les stratégies de ventes 7.75 6.5 193.75 6.5

2 Vendre les produits 2.5 Vendre (entretien mécanique, produits finis et pièces) 8 6.25 200 6.25 et services 25 2.6 Supporter l'équipe de vente 8.25 6.25 206.25 6.25

2.7 Offir un service à la clientèle 8 4.5 206.25 4.52.8 Développer des marchés 7.75 5 193.75 52.9 Utiliser des outils marketing 6.5 5.5 162.5 5.55.1 Appliquer les procédures 7 5 167 55.2 Gérer la fonction légale 5.75 6.5 138 6.55.3 Gérer les ressources humaines 7.5 7.5 120 7.5

5 Gérer l'entreprise 5.4 Assurer le contrôle de la qualité 7.25 6.25 116 6.255.5 Supporter administrativement les opérations 7.25 6.5 116 6.55.6 Entretenir les bâtiments et le matériel 6.25 6.5 100 6.5

16 5.7 Assurer la sécurité dans les bâtiments 6.5 6.25 104 6.255.8 Enregistrer et gérer les contrats 7.75 6.5 124 6.55.9 Effectuer la comptabilité 8 7.75 128 7.75

5.10 Établir le prix de revient 8 2 128 2

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① Énumérer les critères se rapportant à la fonction

② Fixer les niveaux des critères

③ Préciser la flexibilité désirée par rapport à ce niveau

DÉFINITION DU CAHIER DE CHARGESFONCTIONNEL

COMMENT BÂTIR UN CdCF


COMMENT BÂTIR UN CdCF

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Éléments de mesureIndicateurs

Critères d’efficacité

" Comment évaluer la manière dont une fonction est remplie ?

" Quels paramètres ou éléments je veux mesurer afin de vérifier que ma fonction soit bien remplie ?


QUESTIONS-CLÉS POUR BÂTIR UN CdCF



① Critères d ’appréciation

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EXEMPLELOGICIEL DE DESSIN


3.1.1.1-Agrandir / rapetisser Proportion

3.1.1.3-Ajuster la dimension globale Proportion

3.1.1.4-Dimensionner la page Proportion

3.1.2-Aligner les objets PrécisionFacilitéPoint d’attachement des objetsRapiditéNbr d'intervention

Intégrité

Maintien la flèche

Maintien la branche

3.1.4-Maintenir les liens / déplacements

CritèresFonctions

3.1.3-Relier les objets

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②② NIVEAU

Quelle est la grandeurQuelle est la grandeurrecherchée en tant qu’objectif,recherchée en tant qu’objectif,valeur quantitative ouvaleur quantitative ouqualitative ?qualitative ?

Quelle est la position surQuelle est la position surl’échelle où j’accepte que lal’échelle où j’accepte que lafonction soit remplie ?fonction soit remplie ?





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Proportion Conforme à l’original

ProportionExpansion côté X et/ou Y


Proportion Expansion côté X et/ou Y


ProportionExpansion côté X et/ou Y

Précision Avec ligne libre

Précision Avec ligne de référence

Facilité Ligne continueFacilité Ligne pointillée

FacilitéAutres styles de lignes pour relier les objets

Point d’attachement des objets

Points d’attachement prédéterminé


Points d’attachement à définir

RapiditéNbr d'intervention

NiveauxFonctions


Critères

3.1.1.1-Agrandir / rapetisser

3.1.1.3-Ajuster la dimension globale

3.1.1.4-Dimensionner la page

3.1.2-Aligner les objets

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DÉFINITION DU CAHIER DE CHARGESDÉFINITION DU CAHIER DE CHARGESFONCTIONNELFONCTIONNEL

QUESTIONS-CLÉS POUR BÂTIR UN CdCFQUESTIONS-CLÉS POUR BÂTIR UN CdCF

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NOUS UTILISERONS DEUX FAÇONSD’EXPRIMER NOTRE DEGRÉ DE FLEXIBILITÉ

NOUS UTILISERONS DEUX FAÇONSD’EXPRIMER NOTRE DEGRÉ DE FLEXIBILITÉ

CLASSE DE FLEXIBILITÉ CLASSE DE FLEXIBILITÉ (paramètres qualitatifs)(paramètres qualitatifs)

F0F0Impératif, aucune flexibilité, tous les effortsdoivent être faits pour atteindre ce niveau,aucune considération, prêt à payer le prix

F1F1Peu négociable, très peu flexible, il fautatteindre ce niveau autant que possible,aucune discussion à moins qu’il y ait debonnes raisons





F2F2Négociable, flexible, espère que le niveausera respecté mais prêt à discuter

F3F3

Très négociable, très flexible, ce niveau estsuggéré mais il est possible de suggérerautre chose, ouvert à la discussion(nice to have)

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Proportion Conforme à l’original F0


F0



F0



F0

Précision Avec ligne libre F1


F0

Facilité Ligne continue F0Facilité Ligne pointillée F0


F1


Points d’attachement prédéterminé F0


Points d’attachement à définir F0



FlexibilitéNiveauCritèresFonctions




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PROCESSUS D’APPEL D’OFFREPROCESSUS D’APPEL D’OFFRE

LES ÉLÉMENTS DE RÉPONSEQUE DOIT FOURNIR LE SOUMISSIONNAIRE

✔ Indication si la solution proposée répond à chaque critère - niveau - flexibilité

✔ Indication du pourcentage de satisfaction que la solution proposée remplit vis-à-vis du critère - niveau - flexibilité

✔ Indication du module du progiciel qui répond au critère - niveau - flexibilité

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Importance Satisfaction Satisfactiondes fonctions Fourn A Fourn B

Proportion Conforme à l’original F0 35 35 35


F0

Proportion Conforme à l’original F0 35 20 35


F0

Proportion Conforme à l’original F0 35


F0

Précision Avec ligne libre F1 50 50 50


F0

Facilité Ligne continue F0 60 50 45Facilité Ligne pointillée F0


F1


Points d’attachement prédéterminé F0


Points d’attachement à définir F0



FlexibilitéCRINIFLEXCritèresFonctions




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EXEMPLEEXEMPLE

Pondé-ration

Impor-tance

Satis-faction actuelle So

lution

1

Solut

ion 2

Solut

ion 3

Solut

ion 1

Solut

ion 2

Solut

ion 3

1.1 Établir un plan directeur de fabrication 259 1.5 100 90 85 2,800 2,520 2,380 1.2 Gérer inventaires (en stock, en commande, réservée, client, retaill 224 3.75 100 85 100 2,800 2,380 2,800

1 Fabriquer 28 1.3 Transformer les fournitures et matières premières 245 4.25 90 95 60 2,520 2,660 1,680 le produit 1.4 Suivre le plan de fabrication 259 4.5 100 95 85 2,800 2,660 2,380

1.5 Acheter les fournitures et matières premières 266 5.75 95 60 85 2,660 1,680 2,380 2.1 Connaître le produit (prix, coût, caractéristiques physiques et techn 193.75 5.5 100 100 100 2,500 2,500 2,500

2.2 Solliciter et suivre le client 206.25 7 100 75 80 2,500 1,875 2,000 Vendre 2.3 Préparer les stratégies de ventes 193.75 6.5 90 30 85 2,250 750 2,125

2 les produits 25 2.4 Supporter l'équipe de vente 206.25 6.25 85 60 100 2,125 1,500 2,500 et services 2.5 Offir un service à la clientèle 206.25 4.5 60 20 90 1,500 500 2,250

2.6 Développer des marchés 193.75 5 90 0 100 2,250 0 2,500 2.7 Utiliser des outils marketing 162.5 5.5 100 95 100 2,500 2,375 2,500 2.8 Vendre de l'entretien mécanique 200 6.25 100 85 100 2,500 2,125 2,500 2.9 Vendre des pièces 200 6.25 95 100 100 2,375 2,500 2,500

2.10 Vendre des produits standards 200 8.25 80 80 100 2,000 2,000 2,500 2.11 Vendre des produits industriels 200 6.25 100 90 100 2,500 2,250 2,500 5.1 Appliquer les procédures #REF! 5 0 0 100 0 0 1,600 5.2 Gérer la fonction légale #REF! 6.5 70 30 70 1,120 480 1,120 5.3 Gérer les ressources humaines 120 7.5 0 90 90 0 1,440 1,440

5 Gérer 5.4 Assurer le contrôle de la qualité 116 6.25 0 0 100 0 0 1,600 l'entreprise 5.5 Supporter administrativement les opérations 116 6.5 0 0 100 0 0 1,600

5.6 Entretenir les bâtiments et le matériel 100 6.5 100 100 100 1,600 1,600 1,600 16 5.7 Assurer la sécurité dans les bâtiments 104 6.25 0 0 100 0 0 1,600

5.8 Enregistrer et gérer les contrats 124 6.5 95 80 85 1,520 1,280 1,360 5.9 Effectuer la comptabilité 128 7.75 70 90 75 1,120 1,440 1,200

5.10 Établir le prix de revient 128 2 100 100 40 1,600 1,600 640 1,920 1,650 2,330 45,540 38,115 51,755

Avant pondération Après pondération

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