WORKPLACE FLEXIBILITYREPORT 2016

www.lawsondelaney.com.au

Workplace Flexibility

This paper has been generatedthrough discussion, debate andresearch on the subject ofworkplace flexibility. I wouldlike to acknowledge those whocontributed to this, many ofwhom are part of the GenderDiversity Round Table Group.

We have discussed a variety ofsubjects thus far includingMentoring Programs, InternalTalent Development and the mostrecent conversation on WorkplaceFlexibility.  

The Gender Diversity RoundTable Group is designed toshare ideas and generatediscussion, with the purpose ofhelping businesses make small,but meaningful changes thatare conducive to achievinggreater gender diversity ata leadership level. 

This most recent subject hasproven to be immensely popularand useful to our clients. In orderto help the maximum number ofpeople make meaningful decisionsaround workplace flexibility, wehave created this paper to addressthe following:

Why is flexibility such animportant subject?What is a flexible workpractice? What are the benefits of aflexible work practice?How can companies achieve it?

“We like to give people the freedom towork where they want, safe in the

knowledge that they have the drive andexpertise to perform excellently, whetherthey [are] at their desk or in their kitchen.Yours truly has never worked out of an

office, and never will.”

Richard Branson, Virgin Group

1

Why is Flexibility Important?

Numerous global and Australian surveys havehighlighted that flexibility is very important toemployees of all ages and genders, havingextra importance and significance to women.

The majority of employees wantflexibility

Many employees NEED flexibility  

51% of Australian households with childrenunder 18 are dual incomeAustralia has an ageing population withmore people than ever before havingprimary carer responsibilities for elderlyrelativesThose that need flexibility and don’t get itare ultimately forced to find alternativeemployment 

In 2016, employees are increasingly mobile and have lessloyalty to their employer than ever before*. In anincreasingly competitive employment market, businessesneed to do all they can to attract and retain the mosttalented people. Having a flexible work practice is key tothis. Why?

2016 E&Y Global Employment (all ages)Survey  – 74% of survey respondents putflexibility in the top three factors whenconsidering a new job2016 Deloitte Millennial EmploymentSurvey (Those entering workforce post2000) found 68% of Millennial's putflexibility in the top three factors whenconsidering a new job2016 Lawson Delaney Flexibility SurveyFound 78% of Women in Senior Leadershiproles would only consider newopportunities that offered flexibility 

Whilst flexibility is high on many employees“wish list” it is also a need for many.

78%of Women in Senior Leadership roles

would only consider new opportunitiesthat offered flexibility

2

*Forbes Magazine Survey 2015

Top 3 Reasons EmployeesWant Flexibility

Family responsibility, primarily childcarerelated

The rewards for the employer aresignificant:

3

To participate in personal interest / sportingactivities

To complete study and further education

Employees that work flexibly are loyal highachievers (more on the later)Employers that offer flexibility have lowerstaff turnoverThere is a strong correlation betweenflexible workplaces and employeeadvocacy 

Finally…If you don`t offer flexibility someoneelse will!

What is a Flexible WorkEnvironment?

Flexi time ‐ work a set number of hours perweek but have flexibility as to when these aredone.

Job share – one or more employees share onerole (usually equivalent of one FTE). They willhave agreed work times and set days to ensurethat the role outcomes are achieved. This typeof flexible work arrangement typically suitsmore junior and administrative roles.  

Alternatively, two workers share a singleposition and decide together when each willwork and which tasks each will perform.

Two workers have unrelated part‐timeassignments but share the same budget line.

Compressed working week – the employeeworks the same total number of hours a weekas those that work five days but does so in fouror fewer days. Typically, this will mean havingone day off and working longer hours on twoor more of the days they work.

In some cases, the employee will be paid less,in line with hours worked, and in others, theywill remain on full salary. 

Time based flexibility

4

What is a Flexible WorkEnvironment?

Ongoing location based flexibility ‐ workingfrom alternative formal work sites such assatellite branches or non‐formal workenvironments such as working from home. Thiswill involve working the same amount of totalhours as the employee would if they were inthe office.

Short term location based flexibility – anemployee may have reason to need to workfrom an alternative site for an extended periodof time.  Many businesses in Australia havesites in Melbourne and Sydney and will allowemployees to work from an alternative site fora longer period of time whilst they move theirfamily.

Seasonal or annual location based flexibility ‐Workers work part‐year in one location andpart‐year in a second location. Most examplesof this are related to non‐office based roles.

Location based flexibility

5

Staff have higher levels of motivation andcommitment There are lower levels of staff turnover(flexibility generates loyalty)Lower absenteeism and healthieremployeesHigher staff productivity Staff are more likely to be willing to offerflexibility back (taking calls out of hours etc)Candidate attraction – People who benefitfrom flexible working arrangements aregreater advocates for their organisationsFlexible work practices appeal to all buthold particular appeal to senior women.Those that can demonstrate flexible workpractices are far more likely to be able toattract top female talentWorkstation numbers – organisations thatwere able to offer flexibility are able to savemoney by reducing the number ofworkstations available. NAB and Macquariehave both recently benefited from this

Other ideas for flexibility:

6

Rostered Days Off ‐ Short notice RDOs orduvet days – typically 12 per annumFlexible Employment Contracts – It is anincreasing trend for organisations’ to haveShort and Medium Term Contracts foremployees, giving increased flexibility toboth parties (and less risk to the employer)Flexible rostering ‐  For example split shifts Task Based Flexibility ‐ This is perhaps thehardest type of flexible arrangement toimplement and is an increasingly popularrequest from the Millennial generation ofemployees. Task‐based flexibility is whereemployees seek variety in task and thechance to pick and choose where they focustheir time on any given dayUnpaid leave ‐ Buying additional holidayand extended maternity and paternity leaveare not examples of flexibility 

What are the Benefits ofFlexibility to your Organisation?

Our research, discussion groups and the findings ofnumerous global studies (HP, PWC, USHR, Deloitte,Vodafone) have all reached the same conclusions relatingto organisations that offer flexibility:

Change the culture and change the mindset.Move away from the assumption that flexibilityis tied to parenthood and junior roles.

Organisations need to move to anoutcome/task based model where people arejudged by functional outcomes, not the hoursthey spend in the office. Ensure reviewsadhere to this task/milestone based approach.

What you can do

7

“The real barrier to flexible work practices is acultural one. . .if organisations want to retain

their top talent, they need to focus on correctlyscoping part time and flexible roles”  

Bain&Co 2016

Develop a strong understanding of thedifferent roles in your organisation, theirday to day functions, outcomes, anddependenciesSurvey managers and understand whichteams already have people working flexiblyIdentify which additional teams andfunctions are most suited to offeringflexibilityEngage with all Senior Management andarticulate the benefits of a flexible workenvironmentFind Senior people that can champion thechange by visibly adopting a flexibleapproach to their job

Have technology systems that increase theavailability and visibility of people anddocuments. Make it possible for employeesto access any document anywhere. Usetools to encourage people to sharedocuments using cloud storage andencourage online messaging and videoconferencingTalk to stakeholders and identify andeliminate any potential barriersPrepare a business case for theintroduction of flexibilityCommunicate this new policy to thebusiness and ensure the policy isdocumented and clearly accessible to allAssign flexibility to roles, not individualsEstablish clear parameters – what workingfrom home means and what is expected ofthose doing soPut the emphasis on team leaders andmanagers to drive flexible work practices

How to Create a FlexibleWorking Environment?

DO NOT confuse flexibility and reward. Arole is either flexible or it is not. Flexibilitycannot be offered as a reward forperformance. Equally, it cannot bewithdrawn as a result of poor performance.This is key to the cultural shift in perceptionof flexibilityPerformance conversations have to beabout inputs and outputs, not where andwhen. If a role is designated as beingpossible under a flexible arrangement andoutcomes are not being met, the discussionneeds to address, wrong person, wrongeffort, wrong training, wrong expectation,not wrong workplaceWorking from home is not a day off or areduced output day. Depending on the role,managers may wish to assign employeesspecific tasks to complete on days theywork remotely

8

If employees are paid for 4 day weeks,ensure they are only expected to work ondays they are in. Do not encourage "workcreep"Change the meeting culture. In 2016 it isnot necessary for someone to physicallyattend a meeting. Dialing in and hosting avirtual meeting is globally considered goodbusiness practiceEmployees need to be visible andaccountable.  If you are working from homeyou are expected to be logged in andaccountable. MS Office and other softwaresystems support multiple tools to enableemployees to flag their availability

Flexibility Do's & Don't's

“Women are working more, men areunderstanding their value as caregivers, womenare primary breadwinners—I mean, we could goon and on and on. Things are different. So wecan’t keep operating like everything is the

same, and that’s what many of us have done.And I think it’s up to us to change the

conversation.”

Michelle Obama, First Lady, United States ofAmerica

About Lawson Delaney

Lawson Delaney is Melbourne's leading Executive Search and Professional Recruitment firm,providing clients with specialised services across Sales, Marketing & Digital, Technical & Operations,Business Operations, Professional Services and Finance & Accounting.

We are specialist advisors, helping business owners with strategic direction around talentmanagement and talent acquisition. Our approach is underpinned by an exclusive methodologythat delivers high performing candidates whilst significantly mitigating the recruitment risk.

Within our group of companies, we have a broad reach across all industry sectors and areAustralia’s only recruitment firm with a corporate advisory arm, Lawson Advisory Partners, and anAFSL license to assist firms with organic or inorganic growth solutions (Mergers & Acquisitions). Wealso offer a Leadership Development program, Potentialife.

A revolutionary nine‐month Leadership Development program developed by two leaders out ofHarvard & McKinsey, Potentialife embeds in leaders the behaviours that have been scientificallyproven to characterise high performance.

To find out more about our specialisations, please visit www.lawsondelaney.com.au.

T: 03 9946 7300E: Support@lawsondelaney.com.auLevel 27, 333 Collins Street, Melbourne VIC 3000